《××公司（會展企業(yè)名稱）會展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用方案》

××公司（會展企業(yè)名稱）會展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用方案方案目標(biāo)會展信息系統(tǒng)的主要功能包括數(shù)據(jù)處理功能、預(yù)測功能、計劃功能和控制功能，而應(yīng)用會展信息系統(tǒng)來籌備與管理會展，其終極目的還是為了節(jié)約會展管理成本，提高公司的業(yè)績水平與盈利能力。另外，完善的會展信息系統(tǒng)也是公司綜合實力與服務(wù)水平的體現(xiàn)，完善的會展信息系統(tǒng)有利于提升會展品牌形象，滿足公司管理需求。方案內(nèi)容（一）銷售、財務(wù)等業(yè)務(wù)管理銷售管理用于集中管理企業(yè)的銷售行為，包括客戶跟蹤、聯(lián)系日志、合同簽訂與變更、合同注銷、應(yīng)收款、收款管理、票據(jù)管理等諸方面。銷售管理的目標(biāo)是：全程跟蹤銷售進(jìn)程；量化的業(yè)務(wù)部門考核；及時準(zhǔn)確的應(yīng)收應(yīng)付款管理；全面的銷售日志，有效分析銷售中存在的問題；銷售行為由個人行為轉(zhuǎn)化為企業(yè)行為；全面的財務(wù)監(jiān)管；電子化的銷售流程，管理層對銷售行為全面而及時的分析并決策。系統(tǒng)中與銷售管理相關(guān)的模塊包括：應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、合同管理、招商進(jìn)度、客戶資源分配、產(chǎn)品(展位)資源分配管理、銷售業(yè)績測評、銷售日志管理、票據(jù)管理。

(二)協(xié)作辦公自動化(OA)

辦公自動化是隨著企業(yè)的辦公要求越來越高，對辦公效率和信息處理要求越來越嚴(yán)格而產(chǎn)生的需求。辦公自動化管理信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)辦公效率；集中管理辦公數(shù)據(jù)；擴大辦公范圍，允許遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程監(jiān)控；集中管理企業(yè)內(nèi)部資源，提高利用效率；保留辦公痕跡，集中辦公管理。系統(tǒng)中與辦公自動化相關(guān)的模塊包括：公文管理模塊、合同檔案模塊、音像檔案模塊、車輛管理模塊、資產(chǎn)管理模塊、郵件、快遞件管理模塊、電話、傳真管理模塊、資料管理模塊、公司組織機構(gòu)模塊、規(guī)章制度模塊、行政企業(yè)管理模塊、員工管理模塊、薪酬管理模塊、績效考核管理模塊和培訓(xùn)、開發(fā)管理模塊。

(三)客戶關(guān)系管理(CRM)

會展企業(yè)的客戶資源主要有與公司發(fā)生現(xiàn)實交易的參展商、有可能發(fā)生業(yè)務(wù)的潛在展商、被公司組團(tuán)外出參展的展商、參加公司組織會展的觀眾、展館提供者、賓館和相關(guān)服務(wù)公司，而核心業(yè)務(wù)客戶是參展商和專業(yè)觀眾。在CRM的理念指導(dǎo)下，公司的客戶資源及面向客戶的口徑得到統(tǒng)一，部門之間的工作按照客戶工作的基本流程進(jìn)行，部門協(xié)調(diào)工作將按照流程而不是部門進(jìn)行，通過一個供各個部門共享的客戶數(shù)據(jù)庫及交流平臺，統(tǒng)一與客戶進(jìn)行交易及溝通，使客戶的滿意度提高。系統(tǒng)中與客戶關(guān)系管理相關(guān)的模塊包括：展商管理模塊、專業(yè)觀眾管理模塊、潛在客戶管理模塊、相關(guān)服務(wù)公司管理模塊、嘉賓管理模塊、媒體資源管理模塊和客戶積分系統(tǒng)。方案參與者會展信息化的實施是為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的平臺。方案參與者應(yīng)該包括會展主辦方即公司本部人員，參展商以及參與會展的觀眾。方案實施方式會展信息化應(yīng)用的實施由會前、會中、會后三個部分組成。會展包含會議與展覽。會議前期的信息化應(yīng)用主要包含會議資料信息的收集和會議參會嘉賓與代表的信息收集。通過會議前期信息化建設(shè),可以幫助會議主辦方將大量繁雜的信息迅速有效地收集起來并分門別類地進(jìn)行匯總，從而為中后期的信息使用創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。展覽前期的信息化應(yīng)用主要包含展位預(yù)訂系統(tǒng)和觀眾預(yù)約系統(tǒng)。對于展覽主辦方而言，參展商和觀眾信息尤其是觀眾信息,是會展企業(yè)的核心資產(chǎn),通過展覽前期信息化建設(shè)，可以幫助展覽主辦方將大量繁雜的信息迅速有效地收集起來并分門別類地進(jìn)行匯總，從而為中后期的信息使用創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。會展中，信息化系統(tǒng)應(yīng)用在多個方面，包括門禁系統(tǒng)、導(dǎo)展系統(tǒng)、多媒體技術(shù)展示、信息化服務(wù)平臺等。門禁系統(tǒng)通過信息化的應(yīng)用可以發(fā)揮安全保障、身份識別、信息統(tǒng)計、分類管理作用。導(dǎo)展系統(tǒng)通過信息化的管理，文字導(dǎo)展、語音導(dǎo)展、電子顯示屏等均可以以最快的速度、最大的覆蓋面向觀眾傳達(dá)信息，提高效率。不論是真實展實還是虛擬展實，在多媒體技術(shù)展會中應(yīng)用信息化系統(tǒng)，可以增強商品的展實與宣傳效果，對于增強觀眾印象，激發(fā)購買與發(fā)揮有效作用?，F(xiàn)代會展活動的規(guī)模大、范圍廣、人數(shù)多、分工細(xì)，各方主體之間信息溝通的數(shù)量和質(zhì)量要求高。搭建信息化服務(wù)平臺可以提高各個信息溝通主體之間的溝通效率。會后，通過搭建的信息化平臺，主辦方可以隨時收到觀眾或者與會者的信息反饋，再進(jìn)行有效的展會評估，為及時改進(jìn)提供便利。信息化平臺也會會后信息的篩選、判別、分類、排序、分析、研究提供了便利。方案費用會展信息管理系統(tǒng)費用由三個部分組成：硬件購置費用、軟件開發(fā)費用、員工培訓(xùn)費用。具體費用的高低根據(jù)會展公司的需求來頂，功能越高費用越高，培訓(xùn)師級別越高、培訓(xùn)越多，費用越多。實施進(jìn)度監(jiān)督安排（一）錄入信息系統(tǒng)運行所需要的信息數(shù)據(jù)，某年某月某日至某年某月某日期間完成。（二）對公司員工進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn)，某年某月某日至某年某月某日期間完成。（三）對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行試運營，某年某月某日至某年某月某日期間完成。（四）對試運營中出現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)試與修復(fù)，某年某月某日至某年某月某日期間完成。備用方案會展信息系統(tǒng)的開發(fā)與使用需要投入大量的時間與金錢，如果會展公司既要節(jié)約成本又要實現(xiàn)系統(tǒng)的流