信息化對(duì)人事檔案管理的新思路

信息化對(duì)人事檔案管理的新思路摘要：人事檔案是在教學(xué)、科研、行政管理等日常工作活動(dòng)中形成真實(shí)材料，是單位培養(yǎng)、選拔、使用人事最重要的根本根據(jù)，具有真實(shí)性、根底性、歷史性、全面性、系統(tǒng)性、權(quán)威性等特征。隨著人事管理制度改革不斷深化，人事檔案管理工作也提出了更高要求。關(guān)鍵詞：信息化管理檔案1管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題1.1檔案材料缺漏原因主要有三方面：首先，人事檔案材料形成涉及的部門較多，有教輔、科研、行政、組織機(jī)關(guān)等，搜集范圍較廣，在相關(guān)規(guī)章制度尚未完善時(shí)，檔案形成部門不明確材料的歸檔范圍，該歸檔的材料沒有及時(shí)移交檔案部門。其次，人事檔案部門管理工作一直以來(lái)處于較被動(dòng)位置，檔案管理者缺乏搜集意識(shí)，沒有通過(guò)檔案材料歸檔制度的建立，積極主動(dòng)去搜集材料，而是坐等檔案形成部門把材料送上門，破壞了人事檔案材料的完好性，特別新進(jìn)教工檔案“檔不隨人走〞的現(xiàn)象，有的教工檔案甚至幾年后才接收。第三，對(duì)檔案材料缺漏進(jìn)展核查的工作量較大，重復(fù)性腦力工作多，占用檔案管理人員相當(dāng)大局部的工作時(shí)間與精力，難免出現(xiàn)“漏檢〞現(xiàn)象。按照中央組織部關(guān)于人事檔案管理的要求，人事檔案包括十大類別，這些材料反映個(gè)人的政治歷史、家庭社會(huì)關(guān)系等方面的材料相對(duì)較多，但內(nèi)容普遍過(guò)于空洞，考核、考察、鑒定、評(píng)價(jià)等內(nèi)容大同小異；而反映個(gè)人工作才能、科研領(lǐng)域、研究成果等材料記載得較少，千人一面，共性和重復(fù)性太多，不能從檔案中突出每個(gè)教職工的個(gè)性，使檔案的利用價(jià)值度大大降低。特別第七類〔獎(jiǎng)勵(lì)類〕普遍缺少對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)審批表、登記表或證書復(fù)印件。1.3信息化管理程度不高由于人事檔案整理具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)性，因此管理過(guò)程中涉及手工勞動(dòng)的較大，信息化管理重視程度不高；而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮其平安性與保密性。隨著近幾年信息化、數(shù)字化技術(shù)的迅猛開展，檔案管理對(duì)管理信息系統(tǒng)又有了不少新的需求，系統(tǒng)的晉級(jí)更新勢(shì)在必行。2信息化管理的新思路2.1以信息化推進(jìn)檔案資源整合信息化是檔案資源有效、科學(xué)整合的重要手段，而數(shù)據(jù)庫(kù)的整合是信息化資源整合中一種主要方式。如人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的整合構(gòu)造，以省委組織部研發(fā)的“干部檔案目錄管理系統(tǒng)〞中現(xiàn)有數(shù)據(jù)作為根底，包括了人事檔案的目錄信息、任免情況等；結(jié)合校園卡中心豐富的個(gè)人信息，包括了個(gè)人照片、工作證號(hào)等。整合人事處權(quán)最新的數(shù)據(jù)，包括職稱、來(lái)校工作時(shí)間、工資等，整合一個(gè)綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，作為人事檔案管理信息系統(tǒng)有力的數(shù)據(jù)支撐。該綜合數(shù)據(jù)庫(kù)整合保證了權(quán)威、最新的人事信息數(shù)據(jù)。根據(jù)人事處管理的數(shù)據(jù)庫(kù)每年增加新教職工的個(gè)人信息，檔案管理人員可積極主動(dòng)地向其原單位懇求寄送檔案，增強(qiáng)接收新教職工檔案的可控性，有效防止“檔不隨人走〞的現(xiàn)象。2.2以信息化實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容如前所述，最能反映教工教學(xué)才能、科研等成就的是人事檔案。但由于搜集難度較大，最能表達(dá)個(gè)性方面的內(nèi)容反而嚴(yán)重空泛。利用信息化技術(shù)，籌劃建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)架構(gòu)的教職工獎(jiǎng)勵(lì)登記信息平臺(tái)。信息平臺(tái)的理念在于教職工可通過(guò)Internet填寫自己的榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)等信息，間接地將人事檔案“獎(jiǎng)勵(lì)〞類別進(jìn)展信息補(bǔ)充。從檔案管理人員角度看，信息平臺(tái)的建立，在豐富個(gè)人信息的同時(shí)突出了教職工的個(gè)性，從以人為本的思想出發(fā)搜集獎(jiǎng)勵(lì)的信息數(shù)據(jù)和實(shí)體材料，大大降低了材料搜集難度，進(jìn)步了工作效率，同時(shí)為挖掘檔案材料的價(jià)值性提供原始數(shù)據(jù)。從學(xué)校角度看，信息平臺(tái)能搜集老師科研、工作、教學(xué)等方面的榮譽(yù)，進(jìn)步人事檔案內(nèi)容的展示度，也表達(dá)了高校綜合科教才能。平臺(tái)的設(shè)計(jì)需充分考慮平安與權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)的惡意篡改和非法盜用；填寫的獎(jiǎng)勵(lì)信息需要檔案部門對(duì)照獎(jiǎng)勵(lì)相關(guān)原件審核，防止弄虛作假現(xiàn)象。2.3以信息化幫助做好檔案查漏工作人事檔案的查漏工作具有高度重復(fù)性、數(shù)量大、消耗時(shí)間的特點(diǎn)，而在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的信息化技術(shù)能很好地解決一些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息。人事檔案的十大門類具有嚴(yán)格的規(guī)律，深化理解并研究這些規(guī)律，可根據(jù)人事檔案中的根本信息定制“查漏目錄表〞，與現(xiàn)有的人事檔案目錄進(jìn)展比照分析，將缺漏的材料統(tǒng)計(jì)出來(lái)。這一思路可作為人事檔案管理信息系統(tǒng)的一個(gè)功能模塊實(shí)