如何用Excel函數(shù)快速統(tǒng)計學生期中考試成績

HYPERLINK""用Excel函數(shù)快速統(tǒng)計學生期中考試成績期中考試結束，各學科考試成績迅速匯總到班主任這里。這時候，班主任最忙的，就是要迅速統(tǒng)計各學科成績的各項指標，比如平均分、最高分、優(yōu)秀率、及格率以及各學科分數(shù)的頻率統(tǒng)計等等。雖然現(xiàn)在普遍都在使用Excel進行這項工作，不過，要想使這項工作能夠高效準確地完成，那還得請Excel函數(shù)來幫忙才行。匯總到班主任這里的成績表如圖1所示，各科成績分布在C2:C95單元格區(qū)域。我們先在K2:Q15單元格區(qū)域建立如圖2所示表格用以存放各項統(tǒng)計結果。先點擊M3單元格，輸入如下公式：=AVERAGE(C2:C95)，回車后即可得到語文平均分。點擊M4單元格，輸入公式：=MAX(C$2:C$95)，回車即可得到語文成績中的最高分。優(yōu)秀率是計算分數(shù)高于或等于85分的學生的比率。點擊M5單元格，輸入公式：=COUNTIF(C$2:C$95,">=85")/COUNT(C$2:C$95)，回車所得即為語文學科的優(yōu)秀率。點擊M6單元格，輸入公式：=COUNTIF(C$2:C$95,">=60")/COUNT(C$2:C$95)，回車所得即為及格率。選中M3:M6單元格，拖動填充句柄向右填充公式至Q6單元格，松開鼠標，各學科的統(tǒng)計數(shù)據(jù)就出來了。再選中M5:Q6單元格區(qū)域，點擊菜單命令“格式→單元格”，打開“單元格格式”對話框。點擊“數(shù)字”選項卡，在左側“分類”列表中選擇“百分比”，如圖3所示，確定后可將M5:Q6單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)轉變成百分比形式。至于各科分數(shù)段人數(shù)的統(tǒng)計，那得先選中M8:M15單元格，在編輯欄中輸入公式：=FREQUENCY(C$2:C$95,$K$8:$K$15)。然后按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷鍵，可以看到在公式的最外層加上了一對大括號?，F(xiàn)在，我們就已經得到了語文學科各分數(shù)段人數(shù)了。在K列中的那些數(shù)字，就是我們統(tǒng)計各分數(shù)段時的分數(shù)分界點?，F(xiàn)在再選中M8:M15單元格，拖動其填充句柄向右至Q列，那么，其它學科的分數(shù)段人數(shù)也立即顯示在我們眼前了。最終的結果如圖4所示。如果覺得K列的數(shù)據(jù)有礙觀瞻，那么可以選中它們，然后設置它們的字體顏色為白色就可以了。在學校的教學過程中，對學生成績的處理是必不可少的，為了在教學中提高成績，我們需要對學生的考試成績進行認真的分析，這就要求我們算出與之相關的一些數(shù)值：像每一個同學的總分及班名次、級名次，各科分數(shù)的平均分，各科的優(yōu)秀率及及格率等等，如果用Excel來處理這些數(shù)據(jù)則非常簡單，下面就我在實際工作中的一點兒經驗，簡單談一談用Excel處理學生成績。

一、排列名次

要用到RANK函數(shù)，它是Excel中計算序數(shù)的主要工具，它的語法為：RANK(Number,Ref,Order)，其中Number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，Ref是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用，Order是用來說明排序方式的數(shù)字(如果Order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式)。例如：在E2:E50單元格區(qū)域中存放著某一個班的總分，那么計算總分名次的方法是：在F2單元格中輸入“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”按回車鍵可算出E2單元格內總分在班內的名次，我們再選定F2單元格，把鼠標指針移動到填充柄上按下鼠標左鍵向下拖動鼠標即可算出其他總分在班內的名次。

在計算的過程中我們需要注意兩點：首先當RANK函數(shù)中的Number不是一個數(shù)時，其返回值為“#VALUE!”，影響美觀。另外，Excel有時將空白單元格當成是數(shù)值“0”處理，造成所有成績空缺者都是最后一名，看上去也很不舒服。此時，可將上面的公式“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”改為“=IF(ISNUMBER(E2),RANK(E2,$e$2:$E$50),"")”。其含義是先判斷E2單元格里面有沒有數(shù)值，如果有則計算名次，沒有則空白。其次當使用RANK函數(shù)計算名次時，相同分數(shù)算出的名次也相同，這會造成后續(xù)名次的空缺，但這并不影響我們的工作。同樣的道理，我們也可以算出一個學生的總分在年級內的名次以及各科的班名次和年級名次，但是必須注意參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域不一樣。

二、求各種分數(shù)

求總分：主要用SUM函數(shù)，其語法格式為SUM(Ref)，此處Ref為參與計算的單元格區(qū)域。例如：SUM(B2:E2)是表示求B2、C2、D2、E2四個單元格內數(shù)字的和。另外還用到SUMIF函數(shù)，語法格式為SUMIF(Range,Criteria,Sum_range)，其功能是根據(jù)指定條件對若干單元格求和，參數(shù)Range表示引用，用于條件判斷的單元格區(qū)域。Criteria表示數(shù)字、表達式或文本，指出哪些單元格符合被相加求和的條件。Sum_range表示引用，需要求和的實際單元格。注意：Criteria如果是文本，那么引號應該是半角的，而不是全角的，否則會出錯！求平均分：用AVERAGE函數(shù)，其語法格式為AVERAGE(Ref)，此處Ref為參與計算的單元格區(qū)域。例如AVERAGE(F2:F50)是求F2:F50區(qū)域內數(shù)字的平均值。默認情況下，Excel2002會忽略掉空白的單元格，但是它不忽略數(shù)值為0的單元格，要想忽略數(shù)值為0的單元格需要用到COUNTIF函數(shù)，其語法為COUNTIF(Range,Criteria)，其含義是計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。本例求F2:F50的平均分，如果忽略數(shù)值為0的單元格可以這樣計算：SUM(F2:F50)/COUNTIF(F2:F50,"〈〉0")。另外如果要求去掉幾個最高分和幾個最低分然后取平均分的話，用到LARGE和SMALL函數(shù)，其語法格式為LARGE(array,k)，含義是返回數(shù)組中第k個最大值，SMALL(array,k)的含義是返回數(shù)組中第k個最小值。如果我們求F2:F50中去掉兩個最高分和兩個最低分之后的平均分可以這樣計算：“SUM(F2:F50)-LARGE(F2:F50,1)-LARGE(F2:F50,2)-SMALL(F2:F50,1)-SMALL(F2:F50,2))/COUNTIF(F2:F50-4)”。求最高分、最低分：MAX和MIN函數(shù)，語法格式分別為MAX(Ref)和MIN(Ref)，如上例中求F2:F50的最高分和最低分，應該這樣：MAX(F2:F50)和MIN(F2:F50)。

三、求及格率、優(yōu)秀率求及格率：及格率即一個班級中某一科大于等于60分的比例，例如：B2:B50中是某一個班的語文成績，可以這樣求及格率：COUNTIF(B2:B50,"〉=60")/COUNT(B2:B50)。求優(yōu)秀率：例如：B2:B50存放的是初一一班的語文期末考試成績，B2:B500存放的是初一全年級語文考試的成績，如果規(guī)定全年級20%的學生為優(yōu)秀，那么初一一班語文的優(yōu)秀率應該這樣計算：“COUNTIF(B2:B50,"〉="&&LARGE(B2:B500,INT(0.2COUNT(B2:B500))))/COUNT(B2:B50)”，其中LARGE(B2:B500,INT(0.2COUNT(B2:B500)))所求的是全年級語文分數(shù)前20%中最低的一個同學的分數(shù)，COUNTIF(B2:B50,"〉="&&LARGE(B2:B500,INT(0.2*COUNT(B2:B500))))則是求出了初一一班語文高于或等于這個同學分數(shù)的人數(shù)，最后再除以初一一班的總人數(shù)COUNT(B2:B50)，所得就是初一一班的語文優(yōu)秀率，如果想求其他班其他科目的優(yōu)秀率，道理都是一樣。1．考試混合編，成績統(tǒng)一理--老方法遇到新問題

關于使用Excel進行學生成績處理，已經是老話題了。但在實際工作中還是會有很多新問題，例如，現(xiàn)在很多學校都是全年級各班混在一起考試，以防考試改卷中的不正當競爭。而統(tǒng)計成績時，則是將已判分但未拆封的考卷統(tǒng)一交到教務處，先按座位號順序(每本考卷的自然順序)錄入各科分數(shù)，再分析統(tǒng)計出全年級各科成績。舉例說明，如圖1(記錄11至830隱藏了)，要統(tǒng)計二(1)班優(yōu)秀人數(shù)，傳統(tǒng)做法就是先按考試號排序，再通過公式“=COUNTIF(分數(shù)!D2:D69,">=96")”求出。它的弊端是要手工逐個修改“D2:D69”這個參數(shù)中的兩個行號(2和69)，這可是一項工作量很大的工作。當然，簡單的方法還是有的，往下看吧。

圖1原始成績表

2．初步準備--考試號里提班級

如圖1，從B列的考試號中取出前三位(班級編號)放在S列，即在單元格S2輸入公式“=LEFT(B2,3)”，然后雙擊(或拖動)S2單元格右下角的填充柄即可。

3．再做輔表--班級等級二合一

在圖1所示的工作簿中再新建一工作表，并將其命名為“等級”，在單元格A1中輸入公式“=分數(shù)!A1”，回車，選定A1，按住A1右下角的填充柄向右下拖至C840單元格，將“分數(shù)”工作表中的姓名、考號、座位號引用到“等級”工作表中(注意，千萬不能復制粘貼過來，這樣不能保持兩表數(shù)據(jù)的一致性)。再選定C1，按住C1右下角的填充柄向右拖至L1單元格，將語文、數(shù)學等9個學科科目引用過來。接著，在D2單元格中輸入IF嵌套公式“=IF(分數(shù)!D2>=96,分數(shù)!$S2&&"a",IF(分數(shù)!D2>=72,分數(shù)!$S2&&"b",IF(分數(shù)!D2<48,分數(shù)!$S2&&"d",分數(shù)!$S2&&"c")))”。D2單元格中公式的含義是：看“分數(shù)!D2”單元格中的分數(shù)(即“分數(shù)”工作表中李悅的語文分數(shù))是否大于等于96。如果是，則在D2單元格中填入“201a”——“分數(shù)”工作表中S2單元格中的字符“201”加上“a”(“201”表示二(1)班，“a”表示成績等級為“優(yōu)秀”)；如果不是(即小于96)，再看是否大于等于72。如果是，則在D2單元格中填入“201b”；如果不是(即小于72)，再看是否小于48。如果是，則在D2單元格中填入“201d”；如果不是(即小于72大于48)，則在D2單元格中填入“201c”。最后按住D2單元格右下角的填充柄向右下拖至L840單元格，就可以將每個學生各科成績的等級及所屬班級都填好了

4．最終統(tǒng)計--所需數(shù)據(jù)瞬間齊

輔表制好之后，言歸正傳回到“統(tǒng)計”工作表(如圖2)中，在A17到E28單元格區(qū)域中利用自動填充功能再制作一小塊輔助數(shù)據(jù)(如圖2)。

圖2“統(tǒng)計”工作表

萬事俱備，下面開始班級總人數(shù)及優(yōu)秀率、及格率等的統(tǒng)計了。仍以二(1)班優(yōu)秀率為例，現(xiàn)在就改用這樣的公式了“COUNTIF(等級!$D:$D,$B17)”，即對“等級”工作表中D列所有單元格進行統(tǒng)計(等級!$D:$D)，找出值為“201a”(本工作表即“統(tǒng)計”工作表的$B17的值，代表二(1)班優(yōu)秀率)的單元格數(shù)目。具體做法如下：

(1)班級總人數(shù)(在B4單元格中輸入)：“=COUNTIF(分數(shù)!$S:$S,A17)”；

(2)優(yōu)秀人數(shù)（在C4單元格中輸入)：“=COUNTIF(等級!$D:$D,$B17)”；

(3)優(yōu)秀率（在D4單元格中輸入)：“=C4/$B4100”；

(4)及格人數(shù)（在E4單元格中輸入)：“=COUNTIF(等級!$D:$D,$B17)+COUNTIF(等級!$D:$D,$C17)”；

(5)及格率(在F4單元格中輸入)：“=E4/$B4100”；

(6)低分人數(shù)(在G4單元格中輸入)：”=COUNTIF(等級!$D:$D,$E17)”；

(7)低分率(在H4單元格中輸入)：“=G4/$B4100”；到此為止，其余數(shù)據(jù)通過自動填充功能，瞬間即可完成。

5．方法點評--一表成，終年用，一勞而永逸

(1)不同年級成績統(tǒng)計的簡單套用：比如，首先制作好了一年級的統(tǒng)計表，通過復制粘貼將第一個工作表(“分數(shù)”工作表)的內容更改為二年級的數(shù)據(jù)表，則二年級的成績統(tǒng)計便自然而成。

(2)多次考試成績統(tǒng)計的簡單套用：這次考試的統(tǒng)計表，到下次考試成績統(tǒng)計時，照用不誤，只將第一個工作表換成新生的成績記載就可以了。附錄資料：不需要的可以自行刪除

Excel表格的基本操作教程Excel快捷鍵和功能鍵Ctrl組合快捷鍵按鍵說明Ctrl+(取消隱藏選定范圍內所有隱藏的行。Ctrl+)取消隱藏選定范圍內所有隱藏的列。Ctrl+&將外框應用于選定單元格。Ctrl+_從選定單元格刪除外框。Ctrl+~應用“常規(guī)”數(shù)字格式。Ctrl+$應用帶有兩位小數(shù)的“貨幣”格式（負數(shù)放在括號中）。Ctrl+%應用不帶小數(shù)位的“百分比”格式。Ctrl+^應用帶有兩位小數(shù)的“指數(shù)”格式。Ctrl+#應用帶有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+@應用帶有小時和分鐘以及AM或PM的“時間”格式。Ctrl+!應用帶有兩位小數(shù)、千位分隔符和減號(-)（用于負值）的“數(shù)值”格式。Ctrl+-顯示用于刪除選定單元格的“刪除”對話框。Ctrl+*選擇環(huán)繞活動單元格的當前區(qū)域（由空白行和空白列圍起的數(shù)據(jù)區(qū)域）。在數(shù)據(jù)透視表中，它將選擇整個數(shù)據(jù)透視表。Ctrl+:輸入當前時間。Ctrl+;輸入當前日期。Ctrl+`在工作表中切換顯示單元格值和公式。Ctrl+'將公式從活動單元格上方的單元格復制到單元格或編輯欄中。Ctrl+"將值從活動單元格上方的單元格復制到單元格或編輯欄中。Ctrl++顯示用于插入空白單元格的“插入”對話框。Ctrl+1顯示“單元格格式”對話框。Ctrl+2應用或取消加粗格式設置。Ctrl+3應用或取消傾斜格式設置。Ctrl+4應用或取消下劃線。Ctrl+5應用或取消刪除線。Ctrl+6在隱藏對象、顯示對象和顯示對象占位符之間切換。Ctrl+7顯示或隱藏“常用”工具欄。Ctrl+8顯示或隱藏大綱符號。Ctrl+9隱藏選定的行。Ctrl+0隱藏選定的列。Ctrl+A選擇整個工作表。如果工作表包含數(shù)據(jù)，則按Ctrl+A將選擇當前區(qū)域。再次按Ctrl+A將選擇整個工作表。當插入點位于公式中某個函數(shù)名稱的右邊時，則會顯示“函數(shù)參數(shù)”對話框。當插入點位于公式中某個函數(shù)名稱的右邊時，按Ctrl+Shift+A將會插入?yún)?shù)名稱和括號。Ctrl+B應用或取消加粗格式設置。Ctrl+C復制選定的單元格。如果連續(xù)按兩次Ctrl+C，則會顯示MicrosoftOffice剪貼板。如果工作表包含數(shù)據(jù)，則按Ctrl+A將選擇當前區(qū)域。再次按Ctrl+A將選擇整個工作表。當插入點位于公式中某個函數(shù)名稱的右邊時，則會顯示“函數(shù)參數(shù)”對話框。當插入點位于公式中某個函數(shù)名稱的右邊時，按Ctrl+Shift+A將會插入?yún)?shù)名稱和括號。Ctrl+B應用或取消加粗格式設置。Ctrl+C復制選定的單元格。如果連續(xù)按兩次Ctrl+C，則會顯示MicrosoftOffice剪貼板。Ctrl+D使用“向下填充”命令將選定范圍內最頂層單元格的內容和格式復制到下面的單元格中。Ctrl+F顯示“查找”對話框。按Shift+F5也會顯示此對話框，而按Shift+F4則會重復上一次“查找”操作。Ctrl+G顯示“定位”對話框。按F5也會顯示此對話框。Ctrl+H顯示“查找和替換”對話框。Ctrl+I應用或取消傾斜格式設置。Ctrl+K為新的超鏈接顯示“插入超鏈接”對話框，或為選定的現(xiàn)有超鏈接顯示“編輯超鏈接”對話框。Ctrl+L顯示“創(chuàng)建列表”對話框。Ctrl+N創(chuàng)建一個新的空白文件。Ctrl+O顯示“打開”對話框以打開或查找文件。按Ctrl+Shift+O可選擇所有包含批注的單元格。Ctrl+P顯示“打印”對話框。Ctrl+R使用“向右填充”命令將選定范圍最左邊單元格的內容和格式復制到右邊的單元格中。Ctrl+S使用其當前文件名、位置和文件格式保存活動文件。Ctrl+U應用或取消下劃線。Ctrl+V在插入點處插入剪貼板的內容，并替換任何選定內容。只有在剪切或復制了對象、文本或單元格內容后，才能使用此快捷鍵。Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口。Ctrl+X剪切選定的單元格。Ctrl+Y重復上一個命令或操作（如有可能）。Ctrl+Z使用“撤消”命令來撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目。顯示了自動更正智能標記時，按Ctrl+Shift+Z可使用“撤消”或“重復”命令撤消或恢復上一次自動更正操作。功能鍵按鍵說明F1顯示“幫助”任務窗格。按Ctrl+F1可關閉并重新打開當前任務窗格。按Alt+F1可創(chuàng)建當前范圍中數(shù)據(jù)的圖表。按Alt+Shift+F1可插入新的工作表。F2編輯活動單元格并將插入點放在單元格內容的結尾。如果禁止在單元格中進行編輯，它也會將插入點移到編輯欄中。按Shift+F2可編輯單元格批注。F3將定義的名稱粘貼到公式中。按Shift+F3將顯示“插入函數(shù)”對話框。F4重復上一個命令或操作（如有可能）。按Ctrl+F4可關閉選定的工作簿窗口。F5顯示“定位”對話框。按Ctrl+F5可恢復選定工作簿窗口的窗口大小。F6切換到已拆分（“窗口”菜單，“拆分”命令）的工作表中的下一個窗格。按Shift+F6可切換到已拆分的工作表中的上一個窗格。如果打開了多個工作簿窗口，則按Ctrl+F6可切換到下一個工作簿窗口。F7顯示“拼寫檢查”對話框，以檢查活動工作表或選定范圍中的拼寫。如果工作簿窗口未最大化，則按Ctrl+F7可對該窗口執(zhí)行“移動”命令。使用箭頭鍵移動窗口，并在完成時按Esc。F8打開或關閉擴展模式。在擴展模式中，“EXT”將出現(xiàn)在狀態(tài)行中，并且按箭頭鍵可擴展選定范圍。通過按Shift+F8，您可以使用箭頭鍵將非鄰近單元格或范圍添加到單元格的選定范圍。當工作簿未最大化時，按Ctrl+F8可執(zhí)行“大小”命令（在工作簿窗口的“控制”菜單上。按Alt+F8可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。F9計算所有打開的工作簿中的所有工作表。如果先按F9再按Enter（對于數(shù)組公式則按Ctrl+Shift+Enter），則會計算選定的公式部分，并將選定部分替換為計算出的值。按Shift+F9可計算活動工作表。按Ctrl+Alt+F9可計算所有打開的工作簿中的所有工作表，不管它們自上次計算以來是否已更改。如果按Ctrl+Alt+Shift+F9，則會重新檢查相關公式，然后計算所有打開的工作簿中的所有單元格，其中包括未標記為需要計算的單元格。按Ctrl+F9可將工作簿窗口最小化為圖標。F10選擇菜單欄或同時關閉打開的菜單和子菜單。按Shift+F10可顯示選定項目的快捷菜單。按Alt+Shift+F10可顯示智能標記的菜單或消息。如果存在多個智能標記，按該組合鍵可切換到下一個智能標記并顯示其菜單或消息。按Ctrl+F10可最大化或還原選定的工作簿窗口。F11創(chuàng)建當前范圍內數(shù)據(jù)的圖表。按Shift+F11可插入一個新工作表。按Alt+F11將打開VisualBasic編輯器，您可以在其中通過使用VisualBasicforApplications(VBA)來創(chuàng)建宏。按Alt+Shift+F11將打開Microsoft腳本編輯器，您可以在其中添加文本、編輯HTML標記以及修改任何腳本代碼。F12顯示“另存為”對話框。其他有用的快捷鍵按鍵說明箭頭鍵在工作表中上移、下移、左移或右移一個單元格。按Ctrl+箭頭鍵可移動到工作表中當前數(shù)據(jù)區(qū)域（數(shù)據(jù)區(qū)域：包含數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，該區(qū)域周圍為空白單元格或數(shù)據(jù)表邊框。）的邊緣。按Shift+箭頭鍵可將單元格的選定范圍擴大一個單元格。按Ctrl+Shift+箭頭鍵可將單元格的選定范圍擴展到與活動單元格同一列或同一行中的最后一個非空白單元格。當菜單處于可見狀態(tài)時，按向左鍵或向右鍵可選擇左邊或右邊的菜單。當子菜單處于打開狀態(tài)時，按這些箭頭鍵可在主菜單和子菜單之間切換。當菜單或子菜單處于打開狀態(tài)時，按向下鍵或向上鍵可選擇下一個或上一個命令。在對話框中，按箭頭鍵可在打開的下拉列表中的各個選項之間移動，或在一組選項的各個選項之間移動。按Alt+向下鍵可打開選定的下拉列表。Backspace在編輯欄中刪除左邊的一個字符。也可清除活動單元格的內容。Delete從選定單元格中刪除單元格內容（數(shù)據(jù)和公式），而不會影響單元格格式或批注。在單元格編輯模式下，按該鍵將會刪除插入點右邊的字符。End當ScrollLock處于開啟狀態(tài)時，移動到窗口右下角的單元格。當菜單或子菜單處于可見狀態(tài)時，也可選擇菜單上的最后一個命令。按Ctrl+End可移動到工作表上的最后一個單元格，即所使用的最下方一行與所使用的最右邊一列的交匯單元格。按Ctrl+Shift+End可將單元格的選定范圍擴展到工作表上所使用的最后一個單元格（右下角）。Enter從單元格或編輯欄中完成單元格輸入，并（默認）選擇下面的單元格。在數(shù)據(jù)表單中，按該鍵可移動到下一條記錄中的第一個字段。打開選定的菜單（按F10激活菜單欄），或執(zhí)行選定命令的操作。在對話框中，按該鍵可執(zhí)行對話框中默認命令按鈕（帶有突出輪廓的按鈕，通常為“確定”按鈕）的操作。按Alt+Enter可在同一單元格中另起一個新行。按Ctrl+Enter可使用當前條目填充選定的單元格區(qū)域。按Shift+Enter可完成單元格輸入并選擇上面的單元格。Esc取消單元格或編輯欄中的輸入。按該鍵也可關閉打開的菜單或子菜單、對話框或消息窗口。Home移到工作表中某一行的開頭。當ScrollLock處于開啟狀態(tài)時，移到窗口左上角的單元格。當菜單或子菜單處于可見狀態(tài)時，選擇菜單上的第一個命令。按Ctrl+Home可移到工作表的開頭。按Ctrl+Shift+Home可將單元格的選定范圍擴展到工作表的開頭。PageDown在工作表中下移一個屏幕。按Alt+PageDown可在工作表中向右移動一個屏幕。按Ctrl+PageDown可移到工作簿中的下一個工作表。按Ctrl+Shift+PageDown可選擇工作簿中的當前和下一個工作表。PageUp在工作表中上移一個屏幕。按Alt+PageUp可在工作表中向左移動一個屏幕。按Ctrl+PageUp可移到工作簿中的上一個工作表。按Ctrl+Shift+PageUp可選擇工作簿中的當前和上一個工作表?？崭矜I在對話框中，執(zhí)行選定按鈕的操作，或者選中或清除復選框。按Ctrl+空格鍵可選擇工作表中的整列。按Shift+空格鍵可選擇工作表中的整行。按Ctrl+Shift+空格鍵可選擇整個工作表。如果工作表包含數(shù)據(jù)，則按Ctrl+Shift+空格鍵將選擇當前區(qū)域。再按一次Ctrl+Shift+空格鍵將選擇整個工作表。當某個對象處于選定狀態(tài)時，按Ctrl+Shift+空格鍵可選擇工作表上的所有對象。按Alt+空格鍵可顯示Excel窗口的“控制”菜單。Tab在工作表中向右移動一個單元格。在受保護的工作表中，可在未鎖定的單元格之間移動。在對話框中，移到下一個選項或選項組。按Shift+Tab可移到前一個單元格（在工作表中）或前一個選項（在對話框中）。在對話框中，按Ctrl+Tab可切換到下一個選項卡。在對話框中，按Ctrl+Shift+Tab可切換到前一個選項卡。Excel表格的基本操作教程

也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel的別樣風情。

一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

Excel表格的基本操作教程六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。Excel表格的基本操作教程2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。Excel表格的基本操作教程四、制作“專業(yè)符號”工具欄Excel表格的基本操作教程在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數(shù)據(jù)和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽印：茱@然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符