工程科技圖書館自動化連續(xù)出版物課件

第八章

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)第八章8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點ISDS對連續(xù)出版物所用的定義為：連續(xù)地、分期地并擬無限期地繼續(xù)發(fā)行的出版物稱為連續(xù)出版物。連續(xù)出版物包括學術(shù)團體的期刊、報紙、年刊（如年報、年鑒、指南等）、雜志、紀要、會議錄、學會會刊以及專題論文叢書。連續(xù)出版物可以是印刷載體，也可以是非印刷載體，如縮微膠卷或平片、光盤、電子雜志（ElectronicJournal）等，其每一部分通常都有數(shù)字或年代標識。8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點連續(xù)出版物的特點：①有固定的出版周期(每隔一定的時間間隔出版一期)，連續(xù)不斷地出版；②有連續(xù)的年、卷、期編號,明顯且連貫的標識系統(tǒng)；③基本延用一個固定的名稱和固定的編輯出版單位。連續(xù)出版物的特點：①有固定的出版周期(每隔一8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點①連續(xù)出版物管理系統(tǒng)記錄其題名、出版者、發(fā)行機構(gòu)、出版周期、順序號及其他屬性常發(fā)生變化的數(shù)據(jù)信息。②由于期刊具有延續(xù)性、繼承性和時效性，而且具有規(guī)律性的期刊往往包含著許多不規(guī)則之處。例如，期刊的出版周期的變更、刊史變更以及增刊、索引的出版之不規(guī)則等等。然而正是期刊的不規(guī)則性使計算機連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的建立和完善更有意義。8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點①連續(xù)出版物管③連續(xù)出版物訂購的周期性強，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量相對小且相對穩(wěn)定，便于集中處理；除新品種訂購外，其經(jīng)常性的工作是續(xù)訂、連續(xù)驗收和登記；④連續(xù)出版物編目的種數(shù)非常穩(wěn)定，一次編目，長年使用。但期刊也有它的動態(tài)性和易變性，由于刊名常常更動，出版日期也常變化，帶來卷期、出版頻率的變動。因此，編目也得修改、補充或另建新的記錄，以把這些變動反映到書目記錄中去，所以期刊的書目記錄處于動態(tài)；③連續(xù)出版物訂購的周期性強，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量⑤期刊主要反映某一學術(shù)團體、某一研究機構(gòu)或某一學派的學術(shù)觀點和成果，因此編目時，其記錄除了反映形式和內(nèi)容特征外，也要反映這些單位的有關(guān)信息，如機關(guān)名稱、地址等；⑥期刊所登載的文章數(shù)量多、分布廣，要依據(jù)索引、文摘等工具書輔助尋找，所以完整的記錄中也常著錄上該刊被索引和文摘的工具性期刊名。另外，期刊常常有增刊、補篇之類的附屬連續(xù)出版物或合訂本等。⑤期刊主要反映某一學術(shù)團體、某一研究機構(gòu)或某一8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購包括選刊、查重、新訂、續(xù)訂、停訂、排片、填訂單、寄發(fā)訂單等各種處理。(2）劃到包括對各類期刊的驗收、劃到、催缺、蓋章等各項工作。(3)裝訂包括兩個階段：第一階段的工作是將送裝訂的期刊下架、排序、打捆、蓋章、編號、填寫裝訂單等；第二階段的工作是對裝訂回館的合訂刊進行驗收、登錄、詳細分類著錄、作總括登錄等。8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購(4)編目編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位。包括對期刊進行分類著錄，對有變動的期刊在著錄款目中進行說明；對新訂或變名、改名的期刊才需作為新刊重新編目。(5)流通流通則既有現(xiàn)刊又有過刊。包括現(xiàn)刊送閱覽室提供閱覽，過刊送書庫進入流通。(4)編目由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在處理方法上①采訪上以續(xù)訂為主，整體工序上多采取采、編、流一條龍的處理方法；②驗收時采用記到的方式，轉(zhuǎn)年還要裝訂；③編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位且只有新訂或改名時才需編目；④流通則既有現(xiàn)刊又有過刊?？紤]到系統(tǒng)的集成，連續(xù)出版物的過刊流通可并入流通管理，連續(xù)出版物的檢索可并入公共查詢系統(tǒng)。

由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設計

8.2.1基本功能

1.編目由于連續(xù)出版物相對穩(wěn)定，但存在改名、合并、分出及出版頻率等變化，連續(xù)出版物的編目數(shù)據(jù)要能夠準確揭示連續(xù)出版物的各種變化，在編目中充分反映其沿革信息，要使讀者能夠順利向前追溯和向后追蹤不同名的相同連續(xù)出版物。連續(xù)出版物的編目一般采取套錄現(xiàn)有數(shù)據(jù)的方法，其編目要經(jīng)常修正有關(guān)數(shù)據(jù)。8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設計8.2.1基本功能(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應具有將MARC格式的記錄傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。同時也具有將非MARC格式的記錄轉(zhuǎn)換傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。總之，所設計的連續(xù)出版物管理系統(tǒng)要具備接受、處理、轉(zhuǎn)換通用的機讀目錄數(shù)據(jù)的功能，這樣的系統(tǒng)才具備數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)資源共享的基礎。(2)期刊編目具有增加、編輯、刪除記錄的功能。當需要增加一個編目記錄時，可以根據(jù)編目工作單或直接在屏幕上將信息填入規(guī)定的字段中；當需要對一個已存在的記錄進行編輯時，可以根據(jù)檢索途徑，輸入檢索詞，將對應的編目記錄檢出供工作人員進行編輯。同時在編目中，系統(tǒng)要支持期刊的變名、期刊的前刊名、后刊名、期刊的合并和各種期刊連接字段的使用。(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重的準確率如何，直接影響編目的效率。工作人員不僅能根據(jù)編目模塊所提供的一切檢索方式進行查重，同時在增加／編輯編目記錄時，查重過程也被激活，當索書號重復時，系統(tǒng)將提醒編目人員，并將與之對應的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上，供工作人員參考。(4)規(guī)范文檔是在編目中常被使用的文檔。規(guī)范文檔具有查尋、規(guī)范功能，同時能增加和維護規(guī)范文檔。(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。選刊：用來匯集和處理期刊獲得過程中產(chǎn)生的信息，信息來自出版發(fā)行部門或書商提供的數(shù)據(jù)，或套錄現(xiàn)有的標準數(shù)據(jù)源MARC數(shù)據(jù)，或來自讀者通過公共查詢模塊輸入的讀者需求信息。并將這樣的信息通過計算機處理以數(shù)據(jù)流形式進入本館采購系統(tǒng)。原始數(shù)據(jù)可在選刊或訂購時鍵入。

2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。訂購：通過選刊后進行訂購，工作人員輸入書目信息以及各種財務及書商等訂購信息綜合產(chǎn)生一個期刊訂購記錄，而訂購和續(xù)訂程序?qū)⒆詣訁^(qū)分。當一個訂購記錄產(chǎn)生后，一個預報處理過程將被激活，去創(chuàng)建一系列的劃到預報處理記錄，以備劃到模塊所用；同時它還負責打印訂購、續(xù)訂單以及將數(shù)據(jù)同財務各報表建立聯(lián)系，并輸出一些統(tǒng)計表。訂購：通過選刊后進行訂購，工作人員輸入書目信息以及各

期刊訂購有幾個特點：①期刊的訂購有新訂、續(xù)訂、停訂（包括?？┑奶幚恚虎谄诳嗁彽募竟?jié)性很強，中文期刊大批量訂購集中在每年10--12月，外文期刊集中在5--6月；③期刊的訂購渠道多于圖書，有郵局、出版社、編輯部、書店、代理商、贈送、交換及其他；④要求按年度打印期刊預訂目錄；⑤期刊訂購具有連續(xù)性，故而數(shù)據(jù)變動小；由于具有連續(xù)性，所以訂購庫中應有一定的存儲空間以便保留若干年的訂購數(shù)據(jù)。期刊訂購有幾個特點：期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部分的訂購數(shù)據(jù)是不變的，可以重復使用，這是期刊在計算機應用上的優(yōu)勢。另外訂購數(shù)據(jù)在訂購以外的其他環(huán)節(jié)，如驗收、編目、裝訂、流通等環(huán)節(jié)也要能重復使用，充分體現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)的一次輸入、多次多種使用的共享性強的優(yōu)越特點。期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特有的一種驗收方式。為了保證連續(xù)出版物的完整性，及時發(fā)現(xiàn)缺刊以便催缺或想辦法補缺，采用劃到的方法比較合理?，F(xiàn)刊到館后，到劃到庫進行查重，查詢是否為新刊，是新刊，除進行新刊劃到外還要作編目標識以示待編，不是新刊，可直接劃到。①可按日期劃到：通過設置屏蔽值的方式在日歷牌上只留下有刊的日期，工作人員能夠很快找到位置方便地劃到；②按卷期劃到：通過設置卷期數(shù)能夠自動產(chǎn)生等量的卷期劃到格，并允許插入新格，刪除已有的劃到格，劃到第一期后自動產(chǎn)生后續(xù)卷期標號等；③當日劃到日刊時可直接瀏覽劃到。3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)務自動化系統(tǒng)現(xiàn)刊管理部分的重要內(nèi)容。催缺記錄的創(chuàng)建和催缺次數(shù)是由程序內(nèi)部根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件自動創(chuàng)立，不需工作人員干預，而催缺單的打印是由工作人員決定的。4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，在劃到的基礎上將指定卷期合并成一個整體，以便形成新的入藏單位，進行典藏和流通。相應地，實物要下架打捆，送出裝訂?？砂凑漳?、季、月、冊等自動裝訂。實物裝訂后需要根據(jù)裝訂數(shù)據(jù)進行驗收，裝訂數(shù)據(jù)就是館藏數(shù)據(jù)的前身。實物裝訂前就為其分配條碼號，可以將條形碼一并輸出在裝訂書簽上，由裝訂廠負責貼上，驗收時直接輸入條形碼即可。

5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條形碼號。當記錄被產(chǎn)生后，一個裝訂劃到處理過程被激活，并將對應于裝訂記錄的劃到數(shù)據(jù)庫中的劃到數(shù)據(jù)全部刪除，并同財務數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)系，產(chǎn)生了一個過刊裝訂劃到的預處理記錄，以備過刊劃到所用，在一段時間后打印出期刊合訂本登錄簿。

產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗收，又可作為連續(xù)出版物回溯建庫的工具。入藏后的連續(xù)出版物已成為館藏，其標志就是擁有了一個唯一的條碼號、連接了一條書目、標有特定的卷期。連續(xù)出版物的回溯建庫主要是過刊的建庫，在編目的基礎上，輸入每一合訂本的卷期并為其分配條碼號就形成了舊刊館藏。6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗收，又可7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本相同，可納入圖書流通系統(tǒng)?，F(xiàn)刊流通一般不在基本流通范疇，而將其單獨列出一個模塊，獨立管理，獨立運作?，F(xiàn)刊流通模塊分現(xiàn)刊流通管理、現(xiàn)刊流通查詢、現(xiàn)刊流通統(tǒng)計、現(xiàn)刊流通參數(shù)設置四部分?，F(xiàn)刊流通管理又分借出、還回、丟失處理、損壞處理等。7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，通過建立與期刊書目記錄相關(guān)聯(lián)的期刊篇目記錄，可以進一步揭示期刊篇章內(nèi)容、主題慨念等，深化信息服務的層次。期刊篇目既是期刊書目的進一步細化和展開，也可作為信息開發(fā)的獨立數(shù)據(jù)源之一。期刊目次管理既可單獨通過檢出期刊，確定卷期，逐條錄入；也可與期刊記到結(jié)合進行，在記到后立即錄入當前卷期的目次。

8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，統(tǒng)計常常分設在各個模塊，包括：①訂購分類統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定標識訂購連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；②訂購分配統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定訂購連續(xù)出版物的部門分配情況含種數(shù)、份數(shù)、金額；③裝訂統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；④入藏統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂入藏的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；⑤現(xiàn)刊流通統(tǒng)計：專門揭示現(xiàn)刊流通的狀況。

9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，10.經(jīng)費控制經(jīng)費控制在連續(xù)出版物的訂購上顯得尤其重要，在經(jīng)費緊張時仍要保證重點連續(xù)出版物的訂購，隨時掌握經(jīng)費使用情況既可對訂購過程進行宏觀控制，也可在經(jīng)費確實不夠時及時發(fā)現(xiàn)并設法迫加和調(diào)整經(jīng)費。連續(xù)出版物系統(tǒng)一般按期刊類型對經(jīng)費預先分塊，隨訂隨統(tǒng)計．隨時可以看到經(jīng)費使用數(shù)量和比例。

10.經(jīng)費控制經(jīng)費控制在連續(xù)出版物的訂購8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型由于連續(xù)出版物管理系統(tǒng)具有采、編、服務等功能，又有裝訂工作處理，自成系統(tǒng)。它的數(shù)據(jù)類型較為復雜，主要有以下類型數(shù)據(jù)：(1)訂購數(shù)據(jù)。訂購數(shù)據(jù)主要源于各種訂單和統(tǒng)一目錄等，主要有：訂購發(fā)行處、編輯者、刊期、郵發(fā)代號、CN號、ISSN等以及其他一些代號、份數(shù)、價格、收款戶名、開戶行、開戶帳號等等。訂購數(shù)據(jù)的選取必須完整，它是圖書館方查閱訂購情況的依據(jù)，也是期刊劃到、訂單打印、預訂目錄打印等的依據(jù)。8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及控制掌握這些規(guī)律的工作要求，主要包括出版頻率、日期、卷期編號法、不規(guī)則變化特點、催缺標準等等。連續(xù)出版物管理系統(tǒng)主要用這些數(shù)據(jù)來控制和完成劃到工作、期刊催缺工作，以及必要時向訂購、編目人員反饋信息的工作。(2)接收數(shù)據(jù)接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)組成部分。這類數(shù)據(jù)取自于期刊有關(guān)特征的一切描述。應注意刊名改變情況、交替刊名和唯一性標識號ISSN或CODEN代碼。編目數(shù)據(jù)的來源也可用ISDS數(shù)據(jù)或MARC(S)數(shù)據(jù)。

(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求，主要包括：裝訂樣式、顏色、每個裝訂卷的期數(shù)、裝訂頻率、裝訂日期、書脊要求以及其他有關(guān)裝訂的說明，由于連續(xù)出版物的書型和周期都有可能發(fā)生變化，裝訂數(shù)據(jù)也應及時變動以適應要求。裝訂數(shù)據(jù)主要用于打印裝訂通知單，以及合訂本的館藏數(shù)據(jù)。

(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實反映本館所收藏的一切連續(xù)出版物的情況，主要應包括：每一種連續(xù)出版物的一切收藏情況，不管是裝訂成卷的還是單期的、缺期的、短缺的（可附帶說明，便于追查）、遺失的、損壞的等，還有館藏地點、登錄號和條形碼等。(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實反映本館所收藏的(6）流通數(shù)據(jù)同流通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點相同。(7)分配數(shù)據(jù)由于期刊時間性強，期刊到館后，馬上通知有關(guān)單位或讀者來查詢。分配數(shù)據(jù)就產(chǎn)生于此，圖書館使用它完成服務任務。這種數(shù)據(jù)主要包括每種刊物的對口單位和個人的名稱與地址，即每種刊物的流通地點。(6）流通數(shù)據(jù)(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價格、裝訂費用及發(fā)票號、裝訂的狀態(tài)，以及退款、補款等信息。

(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩種：①固定格式，固定長字段；②可變格式，可變長字段。第一種數(shù)據(jù)格式主要用于連續(xù)出版物的劃到、裝訂等功能。因為在這些功能中，數(shù)據(jù)類型比較單一，容易處理，而且這類數(shù)據(jù)屬于圖書館本館的數(shù)據(jù)，不會作為共享數(shù)據(jù)進行交換，設計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，只要著重考慮系統(tǒng)的功能靈活，方便實現(xiàn)和便于工作人員使用，便于輸入即可。2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只要在期刊編目中處理，但在劃到、裝訂等模塊中需顯示和查詢，并用于數(shù)據(jù)交換。通常要求數(shù)據(jù)元素的選取和著錄盡量完備，符合有關(guān)機讀目錄的著錄標準和規(guī)范；而數(shù)據(jù)交換格式的設計與處理一定要合乎機讀目錄交換格式的規(guī)范及標準，我國圖書館界目前普遍使用的通用數(shù)據(jù)交換格式有CNMARC和MARC21，以便于各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸。第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題

與數(shù)據(jù)來源相對應，書目數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)準備也分為套用和原始編目。就原始編目而言，數(shù)據(jù)準備應以刊物為依據(jù)，可利用公務目錄卡，必要時對照實物核實館藏。當前許多館的期刊目錄普遍比圖書目錄質(zhì)量差，與標準化相距甚遠，普遍存在著錄項目不完整、著錄不規(guī)則、前后不統(tǒng)一、期刊和卡片不符、著錄不連續(xù)、館藏項中館藏缺漏、信息不明確等問題。因此，我們在數(shù)據(jù)處理過程中應注意以下事項：3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題與數(shù)據(jù)①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。用戶在輸入時可通過查諸如《中國期刊全覽》、《中國報刊大全》、《Ulrich‘sInternationalPeriodicalsDirectory》等工具書，對著錄不完整的部分進行增補。②嚴格執(zhí)行有關(guān)期刊的著錄標準，選擇適合本館的著錄項（數(shù)據(jù)元素）、著錄級次、標識符號等等。據(jù)此制訂本館著錄標準執(zhí)行文本。這樣既保證著錄有規(guī)范可循，又較好地杜絕了著錄前后不統(tǒng)一、著錄不明確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題。《連續(xù)出版著錄規(guī)則》規(guī)定期刊的繼承、更名、合并、改出、分出、吸收、并入均要采用分段著錄。鑒于計算機處理的靈活方便性，期刊的繼承、改名等的處理對于機編來說已不再成為問題。在通用的CNMARC中有相應的字段加以處理。如CNMARC的4XX字段（連接字段）就是放置這種情況的，計算機能自動生成附注、參見等。但在填寫錄入工作單時一定要注意到這些問題，并對每種情況（如更名、繼承）加以區(qū)別，放于合適的MARC字段，這是計算機不可替代的。

③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題?！哆B續(xù)出版著錄規(guī)則8.2.3

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設計在連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的主要文檔有：

◆期刊訂購文檔◆期刊書目主文檔

◆期刊劃到文檔◆期刊裝訂文檔

◆期刊館藏文檔◆目次庫文檔8.2.3連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設計在連續(xù)出版1.期刊訂購記錄與訂購文檔訂購文檔專門揭示連續(xù)出版物訂購業(yè)務信息，與對應書目記錄相連接，每進行一次訂購則建立一條訂購業(yè)務信息。訂購信息主要包括：

?訂購者（一般為圖書館本身）?訂購年?發(fā)行者?出版周期?獲得方式?訂購份數(shù)?單份年訂價?單價?訂購部門（下屬部門或有關(guān)單位）?劃到方式等。訂購份數(shù)既是訂購的重要數(shù)據(jù)，也是應劃到份數(shù)直接的數(shù)據(jù)來源。而應劃到份數(shù)既可作為催詢的基本依據(jù)，也可作為快速劃到的缺省值．使工作人員不必每次鍵入實到冊數(shù)。訂購記錄與劃到記錄密切相關(guān)。1.期刊訂購記錄與訂購文檔訂購文檔專門揭示連2.期刊書目主文檔用于揭示連續(xù)出版物特征的書目信息。種數(shù)相對穩(wěn)定，需要重新編目的較少，但涉及的字段相對較多，要求數(shù)據(jù)元素的選取和著錄盡量完備，符合CNMARC(S)有關(guān)機讀目錄的著錄標準和規(guī)范。編目時如果嚴格按標準著錄比普通文獻要復雜。特別是連續(xù)出版物變更較多，描述起來比較困難，且大多情況無從考證。利用標準數(shù)據(jù)或其他館的數(shù)據(jù)，對連續(xù)出版物系統(tǒng)而言顯得更為必要。連續(xù)出版物具有年卷期標識說明，有豐富的連接字段和附注說明。2.期刊書目主文檔用于揭示連續(xù)出版物特征的3．期刊劃到記錄與劃到文檔期刊劃到文檔存入現(xiàn)刊劃到信息，一般按年建立劃到記錄，每年的劃到要根據(jù)劃到方式和劃到期數(shù)產(chǎn)生相應的“劃到模板”。對應收到而未收到的刊物打印催缺單，通知供書商。

“劃到模板”是連續(xù)出版物利用計算機進行劃到的特殊表格，它以直觀的表現(xiàn)形式體現(xiàn)了一年內(nèi)各卷期的到館情況。每個卷期的劃到情況占一個格子，計算機系統(tǒng)的劃到格是靈活可變的，它不僅能插入、刪除，而且每個格子能容納很豐富的信息，包括劃到（已到館）份數(shù)、劃到日期、劃到卷、劃到期、劃到總期、備注分配等。

3．期刊劃到記錄與劃到文檔期刊劃到文檔存入現(xiàn)刊劃到

該文檔是個動態(tài)的文檔，系統(tǒng)可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件中的設置，由圖書館決定該文檔最長的存入期，超過該期限的數(shù)據(jù)，并已裝訂完畢的則可刪除。該文檔中主要字段有：刊名字段，年份字段，卷號字段，期號字段，訂購份數(shù)字段等。

?年份字段用來存放劃到期刊的年代，因為在劃到文檔中至少會存放兩年以上的劃到記錄，以便處理跨年度期刊劃到的情況。

?卷號字段用來存放劃到期刊的卷次號。

?期號字段用來存放被劃到期刊屬于某卷次的第幾期。該文檔是個動態(tài)的文檔，系統(tǒng)可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件中的

?訂購份數(shù)字段用來存放某種刊物被訂購的數(shù)據(jù)，通常該字段是用來產(chǎn)生催缺的關(guān)鍵字段之一。?刊名字段用來存放期刊的主刊名，以便工作人員在劃到時核對。

?刊號字段、ISSN號，它們通常是工作人員用來檢索的字段，字段對某種刊物來講是唯一的。例如當圖書館對某種刊物訂購了三份，而實際到館的只有兩份，那么過了一段時間系統(tǒng)就會在催缺字段上注上標識，并產(chǎn)生催缺單。另外，還有劃到日期字段、催缺字段等。?訂購份數(shù)字段用來存放某種刊物被訂購的數(shù)據(jù)，通常該字4．期刊裝訂信息與裝訂文檔裝訂作為一個特定的工作過程，必須設置與之相對應的裝訂文檔，以存儲裝訂（合訂）信息．既為轉(zhuǎn)入館藏流通作準備，同時使工作人員能夠隨時輸出裝訂階段的信息。從事裝訂統(tǒng)計。裝訂文檔中的主要字段有：?刊名字段?刊號字段?

ISSN號?分類號?合訂本價格?年份?裝訂的起止卷?裝訂冊數(shù)?裝訂狀態(tài)?顏色?尺寸?裝訂批號?裝訂日期?裝訂費用?條碼號（如果先分配的話）等。4．期刊裝訂信息與裝訂文檔裝訂作為一個特定5．期刊館藏文檔連續(xù)出版物的館藏是連續(xù)不斷地產(chǎn)生著的，每裝訂一本，分配了條碼就意味著一個新館藏的加入。不論館藏記錄是通過什么方式產(chǎn)生的，其最關(guān)鍵的內(nèi)容是來自裝訂記錄的卷期說明。館藏信息包括

?條碼號?入檔時間?館藏地點

?文獻流通類型（流通的重要特征）

?價格?裝幀?卷冊說明等。

5．期刊館藏文檔連續(xù)出版物的館藏是連續(xù)不斷6.篇目信息與目次庫

揭示期刊篇目信息，形成館藏期刊目次庫是圖書館傳統(tǒng)業(yè)務的擴展，通過目次庫可以追溯到篇目所在期刊，以便閱讀全文。反之通過期刊也能知道最新一期的目次。篇目信息主要包括

?

期刊篇名?作者?關(guān)鍵詞?分類號

?摘要?頁碼?年（日期）卷期

?書目連接?刊名?索取號

?錄入時間?錄入人員

6.篇目信息與目次庫揭示期刊篇目信息，形成8.3連續(xù)出版物管理系統(tǒng)實例用妙思文獻集成管理系統(tǒng)軟件進行演示教學。8.3連續(xù)出版物管理系統(tǒng)實例用妙思文獻集成管理系統(tǒng)軟件進行第八章

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)第八章8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點ISDS對連續(xù)出版物所用的定義為：連續(xù)地、分期地并擬無限期地繼續(xù)發(fā)行的出版物稱為連續(xù)出版物。連續(xù)出版物包括學術(shù)團體的期刊、報紙、年刊（如年報、年鑒、指南等）、雜志、紀要、會議錄、學會會刊以及專題論文叢書。連續(xù)出版物可以是印刷載體，也可以是非印刷載體，如縮微膠卷或平片、光盤、電子雜志（ElectronicJournal）等，其每一部分通常都有數(shù)字或年代標識。8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點連續(xù)出版物的特點：①有固定的出版周期(每隔一定的時間間隔出版一期)，連續(xù)不斷地出版；②有連續(xù)的年、卷、期編號,明顯且連貫的標識系統(tǒng)；③基本延用一個固定的名稱和固定的編輯出版單位。連續(xù)出版物的特點：①有固定的出版周期(每隔一8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點①連續(xù)出版物管理系統(tǒng)記錄其題名、出版者、發(fā)行機構(gòu)、出版周期、順序號及其他屬性常發(fā)生變化的數(shù)據(jù)信息。②由于期刊具有延續(xù)性、繼承性和時效性，而且具有規(guī)律性的期刊往往包含著許多不規(guī)則之處。例如，期刊的出版周期的變更、刊史變更以及增刊、索引的出版之不規(guī)則等等。然而正是期刊的不規(guī)則性使計算機連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的建立和完善更有意義。8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點①連續(xù)出版物管③連續(xù)出版物訂購的周期性強，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量相對小且相對穩(wěn)定，便于集中處理；除新品種訂購外，其經(jīng)常性的工作是續(xù)訂、連續(xù)驗收和登記；④連續(xù)出版物編目的種數(shù)非常穩(wěn)定，一次編目，長年使用。但期刊也有它的動態(tài)性和易變性，由于刊名常常更動，出版日期也常變化，帶來卷期、出版頻率的變動。因此，編目也得修改、補充或另建新的記錄，以把這些變動反映到書目記錄中去，所以期刊的書目記錄處于動態(tài)；③連續(xù)出版物訂購的周期性強，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量⑤期刊主要反映某一學術(shù)團體、某一研究機構(gòu)或某一學派的學術(shù)觀點和成果，因此編目時，其記錄除了反映形式和內(nèi)容特征外，也要反映這些單位的有關(guān)信息，如機關(guān)名稱、地址等；⑥期刊所登載的文章數(shù)量多、分布廣，要依據(jù)索引、文摘等工具書輔助尋找，所以完整的記錄中也常著錄上該刊被索引和文摘的工具性期刊名。另外，期刊常常有增刊、補篇之類的附屬連續(xù)出版物或合訂本等。⑤期刊主要反映某一學術(shù)團體、某一研究機構(gòu)或某一8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購包括選刊、查重、新訂、續(xù)訂、停訂、排片、填訂單、寄發(fā)訂單等各種處理。(2）劃到包括對各類期刊的驗收、劃到、催缺、蓋章等各項工作。(3)裝訂包括兩個階段：第一階段的工作是將送裝訂的期刊下架、排序、打捆、蓋章、編號、填寫裝訂單等；第二階段的工作是對裝訂回館的合訂刊進行驗收、登錄、詳細分類著錄、作總括登錄等。8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購(4)編目編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位。包括對期刊進行分類著錄，對有變動的期刊在著錄款目中進行說明；對新訂或變名、改名的期刊才需作為新刊重新編目。(5)流通流通則既有現(xiàn)刊又有過刊。包括現(xiàn)刊送閱覽室提供閱覽，過刊送書庫進入流通。(4)編目由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在處理方法上①采訪上以續(xù)訂為主，整體工序上多采取采、編、流一條龍的處理方法；②驗收時采用記到的方式，轉(zhuǎn)年還要裝訂；③編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位且只有新訂或改名時才需編目；④流通則既有現(xiàn)刊又有過刊。考慮到系統(tǒng)的集成，連續(xù)出版物的過刊流通可并入流通管理，連續(xù)出版物的檢索可并入公共查詢系統(tǒng)。

由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設計

8.2.1基本功能

1.編目由于連續(xù)出版物相對穩(wěn)定，但存在改名、合并、分出及出版頻率等變化，連續(xù)出版物的編目數(shù)據(jù)要能夠準確揭示連續(xù)出版物的各種變化，在編目中充分反映其沿革信息，要使讀者能夠順利向前追溯和向后追蹤不同名的相同連續(xù)出版物。連續(xù)出版物的編目一般采取套錄現(xiàn)有數(shù)據(jù)的方法，其編目要經(jīng)常修正有關(guān)數(shù)據(jù)。8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設計8.2.1基本功能(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應具有將MARC格式的記錄傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。同時也具有將非MARC格式的記錄轉(zhuǎn)換傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。總之，所設計的連續(xù)出版物管理系統(tǒng)要具備接受、處理、轉(zhuǎn)換通用的機讀目錄數(shù)據(jù)的功能，這樣的系統(tǒng)才具備數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)資源共享的基礎。(2)期刊編目具有增加、編輯、刪除記錄的功能。當需要增加一個編目記錄時，可以根據(jù)編目工作單或直接在屏幕上將信息填入規(guī)定的字段中；當需要對一個已存在的記錄進行編輯時，可以根據(jù)檢索途徑，輸入檢索詞，將對應的編目記錄檢出供工作人員進行編輯。同時在編目中，系統(tǒng)要支持期刊的變名、期刊的前刊名、后刊名、期刊的合并和各種期刊連接字段的使用。(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重的準確率如何，直接影響編目的效率。工作人員不僅能根據(jù)編目模塊所提供的一切檢索方式進行查重，同時在增加／編輯編目記錄時，查重過程也被激活，當索書號重復時，系統(tǒng)將提醒編目人員，并將與之對應的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上，供工作人員參考。(4)規(guī)范文檔是在編目中常被使用的文檔。規(guī)范文檔具有查尋、規(guī)范功能，同時能增加和維護規(guī)范文檔。(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。選刊：用來匯集和處理期刊獲得過程中產(chǎn)生的信息，信息來自出版發(fā)行部門或書商提供的數(shù)據(jù)，或套錄現(xiàn)有的標準數(shù)據(jù)源MARC數(shù)據(jù)，或來自讀者通過公共查詢模塊輸入的讀者需求信息。并將這樣的信息通過計算機處理以數(shù)據(jù)流形式進入本館采購系統(tǒng)。原始數(shù)據(jù)可在選刊或訂購時鍵入。

2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。訂購：通過選刊后進行訂購，工作人員輸入書目信息以及各種財務及書商等訂購信息綜合產(chǎn)生一個期刊訂購記錄，而訂購和續(xù)訂程序?qū)⒆詣訁^(qū)分。當一個訂購記錄產(chǎn)生后，一個預報處理過程將被激活，去創(chuàng)建一系列的劃到預報處理記錄，以備劃到模塊所用；同時它還負責打印訂購、續(xù)訂單以及將數(shù)據(jù)同財務各報表建立聯(lián)系，并輸出一些統(tǒng)計表。訂購：通過選刊后進行訂購，工作人員輸入書目信息以及各

期刊訂購有幾個特點：①期刊的訂購有新訂、續(xù)訂、停訂（包括?？┑奶幚?；②期刊訂購的季節(jié)性很強，中文期刊大批量訂購集中在每年10--12月，外文期刊集中在5--6月；③期刊的訂購渠道多于圖書，有郵局、出版社、編輯部、書店、代理商、贈送、交換及其他；④要求按年度打印期刊預訂目錄；⑤期刊訂購具有連續(xù)性，故而數(shù)據(jù)變動??；由于具有連續(xù)性，所以訂購庫中應有一定的存儲空間以便保留若干年的訂購數(shù)據(jù)。期刊訂購有幾個特點：期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部分的訂購數(shù)據(jù)是不變的，可以重復使用，這是期刊在計算機應用上的優(yōu)勢。另外訂購數(shù)據(jù)在訂購以外的其他環(huán)節(jié)，如驗收、編目、裝訂、流通等環(huán)節(jié)也要能重復使用，充分體現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)的一次輸入、多次多種使用的共享性強的優(yōu)越特點。期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特有的一種驗收方式。為了保證連續(xù)出版物的完整性，及時發(fā)現(xiàn)缺刊以便催缺或想辦法補缺，采用劃到的方法比較合理。現(xiàn)刊到館后，到劃到庫進行查重，查詢是否為新刊，是新刊，除進行新刊劃到外還要作編目標識以示待編，不是新刊，可直接劃到。①可按日期劃到：通過設置屏蔽值的方式在日歷牌上只留下有刊的日期，工作人員能夠很快找到位置方便地劃到；②按卷期劃到：通過設置卷期數(shù)能夠自動產(chǎn)生等量的卷期劃到格，并允許插入新格，刪除已有的劃到格，劃到第一期后自動產(chǎn)生后續(xù)卷期標號等；③當日劃到日刊時可直接瀏覽劃到。3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)務自動化系統(tǒng)現(xiàn)刊管理部分的重要內(nèi)容。催缺記錄的創(chuàng)建和催缺次數(shù)是由程序內(nèi)部根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件自動創(chuàng)立，不需工作人員干預，而催缺單的打印是由工作人員決定的。4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，在劃到的基礎上將指定卷期合并成一個整體，以便形成新的入藏單位，進行典藏和流通。相應地，實物要下架打捆，送出裝訂?？砂凑漳?、季、月、冊等自動裝訂。實物裝訂后需要根據(jù)裝訂數(shù)據(jù)進行驗收，裝訂數(shù)據(jù)就是館藏數(shù)據(jù)的前身。實物裝訂前就為其分配條碼號，可以將條形碼一并輸出在裝訂書簽上，由裝訂廠負責貼上，驗收時直接輸入條形碼即可。

5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條形碼號。當記錄被產(chǎn)生后，一個裝訂劃到處理過程被激活，并將對應于裝訂記錄的劃到數(shù)據(jù)庫中的劃到數(shù)據(jù)全部刪除，并同財務數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)系，產(chǎn)生了一個過刊裝訂劃到的預處理記錄，以備過刊劃到所用，在一段時間后打印出期刊合訂本登錄簿。

產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗收，又可作為連續(xù)出版物回溯建庫的工具。入藏后的連續(xù)出版物已成為館藏，其標志就是擁有了一個唯一的條碼號、連接了一條書目、標有特定的卷期。連續(xù)出版物的回溯建庫主要是過刊的建庫，在編目的基礎上，輸入每一合訂本的卷期并為其分配條碼號就形成了舊刊館藏。6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗收，又可7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本相同，可納入圖書流通系統(tǒng)?，F(xiàn)刊流通一般不在基本流通范疇，而將其單獨列出一個模塊，獨立管理，獨立運作?，F(xiàn)刊流通模塊分現(xiàn)刊流通管理、現(xiàn)刊流通查詢、現(xiàn)刊流通統(tǒng)計、現(xiàn)刊流通參數(shù)設置四部分。現(xiàn)刊流通管理又分借出、還回、丟失處理、損壞處理等。7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，通過建立與期刊書目記錄相關(guān)聯(lián)的期刊篇目記錄，可以進一步揭示期刊篇章內(nèi)容、主題慨念等，深化信息服務的層次。期刊篇目既是期刊書目的進一步細化和展開，也可作為信息開發(fā)的獨立數(shù)據(jù)源之一。期刊目次管理既可單獨通過檢出期刊，確定卷期，逐條錄入；也可與期刊記到結(jié)合進行，在記到后立即錄入當前卷期的目次。

8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，統(tǒng)計常常分設在各個模塊，包括：①訂購分類統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定標識訂購連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；②訂購分配統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定訂購連續(xù)出版物的部門分配情況含種數(shù)、份數(shù)、金額；③裝訂統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；④入藏統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂入藏的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；⑤現(xiàn)刊流通統(tǒng)計：專門揭示現(xiàn)刊流通的狀況。

9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，10.經(jīng)費控制經(jīng)費控制在連續(xù)出版物的訂購上顯得尤其重要，在經(jīng)費緊張時仍要保證重點連續(xù)出版物的訂購，隨時掌握經(jīng)費使用情況既可對訂購過程進行宏觀控制，也可在經(jīng)費確實不夠時及時發(fā)現(xiàn)并設法迫加和調(diào)整經(jīng)費。連續(xù)出版物系統(tǒng)一般按期刊類型對經(jīng)費預先分塊，隨訂隨統(tǒng)計．隨時可以看到經(jīng)費使用數(shù)量和比例。

10.經(jīng)費控制經(jīng)費控制在連續(xù)出版物的訂購8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型由于連續(xù)出版物管理系統(tǒng)具有采、編、服務等功能，又有裝訂工作處理，自成系統(tǒng)。它的數(shù)據(jù)類型較為復雜，主要有以下類型數(shù)據(jù)：(1)訂購數(shù)據(jù)。訂購數(shù)據(jù)主要源于各種訂單和統(tǒng)一目錄等，主要有：訂購發(fā)行處、編輯者、刊期、郵發(fā)代號、CN號、ISSN等以及其他一些代號、份數(shù)、價格、收款戶名、開戶行、開戶帳號等等。訂購數(shù)據(jù)的選取必須完整，它是圖書館方查閱訂購情況的依據(jù)，也是期刊劃到、訂單打印、預訂目錄打印等的依據(jù)。8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及控制掌握這些規(guī)律的工作要求，主要包括出版頻率、日期、卷期編號法、不規(guī)則變化特點、催缺標準等等。連續(xù)出版物管理系統(tǒng)主要用這些數(shù)據(jù)來控制和完成劃到工作、期刊催缺工作，以及必要時向訂購、編目人員反饋信息的工作。(2)接收數(shù)據(jù)接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)組成部分。這類數(shù)據(jù)取自于期刊有關(guān)特征的一切描述。應注意刊名改變情況、交替刊名和唯一性標識號ISSN或CODEN代碼。編目數(shù)據(jù)的來源也可用ISDS數(shù)據(jù)或MARC(S)數(shù)據(jù)。

(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求，主要包括：裝訂樣式、顏色、每個裝訂卷的期數(shù)、裝訂頻率、裝訂日期、書脊要求以及其他有關(guān)裝訂的說明，由于連續(xù)出版物的書型和周期都有可能發(fā)生變化，裝訂數(shù)據(jù)也應及時變動以適應要求。裝訂數(shù)據(jù)主要用于打印裝訂通知單，以及合訂本的館藏數(shù)據(jù)。

(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實反映本館所收藏的一切連續(xù)出版物的情況，主要應包括：每一種連續(xù)出版物的一切收藏情況，不管是裝訂成卷的還是單期的、缺期的、短缺的（可附帶說明，便于追查）、遺失的、損壞的等，還有館藏地點、登錄號和條形碼等。(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實反映本館所收藏的(6）流通數(shù)據(jù)同流通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點相同。(7)分配數(shù)據(jù)由于期刊時間性強，期刊到館后，馬上通知有關(guān)單位或讀者來查詢。分配數(shù)據(jù)就產(chǎn)生于此，圖書館使用它完成服務任務。這種數(shù)據(jù)主要包括每種刊物的對口單位和個人的名稱與地址，即每種刊物的流通地點。(6）流通數(shù)據(jù)(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價格、裝訂費用及發(fā)票號、裝訂的狀態(tài)，以及退款、補款等信息。

(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩種：①固定格式，固定長字段；②可變格式，可變長字段。第一種數(shù)據(jù)格式主要用于連續(xù)出版物的劃到、裝訂等功能。因為在這些功能中，數(shù)據(jù)類型比較單一，容易處理，而且這類數(shù)據(jù)屬于圖書館本館的數(shù)據(jù)，不會作為共享數(shù)據(jù)進行交換，設計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，只要著重考慮系統(tǒng)的功能靈活，方便實現(xiàn)和便于工作人員使用，便于輸入即可。2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只要在期刊編目中處理，但在劃到、裝訂等模塊中需顯示和查詢，并用于數(shù)據(jù)交換。通常要求數(shù)據(jù)元素的選取和著錄盡量完備，符合有關(guān)機讀目錄的著錄標準和規(guī)范；而數(shù)據(jù)交換格式的設計與處理一定要合乎機讀目錄交換格式的規(guī)范及標準，我國圖書館界目前普遍使用的通用數(shù)據(jù)交換格式有CNMARC和MARC21，以便于各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸。第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題

與數(shù)據(jù)來源相對應，書目數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)準備也分為套用和原始編目。就原始編目而言，數(shù)據(jù)準備應以刊物為依據(jù)，可利用公務目錄卡，必要時對照實物核實館藏。當前許多館的期刊目錄普遍比圖書目錄質(zhì)量差，與標準化相距甚遠，普遍存在著錄項目不完整、著錄不規(guī)則、前后不統(tǒng)一、期刊和卡片不符、著錄不連續(xù)、館藏項中館藏缺漏、信息不明確等問題。因此，我們在數(shù)據(jù)處理過程中應注意以下事項：3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題與數(shù)據(jù)①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。用戶在輸入時可通過查諸如《中國期刊全覽》、《中國報刊大全》、《Ulrich‘sInternationalPeriodicalsDirectory》等工具書，對著錄不完整的部分進行增補。②嚴格執(zhí)行有關(guān)期刊的著錄標準，選擇適合本館的著錄項（數(shù)據(jù)元素）、著錄級次、標識符號等等。據(jù)此制訂本館著錄標準執(zhí)行文本。這樣既保證著錄有規(guī)范可循，又較好地杜絕了著錄前后不統(tǒng)一、著錄不明確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題。《連續(xù)出版著錄規(guī)則》規(guī)定期刊的繼承、更名、合并、改出、分出、吸收、并入均要采用分段著錄。鑒于計算機處理的靈活方便性，期刊的繼承、改名等的處理對于機編來說已不再成為問題。在通用的CNMARC中有相應的字段加以處理。如CNMARC的4XX字段（連接字段）就是放置這種情況的，計算機能自動生成附注、參見等。但在填寫錄入工作單時一定要注意到這些問題，并對每種情況（如更名、繼承）加以區(qū)別，放于合適的MARC字段，這是計算機不可替代的。

③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題?！哆B續(xù)出版著錄規(guī)則8.2.3

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設計在連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的主要文檔有：

◆期刊訂購文檔◆期刊書目主文檔

◆期刊劃到文檔◆期刊裝訂文檔

◆期刊館藏文檔◆目次庫文檔8.2.3連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設計在連續(xù)出版1.期刊訂購記錄與訂購文檔訂購文檔專門揭示連續(xù)出版物訂購業(yè)務信息，與對應書目記錄相連接，每進行一次訂購則建立一條訂購業(yè)務信息。訂購信息主要包括：

?訂購者（一般為圖書館本身）?訂購年?發(fā)行者?出版周期?獲得方式?訂購份數(shù)?單份年訂價?單價?訂購部門（下屬部門或有關(guān)單位）?劃到方式等。訂購份數(shù)既是訂購的重要數(shù)據(jù)，也是應劃到份數(shù)直接的數(shù)據(jù)來源。而應劃到份數(shù)既可作為催詢的基本依據(jù)，也可作為快速劃到的缺省