公文寫作應(yīng)注意的幾個問題課件

公文寫作應(yīng)注意的幾個問題寫好公文應(yīng)注意四個問題要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分類要明確行文的目的，根據(jù)行文目的來選擇文種要理順行文關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系來確定文種要熟練、準(zhǔn)確地掌握各種公文的格式要求，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化第一個問題要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分類公文主要有兩大類一是常用公文：如通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、函等，就是我們通常所說的各種各樣的“紅頭文件”。二是常用文書：如計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、述職報告、講話稿、開幕詞、閉幕詞、會議主持詞等，就是我們通常說的“白頭材料”。兩個必須認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握的重要法規(guī)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》

經(jīng)中共中央批準(zhǔn)中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)；

共十二章四十條?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布，自2001年1月1日起施行。共九章五十七條。

常用公文的種類常用公文的種類很多，通常可以有四種分類：一是按公文的發(fā)文機關(guān)不同來劃分；二是按公文的行文關(guān)系劃分；三是按公文的保密要求劃分；四是按公文的辦理時限劃分。不同的分類方法，有不同的公文種類。

一、按公文的發(fā)文機關(guān)不同來劃分黨的公文有14種：決議、指示、公報、條例、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、函、通知、通報、意見、決定、會議紀(jì)要。

政府機關(guān)的公文有13種：命令（令）、公告、通告、議案、請示、報告、批復(fù)、函、通知、通報、意見、決定、會議紀(jì)要。

其中有9種公文是相同的。

三、按公文的保密要求劃分普通件：即不涉及黨和國家秘密、單位工作秘密和內(nèi)部秘密，沒有保密要求的公文。保密件：指涉及黨和國家秘密、單位工作秘密和內(nèi)部秘密，一旦泄密會給黨和國家以及單位工作造成損害的公文。秘密公文一般分為三等密級：絕密件：保密期限不超過30年，特殊情況下可規(guī)定為長期；機密件：保密期限不超過20年；秘密件：保密期限不超過10年。第二個問題要明確行文的目的，根據(jù)行文目的來選擇文種黨的機關(guān)公文種類及適用范圍

1、決議：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項2、決定：用于對重要事項作出決策和安排3、指示：用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求4、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法5、通知：用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項6、通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況7、公報：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件8、報告：用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問9、請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)10、批復(fù)用于答復(fù)下級機關(guān)的請示13、函：用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等14、會議紀(jì)要：用于記載會議主要精神和議定事項第三個問題要理順行文關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系來確定文種3、不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題4、因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)5、向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)9、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文10、同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文11、不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文第四個問題要熟練、準(zhǔn)確地掌握各種公文的格式要求，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化6、簽發(fā)人7、標(biāo)題8、主送機關(guān)9、正文10、附件11、發(fā)文機關(guān)署名12、成文日期13、印章14、印發(fā)傳達范圍15、主題詞16、抄送機關(guān)17、印制版記組成1、版頭版頭由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。黨的機關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍（一）《中共xx文件》用于各級黨委發(fā)布、傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的重要報告、請示（二）《中國共產(chǎn)黨xx委員會（xx）》用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復(fù)下級機關(guān)的請示，向上級機關(guān)報告、請示工作（三）《中共xx辦公廳（室）文件》、《中共xx辦公廳（室）（xx）》用于各級黨委辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)，傳達黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的報告、請示，發(fā)布有關(guān)事項，向上級機關(guān)報告、請示工作（四）《中共xx部文件》、《中共xx部（xx）》用于除辦公廳（室）以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，向上級機關(guān)報告、請示工作2、份號份號即公文印制份數(shù)的順序號；秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號；份數(shù)序號用五位或七位阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注在文件首頁版心左上角第一行。

3、密級公文的秘密等級，標(biāo)注于份號下方。4、緊急程度對公文送達和辦理的時間要求，用3號黑體字標(biāo)注在文件首頁版心右上角第一行。5、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。發(fā)文年度用六角括號“〔〕”括入。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6、簽發(fā)人上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7、標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。有時候發(fā)文機關(guān)名稱也可省略。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

8、主送機關(guān)即主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。9、正文公文的主體，用來表達公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)下方。10、附件公文附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱。11、發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。12、成文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方，右空2字。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。13、印章除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。加蓋印章的注意事項（1）單一機關(guān)制發(fā)的公文，加蓋印章時在落款處不署發(fā)文機關(guān)的名稱，只標(biāo)注成文時間。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。常說的“騎年蓋月”是錯誤的，應(yīng)該是“啟年蓋月”，即印章的左下弧蓋在“年”字上，右下弧蓋住月份，此謂“啟年蓋月”，也稱“啟年壓月”。加蓋印章的注意事項（2）聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，居中排布，主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。印章要排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。加蓋印章的注意事項（3）當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。加蓋印章的注意事項（4）當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。14、印發(fā)傳達范圍加括號標(biāo)注于成文日期左下方。15、主題詞按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機關(guān)上方。主題詞的標(biāo)引應(yīng)先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。16、抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。17、印制版記由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。公文的排版及用紙規(guī)格公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側(cè)裝訂。公文的字體及字號規(guī)范要求密級、緊急程度用三號黑體；發(fā)文字號用四號仿宋體加黑；簽發(fā)人用三號楷體；標(biāo)題用二號（或小二號）宋體加黑或華文中宋二號（或小二號）；正文一級標(biāo)題“一、二、三……”用三號（或小三號）黑體；正文二級標(biāo)題“（一）（二）（三）……”用三號（或小三號）楷體；主送機關(guān)、正文三級標(biāo)題及其它內(nèi)容用三號（或小三號）仿宋體；批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）……通知，通知正文用三號（或小三號）楷體，被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）文件正文用三號（或小三號）仿宋體；附件標(biāo)題用二號（或小二號）宋體或華文中宋二號（或小二號），正文用三號（或小三號）仿宋體；印發(fā)傳達范圍用三號（或小三號）仿宋體；“主題詞”三個字用三號黑體字，居左頂格標(biāo)注，詞目用三號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，不用標(biāo)點符號。抄送機關(guān)名稱用四號仿宋體字；印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期用四號仿宋體字；印發(fā)份數(shù)用五號仿宋體字；一般用單倍行距，每頁19行或20行，每行25個字。公文的頁碼頁碼是指按公文排列的邏輯順序依次對公文編制的順序號，保證公文不散頁。頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，在版心下邊緣之下一行，頁碼左右各放一條4號一字線；單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

漢語數(shù)字使用的一般規(guī)定漢語數(shù)字通常是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大寫“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾”等數(shù)字。在以下環(huán)境中必須使用漢語數(shù)字：

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、夏歷月日、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事變、“一二?九運動”等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字?jǐn)?shù)字。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時，使用漢字?jǐn)?shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。

6．行政機關(guān)公文和軍隊系統(tǒng)公文成文時間用漢語數(shù)字。但黨委系統(tǒng)公文成文曰期應(yīng)按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字。阿拉伯?dāng)?shù)字使用的一般規(guī)定“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”等阿拉伯?dāng)?shù)字的使用，大體有以下幾種情況：

1．公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如，公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、公元1949年10月1日、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應(yīng)寫成05年。

2．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等，必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。3．物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并正確使用法定計量單位。如300kg、15cm、350C等。如果是多位的阿拉伯?dāng)?shù)字，不能換行。4．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

5．引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應(yīng)與所據(jù)版本一致外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

6．表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“