14記錄控制程序

1、文件更改記錄序號(hào)更改日期更改內(nèi)容更改人版本生效日期 文件分發(fā)范圍總經(jīng)理 份 經(jīng)營(yíng)部 份 技術(shù)檢驗(yàn)部 份 綜合辦 份 生產(chǎn)部 份 財(cái)務(wù)部 份 倉 庫 份 備注： 1、文件要求每頁印有“受控文件印，否則此文件視為無效版本。 文件需要分發(fā)的部門在 “內(nèi) 打“。編制：審核：批準(zhǔn)：日期：日期：日期：1. 目的 對(duì)記錄進(jìn)行有效的操縱和管理，以保證提供本公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全符合規(guī)定要求的程度和管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，為驗(yàn)證和制定改正和預(yù)防措施提供依據(jù)。2. 適用范圍適用于所有與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系活動(dòng)相關(guān)的、有保存價(jià)值的記錄，包括供方提供的記錄的操縱。定義 記錄：組織在日常運(yùn)營(yíng)當(dāng)中，

2、記錄運(yùn)營(yíng)過程所產(chǎn)生的表格等文件。4. 權(quán)責(zé) 4.1 管理者代表:負(fù)責(zé)組織所有質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系管理工作。 4.2 各部門：負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的正確應(yīng)用，及日常整理、保存、保護(hù)、審核有關(guān)的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系。 4.3 綜合辦：負(fù)責(zé)記錄操縱的檢查、督辦和定期匯總保管。5. 程序 5.1 記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)：記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)按文件操縱程序執(zhí)行； 5.2 記錄的做成和記錄要求 5.2.1 記錄的發(fā)生必需由活動(dòng)的直接責(zé)任人（實(shí)施者或操作者）按要求內(nèi)容對(duì)活動(dòng)的實(shí)施狀況或結(jié)果及時(shí)記錄，保證記錄內(nèi)容明白、完整且真實(shí)、有效，不得在記錄上亂寫亂畫； 5.2.2 記錄時(shí)

3、應(yīng)使用不易擦除的筆，不需填寫的工程用筆劃去。發(fā)生誤記的場(chǎng)合，用一橫劃去后在誤記處的周邊將正確的數(shù)據(jù)記入并蓋上訂正者章或簽名； 5.2.3 任何人員不得隨便刪除或改動(dòng)記錄。記錄完成后，記錄者應(yīng)在規(guī)定處簽名或蓋章填寫日期，然后交部門主管核查，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白； 5.3 記錄的媒介形式 本公司目前僅以書面形式作為記錄的記錄及保存形式，暫不考慮將其它媒介形式用于記錄。 5.4 記錄的收集、保存、保護(hù) 5.4.1 各項(xiàng)記錄的記錄人員有責(zé)任及時(shí)將已完成核查的記錄送交規(guī)定的管理部門（或人員），記錄管理人員應(yīng)及時(shí)按類別整理，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有未及時(shí)上交的記錄時(shí)，有權(quán)進(jìn)行催問及索取，以免記錄丟失。 5.4.

4、2 當(dāng)有價(jià)值和有必要的記錄確認(rèn)已被收齊并匯總，為保持順序號(hào)或日期頁碼的連續(xù)，管理人員應(yīng)及時(shí)用文件夾對(duì)記錄進(jìn)行裝訂，同時(shí)在文件夾正面及側(cè)面做出標(biāo)識(shí)，以便于日后查閱。 5.4.3 裝訂成冊(cè)或用文件柜（箱）歸檔的記錄，應(yīng)考慮在封面標(biāo)識(shí)或使用清單的方式標(biāo)識(shí)，以便于存取和檢索； 5.4.4 各部門依據(jù)記錄一覽表上所列的保管期限，對(duì)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的記錄合理保管，以便必要時(shí)查閱； 5.4.5 各部門的記錄保管人員必需將記錄存放于枯燥通風(fēng)的場(chǎng)所及環(huán)境，并注意防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害、防霉變和散亂、丟失，所有的記錄保持清潔、字跡清楚； 5.4.6 記錄假如使用的是熱感傳真紙，要考慮是否能在保存期內(nèi)不會(huì)褪色，否

5、則要將其復(fù)印后保存； 5.5 記錄的借閱和復(fù)印 5.5.1 記錄一律不外借和復(fù)印，在保管場(chǎng)所查閱，當(dāng)顧客或其代表及其他第三方組織根據(jù)合同要求，在商定的期限內(nèi)需查閱記錄時(shí)，只有當(dāng)總經(jīng)理（或其代理人）許可的狀況下，方可獲得記錄的復(fù)印件； 5.5.2 內(nèi)部借閱必需由職能部門主管批準(zhǔn)并填寫文件借閱/復(fù)印記錄； 5.6 記錄的銷毀 5.6.1 記錄管理人員應(yīng)每年對(duì)管轄范圍內(nèi)的記錄進(jìn)行檢查，挑揀出到期的記錄，并作如下處理： a）不涉及金額的記錄，須用圓珠筆或鋼筆劃上“號(hào)，當(dāng)草稿紙用； b）涉及金額的記錄，應(yīng)實(shí)行銷毀。 5.6.2 在處理到期的記錄前，應(yīng)送交相關(guān)部門確認(rèn)，最終由總經(jīng)理確認(rèn)是否須有部門必需延長(zhǎng)保存期的記錄，經(jīng)審批確認(rèn)，銷毀的記錄應(yīng)填寫文件銷毀記錄； 5.7 記錄格式 5.7.1 各部門的記錄格式，依文件操縱程序中部門文件的編制方法執(zhí)行； 5.7.2 記錄格式更改時(shí)，執(zhí)行文件操縱程序中有關(guān)文件更改的規(guī)定；5.8 本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施前做成的記錄的處理:本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施前做成或受理的記錄，從本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施