設(shè)備檔案歸檔指南

設(shè)備檔案歸檔指南一、歸檔要求：根據(jù)學(xué)?！秲x器設(shè)備驗收管理辦法》（和《儀器設(shè)備檔案管理辦法》（TDCQ）相關(guān)要求，合同金額在學(xué)校招標(biāo)采購限額之上的儀器設(shè)備申請辦理資產(chǎn)入固前，需要將相關(guān)檔案移交檔案館統(tǒng)一保管。不辦理歸檔手續(xù)或者歸檔資料不齊全，不予辦理資產(chǎn)入固。具體要求如下：1、所有納入學(xué)校固定資產(chǎn)管理的儀器設(shè)備（含軟件、自制設(shè)備、家具、接收捐贈設(shè)備、外協(xié)合同購置的儀器設(shè)備等），均須按照儀器設(shè)備檔案移交清單（見附件，以下簡稱移交清單）向檔案館移交檔案資料。2、所有移交的檔案資料必須為原件正本，軟件光盤為正版原版。合同、安裝調(diào)試報告、驗收報告等憑證性資料必須簽章完備。合同中對設(shè)備隨機(jī)資料有具體約定的以合同為準(zhǔn)。3、移交清單中所列的資料均為必須歸檔內(nèi)容，如有缺失，請?zhí)顚懬闆r說明，并由設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字。二、整理要求：1、歸檔材料按照“移交清單”順序依次排列。2、每份材料填寫日期和頁數(shù)，日期為材料最后形成時間。3、歸檔材料規(guī)格一般為A4紙(小于A4紙的材料，均要粘貼于A4紙上)，圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。4、歸檔材料以件為單位，統(tǒng)一左側(cè)不銹鋼訂書針裝訂或膠裝，禁用普通訂書針或塑料夾、塑料袋。5、歸檔材料中所有書寫內(nèi)容用黑色簽字筆或鋼筆。三、歸檔時間：周一、周三、周五辦理檔案歸檔；周二、周四整理檔案，不辦理歸檔四、辦理地點：XX130辦公室，聯(lián)系人：附件儀器設(shè)備檔案資料移交清單年月日設(shè)備名稱招標(biāo)編號使用單位設(shè)備負(fù)責(zé)人經(jīng)費來源合同價格序號資料名稱日期頁數(shù)備注1儀器設(shè)備驗收記錄表每個階段人員簽署、日期填寫完整2購置審批國資處采購一體化平臺打印3論證報告國資處模板，簽章完備4招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)書、招評標(biāo)報告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書）歸檔正本，含未中標(biāo)單位投標(biāo)書5合同（含技術(shù)協(xié)議、進(jìn)口設(shè)備委托代理協(xié)議）簽章完備6裝箱單（送貨單、交接清單）供貨方與收貨人雙方簽字7出廠合格證明文件（質(zhì)量證明、出廠檢測報告等）8保修卡（售后服務(wù)承諾）*9設(shè)計方案自制\委托研制（軟件開發(fā)）提供*10方案評審自制\委托研制（軟件開發(fā)）提供*11研制工作總結(jié)自制\委托研制（軟件開發(fā)）提供*12調(diào)試大綱（軟件測試大綱）自制\委托研制（軟件開發(fā)）提供*13調(diào)試報告（軟件測試報告）自制\委托研制（軟件開發(fā)）提供*14軟件著作權(quán)登記證書、軟件銷售授權(quán)書、軟件使用授權(quán)書軟件類提供*15軟件安裝光盤軟件類提供*16原產(chǎn)地證明進(jìn)口儀器設(shè)備、軟件提供*17報關(guān)單進(jìn)口儀器設(shè)備、軟件提供*18免稅證明進(jìn)口儀器設(shè)備、軟件提供*19特種設(shè)備設(shè)計、制造許可證特種設(shè)備提供*20特種設(shè)備使用登記證特種設(shè)備提供21隨機(jī)技術(shù)資料（使用說明書、操作手冊、維護(hù)手冊、軟件光盤、U盤等）紙質(zhì)或電子版均可22安裝調(diào)試報告供貨方出具報告，設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，要求見《儀器設(shè)備驗收實施細(xì)則》第三章十一條23培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)記錄依據(jù)合同約定24質(zhì)量技術(shù)驗收報告單獨出具報告，不得以第“1”項儀器設(shè)備驗收記錄表代替，驗收組成員簽字，要求見《儀器設(shè)備驗收實施細(xì)則》第四章十六條25第三方校準(zhǔn)報告、檢測報告、鑒定報告依據(jù)合同約定26其他資