某咨詢上海電力企業(yè)業(yè)務流程重組培訓

上海電力企業(yè)資源計劃管理咨詢項目

業(yè)務流程重組培訓畢馬威管理咨詢二○○二年七月八日文件日期:2022/12/20培訓內容及時間安排業(yè)務流程重組概念 20分鐘流程繪制方法及技巧 20分鐘流程繪制練習 40分鐘流程改進原則 10分鐘流程改進練習 20分鐘提問和回答 10分鐘培訓目標培訓目標明確流程重組的原理學會繪制流程圖的方法

掌握流程改進的原則流程重組概念從功能到流程的觀念流程重組的收益和成功因素什么是業(yè)務流程？

業(yè)務流程是指在組織內部“流轉”的一系列相關的活動業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經營情況流程與業(yè)務運營息息相關并向客戶提供價值.如果企業(yè)能夠將人為實現的流程和通過系統(tǒng)實現的流程進行無縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競爭優(yōu)勢業(yè)務流程重組業(yè)務流程重組(BPR)是一種改進,它的目標是通過重新設計組織經營的流程,使流程的增值內容最大化,非增值內容最小化(包括降低營運成本,控制營運風險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改進部門內部逐步改進與完善公司業(yè)務流程重組戰(zhàn)略重組什么是業(yè)務流程重組？什么是業(yè)務流程重組？平衡質量、服務水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點降低成本質量改善提升客戶服務水平競爭優(yōu)勢成功的業(yè)務流程重組需要樹立從功能到流程轉化的概念功能驅動運營第一階段第三階段關鍵流程驅動運營電力工程建設采購設備維護客戶采購申請到付款資產管理電力項目管理傳統(tǒng)的管理注重職能層級機制流程概念打破職能層級體制的界限,直達客戶流程得以承認，但功能處于主導電力工程建設采購設備維護第二階段從功能到流程的轉化觀點業(yè)務流程重組的警號 以下是企業(yè)對業(yè)務流程重組需求的診斷信息，其中一些已成為某些機構的典型“警告信號”:供電的可靠性降低資產的利用率下降競爭能力下降客戶滿意程度降低新近出臺的政府改革／立法行業(yè)趨勢變化陳舊的信息技術應用流程重組的的成功結果果壓縮時間減少不增加加價值的活活動授予相應權權限客戶聯盟一次做好在流程開始始時就保證證質量設定有彈性性的目標有效降低成成本，領先先的技術持續(xù)的改善善循環(huán)流程圖繪制制的方法及及技巧流程圖繪制制目標及基基本知識講講解流程圖的繪繪制流程圖交付付要求流程繪制目目標理解現有流流程和資源分配闡明企業(yè)關關鍵問題識別改進的的良機流程圖是一一種工具，，可用來了了解、分析析和歸檔公公司的流程程和活動，，幫助確定定改善機會會一張流程圖圖顯示了將將特定輸入入轉化為所所需輸出結結果的一系系列步驟什么是流程程圖？流程圖繪制制流程圖繪制制主要包括括以下三項項內容：理解流程編制流程圖圖完善流程圖圖流程圖繪制制流程圖繪制制基礎有明確定義義的開端和和結束有輸入必有有輸出在整個企業(yè)業(yè)組織中““流動”不局限于單單一的功能能和部門流程輸入輸出流程圖繪制制－

管理理要素的劃劃分營運流程管

理支支

持流流

程采購管理營銷管理發(fā)電管理輸電管理配電管理技術、電能能質量管理理行政事務管管理預算管理財務管理投資管理信息系統(tǒng)管管理人力資源管管理固定資產管管理檢修計劃管管理下列為繪制制流程圖所所需考慮的的要素信息息：行為責任輸入在流程中的的關鍵行為為流流程中中的關鍵責責任每一行為的的主要輸入入來源輸出顧客時間和成本本每一行為的的關鍵交付付成果每每一行行為輸出的的接受者每每一一行為所需需的時（內部和外外部）間/成本畫流程圖需需了解的信信息文件/表格格：該標識文件件，包括表表格、字母母和報告。。它既可表表示輸入，，又可表示示輸出。可可在該標識識上寫下標標題用以代代表特定的的文件。系統(tǒng)/數據庫：該標識用于于表明信息息從現有的的計算機系系統(tǒng)中流入入或流出。。該計算機機系統(tǒng)表現現為輸入、、處理或輸輸出?？稍谠跇俗R中寫寫明特定的的系統(tǒng)名稱稱。流程圖繪制制標識一套標準的的符號能幫幫助快速并并且一致地地通過流程程圖進行溝溝通流程操作：該標識用于于指示一項項需要人工工處理的活活動，例如如手工處理理一個文件件（如手寫寫的采購單單），或人人工檢查一一個文件。。流程參見:該標識用于于指示從一一個流程轉轉向下一個個流程。流程圖繪制制標識數據信息:該標識用于于指示輸入入流程的數數據和信息息。決定批復：該菱形框代代表一個決決定或批復復。它給人人以強烈的的視覺提示示，即此處處需要作出出決定或批批復。該標標識經常用用在流程欄欄中。其右右方聯接““否”的情情況，下方方聯接“是是”的情況況。方向標記：流向箭頭代代表任務執(zhí)執(zhí)行時的次次序，它們們引導著流流程。流向向從左到右右代表輸入入被接收并并被處理；；流向從上上到下代表表任務被完完成。流程圖繪制制標識存檔:該框代表一一個文檔在在此處需要要被存檔。。開始/結束束:該框用以表表示一個流流程的開始始和結束。。流程圖繪制制標識流程圖連接接標識：該標識用于于同一流程程圖中頁和和頁的連續(xù)續(xù)或者用于于同頁內從從一個動作作框轉到另另一個動作作框。當畫畫到頁底時時，可以在在圖中最后后一項內容容后使用連連接標識。。連接標識識的畫法：：在標識內內以大寫的的英文字母母表示（A-Z)，然后在需要要接入的地地方畫上同同樣的流程程連接標識識，在該標標識上寫下下相同的英英文大寫字字母。流程圖繪制制標識A繼續(xù)“是””情況下的的流程是否狀況表是否否被批準準?A對狀況表作作修改在決定框之之前使用手手工操作標標識：如果流程分分叉為是/否，則有有人作出決決定。用決決定框來表表示。由于于所作的決決定和批復復很少無效效，因此在在決定框之之前通常有有人工活動動標識。是否是否有效？？流程圖繪制制標識驗證統(tǒng)計數數據的有有效性流程圖繪制制詢問一個流流程活動的的問題包括括：流程/任務務生成什么么？職員怎樣執(zhí)執(zhí)行它？為什么要這這樣做？何時、由誰誰對它進行行復核？流程活動需需要多少時時間？流程活動何何時需要？？錯誤/問題題的種類、、頻率和發(fā)發(fā)生原因是是什么？怎樣處理錯錯誤/問題題/例外？？輸出什么？？輸出多少少？輸出至哪里里？流程范圍控制目標主要控制點點涉及部門及及表格流程流轉時時間特定政策建議步驟:從一個高層層次的流程程開始,如如有必要,到下一層層次的流程程確定每個子子流程的開開始和結束束(保持重重點)確定關鍵輸輸入和輸出出按步驟進行行每個關鍵鍵業(yè)務子流流程節(jié)約時間:如果陷陷入困境,休息一下下或跳到另另一方面采用標準的的流程圖符符號在流程繪制制過程中或或在每一子子流程的結結束確認流流程和技術術改進機會會核查流程的的準確性流程圖繪制制的技巧需要按實際情況況繪制流程程需要在整個組織織內思考流流程需要與流程牽涉涉的人員交交流需要在開始前確確認流程的的起點和結結束需要高層次的流流程圖不能按照自己的的想象繪制制流程不能把流程圖局局限在自己己的部門不能閉門造車，，在真空中工工作不能在確認流程程范圍前繪繪制流程不能陷入太多的的細節(jié)流程繪制應應注意的要要點總結流程圖的格格式宋體標題采用14號字體體、加粗、、中間對齊齊部門采用10號字體體、加粗、、下劃線、、中間對齊齊框內采用6－8號字字體、普通通不加粗、、中間對齊齊連線采用與與框內同樣樣字體、中中間對齊盡量避免相相交線業(yè)務流程圖圖交付要求求業(yè)務流程圖圖交付要求求流程圖的組組成流程圖標題題涉及部門部門分隔線線標識符連線框內的字宋體6－8號普通不加粗中間對齊標題宋體14號加粗中間對齊部門宋體10號加粗下劃線中間對齊連線盡量避免交叉、有時可以適當合并以求簡單明了不同的選項在連線上標明，與框內的字體同樣要求將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室將單據傳遞遞給辦公室室起始點、終終止點和流流程對象必必須清晰輸入和輸出出應當明確確應當在合適適的地方標標出估計時時間（該項項流程作業(yè)業(yè)所需的時時間）為每一個任任務框標明明人員的職職務/負責責的范圍做到對流程程不熟悉的的人，不需需要任何解解釋就能輕輕而易舉地地讀懂流程程圖詳細程度應應達到足以以識別無效效率的活動動量化目前的的關鍵績效效考評指標標業(yè)務流程圖圖交付要求求現狀流程圖圖樣張樣張流程繪制練練習思考與討論論：流程圖繪制制中包含哪哪六條重要要信息？過去所認識識的業(yè)務流流程和今天天介紹的業(yè)業(yè)務流程有有什么區(qū)別別？您期望通過過這次流程程重組得到到的收益有有那些？您認為上海海電力有那那些現象表表明需要進進行流程重重組？舉例說明時時間/成本本要素的主主要用途？？實例練習-物資資采購計劃劃申請與審審核供電所計劃劃員制定本本供電所的的項目物資資采購計劃劃草案，交交供應科科科長審核供應科科長長從技術的的角度考慮慮是否批準準該采購計計劃，在1天內作出出批復如果供應科科科長審批批通過，則則報供電所所所長簽字字；如果通通不過則返返回計劃員員并向其提提出修改意意見所長審批需需要半天所長簽字后后，交供電電公司對口口職能部門門在3天內內從技術角角度對采購購計劃進行行審核如果審核不不通過則返返回供電所所；如果審審核通過則則由辦公室室將采購計計劃匯總平平衡后交供供電公司總總經理簽字字供電公司總總經理一般般在3天內內簽字確認認，然后交交電力公司司歸口部門門審核電力公司歸歸口部門主主要從資金金、技術方方面進行考考慮，通常常在1周內內審核通過過后交由辦辦公室進行行匯總平衡衡電力公司總總經理在1周內審核核辦公室平平衡匯總過過的采購計計劃電力公司總總經理審核核通過的正正式采購計計劃傳真給給物資公司司實施采購購找出流程本本身存在的的問題尋求通過信信息技術系系統(tǒng)的應用用提高流程程效率的機機會制定速效方方案解決當當務之急在流程繪制制過程中,我們不僅僅應該理解解現有的流流程,更更要識別流流程改進的的機會,建議的的步驟如下下:流程改進原原則缺少關鍵步步驟重復勞動(一個流程內內或是跨部部門)不必要的文文書工作不完全或冗冗余的審查查過程不必要的延延誤與其它流程程、部門、、顧客或供供應商的接接口不夠清清晰流程圖繪制制完畢后，，可以開始始分析流程程改進的機機會，典型的流程程問題包括括：流程改進（（續(xù)）理解現有系系統(tǒng)的限制制(比如:數據格式式不兼容,硬件容量量限制,關關鍵系統(tǒng)間間缺乏集成成)確認應用新新技術的潛潛在收益(比如:提高高作業(yè)自動動化程度,增加信信息的共享享程度等.)尋求通過信信息技術系系統(tǒng)的應用用提高流程程效率的機機會流程改進（（續(xù)）速效方案主主要針對企企業(yè)需要立立即處理的的問題,旨旨在加強風風險防范、、增加盈利利能力或降降低成本速效方案的的特點是低低投入、見見效快此外,可以以通過流程程改進分