歸檔文件整理規(guī)則課件

歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科1謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科1謝謝閱讀2020-5內(nèi)容《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號(hào)令）歸檔文件整理規(guī)則2謝謝閱讀2020-5-28內(nèi)容2謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述

歸檔文件整理的依據(jù)：國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過。歸檔文件整理是檔案工作的重要組成部分。各單位檔案部門把辦理完畢的具有參考利用價(jià)值的文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理編目后，才算完成了文件處理工作。歸檔文件移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備查參考，從現(xiàn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程轉(zhuǎn)入檔案管理階段。3謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理的依據(jù)：國家一、歸檔文件歸檔文件，是指各單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件整理歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照一定的原則和方法進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用

4謝謝閱讀2020-5-28一、歸檔文件4謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級(jí)整理方法和傳統(tǒng)的案卷級(jí)整理方法。今天，我們主要講文件級(jí)整理方法。文件級(jí)整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。5謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方8、報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄、期刊等，一冊為一件。9、一次會(huì)議或活動(dòng)文件。一次會(huì)議或活動(dòng)形成的文件，為便于利用，可將整個(gè)會(huì)議或活動(dòng)的文件裝訂在一起作為一件來處理。10、干部職工調(diào)動(dòng)介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個(gè)人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報(bào)審批的這幾個(gè)人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。

6謝謝閱讀2020-5-288、報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄、期刊等，一冊為一件。6謝謝閱第二節(jié)文件級(jí)整理程序

文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按文件級(jí)整理的步驟。一般情況下，文件級(jí)整理大致需要十三道程序，即收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。7謝謝閱讀2020-5-28第二節(jié)文件級(jí)整理程序文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

一、收集文件：就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。（二）收集工作的法律依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。8謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，按照國家和省有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的，單位文書或者業(yè)務(wù)部門必須收集、整理，并按照規(guī)定時(shí)間交本單位檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員集中管理。任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。9謝謝閱讀2020-5-28

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務(wù)（三）收集工作的原則和內(nèi)容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機(jī)關(guān)制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個(gè)體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。1、全面收集即不論是本機(jī)關(guān)制發(fā)的，還是上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個(gè)人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報(bào)表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進(jìn)行全面收集。10謝謝閱讀2020-5-28（三）收集工作的原則和內(nèi)容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊2、重點(diǎn)收集從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)等是收集的重點(diǎn)。從個(gè)人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、機(jī)要收發(fā)人員，內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點(diǎn)。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)、科研價(jià)值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點(diǎn)。11謝謝閱讀2020-5-282、重點(diǎn)收集從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，各內(nèi)部機(jī)

3、帳外文件的收集“帳外文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號(hào)的文件。（1）本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，尤其是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。（4）國家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機(jī)關(guān)召開的黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、黨組（黨委、總支、支部）會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)（如局長）辦公會(huì)、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料。以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)報(bào)告（一年兩次）

12謝謝閱讀2020-5-283、帳外文件的收集12謝謝閱讀2020-5-28（6）本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。a黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表b團(tuán)員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表c干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)表d離（退）休干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)表e公務(wù)員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表f機(jī)構(gòu)編制、人事年報(bào)表g黨政人才資源統(tǒng)計(jì)年報(bào)表h國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計(jì)年報(bào)表i黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表13謝謝閱讀2020-5-28（6）本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。13謝謝閱讀20j工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)表k勞動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)表l保險(xiǎn)福利費(fèi)用構(gòu)成情況年報(bào)表m國有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表n財(cái)務(wù)決算報(bào)表0各類業(yè)務(wù)綜合或單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表p紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表q審計(jì)結(jié)論。

14謝謝閱讀2020-5-28j工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)表14謝謝閱讀2020-5-28

（7）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)的情況報(bào)告（一年兩次）。（8）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人收入申報(bào)的情況報(bào)告（一年兩次）。（9）本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料。（10）本機(jī)關(guān)各級(jí)黨組織在工作活動(dòng)中形成的文件材料。（11）本機(jī)關(guān)干部、職工定級(jí)、晉級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動(dòng)人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動(dòng)審批表、工人技術(shù)等級(jí)考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表等）

15謝謝閱讀2020-5-28

（7）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)的情況報(bào)告（一年兩次）。15謝謝（12）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)等。（13）本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證。（14）本機(jī)關(guān)編印的簡報(bào)、出版物定稿、樣本。包括機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。（15）本機(jī)關(guān)請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)。（16）本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)簽訂的各種合同、協(xié)議書等。16謝謝閱讀2020-5-28（12）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位（17）本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究時(shí)形成的文字材料。（18）新聞媒體（報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)、雜志社）報(bào)道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等。（19）本單位領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報(bào)告。（20）政府采購過程中所形成的報(bào)告、標(biāo)書、合同等。①用戶申請報(bào)告、項(xiàng)目要求、設(shè)計(jì)方案等反映采購要求的文件；②招標(biāo)通知、競標(biāo)登記、競標(biāo)單位的標(biāo)書、競標(biāo)會(huì)議議程、專家名單、專家意見、競標(biāo)結(jié)果，采購合同記載競標(biāo)和采購合同鑒定過程的文件材料；③合同變更、設(shè)計(jì)更改、驗(yàn)收意見，合同執(zhí)行報(bào)告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。

17謝謝閱讀2020-5-28（17）本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究時(shí)形成的文字材料。4、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。計(jì)算機(jī)輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性，確實(shí)發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補(bǔ)齊。（5）本機(jī)關(guān)的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。如不完整，可依照下列方法處理。對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢。一是找承辦請示事項(xiàng)的部門或個(gè)人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。對有請示缺批復(fù)的處理。18謝謝閱讀2020-5-284、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量18謝謝閱讀2020-5-28①有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費(fèi)的批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財(cái)務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直接用批復(fù)原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入會(huì)計(jì)檔案，對此，應(yīng)明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會(huì)計(jì)憑證一并歸檔。二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。②電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實(shí)際上已辦理，即成事實(shí)。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請示文件上級(jí)注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。③直接在請示原件上批復(fù)的，將此份請示直接歸檔即可。④一個(gè)問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。⑤未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨(dú)整理。19謝謝閱讀2020-5-28①有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費(fèi)的批復(fù)文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；20謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。21謝謝閱讀2020-5-282、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。22謝謝閱讀2020-5-28（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。三、修整文件為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。23謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。四、裝訂裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。24謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分3、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用采用“三孔一線”選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。25謝謝閱讀2020-5-283、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。五、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計(jì)結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計(jì)所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個(gè)年度。26謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分6、跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕年度。7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計(jì)劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。10、回顧、紀(jì)念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年。13、為某項(xiàng)工作或會(huì)議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標(biāo)示文件形成時(shí)間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。27謝謝閱讀2020-5-286、跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕年度。27謝謝閱讀202

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

六、分級(jí)別分級(jí)別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的文件，放上級(jí)。2、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員編制的文件，放本機(jī)關(guān)。3、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)干部任免的文件放本機(jī)關(guān)。4、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)工作人員獎(jiǎng)懲的文件放本機(jī)關(guān)。5、上級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)本機(jī)關(guān)的文件，放本機(jī)關(guān)。28謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝6、上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告，放本機(jī)關(guān)。7、上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，放本機(jī)關(guān)。8、上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)與本機(jī)關(guān)的請示，本機(jī)關(guān)的批復(fù)與下級(jí)機(jī)關(guān)的請示一起放本機(jī)關(guān)。9、上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的工作、生產(chǎn)、經(jīng)營計(jì)劃和分配的物資、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等指標(biāo)文件，如文件內(nèi)容是針對本機(jī)關(guān)的，放本機(jī)關(guān)；如是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的文件，放上級(jí)。10、上級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況，其中包括本機(jī)關(guān)的文件，放上級(jí)。如文件內(nèi)容主要是針對本機(jī)關(guān)，并且是重大事項(xiàng)的放本機(jī)關(guān)。11、上級(jí)機(jī)關(guān)的內(nèi)部刊物、簡報(bào)，是本機(jī)關(guān)內(nèi)容的，放本機(jī)關(guān)，如本機(jī)關(guān)無關(guān)的，放上級(jí)。12、上級(jí)機(jī)關(guān)的會(huì)議文件，本機(jī)關(guān)的發(fā)言和本機(jī)關(guān)的典型材料放本機(jī)關(guān)，其余文件放上級(jí)。29謝謝閱讀2020-5-286、上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)13、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，屬于本機(jī)關(guān)內(nèi)容的放本級(jí)，非本機(jī)關(guān)內(nèi)容的放上級(jí)。14、本機(jī)關(guān)起草，以上級(jí)機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，印件和底稿放上級(jí)，本機(jī)關(guān)只保存印件。15、本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)協(xié)商問題的來往文書，放本機(jī)關(guān)。16、本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，放本機(jī)關(guān)。30謝謝閱讀2020-5-2813、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，17、本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，放本機(jī)關(guān)。18、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件，放下級(jí)。19、本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)的原件，一并放本機(jī)關(guān)；如被轉(zhuǎn)發(fā)件屬于政策法規(guī)性重要文件，則應(yīng)與轉(zhuǎn)發(fā)件分開，即轉(zhuǎn)發(fā)件歸入本機(jī)關(guān)，被轉(zhuǎn)發(fā)件歸入上級(jí)機(jī)關(guān)。20、本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的下級(jí)機(jī)關(guān)的原件，一并放本機(jī)關(guān)。31謝謝閱讀2020-5-2817、本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，放本機(jī)關(guān)。31謝謝閱讀2020-5-歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。七、分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)國家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。

（一）永久：凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，都應(yīng)定為永久。具體的保管期限要根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況來制定文書檔案保管期限表。32謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分永久保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)的黨組、黨委、局務(wù)會(huì)議、行政工作會(huì)議的記錄2、本機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、責(zé)任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議、（黨代會(huì)、人代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)、職代會(huì)）4、本機(jī)關(guān)制發(fā)的方針、政策性和法規(guī)性文件5、本機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)演變、啟用、人事任免和獎(jiǎng)懲文件6、本機(jī)關(guān)的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、撫恤工作文件7、本機(jī)關(guān)干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計(jì)年報(bào)8、本機(jī)關(guān)簽定的合同、協(xié)議文件9、本機(jī)關(guān)重要的請示、報(bào)告、批復(fù)文件10、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)對本機(jī)關(guān)的重要批示11、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)需本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的重要文件33謝謝閱讀2020-5-28永久保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)的黨組、黨委、局務(wù)會(huì)議、行政工作定期（30年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告3、本機(jī)關(guān)內(nèi)部科室的工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)4、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來的年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表6、本機(jī)關(guān)編印的刊物7、本機(jī)關(guān)的重要典型、匯報(bào)材料34謝謝閱讀2020-5-28定期（30年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性的文件34定期（10年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)一般事物性、臨時(shí)性的文件2、本機(jī)關(guān)每月的工作安排3、上級(jí)發(fā)來的有價(jià)值的普發(fā)性文件4、機(jī)關(guān)之間協(xié)商工作的來往文書35謝謝閱讀2020-5-28定期（10年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)一般事物性、臨時(shí)性的文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。八、分類別分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。（一）分類方法分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機(jī)關(guān)文件之間異同點(diǎn)的根據(jù)和準(zhǔn)則。目前我們比較常用的就是組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

36謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分

1、組織機(jī)構(gòu)分類法（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位宜采用此種方法）組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。如，辦公室、機(jī)關(guān)處、企業(yè)處、法規(guī)處、科教處就是五個(gè)類名。采用組織機(jī)構(gòu)分類設(shè)置類別，要依據(jù)編委部門或上級(jí)主管部門有關(guān)本機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)文件設(shè)置。采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的層次確定，主要依據(jù)本機(jī)關(guān)大小和形成文件數(shù)量的多少來確定。37謝謝閱讀2020-5-28

1、組織機(jī)構(gòu)分類法（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位宜采用此種方法）37謝類別排列方法①依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)編制文件的順序排列。②依據(jù)本機(jī)關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。③依據(jù)其重要程度排列。一般為黨委（黨組）下設(shè)的組織機(jī)構(gòu)在前，行政下設(shè)的組織機(jī)構(gòu)在后，綜合性機(jī)構(gòu)在前，業(yè)務(wù)部門在后。如辦公室系黨政合一的綜合性部門，則應(yīng)將辦公室排列在前面，然后按照黨委下設(shè)部門，行政下設(shè)的部門依次排列。38謝謝閱讀2020-5-28類別排列方法38謝謝閱讀2020-5-28

2、問題分類法（機(jī)關(guān)小，內(nèi)設(shè)機(jī)關(guān)少的單位宜采用此種方法）問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)，以集中反映某一個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。類別排列的方法①先黨后政。即黨群工作方面的類項(xiàng)在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項(xiàng)在后。②綜合性的類項(xiàng)在前，專題性的類項(xiàng)在后。具體排列順序可參照各類項(xiàng)之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實(shí)際情況確定。39謝謝閱讀2020-5-28

39謝謝閱讀2020-5-28

（二）分類方案的編制分類方案，是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料分類的表現(xiàn)形式，它是用文字或圖表形式表示一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件分類體系的一種文件。是進(jìn)行文件分類的依據(jù)。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)的文件應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和載體的不同，編制統(tǒng)一的分類方案，分類方案編制好后，一般不要隨意變動(dòng)，以保持其一致性和連續(xù)性。40謝謝閱讀2020-5-28

40謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。九、排列文件歸檔文件按照分類方案進(jìn)行排列，具體來講就是按照“事由原則”排列。所謂事由原則排列就是將同一事由、同一保管期限的相關(guān)文件排列在一起。如：請示——批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文——被轉(zhuǎn)發(fā)文、一次會(huì)議、一次活動(dòng)等。同一保管期限，不同事由的文件，可按時(shí)間的先后順序，也可按問題的重要程度，責(zé)任者級(jí)別的高低進(jìn)行排列。從檔案利用和管理方便出發(fā)，不宜按收發(fā)文順序排列歸檔文件。41謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分企業(yè)和科技事業(yè)單位的檔案分類一般按十大類進(jìn)行分類。前四類，黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理，檔案的整理可參照歸檔文件整理方法進(jìn)行整理。即歸檔文件整理時(shí)按單位（全宗）——年度——保管期限分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類，每大類內(nèi)文件的排列按照同一問題形成的文件材料集中排列。如在黨群工作類內(nèi)有黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等。在文件排列時(shí)先排黨群工作、再排組織工作、依次類推42謝謝閱讀2020-5-28企業(yè)和科技事業(yè)單位的檔案分類一般按十大類進(jìn)行分類。前四類，黨歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十、文件編制件號(hào)歸檔文件編號(hào)，指將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。（一）頁號(hào)頁號(hào)，是每份歸檔文件頁次的順序號(hào)。頁號(hào)編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號(hào)，一份文件為一個(gè)流水號(hào)。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號(hào)，自身無頁碼的要補(bǔ)編頁號(hào)。如一份文件由幾部分組成，而且每個(gè)組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實(shí)施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號(hào)歸檔），要重新編寫頁號(hào)，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。43謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、編寫頁號(hào)，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個(gè)號(hào)；雙面印刷的為兩頁，編兩個(gè)號(hào)。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個(gè)號(hào)，雙面有字的為兩頁，編兩個(gè)號(hào)。3、不得重編、漏編頁號(hào)。

44謝謝閱讀2020-5-282、編寫頁號(hào)，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上（二）蓋歸檔章式樣1、歸檔章的位置歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號(hào)45謝謝閱讀2020-5-28（二）蓋歸檔章全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)保管期限館編件號(hào)45謝謝2、歸檔章的項(xiàng)目及填寫方法歸檔章的項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、類別名稱（機(jī)構(gòu)或問題）等。（1）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。（2）年度：是文件的形成年度，采用公元紀(jì)元，以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注，如2006年，應(yīng)標(biāo)注為“2006”而不能簡化為“06”。（3）保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。46謝謝閱讀2020-5-282、歸檔章的項(xiàng)目及填寫方法46謝謝閱讀2020-5-28（4）、室編件號(hào)：即在歸檔文件整理時(shí)編制的件號(hào)，其編制方法和要求：①歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號(hào)。②在同一年度，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號(hào)。即一年三個(gè)流水號(hào)，永久從“1”開始，定期30年從“1”開始，定期10年從“1”開始，依次編制。③不得斷號(hào)，重號(hào)，跳號(hào)。⑤館編件號(hào)：檔案進(jìn)館后填寫⑥機(jī)構(gòu)（問題）：填寫類別的規(guī)范化簡稱，采用機(jī)構(gòu)分類的，填寫機(jī)構(gòu)名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。47謝謝閱讀2020-5-28（4）、室編件號(hào)：即在歸檔文件整理時(shí)編制的件號(hào)，其編制方法和歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十一、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄，歸檔文件在編好件號(hào)以后就應(yīng)按照件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，它是整理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其它編目工作的基礎(chǔ)，為檔案保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等工作的開展提供基本條件。歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。48謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分１、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。２、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。除了著作、論文等署個(gè)人姓名外，其它不填個(gè)人姓名。如一件文件有幾個(gè)作者，只要填寫一至二個(gè)主要作者加“等”。３、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如：日發(fā)[2009]6號(hào)。注意：不能把期刊號(hào)填在此欄。４、題名：文件標(biāo)題。注意：（1）任免、獎(jiǎng)懲文件，題名中未體現(xiàn)本單位或本單位人的姓名，但文件中有本單位或本單位的人，原題名照抄，把本單位或本單位人的姓名補(bǔ)充在原題名后面并加“（）”。（2）介紹信及存根必須把每個(gè)人的姓名都寫上。如：組織關(guān)系介紹信（XXX、XXX、XXX）。（3）會(huì)議記錄，要寫上每次會(huì)議的主要議題，整個(gè)題名加方括號(hào)。（4）文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄。49謝謝閱讀2020-5-28１、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。49謝謝閱讀2020-5-28（5）沒有題名或題名不規(guī)范的要自擬標(biāo)題并加中括號(hào)，但不能在文件標(biāo)題上涂改。（6）文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：20040102。6、頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。7、備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件目錄用紙為A4型，日照檔案信息網(wǎng)下載欄直接下載即可。8、制作歸檔文件目錄封面50謝謝閱讀2020-5-28（5）沒有題名或題名不規(guī)范的要自擬標(biāo)題并加中括號(hào)，但不能在文歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注1日照市教育局日教發(fā)[2009]1號(hào)2009年全市教育工作總結(jié)及2010年工作計(jì)劃200912202051謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注1日照市教育局歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱：日照市教育局年度：2009保管期限：永久機(jī)構(gòu)（問題）：綜合類52謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件目錄封面式樣52謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。十二、裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號(hào)的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限條件下，根據(jù)歸檔文件的多少選用不同數(shù)量，不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。53謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。檔案盒封面項(xiàng)目設(shè)置為；全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱，各單位還可根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限或其他項(xiàng)目。盒脊項(xiàng)目設(shè)置包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)和盒號(hào)等這些項(xiàng)目的填寫（除盒號(hào)、起止件號(hào)外）均與歸檔章同。盒號(hào)機(jī)關(guān)檔案室不填，要在以后檔案移交進(jìn)區(qū)檔案館時(shí)再填。起止件號(hào)填寫該盒內(nèi)第一份歸檔文件和最后一份歸檔文件的號(hào)。中間用“一”連接。54謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。檔案備考表是置于盒內(nèi)歸檔文件之尾，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明的填寫，主要填寫盒內(nèi)文件字跡模糊、紙張缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。整理人的填寫，主要填寫整理、歸檔文件的人員姓名。檢查人的填寫，主要填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期主要填寫歸檔文件整理完畢的日期。55謝謝閱讀2020-5-28備考表是置于盒內(nèi)歸檔文件之尾，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明、整歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

十三、排列上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將整理好的檔案排列上架裝入檔案箱柜保管。檔案排列上架的方法要與檔案的分類方法一致。也可視需要編上盒號(hào)（用鉛筆），排列的順序從上到下，從左到右。56謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分57謝謝閱讀2020-5-2857謝謝閱讀2020-5-28謝謝！58謝謝閱讀2020-5-2858謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科59謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理規(guī)則日照市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科1謝謝閱讀2020-5內(nèi)容《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號(hào)令）歸檔文件整理規(guī)則60謝謝閱讀2020-5-28內(nèi)容2謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述

歸檔文件整理的依據(jù)：國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過。歸檔文件整理是檔案工作的重要組成部分。各單位檔案部門把辦理完畢的具有參考利用價(jià)值的文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理編目后，才算完成了文件處理工作。歸檔文件移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備查參考，從現(xiàn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程轉(zhuǎn)入檔案管理階段。61謝謝閱讀2020-5-28第一節(jié)歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理的依據(jù)：國家一、歸檔文件歸檔文件，是指各單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件整理歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照一定的原則和方法進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用

62謝謝閱讀2020-5-28一、歸檔文件4謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級(jí)整理方法和傳統(tǒng)的案卷級(jí)整理方法。今天，我們主要講文件級(jí)整理方法。文件級(jí)整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。63謝謝閱讀2020-5-28四、歸檔文件整理方法

目前，我國推行的歸檔文件整理方8、報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄、期刊等，一冊為一件。9、一次會(huì)議或活動(dòng)文件。一次會(huì)議或活動(dòng)形成的文件，為便于利用，可將整個(gè)會(huì)議或活動(dòng)的文件裝訂在一起作為一件來處理。10、干部職工調(diào)動(dòng)介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個(gè)人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報(bào)審批的這幾個(gè)人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。

64謝謝閱讀2020-5-288、報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄、期刊等，一冊為一件。6謝謝閱第二節(jié)文件級(jí)整理程序

文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按文件級(jí)整理的步驟。一般情況下，文件級(jí)整理大致需要十三道程序，即收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。65謝謝閱讀2020-5-28第二節(jié)文件級(jí)整理程序文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

一、收集文件：就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。（二）收集工作的法律依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。66謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，按照國家和省有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的，單位文書或者業(yè)務(wù)部門必須收集、整理，并按照規(guī)定時(shí)間交本單位檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員集中管理。任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。67謝謝閱讀2020-5-28

《山東省檔案條例》第十三條、規(guī)定：“單位及其工作人員在公務(wù)（三）收集工作的原則和內(nèi)容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機(jī)關(guān)制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個(gè)體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。1、全面收集即不論是本機(jī)關(guān)制發(fā)的，還是上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個(gè)人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報(bào)表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進(jìn)行全面收集。68謝謝閱讀2020-5-28（三）收集工作的原則和內(nèi)容齊全完整，是收集工作的基本原則。齊2、重點(diǎn)收集從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)等是收集的重點(diǎn)。從個(gè)人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、機(jī)要收發(fā)人員，內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點(diǎn)。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)、科研價(jià)值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點(diǎn)。69謝謝閱讀2020-5-282、重點(diǎn)收集從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，各內(nèi)部機(jī)

3、帳外文件的收集“帳外文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號(hào)的文件。（1）本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，尤其是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件。（4）國家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機(jī)關(guān)召開的黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、黨組（黨委、總支、支部）會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)（如局長）辦公會(huì)、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料。以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)報(bào)告（一年兩次）

70謝謝閱讀2020-5-283、帳外文件的收集12謝謝閱讀2020-5-28（6）本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。a黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表b團(tuán)員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表c干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)表d離（退）休干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)表e公務(wù)員統(tǒng)計(jì)年報(bào)表f機(jī)構(gòu)編制、人事年報(bào)表g黨政人才資源統(tǒng)計(jì)年報(bào)表h國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計(jì)年報(bào)表i黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表71謝謝閱讀2020-5-28（6）本機(jī)關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料。13謝謝閱讀20j工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)表k勞動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)表l保險(xiǎn)福利費(fèi)用構(gòu)成情況年報(bào)表m國有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表n財(cái)務(wù)決算報(bào)表0各類業(yè)務(wù)綜合或單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表p紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表q審計(jì)結(jié)論。

72謝謝閱讀2020-5-28j工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)表14謝謝閱讀2020-5-28

（7）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)的情況報(bào)告（一年兩次）。（8）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人收入申報(bào)的情況報(bào)告（一年兩次）。（9）本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料。（10）本機(jī)關(guān)各級(jí)黨組織在工作活動(dòng)中形成的文件材料。（11）本機(jī)關(guān)干部、職工定級(jí)、晉級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動(dòng)人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動(dòng)審批表、工人技術(shù)等級(jí)考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表等）

73謝謝閱讀2020-5-28

（7）領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)的情況報(bào)告（一年兩次）。15謝謝（12）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)等。（13）本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證。（14）本機(jī)關(guān)編印的簡報(bào)、出版物定稿、樣本。包括機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。（15）本機(jī)關(guān)請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)。（16）本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)簽訂的各種合同、協(xié)議書等。74謝謝閱讀2020-5-28（12）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位（17）本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究時(shí)形成的文字材料。（18）新聞媒體（報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)、雜志社）報(bào)道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等。（19）本單位領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報(bào)告。（20）政府采購過程中所形成的報(bào)告、標(biāo)書、合同等。①用戶申請報(bào)告、項(xiàng)目要求、設(shè)計(jì)方案等反映采購要求的文件；②招標(biāo)通知、競標(biāo)登記、競標(biāo)單位的標(biāo)書、競標(biāo)會(huì)議議程、專家名單、專家意見、競標(biāo)結(jié)果，采購合同記載競標(biāo)和采購合同鑒定過程的文件材料；③合同變更、設(shè)計(jì)更改、驗(yàn)收意見，合同執(zhí)行報(bào)告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。

75謝謝閱讀2020-5-28（17）本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究時(shí)形成的文字材料。4、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。計(jì)算機(jī)輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性，確實(shí)發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補(bǔ)齊。（5）本機(jī)關(guān)的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。如不完整，可依照下列方法處理。對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢。一是找承辦請示事項(xiàng)的部門或個(gè)人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。對有請示缺批復(fù)的處理。76謝謝閱讀2020-5-284、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量18謝謝閱讀2020-5-28①有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費(fèi)的批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財(cái)務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直接用批復(fù)原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入會(huì)計(jì)檔案，對此，應(yīng)明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會(huì)計(jì)憑證一并歸檔。二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。②電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實(shí)際上已辦理，即成事實(shí)。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請示文件上級(jí)注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。③直接在請示原件上批復(fù)的，將此份請示直接歸檔即可。④一個(gè)問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。⑤未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨(dú)整理。77謝謝閱讀2020-5-28①有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費(fèi)的批復(fù)文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；78謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。79謝謝閱讀2020-5-282、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。80謝謝閱讀2020-5-28（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。三、修整文件為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。81謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。四、裝訂裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。82謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分3、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用采用“三孔一線”選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。83謝謝閱讀2020-5-283、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。五、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計(jì)結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計(jì)所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個(gè)年度。84謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分6、跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕年度。7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計(jì)劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。10、回顧、紀(jì)念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年。13、為某項(xiàng)工作或會(huì)議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標(biāo)示文件形成時(shí)間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。85謝謝閱讀2020-5-286、跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕年度。27謝謝閱讀202

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。

六、分級(jí)別分級(jí)別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的文件，放上級(jí)。2、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員編制的文件，放本機(jī)關(guān)。3、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)干部任免的文件放本機(jī)關(guān)。4、上級(jí)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)工作人員獎(jiǎng)懲的文件放本機(jī)關(guān)。5、上級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)本機(jī)關(guān)的文件，放本機(jī)關(guān)。86謝謝閱讀2020-5-28

歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝6、上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告，放本機(jī)關(guān)。7、上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，放本機(jī)關(guān)。8、上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)與本機(jī)關(guān)的請示，本機(jī)關(guān)的批復(fù)與下級(jí)機(jī)關(guān)的請示一起放本機(jī)關(guān)。9、上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的工作、生產(chǎn)、經(jīng)營計(jì)劃和分配的物資、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等指標(biāo)文件，如文件內(nèi)容是針對本機(jī)關(guān)的，放本機(jī)關(guān)；如是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的文件，放上級(jí)。10、上級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況，其中包括本機(jī)關(guān)的文件，放上級(jí)。如文件內(nèi)容主要是針對本機(jī)關(guān)，并且是重大事項(xiàng)的放本機(jī)關(guān)。11、上級(jí)機(jī)關(guān)的內(nèi)部刊物、簡報(bào)，是本機(jī)關(guān)內(nèi)容的，放本機(jī)關(guān)，如本機(jī)關(guān)無關(guān)的，放上級(jí)。12、上級(jí)機(jī)關(guān)的會(huì)議文件，本機(jī)關(guān)的發(fā)言和本機(jī)關(guān)的典型材料放本機(jī)關(guān)，其余文件放上級(jí)。87謝謝閱讀2020-5-286、上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)13、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，屬于本機(jī)關(guān)內(nèi)容的放本級(jí)，非本機(jī)關(guān)內(nèi)容的放上級(jí)。14、本機(jī)關(guān)起草，以上級(jí)機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，印件和底稿放上級(jí)，本機(jī)關(guān)只保存印件。15、本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)協(xié)商問題的來往文書，放本機(jī)關(guān)。16、本機(jī)關(guān)與外機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，放本機(jī)關(guān)。88謝謝閱讀2020-5-2813、直屬上級(jí)機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會(huì)議文件，17、本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，放本機(jī)關(guān)。18、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件，放下級(jí)。19、本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)的原件，一并放本機(jī)關(guān)；如被轉(zhuǎn)發(fā)件屬于政策法規(guī)性重要文件，則應(yīng)與轉(zhuǎn)發(fā)件分開，即轉(zhuǎn)發(fā)件歸入本機(jī)關(guān)，被轉(zhuǎn)發(fā)件歸入上級(jí)機(jī)關(guān)。20、本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的下級(jí)機(jī)關(guān)的原件，一并放本機(jī)關(guān)。89謝謝閱讀2020-5-2817、本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，放本機(jī)關(guān)。31謝謝閱讀2020-5-歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。七、分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)國家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。

（一）永久：凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，都應(yīng)定為永久。具體的保管期限要根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況來制定文書檔案保管期限表。90謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分永久保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)的黨組、黨委、局務(wù)會(huì)議、行政工作會(huì)議的記錄2、本機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、責(zé)任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議、（黨代會(huì)、人代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)、職代會(huì)）4、本機(jī)關(guān)制發(fā)的方針、政策性和法規(guī)性文件5、本機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)演變、啟用、人事任免和獎(jiǎng)懲文件6、本機(jī)關(guān)的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、撫恤工作文件7、本機(jī)關(guān)干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計(jì)年報(bào)8、本機(jī)關(guān)簽定的合同、協(xié)議文件9、本機(jī)關(guān)重要的請示、報(bào)告、批復(fù)文件10、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)對本機(jī)關(guān)的重要批示11、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)需本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的重要文件91謝謝閱讀2020-5-28永久保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)的黨組、黨委、局務(wù)會(huì)議、行政工作定期（30年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告3、本機(jī)關(guān)內(nèi)部科室的工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)4、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來的年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表6、本機(jī)關(guān)編印的刊物7、本機(jī)關(guān)的重要典型、匯報(bào)材料92謝謝閱讀2020-5-28定期（30年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性的文件34定期（10年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)一般事物性、臨時(shí)性的文件2、本機(jī)關(guān)每月的工作安排3、上級(jí)發(fā)來的有價(jià)值的普發(fā)性文件4、機(jī)關(guān)之間協(xié)商工作的來往文書93謝謝閱讀2020-5-28定期（10年）保管的文書檔案1、本機(jī)關(guān)一般事物性、臨時(shí)性的文歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。八、分類別分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。（一）分類方法分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機(jī)關(guān)文件之間異同點(diǎn)的根據(jù)和準(zhǔn)則。目前我們比較常用的就是組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

94謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—區(qū)分歸檔范圍—修整文件—裝訂—分

1、組織機(jī)構(gòu)分類法（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位宜采用此種方法）組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。如，辦公室、機(jī)關(guān)處、企業(yè)處、法規(guī)處、科教處就是五個(gè)類名。采用組織機(jī)構(gòu)分類設(shè)置類別，要依據(jù)編委部門或上級(jí)主管部門有關(guān)本機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)文件設(shè)置。采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的層次確定，主要依據(jù)本機(jī)關(guān)大小和形成文件數(shù)量的多少來確定。95謝謝閱讀2020-5-28

1、組織機(jī)構(gòu)分類法（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位宜采用此種方法）37謝類別排列方法①依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)編制文件的順序排列。②依據(jù)本機(jī)關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。③依據(jù)其重要程度排列。一般為黨委（黨組）下設(shè)的組織機(jī)構(gòu)在前，行政下設(shè)的組織機(jī)構(gòu)在后，綜合性機(jī)構(gòu)在前，業(yè)務(wù)部門在后。如辦公室系黨政合一的綜合性部門，則應(yīng)將辦公室排列在前面，然后按照黨委下設(shè)部門，行政下設(shè)的部門依次排列。96謝謝閱讀2020-5-28類別排列方法38謝謝閱讀2020-5-28

2、問題分類法（機(jī)關(guān)小，內(nèi)設(shè)機(jī)關(guān)少的單位宜采用此種方法）問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)，以集中反映某一個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。類別排列的方法①先黨后政。即黨群工作方面的類項(xiàng)在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項(xiàng)在后。②綜合性的類項(xiàng)在前，專題性的類項(xiàng)在后。具體排列順序可參照各類項(xiàng)之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實(shí)際情況確定。97謝謝閱讀2020-5-28

39謝謝閱讀2020-5-28

（二）分類方案的編制分類方案，是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料分類的表現(xiàn)形式，它是用文字或圖表形式表示一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件分類體系的一種文件。是進(jìn)行文件分類的依據(jù)。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)的文件應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和載體的不同，編制統(tǒng)一的分類方案，分類方案編制好后，一般不要隨意變動(dòng)，以保持其一致性和連續(xù)性。98謝謝閱讀2020-5-28

40謝謝閱讀2020-5-28歸檔文件整理步驟：收集文件—修整文件—裝訂—區(qū)分歸檔范圍—分年度—分級(jí)別—分保管期限—分類別—排列文件—編制件號(hào)—編制歸檔文件目錄—裝盒—

排列上架。九、排列文件歸檔文件按照分類方案進(jìn)行排列，具體來講就是按照“事由原則”排列。所謂事由原則排列就是將同一事由、同一保管期限的相關(guān)文件排列在一起。如：請示——批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文