企業(yè)文書檔案整理-課件

企業(yè)文書檔案整理企業(yè)文書檔案整理1

一、企業(yè)文書檔案二、企業(yè)文書檔案的收集三、企業(yè)文書檔案的整理一、企業(yè)文書檔案2一、企業(yè)文書檔案

（一）定義。企業(yè)在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，對國家、社會(huì)和企業(yè)發(fā)展具有查考和利用價(jià)值的，歸檔保存的各種文件材料。一、企業(yè)文書檔案（一）定義。3從三個(gè)方面進(jìn)行理解定義1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄。2、企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動(dòng)的一種信息材料、第一手資料、原始資料。3、企業(yè)檔案是企業(yè)文件材料有條件的轉(zhuǎn)化而來。（具有長遠(yuǎn)考查利用價(jià)值的；文件處理完畢或告一段落，指文件在處理程序上，已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，而不是指文件所涉及的內(nèi)容辦理完畢。）從三個(gè)方面進(jìn)行理解定義1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄4一、企業(yè)文書檔案（二）構(gòu)成。主要指企業(yè)在黨群管理、行政管理、生產(chǎn)管理和經(jīng)營管理中形成的各種文件材料。一、企業(yè)文書檔案（二）構(gòu)成。5二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。（二）收集中的注意事項(xiàng)。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。6（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類。

2、生產(chǎn)管理類。

3、行政管理類。

4、黨群管理類。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。二、企業(yè)文書檔案的收集7二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。經(jīng)營決策：企業(yè)經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃、改革轉(zhuǎn)制文件，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成、變更及有關(guān)會(huì)議文件，經(jīng)理責(zé)任制、任期目標(biāo)文件；生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃：企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析；

統(tǒng)計(jì)工作：統(tǒng)計(jì)制度、規(guī)定等，生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，綜合性報(bào)表及分析材料，工業(yè)普查報(bào)表；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。8二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。財(cái)務(wù)管理：財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定等，計(jì)劃總結(jié)，固定資產(chǎn)管理文件，生產(chǎn)財(cái)務(wù)、成本核算、稅務(wù)方面材料，資金、價(jià)格、會(huì)計(jì)管理材料；資產(chǎn)管理：房地產(chǎn)權(quán)屬證明、租賃協(xié)議等，對外投資規(guī)劃、決策、財(cái)務(wù)報(bào)告、股權(quán)管理文件，國有資產(chǎn)管理、登記、統(tǒng)計(jì)、核算文件，企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)處置文件，多種經(jīng)營管理文件，境外項(xiàng)目管理文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。9二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。物資管理：物資分配計(jì)劃，重要物資、辦公設(shè)備采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、物資保管文件，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)及事故處理文件，倉庫管理制度、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，有關(guān)企業(yè)住房承租、購置、分配、出售文件；產(chǎn)品銷售：營銷組織、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)文件，銷售計(jì)劃、宣傳、總結(jié)文件，銷售合同、協(xié)議，市場分析、用戶調(diào)查、售后服務(wù)材料，銷售報(bào)表；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。10二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。合同管理：商務(wù)合同正本及補(bǔ)充件，客房資信調(diào)查材料；信用管理：企業(yè)認(rèn)證、達(dá)標(biāo)文件，企業(yè)形象宣傳、展會(huì)文件，有關(guān)企業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)方面材料；知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理：企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)，專利、商標(biāo)及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的申報(bào)、證明材料。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。11二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

生產(chǎn)調(diào)度：生產(chǎn)調(diào)度計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄，作業(yè)計(jì)劃編制、執(zhí)行及調(diào)度情況，生產(chǎn)調(diào)度職責(zé)、制度、規(guī)程；質(zhì)量管理：質(zhì)量管理措施、總結(jié)、制度、辦法等，產(chǎn)品質(zhì)量檢測、化驗(yàn)、試驗(yàn)材料，質(zhì)量事故分析、處理文件，質(zhì)量認(rèn)證、檢查、評比材料，質(zhì)量體系運(yùn)行及管理文件，產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)獲獎(jiǎng)材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。12二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。能源管理：能源管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，能源消耗定額管理文件，節(jié)能方案、措施等；安全生產(chǎn)：安全技術(shù)管理規(guī)定、通報(bào)、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，事故報(bào)告、調(diào)查及處理材料，安全教育、安全生產(chǎn)、消防方面材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。13二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

科技管理：科技發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)等，技術(shù)革新、合理化建議，新產(chǎn)品開發(fā)、科技成果管理、技術(shù)引進(jìn)文件，學(xué)術(shù)論文、考察報(bào)告等；環(huán)境保護(hù)：環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，制度、辦法，環(huán)保監(jiān)測、分析材料，環(huán)評報(bào)告、防污措施，統(tǒng)計(jì)報(bào)表；計(jì)量工作：計(jì)量工作計(jì)劃、總結(jié)、管理規(guī)定、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，計(jì)量設(shè)備、儀器資料及檢查記錄等；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。14二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

標(biāo)準(zhǔn)化工作：標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)劃、制度辦法、計(jì)劃總結(jié)，生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)；檔案和信息工作：檔案工作、信息工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、規(guī)定、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案移交、銷毀清冊，檔案開發(fā)利用成果材料，信息管理文件，圖書、資料工作文件。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。15二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。行政事務(wù)：上級(jí)下發(fā)應(yīng)執(zhí)行的文件，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的題詞、指示、講話等，行政工作計(jì)劃、總結(jié)、辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要，行政決定、通報(bào)等，企業(yè)設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、更名、啟用印信文件，企業(yè)文秘、機(jī)要、保密、信訪、綜治等方面文件，企業(yè)大事記、組織沿革、信息動(dòng)態(tài)等；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。16二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。安全保衛(wèi)工作：上級(jí)有關(guān)安保工作文件，企業(yè)安保計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等，安保、民兵機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免文件，災(zāi)害防范、交通管理文件，重大事故調(diào)查、處理文件；法律事務(wù)：法律事務(wù)管理、協(xié)調(diào)文件，法院訴訟、仲裁文件，案件、糾紛及公證事務(wù)文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。17二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。

審計(jì)稽查工作：上級(jí)有關(guān)審計(jì)工作文件，審計(jì)意見、報(bào)告，審計(jì)工作記錄、紀(jì)要、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料，專項(xiàng)審計(jì)材料；

勞動(dòng)人事與人力資源管理：上級(jí)有關(guān)人事勞資文件，企業(yè)人事勞資制度、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等，企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制文件，職工名冊，干部職工任免、招聘、升降、獎(jiǎng)懲、考核、評聘、調(diào)動(dòng)等文件，職工勞保衛(wèi)生、計(jì)劃生育、社保、醫(yī)療、工傷保險(xiǎn)、住房公積金文件，勞動(dòng)合同管理、勞資糾紛、仲裁方面的文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。18二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。教育培訓(xùn)工作：上級(jí)有關(guān)教育培訓(xùn)文件，企業(yè)教育培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、制度等；外事工作：外事協(xié)議、備忘錄等，出訪審批、考察報(bào)告等文件。

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。19二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。

黨務(wù)工作：黨代會(huì)、支部會(huì)文件，黨務(wù)工作制度、辦法計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、大事記、工作簡報(bào)等，上級(jí)有關(guān)黨務(wù)工作文件；組織工作：組織工作制度，黨員考察、考核、任免、政審、入黨、轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等方面材料，黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制文件，黨費(fèi)收支、組織關(guān)系介紹信存根；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。20二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作：宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、統(tǒng)計(jì)登記材料等，企業(yè)出版物、媒體報(bào)道材料，有關(guān)企業(yè)文化建設(shè)文件；紀(jì)檢與監(jiān)察工作：紀(jì)檢監(jiān)察工作規(guī)定、決定、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，違紀(jì)案件調(diào)查處理材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。21二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。工會(huì)工作：工會(huì)工作規(guī)章制度、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，職代會(huì)文件，會(huì)員名冊，民主管理、勞動(dòng)競賽、表彰先進(jìn)、勞保福利、職工維權(quán)文件，女工、文體方面文件，會(huì)費(fèi)財(cái)務(wù)管理文件；共青團(tuán)工作：共青團(tuán)工作規(guī)章制度、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，團(tuán)代會(huì)文件，團(tuán)員、團(tuán)組織管理文件，團(tuán)費(fèi)收據(jù)、組織關(guān)系介紹信存根；民間團(tuán)體工作：企業(yè)專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)群團(tuán)活動(dòng)文件。

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。22二、企業(yè)文書檔案的收集（二）收集中的注意事項(xiàng)。

1、本單位形成的文件材料是收集的重點(diǎn)。

2、既要注意收集紙質(zhì)文件材料，還要注意收集其它載體的文件材料。

3、要保證文件材料的齊全完整。

4、確保零散文件和帳外文件的收集。

5、避免文件的重復(fù)收集。二、企業(yè)文書檔案的收集（二）收集中的注意事項(xiàng)。23三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。（二）歸檔文件的裝訂。（三）歸檔文件的分類。（四）歸檔文件的排列。（五）歸檔文件的編號(hào)。（六）編制歸檔文件目錄。（七）歸檔文件的裝盒。三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。24三、企業(yè)文書檔案的整理

（一）如何確定“件”。

1、文件的正本與不同稿本。

2、正文與附件。

3、正文與文件處理單等。

4、原件與復(fù)制件。

5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文。

6、報(bào)表、名冊、圖冊等。

7、來文與復(fù)文。

三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。25三、企業(yè)文書檔案的整理

（二）歸檔文件的裝訂。

1、文件的修整。（1）對破損的文件進(jìn)行修裱。

（2）對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制。（3）超大紙張的折疊。（4）去除易銹易腐蝕的金屬物。三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。26三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。

2、文件的裝訂。

（1）對文件進(jìn)行排列。（2）裝訂方法。三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。27三、企業(yè)文書檔案的整理（三）歸檔文件的分類。

1、年度分類法。如何判定文件日期？（1）涉及多個(gè)日期的文件。（2）跨年度形成的文件。

（3）幾份文件作為一件時(shí)的日期。

（4）沒有標(biāo)注日期的文件。

三、企業(yè)文書檔案的整理（三）歸檔文件的分類。28三、企業(yè)文書檔案的整理

2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法。

（1）機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段,形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。（2）問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明和反映的問題對歸檔文件分類。三、企業(yè)文書檔案的整理2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法。29

3、保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)各類歸檔文件的保管期限做了明確規(guī)定，除會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類外一般定為永久、30年和10年。具體劃分可參照《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》表A.1－表A.4。三、企業(yè)文書檔案的整理3、保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文30三、企業(yè)文書檔案的整理

4、復(fù)式分類法。

（1）保管期限――年度分類法。

2019年2019年2019年永久2019年2019年2019年定期30年2019年2019年2019年定期10年三、企業(yè)文書檔案的整理4、復(fù)式分類法。2019年永31三、企業(yè)文書檔案的整理（2）年度――保管期限――機(jī)構(gòu)（問題）分類法。

永久辦公室、宣傳科、教育科

2019年定期30年辦公室、宣傳科、教育科定期10年辦公室、宣傳科、教育科三、企業(yè)文書檔案的整理32三、企業(yè)文書檔案的整理

（四）歸檔文件的排列。

1、排列原則。

一般堅(jiān)持事由原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。

2、排列方法。（1）按文件形成時(shí)間的先后順序。

（2）按文件事由的重要程序。（3）按事由所具有的共同屬性。（4）按成套性文件的特點(diǎn)。

三、企業(yè)文書檔案的整理（四）歸檔文件的排列。33三、企業(yè)文書檔案的整理（五）歸檔文件的編號(hào)。

1、加蓋歸檔章。全宗號(hào)保管期限室編件號(hào)館編件號(hào)年度機(jī)構(gòu)（問題）頁數(shù)盒號(hào)三、企業(yè)文書檔案的整理（五）歸檔文件的編號(hào)。全宗號(hào)保管期34三、企業(yè)文書檔案的整理

2、歸檔章的填寫。

（1）全宗號(hào)：按企業(yè)設(shè)定的代碼填寫。（2）年度：以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）件號(hào)：檔案室填寫室編件號(hào)，即文件的流水號(hào)。一般為保管期限下年度內(nèi)小流水。

2019年1、2、3、4、5、6、7…永久2019年1、2、3、4、5、6、7…

2019年1、2、3、4、5、6、7…三、企業(yè)文書檔案的整理2、歸檔章的填寫。35三、企業(yè)文書檔案的整理（4）機(jī)構(gòu)（問題）：選擇項(xiàng)，可填可不填。（5）保管期限：填寫永久、30年、10年。（6）頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。前面所提到的兩件或多件作為一件裝訂的文件，其頁數(shù)為各件頁數(shù)之和。

三、企業(yè)文書檔案的整理（4）機(jī)構(gòu)（問題）：選擇項(xiàng)，可填可不36三、企業(yè)文書檔案的整理（7）盒號(hào)：按照檔案排架順序填寫，一般為保管期限下大流水。

永久1、2、3、4、5、6、7…定期30年1、2、3、4、5、6、7…定期10年1、2、3、4、5、6、7…88永久162019935三、企業(yè)文書檔案的整理（7）盒號(hào)：按照檔案排架順序填寫，一37三、企業(yè)文書檔案的整理

（六）編制歸檔文件目錄。

全宗號(hào)歸檔年度保管期限盒號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件題名文件形成時(shí)間頁數(shù)密級(jí)備注

歸檔文件目錄

三、企業(yè)文書檔案的整理（六）編制歸檔文件目錄。全宗號(hào)歸38三、企業(yè)文書檔案的整理

1、全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、盒號(hào)、件號(hào)、頁數(shù)，按照歸檔章填寫。

2、責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，照實(shí)抄寫。

4、題名：文件標(biāo)題，沒有題名或題名含義不清的，要重新擬寫，并用“

[

]”括住。

5、文件形成時(shí)間：文件落款日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。三、企業(yè)文書檔案的整理1、全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、39三、企業(yè)文書檔案的整理

6、密級(jí)：按文件秘密等級(jí)填寫。

7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充說明的情況。全宗號(hào)歸檔年度保管期限盒號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件題名文件形成時(shí)間頁數(shù)密級(jí)備注882019永久3516中共秦皇島市委辦公室；秦皇島市人民政府辦公室秦辦字﹝2019﹞18號(hào)關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)[

中共河北省委辦公廳、河北省人民政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的意見》]精神的通知201903059三、企業(yè)文書檔案的整理6、密級(jí)：按文件秘密等級(jí)填寫。全宗40三、企業(yè)文書檔案的整理

（七）歸檔文件的裝盒。

1、裝盒要求。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。不同大類的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。不同保管期限的歸檔文件不能放入同一盒內(nèi)。三、企業(yè)文書檔案的整理（七）歸檔文件的裝盒。41三、企業(yè)文書檔案的整理

2、填寫備考表。

備考表內(nèi)容包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明，應(yīng)注明文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損情況）；整理完畢后的歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，也需注明。三、企業(yè)文書檔案的整理2、填寫備考表。42盒內(nèi)文件情況說明本盒共15件，第×件到第×件。整理人：張三

檢查人：李四

2019年4月10日備考表備考表43三、企業(yè)文書檔案的整理

3、脊背項(xiàng)目填寫。全宗號(hào)：加蓋全宗號(hào)數(shù)字章。年度：加蓋盒內(nèi)文件所屬年度數(shù)字章。保管期限：加蓋永久、30年、10年印章。機(jī)構(gòu)（問題）：可不填寫。起止件號(hào)：加蓋盒內(nèi)文件起止件號(hào)數(shù)字章。中間可用“—”號(hào)連接。盒號(hào)：加蓋檔案盒排列序號(hào)數(shù)字章。全宗號(hào)88年度2019保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室12-46館盒號(hào)35三、企業(yè)文書檔案的整理3、脊背項(xiàng)目填寫。全宗號(hào)年度保44

謝謝！

謝謝！45企業(yè)文書檔案整理企業(yè)文書檔案整理46

一、企業(yè)文書檔案二、企業(yè)文書檔案的收集三、企業(yè)文書檔案的整理一、企業(yè)文書檔案47一、企業(yè)文書檔案

（一）定義。企業(yè)在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，對國家、社會(huì)和企業(yè)發(fā)展具有查考和利用價(jià)值的，歸檔保存的各種文件材料。一、企業(yè)文書檔案（一）定義。48從三個(gè)方面進(jìn)行理解定義1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄。2、企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動(dòng)的一種信息材料、第一手資料、原始資料。3、企業(yè)檔案是企業(yè)文件材料有條件的轉(zhuǎn)化而來。（具有長遠(yuǎn)考查利用價(jià)值的；文件處理完畢或告一段落，指文件在處理程序上，已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，而不是指文件所涉及的內(nèi)容辦理完畢。）從三個(gè)方面進(jìn)行理解定義1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄49一、企業(yè)文書檔案（二）構(gòu)成。主要指企業(yè)在黨群管理、行政管理、生產(chǎn)管理和經(jīng)營管理中形成的各種文件材料。一、企業(yè)文書檔案（二）構(gòu)成。50二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。（二）收集中的注意事項(xiàng)。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。51（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類。

2、生產(chǎn)管理類。

3、行政管理類。

4、黨群管理類。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。二、企業(yè)文書檔案的收集52二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。經(jīng)營決策：企業(yè)經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃、改革轉(zhuǎn)制文件，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成、變更及有關(guān)會(huì)議文件，經(jīng)理責(zé)任制、任期目標(biāo)文件；生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃：企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析；

統(tǒng)計(jì)工作：統(tǒng)計(jì)制度、規(guī)定等，生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，綜合性報(bào)表及分析材料，工業(yè)普查報(bào)表；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。53二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。財(cái)務(wù)管理：財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定等，計(jì)劃總結(jié)，固定資產(chǎn)管理文件，生產(chǎn)財(cái)務(wù)、成本核算、稅務(wù)方面材料，資金、價(jià)格、會(huì)計(jì)管理材料；資產(chǎn)管理：房地產(chǎn)權(quán)屬證明、租賃協(xié)議等，對外投資規(guī)劃、決策、財(cái)務(wù)報(bào)告、股權(quán)管理文件，國有資產(chǎn)管理、登記、統(tǒng)計(jì)、核算文件，企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)處置文件，多種經(jīng)營管理文件，境外項(xiàng)目管理文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。54二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。物資管理：物資分配計(jì)劃，重要物資、辦公設(shè)備采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、物資保管文件，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)及事故處理文件，倉庫管理制度、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，有關(guān)企業(yè)住房承租、購置、分配、出售文件；產(chǎn)品銷售：營銷組織、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)文件，銷售計(jì)劃、宣傳、總結(jié)文件，銷售合同、協(xié)議，市場分析、用戶調(diào)查、售后服務(wù)材料，銷售報(bào)表；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。55二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

1、經(jīng)營管理類（10小項(xiàng)）。合同管理：商務(wù)合同正本及補(bǔ)充件，客房資信調(diào)查材料；信用管理：企業(yè)認(rèn)證、達(dá)標(biāo)文件，企業(yè)形象宣傳、展會(huì)文件，有關(guān)企業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)方面材料；知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理：企業(yè)標(biāo)識(shí)、商標(biāo)，專利、商標(biāo)及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的申報(bào)、證明材料。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。56二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

生產(chǎn)調(diào)度：生產(chǎn)調(diào)度計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄，作業(yè)計(jì)劃編制、執(zhí)行及調(diào)度情況，生產(chǎn)調(diào)度職責(zé)、制度、規(guī)程；質(zhì)量管理：質(zhì)量管理措施、總結(jié)、制度、辦法等，產(chǎn)品質(zhì)量檢測、化驗(yàn)、試驗(yàn)材料，質(zhì)量事故分析、處理文件，質(zhì)量認(rèn)證、檢查、評比材料，質(zhì)量體系運(yùn)行及管理文件，產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)獲獎(jiǎng)材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。57二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。能源管理：能源管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，能源消耗定額管理文件，節(jié)能方案、措施等；安全生產(chǎn)：安全技術(shù)管理規(guī)定、通報(bào)、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，事故報(bào)告、調(diào)查及處理材料，安全教育、安全生產(chǎn)、消防方面材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。58二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

科技管理：科技發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)等，技術(shù)革新、合理化建議，新產(chǎn)品開發(fā)、科技成果管理、技術(shù)引進(jìn)文件，學(xué)術(shù)論文、考察報(bào)告等；環(huán)境保護(hù)：環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，制度、辦法，環(huán)保監(jiān)測、分析材料，環(huán)評報(bào)告、防污措施，統(tǒng)計(jì)報(bào)表；計(jì)量工作：計(jì)量工作計(jì)劃、總結(jié)、管理規(guī)定、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，計(jì)量設(shè)備、儀器資料及檢查記錄等；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。59二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

2、生產(chǎn)管理類（9小項(xiàng)）。

標(biāo)準(zhǔn)化工作：標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)劃、制度辦法、計(jì)劃總結(jié)，生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)；檔案和信息工作：檔案工作、信息工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、規(guī)定、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案移交、銷毀清冊，檔案開發(fā)利用成果材料，信息管理文件，圖書、資料工作文件。二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。60二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。行政事務(wù)：上級(jí)下發(fā)應(yīng)執(zhí)行的文件，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的題詞、指示、講話等，行政工作計(jì)劃、總結(jié)、辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要，行政決定、通報(bào)等，企業(yè)設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、更名、啟用印信文件，企業(yè)文秘、機(jī)要、保密、信訪、綜治等方面文件，企業(yè)大事記、組織沿革、信息動(dòng)態(tài)等；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。61二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。安全保衛(wèi)工作：上級(jí)有關(guān)安保工作文件，企業(yè)安保計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等，安保、民兵機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免文件，災(zāi)害防范、交通管理文件，重大事故調(diào)查、處理文件；法律事務(wù)：法律事務(wù)管理、協(xié)調(diào)文件，法院訴訟、仲裁文件，案件、糾紛及公證事務(wù)文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。62二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。

審計(jì)稽查工作：上級(jí)有關(guān)審計(jì)工作文件，審計(jì)意見、報(bào)告，審計(jì)工作記錄、紀(jì)要、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料，專項(xiàng)審計(jì)材料；

勞動(dòng)人事與人力資源管理：上級(jí)有關(guān)人事勞資文件，企業(yè)人事勞資制度、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等，企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制文件，職工名冊，干部職工任免、招聘、升降、獎(jiǎng)懲、考核、評聘、調(diào)動(dòng)等文件，職工勞保衛(wèi)生、計(jì)劃生育、社保、醫(yī)療、工傷保險(xiǎn)、住房公積金文件，勞動(dòng)合同管理、勞資糾紛、仲裁方面的文件；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。63二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

3、行政管理類（7小項(xiàng)）。教育培訓(xùn)工作：上級(jí)有關(guān)教育培訓(xùn)文件，企業(yè)教育培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、制度等；外事工作：外事協(xié)議、備忘錄等，出訪審批、考察報(bào)告等文件。

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。64二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。

黨務(wù)工作：黨代會(huì)、支部會(huì)文件，黨務(wù)工作制度、辦法計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、大事記、工作簡報(bào)等，上級(jí)有關(guān)黨務(wù)工作文件；組織工作：組織工作制度，黨員考察、考核、任免、政審、入黨、轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等方面材料，黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制文件，黨費(fèi)收支、組織關(guān)系介紹信存根；二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。65二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作：宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、統(tǒng)計(jì)登記材料等，企業(yè)出版物、媒體報(bào)道材料，有關(guān)企業(yè)文化建設(shè)文件；紀(jì)檢與監(jiān)察工作：紀(jì)檢監(jiān)察工作規(guī)定、決定、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，違紀(jì)案件調(diào)查處理材料；

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。66二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。

4、黨群管理類（7小項(xiàng)）。工會(huì)工作：工會(huì)工作規(guī)章制度、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，職代會(huì)文件，會(huì)員名冊，民主管理、勞動(dòng)競賽、表彰先進(jìn)、勞保福利、職工維權(quán)文件，女工、文體方面文件，會(huì)費(fèi)財(cái)務(wù)管理文件；共青團(tuán)工作：共青團(tuán)工作規(guī)章制度、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，團(tuán)代會(huì)文件，團(tuán)員、團(tuán)組織管理文件，團(tuán)費(fèi)收據(jù)、組織關(guān)系介紹信存根；民間團(tuán)體工作：企業(yè)專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)群團(tuán)活動(dòng)文件。

二、企業(yè)文書檔案的收集（一）收集范圍。67二、企業(yè)文書檔案的收集（二）收集中的注意事項(xiàng)。

1、本單位形成的文件材料是收集的重點(diǎn)。

2、既要注意收集紙質(zhì)文件材料，還要注意收集其它載體的文件材料。

3、要保證文件材料的齊全完整。

4、確保零散文件和帳外文件的收集。

5、避免文件的重復(fù)收集。二、企業(yè)文書檔案的收集（二）收集中的注意事項(xiàng)。68三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。（二）歸檔文件的裝訂。（三）歸檔文件的分類。（四）歸檔文件的排列。（五）歸檔文件的編號(hào)。（六）編制歸檔文件目錄。（七）歸檔文件的裝盒。三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。69三、企業(yè)文書檔案的整理

（一）如何確定“件”。

1、文件的正本與不同稿本。

2、正文與附件。

3、正文與文件處理單等。

4、原件與復(fù)制件。

5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文。

6、報(bào)表、名冊、圖冊等。

7、來文與復(fù)文。

三、企業(yè)文書檔案的整理（一）如何確定“件”。70三、企業(yè)文書檔案的整理

（二）歸檔文件的裝訂。

1、文件的修整。（1）對破損的文件進(jìn)行修裱。

（2）對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制。（3）超大紙張的折疊。（4）去除易銹易腐蝕的金屬物。三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。71三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。

2、文件的裝訂。

（1）對文件進(jìn)行排列。（2）裝訂方法。三、企業(yè)文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。72三、企業(yè)文書檔案的整理（三）歸檔文件的分類。

1、年度分類法。如何判定文件日期？（1）涉及多個(gè)日期的文件。（2）跨年度形成的文件。

（3）幾份文件作為一件時(shí)的日期。

（4）沒有標(biāo)注日期的文件。

三、企業(yè)文書檔案的整理（三）歸檔文件的分類。73三、企業(yè)文書檔案的整理

2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法。

（1）機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段,形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。（2）問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明和反映的問題對歸檔文件分類。三、企業(yè)文書檔案的整理2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法。74

3、保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)各類歸檔文件的保管期限做了明確規(guī)定，除會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類外一般定為永久、30年和10年。具體劃分可參照《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限表》表A.1－表A.4。三、企業(yè)文書檔案的整理3、保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文75三、企業(yè)文書檔案的整理

4、復(fù)式分類法。

（1）保管期限――年度分類法。

2019年2019年2019年永久2019年2019年2019年定期30年2019年2019年2019年定期10年三、企業(yè)文書檔案的整理4、復(fù)式分類法。2019年永76三、企業(yè)文書檔案的整理（2）年度――保管期限――機(jī)構(gòu)（問題）分類法。

永久辦公室、宣傳科、教育科

2019年定期30年辦公室、宣傳科、教育科定期10年辦公室、宣傳科、教育科三、企業(yè)文書檔案的整理77三、企業(yè)文書檔案的整理

（四）歸檔文件的排列。

1、排列原則。

一般堅(jiān)持事由原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。

2、排列方法。（1）按文件形成時(shí)間的先后順序。

（2）按文件事由的重要程序。（3）按事由所具有的共同屬性。（4）按成套性文件的特點(diǎn)。

三、企業(yè)文書檔案的整理（四）歸檔文件的排列。78三、企業(yè)文書檔案的整理（五）歸檔文件的編號(hào)。

1、加蓋歸檔章。全宗號(hào)保管期限室編件號(hào)館編件號(hào)年度機(jī)構(gòu)（問題）頁數(shù)盒號(hào)三、企業(yè)文書檔案的整理（五）歸檔文件的編號(hào)。全宗號(hào)保管期79三、企業(yè)文書檔案的整理

2、歸檔章的填寫。

（1）全宗號(hào)：按企業(yè)設(shè)定的代碼填寫。（2）年度：以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）件號(hào)：檔案室填寫室編件號(hào)，即文件的流水號(hào)。一般為保管期限下年度內(nèi)小流水。

2019年1、2、3、4、5、6、7…永久2019年1、2、3、4、5、6、7…

2019年1、2、3、4、5、6、7…三、企業(yè)文書檔案的整理2、歸檔章的填寫。80三、企業(yè)文書檔案的整理（4）機(jī)構(gòu)（問題）：選擇項(xiàng)，可填可不填。（5）保管期限：填寫永久、30年、10年。（6）頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。前面所提到的兩件或多件作為一件裝訂的文件，其頁數(shù)為各件頁數(shù)之和。

三、企業(yè)文書檔案的整理（4）機(jī)構(gòu)（問題）：選擇項(xiàng)，可填可不81三、企業(yè)文書檔案的整理（7）盒號(hào)：按照檔案