檔案工作介紹課件

檔案工作介紹

綜合檔案室于沁

2009.9.1內(nèi)容l綜合檔案室簡(jiǎn)介l各門類檔案介紹l科研人員歸檔工作職責(zé)l實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范l發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)l檔案利用l綜合檔案室主頁(yè)介紹

綜合檔案室簡(jiǎn)介成立于1993年3月1997年12月達(dá)“國(guó)家二級(jí)”單位2002年2月達(dá)“國(guó)家一級(jí)”單位2004年9月完成1980年以前的進(jìn)館檔案2006年1月，綜合檔案室獲大連市檔案先進(jìn)集體。

2006年5月，榮獲大連化物所保密工作先進(jìn)集體。2007年6月，榮獲“中科院公共事務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)院一級(jí)”單位，在全院名列前茅。

新中國(guó)第一份科研檔案的誕生地隸屬圖書檔案信息中心編制：2人(于沁、王巖)地址：圖書館樓102、103房間各門類檔案介紹

科研文書基建設(shè)備專利發(fā)表論文研究生論文聲像刊物死亡檔案等會(huì)計(jì)名人檔案科研人員歸檔工作職責(zé)

1．做好平時(shí)科研文件材料的形成、積累工作要保存和積累日常工作形成的報(bào)告、小結(jié)、記錄等，做到各課題形成積累科研文件材料的工作與科研進(jìn)展同步，以便在課題結(jié)束時(shí)交給兼職檔案員（每組一人）一并歸檔，做到歸檔質(zhì)量符合完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求。

完整系統(tǒng)準(zhǔn)確歸檔質(zhì)量要求:科研人員歸檔工作職責(zé)2．課題完成后，整理出由本人承擔(dān)任務(wù)部分的科研文件材料，做到質(zhì)量符合要求歸檔的材料應(yīng)交原件，如帶有紅印章的，打印件、底稿。凡歸檔的材料，一律要用鋼筆書寫或交打印材料，禁止交復(fù)印件或鉛筆、紅筆、油筆書寫的材料。碩士、博士生的畢業(yè)論文只交一份打印本，封面要注明密級(jí)（秘密、機(jī)密、絕密）或內(nèi)部、公開，密級(jí)的確定要征求組長(zhǎng)意見并經(jīng)保密辦審批。實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范

一、實(shí)驗(yàn)記錄本的使用1.正式簽定合同的項(xiàng)目或課題，應(yīng)建立新的實(shí)驗(yàn)記錄本。實(shí)行一個(gè)課題一個(gè)實(shí)驗(yàn)記錄本；不得多課題混用；一個(gè)大項(xiàng)目中的多課題不得同用一個(gè)實(shí)驗(yàn)記錄本；2.實(shí)驗(yàn)記錄本封頁(yè)中應(yīng)寫明課題名稱、起止年月、使用人等；3.實(shí)驗(yàn)記錄本由各組兼職檔案員統(tǒng)一到綜合檔案室免費(fèi)領(lǐng)??；4.記錄本須妥善保管，不得遺失或轉(zhuǎn)借他人；5.實(shí)驗(yàn)記錄本專供實(shí)驗(yàn)記錄使用，不得記載其它無(wú)關(guān)事項(xiàng)；實(shí)驗(yàn)記錄本的使用6.

實(shí)驗(yàn)記錄要用藍(lán)黑墨水的鋼筆或簽字筆書寫，字跡清晰整潔；寫錯(cuò)作廢的張頁(yè)，不得撕毀；7.科技人員應(yīng)定期對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、總結(jié)歸納，并進(jìn)行記錄；8.對(duì)于計(jì)算機(jī)處理的材料，如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框圖、計(jì)算結(jié)果也要定期整理歸納；9.課題完成后，實(shí)驗(yàn)記錄本作為歸檔內(nèi)容之一統(tǒng)一歸檔，學(xué)生畢業(yè)離所時(shí)應(yīng)將實(shí)驗(yàn)記錄本移交所在研究組保存。實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范二、實(shí)驗(yàn)原始記錄

1.實(shí)驗(yàn)記錄是科學(xué)研究最基本的要求，是研究素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)態(tài)度的表現(xiàn)；

2.實(shí)驗(yàn)記錄應(yīng)做到正確、無(wú)誤、真實(shí)的記錄所有的原始實(shí)驗(yàn)內(nèi)容；3.記錄實(shí)驗(yàn)?zāi)康暮蛯?shí)驗(yàn)計(jì)劃；4.記錄上次實(shí)驗(yàn)問(wèn)題和現(xiàn)象；5.記錄所用儀器（廠家，型號(hào)，基本參數(shù)等）；

實(shí)驗(yàn)原始記錄6.記錄所用材料、藥品（廠家，品名，等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)等）；7.記錄實(shí)驗(yàn)裝置草圖；8.記錄實(shí)驗(yàn)詳細(xì)步驟，實(shí)驗(yàn)條件和材料重量等；9.記錄結(jié)果和問(wèn)題；10.分析儀器和設(shè)備應(yīng)定期校正，分析方法正確可靠；

11.記錄的實(shí)驗(yàn)結(jié)果做到可重復(fù)。

實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范三、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理

1.在實(shí)驗(yàn)中用記錄本記錄數(shù)據(jù)和在計(jì)算機(jī)中記錄數(shù)據(jù)及譜圖的方法應(yīng)配合使用。

2.在實(shí)驗(yàn)記錄本中應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明實(shí)驗(yàn)日期、實(shí)驗(yàn)?zāi)康?、?shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)條件，以及計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)數(shù)據(jù)及譜圖的文件名。

3.計(jì)算機(jī)中的各種采樣數(shù)據(jù)及譜圖文件應(yīng)按記錄本中的實(shí)驗(yàn)順序排列，文件命名規(guī)則如下:××××—××—××—××(年月日)(流水號(hào))

研究組也可根據(jù)實(shí)際情況自行命名，以查找方便，和實(shí)驗(yàn)記錄本中的文件名一一對(duì)應(yīng)為原則。

4.計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)及譜圖文件每年定期備份一次，并刻入光盤，和記錄本一同保存，歸檔時(shí)和實(shí)驗(yàn)記錄本一同歸檔。發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)

一年一度的公開發(fā)表的論文、著作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)是我所統(tǒng)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量科研機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)水平和科研成果的重要依據(jù)。每年我所論文、著作的統(tǒng)計(jì)工作都是在綜合檔案室的統(tǒng)一組織下，由各部門兼職檔案員收集、提供，再由綜合檔案室核實(shí)確認(rèn)的。職工、學(xué)生若有當(dāng)年度的公開發(fā)表論文和著作，要及時(shí)提交給本組兼職檔案員，確保全所論文收集齊全。對(duì)您組年終的考評(píng)，都是有直接聯(lián)系。統(tǒng)計(jì)工作是嚴(yán)肅的，要作到保障統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及時(shí)，即不埋沒，又不虛張，需要大家的努力。

發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)隨著信息技術(shù)條件的不斷改善，對(duì)論文統(tǒng)計(jì)工作的要求也在提高，不僅統(tǒng)計(jì)論文的題目、作者、部門、出版物等要準(zhǔn)確無(wú)誤，而且對(duì)時(shí)效性要求也明顯加強(qiáng)。為了將該項(xiàng)工作進(jìn)行得更加完善，我所的論文統(tǒng)計(jì)分二個(gè)步驟進(jìn)行：當(dāng)年的12月31日進(jìn)行初統(tǒng)，該數(shù)字作為估算基礎(chǔ)提供給院里及對(duì)研究組業(yè)績(jī)的考核；二是在次年的3月20日前通過(guò)研究組提交的論文抽印本進(jìn)行核定，輔以各類查詢手段，作為最終的結(jié)論。這無(wú)疑對(duì)論文統(tǒng)計(jì)工作又有了更高的要求。統(tǒng)計(jì)時(shí)間：公開發(fā)表的論文可隨時(shí)在所主頁(yè)論文網(wǎng)上登錄，并將當(dāng)年每季度的論文抽印本收齊交到綜合檔案室歸檔（3月末、6月末、9月末、12月末、次年3月20日前）。收集范圍：

我所職工、研究生出版的著作（有ISBN號(hào)）和在公開出版發(fā)行的科技期刊（有ISSN號(hào)）上發(fā)表的署名單位含中國(guó)科學(xué)院大連化學(xué)物理研究所的論文；被收編在會(huì)議論文集中的論文必須是全文發(fā)表，論文集必須有ISBN號(hào)。下列論文不屬于本統(tǒng)計(jì)范圍a)

內(nèi)部刊物上發(fā)表的論文；b)

非公開出版的學(xué)術(shù)會(huì)議論文集收編的論文；c)

屬于摘要、簡(jiǎn)介性質(zhì)的文章。發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)填表要求：

1.以課題組、公司為單位進(jìn)行錄入；

2.作者姓名全部錄入。中國(guó)作者不論論文是何種語(yǔ)言，均以中文表示，作者與作者之間加中文逗號(hào)，作者名字是兩個(gè)字的，中間不得空格；英文論文作者除中國(guó)作者姓名外，均采用原文寫法；

3.用英文發(fā)表的論文題目除第一個(gè)單詞的首字母大寫外，其余均小寫。特殊符號(hào)（如化學(xué)符號(hào)、專業(yè)縮寫詞等）按照學(xué)科慣例處理；發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)填表要求：

4.國(guó)內(nèi)出版的英文版刊物名稱以中文表示；

5.“刊物名稱”不得縮寫；

6.公開出版（有ISSN或ISBN號(hào)）的論文，在ISSN/ISBN一欄中將該號(hào)填上；

7.凡屬于由我所兩個(gè)部門（或兩個(gè)以上部門）合作項(xiàng)目發(fā)表的論文，由第一作者所在部門申報(bào)并填寫所有合作部門。如：502，501，803。以免重復(fù)統(tǒng)計(jì)。

8.研究生畢業(yè)后發(fā)表的論文，由出資出版費(fèi)的部門統(tǒng)計(jì)，如有異議，兩部門自行協(xié)商解決，不得重復(fù)登錄或1人填寫2個(gè)部門。

發(fā)表論文、著作統(tǒng)計(jì)

直接本人研究形成的檔案

(現(xiàn)仍在本組)

或本組組長(zhǎng)非本人研究形成的檔案或非本組人員借閱密級(jí)審批表內(nèi)部所在研究組組長(zhǎng)審批科技處審批辦理借閱主管所長(zhǎng)