物業(yè)公司大型晚會(huì)活動(dòng)流程

物業(yè)公司大型晚會(huì)活動(dòng)流程總則1.1本文件為青龍物業(yè)主辦或承辦大型晚會(huì)活動(dòng)的相關(guān)工作事項(xiàng)提供指引。1.2本文件適用于青龍物業(yè)大型晚會(huì)活動(dòng)的準(zhǔn)備、開展及后續(xù)工作。定義2.1大型晚會(huì)活動(dòng)——指物業(yè)公司主辦或承辦的人數(shù)超過300人以上的晚會(huì)活動(dòng)，并對活動(dòng)的調(diào)研、預(yù)熱、籌備、彩排、開展、后續(xù)等階段提供服務(wù)。2.2指引——指青龍物業(yè)在參與或協(xié)助上述大型晚會(huì)活動(dòng)時(shí)采用的工作流程、標(biāo)準(zhǔn)或在活動(dòng)中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)并因此形成的工作指導(dǎo)性文件。職責(zé)3.1品牌策劃部負(fù)責(zé)：活動(dòng)的前期調(diào)研；預(yù)案編寫；會(huì)簽發(fā)布；物料設(shè)計(jì)；根據(jù)需要協(xié)助制作物料及節(jié)目彩排；現(xiàn)場指導(dǎo)；新聞審核發(fā)布。3.2各物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)：根據(jù)預(yù)案執(zhí)行宣傳方案；人員；物料準(zhǔn)備；節(jié)目彩排；現(xiàn)場布置；新聞編寫。工作要求4.1活動(dòng)名稱：根據(jù)活動(dòng)主題，確定活動(dòng)名稱。4.2活動(dòng)目的：根據(jù)活動(dòng)的舉辦背景，說明活動(dòng)的舉辦目的，以及舉辦該活動(dòng)的意義。4.3活動(dòng)時(shí)間：選擇節(jié)假日或周末時(shí)間開展，需關(guān)注天氣的變化。4.4活動(dòng)地點(diǎn)：場地的租用需與相關(guān)單位溝通。4.5活動(dòng)前期工作4.5.1活動(dòng)調(diào)研階段（活動(dòng)前一個(gè)月）4.5.1.1了解社區(qū)人群對晚會(huì)節(jié)目的需求；4.5.1.2了解社區(qū)中各文藝團(tuán)體的資源；4.5.1.3了解社區(qū)周邊可利用的贊助資源；4.5.1.4基本確定晚會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)（如初定場地為戶外，需確定一戶內(nèi)的備選方案），落實(shí)晚會(huì)地點(diǎn)的電源用量能否滿足；4.5.1.5通過三家比價(jià)，選擇性價(jià)比高、方案優(yōu)質(zhì)實(shí)用的演藝公司；第1頁共5頁4.5.1.6基本確定晚會(huì)節(jié)目來源，如：業(yè)主節(jié)目、業(yè)委會(huì)選報(bào)、員工節(jié)目、外聘演員、周邊商家資源；4.5.2活動(dòng)預(yù)熱階段（活動(dòng)前半個(gè)月）4.5.2.1海報(bào)或通知：設(shè)計(jì)（明確：參與活動(dòng)的獎(jiǎng)品，對業(yè)主要有吸引力；電話報(bào)名）、制作、張貼（社區(qū)宣傳欄及單元宣傳欄，分別張貼）；4.5.2.2橫幅：品牌確定橫幅內(nèi)容，轉(zhuǎn)項(xiàng)目自行安排制作及安裝；4.5.2.3其他：電話通知、短信提醒、走訪告知等方式（活動(dòng)前一周）；4.5.2.4統(tǒng)計(jì)報(bào)名人數(shù)，必要時(shí)須采取小眾營銷的方式，即上述其他中的方式（活動(dòng)前一周）。4.5.3活動(dòng)準(zhǔn)備階段（活動(dòng)前半個(gè)月）4.5.3.1籌備及彩排：召開籌備會(huì)，確定活動(dòng)中各相關(guān)負(fù)責(zé)部門及單位的具體工作事宜、人數(shù)、時(shí)間等問題，如有合作方（含演藝公司），需合作方負(fù)責(zé)人一并參加，明確各自的工作職責(zé)；彩排前，提前預(yù)約各節(jié)目負(fù)責(zé)人、演藝公司及相關(guān)單位準(zhǔn)點(diǎn)參加彩排，根據(jù)彩排中節(jié)目特點(diǎn)，請演藝公司確定各節(jié)目所需的燈光及特效，如：音響、燈光（追光、搖頭燈、彩燈）、電源、舞臺(tái)特效（冷焰火、泡泡機(jī)、煙霧）等問題。4.5.3.2背板及場地：現(xiàn)場勘察場地，確定舞臺(tái)背景板的尺寸及現(xiàn)場的布置方案，根據(jù)確定的尺寸設(shè)計(jì)舞臺(tái)背景板，活動(dòng)前一周根據(jù)天氣情況，確定最終的地點(diǎn)。如為戶外場地，需在晚會(huì)結(jié)束后燃放煙花渲染（雨雪天除外），需確定燃放煙花的地點(diǎn)、人員，要設(shè)在距離業(yè)主較遠(yuǎn)的位置，以安全且能保證觀看效果為宜；如為室內(nèi)場地，需在晚會(huì)結(jié)束后放彩帶渲染，需確定人員及位置，以安全且能保證觀看效果為宜。4.5.3.3經(jīng)費(fèi)及贊助：根據(jù)活動(dòng)的大小、具體情況，確定各項(xiàng)費(fèi)用支出明細(xì)，如：晚會(huì)獎(jiǎng)品、演職人員禮品等，禮品與獎(jiǎng)品與相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)，減少經(jīng)費(fèi)支出，盡量使用各公司資源。另加，橫幅及海報(bào)制作費(fèi)、演藝公司費(fèi)用、租車費(fèi)、物品及服裝租賃費(fèi)、餐費(fèi)及其他等明細(xì)與活動(dòng)方案，在活動(dòng)開始一周前，完成審批，如超出預(yù)算，需進(jìn)行會(huì)簽評審。第2頁共5頁4.5.3.4資料準(zhǔn)備：提前準(zhǔn)備活動(dòng)中所需的資料，如發(fā)言稿、演職人員通訊錄、重點(diǎn)業(yè)主邀請名單、主持詞、業(yè)主滿意度調(diào)查表等。4.5.3.5物料采購：根據(jù)活動(dòng)需要、禮品需要，提前購置活動(dòng)所需物品資料，分發(fā)給相關(guān)部門責(zé)任人（如需采購煙花，需注意煙花的保管存放問題）。4.5.3.6提前一周，每天關(guān)注活動(dòng)期間的天氣情況（如遇大風(fēng)、雨天，轉(zhuǎn)室內(nèi)場地）。4.5.3.7活動(dòng)前一到兩天搭建晚會(huì)場地，由工程與秩序維護(hù)人員現(xiàn)場跟進(jìn)，如有問題，及時(shí)溝通。4.6活動(dòng)舉辦階段（活動(dòng)當(dāng)天）4.6.1活動(dòng)前會(huì)議：工作人員的各職能組領(lǐng)隊(duì)需進(jìn)行活動(dòng)前會(huì)議，再次確定各項(xiàng)工作是否明確，確保萬無一失，可設(shè)立車輛組、秩序維護(hù)組、舞臺(tái)組、場務(wù)組、餐飲組、煙花組、工程組、禮儀組、保潔組、導(dǎo)演組、禮品組、攝影組等，根據(jù)晚會(huì)大小確定組別和人數(shù)。4.6.2活動(dòng)前協(xié)調(diào)工作：及時(shí)與參與活動(dòng)的合作單位、演員或業(yè)主溝通，確保能夠準(zhǔn)時(shí)參加活動(dòng)；活動(dòng)負(fù)責(zé)人與活動(dòng)小組成員要在現(xiàn)場跟進(jìn)活動(dòng)前的準(zhǔn)備情況，如遇突發(fā)事件，立即解決。4.6.3活動(dòng)場地安全：確保場地安全問題，需安排秩序維護(hù)人員維護(hù)現(xiàn)場秩序，禮賓服務(wù)人員要在關(guān)鍵路口進(jìn)行引領(lǐng)指導(dǎo)。4.6.4活動(dòng)影像資料：對活動(dòng)全過程進(jìn)行攝影、根據(jù)需求進(jìn)行錄像。4.7活動(dòng)后續(xù)階段（活動(dòng)當(dāng)天至活動(dòng)后三天）4.7.1場地清理：由相關(guān)秩序維護(hù)員及保潔員對活動(dòng)場地進(jìn)行維護(hù)清理，確保第二天能夠正常使用。（活動(dòng)當(dāng)天）4.7.2成果展示：將活動(dòng)新聞發(fā)布網(wǎng)絡(luò)，或通過社區(qū)宣傳欄展示給社區(qū)業(yè)主。（活動(dòng)后第二天）4.7.3滿意度調(diào)查：對業(yè)主進(jìn)行活動(dòng)滿意度調(diào)查（入場前發(fā)調(diào)查問卷，節(jié)目結(jié)束后收集業(yè)主調(diào)查問卷的意見）。4.7.4活動(dòng)總結(jié)：對活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)，效果、問題、業(yè)主滿意度等。（活動(dòng)后第三天）第3頁共5頁相關(guān)文件無。相關(guān)記錄無。流程圖或重點(diǎn)事項(xiàng)圖表附后：大型晚會(huì)活動(dòng)指引流程圖附加說明本文件首次起草人：本文件修訂人：。本文件由青龍物業(yè)品牌策劃部負(fù)責(zé)解釋。第4頁共5頁附：大型晚會(huì)活動(dòng)指引流程圖活動(dòng)前期工作明確活動(dòng)名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)活動(dòng)調(diào)研階段了解社區(qū)資源、確定詳細(xì)舉辦地點(diǎn)、確定演藝公司、節(jié)目來源活動(dòng)預(yù)熱階段海報(bào)及通知的制作張貼、活動(dòng)宣傳、人員統(tǒng)計(jì)活動(dòng)準(zhǔn)備階段召開籌備會(huì)；彩排