會(huì)議策劃與管理7

第六講會(huì)議策劃與管理回顧：會(huì)議現(xiàn)場管理的主要工作有哪些？知識(shí)窗：會(huì)議簡介1.會(huì)議的的英文名名稱（附附件1）2.會(huì)議的的種類（附附件2）導(dǎo)入新課：：會(huì)展包包括會(huì)議議和展覽覽。通常常一個(gè)大大型會(huì)展展都存在在有會(huì)議議項(xiàng)目，良良好的會(huì)會(huì)議策劃劃是會(huì)議議成功開開端，一一個(gè)高質(zhì)質(zhì)量的會(huì)會(huì)議也通通常能和和會(huì)展成成功相輔輔相成。另另外，會(huì)會(huì)議秘書書工作是是秘書部部門的一一項(xiàng)基本本職能。秘秘書要做做的工作作很多，概概括起來來就是辦辦文、辦辦事。會(huì)會(huì)議秘書書工作既既辦文，又又辦事，是是一項(xiàng)綜綜合性的的工作，又又是經(jīng)常常性的工工作。這這里有大大量的文文字工作作，組織織協(xié)調(diào)工工作和事事務(wù)性工工作要做做，是對對秘書人人員能力力水平的的檢驗(yàn)，如如果能把把會(huì)議組組織好協(xié)協(xié)調(diào)好，這這說明你你這個(gè)秘秘書是合合格的。---綜合合會(huì)議策劃者者一般可可分為協(xié)協(xié)會(huì)會(huì)議議策劃者者、公司司會(huì)議策策劃者兩兩大類。有有些會(huì)議議策劃者者最開始始是從事事公司的的行政管管理工作作，主管管會(huì)議的的策劃。另另一些則則是協(xié)會(huì)會(huì)管理公公司的雇雇員，負(fù)負(fù)責(zé)某個(gè)個(gè)協(xié)會(huì)的的會(huì)議策策劃工作作。會(huì)議議策劃者者是會(huì)議議產(chǎn)業(yè)的的買家，他他們負(fù)責(zé)責(zé)租用會(huì)會(huì)議所需需的場地地和簽約約相關(guān)的的服務(wù)。 會(huì)展業(yè)是一一個(gè)年輕輕的行業(yè)業(yè)，對會(huì)會(huì)議、活活動(dòng)和展展覽會(huì)的的研究才才剛剛起起步，前前后才不不過500年，所所以會(huì)議議策劃者者的出身身也各不不相同。 許多會(huì)議策策劃者的的前身是是公司或或協(xié)會(huì)某某負(fù)責(zé)人人的私人人助理或或秘書，該該負(fù)責(zé)人人分管會(huì)會(huì)議和展展覽會(huì)方方面的工工作，如如召集總總經(jīng)理年年度大會(huì)會(huì)或股東東年度大大會(huì)。這這些負(fù)責(zé)責(zé)人一般般會(huì)把這這項(xiàng)工作作交由私私人助理理具體負(fù)負(fù)責(zé)。隨隨著私人人助理對對會(huì)議策策劃的了了解和熟熟悉，他他們逐漸漸開始負(fù)負(fù)責(zé)策劃劃更多的的會(huì)議，最最終，會(huì)會(huì)議策劃劃就成了了他們的的全職工工作。 還有一些會(huì)會(huì)議策劃劃者的職職業(yè)生涯涯起始于于公司的的旅游部部門。出出于偶然然的機(jī)會(huì)會(huì)，這個(gè)個(gè)部門的的一名工工作人員員被要求求負(fù)責(zé)策策劃某一一公司的的所有會(huì)會(huì)議，因因?yàn)檫@樣樣可以使使公司降降低成本本。目前前隨著會(huì)會(huì)展業(yè)的的迅速發(fā)發(fā)展，一一些專門門的會(huì)議議公司、會(huì)會(huì)展公司司應(yīng)運(yùn)而而生，他他們擁有有一批訓(xùn)訓(xùn)練有素素的職業(yè)業(yè)策劃人人，為會(huì)會(huì)議提供供一攬子子全程服服務(wù)。會(huì)議業(yè)有哪哪些供應(yīng)應(yīng)商 會(huì)展行業(yè)的的供應(yīng)商商很多。供供應(yīng)商是是指能提提供場所所、地點(diǎn)點(diǎn)、會(huì)展展中心、目目的地、交交通工具具、食品品及飲料料、酒店店住宿、娛娛樂等會(huì)會(huì)議所需需服務(wù)的的個(gè)人或或公司。 供應(yīng)商通常常可以分分為三大大類： A、場場所 B、目目的地 C、其其他 場所 場場所包括括酒店、會(huì)會(huì)展中心心、會(huì)議議中心、學(xué)學(xué)院、大大學(xué)、學(xué)學(xué)術(shù)中心心、市政政廳或民民政中心心，當(dāng)然然還包括括一些獨(dú)獨(dú)有的場場所。其其中酒店店占絕大大部分，特特別是對對于公司司會(huì)議而而言。此此外，雖雖然現(xiàn)在在許多酒酒店內(nèi)部部都設(shè)有有會(huì)議中中心，但但有些會(huì)會(huì)議規(guī)模模較大，可可能同時(shí)時(shí)需要一一個(gè)會(huì)展展中心和和數(shù)家酒酒店。 目的地 目目的地供供應(yīng)商的的范圍較較廣，一一級(jí)、二二級(jí)、三三級(jí)城市市都有場場所可供供會(huì)議使使用。在在美國，很很多目的的地設(shè)有有會(huì)議和和旅游者者管理局局（簡稱稱CVBB）幫助助會(huì)議策策劃者選選擇合適適的開會(huì)會(huì)地點(diǎn)。沒沒有會(huì)議議和旅游游者管理理局的目目的地則則會(huì)聘請請當(dāng)?shù)氐牡纳虝?huì)來來做這項(xiàng)項(xiàng)工作。會(huì)會(huì)議競標(biāo)標(biāo)已成為為很多目目的地的的大宗生生意，并并受到政政府關(guān)注注。 其他 會(huì)會(huì)展業(yè)必必須依靠靠很多供供應(yīng)商提提供不同同的服務(wù)務(wù)來滿足足會(huì)議策策劃者的的需要。其其他的供供應(yīng)商包包括： A、運(yùn)運(yùn)輸（飛飛機(jī)、出出租車、巴巴士） B、電電信公司司 C、視視聽設(shè)備備公司 D、娛娛樂機(jī)構(gòu)構(gòu) E、發(fā)發(fā)言人 F、花花商 G、目目的地管管理公司司 H、活活動(dòng)策劃劃機(jī)構(gòu) I、會(huì)議承承包商 J、貨物運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)運(yùn)商商 K、裝裝飾商等等等 會(huì)議策劃人人應(yīng)達(dá)到到哪些要要求？ 會(huì)會(huì)議籌劃劃者的角角色是多多面的，他他們要負(fù)負(fù)責(zé)去做做各種各各樣的工工作。具具體來說說，他們們應(yīng)具備備以下特特點(diǎn)： A、善善于與人人共事 B、善善于解決決問題 C、善善于注意意小節(jié) D、善善于與人人協(xié)商 E、能能夠管理理會(huì)議財(cái)財(cái)務(wù)事宜宜 F、熟熟悉酒店店運(yùn)作 G、能能夠安排排恰倒好好處的菜菜單 H、能能夠熟練練操作電電腦 I、能夠熟熟練地與與視聽服服務(wù)公司司打交道道 J、能妥善善接待貴貴賓和外外國客人人 K、熟知知各種禮禮儀 L、行行事果斷斷、執(zhí)著著 會(huì)議策劃人人的任務(wù)務(wù)有哪些些？一般來來說，會(huì)會(huì)議策劃劃人需要要做以下下工作：：A、制制定計(jì)劃劃，確定定必須要要做的事事項(xiàng)以滿滿足會(huì)議議的需要要并達(dá)到到會(huì)議確確定的目目標(biāo)B、制制定會(huì)議議議程C、了了解可供供使用的的場所和和設(shè)施情情況D、選選擇或提提議合適適的場所所E、檢檢查并比比較各項(xiàng)項(xiàng)設(shè)施F、安安排交通通事宜G、協(xié)協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)務(wù)工作人人員的活活動(dòng)H、招招收、培培訓(xùn)會(huì)務(wù)務(wù)人員和和廣告人人員I、制定可可行預(yù)算算或按既既定預(yù)算算安排有有關(guān)工作作J、確定各各項(xiàng)工作作的時(shí)間間安排K、視視察選定定的場所所和設(shè)施施L、與與各有關(guān)關(guān)方面進(jìn)進(jìn)行接洽洽（運(yùn)輸輸公司、旅旅行社、視視聽服務(wù)務(wù)公司）M、確確定印刷刷公司N、安安排食品品、飲料料有關(guān)事事宜O、討討價(jià)還價(jià)價(jià)P、同會(huì)議議發(fā)言人人和各位位貴賓進(jìn)進(jìn)行聯(lián)系系會(huì)議工作流流程 會(huì)前 A、與與會(huì)議主主辦方洽洽談 B、提提供會(huì)議議所需要要的機(jī)票票、車票票、住宿宿酒店、會(huì)會(huì)議場所所、交通通等信息息。并制制定完備備的會(huì)議議預(yù)案書書給會(huì)議議方 C、派派專人協(xié)協(xié)助客戶戶實(shí)地考考察會(huì)議議舉辦地地的吃、住住、會(huì)議議場地、游游、娛樂樂等相關(guān)關(guān)方面的的情況。 D、確確定方案案，簽訂訂合同，預(yù)預(yù)付定金金。 會(huì)中 A、會(huì)會(huì)議接待待：專人人負(fù)責(zé)機(jī)機(jī)場，車車站的禮禮儀、接接站、攻攻關(guān)等服服務(wù)。提提前在酒酒店、會(huì)會(huì)議室擺擺放好歡歡迎調(diào)幅幅、歡迎迎牌、簽簽到臺(tái)、指指示牌等等。 B、會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備備：準(zhǔn)備備好會(huì)議議所需要要的會(huì)議議資料，會(huì)會(huì)議用品品，會(huì)議議演講稿稿等會(huì)議議相關(guān)物物品。 C、會(huì)議議場所：：專人到到會(huì)議室室檢查會(huì)會(huì)議室條條幅、燈燈光、音音響、茶茶飲等。 D、會(huì)會(huì)議住宿宿：房間間樓層及及房間號(hào)號(hào)確認(rèn)，詢詢問是否否有特殊殊要求。 E、會(huì)會(huì)議餐飲飲：用餐餐時(shí)間、用用餐標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及特殊殊客人（回回民）的的確認(rèn)。 F、會(huì)會(huì)議旅游游：旅游游線路行行程、用用車、導(dǎo)導(dǎo)游是否否增加景景點(diǎn)等確確認(rèn)。 G、會(huì)會(huì)議娛樂樂：娛樂樂消費(fèi)形形式、消消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、娛樂樂地點(diǎn)的的確認(rèn)。 H、會(huì)會(huì)議服務(wù)務(wù)：會(huì)議議代表合合影留念念、為代代表提供供文秘服服務(wù)及相相關(guān)服務(wù)務(wù)。 會(huì)后 A、結(jié)賬賬：提供供會(huì)議過過程中的的詳細(xì)費(fèi)費(fèi)用發(fā)生生明細(xì)及及說明，專專人與客客戶進(jìn)行行核對并并結(jié)賬B、資料料：會(huì)議議后的資資料收集集，根據(jù)據(jù)客戶要要求制作作會(huì)議通通訊錄或或花名冊冊。 第一一節(jié)會(huì)議策策劃課堂分析：：會(huì)議的策劃劃必須反反映出會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)及與會(huì)會(huì)者的特特點(diǎn)。雖雖然這里里看似理理所當(dāng)然然，但是是會(huì)議主主辦者卻卻往往從從策劃開開始入手手。主辦辦者準(zhǔn)備備開某個(gè)個(gè)會(huì)議，覺覺得該會(huì)會(huì)議很有有意義，于于是要求求承辦者者策劃出出一個(gè)方方案，因因?yàn)椴邉潉潟?huì)議需需要做很很多工作作，而一一個(gè)人是是不能獨(dú)獨(dú)立完成成的。那那么策劃劃這個(gè)會(huì)會(huì)議的成成員一定定要求有有豐富的的經(jīng)驗(yàn)、策策劃能力力和清醒醒的頭腦腦來完成成這個(gè)策策劃項(xiàng)目目。理解會(huì)議策策劃的要要素會(huì)議策劃要要明確55w1hh方法：：5W1H分分析法也也叫六何何分析法法，是一一種思考考方法，也也可以說說是一種種創(chuàng)造技技法。是是對選定定的項(xiàng)目目、工序序或操作作，都要要從原因因（whhy）、對對象（wwhatt）、地地點(diǎn)（wwherre）、時(shí)時(shí)間（wwhenn）、人人員（wwho）、方方法（hhow）等等六個(gè)方方面提出出問題進(jìn)進(jìn)行思考考。這種種思考辦辦法，可可使思考考的內(nèi)容容深化、科科學(xué)化。取取消就是看看現(xiàn)場能能不能排排除某道道工序，如如果可以以就取消消這道工工序。合并并就是看看能不能能把幾道道工序合合并，尤尤其在流流水線生生產(chǎn)上合合并的技技巧能立立竿見影影地改善善并提高高效率。改變變?nèi)缟纤觯母淖円幌孪马樞?，改改變一下下工藝就就能提高高效率。簡化化將?fù)復(fù)雜的工工藝變得得簡單一一點(diǎn)，也也能提高高效率。無論對對何種工工作、工工序、動(dòng)動(dòng)作、布布局、時(shí)時(shí)間、地地點(diǎn)等，都都可以運(yùn)運(yùn)用取消消、合并并、改變變和簡化化四種技技巧進(jìn)行行分析，形形成一個(gè)個(gè)新的人人、物、場場所結(jié)合合的新概概念和新新方法。情景設(shè)置::根據(jù)小小組展覽覽主體，策策劃一個(gè)個(gè)相關(guān)會(huì)會(huì)議。會(huì)議策劃的的主要內(nèi)內(nèi)容和要要求----分析析策劃書書（附件件3）策劃書的基基本格式式一、策劃書書名稱盡可能具體體的寫出出策劃名名稱，如如“×年×月××活動(dòng)動(dòng)策劃書書”，置于于頁面中中央，當(dāng)當(dāng)然可以以寫出正正標(biāo)題后后將此作作為副標(biāo)標(biāo)題寫在在下面。二、活動(dòng)動(dòng)背景：這部分內(nèi)容容應(yīng)根據(jù)據(jù)策劃書書的特點(diǎn)點(diǎn)在以下下項(xiàng)目中中選取內(nèi)內(nèi)容重點(diǎn)點(diǎn)闡述；；具體項(xiàng)項(xiàng)目有：：基本情情況簡介介、主要要執(zhí)行對對象、近近期狀況況、組織織部門、活活動(dòng)開展展原因、社社會(huì)影響響、以及及相關(guān)目目的動(dòng)機(jī)機(jī)。其次次應(yīng)說明明問題的的環(huán)境特特征，主主要考慮慮環(huán)境的的內(nèi)在優(yōu)優(yōu)勢、弱弱點(diǎn)、機(jī)機(jī)會(huì)及威威脅等因因素，對對其作好好全面的的分析((SWOOT分析析)，將將內(nèi)容重重點(diǎn)放在在環(huán)境分分析的各各項(xiàng)因素素上，對對過去現(xiàn)現(xiàn)在的情情況進(jìn)行行詳細(xì)的的描述，并并通過對對情況的的預(yù)測制制定計(jì)劃劃。如環(huán)環(huán)境不明明，則應(yīng)應(yīng)該通過過調(diào)查研研究等方方式進(jìn)行行分析加加以補(bǔ)充充。三、活動(dòng)動(dòng)目的、意意義和目目標(biāo)：活動(dòng)的目的的、意義義應(yīng)用簡簡潔明了了的語言言將目的的要點(diǎn)表表述清楚楚；在陳陳述目的的要點(diǎn)時(shí)時(shí)，該活活動(dòng)的核核心構(gòu)成成或策劃劃的獨(dú)到到之處及及由此產(chǎn)產(chǎn)生的意意義（經(jīng)經(jīng)濟(jì)效益益、社會(huì)會(huì)利益、媒媒體效應(yīng)應(yīng)等）都都應(yīng)該明明確寫出出?；顒?dòng)動(dòng)目標(biāo)要要具體化化，并需需要滿足足重要性性、可行行性、時(shí)時(shí)效性四、資源需需要：列出所需人人力資源源，物力力資源，包包括使用用的地方方，如教教室或使使用活動(dòng)動(dòng)中心都都詳細(xì)列列出。可可以列為為已有資資源和需需要資源源兩部分分。五、活動(dòng)開開展：作為策劃的的正文部部分，表表現(xiàn)方式式要簡潔潔明了，使使人容易易理解，但但表述方方面要力力求詳盡盡，寫出出每一點(diǎn)點(diǎn)能設(shè)想想到的東東西，沒沒有遺漏漏。在此此部分中中，不僅僅僅局限限于用文文字表述述，也可可適當(dāng)加加入統(tǒng)計(jì)計(jì)圖表等等；對策策劃的各各工作項(xiàng)項(xiàng)目，應(yīng)應(yīng)按照時(shí)時(shí)間的先先后順序序排列，繪繪制實(shí)施施時(shí)間表表有助于于方案核核查。人人員的組組織配置置、活動(dòng)動(dòng)對象、相相應(yīng)權(quán)責(zé)責(zé)及時(shí)間間地點(diǎn)也也應(yīng)在這這部分加加以說明明，執(zhí)行行的應(yīng)變變程序也也應(yīng)該在在這部分分加以考考慮。這里可以提提供一些些參考方方面：會(huì)會(huì)場布置置、接待待室、嘉嘉賓座次次、贊助助方式、合合同協(xié)議議、媒體體支持、校校園宣傳傳、廣告告制作、主主持、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話話、司儀儀、會(huì)場場服務(wù)、電電子背景景、燈光光、音響響、攝像像、信息息聯(lián)絡(luò)、技技術(shù)支持持、秩序序維持、衣衣著、指指揮中心心、現(xiàn)場場氣氛調(diào)調(diào)節(jié)、接接送車輛輛、活動(dòng)動(dòng)后清理理人員、合合影、餐餐飲招待待、后續(xù)續(xù)聯(lián)絡(luò)等等。請根根據(jù)實(shí)情情自行調(diào)調(diào)節(jié)。六、經(jīng)費(fèi)預(yù)預(yù)算：活動(dòng)的各項(xiàng)項(xiàng)費(fèi)用在在根據(jù)實(shí)實(shí)際情況況進(jìn)行具具體、周周密的計(jì)計(jì)算后，用用清晰明明了的形形式列出出。七、活動(dòng)中中應(yīng)注意意的問題題及細(xì)節(jié)節(jié)：內(nèi)外環(huán)境的的變化，不不可避免免的會(huì)給給方案的的執(zhí)行帶帶來一些些不確定定性因因素，因因此，當(dāng)當(dāng)環(huán)境變變化時(shí)是是否有應(yīng)應(yīng)變措施施，損失失的概率率是多少少，造成成的損失失多大，應(yīng)應(yīng)急措施施等也應(yīng)應(yīng)在策劃劃中加以以說明。八、活動(dòng)負(fù)負(fù)責(zé)人及及主要參參與者：：注明組織者者、參與與者姓名名、嘉賓賓、單位位（如果果是小組組策劃應(yīng)應(yīng)注明小小組名稱稱、負(fù)責(zé)責(zé)人）。注意：1、本策策劃書提提供基本本參考方方面，小小型策劃劃書可以以直接填填充；大大型策劃劃書可以以不拘泥泥于表格格，自行行設(shè)計(jì)，力力求內(nèi)容容詳盡、頁頁面美觀觀；2、可以以專門給給策劃書書制作封封頁，力力求簡單單，凝重重；策劃劃書可以以進(jìn)行包包裝，如如用設(shè)計(jì)計(jì)的徽標(biāo)標(biāo)做頁眉眉，圖文文并茂等等；3、如有有附件可可以附于于策劃書書后面，也也可單獨(dú)獨(dú)裝訂；；4、策劃劃書需從從紙張的的長邊裝裝訂；5、一個(gè)個(gè)大策劃劃書，可可以有若若干子策策劃書。注：1、該該策劃書書格式由由我和我我的學(xué)生生助手張張志永共共同完成成，感謝謝他的辛辛勤勞動(dòng)動(dòng)；2、本格式式主要參參閱書目目類別為為：營銷銷策劃、項(xiàng)項(xiàng)目管理理和創(chuàng)業(yè)業(yè)計(jì)劃指指導(dǎo)書；；3、SWOOT分析析是現(xiàn)代代管理一一種分析析技術(shù)，我我們認(rèn)為為它的應(yīng)應(yīng)用領(lǐng)域域廣泛，特特將其引引入大學(xué)學(xué)活動(dòng)策策劃；4、項(xiàng)目尚尚不夠齊齊全，歡歡迎網(wǎng)友友指出其其中不足足并做以以補(bǔ)充，讓讓它的實(shí)實(shí)用性和和易用性性更強(qiáng)一一些；確定會(huì)議目目標(biāo)明確切實(shí)時(shí)機(jī)條件成成熟明確余個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目之間間的關(guān)系系，不能能相互矛矛盾。確定會(huì)議議議題議題是會(huì)議議所要討討論的題題目，所所要研究究的課題題，或是是所要解解決的問問題。議議題必須須具有必必要性和和重要性性，又必必須具有有明確性性和可行行性。會(huì)會(huì)議圍繞繞這樣的的議題展展開討論論、進(jìn)行行研究，才才容易取取得共識(shí)識(shí)或最后后表決通通過。 每次會(huì)議的的議題應(yīng)應(yīng)該盡可可能集中中、單一一，不宜宜過多，不不宜太分分散。尤尤其是不不宜把許許多互不不相干的的問題放放在同一一會(huì)議上上討論，使使與會(huì)者者的注意意力分散散，不利利于解決決問題。有些重大的的代表會(huì)會(huì)議，先先由代表表提出“提案”，由秘秘書或秘秘書處匯匯總。再再提交主主席團(tuán)或或?qū)ｉT的的“提案審審查委員員會(huì)”審議通通過，才才能成為為列入會(huì)會(huì)議議程程的正式式議題。服從目標(biāo)立意要高處理好主題題和議題題關(guān)系高效表述準(zhǔn)確符合會(huì)議權(quán)權(quán)限確定會(huì)議參參加對象象與與會(huì)者就就是參加加會(huì)議的的正式成成員，包包括主持持人，也也包括秘秘書，但但不包括括在會(huì)場場上的其其他服務(wù)務(wù)人員。不同的會(huì)議，確定對象的內(nèi)容不同。會(huì)議發(fā)言發(fā)言類型注意事項(xiàng)會(huì)議規(guī)模效果效率場地成本會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)，又又稱“會(huì)址”。既是是指會(huì)議議召開的的地區(qū)、城城鄉(xiāng)，又又是指會(huì)會(huì)議召開開的具體體會(huì)場。為為了使會(huì)會(huì)議取得得預(yù)期效效果，選選擇會(huì)議議的最佳佳會(huì)址也也得考慮慮多種因因素。 國際性或或全國性性會(huì)議，要要考慮政政治、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、文文化等大大因素；；專業(yè)性性會(huì)議，應(yīng)應(yīng)選擇富富有專業(yè)業(yè)特征的的城鄉(xiāng)地地區(qū)召開開，以便便結(jié)合現(xiàn)現(xiàn)場考察察。小型型的、經(jīng)經(jīng)常性的的會(huì)議就就安排在在單位的的會(huì)議室室。選擇擇會(huì)址，還還要考慮慮會(huì)場設(shè)設(shè)施、交交通條件件、安全全保衛(wèi)、氣氣候與環(huán)環(huán)境條件件等因素素。 1.交交通便利利22.會(huì)議議的設(shè)施施和服務(wù)務(wù)33.會(huì)議議地點(diǎn)色色彩44.營造造良好氣氣氛會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間有有三種含含義： A一是是指會(huì)議議召開的的時(shí)間；； B二是是指整個(gè)個(gè)會(huì)議所所需要的的時(shí)間、天天數(shù)； C三是是指每次次會(huì)議的的時(shí)間限限度。 會(huì)議召開時(shí)時(shí)間 某個(gè)會(huì)議什什么時(shí)間間召開最最合適??要考慮慮多種因因素。 首先是需要要，如每每周一次次的工作作例會(huì)，通通常放在在周末的的下午，一一周即將將結(jié)束，下下一周就就要開始始，利于于承上啟啟下。一一年一度度的職工工代表會(huì)會(huì)議，宜宜于年初初召開，既既利于總總結(jié)上年年的工作作、生產(chǎn)產(chǎn)成果，又又利于討討論、部部署新一一年的工工作、生生產(chǎn)計(jì)劃劃，通過過各種預(yù)預(yù)算等。有有些會(huì)議議如農(nóng)業(yè)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)學(xué)校教育育等本身身就有很很強(qiáng)的季季節(jié)性或或季度性性。 其次是可能能，即最最好是每每位與會(huì)會(huì)者都能能參加的的時(shí)間。如如日本的的有些企企業(yè)召開開各部門門干部匯匯報(bào)會(huì)，常常定在下下班前半半小時(shí)，而而不是安安排在剛剛上班時(shí)時(shí)。 再次是適宜宜，即要要考慮氣氣候、環(huán)環(huán)境等自自然因素素和社會(huì)會(huì)因素。 會(huì)議需要時(shí)時(shí)間 會(huì)議需要時(shí)時(shí)間可長長可短，盡盡量緊縮縮。少則則幾分鐘鐘、幾十十分鐘；；多則幾幾天、十十幾天。會(huì)會(huì)議組織織者應(yīng)盡盡可能準(zhǔn)準(zhǔn)確地預(yù)預(yù)計(jì)需要要時(shí)間，在在會(huì)議通通知中寫寫明，便便于與會(huì)會(huì)者有計(jì)計(jì)劃地安安排。會(huì)議時(shí)間限限度 每次會(huì)議時(shí)時(shí)間最好好不超過過一小時(shí)時(shí)。如果果需要更更長時(shí)間間，應(yīng)該該安排中中間休息息。 時(shí)機(jī)是否成成熟、議議題是否否能完成成、盡量量壓縮成成本準(zhǔn)備工作是是否能完完成，是是否有時(shí)時(shí)間提交交相關(guān)材材料符合當(dāng)?shù)仫L(fēng)風(fēng)俗和宗宗教習(xí)慣慣策劃會(huì)議的的日程、議議程和程程序分析案例----會(huì)會(huì)議議程程、日程程、程序序范例會(huì)議公關(guān)與與宣傳公關(guān)和宣傳傳時(shí)間方法課后小結(jié)：：總結(jié)和和梳理所所學(xué)的內(nèi)內(nèi)容課堂練習(xí)：：會(huì)議策策劃附件3：北北戴河旅旅游會(huì)議議策劃書書一、會(huì)議議名稱：：二、會(huì)議議時(shí)間：：20008年年8月月225日日至330日三、會(huì)議議地點(diǎn)：：北戴河河酒店四、會(huì)議議人數(shù)：：1000人五、會(huì)議議行程安安排第一天：×××月××日會(huì)議組組代表報(bào)報(bào)到入入住酒店店本日服務(wù)項(xiàng)項(xiàng)目A、我公公司將派派人協(xié)助助會(huì)務(wù)組組人員一一同在接待與與會(huì)務(wù)人人員回酒酒店；B、提供供會(huì)議報(bào)報(bào)到臺(tái)，并并有專人人協(xié)助會(huì)會(huì)務(wù)組分分發(fā)資料料，辦理理相關(guān)入入住手續(xù)續(xù)；C、相對對集中的的房間安安排，提提早領(lǐng)出出房卡；；第二天：×××月××日全