第三章-檔案整理立卷-《檔案管理實務》課件

項目三檔案整理立卷項目三檔案整理立卷學習目標通過本項目單元學習，掌握檔案整理工作的內容、原則和要求；學會正確地區(qū)分檔案全宗以及全宗內檔案的分類方法；初步掌握檔案立卷工作的方法。

知識要求能力要求通過本項目單元的學習與任務訓練，能夠按照檔案整理立卷方法和程序，進行檔案整理工作。

學習目標通過本項目單元學習，掌握檔案整理工作的內容、原則和要任務一熟悉檔案整理工作內容

1、掌握檔案整理工作的含義。2、明確檔案整理工作的內容、原則及要求。

知識目標：1、能夠明確檔案整理工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據檔案整理要求判斷具體做法是否規(guī)范。能力目標：任務一熟悉檔案整理工作內容知識目標：能力目標：案例導入

某某市進行企業(yè)結構調整，將該市原來的第一機械廠、第二機械廠、第三機械廠合并為“某某市機械設備制造公司”。原來三個工廠的檔案由新組建的某某市機械設備制造公司檔案室接收。該公司檔案室工作人員在接收檔案的過程中遇到兩個方面的問題：其一，合并前后三個工廠以及新成立的公司的檔案如何管理；其二，原來第三工廠的檔案管理狀況較差，相當數(shù)量的檔案凌亂，缺少系統(tǒng)性。在這種情況下，檔案工作人員還要對檔案進行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那么，他們應該如何完成這些工作呢？

檔案整理工作具有一套完整的內容和原則，然而在實際工作中，由于各個單位的運行和調整情況不同、組織規(guī)模和結構不同，以及文件立卷歸檔的質量不同等原因，我們在對接收的檔案進行整理時所采取的策略和方法也應有所不同。所以，需要我們能夠正確地判斷所遇到的具體情況，從而設計出合適的整理方案。案例導入某某市進行企業(yè)結構調整，將該市原來的第一機械廠、第任務訓練并能按照我國檔案法規(guī)的相關案卷整理要求對具體檔案整理行為進行判斷。

活動目標通過實地調查了解某單位文書部門或檔案室，了解檔案整理工作中文書部門與檔案部門的各自職責、檔案整理的含義及內容；

活動組織根據情況靈活分組調查；任務訓練并能按照我國檔案法規(guī)的相關案卷整理要求對活通過實1、學生分組進行上網查閱我國檔案法規(guī)中關于檔案整理的具體規(guī)定或實地調查了解某單位檔案室整理案卷或歸檔文件的要求，然后各組指定代表介紹他們的調查情況，并總結分析我國檔案整理工作的具體做法。2、對比評價各組，評選出最佳小組；

活動內容與要求

1、學生分組進行上網查閱我國檔案法規(guī)活動內容與要求【理論支撐】

一、檔案整理工作的內容和意義（一）檔案整理工作的內容檔案整理內容包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。檔案整理的上述內容并非任何情況下全部進行，而是由檔案的具體狀況來決定整理內容的范圍，其大體可以分為三種情況：一是系統(tǒng)排列和編目；二是局部調整；三是全面整理。【理論支撐】

一、檔案整理工作的內容和意義檔案整理工作包括：1．區(qū)分全宗；2．全宗內檔案的分類；3．立卷（組卷、卷內文件的排列和編號、填寫卷內目錄和備考表、擬寫案卷標題、填寫案卷封面）4．裝訂或“裝盒”5．編制案卷目錄6．案卷排列和編號全宗內檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔；全宗的劃分和排列多由檔案館承擔。檔案整理工作包括：但是這些工作并不是在同一時期全部進行的，而是根據檔案的形成特點分階段進行的歸納有以下三種：1．檔案室對正常接收進館歸檔案卷的整理2．檔案館對正常接收進館歸檔案卷的整理3．檔案室（館）對零散文件進行全過程的整理但是這些工作并不是在同一時期全部進行的，而是根據檔案的形成特（二）檔案整理工作的意義1．整理工作是對檔案實行科學管理的基礎。2．整理工作是發(fā)揮檔案效用的前提條件。3．整理工作是檢查檔案收集工作質量的重要依據。（二）檔案整理工作的意義二、檔案整理工作的原則和要求

（一）檔案整理的原則1．保持文件之間的歷史聯(lián)系。這是檔案整理工作的根本性原則。文件之間歷史聯(lián)系是指文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系，也稱為文件的“內在聯(lián)系”或“有機聯(lián)系”。在文件整理工作中保持文件之間的歷史聯(lián)系，其目的在于使檔案能夠反映其形成者的歷史面貌。文件之間的歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在：（1）文件在來源上的聯(lián)系。（2）文件在內容上的聯(lián)系。（3）文件在時間上的聯(lián)系。（4）文件在形式上的聯(lián)系。二、檔案整理工作的原則和要求

（一）檔案整理的原則2．充分尊重和利用原有的檔案整理成果尊重和利用原有的檔案整理成果是指后繼的檔案管理者要善于分析、理解和繼承前人的整理成果，不要輕易地否定或拋棄。應該做到：（1）在原整理基本可用的話，就要維持原有的秩序狀態(tài)。（2）局部不合理，只能調整局部。（3）若原有整理的確很差，無法實行有效管理，可以進行重新整理。但在整理時應該盡可能地保留或利用原有基礎中的可取之處。3．便于保管和利用。一般情況下，保持文件之間的歷史聯(lián)系與便于保管和利用之間是一致的，但在某些特殊情況下二者可能發(fā)生矛盾。例如：產生于同一次會議的檔案，有紙質文件、照片、錄象材料等，他們的保管要求不同，因此整理時要綜合考慮各種因素，分別整理，以利于保管和利用。2．充分尊重和利用原有的檔案整理成果任務二認識全宗及分類方案

1、掌握全宗及立檔單位的含義及構成條件；2、明確檔案整理工作中分類方案的種類及組合、制定原則及要求。

知識目標：1、能夠根據立檔單位的構成條件判斷具體某單位能否構成立檔單位；2、能夠根據不同分類方案的特點與適應要求判斷某單位的分類方案是否合理規(guī)范。能力目標：任務二認識全宗及分類方案知識目標：能力目標：案例導入

新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機構——年度——保管期限分類法進行檔案的分類。公司成立5年多來，總經理換了兩任，內部組織機構變動頻繁，部門的調整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經理要查一份4年前的文件，由于部門的變動，鐘苗已經記不清這份文件的形成部門了。結果翻遍了柜子，才找到這份文件。立檔單位進行檔案分類時應考慮單位的具體情況，靈活地選擇實用的分類方案，文書檔案的分類方案可以按問題、保管期限分類，也可以按年度、組織機構分類，但是在實際工作中往往不是單一分類，而是綜合運用。每種分類方案都有自己的適用范圍，不能隨意用之。案例中采用組織機構——年度——保管期限分類法進行檔案的分類，而內部組織機構變動頻繁，部門的調整大，鐘苗這樣做產生的后果是就是不利于檔案分類的連續(xù)性。

案例導入新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工任務訓練

活動目標通通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進行分析判斷。

活動組織根據情況靈活分組調查；任務訓練活通通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并1、學生分組通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進行分析，然后各組指定代表介紹他們對此單位分類方案的評價。2、對比評價各組，評選出最佳調研小組；

活動內容與要求

1、學生分組通過實地調查了解某單位，了活動內容與要求【理論支撐】一、全宗的概念與意義

（一）全宗的概念全宗就是一個獨立單位或一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案的整體，是一個表示檔案范圍的計量單位。凡是具有獨立性的單位或個人的全部檔案就叫一個全宗。1．全宗具有不可分散性。同一個全宗的檔案不能分散整理，不同全宗的檔案又不能混淆。全宗的類型：按全宗內容的性質可分為：機關全宗、人物全宗。按構成全宗的方式分：獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗等。其含義包括：【理論支撐】一、全宗的概念與意義

（一）全宗的概念（1）全宗是個整體，不可分割。（2）全宗具有客觀性。（3）全宗以一定單位為基礎，具有相對穩(wěn)定性。2．檔案必須按全宗整理（1）能夠揭示檔案內容的實質，從而正確評判檔案的價值。（2）對檔案管理有重要的組織作用。（1）全宗是個整體，不可分割。（二）立檔單位及其構件1．立檔單位的概念立檔單位是指構成全宗的具有獨立性的單位或個人，也稱全宗的構成者。例如：“湖州市人民政府”是一個立檔單位，它的全部檔案就構成一個全宗；“毛澤東”是一個立檔單位，他的全部檔案就是一個全宗。2．其構成條件：（1）行政上，可以獨立行使職權并能以自己的名義向外行文——首要條件。（2）財務上，是一個經濟核算單位，可以編制財務預算或財務計劃。（3）人事上，有一定的人事任免權，設有管理人事的機構或人員。（二）立檔單位及其構件3．確定立檔單位的方法（1）從文件中查找。立檔單位都具有相對獨立的行文權，所以從文件的發(fā)文機構就可以確定立檔單位的歸屬。（2）從實際工作情況考察：可以從立檔單位實際工作情況來判定，基本情況，包括單位名稱、主要職能、機構沿革、具體的工作活動等；3．確定立檔單位的方法（三）區(qū)分全宗理解了全宗的含義，在實際工作中就很容易區(qū)分全宗了，一般有以下幾種情況：1．立檔單位發(fā)生根本性的變化與全宗的劃分（1）立檔單位被撤消，工作終止，其檔案應作為獨立全宗予以保存。案例：某某省進行機構改革，撤消了省經濟委員會，將其職能劃入發(fā)展和改革委員會。那么某某省經濟委員會的檔案應作為撤消機關獨立的全宗保存，以后產生的應作為省發(fā)改委全宗的檔案的一個組成部分。（三）區(qū)分全宗（2）由幾個立檔單位合并而成的新的立檔單位。合并前的檔案分別構成獨立全宗，合并后形成的檔案構成一個新的全宗。但若是以其中一個立檔單位為中心，兼并若干個其他單位，那么中心立檔單位兼并前后的檔案則應作為同一個全宗，其他被兼并前則分別構成獨立全宗。全宗的補充形式處理。（3）立檔單位的某個內部機構或職能獨立出來而形成新的立檔單位，獨立前的檔案作為原單位全宗的一部分，之后作為新的全宗。（4）某單位的某個內部機構或某職能直接并入其他立檔單位時，之前的檔案為原全宗，之后為所并入的全宗。（5）合署辦公的立檔單位，其檔案若能區(qū)分開，一般分別構成獨立全宗，如果區(qū)分有困難，可以按（2）由幾個立檔單位合并而成的新的立檔單位。2．單位非根本性變化與全宗的劃分單位非根本性變化指立檔單位名稱的變更、職權范圍的變化、內部組織調整、工作地點變化，一般不會引起全宗變化3．臨時和派出機構檔案的全宗歸屬對臨時機構的，應具體分析：若時間較短，職能性質不重要，檔案數(shù)量不多的不構成獨立全宗，而是作為其上級主管單位的全宗的一部分。反之，可為獨立全宗。2．單位非根本性變化與全宗的劃分（四）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關鍵實在于確定檔案的形成者?？梢詮囊韵氯愇募羞M行：1．立檔單位的發(fā)文（印件和底稿）2．立檔單位的收文3．立檔單位的內部文件（四）判定檔案所屬全宗（五）人物全宗人物全宗就是社會活動家、科學家、文學家、藝術家、教育家以及其他著名人物在其一生活動中所形成的檔案整體。某些著名的家族和家庭也可以構成一個人物全宗。內容包括：個人的著作、手稿、日記、信件、照片、錄音、錄像、遺囑以及記錄個人、家庭和家族社會活動的全部資料等。注意：1．人物全宗中不得收入全宗構成者在公務活動中處理的官方文件的原件（重復和復制的除外）。2．個人、家庭和家族的文件材料，無論形成于何時何地，以及立檔單位的政治思想和社會地位有何變化，都只能構成一個全。3．人物全宗是國家檔案的組成部分，其中往往擁有相當珍貴的材料，對于經濟、政治、歷史、藝術、科學、軍事等方面的研究，具有重要價值。（五）人物全宗（六）全宗的補充形式1．聯(lián)合全宗——全宗的聯(lián)合體聯(lián)合全宗是兩個以上有聯(lián)系的機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成一個全宗。一般有兩種情況：（1）前后有繼承關系的機關，由于工作關系密切，檔案已經混在在一起。（2）職能上有密切關系的兩個機關合署辦公，對內是一套機構和編制，對外是兩個牌子，而檔案又是混在在一起無法分開的。聯(lián)合全宗應冠以所有組成這個全宗的立檔單位名稱，檔案則按一個全宗對待。（六）全宗的補充形式2．全宗匯編全宗匯編是指將若干個性質相近的獨立全宗人為匯集起來，即由數(shù)量較少的若干個全宗按照一定的特點組成一個全宗集合單位。條件：（1）獨立全宗的檔案較少，按一個獨立全宗管理不便；（2）性質相近。3．檔案匯集檔案匯集是指若干個全宗所屬不明，或所屬全宗已經不復存在的檔案匯集起來。一般是零散的殘缺不全的檔案，按照一定的特點組合起來的混合體。尤其但是歷史檔案的整理。如：“某某時期某某地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集”。2．全宗匯編（七）全宗群全宗群是聯(lián)系密切的若干個全宗的群體。在檔案管理中，全宗群是一個宏觀上組織全宗的思想方法，而不是檔案實體管理分類的層次和實體性的保管單位。例如：在檔案館中，按照檔案所屬歷史時期劃分全宗群，建國前檔案和建國后現(xiàn)行機關全宗群，每一部分內再按立檔單位的類型和特點，對全宗進行細分。按立檔單位性質，把檔案分成工交系統(tǒng)、農業(yè)系統(tǒng)、財糧商貿系統(tǒng)等。（七）全宗群二、全宗內檔案分類

1．職能分類法，職能是一個機構或組織在社會生活中的作用和功能，即按檔案內容所反映的管理職能分工來劃分檔案的類目。2．問題分類法，即按檔案內容所反映的問題性質來劃分檔案的類目，又稱“事由分類法”。3．組織機構分類法，即按單位內容設置的組織機構來劃分檔案的類目。如人事處、辦公室等。4．年度分類法，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分檔案的類目，一般是將文件按其形成年度或內容針對的年度分開，同一年度的文件排列在一起。5．型號分類法，即按產品或設備的種類與型號來劃分單位的產品檔案或設備檔案的類目。二、全宗內檔案分類

1．職能分類法，職能是一個機構或組織在社6．課題分類法，即以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分檔案的類別。7．工程項目分類法，即按獨立的基建工程來劃分基建檔案的類目。8．專業(yè)性質分類法，又叫專業(yè)特征分類法，即按檔案內容所涉及和反映的專業(yè)性質來劃分檔案的類目，主要用于科研檔案的分類。9．檔案形式分類法，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分檔案的類目。10．地域特征分類法。根據檔案內容所反映的地域特征劃分檔案的類別，主要用于科技檔案的分類。6．課題分類法，即以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分檔案的（二）制定分類方案1．年度—機構—保管期限分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在組織機構下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。優(yōu)點是不受歷年機構變動的影響，每年歸檔的案卷依次上架，便于接收和保管，是現(xiàn)行機關分類中使用較多的。例如：

某某食品公司檔案2002年2003年辦公室類財務部公關部類辦公室類公關部類財務部永長短永長短永長短永長短（二）制定分類方案1．年度—機構—保管期限分類法某某食品公司2、年度—保管期限—機構分類法，就是把一個單位的檔案先按年度分開，每個年度內分為永久、長期、短期三種保管期限，然后再按組織機構分開。這種分類方式是年度——組織機構的擴大使用。這種方式的優(yōu)點是簡便易行，與文書處理制度相吻合，標準客觀，便于歸類，多數(shù)單位采用此法。缺點是一個組織機構的檔案被年度隔成許多部分，較分散，不便查閱。以某某食品公司檔案分類為例（見下表）：2、年度—保管期限—機構分類法，就是把一個單位的檔案先按年度某某食品公司檔案2002年2003年永久長期短期永久短期長期公關部類辦公室類公關部類辦公室類公關部類辦公室類公關部類辦公室類某某食品公司檔案2002年2003年永久長期短期永久短期長期3．保管期限—年度—機構分類法，即首先按保管期限分類，然后在保管期限下再分年度、組織機構。這種方式按照保管期限分類，有利于區(qū)別重點，便于保護重要檔案，為檔案鑒定、保管和利用工作創(chuàng)造有利條件。如：永久：2000年

辦公室計劃處人事處長期：2000年

辦公室計劃處人事處……3．保管期限—年度—機構分類法，即首先按保管期限分類，然后在4．機構—年度—保管期限分類法，即首先按組織機構分類，然后在組織機構下再分年度、保管期限。此法適用于立檔單位內部組織機構分工明確，基本穩(wěn)定，且具有一定數(shù)量檔案。如下：辦公室：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年永久

長期

短期﹍﹍計劃處：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年

永久

長期

短期﹍﹍4．機構—年度—保管期限分類法，即首先按組織機構分類，然后在5．機構—保管期限—年度分類法，先按組織機構分，在按保管期限、年度分。此法適用于機構設置比較穩(wěn)定的立檔單位。采用組織機構為首級類符合檔案形成特點，按組織機構分就能客觀地反映立檔單位各個組織機構工作活動的面貌和狀況，能比較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，但不能保持檔案內容上的一致性。如：辦公室

永久

1995年6．問題—年度—保管期限分類法，先按問題分，在按年度、保管期限分。如：行政類

1996年

永久

長期

短期7．年度—保管期限分類法，先按年度分，再按保管期限分類。如：1995年：永久8．保管期限—年度分類法，先按保管期限分，再按年度分類。如：永久：1995年，等。5．機構—保管期限—年度分類法，先按組織機構分，在按保管期限任務三檔案整理與組卷

掌握檔案整理立卷工作流程及要求。

知識目標：1、能夠按照傳統(tǒng)立卷方法將待整理的檔案裝訂立卷，并填寫卷皮及相關事項；2\能夠按照改革后的組卷方法將待整理的檔案整理裝盒，并填寫案盒及相關事項。能力目標：任務三檔案整理與組卷知識目標：能力目標：案例導入

某某貿易公司的小陳剛剛接任專職檔案管理員的職務，就遇到了接收歸檔文件的工作。公司辦公室的文書管理員小陸將處理完畢的文件交給了小陳，讓他進行鑒定、整理，還說以往公司的立卷歸檔工作就是這么做的。文書管理員小陸的做法不規(guī)范。檔案整理立卷過程較繁瑣，立卷改革以前，歸檔案卷的整理確是由檔案部門來負責的，但是由于檔案人員不如文書人員熟悉文件的性質及其相互聯(lián)系，往往造成檔案分類不合實際造成利用不便。因此將立卷環(huán)節(jié)前移到文書部門。即全宗內檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔。案例導入某某貿易公司的小陳剛剛接任專職檔案管理員的職務，就任務訓練

活動目標通過歸檔文件的分類整理組卷、裝訂或裝盒，訓練學生實際的文檔整理能力。

活動組織根據情況靈活分組整理某某單位待歸檔的文件；任務訓練活通過歸檔文件的分類整理組卷、裝訂或裝盒，訓練學1、學生分組通過具體某單位歸檔文件的分類、整理、組卷、裝訂或裝盒，訓練學生實際的整理文檔能力，然后對每組的分類組卷方法進行評價。2、對比評價各組裝訂的案卷、填寫的案盒，評選出最規(guī)范小組；

活動內容與要求

1、學生分組通過具體某單位歸檔文件的分活動內容與要求【理論支撐】

分類方案確定后，就可以在類的范圍內將零散的文件集合成案卷，分類與立卷是全宗內文件系統(tǒng)化過程的兩項主要工作，這兩個環(huán)節(jié)既有區(qū)別又有聯(lián)系。分類是把全宗內文件按照一定的特點分成若干部分；立卷是把局部的零散的文件，按照一定的特點組成多個保管單位。全宗內文件的整理，一般是先分類再立卷，分類是立卷的前提和先期環(huán)節(jié)，如何分類與歸類是否正確，對立卷工作有著直接的影響，不是一個類的文件是不能組成一個案卷的?！纠碚撝巍?/p>

分類方案確定后，就可以在類的范圍內將零散的文件一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征

（一）作者特征（二）通訊者特征（三）問題特征（四）名稱特征（五）時間特征（六）地區(qū)特征一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征

（一）作者特征二、立卷改革

實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉有關業(yè)務和文件處理過程的優(yōu)點，提高案卷的質量和立卷工作的效率；可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國家機密，同時，還可以使機關檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機關工作服務。立卷改革是現(xiàn)代和未來文件與檔案管理的客觀需要，但每一項改革措施的出臺都必須經過科學的論證與一定范圍內的典型試點。立卷改革在２０世紀８０年代出現(xiàn)后大體經歷了兩個階段，即簡化立卷方法與提高案卷質量階段。二、立卷改革

實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉三、檔案整理程序

檔案整理工作內容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、填寫卷內文件目錄、備考表和案盒或案卷封面、裝訂（或“裝盒”）、案卷目錄的編制。檔案整理的基本方法有兩種：一是立卷，以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。二是裝盒以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。三、檔案整理程序

檔案整理工作內容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷整理步驟可分為：1．了解情況，擬訂方案。2．區(qū)分全宗，編制類目分類。3．細分類4．組卷5．初步排列卷內文件的順序，檢查分類是否合理，并進行適當調整。整理步驟可分為：6．編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程，包括編頁號與蓋檔號章。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：對每一本案卷目錄的編號。案卷號：對每一個案卷所的編號。件號：對案卷中每一份文書材料的編號。6．編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣圖2：以件為單位裝訂時所用檔號章式樣全宗號目錄號案卷號全宗號目錄號案卷號件號圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣全宗號目錄號案卷號全宗順序號文件編號（發(fā)文字號）責任者題名日期頁次備注7．填寫卷內文件目錄、備考表和案盒或案卷封面

（1）卷內文件目錄

卷內文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內文件的成份和內容，便于查閱和統(tǒng)計卷內文件。卷內文件目錄格式如下：

卷內文件目錄順序號文件編號（發(fā)文字號）責任者題名日期頁次備注7．卷內文件目錄的填寫方法如下：示例：卷內文件目錄順序號文件編號責任者題名日期頁次備注1某職院黨發(fā)[2007]1號黨委某某職業(yè)技術學院輔導員隊伍建設實施細則（試行）20070116122號黨委某某職業(yè)技術學院領導干部和正高職稱人員出國（境）管理暫行規(guī)定20070409933號黨委某某職業(yè)技術學學院2007年校園治安綜合治理工作方案200704201144號黨委某某職業(yè)技術學院“十一五”發(fā)展規(guī)劃20070530145某職院黨字[2007]1號黨委關于李華等同志任職的通知200701183262號黨委關于肖鳳等同志職務任免的通知2007011834卷內文件目錄的填寫方法如下：順序號文件編號責任者題（2）填寫卷內備考表和案卷封面；卷內備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內文件的情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況；一是供調整案卷時記載卷內文件的異動情況。卷內備考表的項目主要有本卷情況說明、立卷人、檢查人簽名、立卷時間。格式如下：

本卷情況說明：

立卷人：檢查人：立卷時間：

（2）填寫卷內備考表和案卷封面；圖：案卷封面格式：

案卷封面：全

宗

名

稱

類

目

名

稱

案

卷

題

名自年月至年月保管期限本卷共件頁文書處理號全宗號案卷目錄號案卷號圖：案卷封面格式：

案卷封面：全宗名稱自填寫方法是：全宗名稱：填寫立檔單位全稱或通用的簡稱。類目名稱：填寫立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目的名稱，如“黨群工作”、“辦公室”等。案卷題名：填寫案卷題名。填寫時第一行空二格，回行時頂格。卷內文件起止日期：填寫卷內最早一份和最遲一份文書材料的形成日期。保管期限：填寫所確定的保管期限。卷內文件的頁數(shù)和件數(shù)：填寫卷內文書材料實有的總頁數(shù)和總件數(shù)。歸檔號：文書部門和業(yè)務部門立卷時的臨時編號，一般不用填寫。全宗號、目錄號、案卷號的填寫方法同檔號章中的填寫方法一樣，分類號是指本單位檔案分類方案中確定的一級類目代號或一級和二級類目的代號，如“01”“0101”。案卷脊背的式樣如上圖所示，其項目有年度、全宗號、目錄號、案卷號、分類號，應逐項填寫，其中“年度”為卷內文書材料所屬年度。填寫方法是：8．裝訂（裝盒），即歸檔文件的裝盒或裝訂9．案卷目錄的編制。新方法整理檔案有如下優(yōu)點：

1、整理方便快捷。

2、利于保密。

3、充分利用檔案室保存空間。4、容易調卷。8．裝訂（裝盒），即歸檔文件的裝盒或裝訂任務四案卷排列與編號

掌握歸檔檔案進入檔案室后案卷的排列與編號要求與方法。

知識目標：1、能夠按照案卷排列方法將整理的裝訂好的案卷排列并填寫相關事項；2\能夠按照案卷編號方法將整理好的案卷或案盒編號，并填寫相關事項。能力目標：任務四案卷排列與編號知識目標：能力目標：案例導入

某某物業(yè)公司不太重視檔案管理，負責人更換較頻繁，在物業(yè)檔案管理上，任意改動案卷的排列，排列方法較亂統(tǒng)一，造成前后很難保持一致，不便于管理和查找利用。而且物業(yè)公司檔案的類別較多，案卷目錄混亂，案卷目錄號有重復現(xiàn)象。物業(yè)檔案各類目錄的編制案卷排列順序固定以后，應依次編制卷號。案卷排列既要考慮檔案之間的有機聯(lián)系，又要排列有序，整齊美觀。案卷目錄即案卷花名冊，應按各物業(yè)管理部門各門類檔案的排列順序編排案卷目錄號，案卷目錄應編制1～3份。否則會給檔案查找利用帶來不便。上面案例中物業(yè)公司在歸檔案卷的排列與編號上就存在很多不規(guī)范的地方，應予以重視加以整改。案例導入某某物業(yè)公司不太重視檔案管理，負責人更換較頻繁，在任務訓練

活動目標通過對整理好的案卷或裝盒的編號與排列，訓練學生實際的文檔整理能力。

活動組織根據情況靈活分組訓練；任務訓練活通過對整理好的案卷或裝盒的編號與排列，訓練學生1、學生對整理好的案卷或裝盒的編號與排列，填寫相關事項，以訓練學生實際的整理文檔能力，然后對每組排列編號方法進行評價。2、對比評價，評選出最規(guī)范小組；

活動內容與要求

1、學生對整理好的案卷或裝盒的編號與活動內容與要求【理論支撐】

一、案卷排列案卷排列是編制案卷目錄的前提，即對分類立卷后的案卷進行系統(tǒng)排列，以編目排列上架。根據分類方案，確定案卷在每類內的存放位置與前后順序。案卷排列方法一般采用“三分開”排列法，即永久、長期、短期案卷按照年度——保管期限——類別分別排列。類、屬類之間案卷的排列應根據分類方案進行。如果是按組織機構排列，可以按照習慣順序或組織機構編制表順序排列；如果是按問題分類就應按照問題的重要程度排列。【理論支撐】

一、案卷排列二、案卷目錄案卷目錄就是登錄案卷題名和其他特征并固定案卷排列次序的表冊。它標志著檔案整理工作基本完成，通過這種形式可以固定全宗內檔案的分類體系和案卷的排列順序。也是查找利用案卷的最基本的和必備的檢索工具，是編制其他檢索工具的重要依據。案卷目錄的類型基本上有兩種：一是以全宗為單位編制的綜合目錄，二是以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄。案卷目錄類型的選擇，應根據全宗的大小、全宗內案卷數(shù)量的多少、分類方案的結構、立檔單位的組織狀況，以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。二、案卷目錄（一）編制案卷目錄的注意事項1．必須按照全宗來編。2．案卷目錄不宜過厚過薄。3．一般由立檔單位文書部門負責編制。4．案卷目錄應一式三份，一份存檔，一份備用，一份隨檔案移交。（二）案卷目錄結構案卷目錄一般包括：封面、案卷說明、目次、案卷目錄表以及備考表等項目。1．封面。即案卷封面，主要包括：全宗號、案卷目錄號、目錄名稱、編制單位以及形成案卷時間等。其中編制單位相當于立檔單位。（一）編制案卷目錄的注意事項封面格式：第

號全宗第

號目錄第

套

目

錄

名

稱（某某年或組織機構）

編

制

單

位年

月

日封面格式：2．說明。即案卷目錄序言，放在案卷目錄的開頭，以對案卷數(shù)量、分類和立卷原則、檔案整理情況以及案卷內容、特點、存放情況等作簡要說明，對檔案查找利用提供了方便。3．目次。是案卷目錄的索引，主要是寫明各個類、項、目的名稱及其所在頁碼，對于案卷數(shù)量多的大全宗尤為必要的。4．案卷目錄表。是案卷目錄的主體部分，應該認真逐項填好。它以表格形式直接登記案卷封面上的各項內容。主要項目包括：案卷號、題名、年度、頁數(shù)、期限、備注?！稒C關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定的案卷目錄表的格式如下：2．說明。即案卷目錄序言，放在案卷目錄的開頭，以對案卷數(shù)量、案卷目錄表案卷號題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編

案卷目錄表案卷號題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案案卷目錄表示例：案卷號題

名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編

178

中共某市委關于某問題的文件

2006

112（1-112）

永久

179某市政府關于土地問題的報告2006100（113-213）長期案卷目錄表示例：案卷號題名年度頁數(shù)期限備注檔三、歸檔文件的編號歸檔文件應按排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容：1．室編件號。2．館編件號。3．檔號的編制三、歸檔文件的編號項目三檔案整理立卷項目三檔案整理立卷學習目標通過本項目單元學習，掌握檔案整理工作的內容、原則和要求；學會正確地區(qū)分檔案全宗以及全宗內檔案的分類方法；初步掌握檔案立卷工作的方法。

知識要求能力要求通過本項目單元的學習與任務訓練，能夠按照檔案整理立卷方法和程序，進行檔案整理工作。

學習目標通過本項目單元學習，掌握檔案整理工作的內容、原則和要任務一熟悉檔案整理工作內容

1、掌握檔案整理工作的含義。2、明確檔案整理工作的內容、原則及要求。

知識目標：1、能夠明確檔案整理工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據檔案整理要求判斷具體做法是否規(guī)范。能力目標：任務一熟悉檔案整理工作內容知識目標：能力目標：案例導入

某某市進行企業(yè)結構調整，將該市原來的第一機械廠、第二機械廠、第三機械廠合并為“某某市機械設備制造公司”。原來三個工廠的檔案由新組建的某某市機械設備制造公司檔案室接收。該公司檔案室工作人員在接收檔案的過程中遇到兩個方面的問題：其一，合并前后三個工廠以及新成立的公司的檔案如何管理；其二，原來第三工廠的檔案管理狀況較差，相當數(shù)量的檔案凌亂，缺少系統(tǒng)性。在這種情況下，檔案工作人員還要對檔案進行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那么，他們應該如何完成這些工作呢？

檔案整理工作具有一套完整的內容和原則，然而在實際工作中，由于各個單位的運行和調整情況不同、組織規(guī)模和結構不同，以及文件立卷歸檔的質量不同等原因，我們在對接收的檔案進行整理時所采取的策略和方法也應有所不同。所以，需要我們能夠正確地判斷所遇到的具體情況，從而設計出合適的整理方案。案例導入某某市進行企業(yè)結構調整，將該市原來的第一機械廠、第任務訓練并能按照我國檔案法規(guī)的相關案卷整理要求對具體檔案整理行為進行判斷。

活動目標通過實地調查了解某單位文書部門或檔案室，了解檔案整理工作中文書部門與檔案部門的各自職責、檔案整理的含義及內容；

活動組織根據情況靈活分組調查；任務訓練并能按照我國檔案法規(guī)的相關案卷整理要求對活通過實1、學生分組進行上網查閱我國檔案法規(guī)中關于檔案整理的具體規(guī)定或實地調查了解某單位檔案室整理案卷或歸檔文件的要求，然后各組指定代表介紹他們的調查情況，并總結分析我國檔案整理工作的具體做法。2、對比評價各組，評選出最佳小組；

活動內容與要求

1、學生分組進行上網查閱我國檔案法規(guī)活動內容與要求【理論支撐】

一、檔案整理工作的內容和意義（一）檔案整理工作的內容檔案整理內容包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。檔案整理的上述內容并非任何情況下全部進行，而是由檔案的具體狀況來決定整理內容的范圍，其大體可以分為三種情況：一是系統(tǒng)排列和編目；二是局部調整；三是全面整理?！纠碚撝巍?/p>

一、檔案整理工作的內容和意義檔案整理工作包括：1．區(qū)分全宗；2．全宗內檔案的分類；3．立卷（組卷、卷內文件的排列和編號、填寫卷內目錄和備考表、擬寫案卷標題、填寫案卷封面）4．裝訂或“裝盒”5．編制案卷目錄6．案卷排列和編號全宗內檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔；全宗的劃分和排列多由檔案館承擔。檔案整理工作包括：但是這些工作并不是在同一時期全部進行的，而是根據檔案的形成特點分階段進行的歸納有以下三種：1．檔案室對正常接收進館歸檔案卷的整理2．檔案館對正常接收進館歸檔案卷的整理3．檔案室（館）對零散文件進行全過程的整理但是這些工作并不是在同一時期全部進行的，而是根據檔案的形成特（二）檔案整理工作的意義1．整理工作是對檔案實行科學管理的基礎。2．整理工作是發(fā)揮檔案效用的前提條件。3．整理工作是檢查檔案收集工作質量的重要依據。（二）檔案整理工作的意義二、檔案整理工作的原則和要求

（一）檔案整理的原則1．保持文件之間的歷史聯(lián)系。這是檔案整理工作的根本性原則。文件之間歷史聯(lián)系是指文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系，也稱為文件的“內在聯(lián)系”或“有機聯(lián)系”。在文件整理工作中保持文件之間的歷史聯(lián)系，其目的在于使檔案能夠反映其形成者的歷史面貌。文件之間的歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在：（1）文件在來源上的聯(lián)系。（2）文件在內容上的聯(lián)系。（3）文件在時間上的聯(lián)系。（4）文件在形式上的聯(lián)系。二、檔案整理工作的原則和要求

（一）檔案整理的原則2．充分尊重和利用原有的檔案整理成果尊重和利用原有的檔案整理成果是指后繼的檔案管理者要善于分析、理解和繼承前人的整理成果，不要輕易地否定或拋棄。應該做到：（1）在原整理基本可用的話，就要維持原有的秩序狀態(tài)。（2）局部不合理，只能調整局部。（3）若原有整理的確很差，無法實行有效管理，可以進行重新整理。但在整理時應該盡可能地保留或利用原有基礎中的可取之處。3．便于保管和利用。一般情況下，保持文件之間的歷史聯(lián)系與便于保管和利用之間是一致的，但在某些特殊情況下二者可能發(fā)生矛盾。例如：產生于同一次會議的檔案，有紙質文件、照片、錄象材料等，他們的保管要求不同，因此整理時要綜合考慮各種因素，分別整理，以利于保管和利用。2．充分尊重和利用原有的檔案整理成果任務二認識全宗及分類方案

1、掌握全宗及立檔單位的含義及構成條件；2、明確檔案整理工作中分類方案的種類及組合、制定原則及要求。

知識目標：1、能夠根據立檔單位的構成條件判斷具體某單位能否構成立檔單位；2、能夠根據不同分類方案的特點與適應要求判斷某單位的分類方案是否合理規(guī)范。能力目標：任務二認識全宗及分類方案知識目標：能力目標：案例導入

新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機構——年度——保管期限分類法進行檔案的分類。公司成立5年多來，總經理換了兩任，內部組織機構變動頻繁，部門的調整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經理要查一份4年前的文件，由于部門的變動，鐘苗已經記不清這份文件的形成部門了。結果翻遍了柜子，才找到這份文件。立檔單位進行檔案分類時應考慮單位的具體情況，靈活地選擇實用的分類方案，文書檔案的分類方案可以按問題、保管期限分類，也可以按年度、組織機構分類，但是在實際工作中往往不是單一分類，而是綜合運用。每種分類方案都有自己的適用范圍，不能隨意用之。案例中采用組織機構——年度——保管期限分類法進行檔案的分類，而內部組織機構變動頻繁，部門的調整大，鐘苗這樣做產生的后果是就是不利于檔案分類的連續(xù)性。

案例導入新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工任務訓練

活動目標通通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進行分析判斷。

活動組織根據情況靈活分組調查；任務訓練活通通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并1、學生分組通過實地調查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進行分析，然后各組指定代表介紹他們對此單位分類方案的評價。2、對比評價各組，評選出最佳調研小組；

活動內容與要求

1、學生分組通過實地調查了解某單位，了活動內容與要求【理論支撐】一、全宗的概念與意義

（一）全宗的概念全宗就是一個獨立單位或一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案的整體，是一個表示檔案范圍的計量單位。凡是具有獨立性的單位或個人的全部檔案就叫一個全宗。1．全宗具有不可分散性。同一個全宗的檔案不能分散整理，不同全宗的檔案又不能混淆。全宗的類型：按全宗內容的性質可分為：機關全宗、人物全宗。按構成全宗的方式分：獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗等。其含義包括：【理論支撐】一、全宗的概念與意義

（一）全宗的概念（1）全宗是個整體，不可分割。（2）全宗具有客觀性。（3）全宗以一定單位為基礎，具有相對穩(wěn)定性。2．檔案必須按全宗整理（1）能夠揭示檔案內容的實質，從而正確評判檔案的價值。（2）對檔案管理有重要的組織作用。（1）全宗是個整體，不可分割。（二）立檔單位及其構件1．立檔單位的概念立檔單位是指構成全宗的具有獨立性的單位或個人，也稱全宗的構成者。例如：“湖州市人民政府”是一個立檔單位，它的全部檔案就構成一個全宗；“毛澤東”是一個立檔單位，他的全部檔案就是一個全宗。2．其構成條件：（1）行政上，可以獨立行使職權并能以自己的名義向外行文——首要條件。（2）財務上，是一個經濟核算單位，可以編制財務預算或財務計劃。（3）人事上，有一定的人事任免權，設有管理人事的機構或人員。（二）立檔單位及其構件3．確定立檔單位的方法（1）從文件中查找。立檔單位都具有相對獨立的行文權，所以從文件的發(fā)文機構就可以確定立檔單位的歸屬。（2）從實際工作情況考察：可以從立檔單位實際工作情況來判定，基本情況，包括單位名稱、主要職能、機構沿革、具體的工作活動等；3．確定立檔單位的方法（三）區(qū)分全宗理解了全宗的含義，在實際工作中就很容易區(qū)分全宗了，一般有以下幾種情況：1．立檔單位發(fā)生根本性的變化與全宗的劃分（1）立檔單位被撤消，工作終止，其檔案應作為獨立全宗予以保存。案例：某某省進行機構改革，撤消了省經濟委員會，將其職能劃入發(fā)展和改革委員會。那么某某省經濟委員會的檔案應作為撤消機關獨立的全宗保存，以后產生的應作為省發(fā)改委全宗的檔案的一個組成部分。（三）區(qū)分全宗（2）由幾個立檔單位合并而成的新的立檔單位。合并前的檔案分別構成獨立全宗，合并后形成的檔案構成一個新的全宗。但若是以其中一個立檔單位為中心，兼并若干個其他單位，那么中心立檔單位兼并前后的檔案則應作為同一個全宗，其他被兼并前則分別構成獨立全宗。全宗的補充形式處理。（3）立檔單位的某個內部機構或職能獨立出來而形成新的立檔單位，獨立前的檔案作為原單位全宗的一部分，之后作為新的全宗。（4）某單位的某個內部機構或某職能直接并入其他立檔單位時，之前的檔案為原全宗，之后為所并入的全宗。（5）合署辦公的立檔單位，其檔案若能區(qū)分開，一般分別構成獨立全宗，如果區(qū)分有困難，可以按（2）由幾個立檔單位合并而成的新的立檔單位。2．單位非根本性變化與全宗的劃分單位非根本性變化指立檔單位名稱的變更、職權范圍的變化、內部組織調整、工作地點變化，一般不會引起全宗變化3．臨時和派出機構檔案的全宗歸屬對臨時機構的，應具體分析：若時間較短，職能性質不重要，檔案數(shù)量不多的不構成獨立全宗，而是作為其上級主管單位的全宗的一部分。反之，可為獨立全宗。2．單位非根本性變化與全宗的劃分（四）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關鍵實在于確定檔案的形成者。可以從以下三類文件中進行：1．立檔單位的發(fā)文（印件和底稿）2．立檔單位的收文3．立檔單位的內部文件（四）判定檔案所屬全宗（五）人物全宗人物全宗就是社會活動家、科學家、文學家、藝術家、教育家以及其他著名人物在其一生活動中所形成的檔案整體。某些著名的家族和家庭也可以構成一個人物全宗。內容包括：個人的著作、手稿、日記、信件、照片、錄音、錄像、遺囑以及記錄個人、家庭和家族社會活動的全部資料等。注意：1．人物全宗中不得收入全宗構成者在公務活動中處理的官方文件的原件（重復和復制的除外）。2．個人、家庭和家族的文件材料，無論形成于何時何地，以及立檔單位的政治思想和社會地位有何變化，都只能構成一個全。3．人物全宗是國家檔案的組成部分，其中往往擁有相當珍貴的材料，對于經濟、政治、歷史、藝術、科學、軍事等方面的研究，具有重要價值。（五）人物全宗（六）全宗的補充形式1．聯(lián)合全宗——全宗的聯(lián)合體聯(lián)合全宗是兩個以上有聯(lián)系的機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成一個全宗。一般有兩種情況：（1）前后有繼承關系的機關，由于工作關系密切，檔案已經混在在一起。（2）職能上有密切關系的兩個機關合署辦公，對內是一套機構和編制，對外是兩個牌子，而檔案又是混在在一起無法分開的。聯(lián)合全宗應冠以所有組成這個全宗的立檔單位名稱，檔案則按一個全宗對待。（六）全宗的補充形式2．全宗匯編全宗匯編是指將若干個性質相近的獨立全宗人為匯集起來，即由數(shù)量較少的若干個全宗按照一定的特點組成一個全宗集合單位。條件：（1）獨立全宗的檔案較少，按一個獨立全宗管理不便；（2）性質相近。3．檔案匯集檔案匯集是指若干個全宗所屬不明，或所屬全宗已經不復存在的檔案匯集起來。一般是零散的殘缺不全的檔案，按照一定的特點組合起來的混合體。尤其但是歷史檔案的整理。如：“某某時期某某地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集”。2．全宗匯編（七）全宗群全宗群是聯(lián)系密切的若干個全宗的群體。在檔案管理中，全宗群是一個宏觀上組織全宗的思想方法，而不是檔案實體管理分類的層次和實體性的保管單位。例如：在檔案館中，按照檔案所屬歷史時期劃分全宗群，建國前檔案和建國后現(xiàn)行機關全宗群，每一部分內再按立檔單位的類型和特點，對全宗進行細分。按立檔單位性質，把檔案分成工交系統(tǒng)、農業(yè)系統(tǒng)、財糧商貿系統(tǒng)等。（七）全宗群二、全宗內檔案分類

1．職能分類法，職能是一個機構或組織在社會生活中的作用和功能，即按檔案內容所反映的管理職能分工來劃分檔案的類目。2．問題分類法，即按檔案內容所反映的問題性質來劃分檔案的類目，又稱“事由分類法”。3．組織機構分類法，即按單位內容設置的組織機構來劃分檔案的類目。如人事處、辦公室等。4．年度分類法，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分檔案的類目，一般是將文件按其形成年度或內容針對的年度分開，同一年度的文件排列在一起。5．型號分類法，即按產品或設備的種類與型號來劃分單位的產品檔案或設備檔案的類目。二、全宗內檔案分類

1．職能分類法，職能是一個機構或組織在社6．課題分類法，即以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分檔案的類別。7．工程項目分類法，即按獨立的基建工程來劃分基建檔案的類目。8．專業(yè)性質分類法，又叫專業(yè)特征分類法，即按檔案內容所涉及和反映的專業(yè)性質來劃分檔案的類目，主要用于科研檔案的分類。9．檔案形式分類法，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分檔案的類目。10．地域特征分類法。根據檔案內容所反映的地域特征劃分檔案的類別，主要用于科技檔案的分類。6．課題分類法，即以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分檔案的（二）制定分類方案1．年度—機構—保管期限分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在組織機構下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。優(yōu)點是不受歷年機構變動的影響，每年歸檔的案卷依次上架，便于接收和保管，是現(xiàn)行機關分類中使用較多的。例如：

某某食品公司檔案2002年2003年辦公室類財務部公關部類辦公室類公關部類財務部永長短永長短永長短永長短（二）制定分類方案1．年度—機構—保管期限分類法某某食品公司2、年度—保管期限—機構分類法，就是把一個單位的檔案先按年度分開，每個年度內分為永久、長期、短期三種保管期限，然后再按組織機構分開。這種分類方式是年度——組織機構的擴大使用。這種方式的優(yōu)點是簡便易行，與文書處理制度相吻合，標準客觀，便于歸類，多數(shù)單位采用此法。缺點是一個組織機構的檔案被年度隔成許多部分，較分散，不便查閱。以某某食品公司檔案分類為例（見下表）：2、年度—保管期限—機構分類法，就是把一個單位的檔案先按年度某某食品公司檔案2002年2003年永久長期短期永久短期長期公關部類辦公室類公關部類辦公室類公關部類辦公室類公關部類辦公室類某某食品公司檔案2002年2003年永久長期短期永久短期長期3．保管期限—年度—機構分類法，即首先按保管期限分類，然后在保管期限下再分年度、組織機構。這種方式按照保管期限分類，有利于區(qū)別重點，便于保護重要檔案，為檔案鑒定、保管和利用工作創(chuàng)造有利條件。如：永久：2000年

辦公室計劃處人事處長期：2000年

辦公室計劃處人事處……3．保管期限—年度—機構分類法，即首先按保管期限分類，然后在4．機構—年度—保管期限分類法，即首先按組織機構分類，然后在組織機構下再分年度、保管期限。此法適用于立檔單位內部組織機構分工明確，基本穩(wěn)定，且具有一定數(shù)量檔案。如下：辦公室：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年永久

長期

短期﹍﹍計劃處：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年

永久

長期

短期﹍﹍4．機構—年度—保管期限分類法，即首先按組織機構分類，然后在5．機構—保管期限—年度分類法，先按組織機構分，在按保管期限、年度分。此法適用于機構設置比較穩(wěn)定的立檔單位。采用組織機構為首級類符合檔案形成特點，按組織機構分就能客觀地反映立檔單位各個組織機構工作活動的面貌和狀況，能比較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，但不能保持檔案內容上的一致性。如：辦公室

永久

1995年6．問題—年度—保管期限分類法，先按問題分，在按年度、保管期限分。如：行政類

1996年

永久

長期

短期7．年度—保管期限分類法，先按年度分，再按保管期限分類。如：1995年：永久8．保管期限—年度分類法，先按保管期限分，再按年度分類。如：永久：1995年，等。5．機構—保管期限—年度分類法，先按組織機構分，在按保管期限任務三檔案整理與組卷

掌握檔案整理立卷工作流程及要求。

知識目標：1、能夠按照傳統(tǒng)立卷方法將待整理的檔案裝訂立卷，并填寫卷皮及相關事項；2\能夠按照改革后的組卷方法將待整理的檔案整理裝盒，并填寫案盒及相關事項。能力目標：任務三檔案整理與組卷知識目標：能力目標：案例導入

某某貿易公司的小陳剛剛接任專職檔案管理員的職務，就遇到了接收歸檔文件的工作。公司辦公室的文書管理員小陸將處理完畢的文件交給了小陳，讓他進行鑒定、整理，還說以往公司的立卷歸檔工作就是這么做的。文書管理員小陸的做法不規(guī)范。檔案整理立卷過程較繁瑣，立卷改革以前，歸檔案卷的整理確是由檔案部門來負責的，但是由于檔案人員不如文書人員熟悉文件的性質及其相互聯(lián)系，往往造成檔案分類不合實際造成利用不便。因此將立卷環(huán)節(jié)前移到文書部門。即全宗內檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔。案例導入某某貿易公司的小陳剛剛接任專職檔案管理員的職務，就任務訓練

活動目標通過歸檔文件的分類整理組卷、裝訂或裝盒，訓練學生實際的文檔整理能力。

活動組織根據情況靈活分組整理某某單位待歸檔的文件；任務訓練活通過歸檔文件的分類整理組卷、裝訂或裝盒，訓練學1、學生分組通過具體某單位歸檔文件的分類、整理、組卷、裝訂或裝盒，訓練學生實際的整理文檔能力，然后對每組的分類組卷方法進行評價。2、對比評價各組裝訂的案卷、填寫的案盒，評選出最規(guī)范小組；

活動內容與要求

1、學生分組通過具體某單位歸檔文件的分活動內容與要求【理論支撐】

分類方案確定后，就可以在類的范圍內將零散的文件集合成案卷，分類與立卷是全宗內文件系統(tǒng)化過程的兩項主要工作，這兩個環(huán)節(jié)既有區(qū)別又有聯(lián)系。分類是把全宗內文件按照一定的特點分成若干部分；立卷是把局部的零散的文件，按照一定的特點組成多個保管單位。全宗內文件的整理，一般是先分類再立卷，分類是立卷的前提和先期環(huán)節(jié)，如何分類與歸類是否正確，對立卷工作有著直接的影響，不是一個類的文件是不能組成一個案卷的?！纠碚撝巍?/p>

分類方案確定后，就可以在類的范圍內將零散的文件一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征

（一）作者特征（二）通訊者特征（三）問題特征（四）名稱特征（五）時間特征（六）地區(qū)特征一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征

（一）作者特征二、立卷改革

實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉有關業(yè)務和文件處理過程的優(yōu)點，提高案卷的質量和立卷工作的效率；可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國家機密，同時，還可以使機關檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機關工作服務。立卷改革是現(xiàn)代和未來文件與檔案管理的客觀需要，但每一項改革措施的出臺都必須經過科學的論證與一定范圍內的典型試點。立卷改革在２０世紀８０年代出現(xiàn)后大體經歷了兩個階段，即簡化立卷方法與提高案卷質量階段。二、立卷改革

實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉三、檔案整理程序

檔案整理工作內容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、填寫卷內文件目錄、備考表和案盒或案卷封面、裝訂（或“裝盒”）、案卷目錄的編制。檔案整理的基本方法有兩種：一是立卷，以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。二是裝盒以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。三、檔案整理程序

檔案整理工作內容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷整理步驟可分為：1．了解情況，擬訂方案。2．區(qū)分全宗，編制類目分類。3．細分類4．組卷5．初步排列卷內文件的順序，檢查分類是否合理，并進行適當調整。整理步驟可分為：6．編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程，包括編頁號與蓋檔號章。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：對每一本案卷目錄的編號。案卷號：對每一個案卷所的編號。件號：對案卷中每一份文書材料的編號。6．編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣圖2：以件為單位裝訂時所用檔號章式樣全宗號目錄號案卷號全宗號目錄號案卷號件號圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣全宗號目錄號案卷號全宗順序號文件編號（發(fā)文字號）責任者題名日期頁次備注7．填寫卷內文件目錄、備考表和案盒或案卷封面

（1）卷內文件目錄

卷內文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內文件的成份和內容，便于查閱和統(tǒng)計卷內文件。卷內文件目錄格式如下：

卷內文件目錄順序號文件編號（發(fā)文字號）責任者題名日期頁次備注7．卷內文件目錄的填寫方法如下：示例：卷內文件目錄順序號文件編號責任者題名日期頁次備注1某職院黨發(fā)[2007]1號黨委某某職業(yè)技術學院輔導員隊伍建設實施細則（試行）20070116122號黨委某某職業(yè)技術學院領導干部和正高職稱人員出國（境）管理暫行規(guī)定20070409933號黨委某某職業(yè)技術學學院2007年校園治安綜合治理工作方案200704201144號黨委某某職業(yè)技術學院“十一五”發(fā)展規(guī)劃20070530145某職院黨字[2007]1號黨委關于李華等同志任職的通知200701183262號黨委關于肖鳳等同志職務任免的通知2007011834卷內文件目錄的填寫方法如下：順序號文件編號責任者題（2）填寫卷內備考表和案卷封面；卷內備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內文件的情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況；一是供調整案卷時記載卷內文件的異動情況。卷內備考表的項目主要有本卷情況說明、立卷人、檢查人簽名、立卷時間。格式如下：

本卷情況說明：

立卷人：檢查人：立卷時間：

（2）填寫卷內備考表和案卷封面；圖：案卷封面格式：

案卷封面：全

宗

名

稱

類

目

名

稱

案

卷

題

名自年月至年月保