物業(yè)公司公關(guān)接待及活動指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)

物業(yè)公司公關(guān)接待及活動指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)總則本文件目的在于使物業(yè)公司的接待工作逐步納入制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，更好地做好策劃和接待服務(wù)工作。本文件適用于物業(yè)公司各單位/部門的對外接待以及公關(guān)活動的相關(guān)流程。定義無職責(zé)3.1品質(zhì)管理中心、行政管理部、品牌策劃部負(fù)責(zé)公司對外接待工作。3.2各單位負(fù)責(zé)本單位對外接待工作。對外接待工作要求4.1公司外來客戶來訪接待程序4.1.1主辦單位（包括行業(yè)主管單位、集團(tuán)其他子公司、集團(tuán)職能部門、公司下屬管理單位等）在訪客到青前3天需確認(rèn)來賓的基本情況：國家、單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、人數(shù)，來訪目的和要求、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排；并將詳細(xì)資料發(fā)至公司相關(guān)協(xié)助部門，確定參加接待的人員名單。4.1.2主辦單位與行政管理部、品質(zhì)管理中心、品牌策劃部共同確定迎送的日程、方式、迎送人員（內(nèi)部、外部）、工作人員。（如需辦公樓項目甲方領(lǐng)導(dǎo)參加，要提前邀請；如需集團(tuán)或其它政府領(lǐng)導(dǎo)參加，要提前邀請，必要時，可請集團(tuán)辦公室協(xié)助）4.1.3主辦單位與來訪單位的活動聯(lián)絡(luò)人商議活動日程安排，及時將結(jié)果反饋行政管理部、品質(zhì)管理中心、品牌策劃部，并報告負(fù)責(zé)接待的分管領(lǐng)導(dǎo)；根據(jù)來訪要求協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好各項活動安排；隨時征求客人意見，及時調(diào)整活動安排。4.1.4主辦單位準(zhǔn)備好會議所需資料文件（包括日程安排、公司及項目簡介、會議議題資料等），行政管理部預(yù)訂食宿酒店并安排相關(guān)日程。4.1.5主辦單位需了解接待期間的天氣情況，做好預(yù)防及應(yīng)對措施。4.1.6會議（接待）室的準(zhǔn)備：背景板（材質(zhì)、搭架方式、版面的設(shè)計）、橫幅、桌旗、企業(yè)資料（會議資料、信箋、筆）、企業(yè)簡介、當(dāng)天活動日程安排、企業(yè)專題片、第1頁共7頁制作桌卡、投影儀（調(diào)試）、講話麥克（確定講話領(lǐng)導(dǎo)的坐位、調(diào)試器械）、飲品、果盤、鮮花。品牌策劃部負(fù)責(zé)確定版面的設(shè)計。4.1.7行政管理部、品牌策劃部安排接待活動現(xiàn)場的攝影、錄像要求，確定專業(yè)人員及相關(guān)工作人員。4.1.8主辦單位、行政管理部、品牌策劃部共同確定嘉賓禮品標(biāo)準(zhǔn)、樣式、數(shù)量。4.1.9行政管理部安排車輛，或租賃高檔轎車（面包車）迎送，包括：嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、工作人員等，并提供司機(jī)通訊方式。4.1.10主辦單位根據(jù)來訪單位的要求，將需訂購的返程票反饋行政管理部，由行政管理部協(xié)助辦理。4.1.11主辦單位需協(xié)助來賓結(jié)算住宿費(fèi)等，落實(shí)返程安排及送行車輛，送站；通知來賓單位接站。4.1.12根據(jù)主辦方要求，主辦單位為重要嘉賓郵寄相關(guān)影像資料并作內(nèi)部存檔。整理活動接待期間所有信息、文字、圖片資料，填寫《資料存檔目錄》報行政管理部，要點(diǎn)性的記錄活動接待的全過程，相關(guān)資料編號存檔。4.2公司內(nèi)部大型活動組織程序4.2.1行政管理部、品牌策劃部與主辦單位確定活動的主題。4.2.2主辦單位確定活動時間、參加單位、參加人數(shù)、組織形式。4.2.3主辦單位確定主要活動地點(diǎn)，根據(jù)活動（會議）的主題風(fēng)格，確定各種場地，包括：演出（演職員休息區(qū)域、演出區(qū)域等等）、會議餐飲（人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、交通）、參觀項目（公司托管項目、集團(tuán)項目、旅游景點(diǎn)、娛樂項目）等。4.2.4主辦單位了解活動期間的天氣情況，做好預(yù)防措施。4.2.5品牌策劃部負(fù)責(zé)對活動接待現(xiàn)場的布置，包括各種場地氣氛、布景設(shè)計等。4.2.6接待場地準(zhǔn)備：背景板（材質(zhì)、搭架方式、版面的設(shè)計）、企業(yè)專題片、投影儀（調(diào)試）、音響、講話麥克（確定講話領(lǐng)導(dǎo)的坐位、調(diào)試器械）、飲品、果盤、嘉賓胸花、鮮花。4.2.7主辦單位、行政管理部、品質(zhì)管理中心、品牌策劃部共同完成接待方案報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，包括：日程、產(chǎn)生費(fèi)用、接待細(xì)節(jié)等。第2頁共7頁4.2.8行政管理部、品質(zhì)管理中心、主辦單位、協(xié)辦單位共同確定相關(guān)禮品標(biāo)準(zhǔn)、樣式、數(shù)量。4.2.9品牌策劃部安排接待活動現(xiàn)場的攝影、錄像要求，確定專業(yè)人員及相關(guān)工作人員。4.2.10行政管理部安排車輛，包括：確定用車情況（領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、工作人員等）、分配車輛使用、通知各用車單位，并提供司機(jī)通訊方式。4.2.11行政管理部制作活動過程的錄像光盤，根據(jù)要求為相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)制作相關(guān)影像資料并作內(nèi)部存檔。整理活動接待期間所有信息、文字、圖片資料，填寫《資料存檔目錄》報行政管理部，要點(diǎn)性的記錄活動接待的全過程，相關(guān)資料編號存檔。公關(guān)活動工作要求5.1公司公關(guān)活動流程及審批權(quán)限。5.1.1品牌策劃部在策劃組織公司公關(guān)活動時，須在活動預(yù)定時間的30天前，將擬舉行的活動方案以及所涉及費(fèi)用、設(shè)計稿、制作方式、材質(zhì)，報請公司及集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.2方案批準(zhǔn)后三日內(nèi)，品牌策劃部根據(jù)活動方案組織實(shí)施要求，制作《***活動籌備分工細(xì)則》，并將籌備分工細(xì)則及籌備溝通會的時間及要求通知各相關(guān)單位。5.1.3籌備期間，品牌策劃部應(yīng)對各項籌備工作進(jìn)程進(jìn)行有效監(jiān)督和補(bǔ)充，每周向總辦會匯報一次進(jìn)度。5.1.4活動前3天須確定活動指定停車區(qū)域，特別是各嘉賓領(lǐng)導(dǎo)的特別入場通道，活動前1天須通告車輛管理人員以及相關(guān)司機(jī)，保證交通順暢無誤。5.1.5活動前1天須完成活動現(xiàn)場場內(nèi)、場外的布展，音響、燈光須在活動開始前2小時完成安裝、調(diào)試，追蹤落實(shí)工作人員的用餐問題，活動開始前1小時須完成會務(wù)工作。5.1.6相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，須在活動前1天提供至講話領(lǐng)導(dǎo)。5.1.7設(shè)專人對現(xiàn)場進(jìn)行攝影、攝像，引導(dǎo)拍攝的重點(diǎn)區(qū)域、重點(diǎn)時段及重點(diǎn)人物。5.1.8及時溝通、引導(dǎo)拍攝以及采稿的重點(diǎn)。5.1.9所有工作人員須在活動開始前1小時到位，所有音效資料、設(shè)備儀器保持在預(yù)備狀態(tài)，完成活動啟動的準(zhǔn)備。第3頁共7頁5.1.10活動期間，對活動現(xiàn)場進(jìn)行有效控制，保證活動現(xiàn)場的秩序以及各環(huán)節(jié)的銜接。5.1.11活動結(jié)束前十分鐘通知車輛管理人員，以便相關(guān)司機(jī)做好接送工作。5.1.12根據(jù)方案預(yù)算進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算工作。5.1.13影像資料須在活動結(jié)束后一周內(nèi)制作完成并歸檔。5.1.14活動結(jié)束3日內(nèi)，進(jìn)行公司或集團(tuán)內(nèi)、外媒體、網(wǎng)絡(luò)的報道并存檔。5.1.15將活動的所有文字資料進(jìn)行存檔。5.2各單位公關(guān)活動流程及審批權(quán)限5.2.1每年1月下旬，各社區(qū)單位將本單位年度社區(qū)活動計劃（費(fèi)用不得超過當(dāng)年的預(yù)算）報品牌策劃部，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行?；顒佑媱澟鷾?zhǔn)后，各單位指定專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)，品牌策劃部專人負(fù)責(zé)協(xié)助和監(jiān)督各單位予以實(shí)施。5.2.2組織策劃大型公關(guān)活動（社區(qū)活動），由公司公關(guān)管理部門與各單位共同組織，職能部門協(xié)助各單位進(jìn)行活動方案的擬定以及現(xiàn)場實(shí)施，雙方或三方確定直接負(fù)責(zé)人員進(jìn)行工作銜接。5.2.3各單位在策劃組織本單位公關(guān)活動（社區(qū)活動），須在活動預(yù)定時間的20天前，將擬舉行的活動方案以及所涉及費(fèi)用、設(shè)計稿（彩色）、制作方式、材質(zhì)，報請公司及集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.2.4籌備期間，各單位須對各項籌備工作進(jìn)程進(jìn)行有效監(jiān)督和補(bǔ)充，每周向職能部門及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報一次進(jìn)度。5.2.5活動實(shí)施流程及標(biāo)準(zhǔn)按照公司公關(guān)活動流程執(zhí)行。5.2.6各單位在活動結(jié)束后1個工作日內(nèi)將此次公關(guān)活動（社區(qū)活動）以新聞稿（電子版）的形式發(fā)至品質(zhì)管理中心，品牌策劃部審批后在公司內(nèi)部或集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)統(tǒng)一發(fā)布。若需在電視、報紙等外部媒體發(fā)布，各單位須事先報品牌策劃部審批，由品牌策劃部確定是否需報集團(tuán)相關(guān)部門審批。如審批通過，由品牌策劃部聯(lián)系相關(guān)媒體統(tǒng)一發(fā)布信息。5.3公關(guān)活動費(fèi)用的承擔(dān)5.3.1公司公關(guān)活動產(chǎn)生的費(fèi)用由公司承擔(dān)。5.3.2各單位公關(guān)活動產(chǎn)生的費(fèi)用：小區(qū)或?qū)懽謽琼椖吭诮桓肚皥笳堥_發(fā)商承擔(dān)，交付后由各單位自己承擔(dān)；辦公樓項目根據(jù)甲方需要組織公關(guān)活動，費(fèi)用報請甲方承擔(dān)。第4頁共7頁5.3.3配合愛家會組織的公關(guān)活動產(chǎn)生的費(fèi)用報請愛家會或營銷中心承擔(dān)。相關(guān)文件無。相關(guān)記錄序號記錄名稱保存部門保存期限1《青龍物業(yè)接待工作記錄單》行政管理部及各相關(guān)單位2年2《單項活動(會議)資料存檔目行政管理部及各相關(guān)單位2年錄》流程圖無附加說明本文件主要起草人：。本文件修訂人：