信息交流管理辦法

信息交流管理辦法1目的在公司內(nèi)部和外部應建立一種融洽的氛圍，實行有效的溝通和交流，以達到管理的有效改進。2范圍：本公司與管理有關(guān)的職能部門（室）、各車間及員工交流溝通，及公司與相關(guān)方的外部信息收集與交流。3職責3.1總經(jīng)理負責各部門之間的關(guān)系，主持各主要會議。安排各部門主要工作并檢查完成情況。3.2辦公室根據(jù)實際情況定期不定期召集各部門主要負責人會議及其他相關(guān)會議、并做好會議記錄及存檔工作。3.3辦公室應根據(jù)需要采取各種形式來協(xié)調(diào)全體員工之間的關(guān)系，營造積極向上、團結(jié)一致的氣氛。3.4各部門負責協(xié)調(diào)部門內(nèi)各人員的關(guān)系。3.5公司各管理部門負責與外部相對應的相關(guān)方進行信息交流。4相關(guān)文件4.1《公司會議制度》4.2《合理化建議制度》5執(zhí)行方式5.1會議制度：開會是公司內(nèi)部各部門實現(xiàn)溝通的最常用的形式，公司內(nèi)各部門主要問題的提出、工作的安排、計劃的制定及工作情況的匯報等主要是通過會議的形式來的。5.1.1公司例會：企業(yè)每月的工作計劃、工作總結(jié)、部門之間工作協(xié)調(diào)用相關(guān)專題題目通過會議溝通。會議由辦公室召集，各部門負責人參加。會議應提出當前工作存在的主要問題，探討解決的辦法。公司例會每月召開一次，形成記錄備查。另可根據(jù)需要隨時召開。5.1.2生產(chǎn)例會：（a）原則上在公司總部生產(chǎn)調(diào)度協(xié)調(diào)例會召開的前一天，由分管生產(chǎn)領(lǐng)導負責主持召開生產(chǎn)調(diào)度協(xié)調(diào)例會。生產(chǎn)部負責召集并做好會議記錄及存檔工作，在會議上各部門提出各部門目前（本周）存在主要的問題，經(jīng)各部門共同研究討論解決辦法，同時向總經(jīng)理匯報工作情況，總經(jīng)理審查各部門的工作情況并做出下一期的工作安排。各部門的一些主要的方針、決策都是在會議上決定。各部門之間的一些矛盾、意見也主要在會議上提出并協(xié)調(diào)解決。（b）每日生產(chǎn)晨會:解決昨天的生產(chǎn)急需解決問題;提出今天的主要生產(chǎn)任務的要點。5.1.3產(chǎn)品質(zhì)量安全衛(wèi)生分析會：感官質(zhì)量分析會由品管部負責人召開，工藝技術(shù)分析會由釀造部負責人召開，與產(chǎn)品質(zhì)量安全衛(wèi)生密切相關(guān)人員（銷售部等），公司領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人參加。一般每月召開一次。會議應對生產(chǎn)中存在的質(zhì)量安全衛(wèi)生問題進行分析，提出解決辦法；也可根據(jù)客戶的具體要求，提出工藝改進，提高質(zhì)量的具體措施。如遇特殊情況或客戶投訴則隨時召開，會議應形成記錄。主要對目前生產(chǎn)中質(zhì)量存在的問題進行討論分析，分析產(chǎn)生質(zhì)量安全衛(wèi)生問題的原因，并抓住主要矛盾，針對客戶的要求，提出改進生產(chǎn)工藝，提高產(chǎn)品質(zhì)量安全衛(wèi)生的具體方案。5.1.4管理體系推進改善及培訓會議號召各部門及內(nèi)審員乃至全體員工參與各體系的推進、整改、完善；通過培訓提高他們的質(zhì)量管理的素質(zhì)，促進質(zhì)量管理工作的開展。5.1.5行政會議：不定期召開行政會議，發(fā)布推選公司制度或規(guī)定；協(xié)調(diào)解決各職能部門之間矛盾，解決可以預見的問題，起到預防的作用。5.1.6車間班組長會議：由車間主任召集并主持，所屬車間班組長參加，每月召開一次會議。各班組長向車間領(lǐng)導匯報班組的生產(chǎn)情況及存在的問題，車間領(lǐng)導檢查各小組的工作完成情況并下達生產(chǎn)任務，同時傳達公司的主要會議精神及文件宣貫，總結(jié)布置本車間的工作計劃，對存在的問題提出糾正措施。車間主任負責協(xié)調(diào)所屬班組的工作，班組長會議不定期召開，可根據(jù)實際情況隨時召開。5.1.7班組會議:班組會議由班組長主持，主要傳達車間會議的精神，強調(diào)生產(chǎn)中應嚴加注意的事項（質(zhì)量、安全、勞動紀律等）。班組長協(xié)調(diào)本班崗位的工作。班組長會議一般在車間會議后召開，也可根據(jù)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)問題的需要隨時召開。5.1.8職工代表大會：由工會負責召集并做好會議記錄。由總經(jīng)理主持，職工代表大會根據(jù)需要不定期召開，一般是總經(jīng)理宣布公司的重大方針政策，管理制度、計劃目標等，同時表彰先進工作人員，動員全體員工為公司的發(fā)展努力工作。5.1.9表彰大會：表彰大會一般年終與職工代表大會同時召開。會議由辦公室召集，總經(jīng)理主持，員工代表參加。會議在表彰先進的同時，應號召全公司為企業(yè)的發(fā)展努力工作。5.2發(fā)布指示：向組織內(nèi)，下向溝通的主要形式。指示作為一個領(lǐng)導的方法，可理解為是上級的指令，如口令單、通知、聯(lián)系函等，具有強制性。它要求在一定的環(huán)境下執(zhí)行任務或停止工作，并使指示內(nèi)容和實現(xiàn)組織密切關(guān)聯(lián)。批示分為指示和書面指示，公司所做出的一些重大決策及安排一般以文件即書面的形式層層下達，而部門主管在本部門的一些指示往往是以口頭形式。5.3部門間的交流溝通：各部門應及時將有關(guān)信息，按公司規(guī)定的程序或流程進行傳遞交流。5.4合理化建議：合理化建議是增強全員參與意識，提高工作積極性的內(nèi)部溝通之一。全公司員工可通過郵件、信函向企業(yè)提出合理化建議。工會負責收集、歸類和研討，形成意見上報領(lǐng)導。建議如被采納，該員工受到獎勵。5.4.1設立意見箱，廣泛收集員工合理建議：為調(diào)動全體員工參與管理的積極性，多為公司獻計獻策。設立意見箱，任何員工有任何的想法、意見都可通過意見箱反映上來，工會及時收集員工的合理化建議，如被采納，則應給予獎勵。對于員工提出的存在的問題，經(jīng)辦公室調(diào)查，若屬實，則及時給予解決。通過設立意見箱，減少了上下級溝通的中間環(huán)節(jié)，提高了員工的積極性、增強員工主人翁意識，融洽上下級關(guān)系，促進了有效的溝通。5.4.2通過各種方式不斷提高員工的素質(zhì)：員工素質(zhì)的高低是影響溝通的重要因素，通過企業(yè)文化的熏陶、組織員工學習等方式來不斷提高員工的各方面的素質(zhì)，優(yōu)化溝通。5.5個別交談：個別交談也是組織內(nèi)常用的一種溝通方式。公司領(lǐng)導有組織經(jīng)常用正式非正式形式，同下級或同級人員進行個別交談，征詢他們對組織中存在問題和缺陷提出他們個人的看法，對別人或別的上級，包括對主管人員提出自己的意見。通過個別交談，公司領(lǐng)導可以了解下級人員的思想動態(tài)，有利于今后工作的開展，同時有利于激勵員工，使員工感到自己受到重視，今后將更努力工作。5.6文娛活動：節(jié)日或周末舉行一些文娛活動，有利于增進員工的溝通交流，加深員工之間的感情，增強員工的凝聚力。文娛活動一般由工會組織或與團委聯(lián)合組織，由工會或團委負責人起草活動計劃，申請活動資金，由總經(jīng)理審批，再發(fā)動全體員工積極參加。文娛活動包括：晚會、拔河比賽、籃球賽、聚餐等。5.7優(yōu)化溝通方法：信息共享：有業(yè)務往來的不同部門間實現(xiàn)信息共享，是促進部門間有效溝通的有效方式。不同部門間由于辦公地點不同，工作期間接觸機會較少，給溝通造成不便，通過電腦中有關(guān)信息的共享，使不同部門間也隨時了解到其他部門的一些工作信息，節(jié)約互訪時間，達到有效的溝通。5.8外部信息的交流：5.8.1公司各管理部門應與業(yè)務對應集團總部各部門保持聯(lián)系，及時接收集團總部的各項要求及資料。5.8.2公司各管理部門應與其業(yè)務有關(guān)的政府部門保持聯(lián)系，定期收集本公司有關(guān)的各類法律法規(guī)及各項標準，傳達至有關(guān)部門，以確保公司須執(zhí)行的法律法規(guī)及各項標準正確性和完整性。5.8.3如客戶告知產(chǎn)品有質(zhì)量安全衛(wèi)生的問題時銷售部應按《市場質(zhì)量投訴受理及反饋規(guī)定》執(zhí)行。5.8.4銷售部應按《顧客信息收集和利用辦法》及時了解顧客需要與期望，并將處理結(jié)果回饋顧客。5.8.5如原材料的質(zhì)量安全衛(wèi)生