采購(gòu)管理規(guī)范

采購(gòu)管理規(guī)范文件編號(hào)頁(yè)數(shù)7/9發(fā)行日期:目的作為專案工程的材料設(shè)備、分包工程、常備工程材料、固定資產(chǎn)采購(gòu)作業(yè)的依據(jù)。范圍本公司所有專案工程的材料及設(shè)備、分包工程、常備工程材料、固定資產(chǎn)等采購(gòu)作業(yè)。權(quán)責(zé)詳4.作業(yè)內(nèi)容4.作業(yè)內(nèi)容4.1.1物料請(qǐng)購(gòu)：權(quán)責(zé)單位流程說(shuō)明引用表單注意事項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單位主辦請(qǐng)購(gòu)單位主管請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)復(fù)核請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)1.材料/設(shè)備2.分包工程初核請(qǐng)購(gòu)單及相關(guān)附件內(nèi)容1.請(qǐng)購(gòu)單2.設(shè)備材料規(guī)格表；3.資產(chǎn)需求申請(qǐng)單（資產(chǎn)類需附）4.廠商報(bào)價(jià)單（主要明確需求）1.請(qǐng)購(gòu)單2.分包工程需求表（分包工程注意事項(xiàng)）3.施工圖面4.廠商報(bào)價(jià)單1.請(qǐng)購(gòu)單位須7天(工作天)前提出請(qǐng)購(gòu)需求；緊急請(qǐng)購(gòu)須3天(工作天)前提出請(qǐng)購(gòu)需求。（以上時(shí)間指采購(gòu)部評(píng)審及下訂作業(yè)時(shí)間，不包括送樣及交貨時(shí)間）請(qǐng)購(gòu)單位需評(píng)估廠商備料及采購(gòu)部PR作業(yè)時(shí)間，于適當(dāng)時(shí)間提出PR及需求日期。請(qǐng)購(gòu)變更申請(qǐng)單的請(qǐng)購(gòu)流程同請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單。4.1.2工程請(qǐng)購(gòu)：權(quán)責(zé)單位流程說(shuō)明引用表單注意事項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單位請(qǐng)購(gòu)單位（采購(gòu)承辦協(xié)助）采購(gòu)承辦規(guī)劃詢價(jià)議價(jià)1.由專案PM提出2.由請(qǐng)購(gòu)單位負(fù)責(zé)向廠商詢價(jià)確定規(guī)格、數(shù)量、施工范圍、交期、工期、付款條件等實(shí)叫實(shí)算/實(shí)做實(shí)算以議定單價(jià)為依據(jù)建議得標(biāo)廠商材料設(shè)備議價(jià)記錄分包工程議價(jià)記錄1.須與專案BUDGETLIST一并提出1.須向2家以上廠商詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)需澄清工法。若有業(yè)主（或客戶）指定廠牌/廠商，必須于PR的備注欄上說(shuō)明。若僅獨(dú)家詢價(jià)時(shí)，必須于PR的備注欄上說(shuō)明原因。若采電話議價(jià)，填寫(xiě)議價(jià)記錄后，以傳真方式請(qǐng)廠商確認(rèn)回傳。分包工程的議價(jià)，若需要可協(xié)同請(qǐng)購(gòu)單位一同議價(jià)采購(gòu)承辦應(yīng)于議價(jià)前做報(bào)價(jià)分析。采購(gòu)部主管采購(gòu)復(fù)核復(fù)核議定的相關(guān)內(nèi)容處級(jí)主管/總經(jīng)理采購(gòu)核準(zhǔn)核決廠商RMB50萬(wàn)(含)以下由處級(jí)主管核決。RMB50萬(wàn)以上由總經(jīng)理核決。（保留-暫不執(zhí)行）4.1.3下訂：權(quán)責(zé)單位流程說(shuō)明引用表單注意事項(xiàng)采購(gòu)承辦/采購(gòu)部主管訂購(gòu)材料設(shè)備及RMB25萬(wàn)以下的分包工程RMB25萬(wàn)(含)以上的分包工程實(shí)叫實(shí)算/實(shí)做實(shí)算以”暫定數(shù)量/總價(jià)”下訂實(shí)叫實(shí)算之送貨數(shù)量依物料需求單之?dāng)?shù)量為依據(jù)訂購(gòu)單2.簡(jiǎn)易合約書(shū)訂購(gòu)單合約書(shū)物料需求單下訂廠商需為合格廠商（廠商需在回傳訂單時(shí)隨附當(dāng)年度已通過(guò)年審之相關(guān)證照）RMB25萬(wàn)(含)以上的分包工程訂約，必須有訂購(gòu)單及合約書(shū)，RMB25萬(wàn)以下的分包工程視需要簽訂簡(jiǎn)易合約書(shū)。合約書(shū)制作：正本2份：甲乙雙方各執(zhí)一份，甲方正本由采購(gòu)部存查副本一份：轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部存查下定3日內(nèi)請(qǐng)廠商確認(rèn)訂購(gòu)單并轉(zhuǎn)請(qǐng)購(gòu)單位。合約書(shū)完成后，7日內(nèi)轉(zhuǎn)請(qǐng)購(gòu)單位（目前OA已增設(shè)訂單自動(dòng)流傳至請(qǐng)購(gòu)者節(jié)點(diǎn)處）。議價(jià)金額在RMB25萬(wàn)(含)以上者，將視需要傳真致謝函予未得標(biāo)廠商。主辦工程師依實(shí)際需求量填寫(xiě)物料需求單，經(jīng)工地主任核準(zhǔn)后，通知下訂廠商交貨。4.1.4驗(yàn)收/計(jì)價(jià)：權(quán)責(zé)單位流程說(shuō)明引用表單注意事項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)承辦（采購(gòu)承辦協(xié)助）跟催/叫料下訂后跟催并確認(rèn)廠商出貨/進(jìn)場(chǎng)施工時(shí)間若有任何延期之情形，必須及早通知采購(gòu)單位。請(qǐng)購(gòu)單位/采購(gòu)承辦驗(yàn)收/計(jì)價(jià)依據(jù)《驗(yàn)收流程》（附件一）驗(yàn)收、計(jì)價(jià)。驗(yàn)收單進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表(重要設(shè)備)分包工程估驗(yàn)計(jì)價(jià)單分包商考核記錄表請(qǐng)購(gòu)單位必須于貨到3~5日內(nèi)完成驗(yàn)收。驗(yàn)收單后附正本送貨單。實(shí)叫實(shí)算則每月做一次對(duì)帳動(dòng)作。請(qǐng)購(gòu)單位必須于每月20日前完成工程計(jì)價(jià)。請(qǐng)購(gòu)單位/倉(cāng)儲(chǔ)入庫(kù)依據(jù)《入庫(kù)作業(yè)流程》（附件二）入庫(kù)退貨貨品不合格，不予以驗(yàn)收直接辦理退貨。已完成驗(yàn)收再辦理退貨，則必須填寫(xiě)進(jìn)貨退貨報(bào)告書(shū)。1.進(jìn)貨退回報(bào)告書(shū)依據(jù)訂單、送貨單予以驗(yàn)收，若驗(yàn)收數(shù)量與送貨單不符，請(qǐng)加注說(shuō)明。若已完成驗(yàn)收后再辦理退貨，則請(qǐng)購(gòu)單位必須填寫(xiě)進(jìn)貨退回報(bào)告書(shū)。4.1.5請(qǐng)款：權(quán)責(zé)單位流程說(shuō)明引用表單注意事項(xiàng)采購(gòu)承辦/采購(gòu)主管/處級(jí)主管請(qǐng)款依據(jù)驗(yàn)收單/計(jì)價(jià)單、發(fā)票等完成請(qǐng)款簽核應(yīng)付帳款統(tǒng)計(jì)表付款交單時(shí)采購(gòu)須將請(qǐng)購(gòu)單（OA打?。?、訂單（雙方蓋章版）、驗(yàn)收或計(jì)價(jià)單、發(fā)票、收據(jù)等一并粘貼交財(cái)務(wù)。每月25日完成分包工程&材料設(shè)備之請(qǐng)款簽核并送件至財(cái)務(wù)部。次月3日前完成已驗(yàn)收入帳，但未請(qǐng)款之應(yīng)付帳款統(tǒng)計(jì)表予財(cái)務(wù)部。（保留-暫未執(zhí)行）RMB15萬(wàn)元以上之請(qǐng)款需由處級(jí)主管簽核。（保留-暫未執(zhí)行）財(cái)務(wù)部付款每月匯款日:1-1付款單交單截止日：每月25日下午17:30前，財(cái)務(wù)分別在截止日起5日內(nèi)（即每月30日前）支付申請(qǐng)款項(xiàng)。分包工程類付款時(shí)間根據(jù)財(cái)務(wù)具體時(shí)間執(zhí)行。2.若遇特殊之匯款條件，采購(gòu)處必須于付款申請(qǐng)單上加注說(shuō)明。4.2若擬于協(xié)力廠商處驗(yàn)證采購(gòu)之產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)于采購(gòu)文件中界定查證之安排與產(chǎn)品放行之方式。4.3若合約中規(guī)定，客戶或客戶之代表得在協(xié)力廠商處實(shí)施產(chǎn)品驗(yàn)證，該項(xiàng)驗(yàn)證之結(jié)果不得作為對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)有效管制之證明，于產(chǎn)品進(jìn)場(chǎng)時(shí)，仍應(yīng)依『驗(yàn)收流程』加以檢驗(yàn)，以確認(rèn)其品質(zhì)。4.4若材料之采購(gòu)系用于開(kāi)發(fā)性廠商之試產(chǎn)，可向未經(jīng)評(píng)鑒協(xié)力廠商購(gòu)買。5. 引用表單：5.1請(qǐng)購(gòu)單 5.2分包工程需求表/注意事項(xiàng) 5.3材料設(shè)備議價(jià)記錄 5.4分包工程議價(jià)記錄 5.5訂購(gòu)單 5.6合約書(shū)5.7材料單 5.8驗(yàn)收單 5.9分包工程估驗(yàn)計(jì)價(jià)單 5.115.10付款申請(qǐng)單5.11請(qǐng)購(gòu)變更申請(qǐng)單5.12訂購(gòu)單變更通知單6.參考文件：6.1驗(yàn)收流程7.附件：7.1驗(yàn)收流程（附件一）7.2國(guó)內(nèi)材料、設(shè)備(含組裝)驗(yàn)收請(qǐng)款程序（附件二）8.特別說(shuō)明：8.1每個(gè)部門請(qǐng)購(gòu)者盡量固定以便熟悉流程（有OA賬戶，有郵箱）；8.2請(qǐng)購(gòu)需求一定要清晰，如無(wú)法敘述明白，則至少提供一張以上符合要求之產(chǎn)品的報(bào)價(jià)單；8.3驗(yàn)收一定要及時(shí)，以免造成付款延誤影響公司信譽(yù)造成下次采購(gòu)障礙；8.4有問(wèn)題及時(shí)提出（重要問(wèn)題發(fā)郵件）；8.5需求資料時(shí)請(qǐng)發(fā)郵件（跨部門需求時(shí)需抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）；8.6請(qǐng)購(gòu)單位指定廠商需充分說(shuō)明理由。

采購(gòu)管理規(guī)范文件編號(hào)SZ-05頁(yè)數(shù)9/9附件一:驗(yàn)收流程附件二：國(guó)內(nèi)材料、設(shè)備（含組裝）驗(yàn)收請(qǐng)款程序項(xiàng)目采購(gòu)執(zhí)行文件1.訂金─AgainstPI請(qǐng)款訂單、PI2.出貨款─AgainstShippingdocumentRMB請(qǐng)款出貨相關(guān)文件B/LInvoicePackingList3.貨到組裝完成驗(yàn)收計(jì)價(jià)款（可分批）請(qǐng)款（可分批請(qǐng)款）驗(yàn)收單（完成組裝、工地驗(yàn)收轉(zhuǎn)驗(yàn)收單）分批轉(zhuǎn)驗(yàn)收單若沒(méi)有貨到組裝計(jì)價(jià)款時(shí)，工地/請(qǐng)購(gòu)單位仍然完成驗(yàn)收手續(xù)轉(zhuǎn)采購(gòu)轉(zhuǎn)財(cái)會(huì)4.驗(yàn)收款（保