文件資料管理辦法

1、文件資料管理辦法文件資料管理辦法文件資料管理辦法文件資料管理辦法本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進行了具體規(guī)定。文件歸檔范圍以下各類文件資料由技術質量部歸檔管理：牽涉公司開發(fā)、經營、工程、管理等技術性文件資料和質量管理體系方面的文件資料。未經許可 請勿轉載牽涉公司對外簽訂的經濟合同、技術建議書、投標書、各種協(xié)議等。上述文件牽涉審批的審批文件和修訂版本。以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:公司業(yè)務活動中收到的文件、函件等。公司發(fā)布的規(guī)章制度，管理辦法等。外來文件的回復文件。各部門工作中向公司領導提交的請示、報告、批件等。以下各類文件資料由各部門歸檔管理:各部門專業(yè)文件、資料及相關文檔。各部

2、門提交的請示、報告及批示的復印件。對外簽訂的經濟合同技術質量部和財務部均留原件歸檔。文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負責,詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。未經許可 請勿轉載文件編號規(guī)定綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進行編號、登記以便管理。編號格式為：威奧特X字XXX第號。X表示文件來源部門。開技術開發(fā)部,支技術支持部, 市市場部，工工程部,人人力資源部,綜綜合辦，質質量部,企企發(fā)部,財財務部。未經許可 請勿轉載Y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進行流水編號。未經許可 請勿轉載XXX表示年號，如；0、203。文件資料的移

3、交各部門移交文件時，應辦理移交手續(xù)，交接均由專人負責，并填寫移交文件清單,見附表。未經許可 請勿轉載規(guī)章制度、管理辦法的報批及下發(fā)各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經征求公司各相關部門意見并通過后，填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦；綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領導審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關部門。未獲批準的，綜合辦將公司領導簽署的意見反饋給相關部門。綜合辦保留原始批件，并做記錄。未經許可 請勿轉載文件管理機構及職責公司技術資料管理由技術質量專人負責。公司收發(fā)文件及各項規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負責。各部門的質量員應負責

4、收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關文件資料。文件保管制度技術質量部，綜合辦應有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。未經許可 請勿轉載所有歸檔文件要進行分類登記。文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料，了解使用者的需求。按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。未經許可 請勿轉載技術性資料、合同協(xié)議等保管期為年。文檔性資料保管期為5年。有明確規(guī)定保存期的文檔，從其規(guī)定。牽涉行業(yè)標準,技術規(guī)范等方面的文件資料應蓋上“受控文件章。將已過期文件資料蓋上“作廢文件章，報批予以銷毀。未經許可 請勿轉載嚴格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防

5、護工作。文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜，丟失等情況,及時向公司領導反映，妥善處理。未經許可 請勿轉載根據(jù)公司的實際情況，新項目例如：建議書、投標書、合同等要求項目完成后應及時歸檔，對于項目周期較長的，建議各部門3周內將現(xiàn)有文件歸檔。未經許可 請勿轉載文件保密級別文件級別分為兩級:機密和一般。文件保密級別由文件制作部門確定,技術質量部或綜合辦審核。九、檔案借閱制度屬于公司機密檔案的,未經許可不得外借、外傳。借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經理或副總經理批準。借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期

6、借出的，須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。未經許可 請勿轉載調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。未經許可 請勿轉載借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告技術質量部及時予以處理。未經許可 請勿轉載發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴重程度及所帶來的后果，追究有關人員的責任，依據(jù)公司（獎懲條例）予以相應的處罰。未經許可 請勿轉載文 件 處 理 表 時間:200 年 月 日來文部門文件名稱主辦部門領導意見:領導批示：辦公室擬辦意見：處理結果：北京威奧特信通科技有限公

7、司外來公文處理表 收文時間:2 年 月 日來文單位原文文號收文文號領導批示：辦公室擬辦意見：主辦部門領導意見:處理結果:送出時間退回時間閱者簽名傳 閱 送出時間退回時間閱者簽名文件歸存檔移交單序號文 件 名 稱擬制日期文 件形 式保密級別備 注書面電子版高級一般移交人: 收文人:未經許可 請勿轉載 文件發(fā)放流程需修改返回需修改返回發(fā)文:需修改返回需修改返回上報、下發(fā)撰稿上報、下發(fā)撰稿（各部門）審核簽字（綜合辦公室）簽發(fā)（總經理）編號、打印、蓋章（綜合辦公室）相關部門歸檔（綜合辦公室）（技術質量部）原件返還收文：原件返還來文編號登記(綜合辦公室)室)閱批(總經理)轉發(fā) (綜合辦公室）處理并注明結果(來文編號登記(綜合辦公室)室)閱批(總經理)轉發(fā) (綜合辦公室）處理