Excel應用技能培訓

——好的使用習慣讓你事半功倍Excel應用技能培訓Excel應用技能培訓

使用Excel的應具備的良好習慣

學習要點：1、excel工作表編輯要點2、excel快捷鍵應用技巧3、設置excel數據有效性防止數據出錯學習目標：通過掌握excel應用基本技巧，掌握如何在excel工作表中規(guī)范編排數據、使用正確格式的數據類型，高效率的輸入數據。2

使用Excel的應具備的良好習慣學習要點：2excel工作表編輯要點-1一、同一對象請使用同一名稱，而不要使用簡寫、別稱，以便使用函數查找，引用，如果你使用過vlookup等函數你就可體會到這個習慣的必要性。同理，不同部門間對同一對象亦應統(tǒng)一名稱或編碼，以利數據的傳遞、引用。

在要使用公式的單元格，盡量不使用合并單元格功能（可使用跨列對齊來居中），以便填充公式、排序、篩選。3excel工作表編輯要點-1一、同一對象請使用同一名稱，而不二、排版時不要在字符串的前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版，以便使用函數查找、引用。排版時使用頂端標題行、標題列功能，而不要笨拙、野蠻地強制性插入標題行、標題列。（數據清單的格式）excel工作表編輯要點-24二、排版時不要在字符串的前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版三、工作簿內工作表較多時，最好能夠給多個工作添加顏色屬性進行分類并使用工作表標簽的快捷菜單，快速選取工作表。學會使用拆分窗口功能，免除為看到標題行而大量滾屏，以提高工作效率。小技巧：通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕，顯示快捷菜單

excel工作表編輯要點-35三、工作簿內工作表較多時，最好能夠給多個工作添加顏色屬性進行四、Excel受損文件急救轉換格式法這種方法就是將受損的Excel工作簿重新保存，并將保存格式選為SYLK格式；通過這種方法可篩選出文檔中的損壞部分。一般情況下，大家要是可以打開受損Excel文件，只是不能對文件進行各種編輯和打印操作的話，通過使用這種方法嘗試進行恢復。直接修復法大家可以利用Excel新增的“打開并修復”命令，來直接檢查并修復Excel文件中的錯誤，只要單擊該命令，Excel就會打開一個修復對話框，單擊該對話框中的修復按鈕就可以了。這種方法常常適合用常規(guī)方法無法打開受損文件的情況。

excel工作表編輯要點-46四、Excel受損文件急救excel工作表編輯要點-46excel快捷鍵應用技巧-1懶人用鼠標，高手用鍵盤,大凡高手從來不依賴鼠標,他們更偏愛鍵盤。在輸入數據時盡量少用鼠標多用鍵盤快捷鍵將提高你的工作效率。下面我列出了一些在excel中常用的快捷鍵：7excel快捷鍵應用技巧-1懶人用鼠標，高手用Alt+Enter在單元格中強制換行。

這個功能很實用，一定要記??！不要再去用空格將文本擠到下一行Ctrl+Enter先選定單元格區(qū)域，輸入完后按住Ctrl回車將當前輸入項填充至選定的單元格區(qū)域。同時在多張工作表的同一單元格區(qū)域中輸入或編輯相同的數據

F4或Ctrl+Y切換引用類型。在編輯公式時選擇要更改的引用，按F4可切換引用類型excel快捷鍵應用技巧-28Alt+Enter在單元格中強制換行。excel快捷鍵應Ctrl+;（分號）輸入日期。

Ctrl+Shift+:（冒號）輸入時間。Alt+=（等號）用SUM函數插入“自動求和”公式。

Ctrl+~在顯示公式和計算結果之間切換。在英文、智能ABC輸入狀態(tài)下有效，極品五筆、全拼狀態(tài)下無效excel快捷鍵應用技巧-39Ctrl+;（分號）輸入日期。excel快捷鍵應用技巧-3excel單元格編輯技巧-1一、設置excel數據有效性防止數據出錯Excel數據有效性驗證使您可以定義要在單元格中輸入的數據類型。您可以設置數據有效性驗證，以避免用戶輸入無效的數據，或者允許輸入無效數據，但在用戶結束輸入后進行檢查。您還可以提供信息，以定義您期望在單元格中輸入的內容，以及幫助用戶改正錯誤的指令。10excel單元格編輯技巧-1一、設置excel數據有效性防止什么是數據有效性驗證：Excel數據有效性驗證使您可以定義要在單元格中輸入的數據類型。例如，您僅可以輸入從A到F的字母。您可以設置數據有效性驗證，以避免用戶輸入無效的數據，或者允許輸入無效數據，但在用戶結束輸入后進行檢查。您還可以提供信息，以定義您期望在單元格中輸入的內容，以及幫助用戶改正錯誤的指令。如果輸入的數據不符合您的要求，Excel將顯示一條消息，其中包含您提供的指令。當您所設計的表單或工作表要被其他人用來輸入數據（例如，預算表單或支出報表）時，數據有效性驗證尤為有用excel單元格編輯技巧-211什么是數據有效性驗證：excel單元格編輯技巧-211避免在Excel中輸入重復數據的方法:選中需要輸入數據的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，在“設置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。以后在上述單元格中輸入了重復的數據時，系統(tǒng)會彈出提示對話框(如圖2)，并拒絕接受輸入的數據。excel單元格編輯技巧-312避免在Excel中輸入重復數據的方法:excel單元格編輯二、輸入具有自動設置小數點或尾隨零的數字執(zhí)行“工具”—“選項”，打開“編輯”標簽，鉤選“自動設置小數點位數，調整小數位數，然后確定。這樣在單元格中，直接輸入數據后，系統(tǒng)會根據設定的小數位數，自動改變數據格式。例如：設定的位數是3，然后在單元格輸入2834，則結果為2.834，如果位數是-3，那么結果是2834000。excel單元格編輯技巧-413二、輸入具有自動設置小數點或尾隨零的數字excel單元格編輯三、保護單元格編輯技巧隱藏單元格中的零值:如果你僅僅是需要工作表的部分單元格中的零值不顯示和打印，那么可以使用數字格式以隱藏零值。1.在“格式”菜單上，單擊“單元格”，再單擊“數字”選項卡。2.在“分類”列表中，單擊“自定義”；然后在“類型”框中，鍵入“;;;”。注意鍵入的是半角字符。3.單擊[確定]按鈕。excel單元格編輯技巧-514三、保護單元格編輯技巧excel單元格編輯技巧-514使用單元格底紋的方法對工作表單元格數據進行保護：將單元格的底紋顏色和單元格的數據顏色設置為一致的顏色，在執(zhí)行“工具”菜單的“保護”命令使用圖片對單元格數據進行保護更改單元格的數據屬性鎖定單元格excel單元格編輯技巧-615使用單元格底紋的方法對工作表單元格數據進行保護：將單元格的底實時監(jiān)控Excel的單元格Excel的“添加監(jiān)視點”可以讓您對某些特殊的單元格進行實時監(jiān)控。即使這些單元格位于其它工作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能實現(xiàn)，只要對所監(jiān)控的單元格的數據進行修改，立刻可在監(jiān)視窗口中觀察到，無需再左、右、上、下點擊拉動滾動條來進行切換。Excel攝影功能:可將數據區(qū)域轉換成圖片格式,以便在工作表任意位置跟蹤單元格數據.[工具]—[自定義]—[命令]excel單元格編輯技巧-716實時監(jiān)控Excel的單元格excel單元格編輯技巧-716高級函數應用嵌套函數：一個函數被用做參數時，稱為嵌套函數。公式中最多可以包含7層嵌套函數，作為參數使用的函數的返回值的數值類型，必須與此參數所要求的數據類型相同。在某些情況下，您可能需要將某函數作為另一函數的參數使用。例如，下面的公式使用了嵌套的AVERAGE函數并將結果與值50進行了比較。=IF(AVERAGE(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0)嵌套函數嵌套函數17高級函數應用嵌套函數：=IF(AVERAGE(F2:F5)函數常見錯誤及解決方法

1、出現(xiàn)錯誤值#####！ 導致這種錯誤的最常見原因是輸入到單元格中的數值太長或公式產生的結果太長，致使單元格容納不下?？梢酝ㄟ^修改列的寬度來解決此問題。另外，對日期或時間做減法時若產生了負值，Excel也會在整個單元格中顯示#####！。

2、出現(xiàn)錯誤值#VAUE！ 這種錯誤是因為使用了錯誤的參數或運算對象類型。比如在需要輸入數字或邏輯值時，卻輸入了文本；在需要賦單一數值的運算符或函數時，卻賦予一個數值區(qū)域。解決方法分別是：確認運算符或參數正確，且公式引用的單元格中包含有效數值；將數值區(qū)域改為單一數值。

3、出現(xiàn)錯誤值#DIV/0！ 當除數為“0”或引用了空單元格時(Excel通常將空單元格解釋為“0”)，會出現(xiàn)此種錯誤。請確定函數或公式中的除數不為“0”且不是空值。4、#NULL!錯誤：一個公式試圖使用兩個范圍的交叉的單元格，而他們實際上并沒有交叉，這時就會出現(xiàn)#NULL！18函數常見錯誤及解決方法1、出現(xiàn)錯誤值#####！18使用數據透視表分析數據-1

數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。可以轉換行和列來查看源數據的不同的匯總結果，而且顯示感興趣區(qū)域的明晰數據。數據透視表是一種動態(tài)工作表，他提供了一種以不同角度觀看數據清單的方法。我們還可以設置字段的匯總方式和數據透視表自動套用格式。 一個數據透視表實際是一個產生于數據庫的動態(tài)總結報告,我們用它來分析數據特征.19使用數據透視表分析數據-1 數據透視表是一種對大量數據快速數據透視表術語1、源數據：為數據透視表提供數據的基礎行或數據庫記錄2、字段：從源列或數據庫中的字段衍生的數據的分類3、項：字段的子分類或成員。項表示源數據中字段的唯一條目4、匯總函數：用來對數據字段中的值進行合并的計算類型5、刷新：用來自源數據庫的最新數據更新當前數據透視表。使用數據透視表分析數據-220數據透視表術語使用數據透視表分析數據-220

——好的使用習慣讓你事半功倍Excel應用技能培訓Excel應用技能培訓

使用Excel的應具備的良好習慣

學習要點：1、excel工作表編輯要點2、excel快捷鍵應用技巧3、設置excel數據有效性防止數據出錯學習目標：通過掌握excel應用基本技巧，掌握如何在excel工作表中規(guī)范編排數據、使用正確格式的數據類型，高效率的輸入數據。22

使用Excel的應具備的良好習慣學習要點：2excel工作表編輯要點-1一、同一對象請使用同一名稱，而不要使用簡寫、別稱，以便使用函數查找，引用，如果你使用過vlookup等函數你就可體會到這個習慣的必要性。同理，不同部門間對同一對象亦應統(tǒng)一名稱或編碼，以利數據的傳遞、引用。

在要使用公式的單元格，盡量不使用合并單元格功能（可使用跨列對齊來居中），以便填充公式、排序、篩選。23excel工作表編輯要點-1一、同一對象請使用同一名稱，而不二、排版時不要在字符串的前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版，以便使用函數查找、引用。排版時使用頂端標題行、標題列功能，而不要笨拙、野蠻地強制性插入標題行、標題列。（數據清單的格式）excel工作表編輯要點-224二、排版時不要在字符串的前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版三、工作簿內工作表較多時，最好能夠給多個工作添加顏色屬性進行分類并使用工作表標簽的快捷菜單，快速選取工作表。學會使用拆分窗口功能，免除為看到標題行而大量滾屏，以提高工作效率。小技巧：通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕，顯示快捷菜單

excel工作表編輯要點-325三、工作簿內工作表較多時，最好能夠給多個工作添加顏色屬性進行四、Excel受損文件急救轉換格式法這種方法就是將受損的Excel工作簿重新保存，并將保存格式選為SYLK格式；通過這種方法可篩選出文檔中的損壞部分。一般情況下，大家要是可以打開受損Excel文件，只是不能對文件進行各種編輯和打印操作的話，通過使用這種方法嘗試進行恢復。直接修復法大家可以利用Excel新增的“打開并修復”命令，來直接檢查并修復Excel文件中的錯誤，只要單擊該命令，Excel就會打開一個修復對話框，單擊該對話框中的修復按鈕就可以了。這種方法常常適合用常規(guī)方法無法打開受損文件的情況。

excel工作表編輯要點-426四、Excel受損文件急救excel工作表編輯要點-46excel快捷鍵應用技巧-1懶人用鼠標，高手用鍵盤,大凡高手從來不依賴鼠標,他們更偏愛鍵盤。在輸入數據時盡量少用鼠標多用鍵盤快捷鍵將提高你的工作效率。下面我列出了一些在excel中常用的快捷鍵：27excel快捷鍵應用技巧-1懶人用鼠標，高手用Alt+Enter在單元格中強制換行。

這個功能很實用，一定要記?。〔灰偃ビ每崭駥⑽谋緮D到下一行Ctrl+Enter先選定單元格區(qū)域，輸入完后按住Ctrl回車將當前輸入項填充至選定的單元格區(qū)域。同時在多張工作表的同一單元格區(qū)域中輸入或編輯相同的數據

F4或Ctrl+Y切換引用類型。在編輯公式時選擇要更改的引用，按F4可切換引用類型excel快捷鍵應用技巧-228Alt+Enter在單元格中強制換行。excel快捷鍵應Ctrl+;（分號）輸入日期。

Ctrl+Shift+:（冒號）輸入時間。Alt+=（等號）用SUM函數插入“自動求和”公式。

Ctrl+~在顯示公式和計算結果之間切換。在英文、智能ABC輸入狀態(tài)下有效，極品五筆、全拼狀態(tài)下無效excel快捷鍵應用技巧-329Ctrl+;（分號）輸入日期。excel快捷鍵應用技巧-3excel單元格編輯技巧-1一、設置excel數據有效性防止數據出錯Excel數據有效性驗證使您可以定義要在單元格中輸入的數據類型。您可以設置數據有效性驗證，以避免用戶輸入無效的數據，或者允許輸入無效數據，但在用戶結束輸入后進行檢查。您還可以提供信息，以定義您期望在單元格中輸入的內容，以及幫助用戶改正錯誤的指令。30excel單元格編輯技巧-1一、設置excel數據有效性防止什么是數據有效性驗證：Excel數據有效性驗證使您可以定義要在單元格中輸入的數據類型。例如，您僅可以輸入從A到F的字母。您可以設置數據有效性驗證，以避免用戶輸入無效的數據，或者允許輸入無效數據，但在用戶結束輸入后進行檢查。您還可以提供信息，以定義您期望在單元格中輸入的內容，以及幫助用戶改正錯誤的指令。如果輸入的數據不符合您的要求，Excel將顯示一條消息，其中包含您提供的指令。當您所設計的表單或工作表要被其他人用來輸入數據（例如，預算表單或支出報表）時，數據有效性驗證尤為有用excel單元格編輯技巧-231什么是數據有效性驗證：excel單元格編輯技巧-211避免在Excel中輸入重復數據的方法:選中需要輸入數據的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，在“設置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。以后在上述單元格中輸入了重復的數據時，系統(tǒng)會彈出提示對話框(如圖2)，并拒絕接受輸入的數據。excel單元格編輯技巧-332避免在Excel中輸入重復數據的方法:excel單元格編輯二、輸入具有自動設置小數點或尾隨零的數字執(zhí)行“工具”—“選項”，打開“編輯”標簽，鉤選“自動設置小數點位數，調整小數位數，然后確定。這樣在單元格中，直接輸入數據后，系統(tǒng)會根據設定的小數位數，自動改變數據格式。例如：設定的位數是3，然后在單元格輸入2834，則結果為2.834，如果位數是-3，那么結果是2834000。excel單元格編輯技巧-433二、輸入具有自動設置小數點或尾隨零的數字excel單元格編輯三、保護單元格編輯技巧隱藏單元格中的零值:如果你僅僅是需要工作表的部分單元格中的零值不顯示和打印，那么可以使用數字格式以隱藏零值。1.在“格式”菜單上，單擊“單元格”，再單擊“數字”選項卡。2.在“分類”列表中，單擊“自定義”；然后在“類型”框中，鍵入“;;;”。注意鍵入的是半角字符。3.單擊[確定]按鈕。excel單元格編輯技巧-534三、保護單元格編輯技巧excel單元格編輯技巧-514使用單元格底紋的方法對工作表單元格數據進行保護：將單元格的底紋顏色和單元格的數據顏色設置為一致的顏色，在執(zhí)行“工具”菜單的“保護”命令使用圖片對單元格數據進行保護更改單元格的數據屬性鎖定單元格excel單元格編輯技巧-635使用單元格底紋的方法對工作表單元格數據進行保護：將單元格的底實時監(jiān)控Excel的單元格Excel的“添加監(jiān)視點”可以讓您對某些特殊的單元格進行實時監(jiān)控。即使這些單元格位于其它工作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能實現(xiàn)，只要對所監(jiān)控的單元格的數據進行修改，立刻可在監(jiān)視窗口中觀察到，無需再左、右、上、下點擊拉動滾動條來進行切換。Excel攝影功能:可將數據區(qū)域轉換成圖片格式,以便在工作表任意位置跟蹤單元格數據.[工具]—[自定義]—[命令]excel單元格編輯技巧-736實時監(jiān)控Excel的單元格excel單元格編輯技巧-716高級函數應用嵌套函數：一個函數被用做參數時，稱為嵌套函數。公式中最多可以包含7層嵌套函數，作為參數使用的函數的返回值的數值類型，必須與此參數所要求的數據類型相同。在某些情況下，您可能需要將某函數作為另一函數的參數使用。例如，下面的公式使用了嵌套的AVERAGE函數并將結果與值50進行了比較。=IF(AVERAGE(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0)嵌套函數嵌套函數37高級函數應用嵌套函數：=IF(AVERAGE(F2:F5)函數常見錯誤及解決方法