文件管理控制程序

26/2624．文件治理程序目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。職責(zé)：總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件治理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴；各部室資料員負(fù)責(zé)文件治理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。工作流程：3.1文件分類：3.1.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。A.內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等B.外來文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等C.外送文件：即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。財務(wù)文件：即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。人事資料：即公司職員在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人差不多情況、工作表現(xiàn)的個人資料。合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。簽價單：即審計核算部在簽價認(rèn)價時專用的文件。F．決算資料：即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。3.1.3記錄：即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄，是一種專門類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等3.2總要求：3.2.1文件處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采納國家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采納英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理方法》之第二章“文件格式”）3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不同意由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，因?qū)ｉT情況必須越過傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，依照以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，可能當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即依照3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序填寫文件清單。3.2.6文件的治理一般要通過如下幾個環(huán)節(jié)：編制：文件由相關(guān)部門或個人擬寫，所在部室資料員進(jìn)行編號登記；若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā)；需要多個部門批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會簽，簽發(fā)時須注明簽發(fā)時刻；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。用印：公司印章由總經(jīng)理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。發(fā)放：各部室資料員依照批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門依照發(fā)放清單發(fā)出新版文件。傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。更改：技術(shù)文件需要更改時，應(yīng)由公布該文件的個人或部門提出，并填寫《文件更改申請單》，通過資料員報原審批人批準(zhǔn)，并由原文件公布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時作好登記。版本公布：制度文件換版時，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布?；厥眨何募钟腥艘螂x職或工作調(diào)動不再符合持有資格時，所在部門資料員負(fù)責(zé)及時收回。歸卷：各部室資料員要做好平常歸卷和定期歸卷工作。平常歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個較長時刻段后，對手頭的所有文件進(jìn)行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務(wù)計統(tǒng)部保存。借閱：文件需要借閱或復(fù)印時，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇專門情況，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。愛護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時，復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時刻將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價值的文件，經(jīng)鑒不和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超過時限，必須先通知文件發(fā)出部門，并講明緣故和可能文件處理完結(jié)時刻。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等操縱性部門的處理時刻可依照實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他緣故未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時，由副經(jīng)理替代，必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示，有若干個副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理?？偨?jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見《合同治理制度》）?？偨?jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)理匯報；各部室可依照實際需要制定各類表單，但必須依照本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。電子郵件及傳真收發(fā)時應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。3.3分類治理：3.3.1通用文件：A．內(nèi)部文件：a．請示單：即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項時使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明，各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門經(jīng)理批閱總經(jīng)理秘書分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記相關(guān)部室會簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號登記經(jīng)辦人擬寫各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門經(jīng)理批閱總經(jīng)理秘書分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記相關(guān)部室會簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號登記經(jīng)辦人擬寫報告：即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件，在我司，可視為請示單的補(bǔ)充形式。a)知曉性報告：相關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理批閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)相關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理批閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)b）執(zhí)行性報告：部門經(jīng)理安排執(zhí)行相關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經(jīng)理批閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)部門經(jīng)理安排執(zhí)行相關(guān)部門或個人擬寫總經(jīng)理秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經(jīng)理批閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。總經(jīng)理秘書登記編號總經(jīng)理托付相關(guān)個人擬寫總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書公布并存檔a）總經(jīng)理室發(fā)文：總經(jīng)理秘書登記編號總經(jīng)理托付相關(guān)個人擬寫總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書公布并存檔人力資源部經(jīng)理擬寫或托付相關(guān)個人擬寫b）人力資源部發(fā)文：人力資源部資料員登記編號人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部經(jīng)理擬寫或托付相關(guān)個人擬寫人力資源部資料員登記編號人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部資料員公布并存檔人力資源部資料員公布并存檔d．工作聯(lián)系函：即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應(yīng)同時將反饋情況函告抄送部門。部門資料員發(fā)給對方部門資料員，并存檔一份部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員登記相關(guān)個人擬寫部門資料員發(fā)給對方部門資料員，并存檔一份部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員登記相關(guān)個人擬寫對方部門資料員交部門經(jīng)理批閱相關(guān)人員依照經(jīng)理意見反饋或執(zhí)行對方部門資料員交部門經(jīng)理批閱相關(guān)人員依照經(jīng)理意見反饋或執(zhí)行e．會議性文件：即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的要緊精神、要緊情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。周記：即各部室每周的工作總結(jié)及打算、存在問題的文字記錄。部門資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門資料員登記部門經(jīng)理簽發(fā)部門經(jīng)理擬寫或托付相關(guān)人員擬寫部門資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門資料員登記部門經(jīng)理簽發(fā)部門經(jīng)理擬寫或托付相關(guān)人員擬寫總經(jīng)理室編制當(dāng)前版本號并依照批準(zhǔn)的范圍發(fā)放給各部門。總經(jīng)理或治理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織相關(guān)人員評審，并擬定發(fā)放范圍總經(jīng)理室組織人員編寫或修改制度文件：即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)，治理制度和程序文件由治理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管批準(zhǔn)。總經(jīng)理室編制當(dāng)前版本號并依照批準(zhǔn)的范圍發(fā)放給各部門?？偨?jīng)理或治理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織相關(guān)人員評審，并擬定發(fā)放范圍總經(jīng)理室組織人員編寫或修改在制度運(yùn)行時期，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、治理評審及制度平常運(yùn)行情況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評審并確定是否進(jìn)行修改在制度運(yùn)行時期，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、治理評審及制度平常運(yùn)行情況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評審并確定是否進(jìn)行修改B.外來文件：相關(guān)個人收到外來文件或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文件法律法規(guī)：相關(guān)個人收到外來文件或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文件資料員交所在部門經(jīng)理批閱，并依照經(jīng)理確定的發(fā)放范圍向相關(guān)部門傳遞交所在部室資料員登記資料員交所在部門經(jīng)理批閱，并依照經(jīng)理確定的發(fā)放范圍向相關(guān)部門傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年各部室于每年6月份向總經(jīng)理室上交法律法規(guī)清單。外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等資料員依照經(jīng)理指示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理確定傳遞范圍或指定專人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理批閱個人收到外部來文后交本部室資料員資料員依照經(jīng)理指示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理確定傳遞范圍或指定專人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理批閱個人收到外部來文后交本部室資料員以部門名義對外發(fā)文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發(fā)文的，填寫蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份相關(guān)部門經(jīng)理批閱認(rèn)可相關(guān)個人擬寫C．外送文件：如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件以部門名義對外發(fā)文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發(fā)文的，填寫蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份相關(guān)部門經(jīng)理批閱認(rèn)可相關(guān)個人擬寫3.3.2專用文件：A．技術(shù)文件：a.圖紙：具體治理詳見《設(shè)計過程治理程序》b.施工專用文件：具體治理詳見《施工治理程序》B．財務(wù)文件：具體治理詳見《財務(wù)治理制度》C．人事資料：具體治理詳見《人力資源治理體系》之《人事檔案操縱程序》D.合同文件：具體治理詳見《合同治理制度》E．簽價單：具體治理詳見《工程造價治理程序》F．決算資料：具體治理詳見《工程造價治理程序》3.3.3記錄：記錄歸檔前的治理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案治理程序》治理。4.相關(guān)文件：4.1《融僑集團(tuán)文件處理方法》（見第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊》之《文件處理方法》）4.2《設(shè)計過程治理程序》4.3《施工治理程序》4.4《財務(wù)治理制度》4.5《合同治理制度》4.6《工程造價治理程序》5.相關(guān)表單：5.1發(fā)文登記表5.2收文登記表5.3文件清單/移交清單請示單登記表文件借閱登記表工作請示單工作聯(lián)系函工作周記蓋章聯(lián)系單圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計過程治理程序》)圖紙作廢通知單(見《設(shè)計過程治理程序》)圖紙借閱登記表(見《設(shè)計過程治理程序》)文件更改申請表編制：包秋霞日期：2002.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌日期：2002.4.28批準(zhǔn)：林權(quán)日期：2002.4.30融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司發(fā)文登記表類目名稱：頁號：頁號文件編號責(zé)任者日期文件名稱簽收融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司收文登記表類目名稱：頁號：頁號文件編號責(zé)任者收到日期來件部門文件名稱備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件清單/移交清單部門名稱：類目名稱：頁號：頁號文件編號責(zé)任者文件名稱日期備注移交人：移交時刻：接收人：接收時刻：融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司請示單登記表頁號：頁號來件編號日期請示內(nèi)容簽收部門經(jīng)辦人簽收備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件借閱登記表頁號：融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件借閱登記表借閱日期借閱部門借閱人名稱文件名稱份數(shù)用途歸還日期簽收人備注工作請示單請示部門請示部門經(jīng)理簽字呈送部門請示內(nèi)容附件部室會簽意見