辦公設(shè)施管理制度

第4頁共4頁辦公設(shè)施管理制度第一節(jié)辦公設(shè)施管理一、辦公設(shè)施分類：(一)辦公設(shè)備。包括電腦、打印機、掃描儀、復(fù)印機、傳真機、電話機、相機、服務(wù)器、軟件等物品。(二)辦公家具。包括辦公桌椅、文件柜、會客桌椅等物品。二、辦公設(shè)施采購：(一)辦公設(shè)施的采購，由辦公室負責購買，其他相關(guān)部門協(xié)助。(二)各使用部門如需添置辦公設(shè)施需提出書面報告，報告中需特別說明購置的理由，經(jīng)分管副總批準后報辦公室，辦公室根據(jù)公司整體需求提出相應(yīng)意見，報行政副總裁審批，方可實施采購。三、辦公設(shè)施的管理：(一)辦公設(shè)施編號1、辦公設(shè)施實行編號管理，由辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當天，進行登記并統(tǒng)一編號。2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識+分類符號+數(shù)字代碼。(1)辦公設(shè)備編號(hg-sb-____；包括。電腦，打印機，掃描儀，復(fù)印機，傳真機等物品)。(2)辦公家具編號(hg-jj-____；包括。辦公桌椅，會議臺，洽談臺，文件柜等物品)。(二)辦公設(shè)施的標牌：為即時貼，辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當天，進行登記并貼上標牌。辦公設(shè)施的使用權(quán)屬各部門使用人，各部門負責人對辦公設(shè)施的可使用性負完全責任。四、辦公設(shè)施的異動管理：(一)辦公設(shè)施的出租、出借、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經(jīng)分管副總批準，辦公室根據(jù)公司整體情況提出相應(yīng)意見，報行政副總裁審批，方可辦理相關(guān)手續(xù)。(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由使用部門或使用人提出書面報告，報經(jīng)辦公室審核同意后，辦理移交手續(xù)。(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動，辦公室應(yīng)在手續(xù)完成后的當天作相應(yīng)的登記，辦公室應(yīng)在三天內(nèi)將情況上報財務(wù)部作相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、辦公設(shè)施的維修：由使用部門提出書面維修申請，辦公室根據(jù)設(shè)施的綜合價值提出維修意見，____元以下的維修費用，辦公室直接送至維修處維修，____元以上的維修費用報副總裁批準。六、辦公設(shè)施的原始____復(fù)印件、保修卡、說明書等由辦公室妥善保管。七、因管理或使用不當造成辦公設(shè)施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經(jīng)濟損失。八、辦公室會同財務(wù)部門每年對辦公設(shè)施進行一次全面的核對清理，清理時應(yīng)做到標牌與清單相符、清單與明細賬相符、明細賬與總賬相符，對于不符的，應(yīng)查明原因，并在次月____日前，將辦公設(shè)施清理情況報告公司領(lǐng)導，同時對辦公設(shè)施的變動情況提出處理意見或建議。第二節(jié)電腦管理一、日常管理(一)公司辦公電腦的____、調(diào)試、維護、保養(yǎng)由公司企劃部指定專人負責。(二)公司電腦由各使用人負責保管。二、使用需求申請(一)硬件需求由使用人所在部門提出書面申請，分管副總裁批準，辦公室審核，報行政副總裁批準后方可購置。(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出書面申請，分管副總裁批準，辦公室審核，報行政副總裁批準后方可購置。三、注意事項(一)公司電腦原則上專人專用(未配備電腦人員，不是使用他人電腦)，使用人應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機、屏保____，不得將____泄露他人。(二)不得在辦公電腦上玩游戲，無特殊需要上下班必須將電腦關(guān)閉。(三)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。(四)電腦內(nèi)存儲的涉及公司信息的資料均需公司財產(chǎn)，員工必須保證資料的完整性，嚴禁隨意刪除。四、其他公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責賠償，特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導，視原因酌情處理。第三節(jié)復(fù)印機、打印機管理一、日常使用管理(一)復(fù)印機由辦公室負責管理。(二)復(fù)印機統(tǒng)一由辦公室指定人員負責操作、保管，其他人員無故不得進入文印室自行操作復(fù)印機。(三)各部門需復(fù)印的文件資料必須經(jīng)登記、簽名，登記表內(nèi)載明使用部門、內(nèi)容、數(shù)量等主要內(nèi)容。文員有權(quán)阻止非公司資料的復(fù)印。(四)各部門文字資料打印連接前臺打印機，圖紙或特殊規(guī)格打印連接文印室打印機，打印資料同樣需要登記，簽字后方可拿取。(五)其他各部門內(nèi)部打印機由各使用人自覺做好管理工作，禁止打印私人文件。二、注意事項：(一)文員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得將文件材料的內(nèi)容向外泄露。廢紙應(yīng)及時收集、銷毀。(二)文員要定期檢查、保養(yǎng)設(shè)備。出現(xiàn)故障要及時通知維修，保證設(shè)備處于良好狀態(tài)。(三)保持文印室的衛(wèi)生、整潔，自覺維護文印室良好的工作環(huán)境。第四節(jié)傳真機管理傳真機的使用注意事項：(不得把下列稿件傳入傳真機)1、涂改液未干或稿件有涂層；2