《展覽會籌備與策劃案例（3000字）》

展覽會籌備與策劃案例目錄TOC\o"1-2"\h\u32108—廣州市AR/VR展覽會策劃方案 126977一、辦展市場環(huán)境分析 116508二、展會基本框架 27754三、展會價格及初步預算方案 212120四、展會籌備及管理計劃 328961（一）招標方式 315391（二）資金籌措方式 37303（三）展覽相關活動 38152（四）AR/VR展覽會人員及運營安排重點 411833（五）行動計劃 426693（六）展會報批 416389（七）宣傳推廣方案 418120（八）現(xiàn)場保障方案 4一、辦展市場環(huán)境分析近年來，政府及有關部門連續(xù)出臺了關于扶持會展行業(yè)發(fā)展、設定會展行業(yè)中期發(fā)展目標及發(fā)展各經濟領域展會項目等的支持政策文件。商務部及其服務貿易和商貿服務業(yè)司是會展行業(yè)的主管部門，負責會展業(yè)促進及管理工作，指導、管理境內舉辦的對外經濟技術展覽會和赴境外非商業(yè)性辦展活動。為有效發(fā)揮重點展會示范效應，推動展覽行業(yè)健康發(fā)展，商務部定期組織專家對各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市商務主管部門及各行業(yè)推薦的展會進行評審，確定若干展會項目作為商務部的年度引導支持展會。2018年，習近平總書記在G20峰會上提出虛擬現(xiàn)實等新技術日新月異，虛擬經濟與實體經濟的結合，將給人們的生產方式和生活方式帶來革命性變化。2017年被稱為虛擬現(xiàn)實元年。2017年4月，國務院印發(fā)《關于促進移動互聯(lián)網(wǎng)健康有序發(fā)展的意見》，提出加緊人工智能、虛擬現(xiàn)實、增強現(xiàn)實等新興移動互聯(lián)網(wǎng)關鍵技術布局。虛擬現(xiàn)實的展示主題包括技術、應用、產品、商業(yè)模式等范圍，參展商及觀眾包括研發(fā)方、使用方、資本市場等相關者。因為是首屆展會，展覽規(guī)模以2-3萬方的中小型展會為宜，主要邀請廣州市的VR廠商或企業(yè)參展，并向全省乃至全國有實力的企業(yè)發(fā)出邀請，參展觀眾的規(guī)模越大越好，同期建議舉辦前沿技術及產品研究論壇，吸引更高層次的受眾參加。展會主題名稱可設置為2020年廣州市AR/VR展覽會。從參展觀眾的角度來說，觀眾所需要從AR/VR展覽會中獲得的使用價值，主要是信息交流、資源共享、和體驗服務。而參展觀眾主要包括：各高新技術行業(yè)和相關行業(yè)的從業(yè)人員、尋找AR/VR技術投資方向的投資者和為體驗高新技術產品的愛好者。對于參展觀眾來說，其參與AR/VR展覽會的最終目的，是信息和體驗兩個點。所以，提供更詳細、更全面的：展品展商信息、展品技術知識、應用領域和發(fā)展前景等信息，提供更優(yōu)質的展品體驗活動、體驗項目，是能夠更好的吸引參展觀眾的重要途徑。二、展會基本框架1.展會名稱：2020年廣州市第一屆AR/VR展覽會2.舉辦地點：廣州國際會展中心3.辦展機構的組成：運營方或承辦方選擇展會主辦企業(yè)及AR/VR技術企業(yè)，共同成立工作組。指導單位或主辦單位力爭邀請商務部、工信部、省市政府、商務廳、科技局等政府機關，協(xié)辦單位選擇行業(yè)協(xié)會、AR/VR科技公司。綜合考慮資金成本及區(qū)位優(yōu)勢，首屆展會可考慮選擇一線省會城市，擴大影響力，擬選擇廣州市?？紤]到廣州的城市季節(jié)特性，建議選擇秋季作為展期。此時，展會名稱可擴充為2020年第一屆廣州市秋季AR/VR展覽會。4.展品范圍首屆展會考慮到風險控制和成本投入等因素，一般以中小型展會為佳，可根據(jù)合作方實力和優(yōu)勢資源適當調整，展會名稱包括時間、區(qū)域及展會主題，可根據(jù)配套活動和主辦方進行擴充。展示范圍可分為展示區(qū)和體驗區(qū)，展示區(qū)主要針對專業(yè)受眾，體驗區(qū)主要吸引消費類受眾，若展示范圍很廣，則根據(jù)展會的目的來進一步細分，對于消費類展會，側重于吸引觀眾的范圍，對于專業(yè)類展會，側重于專業(yè)度高的范圍。5.辦展時間：2020年11.08-11.156.展會規(guī)模及定位：第一屆廣州市秋季AR/VR展覽會。三、展會價格及初步預算方案展位費用及安排：本次大會提供標準展位和空地展位兩種形式，參展單位可根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要進行選擇。（1）標準展位費用：13,800元/9㎡；雙開口標準展位費用：16,800元/9㎡；展位拆遷收尾費：400*17=6800。標準展位包括地毯、三面圍板、公司名稱楣板、咨詢桌一張、椅子兩把、射燈兩盞、電源插座一個。（2）空地展位費用：1500元/m2(36m2起租)；空地展位不帶任何展架及設施，參展商可自行安排特殊裝修工作或委托大會組織單位進行搭建。（3）會務安排：大會組委會于會前三十天將《會議手冊》發(fā)送至各參展商及參會代表，并做后續(xù)服務。（4）廣告宣傳費：200000；展會資料設計和印刷費：10000；資料郵寄費：500；新聞發(fā)布會：50000。（5）相關活動的費用。品牌交流會：20000；開閉幕式：10000；到場嘉賓禮品：10000；展會現(xiàn)場布置：15000。（6）其他不可預測費用：50000。（7）財務預決算財務預決算主要依托于以上招展招商、宣傳推廣、現(xiàn)場保障，收入主要包括展位收入、廣告收入、門票收入、展覽補貼等，成本費用主要包括展館場租、廣告場租、現(xiàn)場搭建、保潔、臨時工、氛圍制作安裝、物料、會務接待、宣傳推廣等費用。合作展會的辦公及差旅費用一般不納入項目成本，自行承擔。財務預算時還需考慮展會資金來源及周轉情況，資金流入和流出節(jié)點，財務決算盡量保證在展會結束后一個月內，確保資金盡快回流。參展商一般先交納押金，按照合同再予以抵扣租金。四、展會籌備及管理計劃（一）招標方式若發(fā)起主辦單位不在廣州，可以考慮在廣州選擇合作方，降低運營成本。同時，AR/VR屬于新興科技產業(yè)，邀請政府掛名作為主辦方或指導單位可提升展會的城市號召力，有利于獲取更多的政策支持，在展會現(xiàn)場管理時也擁有更多的優(yōu)勢；邀請技術單位作為合作方，可提高展會的專業(yè)水平；邀請展會組展公司作為合作方，可提高展會的運維水平。即選擇合作方時，一是考慮展會所在地，二是考慮展會需求，是否需要邀請政府、行業(yè)協(xié)會等機構作為指導、協(xié)辦單位，三是考慮展會的運維及專業(yè)需求。在辦展地點和合作方選定后，展會名稱可相應擴充，加入?yún)^(qū)域和合作方冠名等。（二）資金籌措方式本次會展將采取“政府引導加市場運作”的模式，多渠道、寬領域地籌措資金。場館建設方面，對于部分永久性建筑，考慮由組委會尋找投資商，先投資建造展館，會展期間將展館租給參展單位，會展結束后，投資商收回展館，改造成商業(yè)用途。此外，招商及招展方案主要招商及招展的范圍、展位安排、時間安排、形式、價格、預算及目標，根據(jù)AR/VR展會的展示范圍及目標，贊助及廣告范圍主要包括風投、研發(fā)機構、科技企業(yè)，招展范圍主要包括研發(fā)機構、科技企業(yè)、應用單位、科技機構等。時間周期約3個月。展位價格綜合考慮廣州市的展位價格水平，票價參考同行業(yè)票價。形式主要包括逐家拜訪、參加行業(yè)活動、參加同類型展會洽談、協(xié)調行業(yè)協(xié)會或政府機構介紹等。目標主要是增加展位及廣告收入、提升展會科技含量及品質、提升展會吸引力。（三）展覽相關活動1.綜合展覽（國內展區(qū)、國外展區(qū)）；2.專題展覽（虛擬現(xiàn)實研發(fā)展、AR/VR前沿技術展等）（四）AR/VR展覽會人員及運營安排重點AR/VR展覽會運營重點工作主要包括：組織機構構建、宣傳工作、招展工作、市場開布展工作、接待工作、AR/VR融合技術研討工作等六個方面的內容。（五）行動計劃AR/VR展會的行動計劃主要包括時間節(jié)點，可考慮以項目里程碑設置時間節(jié)點及行動計劃，即展會審批完成、籌備工作開始、開幕式、閉幕式、項目總結報告。（六）展會報批AR/VR展會屬于境內經貿類展會，在廣州市工商管理局、公安、消防及相關部門登記、備案或審批即可，若涉及外賓達到一定人次，則需報省級機關備案審批。此階段還涉及到邀請政府、相關機構及行業(yè)協(xié)會參與，會展扶持補貼的申請等，特別是會展物流中心針對在廣州舉辦的中小型展會有專門的會展扶持政策。（七）宣傳推廣方案宣傳推廣方案包括供應商選擇流程、宣傳媒介及形式、宣傳推廣預算及效果。根據(jù)宣傳資源的不同，選擇流程也不同，代理供應商可通過比選、競爭性談判選擇，壟斷性、獨一性供應商通過談判選擇。宣傳媒介主要包括現(xiàn)場配套活動、新聞發(fā)布會，室外交通工具硬廣、電視、廣播及報紙等傳統(tǒng)媒介，客戶端自媒體（騰訊、網(wǎng)易等產品）、網(wǎng)頁、直播等新媒體及自媒體?？紤]到AR/VR展會的科技性和前沿性，可偏重于新媒體宣傳推廣，考慮到體驗觀眾的需求，可在公交、地鐵等室外交通同時加強推廣。同時首屆展會可加大宣