教學(xué)第四章-辦公室事務(wù)和管理課件

第四章辦公室事務(wù)和管理第四章辦公室事務(wù)和管理1第四章辦公室事務(wù)和管理辦公環(huán)境辦公事務(wù)辦公設(shè)備辦公用品團隊管理資源管理辦公效率與目標(biāo)管理第四章辦公室事務(wù)和管理辦公環(huán)境24.1辦公環(huán)境空間布置環(huán)境要求環(huán)境管理與定置管理4.1辦公環(huán)境空間布置34.1.1空間布置布局因素：人員數(shù)量、企業(yè)性質(zhì)、辦公面積、辦公地點、部門性質(zhì)（接待區(qū)和車間辦公區(qū)離門要近，便于部門聯(lián)系、符合工作和保密需要，有一定的靈活性公平問題：遼寧省經(jīng)貿(mào)委的故事4.1.1空間布置布局因素：人員數(shù)量、企業(yè)性質(zhì)、辦公面積、辦44.1.2環(huán)境要求采光：充足、局部夠用、左上來光、溫度與通風(fēng)：20度，空調(diào)不能開得太猛，濕度適當(dāng)（加濕及除濕），早中晚要提前適當(dāng)通風(fēng)綠化：適當(dāng)綠化、外部降溫、內(nèi)部美觀色調(diào)：以綠、黃、白為基色調(diào)（要淺一些），不要過于單一，較亮在上，較暗在下，溫度高時用冷色，基本彩度不要太高4.1.2環(huán)境要求采光：充足、局部夠用、左上來光、54.1.2環(huán)境要求安全及消防、標(biāo)志、報警設(shè)備、急救包、緊急公共廣播，常規(guī)風(fēng)險評估程序/事項檢查清單，員工教育和清楚展開安全標(biāo)示和告示，緊急情況處理程序，常規(guī)檢查清單，維護緊急設(shè)備、安全標(biāo)志和告示緊急情況：清楚顯示的告示，指定聯(lián)系方法，維護急救箱辦公設(shè)備：安全、高效、適用（國外見聞）安靜：不要在辦公室內(nèi)講閑話、低聲接打電話標(biāo)識：區(qū)域標(biāo)志（右側(cè)設(shè)置）、線路標(biāo)志（行車線、停車位、管線標(biāo)志、起身、功能及報警方法）、崗位職務(wù)標(biāo)志（銘牌、胸卡）、工作指南（一覽表）4.1.2環(huán)境要求安全及消防、標(biāo)志、報警設(shè)備、急救包、緊急公64.1.2環(huán)境要求裝修裝飾：符合消防、環(huán)保要求，淡雅、統(tǒng)一，地毯故事辦公桌、柜架、辦公設(shè)備：統(tǒng)一、方便（加強公用）文件、資料、檔案、書籍（必要的備份制度）辦公室門口崗位說明、內(nèi)部掛牌人員進(jìn)出規(guī)定：身份卡及出入證（國外見聞）、監(jiān)控設(shè)備、保密問題：幾個小故事數(shù)據(jù)訪問和文件：基于計算機的口令，訪問等級的限制，密碼，非常危險設(shè)備的（VDU）的放置、閉路電視，基于文件的分類，標(biāo)記保密文件，安全存儲設(shè)備4.1.2環(huán)境要求裝修裝飾：符合消防、環(huán)保要求，淡雅、統(tǒng)一，74.1.3環(huán)境管理與定置管理環(huán)境管理的基本要求：健康和安全環(huán)境管理24原則：見書辦公室內(nèi)部功能分區(qū)：個人工作區(qū)（接待區(qū)全部設(shè)施、辦公桌椅區(qū)域）公用區(qū)域（傳真、復(fù)印機、共用柜架、茶水桌）、上司辦公區(qū)域定置管理：飛機失事的故事與飛機制造商的管理一個留學(xué)生的國外見聞：貼標(biāo)簽的好處（保密除外）辦公桌及文件柜的內(nèi)部排列，內(nèi)部空間及巧用備用及公用空間4.1.3環(huán)境管理與定置管理環(huán)境管理的基本要求：健康和安全84.2辦公事務(wù)辦公流程組織結(jié)構(gòu)圖信息流模式接打電話郵件處理值班處理保密處理文書處理印信處理現(xiàn)金管理事故處理4.2辦公事務(wù)辦公流程94.2.1辦公流程人員的工作角色與責(zé)任工作計劃：工程流程的組織，控制和監(jiān)督工作流程，檢查事項清單，活動與時間安排，條形框圖，書面日記和電子日記，待發(fā)文件，工作申請單，時間分配和管理，工作的委托和分配。優(yōu)先順序，資源分析，工作場所的組織，正確維護計算機化記錄流程改進(jìn)：確定目標(biāo)，檢查辦公程序，審視工作任務(wù)，與雇員面談，問卷，記錄和分析記錄，尋求專家意見，確定成本，開發(fā)新系統(tǒng)，向管理層匯報，得到批準(zhǔn)，貫徹，監(jiān)督和審查。4.2.1辦公流程人員的工作角色與責(zé)任104.2.2組織結(jié)構(gòu)圖目的：了解組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)容及特點、進(jìn)而更好地理解工作流程及改進(jìn)之4.2.2組織結(jié)構(gòu)圖目的：了解組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)容及特點、進(jìn)而更好114.2.3信息流程信息分類信息來源文件流程外部信息流程內(nèi)部信息流程信息權(quán)限信息流轉(zhuǎn)方式4.2.3信息流程信息分類124.2.4接打電話接電話：三聲之內(nèi)必須接聽。問候語，對外線報單位，對內(nèi)線報部門；要找的人不在：可以告訴對方一會再打，請對方留姓名和電話號，詢問對方是否愿意與其他人通話，記錄并引用對方名字；語調(diào)：平穩(wěn)、安祥排除干擾：打噴嚏或咳嗽要偏過頭，掩住電話，并說聲：對不起，避免與旁邊人交談，不要讓背景聲音干擾電話做好電話記錄，設(shè)專門的記錄本，以免遺忘，并復(fù)述核對4.2.4接打電話接電話：三聲之內(nèi)必須接聽。134.2.4接打電話打電話時首先報出本人的姓名和單位名稱，其次簡要說明通話目的，哪人不在，請人轉(zhuǎn)告留言并致謝技巧：迅速鑒別人家的聲音其他技巧：見書，重點是領(lǐng)導(dǎo)的電話注意：秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間，領(lǐng)導(dǎo)的家庭電話、手機不公開。領(lǐng)導(dǎo)回來時，要及時匯報及請示電話本：要做好分類，注意積累，必要的備份，及時使用，隨時能使用，以備自己和領(lǐng)導(dǎo)使用4.2.4接打電話打電話時首先報出本人的姓名和單位名稱，其次144.2.5郵件處理：收文（郵件）簽收：清點實收和投遞單件數(shù)，清點信封或封套上所注明的收文單位是否正確；包裝和封口是否損壞；無誤后，在回執(zhí)上簽收拆封：保持完好，把原封和文件一并處理；登記：按所列內(nèi)容逐項登記，在收進(jìn)每頁文件顏面貼上“來訪處理單”并將有關(guān)內(nèi)容填好分類：分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件5類，分別歸入規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分別送主管上司處理，有的要用數(shù)字做標(biāo)識；如領(lǐng)導(dǎo)有要求，要注出重點用筆劃出，或注明，重要文件，轉(zhuǎn)送前要復(fù)印一份保存，以備查。4.2.5郵件處理：收文（郵件）簽收：清點實收和投遞單件數(shù)，154.2.5郵件處理：收文（郵件）如領(lǐng)導(dǎo)不在，則公司信件和外來信件分開，內(nèi)容大致記錄主動打電話把需要領(lǐng)導(dǎo)處理的郵件告訴他，或傳真把郵件內(nèi)容告訴領(lǐng)導(dǎo)，重點說清文件主題，請示需要交何人辦理把需要領(lǐng)導(dǎo)親自處理的郵件保存下來，并告訴對方何時可以得到回復(fù)把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需簽字”、“需某人處理”、需閱讀等4.2.5郵件處理：收文（郵件）如領(lǐng)導(dǎo)不在，則公司信件和外來164.2.6值班記錄值班電話記錄：來電時間、單位、姓名、內(nèi)容接待記錄：姓名、單位、事由、聯(lián)系方法值班日記：外來信函、電報、反映情況、外來電話，交接及時做好信息傳遞記好值班表：期限、時間、值班人員姓名、值班工作內(nèi)容遵守保密制度遵守交接班制度遵守崗位責(zé)任制4.2.6值班記錄值班電話記錄：來電時間、單位、姓名、內(nèi)容174.2.7保密處理口頭信息安全：不在單位內(nèi)外與人談?wù)摫Ｃ苄畔?，在未確認(rèn)電話對方身份前，不能提供保密信息；向來訪者提供組織允許的信息，超范圍要請示，遵照會議要求傳達(dá)會議信息紙面信息安全：接收保密文件要簽收并登記，按規(guī)定傳閱并放在保密夾內(nèi)，并簽收；將秘密文件歸類標(biāo)明，不能將機密文件留置在辦公桌內(nèi)，要放在文件柜內(nèi)；高密級文件要親自送文件人；不得隨意復(fù)印，不得隨意帶回家中，保密事項要記錄保密本內(nèi)電子信息安全：計算機屏幕放在他人看不見的地方，打印保密材料時人不離機，負(fù)責(zé)保存和傳遞；提交電子信息前先向上級核對，不能給未授權(quán)的人；有自己的密碼并定期更換；計算機經(jīng)常查殺毒，不安裝借來的程序；重要文件要備份并存儲；安裝計算機警報系統(tǒng)，防止被盜。幾個故事4.2.7保密處理口頭信息安全：不在單位內(nèi)外與人談?wù)摫Ｃ苄畔?84.2.8文書處理領(lǐng)導(dǎo)指示后將文件發(fā)至承辦部門承辦部門簽收、拆封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門辦理完畢，及時將批復(fù)件退回行政部門，并歸檔。如不及時退件，行政部門到一定時間應(yīng)組織有關(guān)部門清退文件，按規(guī)定收回。相關(guān)文件要立卷、歸檔和銷毀。4.2.8文書處理領(lǐng)導(dǎo)指示后將文件發(fā)至承辦部門194.2.8文書處理立卷程序：檢查與整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管期限－具體組卷－拆除裝訂障礙－修補不合規(guī)范的文件－編寫頁號－登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題－裝訂成卷－填寫案卷封面－案卷排列與編號－編制《案卷目錄》－編寫歸檔號銷毀文件：對已辦畢文件進(jìn)行鑒定－確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件逐件核定造冊＝將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)審批－在有關(guān)人員（兩人以上）的監(jiān)督下送往指定地點銷毀，文件要登記，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚?，不得中途離開。4.2.8文書處理立卷程序：檢查與整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管204.2.9發(fā)文處理發(fā)文內(nèi)容：請示、批復(fù)、向下指導(dǎo)性文件、報告、函、代上級翻印或轉(zhuǎn)發(fā)文件、簡報和內(nèi)刊發(fā)文處理：成文階段（擬稿－核稿－會簽－送審－簽發(fā)－印制）、發(fā)放階段（登記－編號－分裝－抄送）。擬稿：文稿前用公文稿頭紙；文件發(fā)放范圍；將形成文稿的有關(guān)文字資料和擬稿的依據(jù)附在文稿后面；把由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)的放，要部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及其他部門要會簽；標(biāo)題醒目；主題明確；一事一文；字體規(guī)范化；向上級行文不要過多議論簽發(fā)：按職權(quán)劃分原則；集體負(fù)責(zé)原則；制空權(quán)代表代簽原則；加簽原則；會簽原則4.2.9發(fā)文處理發(fā)文內(nèi)容：請示、批復(fù)、向下指導(dǎo)性文件、報告214.2.10印信管理幾個故事印章包括：單位公章、合同專用章、領(lǐng)導(dǎo)“公用”私章、秘書部門公章。不得私刻公章，要有上級批文到公安部門登記；保管人不得委托他人代蓋公章，不得隨意帶出辦公室；蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。更換公章要周知，停用印章要交原頒發(fā)單位封存。介紹信出具要審批，填寫清楚、寫明身份和事項，與存根一致并加騎縫章4.2.10印信管理幾個故事224.2.11現(xiàn)金管理熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯方法領(lǐng)導(dǎo)出差回來，秘書代為整理出差費用，轉(zhuǎn)交會計處理建立零用現(xiàn)金帳簿，標(biāo)明每筆收支時間、用途、金額、余額等。按月核對并報財務(wù)部門使用現(xiàn)金要領(lǐng)導(dǎo)簽批4.2.11現(xiàn)金管理熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯方法234.2.13事故處理立即上報單位領(lǐng)導(dǎo)和安全主管，填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報告表》，事故涉及人員需要完成證人記錄。安全生產(chǎn)事故要按其他法規(guī)處理?！妒鹿是闆r記錄表》內(nèi)容：事故日期與時間，事故地點，事故涉及人員，事故證人，事故過程，填寫人員簽字、證人簽字等，有人員傷亡的還要復(fù)雜4.2.13事故處理立即上報單位領(lǐng)導(dǎo)和安全主管，填寫《事故情244.3辦公設(shè)備電腦使用打印機使用傳真使用復(fù)印機使用其他常用設(shè)備使用4.3辦公設(shè)備電腦使用254.3.1電腦及外設(shè)使用電腦數(shù)量、質(zhì)量與更新常用辦公軟件：Word、Excel、Powerpoint、visio（圖形）打字速度（速記）、排版及正確性、關(guān)于檢查及核對簡單網(wǎng)頁制作局域網(wǎng)使用技巧電子會議的技術(shù)安排自動辦公系統(tǒng)及文字處理無紙化辦公設(shè)備的公用性：網(wǎng)絡(luò)控制及耗材管理記錄關(guān)于備份、U盤、光盤及可移動盤信息安全、密碼設(shè)置及定期更換、警報系統(tǒng)、使用特殊代碼電話殺毒軟件4.3.1電腦及外設(shè)使用電腦數(shù)量、質(zhì)量與更新264.3.2打印機使用電源：要有地線，不使用定時電源，防止斷電環(huán)境：離計算機較近的平穩(wěn)工作臺上，干凈無塵，不要陽光直射、高溫、潮濕。用紙：要好，防潮清潔：定期用小刷或吸塵器吸，再用酒精擦洗。清潔前，斷電源。耗材要準(zhǔn)備充分。錯燈（黃燈）原因：缺紙、機蓋打開、夾紙、電線連接、選擇打印機錯誤、打印頁太復(fù)雜、墨粉不足或分布不均、打印機需要清潔等等4.3.2打印機使用電源：要有地線，不使用定時電源，防止斷電274.3.3傳真使用功能：發(fā)送傳真、接收傳真、復(fù)印發(fā)送：原稿準(zhǔn)備（打印稿或黑墨水白紙）、放置原稿（按機器所指向，調(diào)整文件導(dǎo)板）、發(fā)送模式選擇（標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)和超精細(xì)）呼叫建立（通話確認(rèn)后按“啟動/復(fù)印”）接收：傳真紙準(zhǔn)備、接收模式選擇（三種）、回答確認(rèn)、給信號（“啟動/復(fù)印”）復(fù)?。捍_認(rèn)未叫通電話、放置原稿、按鍵專線與非專線傳真?zhèn)髡娴膶徟?.3.3傳真使用功能：發(fā)送傳真、接收傳真、復(fù)印284.3.4復(fù)印機使用操作程序：開機預(yù)熱－備好原稿－放置原稿（左上位放置在線內(nèi)）－選擇紙張規(guī)格－選擇復(fù)印倍率－調(diào)節(jié)復(fù)印濃度－設(shè)定復(fù)印數(shù)－復(fù)?。瓡和Ｇ宄宄∠?jié)電停機常見故障：夾紙、復(fù)印非原稿內(nèi)容（紙上有東西）、缺紙、碳粉不足規(guī)格問題及經(jīng)驗教訓(xùn)版權(quán)及保密問題4.3.4復(fù)印機使用操作程序：開機預(yù)熱－備好原稿－放置原稿（294.3.5其他常用辦公設(shè)備錄音機或錄音筆：最好用錄音筆投影機：插拔插頭時要關(guān)電源，風(fēng)扇停止再關(guān)電源，關(guān)機后5分鐘再開機，注意通風(fēng)散熱，注意LAMP燈變紅要停機20分鐘以上，如重開機后燈泡又很快亮可能是老化要換，換燈泡要停車1小時以上。無圖像要切換，重影換電纜。預(yù)先要試好相機、數(shù)碼相機和攝像機：用好、洗好、編輯、送好，注意保養(yǎng)和背法（一個教訓(xùn)）掃描儀：掌握圖形處理軟件的使用編輯方法4.3.5其他常用辦公設(shè)備錄音機或錄音筆：最好用錄音筆304.4辦公用品購買辦公用品：價格，庫存費用與空間，占用資金，交貨期，服務(wù)方便程度，結(jié)算方式，安全可靠程度，訂購辦公用品：統(tǒng)一采購，比價比質(zhì)采購，接收辦公用品：核對貨單；數(shù)量核對；按核對數(shù)付款；入庫登記；更新庫存記錄；保管管理（通風(fēng)干燥、新在舊下，先來先發(fā)，笨重在下，小常在前）確立發(fā)放制度；發(fā)放記錄及簽收（進(jìn)貨、出貨和庫存三卡一致）；領(lǐng)用量及成本分析；4.4辦公用品購買辦公用品：價格，庫存費用與空間，占用資金，314.5團隊管理建立團隊目標(biāo)平均分配任務(wù)保持信息溝通領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮作用4.5團隊管理建立團隊目標(biāo)324.5.1建立團隊目標(biāo)團隊的任務(wù)團隊任務(wù)所涉及到的范圍團隊工作的階段性目標(biāo)處理意外情況和彌補欠缺的時間柳傳志：搭班子、帶隊伍、指路子關(guān)鍵在人、在制度、在思路4.5.1建立團隊目標(biāo)團隊的任務(wù)334.5.2平均分配任務(wù)工作經(jīng)驗每個人的工作量平均分配的可能性及效果團隊成員的特長與積極性組織團隊會議共同討論如何分配工作4.5.2平均分配任務(wù)工作經(jīng)驗344.5.3保持信息溝通定期向上級提交書面報告（一位老總的經(jīng)驗）定期向上級匯報團隊工作上級親自參加團隊有關(guān)會議溝通的方式：正式與非正式、簡要與系統(tǒng)、數(shù)據(jù)與報表的重要性，繁簡問題，規(guī)范與不規(guī)范非正式交流與正式交流：如何保持團結(jié)：共產(chǎn)黨與國民黨的區(qū)別提醒與重復(fù)的重要性4.5.3保持信息溝通定期向上級提交書面報告（一位老總的經(jīng)驗354.5.4團隊領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)是落到每個人頭上提供必要的設(shè)備和資源，先說丑話代表團隊向上級提出適當(dāng)?shù)囊箨P(guān)心所有成員，建立良好的工作關(guān)系能經(jīng)常與成員溝通、有親和力平等、公正、廉潔地對待每個成員勇于任事、原則性、掌握計劃和時間言必信、行必果激勵和表揚，處理與處罰要當(dāng)面說清出問題時，能承擔(dān)責(zé)任，指出問題，帶好隊伍做好監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作注意總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高改革流程，加強企業(yè)管理信息化，從制度和技術(shù)防范內(nèi)鬼4.5.4團隊領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)是落到每個人頭上364.6資源管理政府采購招投標(biāo)程序調(diào)配和利用辦公資源4.6資源管理政府采購374.6.1政府采購采購主體：采購機關(guān)和供應(yīng)商采購方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價來源采購范圍：設(shè)備、物品、服務(wù)、工程采購組織：政府采購機構(gòu)好處：降低價格、減少盲目、提高質(zhì)量反問題：不合使用、自辦服務(wù)設(shè)施問題、回扣問題、體制問題現(xiàn)狀進(jìn)展與發(fā)展前景對國內(nèi)廠商的保護4.6.1政府采購采購主體：采購機關(guān)和供應(yīng)商384.6.2招投標(biāo)程序發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請（要約邀請）編制招標(biāo)文件澄清或修改招標(biāo)文件編制投標(biāo)文件開標(biāo)評標(biāo)確定中標(biāo)人并發(fā)出中標(biāo)通知自確定中標(biāo)人之日15天內(nèi)，向財政部門提交招標(biāo)投票情況的書面報告串通投票問題4.6.2招投標(biāo)程序發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請（要約邀請）394.6.3調(diào)配和利用辦公資源了解設(shè)備基本情況了解設(shè)備使用情況充分發(fā)揮設(shè)備功能適當(dāng)調(diào)配利用辦公資源建立設(shè)備購買、保修和維護記錄設(shè)備和操作指南的培訓(xùn)設(shè)備使用記錄和故障登記設(shè)備共享與綜合開發(fā)（發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗）4.6.3調(diào)配和利用辦公資源了解設(shè)備基本情況40

4.7辦公效率與目標(biāo)管理

目標(biāo)管理概念、分類及作用目標(biāo)管理方法

4.7辦公效率與目標(biāo)管理

目標(biāo)管理概念、分類及作用414.7.1目標(biāo)管理概念、分類及作用目標(biāo)管理概念：用可考核的目標(biāo)進(jìn)行管理與評價的工作方法分類：數(shù)量目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)，目標(biāo)要分解到具體可考核，分解到每個崗位作用：沒有考核和獎罰，就沒有管理和效率4.7.1目標(biāo)管理概念、分類及作用目標(biāo)管理概念：用可考核的目424.7.2目標(biāo)管理方法看板管理項目管理網(wǎng)絡(luò)計劃、流程圖、形象進(jìn)度圖要害在于程序控制原理：目標(biāo)、資源、操作方法與途徑、考核、控制、指揮4.7.2目標(biāo)管理方法看板管理43第四章辦公室事務(wù)和管理第四章辦公室事務(wù)和管理44第四章辦公室事務(wù)和管理辦公環(huán)境辦公事務(wù)辦公設(shè)備辦公用品團隊管理資源管理辦公效率與目標(biāo)管理第四章辦公室事務(wù)和管理辦公環(huán)境454.1辦公環(huán)境空間布置環(huán)境要求環(huán)境管理與定置管理4.1辦公環(huán)境空間布置464.1.1空間布置布局因素：人員數(shù)量、企業(yè)性質(zhì)、辦公面積、辦公地點、部門性質(zhì)（接待區(qū)和車間辦公區(qū)離門要近，便于部門聯(lián)系、符合工作和保密需要，有一定的靈活性公平問題：遼寧省經(jīng)貿(mào)委的故事4.1.1空間布置布局因素：人員數(shù)量、企業(yè)性質(zhì)、辦公面積、辦474.1.2環(huán)境要求采光：充足、局部夠用、左上來光、溫度與通風(fēng)：20度，空調(diào)不能開得太猛，濕度適當(dāng)（加濕及除濕），早中晚要提前適當(dāng)通風(fēng)綠化：適當(dāng)綠化、外部降溫、內(nèi)部美觀色調(diào)：以綠、黃、白為基色調(diào)（要淺一些），不要過于單一，較亮在上，較暗在下，溫度高時用冷色，基本彩度不要太高4.1.2環(huán)境要求采光：充足、局部夠用、左上來光、484.1.2環(huán)境要求安全及消防、標(biāo)志、報警設(shè)備、急救包、緊急公共廣播，常規(guī)風(fēng)險評估程序/事項檢查清單，員工教育和清楚展開安全標(biāo)示和告示，緊急情況處理程序，常規(guī)檢查清單，維護緊急設(shè)備、安全標(biāo)志和告示緊急情況：清楚顯示的告示，指定聯(lián)系方法，維護急救箱辦公設(shè)備：安全、高效、適用（國外見聞）安靜：不要在辦公室內(nèi)講閑話、低聲接打電話標(biāo)識：區(qū)域標(biāo)志（右側(cè)設(shè)置）、線路標(biāo)志（行車線、停車位、管線標(biāo)志、起身、功能及報警方法）、崗位職務(wù)標(biāo)志（銘牌、胸卡）、工作指南（一覽表）4.1.2環(huán)境要求安全及消防、標(biāo)志、報警設(shè)備、急救包、緊急公494.1.2環(huán)境要求裝修裝飾：符合消防、環(huán)保要求，淡雅、統(tǒng)一，地毯故事辦公桌、柜架、辦公設(shè)備：統(tǒng)一、方便（加強公用）文件、資料、檔案、書籍（必要的備份制度）辦公室門口崗位說明、內(nèi)部掛牌人員進(jìn)出規(guī)定：身份卡及出入證（國外見聞）、監(jiān)控設(shè)備、保密問題：幾個小故事數(shù)據(jù)訪問和文件：基于計算機的口令，訪問等級的限制，密碼，非常危險設(shè)備的（VDU）的放置、閉路電視，基于文件的分類，標(biāo)記保密文件，安全存儲設(shè)備4.1.2環(huán)境要求裝修裝飾：符合消防、環(huán)保要求，淡雅、統(tǒng)一，504.1.3環(huán)境管理與定置管理環(huán)境管理的基本要求：健康和安全環(huán)境管理24原則：見書辦公室內(nèi)部功能分區(qū)：個人工作區(qū)（接待區(qū)全部設(shè)施、辦公桌椅區(qū)域）公用區(qū)域（傳真、復(fù)印機、共用柜架、茶水桌）、上司辦公區(qū)域定置管理：飛機失事的故事與飛機制造商的管理一個留學(xué)生的國外見聞：貼標(biāo)簽的好處（保密除外）辦公桌及文件柜的內(nèi)部排列，內(nèi)部空間及巧用備用及公用空間4.1.3環(huán)境管理與定置管理環(huán)境管理的基本要求：健康和安全514.2辦公事務(wù)辦公流程組織結(jié)構(gòu)圖信息流模式接打電話郵件處理值班處理保密處理文書處理印信處理現(xiàn)金管理事故處理4.2辦公事務(wù)辦公流程524.2.1辦公流程人員的工作角色與責(zé)任工作計劃：工程流程的組織，控制和監(jiān)督工作流程，檢查事項清單，活動與時間安排，條形框圖，書面日記和電子日記，待發(fā)文件，工作申請單，時間分配和管理，工作的委托和分配。優(yōu)先順序，資源分析，工作場所的組織，正確維護計算機化記錄流程改進(jìn)：確定目標(biāo)，檢查辦公程序，審視工作任務(wù)，與雇員面談，問卷，記錄和分析記錄，尋求專家意見，確定成本，開發(fā)新系統(tǒng)，向管理層匯報，得到批準(zhǔn)，貫徹，監(jiān)督和審查。4.2.1辦公流程人員的工作角色與責(zé)任534.2.2組織結(jié)構(gòu)圖目的：了解組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)容及特點、進(jìn)而更好地理解工作流程及改進(jìn)之4.2.2組織結(jié)構(gòu)圖目的：了解組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)容及特點、進(jìn)而更好544.2.3信息流程信息分類信息來源文件流程外部信息流程內(nèi)部信息流程信息權(quán)限信息流轉(zhuǎn)方式4.2.3信息流程信息分類554.2.4接打電話接電話：三聲之內(nèi)必須接聽。問候語，對外線報單位，對內(nèi)線報部門；要找的人不在：可以告訴對方一會再打，請對方留姓名和電話號，詢問對方是否愿意與其他人通話，記錄并引用對方名字；語調(diào)：平穩(wěn)、安祥排除干擾：打噴嚏或咳嗽要偏過頭，掩住電話，并說聲：對不起，避免與旁邊人交談，不要讓背景聲音干擾電話做好電話記錄，設(shè)專門的記錄本，以免遺忘，并復(fù)述核對4.2.4接打電話接電話：三聲之內(nèi)必須接聽。564.2.4接打電話打電話時首先報出本人的姓名和單位名稱，其次簡要說明通話目的，哪人不在，請人轉(zhuǎn)告留言并致謝技巧：迅速鑒別人家的聲音其他技巧：見書，重點是領(lǐng)導(dǎo)的電話注意：秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間，領(lǐng)導(dǎo)的家庭電話、手機不公開。領(lǐng)導(dǎo)回來時，要及時匯報及請示電話本：要做好分類，注意積累，必要的備份，及時使用，隨時能使用，以備自己和領(lǐng)導(dǎo)使用4.2.4接打電話打電話時首先報出本人的姓名和單位名稱，其次574.2.5郵件處理：收文（郵件）簽收：清點實收和投遞單件數(shù)，清點信封或封套上所注明的收文單位是否正確；包裝和封口是否損壞；無誤后，在回執(zhí)上簽收拆封：保持完好，把原封和文件一并處理；登記：按所列內(nèi)容逐項登記，在收進(jìn)每頁文件顏面貼上“來訪處理單”并將有關(guān)內(nèi)容填好分類：分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件5類，分別歸入規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分別送主管上司處理，有的要用數(shù)字做標(biāo)識；如領(lǐng)導(dǎo)有要求，要注出重點用筆劃出，或注明，重要文件，轉(zhuǎn)送前要復(fù)印一份保存，以備查。4.2.5郵件處理：收文（郵件）簽收：清點實收和投遞單件數(shù)，584.2.5郵件處理：收文（郵件）如領(lǐng)導(dǎo)不在，則公司信件和外來信件分開，內(nèi)容大致記錄主動打電話把需要領(lǐng)導(dǎo)處理的郵件告訴他，或傳真把郵件內(nèi)容告訴領(lǐng)導(dǎo)，重點說清文件主題，請示需要交何人辦理把需要領(lǐng)導(dǎo)親自處理的郵件保存下來，并告訴對方何時可以得到回復(fù)把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需簽字”、“需某人處理”、需閱讀等4.2.5郵件處理：收文（郵件）如領(lǐng)導(dǎo)不在，則公司信件和外來594.2.6值班記錄值班電話記錄：來電時間、單位、姓名、內(nèi)容接待記錄：姓名、單位、事由、聯(lián)系方法值班日記：外來信函、電報、反映情況、外來電話，交接及時做好信息傳遞記好值班表：期限、時間、值班人員姓名、值班工作內(nèi)容遵守保密制度遵守交接班制度遵守崗位責(zé)任制4.2.6值班記錄值班電話記錄：來電時間、單位、姓名、內(nèi)容604.2.7保密處理口頭信息安全：不在單位內(nèi)外與人談?wù)摫Ｃ苄畔?，在未確認(rèn)電話對方身份前，不能提供保密信息；向來訪者提供組織允許的信息，超范圍要請示，遵照會議要求傳達(dá)會議信息紙面信息安全：接收保密文件要簽收并登記，按規(guī)定傳閱并放在保密夾內(nèi)，并簽收；將秘密文件歸類標(biāo)明，不能將機密文件留置在辦公桌內(nèi)，要放在文件柜內(nèi)；高密級文件要親自送文件人；不得隨意復(fù)印，不得隨意帶回家中，保密事項要記錄保密本內(nèi)電子信息安全：計算機屏幕放在他人看不見的地方，打印保密材料時人不離機，負(fù)責(zé)保存和傳遞；提交電子信息前先向上級核對，不能給未授權(quán)的人；有自己的密碼并定期更換；計算機經(jīng)常查殺毒，不安裝借來的程序；重要文件要備份并存儲；安裝計算機警報系統(tǒng)，防止被盜。幾個故事4.2.7保密處理口頭信息安全：不在單位內(nèi)外與人談?wù)摫Ｃ苄畔?14.2.8文書處理領(lǐng)導(dǎo)指示后將文件發(fā)至承辦部門承辦部門簽收、拆封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門辦理完畢，及時將批復(fù)件退回行政部門，并歸檔。如不及時退件，行政部門到一定時間應(yīng)組織有關(guān)部門清退文件，按規(guī)定收回。相關(guān)文件要立卷、歸檔和銷毀。4.2.8文書處理領(lǐng)導(dǎo)指示后將文件發(fā)至承辦部門624.2.8文書處理立卷程序：檢查與整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管期限－具體組卷－拆除裝訂障礙－修補不合規(guī)范的文件－編寫頁號－登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題－裝訂成卷－填寫案卷封面－案卷排列與編號－編制《案卷目錄》－編寫歸檔號銷毀文件：對已辦畢文件進(jìn)行鑒定－確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件逐件核定造冊＝將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)審批－在有關(guān)人員（兩人以上）的監(jiān)督下送往指定地點銷毀，文件要登記，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚?，不得中途離開。4.2.8文書處理立卷程序：檢查與整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管634.2.9發(fā)文處理發(fā)文內(nèi)容：請示、批復(fù)、向下指導(dǎo)性文件、報告、函、代上級翻印或轉(zhuǎn)發(fā)文件、簡報和內(nèi)刊發(fā)文處理：成文階段（擬稿－核稿－會簽－送審－簽發(fā)－印制）、發(fā)放階段（登記－編號－分裝－抄送）。擬稿：文稿前用公文稿頭紙；文件發(fā)放范圍；將形成文稿的有關(guān)文字資料和擬稿的依據(jù)附在文稿后面；把由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)的放，要部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及其他部門要會簽；標(biāo)題醒目；主題明確；一事一文；字體規(guī)范化；向上級行文不要過多議論簽發(fā)：按職權(quán)劃分原則；集體負(fù)責(zé)原則；制空權(quán)代表代簽原則；加簽原則；會簽原則4.2.9發(fā)文處理發(fā)文內(nèi)容：請示、批復(fù)、向下指導(dǎo)性文件、報告644.2.10印信管理幾個故事印章包括：單位公章、合同專用章、領(lǐng)導(dǎo)“公用”私章、秘書部門公章。不得私刻公章，要有上級批文到公安部門登記；保管人不得委托他人代蓋公章，不得隨意帶出辦公室；蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。更換公章要周知，停用印章要交原頒發(fā)單位封存。介紹信出具要審批，填寫清楚、寫明身份和事項，與存根一致并加騎縫章4.2.10印信管理幾個故事654.2.11現(xiàn)金管理熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯方法領(lǐng)導(dǎo)出差回來，秘書代為整理出差費用，轉(zhuǎn)交會計處理建立零用現(xiàn)金帳簿，標(biāo)明每筆收支時間、用途、金額、余額等。按月核對并報財務(wù)部門使用現(xiàn)金要領(lǐng)導(dǎo)簽批4.2.11現(xiàn)金管理熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯方法664.2.13事故處理立即上報單位領(lǐng)導(dǎo)和安全主管，填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報告表》，事故涉及人員需要完成證人記錄。安全生產(chǎn)事故要按其他法規(guī)處理?！妒鹿是闆r記錄表》內(nèi)容：事故日期與時間，事故地點，事故涉及人員，事故證人，事故過程，填寫人員簽字、證人簽字等，有人員傷亡的還要復(fù)雜4.2.13事故處理立即上報單位領(lǐng)導(dǎo)和安全主管，填寫《事故情674.3辦公設(shè)備電腦使用打印機使用傳真使用復(fù)印機使用其他常用設(shè)備使用4.3辦公設(shè)備電腦使用684.3.1電腦及外設(shè)使用電腦數(shù)量、質(zhì)量與更新常用辦公軟件：Word、Excel、Powerpoint、visio（圖形）打字速度（速記）、排版及正確性、關(guān)于檢查及核對簡單網(wǎng)頁制作局域網(wǎng)使用技巧電子會議的技術(shù)安排自動辦公系統(tǒng)及文字處理無紙化辦公設(shè)備的公用性：網(wǎng)絡(luò)控制及耗材管理記錄關(guān)于備份、U盤、光盤及可移動盤信息安全、密碼設(shè)置及定期更換、警報系統(tǒng)、使用特殊代碼電話殺毒軟件4.3.1電腦及外設(shè)使用電腦數(shù)量、質(zhì)量與更新694.3.2打印機使用電源：要有地線，不使用定時電源，防止斷電環(huán)境：離計算機較近的平穩(wěn)工作臺上，干凈無塵，不要陽光直射、高溫、潮濕。用紙：要好，防潮清潔：定期用小刷或吸塵器吸，再用酒精擦洗。清潔前，斷電源。耗材要準(zhǔn)備充分。錯燈（黃燈）原因：缺紙、機蓋打開、夾紙、電線連接、選擇打印機錯誤、打印頁太復(fù)雜、墨粉不足或分布不均、打印機需要清潔等等4.3.2打印機使用電源：要有地線，不使用定時電源，防止斷電704.3.3傳真使用功能：發(fā)送傳真、接收傳真、復(fù)印發(fā)送：原稿準(zhǔn)備（打印稿或黑墨水白紙）、放置原稿（按機器所指向，調(diào)整文件導(dǎo)板）、發(fā)送模式選擇（標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)和超精細(xì)）呼叫建立（通話確認(rèn)后按“啟動/復(fù)印”）接收：傳真紙準(zhǔn)備、接收模式選擇（三種）、回答確認(rèn)、給信號（“啟動/復(fù)印”）復(fù)印：確認(rèn)未叫通電話、放置原稿、按鍵專線與非專線傳真?zhèn)髡娴膶徟?.3.3傳真使用功能：發(fā)送傳真、接收傳真、復(fù)印714.3.4復(fù)印機使用操作程序：開機預(yù)熱－備好原稿－放置原稿（左上位放置在線內(nèi)）－選擇紙張規(guī)格－選擇復(fù)印倍率－調(diào)節(jié)復(fù)印濃度－設(shè)定復(fù)印數(shù)－復(fù)?。瓡和Ｇ宄宄∠?jié)電停機常見故障：夾紙、復(fù)印非原稿內(nèi)容（紙上有東西）、缺紙、碳粉不足規(guī)格問題及經(jīng)驗教訓(xùn)版權(quán)及保密問題4.3.4復(fù)印機使用操作程序：開機預(yù)熱－備好原稿－放置原稿（724.3.5其他常用辦公設(shè)備錄音機或錄音筆：最好用錄音筆投影機：插拔插頭時要關(guān)電源，風(fēng)扇停止再關(guān)電源，關(guān)機后5分鐘再開機，注意通風(fēng)散熱，注意LAMP燈變紅要停機20分鐘以上，如重開機后燈泡又很快亮可能是老化要換，換燈泡要停車1小時以上。無圖像要切換，重影換電纜。預(yù)先要試好相機、數(shù)碼相機和攝像機：用好、洗好、編輯、送好，注意保養(yǎng)和背法（一個教訓(xùn)）掃描儀：掌握圖形處理軟件的使用編輯方法4.3.5其他常用辦公設(shè)備錄音機或錄音筆：最好用錄音筆734.4辦公用品購買辦公用品：價格，庫存費用與空間，占用資金，交貨期，服務(wù)方便程度，結(jié)算方式，安全可靠程度，訂購辦公用品：統(tǒng)一采購，比價比質(zhì)采購，接收辦公用品：核對貨單；數(shù)量核對；按核對數(shù)付款；入庫登記；更新庫存記錄；保管管理（通風(fēng)干燥、新在舊下，先來先發(fā)，笨重在下，小常在前）確立發(fā)放制度；發(fā)放記錄及簽收（進(jìn)貨、出貨和庫存三卡一致）；領(lǐng)用量及成本分析；4.4辦公用品購買辦公用品：價格，庫存費用與空間，占用資金，744.5團隊管理建立團隊目標(biāo)平均分配任務(wù)保持信息溝通領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮作用4.5團隊管理建立團隊目標(biāo)754.5