物業(yè)公司會議管理工作規(guī)范

8/8文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁1/31.0目的2.0范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團各種工作會議，所屬各物業(yè)公司（治理處）參照執(zhí)行。3.0職責(zé)3.1行政治理總部負責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。3.2行政治理總部和各物業(yè)公司（治理處）行政治理部履行會議治理職能。4.0工作內(nèi)容4.1會議的召開必須以高效、精簡、節(jié)約為原則。4.1.1按照規(guī)模和級不將物業(yè)集團會議分為物業(yè)集團會議和部門工作會議兩類。4.1.2物業(yè)集團會議：由物業(yè)集團要緊領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(治理處)負責(zé)人參加的會議，包括物業(yè)集團兩周例會、物業(yè)集團培訓(xùn)學(xué)習(xí)會議等。4.2部門工作會議：由物業(yè)集團要緊領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會及其他部門會議。4.3召開會議的審批4.3.1物業(yè)集團會議不需審批。4.3.2部門工作會議。由物業(yè)集團本部部門或下屬物業(yè)公司(治理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會或其他部門會議，須認真填寫《會議召開審批表》，經(jīng)行政治理總部平衡意見后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3公司其它人員未經(jīng)審批，不得擅自召集其它部門開會，不得擅自占用會議室。4.4會議組織與安排4.4.1會議主持人：物業(yè)集團會議結(jié)合總經(jīng)理意見，由副總經(jīng)理主持（崗位空缺的情況下由行政治理總部負責(zé)人主持）；部門工作會議由牽頭部門負責(zé)人主持；有上級（集團）領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時由總經(jīng)理主持。4.4.2物業(yè)集團會議由行政治理總部依照領(lǐng)導(dǎo)授意進行組織安排。4.4.3部門工作會議，由牽頭部門進行組織安排，并將召開會議的議程及參加會議人員等情況報送行政治理總部；行政治理總部負責(zé)提供會議室。4.4.4會議召開前，應(yīng)由行政治理總部或牽頭部門做好會議預(yù)備工作，包括各種會議議程設(shè)計及材料、會議簽到、會議記錄等。4.4.5會議通知4.4.5.1與會人員名單的確定既要精簡也要有代表性，并能夠及時準確的加以貫徹落文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁碼2/3實。物業(yè)集團會議由會議主持人提議并報總經(jīng)理審定；部門工作會議由主持人確定。4.4.5.2物業(yè)集團會議由行政治理總部負責(zé)在會議召開8小時往常下發(fā)或傳真書面會議通知（臨時緊急會議除外），并告知會議主題和預(yù)備事項。在書面通知不便的情況下，由行政治理總部專人負責(zé)電話通知。4.4.5.34.4.5會議考勤4.4.5.1參加會議者不得遲到、早退或擅自不參加會議。會議由專人負責(zé)考勤；因事不能參加會議人員需書面向會議主持人請假，專門情況可電話請假，請假獲批準后不列入考核。1)集團會議，由領(lǐng)導(dǎo)秘書（行政治理總部）負責(zé)考勤。2)部門工作會議由會議主持人安排專人負責(zé)考勤。3)會議考勤人員必須在會議開始前15分鐘預(yù)備好考勤表，開始考勤。4)與會人員擅自不參加會議，按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；與會人員遲到10分鐘者、未經(jīng)會議主持人批準擅自離會者，按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；考勤人員未按時預(yù)備好考勤表和未按規(guī)定考勤，按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。5)會議考勤結(jié)果由考勤人員于會議結(jié)束后報會議主持人簽字，并負責(zé)在24小時送達行政治理總部。4.4.6會議紀律。與會人員在會議上手機必須調(diào)到無聲狀態(tài)，在會議上不得隨意走動，不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經(jīng)主持人同意不得接聽手機。4.4.74.4.8會議紀要4.4.8.1物業(yè)集團會議紀要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政治理總部指定專人擬寫；部門工作會議紀要由主持人指定專人擬寫。文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁3/34.4.8.2會議紀要要體現(xiàn)會議時刻、會議地點、會議主持人以及參加人等；關(guān)于內(nèi)容須擇要而記，包括與會人員提出的問題及意見、會議要緊決定事項等內(nèi)容。4.4.8.3。5.0相關(guān)文件無6.0記錄表格6.1《會議紀要》(QR-5.5.3-01-01)6.2《會議簽