企業(yè)行政管理學(xué)

1、企業(yè)行政管理學(xué)企業(yè)行政管理學(xué)企業(yè)行政管理學(xué)資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)行政管理學(xué)版本號： A修改號： 1頁 次： 1.0 審 核： 批 準(zhǔn): 發(fā)布日期： 市場經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會(huì)議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛.第一章 會(huì)議管理技能點(diǎn)1 如何了解會(huì)議的類型主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)議類型適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能

2、。7 技能描述會(huì)議的類型多種多樣。不同的會(huì)議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。同時(shí)，不同的會(huì)議類型對會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會(huì)議程序時(shí)，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會(huì)議。1會(huì)議的類型下面是一些主要的會(huì)議類型：（1）董事會(huì)會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開。一般在董事會(huì)專用的會(huì)議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。（2）公司股東年會(huì)。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會(huì)提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。（3）管理人員會(huì)議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論

3、解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。（4）研討會(huì)議。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過程中應(yīng)尤其注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。（5）專業(yè)會(huì)議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。（6）員工大會(huì)。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。（7）銷售會(huì)議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會(huì)議。（8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會(huì)。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。（9）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一種重要的激勵(lì)手段。（10）培訓(xùn)會(huì)議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會(huì)議，這一類會(huì)議的時(shí)間往往不止一天，需要

4、時(shí)間、地點(diǎn)、人員集中。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。（11）其他一些特殊會(huì)議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會(huì)、晚餐會(huì)及一些娛樂活動(dòng)。這樣的會(huì)議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。2常見例會(huì)類型一般來說，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見的，以下是15種最常見的例會(huì)類型：（1）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議；（2）資金會(huì)議；（3）行政技術(shù)會(huì)議；（4）降低成本會(huì)議；（5）經(jīng)營分析會(huì)議；（6）質(zhì)量分析會(huì)議；（7）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議；（8）產(chǎn)品對策會(huì)議；（9）索賠會(huì)議；（10）IMC會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）；（11）安全衛(wèi)生管理會(huì)議；（12）科（部）長會(huì)議；（13）部門事務(wù)會(huì)議；（14）班組會(huì)議；（15）行政事

5、務(wù)會(huì)議。總之，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采用不同的會(huì)議類型。但會(huì)議的大體程序和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會(huì)議的共性和個(gè)性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來。9 牢記要點(diǎn)會(huì)議的主要類型包括：_ 企業(yè)常見會(huì)議的類型_ 企業(yè)常見例會(huì)的類型. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：試列舉出您身邊幾個(gè)不同類型的會(huì)議，指出每個(gè)會(huì)議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會(huì)議籌劃管理方法。技能點(diǎn)2 如何做好會(huì)前準(zhǔn)備 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)前準(zhǔn)備適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議管理作為一個(gè)過程管理，會(huì)前準(zhǔn)備是其第一個(gè)步驟。通常，大型會(huì)議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的

6、程序進(jìn)行。一般來說，企業(yè)的會(huì)前準(zhǔn)備有以下工作：1確定與會(huì)者作為會(huì)議的主體，與會(huì)者的確定無疑是十分重要的。出于對會(huì)議成本的控制，應(yīng)該控制與會(huì)者數(shù)量。但這種控制不以降低會(huì)議的目的和效果為代價(jià)。所以，確定與會(huì)者應(yīng)該考慮以下因素：（1）與會(huì)者是不是必要成員；（2）與會(huì)者是否直接參與會(huì)后執(zhí)行；（3）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；（4）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力；（5）與會(huì)者是否能全身心地投入；（6）與會(huì)者是否會(huì)對他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。2選擇開會(huì)的時(shí)間選擇合適的開會(huì)時(shí)間，確保與會(huì)者可以按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的效果。因此，選擇開會(huì)時(shí)間應(yīng)該考慮以下因素：（1）調(diào)查了解與會(huì)者方便

7、的時(shí)間段，盡量不打亂與會(huì)者原來的時(shí)間計(jì)劃安排；（2）注意選準(zhǔn)會(huì)議中心人物的最佳開會(huì)時(shí)間段，確保其能夠集中精力，安心開會(huì)；（3）開會(huì)時(shí)間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益；（4）盡量開短會(huì)，可以保證參會(huì)者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會(huì)效果。3選擇開會(huì)的地點(diǎn)會(huì)場的選擇是否合適，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會(huì)對與會(huì)者的情緒產(chǎn)生影響。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮：（1）會(huì)址與參會(huì)人員距離不宜太遠(yuǎn)；（2）會(huì)場的環(huán)境是安靜的場所；（3）會(huì)場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度；（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢；（5）會(huì)場的空間

8、必須合適，過于空曠和過于狹窄都會(huì)影響會(huì)議效果。4會(huì)場布置作為會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作：（1）合理安排會(huì)場空間，既要便于與會(huì)者進(jìn)出通暢，又要保持會(huì)場緊湊的格局；（2）認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。（3）按照會(huì)議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會(huì)議座次，做到方便溝通和討論。其主要方式有以下三種： 單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式； 雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式； 多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。5擬訂會(huì)議日程擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對會(huì)議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。一般來說，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案

9、，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者姓名、會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)間分配等。會(huì)議的日程安排必須考慮以下因素：（1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)；（2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會(huì)議時(shí)間，為重要事項(xiàng)留出充足的時(shí)間；（3）會(huì)議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多；（4）提前把會(huì)議日程通知與會(huì)者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會(huì)議做出決策的時(shí)間，提高會(huì)議效率。6會(huì)議通知在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會(huì)者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。以上關(guān)于會(huì)議的相

10、關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥椋瑓s能保證會(huì)議的成功與有效。9 牢記要點(diǎn)會(huì)前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有：_ 確定與會(huì)者_(dá) 選擇開會(huì)時(shí)間_ 選擇開會(huì)地點(diǎn)_ 進(jìn)行會(huì)場布置_ 擬訂會(huì)議日程_ 發(fā)布會(huì)議通知. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1請您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會(huì)議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。2請您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)技能點(diǎn)3 如何做好會(huì)前檢查 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)前檢查適用情景 當(dāng)需要對會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢查時(shí)，查看此技能。7 技能描述在會(huì)議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而

11、保證會(huì)議的質(zhì)量和效果。所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個(gè)方面的檢查：1會(huì)議籌備期檢查（1）會(huì)議目的： 本次會(huì)議是否確實(shí)需要召開 開會(huì)的議題是否明確（2）會(huì)議事項(xiàng)： 開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng) 開會(huì)的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適 會(huì)議邀請的對象是否合適（3）會(huì)議通知： 與會(huì)者是否已經(jīng)得到通知 是否已經(jīng)將會(huì)議的宗旨、議題通知與會(huì)者 是否要求與會(huì)者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料 與會(huì)者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備（4）會(huì)議準(zhǔn)備： 是否已經(jīng)擬訂好會(huì)議議題的進(jìn)行順序及會(huì)議時(shí)間的分配 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確 是否已經(jīng)安排好了會(huì)議記錄 是否需要使用相關(guān)設(shè)備2會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查

12、（1）活動(dòng)的宗旨；（2）活動(dòng)的范圍；（3）預(yù)算；（4）招待對象的層次；（5）總?cè)藬?shù)（查會(huì)議通知的回執(zhí)）；（6）活動(dòng)的日期及時(shí)間（注意避免與其他同業(yè)的活動(dòng)沖突）；（7）活動(dòng)天數(shù)；（8）籌備單位；（9）活動(dòng)負(fù)責(zé)人；（10）各項(xiàng)活動(dòng)的明細(xì)分工表；（11）會(huì)場的預(yù)定；（12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）；（13）會(huì)議活動(dòng)邀請函（應(yīng)在活動(dòng)日期的23個(gè)星期前寄達(dá)給對方）；（14）紀(jì)念品；（15）交通工具；（16）酬謝費(fèi)；（17）會(huì)場布置；（18）宴會(huì)的形式；（19）飲料供應(yīng)；（20）煙酒；（21）菜單的印刷；（22）花飾布置；（23）園景制作；（24）看板及標(biāo)示板；（25）拍照及攝像

13、；（26）會(huì)議桌的選擇；（27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會(huì)議交流）；（28）胸章及名牌；（29）服務(wù)員的著裝；（30）新聞報(bào)道（文字及攝影）；（31）資料的收發(fā)；（32）住宿安排；（33）特設(shè)專用柜臺；（34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）；（35）用餐安排；（36）服務(wù)柜臺的工作；（37）節(jié)目表演的總預(yù)算；（38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴；（39）展覽展示；（40）全部活動(dòng)費(fèi)用?？傊?，會(huì)前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。9 牢記要點(diǎn)會(huì)前檢查包括：_ 會(huì)議籌備期檢查_ 會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查. 實(shí)踐練習(xí)請

14、檢查您的會(huì)前檢查狀況如何：1您是否認(rèn)識到會(huì)前檢查的重要性請結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的2您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否首先考慮到會(huì)議的必要性和目的性如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請您予以改進(jìn)。最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對您開好會(huì)議是否有極大的幫助。3您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際請您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式技能點(diǎn)4 如何處理好會(huì)中事務(wù) 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)中事務(wù)處理適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。7 技能描述在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低

15、，會(huì)直接影響到會(huì)議的進(jìn)程和效率?？梢哉f，處理好會(huì)中事務(wù)是會(huì)議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會(huì)議的成功進(jìn)行提供了條件和保證。一般來說，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面：1會(huì)議簽到會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。一般來說，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場都要簽到。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì)議工作的有序安排提供了方便。會(huì)議簽到一般形式有：（1）簿式簽到。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會(huì)議。而對于大型的會(huì)議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不

16、太方便。（2）卡式簽到。卡式簽到是指工作人員事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。一般來說，簽到卡應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、座位號等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會(huì)議。（3）電腦簽到。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進(jìn)手段更多地被應(yīng)用。采用這種方式，與會(huì)者只需在到場時(shí)將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號碼等信息傳到會(huì)場的主機(jī)，即刻完成簽到。同時(shí)，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采用。此外，還有一些簽到方式，大多根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需

17、要而運(yùn)用?？傊?，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。2會(huì)場服務(wù)會(huì)場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)：（1）引導(dǎo)座位。大多數(shù)會(huì)議的與會(huì)者座位都是事先安排好的，要求與會(huì)者對號入座。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對會(huì)場不熟悉的與會(huì)者入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場較大，與會(huì)者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會(huì)場設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。以便引導(dǎo)與會(huì)者快捷、方便地入座。（2）分發(fā)會(huì)議的文件資料。會(huì)議中往往有文件

18、和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會(huì)前分發(fā)：一般在與會(huì)者入場時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開會(huì)之前在每位與會(huì)者的座位上放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。（3）維持會(huì)場秩序。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一般需要有工作人員維持會(huì)場秩序，禁止無關(guān)人員入場，保證會(huì)場的安全。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況。（4）

19、信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)場往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。3會(huì)議記錄一般來說，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。既為撰寫會(huì)議簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄有以下兩種方法：

20、（1）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡明扼要，重點(diǎn)突出。用簡捷的語言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。因此，對記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。（2）詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。這就對記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄?？傊?，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，

21、了解會(huì)議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記錄工作。會(huì)中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意。9 牢記要點(diǎn)會(huì)中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有：_ 會(huì)議簽到_ 會(huì)場服務(wù)_ 會(huì)議記錄. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1請判斷下列內(nèi)容是否正確，對的請打“”，錯(cuò)的請打“”：（1）會(huì)務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會(huì)議過程中的工作。 （ ）（2）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。（ ）2思考題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁虆⒖即鸢福?（1）； （2）。2略。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：成功企業(yè)行政辦公管理制

22、度范本，王榮奎主編，中國經(jīng)濟(jì)出版社，2001年。行政經(jīng)理工作手冊，甘華鳴著，中國國際廣播出版社，2002年。成功的會(huì)務(wù)組織，Ann 著，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002年。技能點(diǎn)5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)議控制適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。所以，在對會(huì)議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。一般來說，合理的會(huì)議控制

23、需要重視以下幾個(gè)方面： 會(huì)議的數(shù)量控制在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開的會(huì)議淹沒于會(huì)海之中而無法突出其作用。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則?？刂茣?huì)議數(shù)量的主要措施有： 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； 建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度； 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長會(huì)議； 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議； 定期對例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)； 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量。 會(huì)議的質(zhì)量控制會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。所

24、以，要保證會(huì)議的功能和效率，就必須對會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。衡量會(huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)： 會(huì)議是否有召開的必要性和明確的目的性； 會(huì)議召開的時(shí)機(jī)是否成熟； 會(huì)議的規(guī)模是否適度； 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊； 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分； 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果。提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法有下列各點(diǎn)： 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序的會(huì)議； 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； 盡可能地控制會(huì)議的人數(shù)，精干高效； 會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊； 保持良好的會(huì)場秩序，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境； 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過程，保證會(huì)議的有效性； 提高會(huì)議主持人的

25、能力，有效掌控會(huì)議。充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間。 會(huì)議的成本控制現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對會(huì)議成本的核算不可忽視。會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。對于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國外流行一種計(jì)算公式：會(huì)議成本 = 2A B T其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)間。時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值?？傊?，要控制會(huì)議的成本，首先需要將會(huì)議的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)

26、算，做出會(huì)議預(yù)算，對預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出。9 牢記要點(diǎn)合理的會(huì)議控制要做到：_ 控制會(huì)議的數(shù)量_ 提高會(huì)議的質(zhì)量_ 控制會(huì)議的成本. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1判斷下列描述的對錯(cuò)，對的打“”，錯(cuò)的打“”。（1）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ）（2）會(huì)議的成本控制得越低越好。 （ ）2列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。參考答案：1（1）； （2）。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： 辦公室文秘事務(wù)處理技巧，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。 現(xiàn)代秘

27、書學(xué)通論，王熙梅、王景清主編，海洋出版社，1993年。技能點(diǎn)6 如何做好會(huì)后工作 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)后工作適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。7 技能描述一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過程的順利與否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。一般來說，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面： 會(huì)務(wù)工作總結(jié)會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。對會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對會(huì)議

28、工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。 會(huì)議簡報(bào)會(huì)議簡報(bào)是為了方便交流情況。因此，要求簡報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問題。簡報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對會(huì)議簡報(bào)進(jìn)行編號，以便于分類歸檔。通常會(huì)議簡報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。 會(huì)議紀(jì)要為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見。同時(shí)，會(huì)議

29、紀(jì)要必須簡明扼要，語言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過程。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分：第一，簡述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。第二，闡述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。會(huì)議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)

30、。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健Ｈ绻麜?huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號，以便歸檔保存。 文件資料的收退一般來說，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因：其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開一些大型的會(huì)議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回。 議定事項(xiàng)的檢查催

31、辦議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)?？傊?，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻非常重要。經(jīng)理人在對會(huì)后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。9 牢記要點(diǎn)會(huì)后工作的主要內(nèi)容有：_ 會(huì)務(wù)工作總結(jié)_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議簡報(bào)_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要_ 文件資料的收退_ 議定事項(xiàng)的催辦. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：會(huì)后工

32、作是個(gè)需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： 實(shí)用秘書工作手冊，王千弓等編，光明日報(bào)出版社，1987年。 現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊，蔡翔、李保華編譯，中國卓越出版公司，1990年。技能點(diǎn)7 如何掌握會(huì)議管理的技巧 主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)議管理技巧適用情景 當(dāng)需要了解一些會(huì)議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。如果會(huì)議管理者掌握了這些技巧，無疑會(huì)對會(huì)議的管理大有幫助，使會(huì)議能夠

33、順利進(jìn)行，從而事半功倍。1會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過程中，為了保證會(huì)議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括：（1）開會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)（2）會(huì)議議題的說明是否簡練、明確（3）是否有無法討論的議題（4）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行（5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言（6）是否批評某人的發(fā)言（7）是否有人發(fā)言過于感情用事（8）是否有人竊竊私語（9）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論（10）是否找到了解決與會(huì)者意見對峙的辦法（11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法（12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)（13）是否妥善保管了會(huì)議記錄以上問題經(jīng)常在會(huì)議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會(huì)對會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會(huì)議質(zhì)量

34、。因此，必須予以高度重視。2主持會(huì)議的注意事項(xiàng)許多會(huì)議都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會(huì)議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運(yùn)用一定的技巧。一般來說，主持會(huì)議需要注意以下事項(xiàng)：（1）清楚開會(huì)的時(shí)間；（2）充分了解會(huì)議目的，把握會(huì)議主題；（3）引導(dǎo)與會(huì)者積極參與會(huì)議討論；（4）讓與會(huì)者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言；（5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力；（6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)；（7）客觀地接受每位與會(huì)者的意見，并及時(shí)總結(jié)歸納；（8）對會(huì)議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；（9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)。主持人的工作水

35、平高低對會(huì)議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。3參加會(huì)議的注意事項(xiàng)作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，這樣，才能保證會(huì)議能取得成功。作為與會(huì)者，必須注意以下幾個(gè)方面：（1）事先了解會(huì)議的宗旨、目的，并對議題進(jìn)行研究；（2）準(zhǔn)時(shí)出席，如果因故無法出席，必須事先請假；（3）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個(gè)人意見，不要有所保留；（4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)；（5）避免發(fā)言偏離議題；（6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見；（7）反駁不同意見時(shí)，要注意態(tài)度和語氣；（8）注意自己的發(fā)言時(shí)間，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會(huì)；（9）發(fā)言討論要具有大局觀

36、，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭論不休；（10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。4會(huì)議提問的注意事項(xiàng)提問是會(huì)議中常見的方式，也是最重要的方式之一。因此，會(huì)議的提問必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性。所以，注重會(huì)議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達(dá)到提問的預(yù)期目的。提問的方式有：（1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問；（2）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；（3）反問：在與會(huì)者提問之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會(huì)者。提問時(shí)應(yīng)該注意的問題：（1）使用正確的語言；（2）提問的問題要反映會(huì)議的主旨；（3）要提出引人深思的問題；（4）

37、提問的語氣要親切；（5）提問的順序要得當(dāng)；（6）提問的問題應(yīng)便于回答；（7）提問應(yīng)說明問題的重點(diǎn)?？傊?，會(huì)議的提問是一門藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問水平和效率的必備技能。9 牢記要點(diǎn)會(huì)議管理的注意事項(xiàng)有：_ 會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)_ 主持會(huì)議的注意事項(xiàng)_ 參加會(huì)議的注意事項(xiàng)_ 會(huì)議提問的注意事項(xiàng). 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：檢查您對一些會(huì)議注意事項(xiàng)和技巧的掌握程度：1您是否重視挑選高水平的會(huì)議主持人試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒有更好的方法和模式。2您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量對于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請您總結(jié)一下。3您是否注

38、意到進(jìn)行會(huì)議提問時(shí)的方式、方法有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法對現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請您拿出具體的解決方案。4將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)。第二章 文書管理技能點(diǎn)1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理文書管理管理原則適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時(shí)，查看此技能。7 技能描述掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點(diǎn)。一般來說，文書管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則： 簡潔明了文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息接受方的準(zhǔn)確接受。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于

39、清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。文書標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書內(nèi)容。 準(zhǔn)確及時(shí)日常管理中，文書的運(yùn)用都具有及時(shí)有效的特點(diǎn)。文書一般是針對特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時(shí)間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書管理的本質(zhì)所在。由于信息的準(zhǔn)確性離不開文書的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命準(zhǔn)確性。特別是對于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。 嚴(yán)格保密文書的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書的管理應(yīng)該具有保密性。

40、特別是對于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。文印室人員更應(yīng)該樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。 統(tǒng)一管理文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。 注重程序公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?？傊臅芾淼膬?yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果。9 牢記要點(diǎn)文書

41、管理應(yīng)遵循的基本原則：_ 簡潔明了_ 準(zhǔn)確及時(shí)_ 嚴(yán)格保密_ 統(tǒng)一管理_ 注重程序. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：評價(jià)一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書管理規(guī)則辦事關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： 現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本，石向彤主編，中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2002年。 秘書工作手冊，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點(diǎn)2 如保設(shè)置文書管理部門 主 題 詞 行政管理文書管理文書管理部門設(shè)置適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時(shí)，查看此技能。7 技能描述企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個(gè)合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能

42、形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書管理機(jī)構(gòu)呢何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢1總收發(fā)部門由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任。總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書收受及發(fā)送。2管理部門由于各個(gè)部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負(fù)責(zé)管理營業(yè)、采購、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)管理其所在地域與

43、外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。3主辦及會(huì)辦部門（1）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦；（2）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦；（3）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長核定后才能對外發(fā)布；（4）資料需報(bào)送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)晤法律事務(wù)室。（5）資料需報(bào)送金融機(jī)構(gòu)的，由財(cái)務(wù)部主辦；需報(bào)送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會(huì)計(jì)處主辦；需報(bào)送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證

44、券辦主辦?？偠灾?，資料報(bào)送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程。9 牢記要點(diǎn)文書管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)：_ 總收發(fā)部門的設(shè)置_ 管理部門的設(shè)置_ 主辦及會(huì)辦部門的設(shè)置. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請您判斷以下說法的對錯(cuò)，對的打“”，錯(cuò)的打“”。1文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機(jī)構(gòu)。 （ ）2文書管理人員要重在經(jīng)驗(yàn)，而不是理論。 （ ）參考答案：1.； 2.。技能點(diǎn)3 如何進(jìn)行文書的行文 主 題 詞 行政管理文書管理文書行文規(guī)范適用情景 當(dāng)面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時(shí)，查看此技能。7 技能描述企業(yè)在日常行政

45、管理過程中，要面對各種各樣的對象，發(fā)文對象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場合我們會(huì)有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對象的尊重。1 公文類別（1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。（2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（3）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。（4）簽呈：下級對上級請示或報(bào)告時(shí)使用（5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。（6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

46、；合同文書依法律、法規(guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文；業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)。2行文權(quán)限判別行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限。（1）以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。（2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員執(zhí)行。（3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。（4）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行。（5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公

47、司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。（6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文?？傊臅形挠兄囟ǖ囊?guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。9 牢記要點(diǎn)文書行文時(shí)要特別注意：_ 公文類別_ 行文權(quán)限. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請檢查您的企業(yè)是否意識到行文的重要性：1您的企業(yè)行文都有哪些方式有沒有可利用的更好的方式建議您對此進(jìn)行反思。2請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。3您認(rèn)為企

48、業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺、取長補(bǔ)短。技能點(diǎn)4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理文書管理文書收發(fā)適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。7 技能描述現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來越重要。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。1文書收發(fā)部門文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來負(fù)責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以

49、使文書在各部門順暢流通。2文書收發(fā)要求（1）一般文書在啟封后，分送各部門、科室。（2）私人文書不必開啟，直接送收信人。（3）送各部門、科室的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書收發(fā)部門。（4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期。（5）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。（6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。（7）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。3需登記的文書（1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。（2）專人傳遞送達(dá)的文書要登記。（3）標(biāo)有“絕密”類或親啟類字樣的文書要登記

50、。4規(guī)定時(shí)間以外的文書收發(fā)在制度工作時(shí)間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。總之，文書的收發(fā)是個(gè)具體過程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行。9 牢記要點(diǎn)文書收發(fā)管理要做到：_ 設(shè)置專門部門_ 注意文書收發(fā)要求_ 部分文書需要登記_ 制度工作時(shí)間外文書要注意查收. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1您認(rèn)為文書收發(fā)制度的建立對于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用2請舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書技能點(diǎn)5 如何寄發(fā)文書 主 題

51、 詞 行政管理文書管理文書寄發(fā)適用情景 當(dāng)文書對象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來需要傳遞文書時(shí)，查看此技能。7 技能描述公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。當(dāng)面對距離較遠(yuǎn)的文書對象應(yīng)該如何運(yùn)用文書呢在這個(gè)時(shí)候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書傳遞方式。 寄發(fā)寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。待發(fā)文書必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報(bào)等文書，必須及時(shí)發(fā)出。 重要文件機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印

52、章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。 費(fèi)用郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開支。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開支。待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送?？傊?，寄發(fā)文書是個(gè)需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。9 牢記要點(diǎn)文書郵寄應(yīng)該注意：_ 寄發(fā)要由專門部門負(fù)責(zé)_ 重要文件加蓋印章_ 費(fèi)用統(tǒng)一. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打“”，錯(cuò)誤的請打“”：1郵寄文書的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

53、 （ ）2對于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ）3待發(fā)電報(bào)前可以填寫也可不填“文書發(fā)送登記簿”。 （ ）參考答案：1.；2.；3.。技能點(diǎn)6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理文書管理文書處理適用情景 當(dāng)面對不同種類的文書需要區(qū)別對待時(shí)，查看此技能。7 技能描述在企業(yè)文書的日常管理活動(dòng)中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說，都很重要。但是，文書管理人員要有慧眼識珠的本領(lǐng)，善于分析各類文書在特定時(shí)刻、特定場合對特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對其處理，進(jìn)行分類，真正提高文書管理效率。 文書處理原則文書的審閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的

54、處理由科長以上級別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級主管部門報(bào)告，按上級指示辦理。文書內(nèi)容涉及到其他部門或必須經(jīng)過其他部門配合才能完成的，應(yīng)與對方達(dá)成一致以后才能行事。 重要文書處理機(jī)密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。親啟文書信封上一般注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自處理。 成文凡是重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄。對那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會(huì)面等簡單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。 防止拖延文書處理過程中很容易出現(xiàn)延遲或停頓的現(xiàn)象，文

55、書管理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時(shí)處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書被擱置在一邊的情況發(fā)生。一旦拖延的情況發(fā)生，應(yīng)立即交文書管理部門將文書催回，再做相應(yīng)處理。總之，文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持“準(zhǔn)確”、“及時(shí)”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。9 牢記要點(diǎn)文書處理應(yīng)該注意：_ 普通文書按上級指示處理_ 重要文書本人親啟_ 交涉要記錄_ 堅(jiān)決杜絕拖延. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1檢查一下您已經(jīng)處理的和尚待處理的文書，有沒有和本文不符合的地方，并盡可能按照要求重新分類整理文書。2請您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它對比一下本企業(yè)處理文書的方式和本文提到的

56、有何不同技能點(diǎn)7 如何請示審批 主 題 詞 行政管理文書管理請示審批適用情景 當(dāng)對公司的重要事務(wù)不知如何申請審批時(shí)，查看此技能。7 技能描述請示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營的重要事項(xiàng)，下級都必須向上級請示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格的層級制決定的。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。請示審批要注意以下幾點(diǎn)。1請示審批的事項(xiàng)一般有以下幾點(diǎn)（1）各種制度性變更；（2）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要請求的回執(zhí)、申請等；（3）訴訟行為；（4）重要契約的締結(jié)、變更與解除；（5）職務(wù)及重要人事安排；（6）大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用；（7）預(yù)

57、、決算事宜；（8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購買與轉(zhuǎn)讓；（9）借、貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更；（10）重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；（11）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；（12）有關(guān)經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃；（13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除；（14）有關(guān)費(fèi)用開支的修訂；（15）其他問題。2審批事項(xiàng)書寫要求（1）請示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許先直接以非文書的形式請示，但是事后必須盡快撰寫請示提案文書上報(bào)；（2）請示提案文書的內(nèi)容和順序，一般應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達(dá)有關(guān)的部門，例如財(cái)務(wù)部、業(yè)

58、務(wù)部門等；（3）請示提案文書必須注明起草者或請示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，并且要進(jìn)行編號，以形成有序管理；（4）當(dāng)上級認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行；（5）請示提案的保存應(yīng)由總務(wù)部保管?？偟膩碇v，請示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。9 牢記要點(diǎn)請示審批要注意：_ 請示審批的注意要點(diǎn)_ 審批事項(xiàng)的書寫要求. 實(shí)踐練習(xí)請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打“”，錯(cuò)誤的請打“”：1定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除以及費(fèi)用開支的修訂必須進(jìn)行請示審批。

59、（ ）2提案文書一般包括標(biāo)題、正文、說明和附錄 （ ）3上級認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請示提案書（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。 （ ）4請示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書的形式。 （ ）參考答案：1.； 2.； 3.； 4.。技能點(diǎn)8 如何制作文書 主 題 詞 行政管理文書管理文書制作適用情景 當(dāng)需要起草制作文書的時(shí)候，查看此技能。7 技能描述文書內(nèi)容是對發(fā)文者意圖的表現(xiàn)，文書的制作過程也即是完整表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖的過程。清晰而明了地表達(dá)，無疑對于上級機(jī)關(guān)意思的傳達(dá)，起著至關(guān)重要的作用。制作文書也有特別的規(guī)定，它絕對不是文字的簡單疊加。1注意事項(xiàng)（1）一

60、事一文，措辭準(zhǔn)確。（2）文件的起草要經(jīng)過特定機(jī)關(guān)的同意，文件定稿前須經(jīng)分管經(jīng)理審核，審核者要對文件形式和內(nèi)容進(jìn)行審查，加以修改。（3）明晰，除有特殊規(guī)定，應(yīng)該有以下事項(xiàng)：文號、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)（發(fā)文者）、收文機(jī)關(guān)（收文者），文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任人，并署上請示、審批者姓名。（4）重要文書，須經(jīng)公證，并附上具有法定效力的證據(jù)或證明文件。2文件編寫要求（1）用紙規(guī)格：一般采用A4規(guī)格，但特殊情況也可用其他型號。（2）文體選擇：一般用書面文體。（3）文件號的編寫：機(jī)關(guān)內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號；對外行文要標(biāo)明本公司代字或代號。（4）寫法：文件第一行通常寫上文號，