地產(chǎn)采購部門建制課件

地產(chǎn)采購部門建制游任超地產(chǎn)采購部門建制游采購部門管理加強的必要性采購部的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部職員的工作職責采購部各項工作流程采購部的各項財賬、函件處理采購部門管理加強的必要性采購部的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部職員的工一、采購部門管理加強的必要性

采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的一個基本環(huán)節(jié)，過去有人認為采購是一個很簡單的職能，就是花錢買東西，這有何難！而隨著國內(nèi)貿(mào)易的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)逐步認識、理解到采購在施工和銷售中的重要價值?，F(xiàn)代采購需要實現(xiàn)從供應(yīng)商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，因此建立新型供需關(guān)系和采購經(jīng)營模式成為企業(yè)運營中關(guān)鍵點之一。企業(yè)于市場價格的競爭

,

表面上看是產(chǎn)品價格的高低,實際上是成本高低的較量，要降低成本有兩個基本途徑：1、降低施工過程中的消耗,2、降低物資采購價格。傳統(tǒng)成本管理主要解決降低施工消耗的問題

,

但對企業(yè)而言更重要的是降低采購、施工成本

。在施工過程中的成本挖潛是比較有限的,相對比起來采購過程中的潛力卻大得多,

而且由于市場隨時在變

,

采購過程中的挖潛可以說是永無止境的；所以大部份企業(yè)對于降低采購成本視為重要管理環(huán)節(jié)，它對企業(yè)來說意義重大

；對于發(fā)展中的企業(yè)來說樹立正確的采購成本管理理念

，實踐最新采購成本管理技術(shù)才能幫助企業(yè)獲到最低的供應(yīng)成本，促使企業(yè)的競爭力強大從而獲得最佳利潤。加強管理——降低采購成本一、采購部門管理加強的必要性采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管一、采購部門管理加強的必要性

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,

我國的市場供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化,在市場供大于求的情況下,賣方競爭激烈,這種競爭會使產(chǎn)品的種類、

規(guī)格、

性能、包裝等日趨多樣化

。這就為采購行為增加了難度,企業(yè)必須對采購物資的質(zhì)量

、價格、供貨方式

、信譽等多方面加以比較選擇,這就使企業(yè)要求切實加強采購管理。其次,

在市場競爭異常激烈的今天,賣方會利用五花八門的促銷手段,

甚至是不規(guī)范的返利、回扣

、提成等方法來推銷產(chǎn)品,這種情況下,如果沒有嚴格的采購管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督,就會極大的損害企業(yè)利益。物資采購工作如果出現(xiàn)問題,不但會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,降低企業(yè)產(chǎn)品的競爭力,而且會破壞內(nèi)部凝聚力,影響企業(yè)團結(jié),更會損害企業(yè)形象。因而,從經(jīng)濟角度,加強企業(yè)的物資采購管理,都有著非常重要的意義。保證物資質(zhì)量——杜絕不正之風(fēng)一、采購部門管理加強的必要性隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購主管采購部副經(jīng)理采購部經(jīng)理

采購專員1

采購專員2

采購專員3

采購專員4

采購專員5

采購專員6采購文員1采購文員2

倉庫管理員1采購專員采購文員庫管員1、采購部門的架構(gòu)二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購主管采購部副經(jīng)理采購部經(jīng)理采二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部門規(guī)章制度2●日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高；●熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的變動及

積累；

●廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德；

●堅決執(zhí)行公司各項工作制度及認真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)；

●積極了解與各部門配合的實際工作情況，做到事情早知道——早處理；

●及時處理部門的各項文件，做到當天文件當天處理，杜絕文件至壓；

●根據(jù)公司、部門下達的物資采購計劃執(zhí)行采購實施，按時、按樣、按質(zhì)、

按量地完成物資采購各項工作；●做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。

吃苦耐勞適應(yīng)性強積極認真精打細算操守廉潔

掌握市場工作要素二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度●日常工作管理有條理，辦公室整三、采購部門各職員的工作職責采購部經(jīng)理崗位職責1、直接對分管領(lǐng)導(dǎo)、公司負責，全面主持采購部工作，確保各項任務(wù)的順利完成；2、審核年度采購計劃、采購項目，審查各部門領(lǐng)用物資數(shù)量，合理控制，減少損

耗；3、全面主持、把控大宗物資訂購的業(yè)務(wù)洽談及招投標工作，督促物資采購相關(guān)責

任人把控好貨物的驗收及質(zhì)量關(guān)，保證物資供應(yīng)和倉儲正常；4、教導(dǎo)屬下職員在工作中遵紀守法，對工作認真負責，不徇私舞弊。按公司戰(zhàn)略

計劃完成各類物資采購及安全保管任務(wù)，盡可能在預(yù)算范圍內(nèi)做到節(jié)支降耗；5、督促采購、倉管、文員責任人順利完成各項工作，加強對職員工作素質(zhì)培訓(xùn)，

不斷提高員工的各項業(yè)務(wù)水平和工作能力；6、對本部門制度擬定及員工執(zhí)行情況負責，教導(dǎo)職員遵照各項規(guī)章辦事；7、對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)及考核負責；8、對員工進行嚴格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議；9、嚴格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理

負責；10、負責制定部門工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。三、采購部門各職員的工作職責采購部經(jīng)理崗位職責1、直接對分管三、采購部門各職員的工作職責副經(jīng)理崗位職責1、協(xié)助配合經(jīng)理管理部門各項工作，包括詢\比價、簽定采購合同、驗收、評估及反饋匯總工作；更新、完善、創(chuàng)新采購工作流程；2、協(xié)調(diào)好與各部門關(guān)系，督促采購主管完成大宗采購各項工作；3、協(xié)助部門經(jīng)理對職員的培訓(xùn)及考核工作；4、監(jiān)督采購物品的系統(tǒng)性，促督文員錄入各類有關(guān)采購物品信息的編制，使其適

時更新、修改、補充，歸檔形成系統(tǒng)化管理，按時檢查部門文件系統(tǒng)的更新；5、協(xié)助部門經(jīng)理管理日常事務(wù)，檢查、督辦、協(xié)調(diào)部門經(jīng)理有關(guān)決議、文件、指

示的執(zhí)行情況，并將相關(guān)信息及時匯總呈報部門經(jīng)理；6、協(xié)助部門經(jīng)理完善采購系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，督促職員遵守規(guī)章制度；7、弘揚公司企業(yè)文化，對外對內(nèi)宣傳工作，宣導(dǎo)企業(yè)精神，加強部門團隊建設(shè)，

貫徹實施公司理念；8、傳達采購部相關(guān)文件，協(xié)助部門經(jīng)理組織各種活動和會議；9、維護部門日常辦公秩序和辦公環(huán)境，10、及時完成部門經(jīng)理交辦的各項任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責副經(jīng)理崗位職責1、協(xié)助配合經(jīng)理管三、采購部門各職員的工作職責采購主管崗位職責1、協(xié)助配合部門經(jīng)理主持采購部各項工作，分派部門經(jīng)理下達的各項采購計劃給

采購專員；2、查詢庫存與施工進度物資的需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場

變化情況，指導(dǎo)并監(jiān)督采購專員開展各項采購業(yè)務(wù)；3、擬定年、季度部門采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容呈報部門經(jīng)理；4、監(jiān)督和參與物資采購業(yè)務(wù)洽談，督促下屬職員及時完成各項采購任務(wù)工作；5、審核小宗物資采購合同及跟進采購物資的財務(wù)支付情況，及時向部門經(jīng)理匯報

近況；帶領(lǐng)采購文員協(xié)助部門經(jīng)理完成大宗物資采購的招投標各項工作；6、組織相關(guān)部門職員開展對到貨物資的驗收及物品移交工作，并督促采購專員和

文員做好相關(guān)驗收、移交手續(xù)的辦理；7、組織對供應(yīng)商的各項評估工作；8、監(jiān)督采購專員的訂貨工作，確保有充足的庫存，沒有庫存的物資能夠在制定的時間內(nèi)進場，保障各項工作高效運轉(zhuǎn)不耽誤公司運營及施工；9、按計劃完成部門經(jīng)理下達的各類物資采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡可能減少開支；10、按時完成部門經(jīng)理交辦的各項任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責采購主管崗位職責1、協(xié)助配合部門三、采購部門各職員的工作職責采購專員崗位職責1、嚴格執(zhí)行上司下達的各項工作指令，聽從部門統(tǒng)一管理，對己一切行為負責；2、熟悉房地產(chǎn)行業(yè)常需的各項工程物資，掌握常用物資的品牌、規(guī)格、質(zhì)量、供應(yīng)廠商,了解其價格波動規(guī)律及質(zhì)量情況；3、根據(jù)部門采購戰(zhàn)略下達的各項任務(wù)做好采購工作計劃，按重要性、急用程度完成采購任務(wù)，；4、物資采購貨比三家，認真核對其中的區(qū)別，把好價格、質(zhì)量關(guān)；5、采購的物資到貨后組織相關(guān)部門同事對合格物資的接收入庫或移交使用單位，并負責采購物資驗收、移交的相關(guān)手續(xù)辦理工作；6、建立常用各項物資供應(yīng)商的信息庫；7、與采購文員、倉管員做好供應(yīng)商的評介，并將結(jié)果呈報上級領(lǐng)導(dǎo)；8、做好物資的動態(tài)管理，及時掌握市場信息，做好多渠道的市場調(diào)查；9、協(xié)助部門主管完成各類物資的選廠、選型及評估工作；10、配合部門經(jīng)理完成相關(guān)采購合同的談判，做好部門合同及相關(guān)記錄的保存；11、認真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責采購專員崗位職責1、嚴格執(zhí)行上司三、采購部門各職員的工作職責采購文員崗位職責1、熟悉本部門各個工作環(huán)節(jié)情況及與各部門的對接流程；2、負責收發(fā)各種文件、信件，收取的公文、采購申請單、往來函件及時交給經(jīng)理

審閱批示，做到不積壓、不拖延各類文件；3、編寫采購合同等文件，做好采購物資的單價對比呈報領(lǐng)導(dǎo)審批，并把最終報價

單輸入系統(tǒng)，與采購主管共同協(xié)助部門經(jīng)理完成大宗物資采購的招投標工作；4、管理日常采購文件及各項往來函件，做好各類文件、往來業(yè)務(wù)單據(jù)的登記與建

檔，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查采購過程及各項文件的檢閱；5、接聽電話、傳真并認真細致做好記錄，接待來訪客人，文明待客，做好會議記

錄及存檔；6、收集、整理與統(tǒng)計各種采購單據(jù)，匯總采購主管、專員、倉管員及本職的周、

月工作編制采購部門的周報表及月報表；7、做好采購品質(zhì)記錄，整理供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商的報價情況、產(chǎn)品種類等，

協(xié)助采購專員對供應(yīng)商的評估等工作，使其順利完成價格談判等工作；8、采購事務(wù)的傳達，記錄每項采購進度及時呈報部門經(jīng)理；9、申請與報支各項采購費用，與財務(wù)對接核對記錄好每筆往來費用與發(fā)票及時

沖賬；三、采購部門各職員的工作職責采購文員崗位職責1、熟悉本部門各三、采購部門各職員的工作職責材料倉管員崗位職責1、做好物品出入庫記錄，并根據(jù)公司《物料驗收規(guī)范》對物資進行驗收并做好每項記錄；2、負責庫房日常管理事務(wù)，檢查庫存產(chǎn)品狀況；3、按規(guī)定收發(fā)物資，做好物資進庫儲位的排放；4、每月盤點物品，做到帳、物相符，填寫庫房相關(guān)數(shù)據(jù)并上傳至部門共享文件中；5、配合部門盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行；6、做好物資的搬運和庫房廢次品的回收及保管；7、物資到貨及時入庫，儲放至安全之處——防倒塌、遺失及變質(zhì)；8、每天檢查倉庫安全衛(wèi)生狀態(tài)，并及時整改；9、要控制好常用物品庫存量，出現(xiàn)狀況及時呈報部門領(lǐng)導(dǎo)；10、與采購員、詢價員一起做好供應(yīng)商評介；11、收到物資采購申請計劃后，認真核對相關(guān)物資進度計劃文件及庫存物資再作出申購建議；12、維護和管理好庫房各項設(shè)施。三、采購部門各職員的工作職責材料倉管員崗位職責1、做好物品出物資申請流程圖施工單位提需用采購物資申請轉(zhuǎn)至采購部采辦甲方工程部材料供應(yīng)處申購物資項目負責工程師審核工程部經(jīng)理審核項目總負責人審批（總經(jīng)理或工程副總）四、采購部各項工作流程物資采購申請流程圖物資申請流程圖施工單位轉(zhuǎn)至采購部采辦甲方工程部申購物資項四、采購部各項工作流程物資采購申請流程為了節(jié)制物資的損耗、使用合理化，每家企業(yè)都有一套環(huán)環(huán)相扣的物資采購申請流程，我司也不例外，具體流程如下：1、采購申請單由施工單位或設(shè)計部發(fā)起，在項目施工或設(shè)計中將要使用到的物資認真填寫至《工程物資采購計劃申請表》中，然后轉(zhuǎn)至我方工程部材料供應(yīng)處；2、工程部材料供應(yīng)處接到《工程物資采購計劃申請表》后做好登記，并核實我方是否有相應(yīng)的庫存物資，如有庫存的物資則在采購計劃表中作出不需采購的標示，沒有庫存的物資則根據(jù)《工程施工進度物資進場編制》核對是否有該項需求，弄清實情后將后轉(zhuǎn)至申購物資項目負責工程師審核；3、項目負責工程師接閱采購計劃申請表后，根據(jù)施工進度作出批示再轉(zhuǎn)至工程部經(jīng)理審核；4、工程部經(jīng)理接閱采購計劃申請表后，根據(jù)項目實況作出批示，然后由工程部材料供應(yīng)處材料工程師轉(zhuǎn)呈項目總負責人審批（總經(jīng)理或工程副總）；5、項目總負責人審批完后《工程物資采購計劃申請表》已生效，將由工程部材料供應(yīng)處材料工程師與采購部文員對接呈報給采購部經(jīng)理安排采辦工作。四、采購部各項工作流程物資采購申請流程為了節(jié)制物四、采購部各項工作流程找廠商、詢價送樣—定樣合同簽約（支付定金—生產(chǎn)供貨—到貨驗收—支付余額）

物資采購流程圖議價做供應(yīng)商各項評比（價格、質(zhì)量、信譽、實力等）呈報領(lǐng)導(dǎo)評選供應(yīng)商起草合同協(xié)議走合同審批四、采購部各項工作流程找廠商、詢價送樣—定樣合同簽約四、采購部各項工作流程物資采購流程企業(yè)為了監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；⒁?guī)范化，都會強化、健全采購管理制度，根據(jù)公司實際情況制定物資采購流程，我司物資采購具體流程如下：1、采購部門接到采購物資單呈報經(jīng)理審閱后，由經(jīng)理下達給采購主管分派采購專員采購事項任務(wù)；2、采購專員承接采購任務(wù)后方開展各事項工作：找廠商—詢價—送樣—定樣—議價，各采購專員

（每項采購任務(wù)將由一名采購專員負責，另一名或兩名采購專員配合詢價共同完成該項采購任務(wù)）將與商家最終談定的價格及各項資質(zhì)文件轉(zhuǎn)至采購文員（杜絕采購文員與商家聯(lián)系）處匯總做供應(yīng)商各項評比定選表（價格、質(zhì)量、信譽、實力等）；3、采購文員將整理好的商家各項資質(zhì)文件及做好的供應(yīng)商評比定選表交由采購主管審閱無誤后，方呈報采購部經(jīng)理批示；4、采購部經(jīng)理對評比表作出批示后由采購文員呈報總經(jīng)理（或工程總負責副總）審批；5、評比表由總經(jīng)理（或工程負責副總）作出批示后始由采購主管和負責該項采購任務(wù)的采購專員

與選定的商家洽談供貨各項細節(jié)并起草供貨合同協(xié)議；四、采購部各項工作流程物資采購流程企業(yè)為了監(jiān)督四、采購部各項工作流程物資采購流程6、起草完合同協(xié)議呈報采購經(jīng)理審閱無誤后，由采購文員走合同申請流程：采購部經(jīng)理批示——財務(wù)部經(jīng)理批示——總經(jīng)理（或工程總負責副總）審批——簽約（行政部蓋公章）；7、簽訂合同后由采購專員發(fā)起申請合同履行的物資第一筆金額定金，采購專員填寫完資金申請表后交由采購文員走申請流程：部門經(jīng)理批示——財務(wù)部經(jīng)理批示——總經(jīng)理（或工程總負責副

總）審批——行政部蓋公章——做完文件存底后轉(zhuǎn)至財務(wù)部出納；8、采購文員對合同申請金額的跟進，對合同的每一筆轉(zhuǎn)賬金額都急時通知部門經(jīng)理及該項采購任務(wù)負責人；9、負責采購任務(wù)的采購專員接到采購文員的轉(zhuǎn)賬通知后第一時間通知供應(yīng)商，并跟進物資的生產(chǎn)及到貨各事項的確認；10、貨到我方后將由該項采購任務(wù)負責人組織相關(guān)部門職員對物資的驗收，并做好移交工作及相關(guān)的交接驗收手續(xù)，交接驗收文字文件的原件必須交留一份給采購文員作為部門留底；11、按時到貨及驗收無質(zhì)量問題后由采購專員按合同約定申請相關(guān)金額，采購專員填定完資金申請后交由采購文員完成申請流程（如大宗甲供材長期供貨則按公司規(guī)定的甲供材制約辦，如：到貨移交驗收及前期各項工作無異——大宗長期供貨的甲供材到貨資金申請由供貨方發(fā)

起——項目監(jiān)理單位——甲方工程部——采購部——成本部——項目總負責人審批）。四、采購部各項工作流程物資采購流程6、起草完合同協(xié)議呈報采購五、采購部的各項財賬、函件編制處理

采購部作為公司的重要部門不單要做好采購物資的各項工作，更要和財務(wù)部門密切協(xié)作處理好與供應(yīng)商的各項往來賬目；并根據(jù)公司制定的財務(wù)管理制度貫徹、執(zhí)行核算好各項采購業(yè)務(wù)明細，正確、及時、完整地記好賬、算好賬、報完賬，按要求編制季度采購報表，及時準確地提供各項采購信息。根據(jù)以上所述做為采購部門的職員不單要精通采購業(yè)務(wù)還需熟識些財務(wù)常識，以下簡述采購職員需掌握幾項的常識：一、發(fā)票（1）在采購過程中公司都會票求采購職員向供方索要與采購金額相等的發(fā)票，而常用的發(fā)票有兩種，分別是普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票（分兩種：1、可抵扣，2、不可抵扣）；（2）普通發(fā)票與增值稅專用發(fā)票的不同之處：

1、使用范圍不同（普通發(fā)票在所有的經(jīng)營企業(yè)都能開據(jù)使用，而增值稅專用發(fā)票僅限于增值稅一般納稅人的企業(yè)方能開據(jù)使用，而一般納稅人的企業(yè)在正常情況下都會要求采購職員向供方索要增值稅專用發(fā)票，因為它能抵相應(yīng)的稅額。）；2、票面記載的內(nèi)容不同（普通發(fā)票記載的主要是交易數(shù)量、含稅價格、含稅交易額等，增值稅專用發(fā)票主要記載則是交易數(shù)量、不含稅價格、不含稅交易額、增值稅稅額等）；3、聯(lián)次不同（普通發(fā)票是三聯(lián)，分別是存根、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)，而增值稅專用發(fā)票一般有發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)，從2004年起增值稅專用發(fā)票取消了存根聯(lián)。）

五、采購部的各項財賬、函件編制處理采購部作為公司的重五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）開完稅票蓋上公司財務(wù)專用章才算生效；（4）發(fā)票的稅點及抵扣：1、普通發(fā)票：小規(guī)模納稅人的企業(yè)開出的6%，個體經(jīng)營戶開出的4%；普票不能抵扣稅點；2、增值稅專用發(fā)票稅點：13%（糧食、水、氣、書、農(nóng)業(yè)產(chǎn)品等）或17%（大部份的工業(yè)和商業(yè)），增值稅票可抵扣，增值稅普通稅票不能抵扣稅點；（5）開據(jù)發(fā)票的公司名稱要與簽訂合同的公司及收取電匯貨款的公司名稱一至，有便于財務(wù)理賬。二、如何鑒別供應(yīng)企業(yè)是否正常運營當采購職員通過網(wǎng)絡(luò)找到適合供應(yīng)貨物的商家而又不能確認它是否正常運營之時，可通過下例方法進行前期的辨別：（1）讓對方提供相應(yīng)的資質(zhì)文件，如：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證等；（2）注意營業(yè)執(zhí)照右下方的年檢時間（每年的年檢時間為3月1日至6月30日）；（3）可通過該企業(yè)所在地的工商紅盾信息網(wǎng)查閱它的基本信息和信用評估；（4）讓對方提供當月或前一個月開據(jù)的發(fā)票聯(lián)，然后上開據(jù)發(fā)票地的稅務(wù)網(wǎng)查該發(fā)票的真?zhèn)危ù笞诓少徸詈弥猎撈髽I(yè)實地考察為好）。

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）開完稅票蓋上公司財務(wù)五、采購部的各項財賬、函件編制處理

三、如何區(qū)分是廠商還是代理貿(mào)易商（1）營業(yè)執(zhí)照上的企業(yè)名稱是某某市某某貿(mào)易有限公司（或有限責任公司）或某某商貿(mào)公司、某某經(jīng)營部、店的為貿(mào)易商，貿(mào)易商不具備生產(chǎn)條件；（2）在營業(yè)執(zhí)照中的經(jīng)營范圍里注明的是出售某產(chǎn)品，而不是生產(chǎn)某產(chǎn)品的在法律上也是不具備生產(chǎn)條件的，而設(shè)計和施工也是有區(qū)別的，注明一項的只能擁有該項的資質(zhì)，兩項都有注明的方有兩項的資質(zhì)；（3）廠商的企業(yè)名稱一般是某某市某某工貿(mào)有限公司（或制造、科技、實業(yè)公司等）；（4）貿(mào)易商的注冊地址一般是在店鋪、商用住宅或大廈（如：某某路或街9—12號，某某大廈1203或16D等），而生產(chǎn)商的注冊地址一般是某某工業(yè)園某某路某幢或號（小至某幢某層）；最好的鑒別莫過于到商家實地考察。四、采購文件的編制

采購工作作為企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，并不是外界認為的普通職能、就是花錢買東西那樣簡單；采購部門編制的很多采購文據(jù)都可以做為企業(yè)核算企業(yè)運營成本的重要依據(jù);所以采購產(chǎn)的所有往來文件、數(shù)據(jù)都要有妥善編制存放，各類文件都得細化、詳盡，做到多少年以后只要公司、部門存在不管換了多少職員都能有據(jù)可查有數(shù)可閱，固每類文件都要有詳細的項目、類別、日期、編碼。

五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的文件編制格式（1）詢價表五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的文件編制格式五、采購部的各項財賬、函件編制處理（2）價格對比表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（2）價格對比表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）采購審評表（4）合同審批表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）采購審評表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（5）財務(wù)資金申請表(6)樣品質(zhì)量確認表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（5）財務(wù)資金申請表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽五、五、采購部的各項財賬、函件編制處理（8）樣品封存清單

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（8）樣品封存清單五、采購部的各項財賬、函件編制處理（9）到貨驗收單（10）物品移交表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理在備注格注明使用處在備注格注明使用處五、采購部的各項財賬、函件編制處理（9）到貨驗收單五、采購部的各項財賬、函件編制處理（11）到貨入庫記錄電子格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（11）到貨入庫記錄電子格五、采購部的各項財賬、函件編制處理（12）出庫記錄電子格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（12）出庫記錄電子格式五、采購部的各項財賬、函件編制處理（13）物資調(diào)拔單

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（13）物資調(diào)拔單五、采購部的各項財賬、函件編制處理（13）大宗長期供貨到貨明細記錄表電子格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（13）大宗長期供貨到貨明五、采購部的各項財賬、函件編制處理（14）大宗長期供貨到貨付款明細記錄表電子格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（14）大宗長期供貨到貨付五、采購部的各項財賬、函件編制處理（15）甲供物資采購計劃申請表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（15）甲供物資采購計劃申五、采購部的各項財賬、函件編制處理（16）采購部物資采購資金計劃明細表格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（16）采購部物資采購資金五、采購部的各項財賬、函件編制處理（17）采購部物資采購資金計劃簡述表格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（17）采購部物資采購資金五、采購部的各項財賬、函件編制處理（18）大宗長期供貨商年度完成合同供貨率明細表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（18）大宗長期供貨商年度五、采購部的各項財賬、函件編制處理（18）年度完成零星采購資金計劃率明細表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（18）年度完成零星采購資五、采購部的各項財賬、函件編制處理（19）采購計劃目錄電子格式

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（19）采購計劃目錄電子格五、采購部的各項財賬、函件編制處理（20）物資采購中標價格匯編格式

2、公司再次采購相同物資時可作為價格參考依據(jù)；1、用于審核長期供貨商申請材料進度款的價格依據(jù)；3、可作為采購計劃資金預(yù)算的價格依據(jù)?？梢暈楣疚镔Y的價格體系物資采購中標價格匯編表三項作用五、采購部的各項財賬、函件編制處理（20）物資采購中標價格匯五、采購部的各項財賬、函件編制處理（21）物資商家信息匯編格式

注：公司的供應(yīng)商可作標記便于查找。五、采購部的各項財賬、函件編制處理（21）物資商家信息匯編格五、采購部的各項財賬、函件編制處理（22）采購部文件收發(fā)記錄表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（22）采購部文件收發(fā)記錄地產(chǎn)采購部門建制課件演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！地產(chǎn)采購部門建制游任超地產(chǎn)采購部門建制游采購部門管理加強的必要性采購部的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部職員的工作職責采購部各項工作流程采購部的各項財賬、函件處理采購部門管理加強的必要性采購部的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部職員的工一、采購部門管理加強的必要性

采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的一個基本環(huán)節(jié)，過去有人認為采購是一個很簡單的職能，就是花錢買東西，這有何難！而隨著國內(nèi)貿(mào)易的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)逐步認識、理解到采購在施工和銷售中的重要價值?，F(xiàn)代采購需要實現(xiàn)從供應(yīng)商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，因此建立新型供需關(guān)系和采購經(jīng)營模式成為企業(yè)運營中關(guān)鍵點之一。企業(yè)于市場價格的競爭

,

表面上看是產(chǎn)品價格的高低,實際上是成本高低的較量，要降低成本有兩個基本途徑：1、降低施工過程中的消耗,2、降低物資采購價格。傳統(tǒng)成本管理主要解決降低施工消耗的問題

,

但對企業(yè)而言更重要的是降低采購、施工成本

。在施工過程中的成本挖潛是比較有限的,相對比起來采購過程中的潛力卻大得多,

而且由于市場隨時在變

,

采購過程中的挖潛可以說是永無止境的；所以大部份企業(yè)對于降低采購成本視為重要管理環(huán)節(jié)，它對企業(yè)來說意義重大

；對于發(fā)展中的企業(yè)來說樹立正確的采購成本管理理念

，實踐最新采購成本管理技術(shù)才能幫助企業(yè)獲到最低的供應(yīng)成本，促使企業(yè)的競爭力強大從而獲得最佳利潤。加強管理——降低采購成本一、采購部門管理加強的必要性采購工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管一、采購部門管理加強的必要性

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,

我國的市場供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化,在市場供大于求的情況下,賣方競爭激烈,這種競爭會使產(chǎn)品的種類、

規(guī)格、

性能、包裝等日趨多樣化

。這就為采購行為增加了難度,企業(yè)必須對采購物資的質(zhì)量

、價格、供貨方式

、信譽等多方面加以比較選擇,這就使企業(yè)要求切實加強采購管理。其次,

在市場競爭異常激烈的今天,賣方會利用五花八門的促銷手段,

甚至是不規(guī)范的返利、回扣

、提成等方法來推銷產(chǎn)品,這種情況下,如果沒有嚴格的采購管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督,就會極大的損害企業(yè)利益。物資采購工作如果出現(xiàn)問題,不但會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,降低企業(yè)產(chǎn)品的競爭力,而且會破壞內(nèi)部凝聚力,影響企業(yè)團結(jié),更會損害企業(yè)形象。因而,從經(jīng)濟角度,加強企業(yè)的物資采購管理,都有著非常重要的意義。保證物資質(zhì)量——杜絕不正之風(fēng)一、采購部門管理加強的必要性隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購主管采購部副經(jīng)理采購部經(jīng)理

采購專員1

采購專員2

采購專員3

采購專員4

采購專員5

采購專員6采購文員1采購文員2

倉庫管理員1采購專員采購文員庫管員1、采購部門的架構(gòu)二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購主管采購部副經(jīng)理采購部經(jīng)理采二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度采購部門規(guī)章制度2●日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高；●熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的變動及

積累；

●廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德；

●堅決執(zhí)行公司各項工作制度及認真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)；

●積極了解與各部門配合的實際工作情況，做到事情早知道——早處理；

●及時處理部門的各項文件，做到當天文件當天處理，杜絕文件至壓；

●根據(jù)公司、部門下達的物資采購計劃執(zhí)行采購實施，按時、按樣、按質(zhì)、

按量地完成物資采購各項工作；●做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。

吃苦耐勞適應(yīng)性強積極認真精打細算操守廉潔

掌握市場工作要素二、采購部門的架構(gòu)及規(guī)章制度●日常工作管理有條理，辦公室整三、采購部門各職員的工作職責采購部經(jīng)理崗位職責1、直接對分管領(lǐng)導(dǎo)、公司負責，全面主持采購部工作，確保各項任務(wù)的順利完成；2、審核年度采購計劃、采購項目，審查各部門領(lǐng)用物資數(shù)量，合理控制，減少損

耗；3、全面主持、把控大宗物資訂購的業(yè)務(wù)洽談及招投標工作，督促物資采購相關(guān)責

任人把控好貨物的驗收及質(zhì)量關(guān)，保證物資供應(yīng)和倉儲正常；4、教導(dǎo)屬下職員在工作中遵紀守法，對工作認真負責，不徇私舞弊。按公司戰(zhàn)略

計劃完成各類物資采購及安全保管任務(wù)，盡可能在預(yù)算范圍內(nèi)做到節(jié)支降耗；5、督促采購、倉管、文員責任人順利完成各項工作，加強對職員工作素質(zhì)培訓(xùn)，

不斷提高員工的各項業(yè)務(wù)水平和工作能力；6、對本部門制度擬定及員工執(zhí)行情況負責，教導(dǎo)職員遵照各項規(guī)章辦事；7、對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)及考核負責；8、對員工進行嚴格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議；9、嚴格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理

負責；10、負責制定部門工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。三、采購部門各職員的工作職責采購部經(jīng)理崗位職責1、直接對分管三、采購部門各職員的工作職責副經(jīng)理崗位職責1、協(xié)助配合經(jīng)理管理部門各項工作，包括詢\比價、簽定采購合同、驗收、評估及反饋匯總工作；更新、完善、創(chuàng)新采購工作流程；2、協(xié)調(diào)好與各部門關(guān)系，督促采購主管完成大宗采購各項工作；3、協(xié)助部門經(jīng)理對職員的培訓(xùn)及考核工作；4、監(jiān)督采購物品的系統(tǒng)性，促督文員錄入各類有關(guān)采購物品信息的編制，使其適

時更新、修改、補充，歸檔形成系統(tǒng)化管理，按時檢查部門文件系統(tǒng)的更新；5、協(xié)助部門經(jīng)理管理日常事務(wù)，檢查、督辦、協(xié)調(diào)部門經(jīng)理有關(guān)決議、文件、指

示的執(zhí)行情況，并將相關(guān)信息及時匯總呈報部門經(jīng)理；6、協(xié)助部門經(jīng)理完善采購系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，督促職員遵守規(guī)章制度；7、弘揚公司企業(yè)文化，對外對內(nèi)宣傳工作，宣導(dǎo)企業(yè)精神，加強部門團隊建設(shè)，

貫徹實施公司理念；8、傳達采購部相關(guān)文件，協(xié)助部門經(jīng)理組織各種活動和會議；9、維護部門日常辦公秩序和辦公環(huán)境，10、及時完成部門經(jīng)理交辦的各項任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責副經(jīng)理崗位職責1、協(xié)助配合經(jīng)理管三、采購部門各職員的工作職責采購主管崗位職責1、協(xié)助配合部門經(jīng)理主持采購部各項工作，分派部門經(jīng)理下達的各項采購計劃給

采購專員；2、查詢庫存與施工進度物資的需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場

變化情況，指導(dǎo)并監(jiān)督采購專員開展各項采購業(yè)務(wù)；3、擬定年、季度部門采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容呈報部門經(jīng)理；4、監(jiān)督和參與物資采購業(yè)務(wù)洽談，督促下屬職員及時完成各項采購任務(wù)工作；5、審核小宗物資采購合同及跟進采購物資的財務(wù)支付情況，及時向部門經(jīng)理匯報

近況；帶領(lǐng)采購文員協(xié)助部門經(jīng)理完成大宗物資采購的招投標各項工作；6、組織相關(guān)部門職員開展對到貨物資的驗收及物品移交工作，并督促采購專員和

文員做好相關(guān)驗收、移交手續(xù)的辦理；7、組織對供應(yīng)商的各項評估工作；8、監(jiān)督采購專員的訂貨工作，確保有充足的庫存，沒有庫存的物資能夠在制定的時間內(nèi)進場，保障各項工作高效運轉(zhuǎn)不耽誤公司運營及施工；9、按計劃完成部門經(jīng)理下達的各類物資采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡可能減少開支；10、按時完成部門經(jīng)理交辦的各項任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責采購主管崗位職責1、協(xié)助配合部門三、采購部門各職員的工作職責采購專員崗位職責1、嚴格執(zhí)行上司下達的各項工作指令，聽從部門統(tǒng)一管理，對己一切行為負責；2、熟悉房地產(chǎn)行業(yè)常需的各項工程物資，掌握常用物資的品牌、規(guī)格、質(zhì)量、供應(yīng)廠商,了解其價格波動規(guī)律及質(zhì)量情況；3、根據(jù)部門采購戰(zhàn)略下達的各項任務(wù)做好采購工作計劃，按重要性、急用程度完成采購任務(wù)，；4、物資采購貨比三家，認真核對其中的區(qū)別，把好價格、質(zhì)量關(guān)；5、采購的物資到貨后組織相關(guān)部門同事對合格物資的接收入庫或移交使用單位，并負責采購物資驗收、移交的相關(guān)手續(xù)辦理工作；6、建立常用各項物資供應(yīng)商的信息庫；7、與采購文員、倉管員做好供應(yīng)商的評介，并將結(jié)果呈報上級領(lǐng)導(dǎo)；8、做好物資的動態(tài)管理，及時掌握市場信息，做好多渠道的市場調(diào)查；9、協(xié)助部門主管完成各類物資的選廠、選型及評估工作；10、配合部門經(jīng)理完成相關(guān)采購合同的談判，做好部門合同及相關(guān)記錄的保存；11、認真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。三、采購部門各職員的工作職責采購專員崗位職責1、嚴格執(zhí)行上司三、采購部門各職員的工作職責采購文員崗位職責1、熟悉本部門各個工作環(huán)節(jié)情況及與各部門的對接流程；2、負責收發(fā)各種文件、信件，收取的公文、采購申請單、往來函件及時交給經(jīng)理

審閱批示，做到不積壓、不拖延各類文件；3、編寫采購合同等文件，做好采購物資的單價對比呈報領(lǐng)導(dǎo)審批，并把最終報價

單輸入系統(tǒng)，與采購主管共同協(xié)助部門經(jīng)理完成大宗物資采購的招投標工作；4、管理日常采購文件及各項往來函件，做好各類文件、往來業(yè)務(wù)單據(jù)的登記與建

檔，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查采購過程及各項文件的檢閱；5、接聽電話、傳真并認真細致做好記錄，接待來訪客人，文明待客，做好會議記

錄及存檔；6、收集、整理與統(tǒng)計各種采購單據(jù)，匯總采購主管、專員、倉管員及本職的周、

月工作編制采購部門的周報表及月報表；7、做好采購品質(zhì)記錄，整理供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商的報價情況、產(chǎn)品種類等，

協(xié)助采購專員對供應(yīng)商的評估等工作，使其順利完成價格談判等工作；8、采購事務(wù)的傳達，記錄每項采購進度及時呈報部門經(jīng)理；9、申請與報支各項采購費用，與財務(wù)對接核對記錄好每筆往來費用與發(fā)票及時

沖賬；三、采購部門各職員的工作職責采購文員崗位職責1、熟悉本部門各三、采購部門各職員的工作職責材料倉管員崗位職責1、做好物品出入庫記錄，并根據(jù)公司《物料驗收規(guī)范》對物資進行驗收并做好每項記錄；2、負責庫房日常管理事務(wù)，檢查庫存產(chǎn)品狀況；3、按規(guī)定收發(fā)物資，做好物資進庫儲位的排放；4、每月盤點物品，做到帳、物相符，填寫庫房相關(guān)數(shù)據(jù)并上傳至部門共享文件中；5、配合部門盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行；6、做好物資的搬運和庫房廢次品的回收及保管；7、物資到貨及時入庫，儲放至安全之處——防倒塌、遺失及變質(zhì)；8、每天檢查倉庫安全衛(wèi)生狀態(tài)，并及時整改；9、要控制好常用物品庫存量，出現(xiàn)狀況及時呈報部門領(lǐng)導(dǎo)；10、與采購員、詢價員一起做好供應(yīng)商評介；11、收到物資采購申請計劃后，認真核對相關(guān)物資進度計劃文件及庫存物資再作出申購建議；12、維護和管理好庫房各項設(shè)施。三、采購部門各職員的工作職責材料倉管員崗位職責1、做好物品出物資申請流程圖施工單位提需用采購物資申請轉(zhuǎn)至采購部采辦甲方工程部材料供應(yīng)處申購物資項目負責工程師審核工程部經(jīng)理審核項目總負責人審批（總經(jīng)理或工程副總）四、采購部各項工作流程物資采購申請流程圖物資申請流程圖施工單位轉(zhuǎn)至采購部采辦甲方工程部申購物資項四、采購部各項工作流程物資采購申請流程為了節(jié)制物資的損耗、使用合理化，每家企業(yè)都有一套環(huán)環(huán)相扣的物資采購申請流程，我司也不例外，具體流程如下：1、采購申請單由施工單位或設(shè)計部發(fā)起，在項目施工或設(shè)計中將要使用到的物資認真填寫至《工程物資采購計劃申請表》中，然后轉(zhuǎn)至我方工程部材料供應(yīng)處；2、工程部材料供應(yīng)處接到《工程物資采購計劃申請表》后做好登記，并核實我方是否有相應(yīng)的庫存物資，如有庫存的物資則在采購計劃表中作出不需采購的標示，沒有庫存的物資則根據(jù)《工程施工進度物資進場編制》核對是否有該項需求，弄清實情后將后轉(zhuǎn)至申購物資項目負責工程師審核；3、項目負責工程師接閱采購計劃申請表后，根據(jù)施工進度作出批示再轉(zhuǎn)至工程部經(jīng)理審核；4、工程部經(jīng)理接閱采購計劃申請表后，根據(jù)項目實況作出批示，然后由工程部材料供應(yīng)處材料工程師轉(zhuǎn)呈項目總負責人審批（總經(jīng)理或工程副總）；5、項目總負責人審批完后《工程物資采購計劃申請表》已生效，將由工程部材料供應(yīng)處材料工程師與采購部文員對接呈報給采購部經(jīng)理安排采辦工作。四、采購部各項工作流程物資采購申請流程為了節(jié)制物四、采購部各項工作流程找廠商、詢價送樣—定樣合同簽約（支付定金—生產(chǎn)供貨—到貨驗收—支付余額）

物資采購流程圖議價做供應(yīng)商各項評比（價格、質(zhì)量、信譽、實力等）呈報領(lǐng)導(dǎo)評選供應(yīng)商起草合同協(xié)議走合同審批四、采購部各項工作流程找廠商、詢價送樣—定樣合同簽約四、采購部各項工作流程物資采購流程企業(yè)為了監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；⒁?guī)范化，都會強化、健全采購管理制度，根據(jù)公司實際情況制定物資采購流程，我司物資采購具體流程如下：1、采購部門接到采購物資單呈報經(jīng)理審閱后，由經(jīng)理下達給采購主管分派采購專員采購事項任務(wù)；2、采購專員承接采購任務(wù)后方開展各事項工作：找廠商—詢價—送樣—定樣—議價，各采購專員

（每項采購任務(wù)將由一名采購專員負責，另一名或兩名采購專員配合詢價共同完成該項采購任務(wù)）將與商家最終談定的價格及各項資質(zhì)文件轉(zhuǎn)至采購文員（杜絕采購文員與商家聯(lián)系）處匯總做供應(yīng)商各項評比定選表（價格、質(zhì)量、信譽、實力等）；3、采購文員將整理好的商家各項資質(zhì)文件及做好的供應(yīng)商評比定選表交由采購主管審閱無誤后，方呈報采購部經(jīng)理批示；4、采購部經(jīng)理對評比表作出批示后由采購文員呈報總經(jīng)理（或工程總負責副總）審批；5、評比表由總經(jīng)理（或工程負責副總）作出批示后始由采購主管和負責該項采購任務(wù)的采購專員

與選定的商家洽談供貨各項細節(jié)并起草供貨合同協(xié)議；四、采購部各項工作流程物資采購流程企業(yè)為了監(jiān)督四、采購部各項工作流程物資采購流程6、起草完合同協(xié)議呈報采購經(jīng)理審閱無誤后，由采購文員走合同申請流程：采購部經(jīng)理批示——財務(wù)部經(jīng)理批示——總經(jīng)理（或工程總負責副總）審批——簽約（行政部蓋公章）；7、簽訂合同后由采購專員發(fā)起申請合同履行的物資第一筆金額定金，采購專員填寫完資金申請表后交由采購文員走申請流程：部門經(jīng)理批示——財務(wù)部經(jīng)理批示——總經(jīng)理（或工程總負責副

總）審批——行政部蓋公章——做完文件存底后轉(zhuǎn)至財務(wù)部出納；8、采購文員對合同申請金額的跟進，對合同的每一筆轉(zhuǎn)賬金額都急時通知部門經(jīng)理及該項采購任務(wù)負責人；9、負責采購任務(wù)的采購專員接到采購文員的轉(zhuǎn)賬通知后第一時間通知供應(yīng)商，并跟進物資的生產(chǎn)及到貨各事項的確認；10、貨到我方后將由該項采購任務(wù)負責人組織相關(guān)部門職員對物資的驗收，并做好移交工作及相關(guān)的交接驗收手續(xù)，交接驗收文字文件的原件必須交留一份給采購文員作為部門留底；11、按時到貨及驗收無質(zhì)量問題后由采購專員按合同約定申請相關(guān)金額，采購專員填定完資金申請后交由采購文員完成申請流程（如大宗甲供材長期供貨則按公司規(guī)定的甲供材制約辦，如：到貨移交驗收及前期各項工作無異——大宗長期供貨的甲供材到貨資金申請由供貨方發(fā)

起——項目監(jiān)理單位——甲方工程部——采購部——成本部——項目總負責人審批）。四、采購部各項工作流程物資采購流程6、起草完合同協(xié)議呈報采購五、采購部的各項財賬、函件編制處理

采購部作為公司的重要部門不單要做好采購物資的各項工作，更要和財務(wù)部門密切協(xié)作處理好與供應(yīng)商的各項往來賬目；并根據(jù)公司制定的財務(wù)管理制度貫徹、執(zhí)行核算好各項采購業(yè)務(wù)明細，正確、及時、完整地記好賬、算好賬、報完賬，按要求編制季度采購報表，及時準確地提供各項采購信息。根據(jù)以上所述做為采購部門的職員不單要精通采購業(yè)務(wù)還需熟識些財務(wù)常識，以下簡述采購職員需掌握幾項的常識：一、發(fā)票（1）在采購過程中公司都會票求采購職員向供方索要與采購金額相等的發(fā)票，而常用的發(fā)票有兩種，分別是普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票（分兩種：1、可抵扣，2、不可抵扣）；（2）普通發(fā)票與增值稅專用發(fā)票的不同之處：

1、使用范圍不同（普通發(fā)票在所有的經(jīng)營企業(yè)都能開據(jù)使用，而增值稅專用發(fā)票僅限于增值稅一般納稅人的企業(yè)方能開據(jù)使用，而一般納稅人的企業(yè)在正常情況下都會要求采購職員向供方索要增值稅專用發(fā)票，因為它能抵相應(yīng)的稅額。）；2、票面記載的內(nèi)容不同（普通發(fā)票記載的主要是交易數(shù)量、含稅價格、含稅交易額等，增值稅專用發(fā)票主要記載則是交易數(shù)量、不含稅價格、不含稅交易額、增值稅稅額等）；3、聯(lián)次不同（普通發(fā)票是三聯(lián)，分別是存根、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)，而增值稅專用發(fā)票一般有發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)，從2004年起增值稅專用發(fā)票取消了存根聯(lián)。）

五、采購部的各項財賬、函件編制處理采購部作為公司的重五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）開完稅票蓋上公司財務(wù)專用章才算生效；（4）發(fā)票的稅點及抵扣：1、普通發(fā)票：小規(guī)模納稅人的企業(yè)開出的6%，個體經(jīng)營戶開出的4%；普票不能抵扣稅點；2、增值稅專用發(fā)票稅點：13%（糧食、水、氣、書、農(nóng)業(yè)產(chǎn)品等）或17%（大部份的工業(yè)和商業(yè)），增值稅票可抵扣，增值稅普通稅票不能抵扣稅點；（5）開據(jù)發(fā)票的公司名稱要與簽訂合同的公司及收取電匯貨款的公司名稱一至，有便于財務(wù)理賬。二、如何鑒別供應(yīng)企業(yè)是否正常運營當采購職員通過網(wǎng)絡(luò)找到適合供應(yīng)貨物的商家而又不能確認它是否正常運營之時，可通過下例方法進行前期的辨別：（1）讓對方提供相應(yīng)的資質(zhì)文件，如：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證等；（2）注意營業(yè)執(zhí)照右下方的年檢時間（每年的年檢時間為3月1日至6月30日）；（3）可通過該企業(yè)所在地的工商紅盾信息網(wǎng)查閱它的基本信息和信用評估；（4）讓對方提供當月或前一個月開據(jù)的發(fā)票聯(lián)，然后上開據(jù)發(fā)票地的稅務(wù)網(wǎng)查該發(fā)票的真?zhèn)危ù笞诓少徸詈弥猎撈髽I(yè)實地考察為好）。

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）開完稅票蓋上公司財務(wù)五、采購部的各項財賬、函件編制處理

三、如何區(qū)分是廠商還是代理貿(mào)易商（1）營業(yè)執(zhí)照上的企業(yè)名稱是某某市某某貿(mào)易有限公司（或有限責任公司）或某某商貿(mào)公司、某某經(jīng)營部、店的為貿(mào)易商，貿(mào)易商不具備生產(chǎn)條件；（2）在營業(yè)執(zhí)照中的經(jīng)營范圍里注明的是出售某產(chǎn)品，而不是生產(chǎn)某產(chǎn)品的在法律上也是不具備生產(chǎn)條件的，而設(shè)計和施工也是有區(qū)別的，注明一項的只能擁有該項的資質(zhì)，兩項都有注明的方有兩項的資質(zhì)；（3）廠商的企業(yè)名稱一般是某某市某某工貿(mào)有限公司（或制造、科技、實業(yè)公司等）；（4）貿(mào)易商的注冊地址一般是在店鋪、商用住宅或大廈（如：某某路或街9—12號，某某大廈1203或16D等），而生產(chǎn)商的注冊地址一般是某某工業(yè)園某某路某幢或號（小至某幢某層）；最好的鑒別莫過于到商家實地考察。四、采購文件的編制

采購工作作為企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，并不是外界認為的普通職能、就是花錢買東西那樣簡單；采購部門編制的很多采購文據(jù)都可以做為企業(yè)核算企業(yè)運營成本的重要依據(jù);所以采購產(chǎn)的所有往來文件、數(shù)據(jù)都要有妥善編制存放，各類文件都得細化、詳盡，做到多少年以后只要公司、部門存在不管換了多少職員都能有據(jù)可查有數(shù)可閱，固每類文件都要有詳細的項目、類別、日期、編碼。

五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的文件編制格式（1）詢價表五、采購部的各項財賬、函件編制處理五、采購部的文件編制格式五、采購部的各項財賬、函件編制處理（2）價格對比表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（2）價格對比表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）采購審評表（4）合同審批表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（3）采購審評表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（5）財務(wù)資金申請表(6)樣品質(zhì)量確認表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（5）財務(wù)資金申請表五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（7）樣品封存標簽五、五、采購部的各項財賬、函件編制處理（8）樣品封存清單

五、采購部的各項財賬、函件編制處理（8）樣品封存清單五、采購部的各項財賬、函件編制處理（9）到貨驗收單（10）物品移交表

五、采購部的各項財賬、函件編制處理在備注格注明使用處在備注格注明使用處五、采購部的各項財賬、函件編制處理（9）到貨驗收單五、采購部的各項財賬、函件編制處理（11）到貨入庫記錄電子格式