最新檔案管理制度范文

檔案管理制度第一章職責(zé)第一條各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對(duì)本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進(jìn)行管理和控制，所有檔案立卷、歸檔后由辦公室實(shí)行管理。辦公室應(yīng)設(shè)立檔案管理員。第二章管理內(nèi)容與方法第二條立卷歸檔（1）公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括：①證照資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料；②規(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。③收發(fā)文書：包括公司內(nèi)部文件、公司與政府公文及批復(fù)、公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、公司發(fā)出的決定、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、會(huì)議記錄等。④合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。⑤工程技術(shù)資料：包括公司工程技術(shù)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)、施工圖紙、設(shè)備資料等。⑥照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動(dòng)的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。⑦其他需歸檔的文件資料。（2）立卷歸檔的要求：①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由辦公室統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊(cè)，外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會(huì)議記錄、通報(bào)、紀(jì)要等。②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起，保持文件、材料的完整性。③立卷歸檔的文件要便于查找。④文件有標(biāo)題的，應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題，并標(biāo)上方括號(hào)以示立卷人加的標(biāo)題。⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對(duì)破損文件應(yīng)加以裱糊。⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)。第三條檔案的利用（1）各部門因工作需要借閱檔案，應(yīng)在借閱登記簿上登記。（2）借閱檔案，要填借閱簿，用后應(yīng)按時(shí)歸還。借閱人員對(duì)所借檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)防遺失，泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借，不得擅自復(fù)制。（3）借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）外單位人員借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四條銷毀（1）檔案保存期，由辦公室提議，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案（如工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等）保存期限按照國家有關(guān)制度。（2）對(duì)超過保存期限、失去保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷毀申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由辦公室主任指定，銷毀后，由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。（4）對(duì)已銷毀文件，應(yīng)制定目錄清冊(cè)存檔。第五條檔案室管理（1）檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。檔案收進(jìn)移出、銷毀必須在流水帳簿上登記，對(duì)保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（2）檔案管理人員離職或調(diào)職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)。（3）檔案管理人員對(duì)保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查，平時(shí)注意檔案的保存情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告解決。（4）檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜。（5）立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放；（6）檔案移交①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交，但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查；②按年度歸檔的檔案，在每個(gè)自然年結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，由各部門立卷歸檔，移交檔案室；③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后，與檔案室負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)一同進(jìn)行檔案移交，移交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或接崗人；④檔案移交時(shí)，移交人填制移交清單一式三份，交接雙方按清單核對(duì)交接，并在移交清單上簽字；移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。第三章責(zé)任第六條損壞、丟失公司檔案的；第七條擅自提供、銷毀公司檔案的；第八條涂改、偽造檔案的；第九條違反第三