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A體系管理部20XX-05-08版本A

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制訂 審核 批準(zhǔn) 批準(zhǔn)日期20XX-05-08文件分發(fā)：會簽 分

部門名稱

份數(shù) 會簽人 會簽 分發(fā)

部門名稱

份數(shù) 會簽人■ 生產(chǎn)部■ PMC■ 儲運部■ 業(yè)務(wù)部■ 采購部■ 設(shè)計部

■ 品質(zhì)部■ 行政部■ 財務(wù)部■ 體系管理部編 寫 審 核 批 準(zhǔn)ByDate

20XX-04-29

20XX-05-07

20XX-05-08內(nèi)/

編 號 EnP-001LOGO1.0目的：

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A體系管理部20XX-05-08為了及時、準(zhǔn)確的收集、傳遞及反饋有關(guān)能源的信息，作好信息的管理，特制定本程序。2.0適用范圍:適用于能源管理體系內(nèi)部和外部信息的管理。職責(zé):各部門負(fù)責(zé)對應(yīng)相關(guān)方信息的收集各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。體系管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理；保存和管理相關(guān)的信息。體系管理部負(fù)責(zé)緊急信息的處理工作程序：信息的分類外部信息包括：a）能源局、發(fā)改委及認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息；b）標(biāo)準(zhǔn)類信息，如能源法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；c）相關(guān)方（顧客、供方、計量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等；d）內(nèi)部信息包括：a）報告以及體系正常運行時的其它記錄等；b）（潛在）c）緊急信息，如出現(xiàn)重大能源事故等情況下的信息與記錄；d）其它內(nèi)部信息（如員工的建議等）。信息的收集、處理與溝通工具體系管理部每三個月做一次信息情況分類匯總，并上報管理者代表。信息可采用書面資料、記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。外部信息的收集與處理1）集，并以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到體系管理部。當(dāng)監(jiān)測、檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由體系管理部等部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，統(tǒng)一保存，詳見《文件控部門及相關(guān)方。采購部負(fù)責(zé)與供方等服務(wù)方進(jìn)行信息溝通，對其提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量施加影響；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與顧內(nèi)/

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A體系管理部20XX-05-08解相關(guān)的信息。對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。當(dāng)對方有要求時，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對應(yīng)部門以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞給體系管理部組織處理。分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。內(nèi)部信息的收集與處理1）程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞能源管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)及其完成情況、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。2）（潛在）不符合信息的處理詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量、環(huán)保事故時）理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。其它內(nèi)部信息，提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給體系管理部進(jìn)行處理。信息庫的建立和應(yīng)用體系管理部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存，并參照圖書分類的方式，進(jìn)行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性?？截悾鞑块T也可根據(jù)索引，在體系管理部調(diào)閱所需的信息，體系管理部負(fù)責(zé)組織各部門對上述各類信息進(jìn)行歸納、分析、尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會