維護(hù)項(xiàng)目資料檔案管理制度

11.維護(hù)項(xiàng)目資料、檔案管理制度維護(hù)項(xiàng)目部文件編碼規(guī)定目的適用范圍引用文件ZH2F001具體規(guī)定根據(jù)公司綜合管理部確定的單位碼為◆◆；1234文類碼的確定為簡(jiǎn)便,使用六種分類碼：F——規(guī)章類如管理文件、制度、辦法、規(guī)定、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等重復(fù)性應(yīng)用的文件Z性應(yīng)用的文件，如年度號(hào)年培訓(xùn)計(jì)劃,某某工程施工組織設(shè)計(jì)，某某工程作業(yè)指導(dǎo)書,某某事故的處理決定等；T來(lái)參考資料等；Y——重要的日常應(yīng)用文件如通知、信函、傳真等；B措施表、文件發(fā)放登記表等；A——其他文件或不區(qū)別分類碼時(shí)采用。F、Z、TF、Z、TA年號(hào)碼取文件發(fā)布日的年號(hào)四位數(shù)。發(fā)布文件的各單位負(fù)責(zé)對(duì)文件編碼，并按年建立文件編碼登記，以免文件重碼/錯(cuò)碼。行政公文正文按公文編碼辦法編碼,隨文發(fā)布的附件，屬文件的應(yīng)按本規(guī)定編碼。項(xiàng)目部各部門制度、規(guī)定編碼如下:1）綜合管理部門編制的相關(guān)制度、規(guī)定：◆◆1F(001-999)-年度號(hào)質(zhì)量管理部門編制的制度、規(guī)定：◆◆2F(001-999)-年度號(hào)安全和環(huán)境管理部門編制的制度、規(guī)定◆◆3F(001-999)-年度號(hào)生產(chǎn)管理部門編制的制度、規(guī)定:◆◆4F(001-999)-年度號(hào)項(xiàng)目部各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書為（按專業(yè)分）：1）◆◆4Z(001-999)-GL-年度號(hào)（鍋爐專業(yè)2）◆◆4Z(001-999)-QJ-年度號(hào)（汽機(jī)專業(yè)）3）◆◆4Z(001-999)-RL-年度號(hào)（燃料專業(yè)）4）◆◆4Z(001-999)-DQ-年度號(hào)（電氣專業(yè)）5）◆◆4Z(001-999)-RK-年度號(hào)（熱控專業(yè)）6）◆◆4Z(001-999)-GD項(xiàng)目部使用的表格為1）綜合管理部門的表格為◆◆1B(001-999)-年度號(hào)質(zhì)量管理部門的表格為◆◆2B(001-999)-年度號(hào)安全和環(huán)境的表格為◆◆3B（001-999）-年度號(hào)4）生產(chǎn)管理的表格為◆◆4B(001-999)-年度號(hào)維護(hù)項(xiàng)目部基礎(chǔ)技術(shù)資料編碼規(guī)定MIS式，結(jié)合維護(hù)項(xiàng)目部生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的部分基礎(chǔ)技術(shù)資料的類別和對(duì)設(shè)備基本情況的了解，做如下規(guī)定：各專業(yè)每臺(tái)設(shè)備四大標(biāo)準(zhǔn)的編碼原則為：44字段2字段1說(shuō)明：字段1---代表◆◆維護(hù)項(xiàng)目部字段2---汽機(jī)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JBDBRBLBRB-燃料標(biāo)準(zhǔn)3---a（1，2345（類別cd4---四大標(biāo)準(zhǔn)（ABCD：維修作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）各專業(yè)設(shè)備檔案編碼原則：均以專業(yè)代字區(qū)分（從汽機(jī)開始）◆◆-JSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）汽機(jī)專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-DSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）電氣專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）熱控專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-LSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）鍋爐專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）燃料專業(yè)設(shè)備檔案說(shuō)明：SD---設(shè)備檔案簡(jiǎn)稱各專業(yè)檢修檔案及檢修記錄編碼原則檢修檔案編碼原則（按專業(yè)分）◆◆-JJD-（a-b-c-d）：汽機(jī)專業(yè)檢修檔案◆◆-DJD-（a-b-c-d）：電氣專業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：熱控專業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：燃料專業(yè)檢修檔案◆◆-LJD-（a-b-c-d）：鍋爐專業(yè)檢修檔案說(shuō)明：JD---檢修檔案簡(jiǎn)寫檢修記錄編碼原則◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽機(jī)專業(yè)檢修記錄◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：電氣專業(yè)檢修記錄◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：熱控專業(yè)檢修記錄◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料專業(yè)檢修記錄◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：鍋爐專業(yè)檢修記錄說(shuō)明：JJ…檢修記錄簡(jiǎn)寫質(zhì)量驗(yàn)收單及三方確認(rèn)單編碼原則質(zhì)量驗(yàn)收單32321字段說(shuō)明：1---◆◆維護(hù)項(xiàng)目部單位碼字段4字段字段字段字段2---汽機(jī)專業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單其他專業(yè)隨專業(yè)代字而改變代號(hào)：◆◆-DYS-（001-999）電氣專業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-RYS-（001-999）熱控專業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-LYS-（001-999）鍋爐專業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-RYS-（001-999）燃料專業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單YS---指質(zhì)量驗(yàn)收單簡(jiǎn)寫字段3---設(shè)備流水號(hào)字段4---年序號(hào)三方確認(rèn)單◆◆-JSQ-（001-999）-年度號(hào)字段432字段1說(shuō)明：字段1：◆◆維護(hù)項(xiàng)目部字段2：汽機(jī)專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-DSQ-（001-999）電氣專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-RSQ-（001-999）熱控專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-LSQ-（001-999）鍋爐專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-WSQ-（001-999）外圍專業(yè)三方確認(rèn)單SQ---指三方確認(rèn)單簡(jiǎn)寫34：年序號(hào)維護(hù)項(xiàng)目部文件、資料管理辦法目的業(yè)主的相關(guān)要求。適用范圍適用于維護(hù)項(xiàng)目部?jī)?nèi)各專業(yè)隊(duì)及相關(guān)管理部門。職責(zé)范建檔負(fù)責(zé)。項(xiàng)目部各專業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)基礎(chǔ)技術(shù)資料的生成和管理，負(fù)責(zé)外來(lái)文件的實(shí)施和管理。項(xiàng)目部綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公文等相關(guān)的文件資料的管理。管理規(guī)定對(duì)圖紙及廠家資料的管理護(hù)項(xiàng)目在資料管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行圖紙、資料借閱規(guī)定：借閱人必須在認(rèn)真填寫好文件借閱記錄表并經(jīng)資料主管簽字后方可借閱。借閱記錄表要規(guī)范填寫，表內(nèi)圖紙及廠家資料由于其專業(yè)性比較強(qiáng)，最長(zhǎng)借閱時(shí)間可為一個(gè)月，月滿后再借，應(yīng)先歸還，再繼續(xù)填寫借閱人在查閱已借出圖紙及廠家資料的同時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)借出資料的保管，保證按時(shí)、完整、齊全歸還到為了便于查閱柜內(nèi)圖紙及資料，資料主管應(yīng)將圖紙及廠家資料分別建立目錄并分別放置，將目錄貼于柜為了保證各專業(yè)能及時(shí)得到圖紙及廠家資料，各專業(yè)技術(shù)員應(yīng)根據(jù)需求的緊急程度，編制出圖紙及廠家5對(duì)維護(hù)檢修基礎(chǔ)技術(shù)資料的管理規(guī)定1）相關(guān)資料生成的管理規(guī)定基礎(chǔ)技術(shù)資料生成的表格形式直接引用質(zhì)量管理程序文件中對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的管理的相關(guān)表格。次文件借閱歸還文件名稱 借閱用途 借閱申請(qǐng)部門次文件借閱歸還文件名稱 借閱用途 借閱申請(qǐng)部門/人數(shù) 編號(hào) 時(shí)間 日序號(hào)圖紙及廠家資料名稱圖紙卷冊(cè)號(hào)設(shè)計(jì)單位/制造廠家計(jì)劃需要表-2序號(hào)圖紙及廠家資料名稱圖紙卷冊(cè)號(hào)設(shè)計(jì)單位/制造廠家計(jì)劃需要注：××：表示英文專業(yè)代碼，如電氣應(yīng)為DQ。表格的頁(yè)面設(shè)置要求：豎排時(shí)左:右:上:頁(yè)眉:頁(yè)角:0:0A4打印紙。表格的填寫要清晰、規(guī)范，字號(hào)一般為四號(hào)字，一項(xiàng)內(nèi)字?jǐn)?shù)多時(shí)，可調(diào)整字的大小。2）對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書管理的有關(guān)規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書范本直接引用維護(hù)檢修質(zhì)量管理程序文件中的模板。作業(yè)指導(dǎo)書的頁(yè)面格式為：左:右:上:頁(yè)眉:頁(yè)角:；頁(yè)眉字體規(guī)定為小四號(hào)字隸書；頁(yè)角為小四號(hào)字A4作業(yè)指導(dǎo)書的審批規(guī)定

打印紙。作業(yè)指導(dǎo)書編寫完后，統(tǒng)一交到資料室先進(jìn)行登記，然后由資料主管負(fù)責(zé)送至業(yè)主檢修維護(hù)主管部改后資料室再?gòu)?fù)印下發(fā)，同時(shí)填寫文件發(fā)放記錄。資料室保留作業(yè)指導(dǎo)書原件，并按專業(yè)分別建檔。附表：設(shè)備檔案設(shè)備檢修記錄設(shè)備檢修檔案三方確認(rèn)單缺陷統(tǒng)計(jì)表作業(yè)指導(dǎo)書編制計(jì)劃清單作業(yè)指導(dǎo)書格式范本檢修質(zhì)量驗(yàn)收單收文記錄文件發(fā)放審批隱蔽工程簽證單工程名稱項(xiàng)目名稱工程名稱項(xiàng)目名稱檢修單位檢查日期業(yè)主設(shè)備部或監(jiān)時(shí)間年月日理質(zhì)量管理部門時(shí)間年月日檢修部門時(shí)間年月日檢修負(fù)責(zé)人時(shí)間年月日檢修內(nèi)容：檢查結(jié)果：檢修內(nèi)容：檢查結(jié)果：（2）填寫一式三份，作業(yè)單位、質(zhì)量管理部門、業(yè)主或監(jiān)理各一份。設(shè)備清冊(cè)統(tǒng)計(jì)表 編號(hào):數(shù)量序號(hào) 設(shè)備名稱 型號(hào)及規(guī)格 單位#1機(jī)組 #2機(jī)組設(shè)備檔案專業(yè)：機(jī)組號(hào)

編號(hào)：設(shè)備名稱型號(hào)

設(shè)備編號(hào)制造廠產(chǎn)成日期安裝日期KKS編碼

出廠編號(hào)投產(chǎn)日期系統(tǒng)分類安裝位置主要參數(shù)性能特點(diǎn)主要記錄備注設(shè)備檢修記錄專業(yè)：機(jī)組號(hào)KKS完成時(shí)間

編號(hào)：任務(wù)單編號(hào)檢修原因：

作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)檢修記錄:檢修部門檢修人員備注:

記錄人工作負(fù)責(zé)人專業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)人設(shè)備檢修檔案專業(yè)： 編號(hào)：機(jī)組號(hào)設(shè)備名稱設(shè)備型號(hào)KKS編碼投產(chǎn)日期序號(hào)

制造廠家出廠日期出廠編號(hào)檢修日期 檢修記錄編號(hào) 檢修部位 填表人三方確認(rèn)單電廠名稱檢修項(xiàng)目名稱電廠名稱檢修項(xiàng)目名稱檢修負(fù)責(zé)人檢修負(fù)責(zé)人檢修起始時(shí)間檢修內(nèi)容：檢修完成情況：年月日維護(hù)檢修項(xiàng)目部年月日備部年月日電部備注：此表一式三份，簽字方各執(zhí)一份。缺陷分類序號(hào)缺陷內(nèi)容缺陷分類序號(hào)缺陷內(nèi)容設(shè)計(jì)制造安裝其他提出人提出日期編號(hào):序號(hào)序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名編制日期專工說(shuō)明：在審批權(quán)限欄相應(yīng)格中打“√”。

維護(hù)檢修作業(yè)指導(dǎo)書名稱：編制：日期：版次：

文件編號(hào):目錄1、目的2、適用范圍3、編制依據(jù)4、作業(yè)前應(yīng)具備的條件5、作業(yè)危險(xiǎn)因素和環(huán)境因素辨識(shí)及對(duì)策表6、作業(yè)人員要求及職責(zé)分工7、作業(yè)工器具及消耗材料8、作業(yè)程序、技術(shù)要求及質(zhì)量控制點(diǎn)9、作業(yè)技術(shù)記錄表10、質(zhì)量驗(yàn)收簽證單11、附錄（表格、記錄圖等） 質(zhì)量驗(yàn)收單編號(hào)：名稱名稱工作負(fù)責(zé)人檢修部門檢修時(shí)間檢修類別年月日時(shí)分至年月日時(shí)分工時(shí)消耗檢修前存在檢修內(nèi)容及缺陷處理情況遺留問(wèn)題遺留問(wèn)題班組自檢評(píng)價(jià)：簽字：年月日專業(yè)隊(duì)驗(yàn)收評(píng)價(jià)：簽字：年月日工程評(píng)價(jià)：簽字：年月日說(shuō)明：1、各專業(yè)隊(duì)必須認(rèn)真填寫，甲方驗(yàn)收需業(yè)主檢修維護(hù)主管部門專工評(píng)價(jià)并簽字2、本表一式三份。外來(lái)文件的管理我們這里講的外來(lái)文件主要包括：1）單位的文件；顧客提供的圖紙、技術(shù)要求等；供貨單位提供的使用維護(hù)說(shuō)明書和圖紙等文件；作為工作依據(jù)的其他外來(lái)文件。44做一下補(bǔ)充規(guī)定：文記錄。資料室拿到文件后，請(qǐng)項(xiàng)目部總工審閱，根據(jù)總工的簽署意見(jiàn)確定分發(fā)部門，資料主管將原文件復(fù)印，有必要的情況下要對(duì)紙媒體的資料進(jìn)行掃描，留下圖象資料，將復(fù)印件或電子掃描圖象下發(fā)到相關(guān)部門，同時(shí)填寫文件發(fā)放記錄，原文件由資料室裝盒保存，并建立盒內(nèi)文件的目錄。各專業(yè)隊(duì)編制的作業(yè)指導(dǎo)書及相關(guān)制度、規(guī)定等，在編寫前應(yīng)首先到資料室備案，資料室根據(jù)專正確使用，避免和其他已生成文件的編號(hào)發(fā)生混淆。作業(yè)指導(dǎo)書的審批按規(guī)定執(zhí)行；制度、規(guī)定在編寫完后，統(tǒng)一交到資料室，由資料室負(fù)責(zé)找項(xiàng)目部總工審批，總工審批后，再由資料室復(fù)印下發(fā)到相關(guān)部門，同時(shí)填寫文件發(fā)放記錄，原件由資料室按專業(yè)建檔保存。維護(hù)檢修過(guò)程中，與外部聯(lián)絡(luò)用文件的管理各專業(yè)隊(duì)在生產(chǎn)準(zhǔn)備及進(jìn)行階段產(chǎn)生的與業(yè)主間的、相關(guān)部門間的聯(lián)絡(luò)單的控制與管理1）料室，由資料室找總工簽發(fā)，簽發(fā)后交由提出單位送業(yè)主或相關(guān)部門處理，返回的文件交到資料室，資料室將其分發(fā)給提出部門一份后，資料員在備案記錄上寫明已處理及處理日期，建檔保存原件。2）工程聯(lián)絡(luò)單的表樣附后。3）1cm公文及相關(guān)資料的管理1）務(wù)活動(dòng)的重要工具。2）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）理部門配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。公文的分發(fā)（a1）部門發(fā)文由綜合管理部文書負(fù)責(zé)編號(hào)，排版，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。（a2）部門發(fā)文由部門自行編號(hào)，排版、校對(duì)、分發(fā)。（a3）部門發(fā)文由綜合管理部文書負(fù)責(zé)通過(guò)MIS按照傳達(dá)范圍發(fā)放。（a4）一般知招性文件應(yīng)通過(guò)MIS直發(fā)有關(guān)員工。收文處理：收文一般包括簽收，登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催交、立卷、歸檔、銷毀等程序。（b1）署名項(xiàng)目部的信件，由綜合管理部文書拆封，登記、分發(fā)。（b2）署名項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的信件，送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目部個(gè)人親拆；領(lǐng)導(dǎo)有授權(quán)委托的，由委托人負(fù)責(zé)拆閱。的手續(xù)。（b4）3）審核符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其有關(guān)規(guī)定；文件使用、公文格式是否規(guī)范。分辦般業(yè)務(wù)文件，按照分工送各部門閱辦。各部門收到公司或領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，都要先經(jīng)綜合部部門長(zhǎng)批，再轉(zhuǎn)承辦人辦理。完，一般公文則在十天內(nèi)辦完。的批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門閱知。催辦照要求日期將辦理結(jié)果反饋給文件批示領(lǐng)導(dǎo)。各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常檢查本部門的公文承辦情況，對(duì)長(zhǎng)期拖延未辦者，應(yīng)督促辦理并列為項(xiàng)目部年度考核的內(nèi)容。公文立卷、銷毀、辦理完畢的公文，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案