合同管理制度(初稿)

合同管理制度與流程圖1、合同模版制定制度制度名稱合同模版制定制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則為防范和控制合同簽訂的可能風險，規(guī)范企業(yè)合同制定行為，制定本制度。制定企業(yè)各類對外合同文本的標準和模版，確保合同的順利履行，維護企業(yè)的合法權益。第3條議。第第3條議。第4條本制度所稱合同指企業(yè)與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協(xié)本制度適用于本企業(yè)所有的對外書面合同的模版建立，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的文件的模版制定。本制度中所稱部門指代表企業(yè)洽談、簽訂合同的各業(yè)務、職能部門。本制度中所稱業(yè)務經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人。第3章合同模版制定管理規(guī)定職責。.各部門：提供各類在用的企業(yè)合同模版、使用合同模版。.法務人員/法律顧問：修訂審核合同模版，并建檔、存檔、發(fā)行。.總經(jīng)辦/總經(jīng)理：對合同模版進行核準。第8條企業(yè)合同模版制定后，不得隨意更改，每半年修訂一次。第9條企業(yè)合同模版制定后，要及時受控存檔、下發(fā)施行。第10條企業(yè)合同模版制定之后，各部門或業(yè)務經(jīng)辦人在合同簽訂中要嚴格使用模版，不得私自使用未經(jīng)審核的模版擬定合同。第11條對于客戶或其他企業(yè)擬定的合同，業(yè)務經(jīng)辦人應區(qū)別對待，送報法務人員、法律顧問審核，審核通過后使用。第12條合同模版制定，須經(jīng)法務人員提出合同模版制定/變更申請、總裁審批、法務人員收集整理企業(yè)在用合同模版、律師審核修訂、總經(jīng)理核準后方可受控發(fā)行，合同模版修訂程序亦同。第4章附則第13條記錄文件《合同模版制定/變更申請表》第14第14條第15條第16條本制度自****年XX月**日實施。編制日期

修改標記編制日期

修改標記審核日期

修改處數(shù)批準日期

修改日期2、合同授權審批制度制度名稱合同授權審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為明確企業(yè)合同審批權限，規(guī)范企業(yè)合同訂立行為，加強對合同使用的監(jiān)督，防范和降低因合同的簽訂給企業(yè)帶來的風險，特制定本制度。第2條規(guī)范企業(yè)合同的擬定、審批及簽章工作，以符合《中華人民共和國公司法》和《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關規(guī)定，確保合同的順利履行，維護企業(yè)的合法權益。第2章適用范圍第3條本制度所稱合同指企業(yè)與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協(xié)議。第4條本制度適用于企業(yè)所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的審批。第5條本制度中所稱部門指代表企業(yè)洽談、簽訂合同的各業(yè)務、職能部門。第6條本制度中所稱業(yè)務經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人，并有責任保證合同最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。第3章授權審批職責第7條合同分類。.一般性合同：合同標的在五千元資金支出或五千元資金收入以下的合同。.重大合同：合同標的超出五千元資金支出或五千元資金收入的合同。8條企業(yè)對外簽訂合同均由總經(jīng)理授權或直接行使職權。9條總經(jīng)理職責。.審批企業(yè)所有格式合同和各部門的合同文本。.負責企業(yè)對外重大合同的簽章，并審核超出各部門負責人審核權限的合同。.授權業(yè)務經(jīng)辦人員代表企業(yè)簽訂合同。10條法務部經(jīng)理審核企業(yè)格式合同和各部門合同文本。11條各部門負責人職責。.根據(jù)受控的合同模版草擬與本部門業(yè)務相關的合同文本。.初步審核業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方商定的合同具體條款。12條法務人員/法律顧問職責。.審核修訂企業(yè)一般合同或企業(yè)重大、特殊合同。.監(jiān)督、指導各部門根據(jù)合同模版起草及修訂合同文本。13條財務經(jīng)理職責。.審核合同是否符合財務規(guī)定。.控制合同中存在的稅務風險。14條合同審批要點。.合法性。包括合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規(guī)定，會審意見是否齊備;資金的來源、使用及結算方式是否合法，資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等。.經(jīng)濟性。主要指合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。.可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔保方式是否可靠；擔保資產(chǎn)權屬是否明確等。4.嚴密性。包括合同條款及有關附件是否完整齊備；文字表述是否準確；附加條件是否適當合法；合同約定的權利義務是否明確；數(shù)量、價款、金額等標示是否準確。第4章授權審批流程第15條原則上，在業(yè)務談判、雙方達成一致意見后，各部門應使用企業(yè)制定的合同模版草擬合同文本。第16條各部門草擬的合同文本應經(jīng)法律顧問審查、財務經(jīng)理審查、總經(jīng)理審批，然后形成正式書面，變更程序亦同。第17條業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方擬定的一般性或重大合同，均須經(jīng)所屬部門負責人初審、法律顧問審查、財務經(jīng)理審查、總經(jīng)理審核后正式訂立合同，變更程序亦同。第5章附則第18條支持文件《合同模版制定制度》、《合同簽訂流程》第19條記錄文件《合同審批表》第20條本制度由企業(yè)法務人員制定并負責解釋。第21條本制度報總經(jīng)理辦公室審議批準后生效。第22條本制度自****年XX月**日實施。編制日期 審核日期批準日期修改標記 修改處數(shù)修改日期3、合同專用章管理制度制度名稱合同專用章管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為加強對企業(yè)合同的專用章管理，規(guī)范企業(yè)合同專用章的使用及保管，制定本制度。第2條本制度適用于企業(yè)合同專用章的使用、保管等。第2章合同專用章的使用第3條合同專用章由企業(yè)經(jīng)營管理部統(tǒng)一印制，并指定專人保管。第4條企業(yè)因業(yè)務發(fā)展需要對外簽訂合同由企業(yè)總經(jīng)理或其授權的人簽章，同時加蓋合同專用章。第5條合同專用章僅限用于有關合同的簽訂，未經(jīng)法務人員核準，不得在其他文件上使用。第6條業(yè)務經(jīng)辦人代表企業(yè)與合同對方簽訂合同的，需填寫“合同專用章借用審批單”，經(jīng)合同授權簽字人審查同意后方可用印。第7條印章管理人員對用印范圍和用印手續(xù)嚴格審查，并對用印情況進行登記，不應為以下合同提供合同專用章。.未經(jīng)編號的合同。.缺少審核及報簽文件的合同。.屬于代簽但缺少授權委托書的合同。第8條原則上，合同專用章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應經(jīng)總裁批準，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。第3章合同專用章的保管第9條合同用印后，印章管理人員應及時收回合同專用章。第10條未經(jīng)領導批準，不得將合同專用章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假，應經(jīng)總經(jīng)理批準后指定臨時保管人員，并做好交接記錄。

第11條和封條。第11條和封條。第12條第13條作廢。第14條第15條合同專用章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應及時報告領導予以處理，同時，登報掛失廢止的合同專用章保存XX年。對于違反本規(guī)定，給企業(yè)造成損失的，應當依法追究其法律責任。第16條支持文件第第16條支持文件《合同模版制定制度》、《合同簽訂流程》、《合同授權審批制度》第17條記錄文件《合同專用章借用審批單》第18條本制度由企業(yè)經(jīng)營管理部和法務人員制定并負責解釋。第19條本制度自****年XX月**日起實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期4、合同違約及糾紛處理制度制度名稱合同違約及糾紛處理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為監(jiān)督合同的有效履行，及早發(fā)現(xiàn)違約情況，避免或減少因違約或糾紛給企業(yè)帶來的損失，保障本企業(yè)合法權益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及企業(yè)相關規(guī)定，制定本制度。第2條本制度適用于企業(yè)所有合同違約及糾紛情況的處理。第2章合同違約處理第3條合同簽訂后進入執(zhí)行階段，業(yè)務經(jīng)辦人員應隨時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或企業(yè)自身可能無法履行或延遲履行合同的，應及時報告領導處理。第4條針對合同對方違約的情形，可采取以下措施處理。.要求合同對方繼續(xù)履行合同。繼續(xù)履行合同是違約對方必須承擔的法律義務，也是本企業(yè)享有的法定權利。不論違約對方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的可能性，本企業(yè)就有權要求違約對方繼續(xù)履行原合同約定的義務。.要求合同對方支付違約金。合同對方違約的，本企業(yè)可按照合同約定要求違約對方支付違約金。.要求定金擔保。合同對方違約，本企業(yè)可按照合同約定及《中華人民共和國擔保法》向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛嗟膿！＿`約對方履行債務后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務的，無權要求返還定金。.要求賠償損失。合同對方因不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，給本企業(yè)造成損失的，本企業(yè)有權提出索賠，具體賠償金額可由業(yè)務經(jīng)辦部門會同法律顧問與合同對方協(xié)商確定。第5條企業(yè)自身違約的，業(yè)務經(jīng)辦部門或人員應與合同對方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經(jīng)理，經(jīng)批準后承擔相應責任、履行有關義務。第3章合同糾紛處理第6條合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務經(jīng)辦人員應在規(guī)定時效內(nèi)與合同對方協(xié)商談判，并及時報告主管領導。第7條經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。

第8條合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第9條企業(yè)法務人員、法律顧問會同相關部門研究仲裁或訴訟方案，報總經(jīng)理批準后實施。第10條糾紛處理過程中，企業(yè)任何部門或個人未經(jīng)授權，不得向合同對方做出實質(zhì)性答復或承諾。第4章附則第11條支持文件《合同簽訂流程》、《合同授權審批制度》第13條本制度由法務人員負責制定，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后實施。第14條本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期5、合同檔案管理制度制度名稱合同檔案管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)，規(guī)定檔案管理中的人員權限和調(diào)檔權限；同時規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行為，協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。第2章適用范圍第2條本規(guī)范除特別指明外，適用于以深圳市惠貽華普電子有限公司為簽約主體簽訂的涉及房地產(chǎn)項目開發(fā)和公司經(jīng)營的所有合同。第3條職責.合同檔案管理人員（法務人員）負責本規(guī)范的制訂、修改、指導、實施和監(jiān)督。.公司各部門保管人員和其他相關責任人員負責實施。第3章合同保管方法第4條合同保管原則.及時歸檔原則。合同簽訂完成后，3個工作日內(nèi)歸檔。.完整保存原件原則原件包括：合同全部原件、合同審批表兩部分。.便于查找原則。合同檔案管理人員（法務人員）對存檔合同進行統(tǒng)一有規(guī)則的編號，建立相應的電子檔案系統(tǒng)。第5條合同保管范圍.合同（包括附件）.合同審批表.合同訂立與履行過程中的所有書面材料第6條合同保管部門.公司人事行政部門在職權范圍內(nèi)，對以本公司名義簽訂的合同原件進行保管，另成體系。.合同檔案管理人員（法務人員）負責對以本公司名義簽訂的合同的編號和原件的備份工作（不包括人事部門合同），因履行合同進行的款項結算而發(fā)生的單據(jù)由財務部負責保管。.各職能部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份及（含一式三份）以上，公司法務人員、職能部門應各保留一份合同原件存檔。、重要機密合同，例如房地產(chǎn)項目基本合同、土地使用權出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、房屋買賣合同以及其他與不動產(chǎn)有關的重大合同等，由總經(jīng)理辦公室保存。、公司內(nèi)部部門之間合同簽訂時應式兩份及（含一式三份）以上，各部門自行保存。第7條合同歸檔.經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應在合同履行過程中作為合同附件由職能部門合同經(jīng)辦人交付法務人員及時歸檔；各相關部門及人員可留復印件留檔，并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時，按要求將有關材料提交法律顧問或代理律師。.與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的，經(jīng)辦人員應保留影印件并按本條第一款的規(guī)定處理。.合同檔案管理人員（法務人員）對各職能部門報送的合同進行分類、編號、登記，在進行形式審查后簽字確認，保證存檔的合同內(nèi)容完整，具體審查以下內(nèi)容：A.合同各方當事人須簽字蓋章；.合同規(guī)定的附件應齊全；C.屬于合同保管范圍的其他材料。.各職能部門應對合同進行合理分類和編號，有關規(guī)定參照公司《合同分類編號規(guī)則》執(zhí)行。.各職能部門合同管理員負責對歸檔合同按照《合同歸檔登記表》的要求作好登記和歸檔工作。第8條合同的使用登記.合同在歸檔之后，凡調(diào)閱、復印的，應在檔案管理員處辦理登記手續(xù)；絕密級合同的調(diào)閱，需到總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室調(diào)閱。.歸還被調(diào)閱的合同時，檔案管理員（法務人員）應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，由調(diào)閱者簽字確認；如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，檔案管理員應及時登記并向人事行政經(jīng)理作出書面匯報。第8條合同保管方式.合同檔案保存形式為文本原件。.為研究和借鑒需要，實現(xiàn)資源共享，合同檔案管理人員（法務人員）可以將經(jīng)律師審核的各類合同模版放在公司公共盤，設置瀏覽權限，供相關人員使用。第9條保管期限.合同文本原件保管期限一般最短為合同實際履行終止后三年，但下列情形除外：A.房地產(chǎn)項目基本合同、土地使用權出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、項目主體工程的設計、施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應永久保存。B.房屋買賣合同以及其他與不動產(chǎn)有關的重大合同，保管期限最短為土地使用權期滿后兩年。C.其他合同標的金額在10萬元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年。.與訴訟或仲裁案件有關的合同，應在訴訟或仲裁處理完畢（包括執(zhí)行）后隨案卷一起保存。第8條合同的保密.各公司應根據(jù)合同的重要性，將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當?shù)拿芗墶?合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉；機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉；其他合同為保密級，除為正常開展業(yè)務所需外，不得對外傳播。.凡含有公司商業(yè)秘密的合同應劃為機密級或絕密級；房地產(chǎn)項目基本合同與土地、工程、采購等方面的標書及合同劃為絕密級。.另有規(guī)定之前，合同的保密期限參照合同的保管期限執(zhí)行。.合同經(jīng)辦人員、檔案管理員對合同的保密負責；所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。.經(jīng)辦部門須在報送檔案管理員的合同上加扉頁注明合同的密級。第9條合同的銷毀1.合同保管期限屆滿后，合同管理員負責辦理合同的銷毀報批手續(xù)。不同性質(zhì)、內(nèi)容的合同，按不同程序辦理銷毀報批手續(xù)：A.一般合同由檔案管理員列示清單，報總經(jīng)理辦公室及合同經(jīng)辦部門領導簽字批準銷毀。B.標的金額在10萬元以上的合同，須由法律顧問、經(jīng)辦部門、財務部、主管副總經(jīng)理會簽同意后始得銷毀。2.檔案管理員負責落實合同銷毀工作，法律人員、經(jīng)辦部門代表和業(yè)務部門代表（有款項收付內(nèi)容的

合同）共同監(jiān)督合同的銷毀，保證未解密合同不在銷毀過程中泄密。第4章附則第10條支持文件《合同模版制定制度》、《合同授權審批制度》、《合同檔案分類編號規(guī)則》第11條相關記錄《合同歸檔登記表》、《合同使用/借用登記表》第12條本制度由法務人員負責制定，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后實施。第13條本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期6、合同編號規(guī)則制度名稱合同編號規(guī)則受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條為加強合同的標準化管理，規(guī)范公司合同存檔，明確在合同存檔環(huán)節(jié)中相關部門的職責以及工作流程，特制訂為規(guī)范合同編號的指導性和標準性文件，便于目標成本的落實和控制。第2條本規(guī)則除特別指明外，適用于以深圳市惠貽華普電子有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經(jīng)營的所有合同。第2章職責第3條法務人員負責本規(guī)則的制訂、修改、實施指導和監(jiān)督。公司各職能部門合同、檔案管理人員負責本規(guī)則的具體實施。第3章合同分類編號規(guī)則第4條合同分類編號原則.適應公司主營業(yè)務的合同管理需要；.與公司管理、項目管理和成本管理相匹配的分類方法；.公司所有合同都應按統(tǒng)一標準進行分類并連續(xù)編號。5條合同分類編號合同分為研發(fā)技術類合同、采購類、銷售類合同、管理類合同四類。各類合同均按級編碼進行分類編號。各級編碼之間使用“一”進行連接（具體詳見合同編號規(guī)則表）。.研發(fā)技術合同：包括技術合作、委托開發(fā)、技術加工等合同。.采購類合同：原料采購、零部件采購、設備采購等（不包括行政采購）。.銷售類合同：委托代銷、獨家代理、國際銷售、國內(nèi)銷售等合同。.管理類合同：融資合同、借貸、培訓、勞動、房屋租賃、設備維修、顧問合同、商標知識產(chǎn)權代理等合同。第4章附則第6條支持文件《合同合同編號規(guī)則》、《合同檔案管理制度》第7條本制度由法務人員負責制定，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后實施。第8條本制度由法務人員負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期

7、懲罰規(guī)定制度名稱懲罰規(guī)定受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部