合同管理辦法

合同管理辦法第一章總則第一條為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關(guān)行政法規(guī)，加強企業(yè)經(jīng)濟合同管理，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，結(jié)合公司情況特制訂本辦法。第二條訂立合同，必須遵守國家的法律法規(guī)。遵循平等互利、協(xié)商一致、誠實信用的原則。合同訂立要嚴格執(zhí)行合同起草、會審和簽訂程序，任何人不得越權(quán)簽訂對外合同或利用合同進行違法活動。第三條本辦法所指的合同是平等主體之間依據(jù)法律簽訂的各類合同，包括施工合同或協(xié)議、技術(shù)合同、買賣合同、勞務(wù)合同、其它合同等（以下統(tǒng)稱合同）。第二章合同管理機構(gòu)及職責(zé)第四條為加強合同管理，公司法律事務(wù)部為合同管理機構(gòu)。機關(guān)相關(guān)部室、項目經(jīng)理部、分公司都要配備專職或兼職合同管理人員。除法定代表人外，法定代表人授權(quán)的人為委托代理人。第五條合同管理機構(gòu)的主要職責(zé)：（一） 制定公司具體的合同管理制度、辦法；（二） 會審公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，防止不完善和無效合同的出現(xiàn)；（三） 監(jiān)督檢查公司各部門合同的簽訂、履行情況；（四） 負責(zé)辦理公司合同糾紛的仲裁、起訴和應(yīng)訴工作；（五） 參與重大合同談判，審查合同文本，提出修改意見；（六） 定期組織相關(guān)人員進行法律、法規(guī)的培訓(xùn)和講座；（七） 制止單位或個人利用合同進行違法違規(guī)活動；（八） 負責(zé)公司《法人委托書》的管理。第六條合同管理人員職責(zé)（一） 協(xié)助法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人參加重大合同的談判及合同的依法簽訂；（二） 檢查合同簽訂、履行情況，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛；（三） 對本部門簽訂的各類合同統(tǒng)一登記、并分類保管，對已履行的合同裝訂成冊，整理歸檔；（四） 制止不合法的合同行為，并及時向公司合同管理機構(gòu)和主管領(lǐng)導(dǎo)報告；（五） 作好本單位“重合同、守信譽”的落實工作；（六）參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。第七條被委托人員的主要職責(zé)（一）在授權(quán)范圍內(nèi)談判、簽訂、變更、解除合同；（二） 提請有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進行合同會審；（三） 對所簽合同有認真執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行的責(zé)任，并了解合同履行情況；（四）及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的問題，并同時提出解決問題的建議；（五） 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟；（六） 妥善保管與合同有關(guān)的文件、記錄、傳真等資料，及時交合同管理人員歸檔第八條委托代理制度（一） 法定代表人有權(quán)代表公司在工商行政管理機關(guān)核準(zhǔn)的經(jīng)營范圍內(nèi)依法進行民事活動或參與訴訟活動。（二） 法定代表人除按管理權(quán)限對外簽訂合同外，也可根據(jù)工作需要委托代理人對外簽訂合同。未被授權(quán)的人員不得對外簽訂合同（協(xié)議）；（三） 被委托人超越代理權(quán)限或代理權(quán)限終止后連續(xù)實施代理權(quán)未經(jīng)委托人確認，造成企業(yè)經(jīng)濟損失或其它損失，由被委托人承擔(dān)民事責(zé)任；（四） 法定代表人的委托代理采用書面形式，實行一事一委托，未經(jīng)授權(quán)和未經(jīng)追認，超權(quán)的行為由承辦人承擔(dān)民事責(zé)任；（五） 委托代理的書面授權(quán)委托書，必須明確代理方姓名、代理事項、權(quán)限和時限，由法定代表人簽名或蓋章后代理人方可在委托范圍內(nèi)履行職責(zé)；（六） 委托代理書由法律事務(wù)部負責(zé)管理實施，并建立登記臺帳。第三章合同的簽訂、分工及權(quán)限第九條合同的簽訂（一） 對外合同在簽訂前要了解對方法人資格和履約能力等情況，必要時要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證明、法定資格及代理人證明文件；（二） 簽訂合同時，要統(tǒng)一使用政府有關(guān)部門制訂的合同示范文本，沒有示范文本的可采用相應(yīng)的合同示范文本或雙方協(xié)商， 以便備案;（三） 承辦人在簽訂對外合同前，須經(jīng)有關(guān)部門人員會簽后，將合同文本初稿、相關(guān)資料送法律事務(wù)部審查并填寫《合同審核單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后簽約；（四） 對外簽訂的合同內(nèi)容要合法、條款要齊全、用詞要準(zhǔn)確、手續(xù)要完備；（五） 對外合同必須具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者酬金；履行的期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。（六） 簽訂合同時，應(yīng)要求對方出示法定代表人的證明書，如由承辦人代簽的，應(yīng)出示法人委托書，并將法人證明或法人委托書列為合同附件保存；（七） 對于有必要要鑒證或公證合同，要提出申請，由法律事務(wù)部根據(jù)公證要求進行辦理，并將公證書作為合同附件妥善保存；（八） 合同如需要擔(dān)保，按照《中華人民共和國擔(dān)保法》的有關(guān)規(guī)定辦理，公司需要合同擔(dān)保應(yīng)通過法律事務(wù)部辦理， 擔(dān)保材料作為合同附件妥善保存；（九） 對于重大或法律、行政法規(guī)有特殊要求的合同，按有關(guān)規(guī)定，必須經(jīng)合同主管部門審查，公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并報上級主管部門批準(zhǔn)后按法定程序簽訂；（十）合同一經(jīng)簽訂，承辦單位將合同或?qū)⒂嘘P(guān)條款內(nèi)容準(zhǔn)確、及時地傳遞到相關(guān)部門，各部門應(yīng)做到依據(jù)合同安排生產(chǎn)、經(jīng)營活動。第十條合同分工（一） 經(jīng)理辦公室：負責(zé)涉外事務(wù)活動、廣告合同的簽訂與管理。（二） 經(jīng)營管理部：負責(zé)建筑工程安裝承包和對外分包合同的簽訂與管理，項目經(jīng)理部、分公司、機關(guān)各部室均不能直接對外簽訂。（三） 施工管理部：負責(zé)辦理由于甲方原因造成的延期、停工、窩工、機械停置等簽證手續(xù)；施工安全等協(xié)議簽定。（四） 技術(shù)發(fā)展部：負責(zé)對外技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同的簽訂與管理。（五） 財務(wù)管理部：負責(zé)借款合同、還款協(xié)議的簽訂與管理。（六） 勞務(wù)管理部：負責(zé)對外勞務(wù)合同的簽訂與管理。（七）投標(biāo)管理部：負責(zé)工程咨詢合同的簽訂與管理。（八） 物資管理部：負責(zé)商品砼等分工范圍的物資采購供應(yīng)合同的簽訂與管理。（九） 行政保衛(wèi)部：負責(zé)物業(yè)管理、環(huán)衛(wèi)、環(huán)保、通訊安裝、消防、保衛(wèi)、交通安全及機動車輛保險等合同的簽訂與管理。（十）設(shè)備管理部：負責(zé)動力設(shè)備的購銷合同，動力設(shè)備大修報廢處理合同的簽訂與管理。（十一）信息發(fā)展部：負責(zé)計算機、復(fù)印機及零部件采購、維修合同的簽訂與管理。（十二）職工培訓(xùn)中心：負責(zé)各類人員在外培訓(xùn)合同的簽訂與管理。（十三）物資供應(yīng)分公司：負責(zé)物資采購供應(yīng)合同的簽訂與管理。（十四）其他未明確分管部門的合同由公司法定代表人指定分管部門負責(zé)簽訂與管理。第十一條除建筑工程承包合同外，第十條規(guī)定每次單項金額在50萬元以上的合同，必須報法律事務(wù)部審核后簽訂。第十二條各種合同，除即時清結(jié)者外，必須采用書面形式，嚴格禁止合同履行在先，簽約在后的行為。第四章合同的履行、變更、解除及糾紛的解決第十三條合同的履行應(yīng)當(dāng)貫徹實際履行、全面履行、協(xié)作履行的原則，按照合同規(guī)定的內(nèi)容履行自己的義務(wù)，確保信譽。第十四條各有關(guān)職能部門按照合同的要求安排工作，掌握進度，了解市場行情，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或請示報告。第十五條合同需要變更或解除時，要及時向法定代表人報告，由承辦的職能部門查清原因，提出意見，經(jīng)主管負責(zé)人核準(zhǔn)，根據(jù)法定代表人的授權(quán)，同對方進行協(xié)商后可辦理變更或解除合同，達成一致意見時必須簽署書面協(xié)議。合同變更或解除后，承辦部門應(yīng)及時通知其他有關(guān)職能部門。第十六條合同一經(jīng)簽訂，即產(chǎn)生法律效力，必須嚴肅執(zhí)行。一方擅自變更或解除合同，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。如對方違約要按規(guī)定承擔(dān)違約金，造成損失的還要承擔(dān)賠償金，若因公司違約需支付違約金或賠償金時，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總會計師同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能支付。第十七條發(fā)生合同糾紛時，承辦人應(yīng)及時報告合同分管部門處理，必要時應(yīng)向法律事務(wù)部或公司主管領(lǐng)導(dǎo)報告， 在合同管理人員的協(xié)助下，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)與對方盡快協(xié)商解決，協(xié)商一致應(yīng)形成書面協(xié)議。第十八條經(jīng)協(xié)商不能達成協(xié)議的，經(jīng)公司法定代表人委托，由法律事務(wù)部負責(zé)申請仲裁或訴訟，承辦單位要積極配合法律事務(wù)部辦理糾紛，并提供一切原始資料。第十九條向仲裁機關(guān)或人民法院遞交的仲裁申請書、起訴書或答辯狀等文件，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審閱。第二十條對于公司內(nèi)部合同糾紛，按公司《內(nèi)部經(jīng)濟糾紛調(diào)解仲裁管理辦法》由法律事務(wù)部負責(zé)實施。第五章合同專用章及合同檔案的管理第二十一條合同專用章的使用與管理（一）經(jīng)濟合同必須統(tǒng)一使用具有法人資格的單位行政公章或合同專用章。使用其它印章簽訂的合同，一律視為無效合同，法律后果由行為人承擔(dān)。（二）合同印章由經(jīng)營管理部負責(zé)管理和使用，建立合同專用章使用制度和用印登記簿，非合同管理員不得使用。（三） 項目經(jīng)理部、分公司所簽訂對外合同時，必須蓋公司合同專用章，用其它印章簽訂的合同，視為無效合同，其后果由承辦人和承辦單位負責(zé)。（四） 凡持有合同專用章的部門，其印章必須在檔案室登記備案，方可使用。（五）合同業(yè)務(wù)人員需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時，必須經(jīng)法定代表人授權(quán)，并在授權(quán)的期限內(nèi)使用印章，所攜帶的印章應(yīng)妥善保管，不得遺失。（六） 任何人不得持事先蓋好合同專用章的空白文本外出簽訂合同，不得將蓋有印章的空白合同交與對方填寫，更不得借給對方使用。（七） 合同專用章僅限于簽訂經(jīng)濟合同、技術(shù)合同時使用，不得它用。第二十二條合同檔案管理（一） 建立健全臺帳制度，搜集和積累合同管理的有關(guān)憑證、資料,完整、準(zhǔn)確、及時登記合同的簽約、履行、變更、解除、違約、終止等全過程活動。（二） 妥善保管與合同有關(guān)的原始資料，合同終止后裝訂成冊，移交檔案室存檔。第六章合同簽約程序第二十三條屬于協(xié)商性合同的要約、承諾，必須按審批權(quán)限實施。第二十四條為確保合同的簽約率和履約率，防止無效合同發(fā)生，合同簽約按以下程序進行。（見附件一）第七章懲罰與獎勵第二十五條合同的履行管理，納入公司經(jīng)濟承包責(zé)任制和干部業(yè)績評價一并進行考核。第二十六條有下列情況之一，未造成經(jīng)濟損失的，對有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任者進行批評教育；造成損失的，按其情節(jié)輕重，分別按簽訂合同金額的1-15%給予經(jīng)濟處罰或行政處分，嚴重違反國家法律、法規(guī)的，造成國家、企業(yè)利益受到重大損害時，按有關(guān)規(guī)定移交司法部門處理：（一） 未經(jīng)法定代表人授權(quán)簽訂合同或超越代理權(quán)限簽訂合同造成經(jīng)濟損失的；（二） 應(yīng)簽訂書面合同未簽訂，造成經(jīng)濟損失的；（三） 合同管理部門負責(zé)人，違反本規(guī)定，簽訂合同不嚴肅，履行合同不認真，使企業(yè)蒙受不必要經(jīng)濟損失的；（四） 承辦人或合同管理人員丟失或擅自銷毀合同及附件的；（五）承辦人使合同糾紛超過訴訟時效，給單位造成損失的；（六）對利用合同搞違法活動，構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任。第二十七條合同管理部門負責(zé)人、合同管理人員、承辦人有下列情況之一的予以表揚獎勵：（一） 對工作盡職盡責(zé)，堅持原則有