鋼管制造有限公司文件控制程序

鋼管制造有限公司文件把握程序目的修改、回收及外來文件收集、購買接收等進(jìn)行把握，以確保公司與質(zhì)量保證體系有關(guān)的文件均處于受控狀態(tài)。適用范圍本程序適用于公司進(jìn)行質(zhì)量管理和質(zhì)量保證活動的管理文件、技術(shù)文件和資料，包括適當(dāng)范圍的標(biāo)準(zhǔn)和顧客供應(yīng)的圖樣等外來文件等。編制依據(jù)：文件編制依據(jù)公司《質(zhì)量保證手冊》要求和公司實際需求。職責(zé)技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)質(zhì)量保證體系涉及的全部文件和資料把握的歸口管理。各部門負(fù)責(zé)人按公司文件和資料的分類狀況，負(fù)責(zé)本部門的文件和資料的把握,并接受質(zhì)保工程師的指導(dǎo)與監(jiān)督。技術(shù)質(zhì)量部按標(biāo)準(zhǔn)要求和公司實際編寫《崗位作業(yè)指導(dǎo)書匯編》等技術(shù)文件，由各系統(tǒng)責(zé)任人對文件進(jìn)行審核，質(zhì)保工程師批準(zhǔn)。程序說明分類及編號標(biāo)識為：質(zhì)量保證手冊：WXSP/SC-A/1。質(zhì)量保證體系程序文件(管理制度)匯編：WXSP/CZ-HB-A/1，其中程序文件WXSP/CX為WXSP/ZD-挨次號。WXSP/ZG-HB-A/1（操作規(guī)程為WXSP/ZDS-挨次號；質(zhì)量記錄:ZJ-對應(yīng)ISO9001-2008標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號-挨次號;質(zhì)量方案：ZJ-7.1-ZJ-7.5.2-流水號。多媒體電子類文件由專人進(jìn)行管理，分類存檔注明電子文件類別及名稱。外來文件、合同按原文件的編號進(jìn)行管理。其中：WXSPSC代表質(zhì)保手冊，CZHBCX代表程序文件，ZD，ZG程，ZDS代表作業(yè)指導(dǎo)書，GC代表操作規(guī)程，A/1代表第一版經(jīng)過修改。文件和資料由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一編號,并分類進(jìn)行管理和發(fā)放,明確編制部門、審核人、批準(zhǔn)人、持有部門及文件管理部門等。文件編制審批第一層次文件《質(zhì)量保證手冊》的編制是由質(zhì)保工程師組織實施，技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實施。其次層次文件《程序文件（管理制度）匯編》的編制是由質(zhì)保師組織各部門編制。經(jīng)質(zhì)保工程師審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)并在公司內(nèi)實施。第三層次文件包括《崗位作業(yè)指導(dǎo)書匯編》及管理文件由各職能部門組織編寫，相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行審核，質(zhì)保工程師批準(zhǔn)執(zhí)行。批準(zhǔn)與發(fā)布全部文件資料的編制都要經(jīng)過審查、批準(zhǔn)后發(fā)布實施。文件資料由技術(shù)質(zhì)量部發(fā)放至全部的使用場合。發(fā)放時要用《文件發(fā)放/回收記錄》進(jìn)行登記和簽收，對受控文件，在文件封面的文件受控狀態(tài)欄標(biāo)明,以示為受控、有效版本。保管與存檔各部門應(yīng)規(guī)定專(兼)職人員負(fù)責(zé)文件和資料的保管與存檔，并建立文件接收登記表。文件資料應(yīng)放在檔案柜中保管，保管方式應(yīng)便于存取和供應(yīng)利用。文件和資料歸檔后要定期檢查和核對,防止損壞和丟失，當(dāng)使用的文件嚴(yán)峻損壞并影響使用時，應(yīng)向發(fā)放單位辦理更換手續(xù)，交回原文件補(bǔ)發(fā)新文件。外來文件,由使用或歸口部門建《外來文件清單》進(jìn)行管理，對于標(biāo)準(zhǔn)、平安技術(shù)規(guī)范等文件，由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)搜集并把握其分發(fā)和宣貫。文件和資料的借閱管理,借閱時要辦理借閱手續(xù).需要復(fù)制時,要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn).文件的更改文件和資料的更改應(yīng)由原審批部門進(jìn)行審批，更改人必需持有經(jīng)批準(zhǔn)的《文件更改通知單》進(jìn)行更改。文件和資料整體更改時，可視為重新編制，需履5.25.3文件和資料局部更改時更改人要在文件上注明更改標(biāo)記、更改處數(shù)、更改日期并簽字。失效和作廢文件的處理.文件和資料失效或到了最低保存期限，經(jīng)質(zhì)保師批準(zhǔn)后，由各主管部門進(jìn)行銷毀。文件和資料作廢時,由原發(fā)放部門用《作廢文件.資料處置表》聲明作廢，并收回作廢文件后銷毀。作廢文件若需留作備考或存檔時，應(yīng)加注"作廢留用"標(biāo)識。文件的回收及銷毀,由執(zhí)行部門填寫《作廢文件.技術(shù)文件登記在《技術(shù)文件清單》上。引用文件（1）《質(zhì)量記錄控制程序》WXSP/CX-02形成的表格、記錄、臺帳（ 1 ）《 受 控 文 件 清 單 》ZJ-4-01（ 2 ）《 外 來 文 件 清 單 》ZJ-4-02（ 3 ）《 技 術(shù) 文 件 清 單 》ZJ-4-09（4）《文件發(fā)放/回收記錄》ZJ-4-03（ 5