學校檔案管理培訓課件

規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展檔案和資料（文件）的區(qū)別學校檔案工作內容和基本原則檔案的收集和整理檔案的立卷和歸檔檔案的保管和利用完善學校檔案工作

規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展檔案和資料（文件）的區(qū)別一、檔案和資料

一、檔案和資料

（一）什么是檔案

檔案：國家機構、社會組織、企事業(yè)單位和個人在政治、經(jīng)濟、科技、文化等社會實踐活動中直接形成的具有使用價值的歷史記錄材料。反映社會的科學技術、生產(chǎn)建設和各項工作活動、民俗活動的歷史真實面貌。中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡、木牘、縑帛等的檔案?，F(xiàn)代檔案，按內容和性質，有文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術檔案和其他各類專門性檔案；按形式，有文件、電報、書信、手稿、報表、圖紙、照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。

——《辭海》（一）什么是檔案（一）什么是檔案

本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

——《中華人民共和國檔案法》

（一）什么是檔案本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在（二）什么是中小學校檔案

中小學校檔案是指學校在各項活動中形成的具有現(xiàn)實查考使用價值和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）什么是中小學校檔案中小學校檔案是指學校（二）什么是中小學校檔案

中小學校檔案，包括文書檔案、教育教學檔案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案。

各門類檔案，包括文書檔案、教學檔案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、聲像檔案、榮譽檔案等。（二）什么是中小學校檔案中小學校檔案（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別1、同本單位實踐活動關系不同。

凡是直接記敘和反映本單位活動并經(jīng)歸檔保存的屬檔案；資料則多是未經(jīng)歸檔保存的，或為了工作參考的目的而收集、購買來的材料。2、對本單位的發(fā)揮作用不同。

檔案是本單位活動的直接記錄，因此具有歷史的查考作用和憑證作用；而資料則多是收集或利用各種手段搜集來的各種材料，對本單位的活動不具有憑證作用。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別1、同本單位實踐活動關系不同。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別

●檔案由文件轉化而來,文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案?！裎募菣n案的前身，檔案是文件的歸宿。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別●檔案由文件二、學校檔案管理的

工作內容和基本原則

二、學校檔案管理的

工作內容和基本原則

（一）學校檔案管理的工作內容

檔案工作包括：檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和提供利用。（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作包括：（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作的主要環(huán)節(jié)收集整理立卷歸檔保管利用（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作的主要環(huán)節(jié)收整立歸保利（二）檔案工作的基本原則

收集齊全分類合理立卷科學歸檔及時保管安全使用方便

（二）檔案工作的基本原則收集齊全分類合理三、檔案的收集和整理

三、檔案的收集和整理

（一）歸檔范圍是什么？

按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。（一）歸檔范圍是什么？按照國家檔案局關于文件（一）歸檔范圍是什么？

凡是在學校各項活動中形成的具有保存、查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像材料，包括黨組織、行政、工會、團隊（學生會）組織以及教育、教學、科技活動、生產(chǎn)、基建、設備、人事、保衛(wèi)、會計等工作中形成的各種材料均屬于歸檔范圍。（一）歸檔范圍是什么？凡是在學校各項活動中形（一）歸檔范圍是什么？一、文書檔案；二、教學檔案；三、會計檔案；四、科技檔案；五、聲像檔案。

（一）歸檔范圍是什么？一、文書檔案；二、教學檔案；（一）歸檔范圍是什么？“文書檔案”的范圍

涉及學校以下七個部門——黨支部校長室（辦公室）教導處（教務處、政教處）總務處工會團隊（學生會、教工團支部）（一）歸檔范圍是什么？“文書檔案”的范圍（一）歸檔范圍是什么？“教學檔案”的范圍：涉及學校工作的十個方面——教學管理綜合類招生工作類教材類課堂教學類實驗實習類學籍管理類體育保健類畢業(yè)分配類教師隊伍建設類教師業(yè)務檔案

（一）歸檔范圍是什么？“教學檔案”的范圍：（一）歸檔范圍是什么？中、小學檔案案卷類目及保管期限表一、文書檔案

1、黨支部

1-1上級黨委下發(fā)的關于學校開展黨支部工作情況的通知、規(guī)定長期

1-2

本校黨支部年度（或學年度）工作計劃、總結和重要工作報告、匯報永久

1-3本校支委會會議記錄永久

1-4本校黨支部大會會議記錄長期

1-5

本校黨員名冊、黨員、黨組織統(tǒng)計年報表永久

1-6

本校黨支部改選工作意見及改選結果，上級黨委批復永久

1-7本校黨員教育，民主評議材料重要的長期一般的短期

（一）歸檔范圍是什么？中、小學檔案案卷類目及保管期限表（一）歸檔范圍是什么？

1-8

黨組織發(fā)展黨員工作的意見、報告，上級對發(fā)展黨員的預審、批復、轉正通知重要的永久一般的短期

1-9本校黨組織和黨員評先創(chuàng)優(yōu)活動材料市級以上永久

區(qū)縣級以下長期

1-10

本校黨員違紀處分報告和上級黨委或本機關批準的批復永久

1-11本校教職工復查，改正結論報告的上級黨委批復永久

1-12黨的紀檢工作意見、報告及有關材料長期

1-13本校黨員組織關系轉移介紹信、存根長期

1-14本校黨費收、繳、支出憑證材料短期（一）歸檔范圍是什么？1-8黨組織發(fā)展黨員工作的（一）歸檔范圍是什么？2、校長室（辦公室）

2-1本校編制年鑒、大事記永久

2-2本校校務日記長期

2-3本校校史、組織機構沿革永久

2-4本校學年度工作計劃、總結和重要的工作報告永久

2-5本校行政會議或校務會議記錄永久

2-6本校制定的管理制度、條例、崗位責任制等材料長期

2-7本校重大活動材料（校慶、校友會、校運會、校藝術節(jié)等）永久

2-8本校慶祝教師節(jié)活動形成材料◎重要的長期◎一般的短期

2-9市、區(qū)（縣）教育局有關人事、工資、福利問題的規(guī)定、辦法、通知◎重要的長期◎一般的短期

2-10本校向上級的報告、請示及批復◎重要的永久◎一般的短期（一）歸檔范圍是什么？2、校長室（辦公室）（一）歸檔范圍是什么？2-11本校專項工作的調查、檢查、普查材料◎重要的永久◎一般的長期2-12本校外事接待工作形成的有關材料◎重要的長期◎一般的短期2-13各類報刊登載有關本校情況的通訊報道和上級領導對本校的重要題詞◎重要的永久◎一般的長期2-14本校關于機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印信等請示、批復和報告永久2-15本校教職工名冊、履歷表及勞動工資年報表永久2-16本校中層干部、年級組長、教研組長名冊長期2-17本校評選各種先進集體、先進個人材料◎市級以上永久◎區(qū)縣級以下長期2-18反映本校成績的榮譽證書、有紀念憑證作用的實物、?？Y料◎市級以上永久◎區(qū)縣級以下長期2-19本校教職工犯錯誤處分材料長期2-20本校發(fā)生各種事故報告和有關材料◎重要的永久◎一般的長期（一）歸檔范圍是什么？2-11本校專項工作的調查、檢查、（一）歸檔范圍是什么？2-21本校教師工作情況登記表、記錄冊、考核表長期2-22本校教職工工資調整和評定工資計劃、總結、審批表、統(tǒng)計表及新教師轉正、定級有關材料長期2-23本校教職工調動介紹信、存根及有關審批表長期2-24本校教職工離退休名冊和改變待遇審批表長期2-25本校教職工三十年教齡榮譽證書名冊長期2-26本校教職工申請出國、出境材料長期2-27本校教職工申請離職、辭職材料長期2-28本校教師支援外省市及郊縣等有關材料短期2-29本校職改領導小組、評審小組建立請示、批復、評審會議記錄、計劃、總結等長期2-30本校教職工職稱申請表長期（一）歸檔范圍是什么？2-21本校教師工作情況登記表、記（一）歸檔范圍是什么？2-31各系列專業(yè)技術職務評審結果的批復、名冊永久2-32發(fā)放專業(yè)技術職務資格證書名冊、聘任名冊長期2-33有關職改工作中形成的有查考、利用價值的文件材料長期2-34本校有關安全、保衛(wèi)工作材料短期2-35本校聘用退休工人、代課教師審批表及有關材料短期2-36本校教職工困難補助材料短期2-37本校教職工考勤記錄短期2-38本校教職工住房情況及分房記錄短期2-39本校教職工獻血名單短期2-40本校教職工獨生子女名單長期2-41本校死亡人員撫恤記錄短期2-42本校關于處理人民來信來訪材料重要的一般的長期短期2-43本校關于人代會代表推薦材料長期2-44本校各民主黨派、少數(shù)民族名冊、統(tǒng)計表及港、澳、臺、國外親屬名冊長期（一）歸檔范圍是什么？2-31各系列專業(yè)技術職務評審結果（一）歸檔范圍是什么？二、教學檔案

1、教學管理綜合類

1-1市、區(qū)（縣）教育局頒發(fā)的有關教育、教學工作的文件長期

1-2本校關于督導工作的自評報告和上級對本校督導評估意見永久

1-3本校關于督導工作形成的其它材料長期

1-4本校教學管理、教育教學研究、教育教學改革工作，班主任工作形成的方案、調查報告、典型材料等◎重要的永久◎一般的長期

1-5本校教學考核、學期課程總表、教師任課一覽表、教職工工作量等材料長期

1-6本校制訂的教育常規(guī)、紀律制度長期（一）歸檔范圍是什么？二、教學檔案（一）歸檔范圍是什么？建議：在不違背文件精神的前提下，學?？梢詳M定一份——《□□學校（幼兒園）檔案案卷類目及保管期限表》

（一）歸檔范圍是什么？建議：（一）歸檔范圍是什么？

學校應建立、健全檔案工作各項管理制度，包括歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度，各類文件材料(包括文書、教學、科研、教師業(yè)務、會計、基建、設備、產(chǎn)品、聲像、榮譽等)的歸檔范圍和保管期限表。（一）歸檔范圍是什么？學校應建立、健全檔案工作（二）做好預立卷工作

學校各部門應負責本部門形成的各種文件材料的收集、整理，按規(guī)定時間向學校檔案室移交，并將此工作列入各部門的職責范圍和有關人員的崗位職責，定期進行檢查、總結、考評。學校工作人員要增強檔案意識，樹立檔案工作人人有責的觀念，自覺做好與本崗位工作有關的檔案工作。（二）做好預立卷工作學校各部門應負責本部門形（二）做好預立卷工作

學校應推行預立卷制度，各部門兼職檔案干部根據(jù)本部門預立卷類目，做好平時歸卷工作。（二）做好預立卷工作學校應推行預立卷制度，各部（二）做好預立卷工作

預立卷工作是各類文件材料隨時收集、積累的有效形式，它是指項目責任者或業(yè)務部門立卷人員，隨時將有關活動實施前和實施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷條款，歸入相應的卷盒，預見性做好平時文件材料暫存管理的工作。

（二）做好預立卷工作預立卷工作是各類文（二）做好預立卷工作

要做好預立卷工作，應做到如下幾點：（1）擬定指導性文件（2）明確部門負責人（3）設置預立卷盒（袋）（4）及時歸檔

（二）做好預立卷工作要做好預立卷工作，應做到如下幾點（二）做好預立卷工作預立卷工作的要點是：分類明確，材料齊全。

（二）做好預立卷工作預立卷工作的要點是：（二）做好預立卷工作《檔案法》：“國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”（第十條）

（二）做好預立卷工作《檔案法》：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：四、檔案的立卷和歸檔

四、檔案的立卷和歸檔

四、檔案的立卷和歸檔

學校應歸檔的各種材料，要收集齊全完整，并進行分類立卷。案卷應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，要求做到分類合理，保管期限劃分準確，標題簡明確切，裝訂結實，編制目錄清晰，檔案裝具整齊劃一，便于保管和利用。四、檔案的立卷和歸檔學校應歸檔的各種材料，要四、檔案的立卷和歸檔（一）檔案整理的基本方法

1、以件為單位整理。

2、以案卷為單位整理。

四、檔案的立卷和歸檔（一）檔案整理的基本方法四、檔案的立卷和歸檔

（二）檔案文本的要求

歸檔的文件材料力求做到字跡清楚，書寫工整，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫紙等不規(guī)范的書寫材料，以利于延長檔案壽命。四、檔案的立卷和歸檔（二）檔案文本的要求（二）檔案文本的要求檔案要素

——題名（標題）；

——文件的責任者（部門或人員）；

——文件制定的日期；

——頁碼；

——簽署完備。

（二）檔案文本的要求檔案要素（二）檔案文本的要求檔案文本行文的規(guī)范性

標題中標點符號的用法

結構層次序數(shù)中標點符號的用法

（二）檔案文本的要求檔案文本行文的規(guī)范性四、檔案的立卷和歸檔（三）檔案文本的裝訂

保管期限劃分準確

標題簡明確切

裝訂結實

編頁碼四、檔案的立卷和歸檔（三）檔案文本的裝訂（三）檔案文本的裝訂

關于“檔案封面”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“檔案封面”的填寫關于“檔案封面”的填寫自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號□□區(qū)□□□幼兒園工會五屆六次教代會

2006

4

2006

7

永久

1648關于“檔案封面”的填寫自年關于“檔案封面”的填寫全宗號目錄號案卷號

165001【注】目錄號“165”——1：文書檔案；6：工會；5：教代會案卷號“001”——流水號關于“檔案封面”的填寫全宗號目錄號案卷號（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內文件目錄”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內文件目錄”的填寫關于“卷內文件目錄”的填寫

卷內文件目錄

1工會關于召開教代會的2006-041

報告和批復

2工會教代會代表名單2006-0426園長室發(fā)展規(guī)劃[決議稿]2006-078順序號文號責任者題名日期頁號備注關于“卷內文件目錄”的填寫卷內文件目錄順序號文號（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內備考表”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內備考表”的填寫關于“卷內備考表”的填寫卷內備考表

填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

本卷情況說明：

立卷人：檢查人：立卷時間：

關于“卷內備考表”的填寫卷內備考表（三）檔案文本的裝訂歸檔號檔案號責任者案卷題名保管期限備注歸檔號（序號）：年份＋流水號（如06-001；X06-001）檔案號（檔號）：目錄號＋案卷號（如165-01）□□學校檔案總目錄（2006年度）（三）檔案文本的裝訂歸檔號檔案號責任者案卷題名保四、檔案的立卷和歸檔（四）各類材料歸檔的時間文書檔案按年度進行整理立卷，在次年的六月份以前完成。教學檔案、教師業(yè)務檔案按學年度整理立卷，在次學年的寒假前歸檔。四、檔案的立卷和歸檔（四）各類材料歸檔的時間五、檔案的保管和利用

五、檔案的保管和利用

五、檔案的保管和利用（一）檔案的保管

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

《中華人民共和國檔案法》五、檔案的保管和利用（一）檔案的保管（一）檔案的保管檔案的保管工作主要是指：

歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等。（一）檔案的保管檔案的保管工作主要是指：（一）檔案的保管1．上架檔案的上架，要做好“分類”。機構（問題）－保管期限－年度（學年度）年度（學年度）－機構（問題）－保管期限保管期限－年度（學年度）－機構（問題）年度（學年度）－保管期限保管期限－年度（學年度）

（一）檔案的保管1．上架（一）檔案的保管2．移交區(qū)、縣檔案局指定向檔案館移交檔案的學校，應按規(guī)定向檔案館移交。（一）檔案的保管2．移交（一）檔案的保管3．鑒定銷毀

檔案干部應根據(jù)《檔案法》和檔案保管期限表，定期做好檔案的鑒定工作，對超過保管期限而失去保管價值的檔案提出銷毀意見，編制銷毀清冊，報校長批準后(會計檔案還需報主管單位財務部門核準、蓋章)，送指定的保密廠銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀檔案。（一）檔案的保管3．鑒定銷毀五、檔案的保管和利用（二）檔案的利用

《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。五、檔案的保管和利用（二）檔案的利用（二）檔案的利用

利用檔案時，任何人不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（二）檔案的利用利用檔案時，任何人不得涂改、偽六、完善學校檔案工作

六、完善學校檔案工作

六、做好學校檔案工作

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》

各級各類檔案館，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

《中華人民共和國檔案法》

六、做好學校檔案工作機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位六、做好學校檔案工作（一）軟件建設

1．組織建設

——領導重視

——檔案人員的配備六、做好學校檔案工作（一）軟件建設（一）軟件建設·組織建設

學校要加強對檔案工作的領導和管理，應確定一名校級領導分管檔案工作，并明確落實檔案工作的部門（一般隸屬校長室或學校辦公室）。

中小學校的檔案工作由各級教育行政主管部門和檔案業(yè)務部門共同負責進行指導、監(jiān)督和檢查?！叮ㄒ唬┸浖ㄔO·組織建設學校要加強對檔（一）軟件建設·組織建設

學校應按規(guī)定配備專、兼職檔案工作人員，選派政治表現(xiàn)好，事業(yè)心強，身體健康，熱愛檔案事業(yè)，具有高中以上文化程度，熟悉學校工作，掌握檔案專業(yè)知識或經(jīng)過檔案專業(yè)培訓的同志擔任檔案工作，并保持相對穩(wěn)定。（一）軟件建設·組織建設學校應按規(guī)定配備專、兼職六、做好學校檔案工作2．制度建設學校應把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入學校管理制度，納入有關人員的職責范圍。六、做好學校檔案工作2．制度建設（一）軟件建設·制度建設

學校分管校長要把檔案工作列入議事日程、崗位責任制和目標考核，對檔案工作要有計劃、有要求、有檢查、有總結。（一）軟件建設·制度建設學校分管校長要把檔案工作（一）軟件建設·制度建設

學校應建立健全文書處理工作制度，以學校名義的發(fā)文要有擬稿紙，擬稿、核稿、簽發(fā)等手續(xù)要完備，收文、發(fā)文及公文運轉均應及時登錄。（一）軟件建設·制度建設學校應建立健全文書處理工（一）軟件建設·制度建設

學校應建立、健全檔案工作各項管理制度，包括歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度，各類文件材料(包括文書、教學、科研、教師業(yè)務、會計、基建、設備、產(chǎn)品、聲像、榮譽等)的歸檔范圍和保管期限表。（一）軟件建設·制度建設學校應建立、健全檔案工作各項管六、做好學校檔案工作（二）硬件建設學校根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《上海市檔案條例》，應設立檔案室，對各門類檔案（包括文書檔案、教學檔案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、聲像檔案、榮譽檔案等）實行集中統(tǒng)一管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。六、做好學校檔案工作（二）硬件建設（二）硬件建設

學校檔案工作所需經(jīng)費列入學校預算，統(tǒng)籌解決。學校應根據(jù)檔案保存的需要，落實和保證檔案用房，中學檔案庫房應不少于20平方米，小學檔案庫房應不少于15平方米，檔案庫房應具備防盜、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲等防護措施，并逐步做到辦公、閱覽、庫房三分開。（二）硬件建設學校檔案工作所需經(jīng)費列入學校（二）硬件建設

學校應積極更新檔案管理技術手段，使用計算機輔助管理系統(tǒng)開發(fā)檔案信息資源，為學校教學、科研和其他各項工作提供服務。（二）硬件建設學校應積極更新檔案管理技術手段，使用

謝謝！

2016年9月28日謝謝！

2016年9月28日規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展檔案和資料（文件）的區(qū)別學校檔案工作內容和基本原則檔案的收集和整理檔案的立卷和歸檔檔案的保管和利用完善學校檔案工作

規(guī)范檔案管理服務學校發(fā)展檔案和資料（文件）的區(qū)別一、檔案和資料

一、檔案和資料

（一）什么是檔案

檔案：國家機構、社會組織、企事業(yè)單位和個人在政治、經(jīng)濟、科技、文化等社會實踐活動中直接形成的具有使用價值的歷史記錄材料。反映社會的科學技術、生產(chǎn)建設和各項工作活動、民俗活動的歷史真實面貌。中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡、木牘、縑帛等的檔案。現(xiàn)代檔案，按內容和性質，有文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術檔案和其他各類專門性檔案；按形式，有文件、電報、書信、手稿、報表、圖紙、照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。

——《辭?！罚ㄒ唬┦裁词菣n案（一）什么是檔案

本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

——《中華人民共和國檔案法》

（一）什么是檔案本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在（二）什么是中小學校檔案

中小學校檔案是指學校在各項活動中形成的具有現(xiàn)實查考使用價值和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）什么是中小學校檔案中小學校檔案是指學校（二）什么是中小學校檔案

中小學校檔案，包括文書檔案、教育教學檔案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案。

各門類檔案，包括文書檔案、教學檔案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、聲像檔案、榮譽檔案等。（二）什么是中小學校檔案中小學校檔案（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別1、同本單位實踐活動關系不同。

凡是直接記敘和反映本單位活動并經(jīng)歸檔保存的屬檔案；資料則多是未經(jīng)歸檔保存的，或為了工作參考的目的而收集、購買來的材料。2、對本單位的發(fā)揮作用不同。

檔案是本單位活動的直接記錄，因此具有歷史的查考作用和憑證作用；而資料則多是收集或利用各種手段搜集來的各種材料，對本單位的活動不具有憑證作用。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別1、同本單位實踐活動關系不同。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別

●檔案由文件轉化而來,文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案。●文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。（三）檔案與資料（文件）的區(qū)別●檔案由文件二、學校檔案管理的

工作內容和基本原則

二、學校檔案管理的

工作內容和基本原則

（一）學校檔案管理的工作內容

檔案工作包括：檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和提供利用。（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作包括：（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作的主要環(huán)節(jié)收集整理立卷歸檔保管利用（一）學校檔案管理的工作內容檔案工作的主要環(huán)節(jié)收整立歸保利（二）檔案工作的基本原則

收集齊全分類合理立卷科學歸檔及時保管安全使用方便

（二）檔案工作的基本原則收集齊全分類合理三、檔案的收集和整理

三、檔案的收集和整理

（一）歸檔范圍是什么？

按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。（一）歸檔范圍是什么？按照國家檔案局關于文件（一）歸檔范圍是什么？

凡是在學校各項活動中形成的具有保存、查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像材料，包括黨組織、行政、工會、團隊（學生會）組織以及教育、教學、科技活動、生產(chǎn)、基建、設備、人事、保衛(wèi)、會計等工作中形成的各種材料均屬于歸檔范圍。（一）歸檔范圍是什么？凡是在學校各項活動中形（一）歸檔范圍是什么？一、文書檔案；二、教學檔案；三、會計檔案；四、科技檔案；五、聲像檔案。

（一）歸檔范圍是什么？一、文書檔案；二、教學檔案；（一）歸檔范圍是什么？“文書檔案”的范圍

涉及學校以下七個部門——黨支部校長室（辦公室）教導處（教務處、政教處）總務處工會團隊（學生會、教工團支部）（一）歸檔范圍是什么？“文書檔案”的范圍（一）歸檔范圍是什么？“教學檔案”的范圍：涉及學校工作的十個方面——教學管理綜合類招生工作類教材類課堂教學類實驗實習類學籍管理類體育保健類畢業(yè)分配類教師隊伍建設類教師業(yè)務檔案

（一）歸檔范圍是什么？“教學檔案”的范圍：（一）歸檔范圍是什么？中、小學檔案案卷類目及保管期限表一、文書檔案

1、黨支部

1-1上級黨委下發(fā)的關于學校開展黨支部工作情況的通知、規(guī)定長期

1-2

本校黨支部年度（或學年度）工作計劃、總結和重要工作報告、匯報永久

1-3本校支委會會議記錄永久

1-4本校黨支部大會會議記錄長期

1-5

本校黨員名冊、黨員、黨組織統(tǒng)計年報表永久

1-6

本校黨支部改選工作意見及改選結果，上級黨委批復永久

1-7本校黨員教育，民主評議材料重要的長期一般的短期

（一）歸檔范圍是什么？中、小學檔案案卷類目及保管期限表（一）歸檔范圍是什么？

1-8

黨組織發(fā)展黨員工作的意見、報告，上級對發(fā)展黨員的預審、批復、轉正通知重要的永久一般的短期

1-9本校黨組織和黨員評先創(chuàng)優(yōu)活動材料市級以上永久

區(qū)縣級以下長期

1-10

本校黨員違紀處分報告和上級黨委或本機關批準的批復永久

1-11本校教職工復查，改正結論報告的上級黨委批復永久

1-12黨的紀檢工作意見、報告及有關材料長期

1-13本校黨員組織關系轉移介紹信、存根長期

1-14本校黨費收、繳、支出憑證材料短期（一）歸檔范圍是什么？1-8黨組織發(fā)展黨員工作的（一）歸檔范圍是什么？2、校長室（辦公室）

2-1本校編制年鑒、大事記永久

2-2本校校務日記長期

2-3本校校史、組織機構沿革永久

2-4本校學年度工作計劃、總結和重要的工作報告永久

2-5本校行政會議或校務會議記錄永久

2-6本校制定的管理制度、條例、崗位責任制等材料長期

2-7本校重大活動材料（校慶、校友會、校運會、校藝術節(jié)等）永久

2-8本校慶祝教師節(jié)活動形成材料◎重要的長期◎一般的短期

2-9市、區(qū)（縣）教育局有關人事、工資、福利問題的規(guī)定、辦法、通知◎重要的長期◎一般的短期

2-10本校向上級的報告、請示及批復◎重要的永久◎一般的短期（一）歸檔范圍是什么？2、校長室（辦公室）（一）歸檔范圍是什么？2-11本校專項工作的調查、檢查、普查材料◎重要的永久◎一般的長期2-12本校外事接待工作形成的有關材料◎重要的長期◎一般的短期2-13各類報刊登載有關本校情況的通訊報道和上級領導對本校的重要題詞◎重要的永久◎一般的長期2-14本校關于機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印信等請示、批復和報告永久2-15本校教職工名冊、履歷表及勞動工資年報表永久2-16本校中層干部、年級組長、教研組長名冊長期2-17本校評選各種先進集體、先進個人材料◎市級以上永久◎區(qū)縣級以下長期2-18反映本校成績的榮譽證書、有紀念憑證作用的實物、?？Y料◎市級以上永久◎區(qū)縣級以下長期2-19本校教職工犯錯誤處分材料長期2-20本校發(fā)生各種事故報告和有關材料◎重要的永久◎一般的長期（一）歸檔范圍是什么？2-11本校專項工作的調查、檢查、（一）歸檔范圍是什么？2-21本校教師工作情況登記表、記錄冊、考核表長期2-22本校教職工工資調整和評定工資計劃、總結、審批表、統(tǒng)計表及新教師轉正、定級有關材料長期2-23本校教職工調動介紹信、存根及有關審批表長期2-24本校教職工離退休名冊和改變待遇審批表長期2-25本校教職工三十年教齡榮譽證書名冊長期2-26本校教職工申請出國、出境材料長期2-27本校教職工申請離職、辭職材料長期2-28本校教師支援外省市及郊縣等有關材料短期2-29本校職改領導小組、評審小組建立請示、批復、評審會議記錄、計劃、總結等長期2-30本校教職工職稱申請表長期（一）歸檔范圍是什么？2-21本校教師工作情況登記表、記（一）歸檔范圍是什么？2-31各系列專業(yè)技術職務評審結果的批復、名冊永久2-32發(fā)放專業(yè)技術職務資格證書名冊、聘任名冊長期2-33有關職改工作中形成的有查考、利用價值的文件材料長期2-34本校有關安全、保衛(wèi)工作材料短期2-35本校聘用退休工人、代課教師審批表及有關材料短期2-36本校教職工困難補助材料短期2-37本校教職工考勤記錄短期2-38本校教職工住房情況及分房記錄短期2-39本校教職工獻血名單短期2-40本校教職工獨生子女名單長期2-41本校死亡人員撫恤記錄短期2-42本校關于處理人民來信來訪材料重要的一般的長期短期2-43本校關于人代會代表推薦材料長期2-44本校各民主黨派、少數(shù)民族名冊、統(tǒng)計表及港、澳、臺、國外親屬名冊長期（一）歸檔范圍是什么？2-31各系列專業(yè)技術職務評審結果（一）歸檔范圍是什么？二、教學檔案

1、教學管理綜合類

1-1市、區(qū)（縣）教育局頒發(fā)的有關教育、教學工作的文件長期

1-2本校關于督導工作的自評報告和上級對本校督導評估意見永久

1-3本校關于督導工作形成的其它材料長期

1-4本校教學管理、教育教學研究、教育教學改革工作，班主任工作形成的方案、調查報告、典型材料等◎重要的永久◎一般的長期

1-5本校教學考核、學期課程總表、教師任課一覽表、教職工工作量等材料長期

1-6本校制訂的教育常規(guī)、紀律制度長期（一）歸檔范圍是什么？二、教學檔案（一）歸檔范圍是什么？建議：在不違背文件精神的前提下，學?？梢詳M定一份——《□□學校（幼兒園）檔案案卷類目及保管期限表》

（一）歸檔范圍是什么？建議：（一）歸檔范圍是什么？

學校應建立、健全檔案工作各項管理制度，包括歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度，各類文件材料(包括文書、教學、科研、教師業(yè)務、會計、基建、設備、產(chǎn)品、聲像、榮譽等)的歸檔范圍和保管期限表。（一）歸檔范圍是什么？學校應建立、健全檔案工作（二）做好預立卷工作

學校各部門應負責本部門形成的各種文件材料的收集、整理，按規(guī)定時間向學校檔案室移交，并將此工作列入各部門的職責范圍和有關人員的崗位職責，定期進行檢查、總結、考評。學校工作人員要增強檔案意識，樹立檔案工作人人有責的觀念，自覺做好與本崗位工作有關的檔案工作。（二）做好預立卷工作學校各部門應負責本部門形（二）做好預立卷工作

學校應推行預立卷制度，各部門兼職檔案干部根據(jù)本部門預立卷類目，做好平時歸卷工作。（二）做好預立卷工作學校應推行預立卷制度，各部（二）做好預立卷工作

預立卷工作是各類文件材料隨時收集、積累的有效形式，它是指項目責任者或業(yè)務部門立卷人員，隨時將有關活動實施前和實施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷條款，歸入相應的卷盒，預見性做好平時文件材料暫存管理的工作。

（二）做好預立卷工作預立卷工作是各類文（二）做好預立卷工作

要做好預立卷工作，應做到如下幾點：（1）擬定指導性文件（2）明確部門負責人（3）設置預立卷盒（袋）（4）及時歸檔

（二）做好預立卷工作要做好預立卷工作，應做到如下幾點（二）做好預立卷工作預立卷工作的要點是：分類明確，材料齊全。

（二）做好預立卷工作預立卷工作的要點是：（二）做好預立卷工作《檔案法》：“國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”（第十條）

（二）做好預立卷工作《檔案法》：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（二）做好預立卷工作機關文件材料不歸檔范圍是：四、檔案的立卷和歸檔

四、檔案的立卷和歸檔

四、檔案的立卷和歸檔

學校應歸檔的各種材料，要收集齊全完整，并進行分類立卷。案卷應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，要求做到分類合理，保管期限劃分準確，標題簡明確切，裝訂結實，編制目錄清晰，檔案裝具整齊劃一，便于保管和利用。四、檔案的立卷和歸檔學校應歸檔的各種材料，要四、檔案的立卷和歸檔（一）檔案整理的基本方法

1、以件為單位整理。

2、以案卷為單位整理。

四、檔案的立卷和歸檔（一）檔案整理的基本方法四、檔案的立卷和歸檔

（二）檔案文本的要求

歸檔的文件材料力求做到字跡清楚，書寫工整，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫紙等不規(guī)范的書寫材料，以利于延長檔案壽命。四、檔案的立卷和歸檔（二）檔案文本的要求（二）檔案文本的要求檔案要素

——題名（標題）；

——文件的責任者（部門或人員）；

——文件制定的日期；

——頁碼；

——簽署完備。

（二）檔案文本的要求檔案要素（二）檔案文本的要求檔案文本行文的規(guī)范性

標題中標點符號的用法

結構層次序數(shù)中標點符號的用法

（二）檔案文本的要求檔案文本行文的規(guī)范性四、檔案的立卷和歸檔（三）檔案文本的裝訂

保管期限劃分準確

標題簡明確切

裝訂結實

編頁碼四、檔案的立卷和歸檔（三）檔案文本的裝訂（三）檔案文本的裝訂

關于“檔案封面”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“檔案封面”的填寫關于“檔案封面”的填寫自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號□□區(qū)□□□幼兒園工會五屆六次教代會

2006

4

2006

7

永久

1648關于“檔案封面”的填寫自年關于“檔案封面”的填寫全宗號目錄號案卷號

165001【注】目錄號“165”——1：文書檔案；6：工會；5：教代會案卷號“001”——流水號關于“檔案封面”的填寫全宗號目錄號案卷號（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內文件目錄”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內文件目錄”的填寫關于“卷內文件目錄”的填寫

卷內文件目錄

1工會關于召開教代會的2006-041

報告和批復

2工會教代會代表名單2006-0426園長室發(fā)展規(guī)劃[決議稿]2006-078順序號文號責任者題名日期頁號備注關于“卷內文件目錄”的填寫卷內文件目錄順序號文號（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內備考表”的填寫（三）檔案文本的裝訂

關于“卷內備考表”的填寫關于“卷內備考表”的填寫卷內備考表

填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

本卷情況說明：

立卷人：檢查人：立卷時間：

關于“卷內備考表”的填寫卷內備考表（三）檔案文本的裝訂歸檔號檔案號責任者案卷題名保管期限備注歸檔號（序號）：年份＋流水號（如06-001；X06-001）檔案號（檔號）：目錄號＋案卷號（如165-01）□□學校檔案總目錄（2006年度）（三）檔案文本的裝訂歸檔號檔案號責任者案卷題名保四、檔案的立卷和歸檔（四）各類材料歸檔的時間文書檔案按年度進行整理立卷，在次年的六月份以前完成。教學檔案、教師業(yè)務檔案按學年度整理立卷