會議管理制度

會議管理制度總則1.1本文規(guī)定青龍物業(yè)各單位/部門召開各類會議的管理要求定義2.1會議---指各單位/部門因經(jīng)營業(yè)務(wù)或管理需要，召集一定人數(shù)的相關(guān)人員溝通、研究、審議、通報、決定有關(guān)事項，分為例行會議和業(yè)務(wù)專題會議。職責3.1行政管理部負責總部會議室、會議設(shè)備的保管、維護；負責總辦周例會、月度考評會的組織、實施。3.2各單位/部門負責組織、實施由本單位/部門發(fā)起的會議要求。3.3各專業(yè)委員會負責人負責相關(guān)專業(yè)委員會專題會議的召集、主持。工作要求4.1會議分類4.1.1公司會議例行類會議，包括例行晨會、總辦周例會、月度考評會、分管領(lǐng)導(dǎo)組織的周例會/月度例會、部門周例會等。專題會議，包括由各單位/部門/專業(yè)委員會因經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理需要等召開的專題會議。大型會議，一般情況下以青龍集團、青龍地產(chǎn)、物業(yè)公司名義組織召開的會議，包括年度或半年度總結(jié)、慶祝類會議等。4.1.2外部會議外部會議，由外部組織、機構(gòu)召開的，需要我公司指派人員參加的活動、會議。4.1.3與業(yè)主/客戶相關(guān)會議業(yè)主懇談會：由青龍地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)項目每月固定組織召開，由社區(qū)業(yè)主、物業(yè)服務(wù)人員共同參加的溝通交流會議，旨在了解、征詢、答疑客戶需求。與業(yè)委會工作溝通會議，因業(yè)主需求或業(yè)委會工作需要由我公司相關(guān)人員參加的關(guān)于社區(qū)建設(shè)的定期或不定期的工作會議。甲方聯(lián)席會：非青龍地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)項目與甲方的聯(lián)席會，根據(jù)與甲方合同約定，1頁共9頁定期或不定期的召開聯(lián)席會。4.2會議安排4.2.1公司會議總辦周例會：一般情況在每周五下午召開；會前，由行政管理部負責落實各參會單位本次會議所涉及的議題（每個單位提出不超過3項）并發(fā)送至每個參會人員提前知會，并落實當期各單位重點工作完成情況；會中，總辦成員匯報上周完成的主要工作，提出下周或需要協(xié)調(diào)的重點工作，總經(jīng)理對總辦成員提出的重點工作給予協(xié)調(diào)或指導(dǎo)。參會人員：公司總辦會成員；行政管理部負責主持會議。B月度考評會：一般情況在每月初前10日內(nèi)召開；會前，由行政管理部收集匯總總辦會對各單位/部門上月計劃考評結(jié)果；會中，各單位/部門就上月重點工作進行匯報分析，并報告本月重點工作安排，總辦會對各單位/部門提出的重點工作給予協(xié)調(diào)、指導(dǎo)或點評；參會人員及會議主持同總辦周例會各物業(yè)項目周例會和月度考評會：由各單位分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開，會議形式參考公司總辦周例會和月度考評會。各專題會議：各單位/部門根據(jù)需要自行提出、自行組織；參會人員由提出單位/部門負責人決定，對于需要董事會、執(zhí)委會、監(jiān)事會成員參加的會議，除緊急事宜外，參照青龍地產(chǎn)《會議管理規(guī)定》（TTDC014-BG05-2010）規(guī)定需提前2天向辦公室秘書人員提出，并在OA內(nèi)網(wǎng)發(fā)布“會議管理”工作流程。各職能部門/專業(yè)技術(shù)委員會專題會議，由承擔部門負責溝通并發(fā)布會議通知。大型會議：職能部門負責策劃青龍物業(yè)所有大型會議，會議方案由總辦會根據(jù)實際情況組織制定，如需要報青龍地產(chǎn)執(zhí)委會批準。4.2.2外部會議由接收外部會議通知的單位填寫《外部會議安排表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準后，指派專人出席。4.2.3與業(yè)主相關(guān)會議業(yè)主懇談會青龍地產(chǎn)項目每月召開一次業(yè)主懇談會，由各單位負責人組織召開，分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門自行選擇參與或旁聽。會前，由各部門負責人根據(jù)近期物業(yè)服務(wù)工作實際情況，第 2 頁共9頁提前邀約業(yè)主并確定本單位參會人員（如需要職能部門參與亦提前溝通），確定會議主要方向和主題；會中，參會人員簽到、詳細記錄、解答客戶的建議、意見和需求；會后，整理《備忘錄》并歸檔，對客戶提出的問題及時整改并反饋客戶。與業(yè)委會（甲方聯(lián)席會）相關(guān)工作會議對于各社區(qū)業(yè)主委員會要求參與的會議，由各單位負責人參加或指定專人參加。對于業(yè)主委員會參與對現(xiàn)場提出整改要求、意見等的回復(fù)。4.3會議通知原則上，凡涉及多個單位人員參加的會議，均應(yīng)至少1天以內(nèi)內(nèi)網(wǎng)公告或電子郵件的形式發(fā)布通知，對于單位內(nèi)部會議、小范圍的非正式會議或緊急召集會議，可依據(jù)實際情況采用電話、短信或口頭通知的方式告知參會人員。4.4會議記錄或紀要4.4.1所有會議均應(yīng)留有會議記錄和紀要，會議組織單位/人員負責安排專人進行會議記錄，并在會后2個工作日內(nèi)整理完畢，報參會最高領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人審核后發(fā)送所有參會人員或業(yè)務(wù)相關(guān)人員，會議組織單位/人員負責相關(guān)事宜的追蹤落實。以下會議類型，須經(jīng)全體參會成員簽字確認后留存：對于各類高層會議紀要，作為公司決策的重要文件，須經(jīng)全體參會成員簽字確認后，交行政管理部存檔備查。如會議已決策事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“決策字樣”。對于業(yè)主懇談會《備忘錄》，連同《與會人員簽到表》一并由各物業(yè)服務(wù)中心負責人管理。對于有業(yè)主委員會成員參與的會議/甲方聯(lián)席會，或由業(yè)委會/甲方參與對現(xiàn)場提出整改要求、意見等亦視為會議，按照此規(guī)定執(zhí)行。此類《備忘錄》連同《與會人員簽到表》，一并由各物業(yè)服務(wù)中心負責人管理。D對于物業(yè)公司每月召開的例會及每周召開的例會，會議紀錄人員須在2個工作日內(nèi)整理出會議紀要報參會最高領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人審核后通過OA網(wǎng)郵件發(fā)送給全體參會人員、同時抄送計劃運營部負責人、職能中心總監(jiān)、總裁，同時上傳“OA辦公網(wǎng)”——“知識中心”，以備檢查和存檔。4.4.2會議紀要和記錄具有一定的區(qū)別（詳見青龍地產(chǎn)《會議管理規(guī)定》（TTDC014-BG05-2010）第4.4.2、4.4.3條款）。物業(yè)公司內(nèi)部會議，按照公司《會第 3 頁共9頁議紀要》格式填寫，可根據(jù)會議內(nèi)容、類型、參加部門/人員，對會議內(nèi)容有選擇性的采取“會議記錄”或“會議紀要”記載。4.5會議紀律為提高會議效率，須對會議紀律進行嚴格約束。對于因故無法參加會議、無法全程參與，須按程序報參會最高領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人同意，否則將被視為“缺席、遲到、早退”。關(guān)于會議紀律及處罰規(guī)定如下：因工作原因或個人原因無法參加會議；皆須按程序請假。對于未按規(guī)定請假缺席會議的人員，每次給予200元處罰。因工作原因請假不予處罰；因個人原因請假給予元處罰。遲到，早退或未按規(guī)定提前進入會議場地，每次處50元處罰。會議期間因故請假，須報參會最高領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人同意后方可離場，否則視為早退。會議期間，未經(jīng)允許私自接聽電話、大聲喧嘩等影響會議秩序，每次處20元處罰。對公司會議精神未按要求進行落實或不學(xué)習(xí)者，處50元處罰；特殊情況視會議內(nèi)容的重要程度可增加處罰力度。E會議期間未按要求著裝，每次處50元處罰。4.6會議文件保管會議相關(guān)文件由會議組織單位/人員妥善保管，重要會議資料應(yīng)報備行政管理部備查，符合檔案管理范疇的文件執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定。相關(guān)文件無相關(guān)記錄序號名稱保存部門保存期限1會議紀要責任單位五年2會議簽到表責任單位五年3工作備忘錄責任單位永久保存流程圖或重點事項圖表無第 4 頁共9頁附加說明本文件主要修訂起草人：行政管理部。本文件由行政管理部負責解釋。第 5 頁共9頁附件1：公司內(nèi)部會議簽到表會議簽到表會議時間：日程安排：議題：1、我將認真學(xué)習(xí)，將本次會議的精神領(lǐng)會貫通并嚴格執(zhí)行；承諾 2、嚴格遵守本單位會議管理規(guī)定，不遲到、不早退，不打手機等；3、請遵守以上承諾者簽字。姓名 出勤簽到 考核情況 姓名 出勤簽到 考核情況備注：

出勤?

缺勤O

請假×第

6

頁共

9

頁附件2：公司內(nèi)部會議紀要格式 黑體，四號，加粗，居中××××××?xí)h紀要（編號：××）宋體、小四號、居中時間：××××年××月××日地點：××××主持人：×××與會人員：××××××××××××××××××主題：××××××××××××××宋體、小四號、加粗、居中正文宋體、五號、首行縮進2字符第 7 頁共9頁附件3：業(yè)主懇談會/業(yè)委會相關(guān)會議簽到簿與會人員簽到表時 間：組織部門：會議地點：會議主題：參會部門 姓名 簽到 備注備注： 出勤? 缺勤〇 請假×第 8 頁共9頁附件4：業(yè)主懇談會/業(yè)委會相關(guān)會議記錄/甲方聯(lián)席會備忘錄宋體、小四號、居中，編號規(guī)則《文件編（編號：