ISO文件管理指引課件

ISO9001,ISO14001,QC080000

體系文件管理指引1ISO9001,ISO14001,QC0800001目錄1.ISO9000質量體系文件1.1概念1.2質量體系文件的價值1.3質量體系文件的作用1.4質量體系文件的結構1.5質量體系文件的要求2.文件格式的基本要求3.編寫技巧3.1內容框架的確定3.2流程圖3.3事項描述六要素4.舉例4.1質量手冊4.2質量體系程序4.3作業(yè)指導書或工作規(guī)范5.練習2目錄1.ISO9000質量體系文件3.1內容框強化檔案管理強化“文檔一體化”意識

把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。強化“全過程管理”工作意識

“公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié)”參考國家《檔案法》、《格式》、《辦法》等法規(guī)。強化“文書部門立卷”工作

公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點。二、辦公室日常工作技巧3強化檔案管理強化“文檔一體化”意識二、辦公室日常工作技巧31.3體系文件的識別A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:質量管理體系程序文件;EP:環(huán)境管理體系程序文件;RP:危害物質過程管理體系文件;C.QWI:質量管理體系三級文件EWI:環(huán)境管理體系三級文件RWI:危害物質過程管理體系三級文件D.FM:表格記錄41.3體系文件的識別A.QM-01;EM-01;RM-0141.4質量體系文件的結構質量手冊程序文件工作文件或作業(yè)指導書質量記錄描述質量體系總體結構和要求的綱領性文件規(guī)定活動或過程的目的、要求、方法的文件規(guī)定某項具體工作的方法、要求和標準的文件證明質量體系有效運行和作為質量體系改進分析依據(jù)的特殊文件（一級）（二級）（三級）（四級）51.4質量體系文件的結構質量手冊程序文件工作文件或作業(yè)指導書體系文件的歸檔6體系文件的歸檔61.5體系文件的歸檔要求71.5體系文件的歸檔要求71.5體系文件的修訂所有系統(tǒng)文件修訂時,<<文件修訂(廢止)申請單>>必需經(jīng)過體系課審核;各部門修訂系統(tǒng)文件時必需同時修訂深圳公司及北海公司的文件;以免對二家公司系統(tǒng)管理不一致;如修訂深圳公司質量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序),就必需同時申請修訂北海公司質量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序);各部門修訂文件經(jīng)批準后,需將文件的電子檔發(fā)至體系課(所有電子檔必需是WORD或EXCEL檔,不可是PDF檔),以便體系課更新文件服務器中共享文件;以保持文件的有效狀態(tài);81.5體系文件的修訂所有系統(tǒng)文件修訂時,<<文件修訂(廢止)1.5體系文件的修訂文件更改申請單NO:更改文件名稱顧客滿意度調查、客戶抱怨處理程序文件編號QP-16申請更改部門業(yè)務部申請人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000標準，現(xiàn)需申請ISO9001：2008質量管理體系，滿足公司發(fā)展需求，增加HSF要求，修訂文件名,編號及格式。更改后內容文件版本號A/0改為B/0修正原文件《顧客滿意度評估程序》《客戶抱怨處理程序》合并為一份文件,修訂文件名稱,編號,格式;增加HSF要求審批意見：管理者代表：部門主管：日期：更改人：日期：91.5體系文件的修訂文件更改申請單顧客滿意度調查、客戶抱怨處1.5體系文件及表格的公司標識公司名稱:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司錯誤的公司名稱:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司101.5體系文件及表格的公司標識公司名稱:錯誤的公司名稱:101.6體系文件的發(fā)行111.6體系文件的發(fā)行111.6外來文件的管理121.6122.文件格式的基本要求2.1外觀紙張大小(常用A4)裝訂邊(左側裝訂或不裝訂)首頁內頁132.文件格式的基本要求2.1外觀13文件的簽核文件階層名稱提出/制訂審核/確認核準收發(fā)管制部門一質量手冊體系課主任管理者代表總經(jīng)理文管中心二程序文件各部門主任部門經(jīng)理/體系課主任管理者代表文管中心三作業(yè)指導書相關人員部門主管/體系課主任部門經(jīng)理/管理者代表文管中心四表單隨同二、三階層文件一同審批文管中心14文件的簽核文件階層名稱提出/制訂審核/確認核準收發(fā)管制部門一2.文件格式的基本要求2.2文件編號A.統(tǒng)一原則B.簡潔C.易懂、易記D.數(shù)字與英文字母有機結合E.易于標準化WXXIXXXXQ質量體系三級文件涉及到的標準條款號文件的流水號152.文件格式的基本要求2.2文件編號WXXIXXXXQ質量2.文件格式的基本要求2.3版次A.單頁文件及多頁文件的區(qū)別B.總版本及修訂本C.數(shù)字與英文字母有機結合

162.文件格式的基本要求2.3版次162.文件格式的基本要求2.4頁碼總頁碼與分頁碼2.5生效日期及發(fā)行日期,批準日期

172.文件格式的基本要求2.4頁碼172.文件格式的基本要求2.6章節(jié)區(qū)分及編號(以程序文件為例)1.目的2.范圍3.定義4.職責4.1(小標題)4.1.1(次小標題)4.2……4.3……4.3.15.工作內容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相關文件及附件6.1……7.相關記錄7.1……182.文件格式的基本要求2.6章節(jié)區(qū)分及編號(以程序文件為例3.編寫技巧3.1內容框架的確立A.本文件的編寫目的或功能B.本文件控制的活動(包括人、事、物)C.列出具體的內容條目D.有先后工作順序的，需流程圖E.文字描述工作內容193.編寫技巧3.1內容框架的確立193.2流程圖3.2.1流程圖符號表示事項或活動的起始及結束OK/NGYES/NO表示事項或活動之中間步驟表示決定性過程(如:審批、判斷、檢驗等等)表示事項進行方向合格/不合格；通過/不通過是/不是例：簡單組合OKNG203.2流程圖3.2.1流程圖符號表示事項或活動的起始及結束3.2.2流程圖的配合要求職責:確定各步驟擔當?shù)牟块T或個人文件/表格:進行某項工作步驟時依據(jù)的文件制度和需填寫的記錄213.2.2流程圖的配合要求職責:確定各步驟擔當?shù)牟块T例:《客戶投訴管理程序》客戶投訴接收登記備案處理分類處理實施結果確認結果反饋記錄歸檔流程職責文件/表格主管人員主管人員授權人員授權人員責任部門/人主管人員主管人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、電話、傳真、面談等《客戶投訴記錄表》相關法規(guī)、標準及文件《糾正預防措施報告》《糾正預防措施報告》《客戶投訴記錄表》客戶檔案22例:《客戶投訴管理程序》客戶投訴接收登記備案處理分類處理實施3.3事項描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO233.3事項描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHE4舉例4.1質量手冊(略)4.2工作規(guī)范(略)244舉例4.1質量手冊244.2.1章節(jié)要求(見2.6)序號項目說明1目的本文件的制訂目的或功能2范圍本文件適用范圍，如人、事、物3定義說明本文中的特別用詞、代碼等4職責本文中各項具體工作的職權劃分5工作內容具體的流程及文字說明5.1流程圖圖解方式說明流程6參考文件本文件中引用的文件制訂本文件參考的文件包括內部的和外部的7附件標識式樣關系圖表格格式其他圖表254.2.1章節(jié)要求(見2.6)序號項目說明14.2.2《培訓管理程序》演練第一步：確定目的通過對本組織所有與質量活動有關的人員實施必要的培訓，使其掌握相應崗位的工作技能和質量意識，確保員工素質滿足質量體系的要求。264.2.2《培訓管理程序》演練第一步：確定目的通過對本組4.2.2《培訓管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有與質量活動有關的員工的培訓274.2.2《培訓管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有4.2.2《培訓管理程序》演練第三步：列出具體的內容條目人員：所有人員培訓事項：A.入職培訓B.在職培訓計劃培訓調崗培訓提升培訓其他注:以上培訓事項分類編寫284.2.2《培訓管理程序》演練第三步：列出具體的內容條目第四步：流程圖A.入職培訓流程新員工入職培訓考核轉正辭退OKNG流程職責文件/表格人事《員工招聘程序》“入職登記表”人事+各部門《員工培訓大綱》“培訓簽到表”人事+各部門《新員工考評標準》總經(jīng)理“員工考核表”29第四步：流程圖A.入職培訓流程新員工入職培訓考核轉正辭B.在職培訓流程流程職責文件/表格培訓需求申請審批資料保存退件OKNG各部門《員工培訓大綱》實施考核各部門“培訓申請表”內訓：部門領導“培訓申請表”外訓：人事、總經(jīng)理預定部門/人員“培訓簽到表”/授課資料NG外訓內訓OK授課部門/人員“培訓簽到表”/培訓證明人事“員工培訓履歷”/檔案30B.在職培訓流程流程職責文件/表格培訓需求申請審批第五步：文字描述工作內容5.工作內容：5.1流程圖（見前兩頁）5.2各部門領導根據(jù)所屬各崗5.3員工入職培訓5.3.1人事部依據(jù)《員工招聘程序》實施新員工的招聘，入聘新員工填寫“入職登記表”，轉入一個月試用期。5.3.2人事部在其入職第二周內安排入職培訓，內容包括：5.3.2.1組織概況介紹---由人事部負責A）本組織質量方針、目標及企業(yè)文化B）本組織發(fā)展歷程及目前狀況C）本組織機構入主要領導成員D）規(guī)章制度5.3.2.2工作規(guī)范及質量意識教育---由用人部門負責按《員工培訓大綱》的要求，對新員工培訓。5.3.3以上培訓需填寫“培訓簽到表”,結束后由授課人對學員進行卷面考試，合格后進行綜合考核。31第五步：文字描述工作內容5.工作內容：31第六步：完善程序文件1.目的：（見第一步）2.范圍:（見第二步）3.定義:(無)4.職責:(只含入職培訓部分)4.1人事部：會審《員工培訓大綱》新員工招聘新員工的培訓（組織概況部分）及參與轉正考核4.2用人部門：起草《員工培訓大綱》新員工培訓（工作規(guī)范及質量意識部分）及參與轉正考核5.工作內容：（見第三步）6.相關文件（只含入職培訓部分）6.1員工培訓大綱6.2員工招聘程序6.3新員工考評標準7.相關記錄7.1附件一入職登記表(****-01)7.2附件二培訓簽到表(****-02)7.3附件三員工考核表(****-03)32第六步：完善程序文件1.目的：（見第一步）5.工作內容：（見ISO9001,ISO14001,QC080000

體系文件管理指引33ISO9001,ISO14001,QC0800001目錄1.ISO9000質量體系文件1.1概念1.2質量體系文件的價值1.3質量體系文件的作用1.4質量體系文件的結構1.5質量體系文件的要求2.文件格式的基本要求3.編寫技巧3.1內容框架的確定3.2流程圖3.3事項描述六要素4.舉例4.1質量手冊4.2質量體系程序4.3作業(yè)指導書或工作規(guī)范5.練習34目錄1.ISO9000質量體系文件3.1內容框強化檔案管理強化“文檔一體化”意識

把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。強化“全過程管理”工作意識

“公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié)”參考國家《檔案法》、《格式》、《辦法》等法規(guī)。強化“文書部門立卷”工作

公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點。二、辦公室日常工作技巧35強化檔案管理強化“文檔一體化”意識二、辦公室日常工作技巧31.3體系文件的識別A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:質量管理體系程序文件;EP:環(huán)境管理體系程序文件;RP:危害物質過程管理體系文件;C.QWI:質量管理體系三級文件EWI:環(huán)境管理體系三級文件RWI:危害物質過程管理體系三級文件D.FM:表格記錄361.3體系文件的識別A.QM-01;EM-01;RM-0141.4質量體系文件的結構質量手冊程序文件工作文件或作業(yè)指導書質量記錄描述質量體系總體結構和要求的綱領性文件規(guī)定活動或過程的目的、要求、方法的文件規(guī)定某項具體工作的方法、要求和標準的文件證明質量體系有效運行和作為質量體系改進分析依據(jù)的特殊文件（一級）（二級）（三級）（四級）371.4質量體系文件的結構質量手冊程序文件工作文件或作業(yè)指導書體系文件的歸檔38體系文件的歸檔61.5體系文件的歸檔要求391.5體系文件的歸檔要求71.5體系文件的修訂所有系統(tǒng)文件修訂時,<<文件修訂(廢止)申請單>>必需經(jīng)過體系課審核;各部門修訂系統(tǒng)文件時必需同時修訂深圳公司及北海公司的文件;以免對二家公司系統(tǒng)管理不一致;如修訂深圳公司質量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序),就必需同時申請修訂北海公司質量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序);各部門修訂文件經(jīng)批準后,需將文件的電子檔發(fā)至體系課(所有電子檔必需是WORD或EXCEL檔,不可是PDF檔),以便體系課更新文件服務器中共享文件;以保持文件的有效狀態(tài);401.5體系文件的修訂所有系統(tǒng)文件修訂時,<<文件修訂(廢止)1.5體系文件的修訂文件更改申請單NO:更改文件名稱顧客滿意度調查、客戶抱怨處理程序文件編號QP-16申請更改部門業(yè)務部申請人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000標準，現(xiàn)需申請ISO9001：2008質量管理體系，滿足公司發(fā)展需求，增加HSF要求，修訂文件名,編號及格式。更改后內容文件版本號A/0改為B/0修正原文件《顧客滿意度評估程序》《客戶抱怨處理程序》合并為一份文件,修訂文件名稱,編號,格式;增加HSF要求審批意見：管理者代表：部門主管：日期：更改人：日期：411.5體系文件的修訂文件更改申請單顧客滿意度調查、客戶抱怨處1.5體系文件及表格的公司標識公司名稱:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司錯誤的公司名稱:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司421.5體系文件及表格的公司標識公司名稱:錯誤的公司名稱:101.6體系文件的發(fā)行431.6體系文件的發(fā)行111.6外來文件的管理441.6122.文件格式的基本要求2.1外觀紙張大小(常用A4)裝訂邊(左側裝訂或不裝訂)首頁內頁452.文件格式的基本要求2.1外觀13文件的簽核文件階層名稱提出/制訂審核/確認核準收發(fā)管制部門一質量手冊體系課主任管理者代表總經(jīng)理文管中心二程序文件各部門主任部門經(jīng)理/體系課主任管理者代表文管中心三作業(yè)指導書相關人員部門主管/體系課主任部門經(jīng)理/管理者代表文管中心四表單隨同二、三階層文件一同審批文管中心46文件的簽核文件階層名稱提出/制訂審核/確認核準收發(fā)管制部門一2.文件格式的基本要求2.2文件編號A.統(tǒng)一原則B.簡潔C.易懂、易記D.數(shù)字與英文字母有機結合E.易于標準化WXXIXXXXQ質量體系三級文件涉及到的標準條款號文件的流水號472.文件格式的基本要求2.2文件編號WXXIXXXXQ質量2.文件格式的基本要求2.3版次A.單頁文件及多頁文件的區(qū)別B.總版本及修訂本C.數(shù)字與英文字母有機結合

482.文件格式的基本要求2.3版次162.文件格式的基本要求2.4頁碼總頁碼與分頁碼2.5生效日期及發(fā)行日期,批準日期

492.文件格式的基本要求2.4頁碼172.文件格式的基本要求2.6章節(jié)區(qū)分及編號(以程序文件為例)1.目的2.范圍3.定義4.職責4.1(小標題)4.1.1(次小標題)4.2……4.3……4.3.15.工作內容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相關文件及附件6.1……7.相關記錄7.1……502.文件格式的基本要求2.6章節(jié)區(qū)分及編號(以程序文件為例3.編寫技巧3.1內容框架的確立A.本文件的編寫目的或功能B.本文件控制的活動(包括人、事、物)C.列出具體的內容條目D.有先后工作順序的，需流程圖E.文字描述工作內容513.編寫技巧3.1內容框架的確立193.2流程圖3.2.1流程圖符號表示事項或活動的起始及結束OK/NGYES/NO表示事項或活動之中間步驟表示決定性過程(如:審批、判斷、檢驗等等)表示事項進行方向合格/不合格；通過/不通過是/不是例：簡單組合OKNG523.2流程圖3.2.1流程圖符號表示事項或活動的起始及結束3.2.2流程圖的配合要求職責:確定各步驟擔當?shù)牟块T或個人文件/表格:進行某項工作步驟時依據(jù)的文件制度和需填寫的記錄533.2.2流程圖的配合要求職責:確定各步驟擔當?shù)牟块T例:《客戶投訴管理程序》客戶投訴接收登記備案處理分類處理實施結果確認結果反饋記錄歸檔流程職責文件/表格主管人員主管人員授權人員授權人員責任部門/人主管人員主管人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、電話、傳真、面談等《客戶投訴記錄表》相關法規(guī)、標準及文件《糾正預防措施報告》《糾正預防措施報告》《客戶投訴記錄表》客戶檔案54例:《客戶投訴管理程序》客戶投訴接收登記備案處理分類處理實施3.3事項描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO553.3事項描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHE4舉例4.1質量手冊(略)4.2工作規(guī)范(略)564舉例4.1質量手冊244.2.1章節(jié)要求(見2.6)序號項目說明1目的本文件的制訂目的或功能2范圍本文件適用范圍，如人、事、物3定義說明本文中的特別用詞、代碼等4職責本文中各項具體工作的職權劃分5工作內容具體的流程及文字說明5.1流程圖圖解方式說明流程6參考文件本文件中引用的文件制訂本文件參考的文件包括內部的和外部的7附件標識式樣關系圖表格格式其他圖表574.2.1章節(jié)要求(見2.6)序號項目說明14.2.2《培訓管理程序》演練第一步：確定目的通過對本組織所有與質量活動有關的人員實施必要的培訓，使其掌握相應崗位的工作技能和質量意識，確保員工素質滿足質量體系的要求。584.2.2《培訓管理程序》演練第一步：確定目的通過對本組4.2.2《培訓管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有與質量活動有關的員工的培訓594.2.2《培訓管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有4.2.2《培訓管理程序》演練第三步：列出具體的內容條目人員：所有人員培訓事項：A.入職培訓B.在職培訓計劃培訓調崗培訓提升培訓其他注:以上培訓事項分類編寫604.2.2《培訓管理程序》演練第三步：列出具體的內容條目第四步：流程圖A.入職培訓流程新員工入職培訓考核轉正辭退OKNG流程職責文件/表格人事《員工招聘程序》“入職登記表”人事+各部門《員工培訓大綱》“培訓簽到表”人事+各部門《新員工考評標準》總經(jīng)理“員工考核表”61第四步：流程圖A.入職培訓流程新員工入職培訓考核轉正辭B.在職培訓流程流程職責文件/表格培訓需求申請審批資料保存退件OKNG各部門