物資采購及交接程序

湖南中煙工業(yè)公司物資采購及交接程序1目的規(guī)范物資采購過程，提高采購管理的規(guī)范化、科學(xué)化程度，促進(jìn)“陽光采購”，確保卷煙生產(chǎn)的物資供應(yīng)。適用范圍適用于公司及所屬卷煙廠的卷煙材料和部分大宗物資的國內(nèi)采購管理，卷煙廠參照本程序制定自行采購物資的采購程序。定義卷煙材料：指構(gòu)成成品卷煙的材料中除原料（煙葉及煙葉制品）外的其它材料和輔料，包括卷煙紙、嘴棒、煙用絲束、成型紙、接裝紙（水松紙）、鋁箔紙、卡紙、透明薄膜、煙盒、條盒、封口、煙箱、片煙箱、煙絲箱、嘴棒箱盒、拉線、封箱膠帶、煙用塑料袋、一號(hào)工程條形碼材料及香精香料、食品添加劑、煙用粘合劑、防偽油墨及溶劑、助劑等。專賣品卷煙材料：指煙草專賣法中規(guī)定的煙用絲束、嘴棒、卷煙紙。大宗物資：除卷煙材料以外的，單品種一年重復(fù)采購金額在100萬元以上或單次采購金額在50萬元以上的物資，包含公司卷煙促銷品、公關(guān)用品和科研儀器儀表等。集中采購：是指按照公司《供應(yīng)商管理程序》對供應(yīng)商實(shí)行選擇評價(jià)，由物資供應(yīng)部實(shí)施統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一購置、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一結(jié)算的采購管理方式。授權(quán)采購：是指由卷煙廠負(fù)責(zé)簽訂合同、實(shí)施采購、結(jié)算的采購管理方式。授權(quán)采購的物資只能在公司確定的合格供應(yīng)商中采購，實(shí)行統(tǒng)一價(jià)格管理。自行采購：是指集中采購和授權(quán)采購以外的其它物資，由卷煙廠自行確定采購渠道和價(jià)格的管理方式。職責(zé)技術(shù)中心負(fù)責(zé)提供香精香料、食品添加劑、科研儀器儀表、化學(xué)試劑需求計(jì)劃，并提供卷煙材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和必要的標(biāo)準(zhǔn)樣張。市場營銷部和進(jìn)出口部負(fù)責(zé)提供廣告促銷品需求計(jì)劃。辦公室負(fù)責(zé)提供公關(guān)用品需求計(jì)劃。信息中心負(fù)責(zé)提供信息設(shè)備及相關(guān)耗材的需求計(jì)劃。安全保衛(wèi)部負(fù)責(zé)提供安全、消防、保安、環(huán)保設(shè)備器材及勞保用品需求計(jì)劃。湖南中煙工業(yè)公司

物資采購及交接程序編號(hào)：HNZY/GL-CG-01-a.O 頁數(shù)：2/74.6后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)匯總和提供辦公用品、低值易耗品等相關(guān)物資需求計(jì)劃。綜合計(jì)劃部（企業(yè)管理部）負(fù)責(zé)下達(dá)綜合計(jì)劃，負(fù)責(zé)提供合格供應(yīng)商目錄。物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制物資采購計(jì)劃并按計(jì)劃組織采購。卷煙廠負(fù)責(zé)提供卷煙材料和部分大宗物資需求計(jì)劃，提供許可生產(chǎn)讓售物資需求計(jì)劃；負(fù)責(zé)物資接收；配合公司質(zhì)檢站開展進(jìn)貨檢驗(yàn)；負(fù)責(zé)組織實(shí)施授權(quán)采購和自行采購工作。公司價(jià)格管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審批物資采購價(jià)格及讓售價(jià)格。審計(jì)部負(fù)責(zé)合同價(jià)格審計(jì)。法律與改革部負(fù)責(zé)對合同條款的合法性等進(jìn)行審核。內(nèi)容物資采購的分類公司集中采購：專賣品卷煙材料。其中四平卷煙廠暫按原有方式運(yùn)作；“白沙”、“芙蓉王”、“芙蓉”、“大豐收”品牌（以下簡稱“四大品牌”）的商標(biāo)、成型紙、接裝紙、鋁箔紙、卡紙、紙箱、煙膜、香精香料、部分食品添加劑（香輔料）等九大類非專賣品卷煙材料（以下簡稱“九大材料”）；各卷煙廠生產(chǎn)的出口卷煙所需的“九大材料”中與“四大品牌”同類材料通用的非專賣品卷煙材料；各卷煙廠生產(chǎn)的“四大品牌”以外的品牌所需的“九大材料”中與“四大品牌”同類材料通用的非專賣品卷煙材料；公司確定必須集中采購的部分大宗物資。公司授權(quán)卷煙廠采購：除“九大材料”以外的其它所有非專賣品卷煙材料；各卷煙廠生產(chǎn)的出口卷煙所需的“九大材料”中與“四大品牌”同類材料不能通用的非專賣品卷煙材料；各卷煙廠生產(chǎn)“四大品牌”以外的品牌所需的“九大材料”中與“四大品牌”同類材料不能通用的非專賣品卷煙材料；公司授權(quán)采購的其它物資。湖南中煙工業(yè)公司物資采購及交接程序卷煙廠自行采購：除集中采購和授權(quán)采購以外的其它物資。自行采購的程序由各卷煙廠參照本程序制定每年1月份，公司物資供應(yīng)部會(huì)同技術(shù)中心、生產(chǎn)管理部，共同組織確定和發(fā)布“物資分級(jí)采購目錄”。物資采購流程物資采購需求的提出各部門、卷煙廠在公司年（月）度綜合計(jì)劃下達(dá)后5個(gè)工作日內(nèi)，編制年（月）度物資需求計(jì)劃，提交物資供應(yīng)部。采購計(jì)劃編制與審批年度采購計(jì)劃編制與審批物資供應(yīng)部對各部門、卷煙廠提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行審核和匯總，編制公司年度采購計(jì)劃和資金預(yù)算。年度采購計(jì)劃和資金預(yù)算經(jīng)物資供應(yīng)部部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后提交公司預(yù)算管理委員會(huì)審批。月度采購計(jì)劃管理卷煙廠在收到公司下達(dá)的月度綜合計(jì)劃后3個(gè)工作日內(nèi)，向公司物資供應(yīng)部提交下月集中采購物資的需求計(jì)劃（含品牌許可生產(chǎn)所需物資）。物資供應(yīng)部根據(jù)綜合計(jì)劃和各卷煙廠上報(bào)的物資需求計(jì)劃編制月度物資采購計(jì)劃，經(jīng)物資供應(yīng)部部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。其它物資的月度需求計(jì)劃，由各歸口管理部門審核后交物資供應(yīng)部，物資供應(yīng)部據(jù)此編制采購計(jì)劃。計(jì)劃調(diào)整：計(jì)劃調(diào)整按照公司《計(jì)劃管理》執(zhí)行。綜合計(jì)劃部（企業(yè)管湖南中煙工業(yè)公司物資采購及交接程序編號(hào)：HNZY/GL-CG-O1-a.O頁數(shù)：4/7理部）將調(diào)整情況及時(shí)通知物資供應(yīng)部和相關(guān)卷煙廠。詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、定價(jià)國家煙草專賣局（中國煙草總公司）統(tǒng)一定價(jià)物資的采購價(jià)格：依照國家局文件執(zhí)行。5.5.2其它物資的采購價(jià)格：詢價(jià)、報(bào)價(jià)：物資供應(yīng)部以傳真、電報(bào)、信函或電話等方式向3家及3家以上供應(yīng)商詢價(jià)；由供應(yīng)商分別報(bào)價(jià)，并提供報(bào)價(jià)參考依據(jù)。議價(jià)：物資供應(yīng)部收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單后，對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行核實(shí)、比較和協(xié)商，并根據(jù)掌握的市場行情進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，向公司價(jià)格管理部門提出定價(jià)建議。定價(jià)：公司價(jià)格管理部門對物資供應(yīng)部提出的定價(jià)建議進(jìn)行審核，確定材料采購價(jià)格。5.5.3物資讓售價(jià)格由物資供應(yīng)部提出定價(jià)建議，報(bào)公司價(jià)格管理部門審批。合同簽訂及訂單下達(dá)采購合同簽訂集中采購物資的合同簽訂：物資供應(yīng)部根據(jù)采購計(jì)劃，與合格供應(yīng)商草簽?zāi)甓然虬肽甓裙┴浐贤?。卷煙材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和必要的標(biāo)準(zhǔn)樣張作為合同的要約和附件。專賣品卷煙材料的合同通過中國煙草物資電子商務(wù)網(wǎng)簽訂。審計(jì)部根據(jù)市場價(jià)格，對采購合同的價(jià)格進(jìn)行審計(jì)。法律與改革部對合同條款的合法性等進(jìn)行審查。采購合同經(jīng)公司審計(jì)、審查通過，并加蓋公司合同專用章后生效。授權(quán)采購與自行采購物資的合同簽訂:各卷煙廠以公司名義對外草簽合同，由各卷煙廠制定內(nèi)部管理程序?qū)贤M(jìn)行審核把關(guān)；由公司負(fù)責(zé)刻制統(tǒng)一的合同專用章，分發(fā)至各卷煙廠，由各卷煙廠負(fù)責(zé)在審核通過的合同上蓋章；各卷煙廠每月將簽訂的物資采購合同和合同執(zhí)行情況交物資供應(yīng)部備案；物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)對授權(quán)采購和自行采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。采購訂單的下達(dá)集中采購物資的訂單下達(dá)物資供應(yīng)部根據(jù)月度采購計(jì)劃編制采購訂單。采購訂單經(jīng)部門審批后通知供應(yīng)商確認(rèn)。物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)及時(shí)通知相關(guān)卷煙廠做好收貨準(zhǔn)備，并經(jīng)雙方確認(rèn)。授權(quán)采購物資的訂單由卷煙廠負(fù)責(zé)下達(dá)。采購執(zhí)行對于新材料或新版材料，按《卷煙材料改版管理》和《卷煙材輔料樣品工藝驗(yàn)證程序》執(zhí)行。物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)及時(shí)跟進(jìn)采購計(jì)劃和采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度。物資交接卷煙廠應(yīng)至少提前一個(gè)采購周期申報(bào)物資采購需求計(jì)劃給物資供應(yīng)部，需求計(jì)劃應(yīng)包括到貨時(shí)間、收貨地點(diǎn)等相關(guān)信息。物資供應(yīng)部向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單的同時(shí)，向卷煙廠開出調(diào)撥通知單將到貨信息通知相關(guān)卷煙廠，并在供應(yīng)商送貨至卷煙廠時(shí)，銜接相關(guān)收貨事宜。物資運(yùn)達(dá)卷煙廠后2個(gè)工作日內(nèi)，卷煙廠物資部門須向本廠質(zhì)檢部門提出檢測申請。卷煙廠根據(jù)調(diào)撥通知單接收物資，并按要求驗(yàn)收入庫。卷煙廠質(zhì)檢部門接到申請后3個(gè)工作日內(nèi)出具檢測報(bào)告。特殊情況下，卷煙廠應(yīng)及時(shí)組織人員進(jìn)行檢測，并出具檢測結(jié)果。585物資檢驗(yàn)合格后，卷煙廠及時(shí)辦理入庫手續(xù)，開具物資收貨（入庫）單，并將收貨單據(jù)、質(zhì)量檢測報(bào)告和其它相關(guān)憑證交公司相關(guān)部門。5.8.6其它物資由計(jì)劃申報(bào)部門和物資使用部門根據(jù)采購要求組織收貨驗(yàn)收。物資調(diào)劑、讓售需要調(diào)劑、讓售物資的，由雙方提出物資品名、規(guī)格、價(jià)格建議；物資供應(yīng)部根據(jù)綜合計(jì)劃及卷煙廠物資需求，結(jié)合庫存情況，組織相關(guān)物資的調(diào)劑。物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)開出調(diào)撥通知單，分別通知調(diào)出方、調(diào)入方、公司財(cái)務(wù)部門等，并銜接相關(guān)收發(fā)貨事宜。檢查、分析評價(jià)與改進(jìn)公司價(jià)格管理部門應(yīng)對所有物資價(jià)格作周期性的綜合分析，每年對每種（類）物資價(jià)格至少評估一次。物資供應(yīng)部應(yīng)定期對資金預(yù)算的執(zhí)行情況及進(jìn)度進(jìn)行分析，必要時(shí)提出改進(jìn)建議。物資供應(yīng)部每月應(yīng)對材輔料供應(yīng)商質(zhì)量狀況（使用質(zhì)量、進(jìn)貨檢驗(yàn)缺陷、批不合格情況）、服務(wù)水平（到貨及時(shí)率）、價(jià)格行情（價(jià)格記錄）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果采取糾正和預(yù)防措施。物資在使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，由卷煙廠（含許可生產(chǎn)項(xiàng)目組）將問題以書面形式提交公司物資供應(yīng)部和技術(shù)中心，物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)處理，并根據(jù)需要對供應(yīng)商提出糾正預(yù)防措施。物資供應(yīng)部對集中采購物資的數(shù)量、質(zhì)量和及時(shí)性負(fù)責(zé)。7記錄記錄編號(hào)記錄名稱保存處保存期限物資分級(jí)采購目錄物資供應(yīng)部、技術(shù)中心、財(cái)務(wù)管理部、綜合計(jì)劃部（企業(yè)管理部）、審計(jì)部、各卷煙廠二年物資需求計(jì)劃物資供應(yīng)部二年物資采購計(jì)劃物資供應(yīng)部二年詢價(jià)單物資供應(yīng)部二年報(bào)價(jià)單物資供應(yīng)部、財(cái)務(wù)管理部、審計(jì)部二年湖南中煙工業(yè)公司物資采購及交接程序編號(hào)：HNZY/GL-CG-01-a.O 頁數(shù)：7/7定價(jià)建議