基建檔案分類整理編目方法講義

PAGE－PAGE56－基建檔案分類整理編目方法講義云浮市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科編印二〇〇六年十月基建檔案分類整理編目方法講義目錄一、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈31、總則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32、檔案資料的管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、竣工檔案資料的管理要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、歸檔范圍和保管期限┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、附則┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5二、基建檔案歸檔范圍┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5三、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51、可行性研究、任務(wù)書┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈62、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈63、設(shè)計(jì)文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈64、項(xiàng)目管理文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈65、施工文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈76、監(jiān)理文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈97、工藝設(shè)備文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈108、科研項(xiàng)目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈109、涉外文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、財(cái)務(wù)、器材管理文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1112、竣工驗(yàn)收文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11四、科技文件材料的特點(diǎn)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13五、科技文件材料基本類型┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈141、圖樣材料┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈142、文字材料┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈163、目錄式文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈174、聲像材料┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈185、機(jī)讀文件┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18六、科技文件材料的形成（基建工程科技文件材料的形成）┈┈┈┈┈┈┈┈┈18七、科技文件材料的管理（編制管理、編號(hào)管理）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈191、編制管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈192、編號(hào)管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21八、基本建設(shè)檔案的種類┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈221、基本建設(shè)檔案種類劃分┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈222、基建活動(dòng)的程序┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈223、基建工程檔案的基本特點(diǎn)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22九、科技檔案的分類整理編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈221、科技文件材料的組卷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22（1）鑒別┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23（2）分類組卷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23（3）排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈24（4）編目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25附圖：復(fù)制圖（藍(lán)圖）的折疊方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈282、編制科技檔案號(hào)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈303、編制科技檔案目錄┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32（1）科技檔案總目錄┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈32（2）科技檔案分類目錄┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33（3）分類目錄一般由案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄兩部分組成┈┈┈┈┈34十、統(tǒng)一若干基建檔案業(yè)務(wù)口徑的意見┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈35十一、基建檔案分類整理中幾點(diǎn)需要注意的問題┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈40附錄一：廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法（廣東省檔案局1992年7月4日印發(fā)）┈┈┈┈┈┈41附錄二：工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國家檔案局1991年7月4日印發(fā)）┈┈┈┈┈┈43附錄三：云浮市基建檔案目錄、封底面樣式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈481、基建檔案封面、備考表內(nèi)容格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈482、基建檔案《案卷目錄》式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈493、基建檔案《卷內(nèi)目錄》式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈504、基建檔案封面式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈515、基建檔案備考表式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈526、基建檔案總目錄式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈537、基建檔案分類目錄式樣┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈53一、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定(國家檔案局、國家計(jì)委1988年3月17日印發(fā))基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定(國家檔案局、國家計(jì)委1988年3月17日印發(fā))第一章總則第一條 為了做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)（使用）管理、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合基本建設(shè)工作的具體情況，特制定本暫行規(guī)定。第二條基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。 各有關(guān)單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。 第二章檔案資料的管理第三條各級(jí)基本建設(shè)主管部門、檔案行政管理部門要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門、本地區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作。檔案行政管理部門應(yīng)參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收。重要的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目由國家檔案行政管理部門參加驗(yàn)收，部門、地方的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目由部門、地方檔案行政管理部門參加驗(yàn)收。第四條基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。第五條項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位、工程總承包單位、工程建設(shè)現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料，有關(guān)單位應(yīng)按時(shí)整理、移交建設(shè)單位。第六條檔案資料的匯總整理1．建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總包單位匯總、整理?？⒐r(shí)由總包單位向建設(shè)單位提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。實(shí)行工程建設(shè)現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)管理的建設(shè)項(xiàng)目，竣工時(shí)由現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)向建設(shè)單位提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。 2.建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的檔案資料，交建設(shè)單位匯總，整理，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總、整理。第七條建設(shè)單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。施工過程中要有能保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備。第八條凡有引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的建設(shè)項(xiàng)目，要做好引進(jìn)技術(shù)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、文件的收集、整理工作，無論通過何種渠道得到的與引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備有關(guān)的檔案資料，均應(yīng)交檔案部門統(tǒng)一管理。檔案部門要加強(qiáng)提供利用的手段和措施，保證使用。第九條歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。第十條對(duì)超過保管期限的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料必須進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，登記造冊(cè)后方可處理。保密的檔案資料應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行管理。第十一條設(shè)計(jì)建設(shè)大、中型建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，均應(yīng)設(shè)計(jì)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的，符合要求的檔案資料庫房，并為檔案資料保管和提供利用配置必要的設(shè)備，其費(fèi)用列入工程總概算。第三章竣工檔案資料的管理要求第十二條竣工圖是工程的實(shí)際反映，是工程的重要檔案，工程承發(fā)包合同或施工協(xié)議中要根據(jù)國家對(duì)編制竣工圖的要求，對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任第十三條施工單位要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件，按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量，基本建設(shè)主管部門、施工企業(yè)的主管部門應(yīng)檢查施工單位編制施工檔案的質(zhì)量。第十四條編制竣工圖的費(fèi)用，按下列辦法處理 1.因設(shè)計(jì)失誤造成設(shè)計(jì)變更較大，施工圖不能代用或利用的，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)繪制竣工圖，并承擔(dān)其費(fèi)用.2.因建設(shè)單位或主管部門要求變更設(shè)計(jì)，需要重新繪制竣工圖時(shí)，由建設(shè)單位繪制或委托設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)繪制，其費(fèi)用由建設(shè)單位在基建投資中解決。3.第1、2項(xiàng)規(guī)定以外的，則由施工單位負(fù)責(zé)編制竣工圖，所需費(fèi)用，由施工單位自行解決。第四章歸檔范圍和保管期限第十五條建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限，一般可根據(jù)本規(guī)定附表《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》執(zhí)行。特殊專業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目可參照附表制定補(bǔ)充規(guī)定。第十六條建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和工程全過程中應(yīng)產(chǎn)生的文件材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍內(nèi)和內(nèi)容，以確保歸檔文件材料的完整性。 第十七條基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的保管期分為：永久、長期、短期三種。長期保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。第五章附則 第十八條技術(shù)改造項(xiàng)目可按照本暫行規(guī)定執(zhí)行。 第十九條本暫行規(guī)定由國家計(jì)委、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第二十條本暫行規(guī)定自公布之日起施行。二、基建檔案歸檔范圍基建檔案歸檔范圍：凡是本單位基建項(xiàng)目（包括本單位的辦公樓、宿舍樓、分支機(jī)構(gòu)）形成的文字、聲像、圖表材料都屬歸檔范圍。三、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計(jì)單位1可行性研究、任務(wù)書1.1項(xiàng)目建議書及其報(bào)批文件永久長期1.2項(xiàng)目選址意見書及其報(bào)批文件永久長期1.3可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件永久長期1.4項(xiàng)目評(píng)估（包括借貸承諾評(píng)估）、論證文件永久長期1.5環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù)永久長期1.6設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書及其報(bào)批文件永久永久2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件2.1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明永久永久2.2地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄永久長期2.3水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料永久長期3設(shè)計(jì)文件3.1總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久永久3.2方案設(shè)計(jì)永久永久3.3初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件永久永久3.4技術(shù)設(shè)計(jì)永久永久3.5施工圖設(shè)計(jì)長期永久3.6技術(shù)秘密材料、專利文件永久3.7工程設(shè)計(jì)計(jì)算書*長期長期3.8關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)永久永久3.9設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批永久永久4項(xiàng)目管理文件4.1征地、移民文件4.1.2征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書永久4.1.3建設(shè)前原始地形、地貌、狀況圖、照片永久4.1.4施工執(zhí)照永久4.2計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件4.2.1有關(guān)投資、進(jìn)度、物資、工程量的建議計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃和調(diào)整計(jì)劃長期4.2.2概算、預(yù)算管理、差價(jià)管理文件長期4.2.3合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)的文件長期4.2.4規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、方案、規(guī)定長期4.2.5招標(biāo)文件審查、技術(shù)設(shè)計(jì)審查、技術(shù)協(xié)議長期4.2.6投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同控制文件長期4.3招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議4.3.1招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件長期長期長期4.3.2投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件永久永久長期4.3.3開標(biāo)議程、開標(biāo)大會(huì)簽字表、報(bào)價(jià)表，評(píng)標(biāo)紀(jì)律、評(píng)標(biāo)人員簽字表、評(píng)標(biāo)記錄、報(bào)告長期4.3.4中標(biāo)通知書長期長期長期4.3.5合同談判紀(jì)要、合同審批文件、合同書、合同變更文件永久長期長期4.4專項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)文件4.4.1環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全、衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃等文件永久4.4.2水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件長期4.4.3原料、材料、燃料供應(yīng)等來源協(xié)議文件長期5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要長期長期5.1.2施工組織設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件、施工計(jì)劃、施工技術(shù)及安全措施、施工工藝文件長期長期5.1.3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單長期長期5.1.4建筑材料試驗(yàn)報(bào)告長期長期5.1.5設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久長期5.1.6施工定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)、基準(zhǔn)線、控制點(diǎn)等）測量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探永久長期5.1.7土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖、樁基工程記錄、地基驗(yàn)槽記錄永久長期5.1.8施工日記、大事記長期5.1.9隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久長期5.1.10各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報(bào)告永久長期5.1.11工程質(zhì)量檢查、評(píng)定永久長期5.1.12技術(shù)總結(jié)、施工預(yù)、決算長期5.1.13交工驗(yàn)收記錄證明永久長期5.1.14竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久永久5.1.15竣工圖永久長期5.1.16聲像材料長期長期5.2設(shè)備及管線安裝施工文件5.2.1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要長期長期5.2.2施工組織設(shè)計(jì)、方案及其報(bào)批文件、施工計(jì)劃、技術(shù)措施文件長期長期5.2.3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單長期長期5.2.4建筑材料試驗(yàn)報(bào)告長期長期5.2.5設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久長期5.2.6焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄永久長期5.2.7隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄永久長期5.2.8強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告長期長期5.2.9設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄長期長期5.2.10施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告長期長期5.2.11系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄長期長期5.2.12管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄短期長期5.2.13管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄長期長期5.2.14中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定永久長期5.2.15竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、施工預(yù)、決算永久長期5.2.16竣工圖永久長期5.2.17聲像材料長期長期5.3電氣、儀表安裝施工文件5.3.1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要長期長期5.3.2施工組織設(shè)計(jì)、方案及其報(bào)批文件、施工計(jì)劃、技術(shù)措施文件短期長期5.3.3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單長期長期5．3.4建筑材料試驗(yàn)報(bào)告長期長期5.3.5設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等永久長期5.3.6系統(tǒng)調(diào)試、整定記錄長期長期5.3.7絕緣、接地電阻等性能測試、校核長期長期5.3.8材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗(yàn)記錄、施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告永久長期5.3.9操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)短期長期5.3.10電氣裝置交接記錄短期長期5.3.11中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定永久長期5.3.12竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久長期5.3.13竣工圖永久長期5.3.14聲像材料長期長期6監(jiān)理文件建設(shè)單位監(jiān)理單位6.1施工監(jiān)理文件、資料6.1.1監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)長期長期6.1.2施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料報(bào)審長期長期6.1.3施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、技術(shù)措施審核，施工進(jìn)度、延長工期、索賠及付款報(bào)審長期長期6.1.4開（停、復(fù)、返）工令、許可證、中間驗(yàn)收證明書長期長期6.1.5設(shè)計(jì)變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期長期6.1.6監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會(huì)審紀(jì)要、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件長期長期6.1.7工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告長期長期6.1.8監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報(bào)、備忘錄長期長期6.1.9各項(xiàng)測控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄長期長期6.1.10施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告長期長期6.1.11工程進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施、分析統(tǒng)計(jì)文件長期長期6.1.12變更價(jià)格審查、支付審批、索賠處理文件長期長期6.1.13單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部分項(xiàng)質(zhì)量認(rèn)證、評(píng)估長期長期6.1.14主要材料及工程投資計(jì)劃、完成報(bào)表長期長期6.2設(shè)備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料6.2.1設(shè)備采購委托監(jiān)理合同、采購方案、監(jiān)造計(jì)劃長期長期6.2.2市場調(diào)查、考察報(bào)告長期長期6.2.3設(shè)備制造的檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)要求、檢驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告、分包單位資格報(bào)審表長期長期6.2.4原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗(yàn)報(bào)告長期長期6監(jiān)理文件建設(shè)單位監(jiān)理單位6.2.5開工、復(fù)工報(bào)審表、暫停令長期長期6.2.6會(huì)議紀(jì)要、來往文件長期長期6.2.7監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單長期長期6.2.8監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)長期長期6.2.9質(zhì)量事故處理文件、設(shè)備制造索賠文件長期長期6.2.10設(shè)備驗(yàn)收、交接文件、支付證書和設(shè)備制造結(jié)算審核文件長期長期6.2.11設(shè)備采購、監(jiān)造工作總結(jié)長期長期6.3監(jiān)理工作聲像材料長期長期7工藝設(shè)備文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計(jì)單位7.1工藝說明、規(guī)程、路線、試驗(yàn)、技術(shù)總結(jié)長期7.2產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝、工裝圖、檢測記錄長期7.3設(shè)備、材料采購、招投標(biāo)文件、合同、出廠質(zhì)量合格證明長期長期7.4設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單長期7.5設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄長期7.6設(shè)備測繪、驗(yàn)收記錄及索賠文件長期7.7設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定長期8科研項(xiàng)目8.1開題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書*永久8.2協(xié)議書、委托書、合同永久8.3研究方案、計(jì)劃、調(diào)查研究報(bào)告永久8.4試驗(yàn)記錄、圖表、照片永久8.5實(shí)驗(yàn)分析、計(jì)算、整理數(shù)據(jù)永久8.6實(shí)驗(yàn)裝置及特殊設(shè)備圖紙、工藝技術(shù)規(guī)范說明書永久8.7實(shí)驗(yàn)裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析長期8.8階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定永久8.9成果申報(bào)、鑒定、審批及推廣應(yīng)用材料永久8.10考察報(bào)告、重要課題研究報(bào)告永久9涉外文件9.1詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件短期9.2合同及其附件*永久9.3談判協(xié)議、議定書*永久9.4談判記錄長期9.5談判過程中外商提交的材料長期9.6出國考察及收集來的有關(guān)材料短期9.7國外各設(shè)計(jì)階段文件及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)文件永久9.8各設(shè)計(jì)階段審查議定書永久9.9技術(shù)問題來往函電永久9.10國外設(shè)備、材料檢驗(yàn)、安裝手冊(cè)、操作使用說明書等隨機(jī)文件永久9.11國外設(shè)備合格證明、裝箱單、提單、商業(yè)發(fā)票、保險(xiǎn)單證明短期9.12設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄、商檢、海關(guān)及索賠文件永久9.13國外設(shè)備、材料的防腐、保護(hù)措施短期9.14外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件材料長期10生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件10.1技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃短期10.2試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制短期10.3開停車方案短期10.4設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄長期10.5試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告短期10.6安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告長期10.7運(yùn)行記錄短期10.8技術(shù)培訓(xùn)材料短期10.9產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙永久10.10工業(yè)衛(wèi)生、勞動(dòng)保護(hù)材料、環(huán)保、消防運(yùn)行檢測記錄短期11財(cái)務(wù)、器材管理文件11.1財(cái)務(wù)計(jì)劃及執(zhí)行、年度計(jì)劃及執(zhí)行、年度投資統(tǒng)計(jì)短期11.2工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說明永久11.3主要材料消耗、器材管理短期11.4交付使用的固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊(cè)永久12竣工驗(yàn)收文件12.1項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久長期長期12.2工程設(shè)計(jì)總結(jié)永久長期12.3工程施工總結(jié)永久長期12.4工程監(jiān)理總結(jié)永久長期12.5項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審文件永久長期12.6工程現(xiàn)場聲像文件永久長期12.7工程審計(jì)文件、材料、決算報(bào)告永久12.8環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗(yàn)收審批文件永久12.9竣工驗(yàn)收會(huì)議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)、簽字、驗(yàn)收備案文件永久長期長期12.10項(xiàng)目評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)申報(bào)材料、批準(zhǔn)文件及證書長期長期注：1、*保存該單位工作必須的文件材料。2、歸檔時(shí)間：一般在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月歸檔；規(guī)模大或設(shè)計(jì)周期長的可分期分批歸檔。3、歸檔份數(shù)：各種文件材料（含圖紙）原則上歸檔一份，特別重要的歸檔兩份，另一份作重要文件材料使用。如果有特別規(guī)定或需報(bào)送城建檔案室的要考慮多歸檔幾份。4、歸檔手續(xù)：由負(fù)責(zé)施工的人員收集歸檔。負(fù)責(zé)管理施工的人員，應(yīng)要把基建項(xiàng)目的建檔工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)即開始文件材料的積累、整理、審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。歸檔時(shí)的交接手續(xù)必須寫移交清單一式二份，交接雙方在交接清單上簽字。5、歸檔要求:（1）立卷方法。按工程項(xiàng)目組織保管單位；工程項(xiàng)目之中又分為辦公樓、分支機(jī)構(gòu)、干部職工宿舍分別組織保管單位；在工程項(xiàng)目之中又分基礎(chǔ)部分、供電部分、供水部分、主體建筑部分分別組織保管單位，在一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)部分文件材料多時(shí)應(yīng)分若干保管單位。（2）文件材料排列。先排文字材料，再排圖表材料，排列要遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。文件材料的歸檔，有請(qǐng)示要有批文；有概算表要有結(jié)算表；圖紙要有設(shè)計(jì)圖、施工圖、更改圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)D。（3）保管單位編目。要編制保管單位的卷內(nèi)目錄；要編制保管單位的分類目錄和總目錄；（4）案卷裝釘。保管單位內(nèi)的文件材料原則不需要裝釘，但文字材料若有需要可按文書檔案的要求裝釘，然后放入科技檔案盒保存。（5）歸檔。在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，由負(fù)責(zé)施工人員向本單位檔案室移交歸檔。四、科技文件材料的特點(diǎn)科技文件材料具有專業(yè)技術(shù)性、通用性、成套性、多樣性和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)。（一）技術(shù)性是指科技文件材料是各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的指導(dǎo)性文件。不同的專業(yè)以及專業(yè)不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，都會(huì)產(chǎn)生不同的科技文件材料。（二）通用性是指一套科技文件材料所反映的客觀實(shí)體，例如一項(xiàng)工程、一套機(jī)械產(chǎn)品等，其一些通用圖紙，具有復(fù)用的特點(diǎn)。在不同的地點(diǎn)、時(shí)間，可以再生產(chǎn)出它所反映的客觀實(shí)體。（三）成套性指任何一個(gè)獨(dú)立的科技項(xiàng)目，例如一個(gè)機(jī)械產(chǎn)品、一項(xiàng)基建工程、一個(gè)科研課題等，所形成的文件是有內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的、密不可分的一個(gè)整體。這個(gè)整體就一套科技文件材料。（四）多樣性是指科技文件材料具有多種形式，有各種圖表、文字材料、表格材料、計(jì)算材料、聲像材料、計(jì)算機(jī)軟件、光盤等。（五）標(biāo)準(zhǔn)化是指科技文件材料的設(shè)計(jì)編制是根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行的，因而科技文件材料不同于一般的記錄文件，它從內(nèi)容到形式都是標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)物?？萍嘉募牧蠈?duì)科技檔案來講，前者是后者的前身形態(tài)?？萍蓟顒?dòng)要求對(duì)科技文件材料和科技檔案進(jìn)行科學(xué)管理，科技文件材料和科技檔案的管理已成為現(xiàn)代科技管理工作的組成部分。由于科技檔案是由科技文件材料轉(zhuǎn)化而來的，認(rèn)識(shí)和理解科技文件材料的概念，了解科技文件材料的形成過程及其類型，對(duì)于檔案部門做好科技文件材料管理和監(jiān)督指導(dǎo)工作，以便在此基礎(chǔ)上做好科技檔案管理工作，有著重要的意義。五、科技文件材料基本類型（5種）科技活動(dòng)非常復(fù)雜，其領(lǐng)域也非常廣泛，不同的科技活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生不同的科技文件材料，所以科技文件材料的類型是多樣的。從科技文件材料的體式和載體分，大致可以分為5種類型，即：圖樣、文字材料、目錄式文件、聲像文件和機(jī)讀文件。（一）圖樣材料圖樣是工業(yè)生產(chǎn)、設(shè)備儀器管理、工程建筑等最基本的科技文件材料之一。建筑工程圖樣。是表示建筑物、構(gòu)筑物及其組成部分的內(nèi)外形狀、大小、構(gòu)造和各種設(shè)施的圖樣。它包括施工設(shè)計(jì)和工程竣工兩個(gè)不同階段產(chǎn)生的圖紙。1.施工圖。施工圖是設(shè)計(jì)階段繪制的指導(dǎo)工程施工的圖紙。按工種劃分有建筑施工、結(jié)構(gòu)施工、給排水施工、電氣施工、采暖通風(fēng)等圖別。其主要圖種有：（1）總平面圖。也叫總體布置圖。是按一般規(guī)定比例繪制的，表示建筑物、構(gòu)筑物的方位、間距以及道路網(wǎng)、綠化、豎向布置和基地鄰界情況等的圖樣。此外，在圖上繪有空中和地下的各種管線圖。圖上還有指北針。（2）平面圖。房屋建筑的平面圖就是一棟房屋的水平剖視圖。即假想一個(gè)水平面把一棟房屋的窗臺(tái)以上部分切掉，切面以下部分的水平投影圖就是平面圖。 平面圖主要表示房屋占地的大小，內(nèi)部房間、樓梯、走道、門窗及墻、架、柱、梁等結(jié)構(gòu)在水平面上的位置。一般施工放線、砌墻、裝門窗等都要用到平面圖。 平面圖有多種：總平面圖、基礎(chǔ)平面圖、樓梯平面圖、屋頂平面圖、吊頂或天棚仰視圖等。（3）立面圖。房屋建筑的立面圖，就是房屋的正面投影圖和側(cè)面投影圖，常按方向分為東、南、西、北向立面圖。 立面圖主要表明建筑物外部形狀、房屋的長、寬、高尺寸，屋頂?shù)男问?，門窗洞口的位置，外墻飾面、材料及做法等。（4）剖面圖。是按一般規(guī)定比例繪制的建筑物豎直剖視圖。剖面圖主要表明建筑物內(nèi)部的立面布置和屋頂、樓板、地面、墻身、基礎(chǔ)等的位置和輪廓。（5）大樣圖，又叫詳圖。當(dāng)圖樣中某部分由于比例過小而不能清楚表達(dá)時(shí)，將該部分以較大比例繪出，以便指導(dǎo)工人施工，這種圖紙就是大樣圖，它類似于機(jī)械產(chǎn)品的零件圖。2．竣工圖。竣工圖是根據(jù)施工結(jié)束后工程實(shí)際情況所繪制的圖樣。凡已施工的項(xiàng)目，均應(yīng)按實(shí)際狀況繪制竣工圖。在一般情況下，每一張施工圖都應(yīng)有竣工圖（除非個(gè)別增減項(xiàng)目其竣工圖會(huì)有相應(yīng)增減）。按原施工圖施工無改變或改變甚小的工程，其竣工圖可由經(jīng)改正的新施工圖代替，但必須加蓋竣工圖章，由建筑負(fù)責(zé)人簽字。改動(dòng)大的工程，必須重新繪制竣工圖。竣工圖是工程竣工驗(yàn)收的依據(jù)，也是今后對(duì)建筑物、構(gòu)筑物管理、維修、鑒定等的依據(jù)。3．其他專門性圖樣。不同專業(yè)往往有自己不同的圖樣。例如地質(zhì)圖、水文圖、天氣圖、地形圖、農(nóng)業(yè)方面的專門性圖樣等。以上按圖樣性質(zhì)和表述內(nèi)容來作介紹另外，圖樣按繪制方法、使用目的不同又可分為以下幾種：草圖、原圖、底圖、副底圖，藍(lán)圖（復(fù)印圖）、空白圖等。草圖：是一種不用制圖儀器，而以目測徒手繪制的圖樣，是正式圖樣的準(zhǔn)備圖，有時(shí)也作為簡單、單個(gè)生產(chǎn)（不批量生產(chǎn)）的建筑、機(jī)械產(chǎn)品的施工圖。還可作為搶修現(xiàn)場的零件加工圖。原圖：是正式設(shè)計(jì)產(chǎn)生的圖樣，多用鉛筆繪制，便于審核修改，是描制底圖的依據(jù)。目前在設(shè)計(jì)單位推廣CAD技術(shù)后，已有許多圖紙直接在計(jì)算機(jī)中繪制，而省略了草圖和原圖的步驟，一步進(jìn)入底圖階段。底圖：是確定設(shè)計(jì)的憑證，也是生產(chǎn)用圖的復(fù)制底樣和工具，依據(jù)原圖用人工描制，或電腦設(shè)計(jì)后直接從描圖機(jī)中出圖，或使用專用復(fù)印機(jī)印制。副底圖：是底圖的副本，在大量頻繁使用底圖的情況下印制，以保護(hù)底圖。復(fù)印圖：是生產(chǎn)的依據(jù)圖，生產(chǎn)需要多套圖紙，以便進(jìn)行工藝（施工）設(shè)計(jì)和組織生產(chǎn)。復(fù)印圖用曬圖機(jī)或復(fù)印機(jī)印制，復(fù)制出的圖紙稱藍(lán)圖或復(fù)印圖（白圖）?？瞻讏D：為簡化圖樣的設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)中將形狀相同、尺寸不同的產(chǎn)品，畫成典型圖樣，不標(biāo)尺寸以及某些技術(shù)要求，其尺寸及技術(shù)要求按照需要在生產(chǎn)時(shí)根據(jù)不同情況填入。 （二）文字材料文字材料是以文字為主，同時(shí)亦有一些數(shù)字、符號(hào)和簡圖的科技文件材料。主要有：1．調(diào)查報(bào)告。是新任務(wù)（產(chǎn)品、工程、科研課題）設(shè)計(jì)前，進(jìn)行技術(shù)調(diào)查、市場調(diào)查等的總結(jié)、分析文件。是確定該項(xiàng)目應(yīng)否上馬的基本文件之一。2．可行性研究。在項(xiàng)目拍板前，對(duì)工程從技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行調(diào)查研究和方案比較，提出該項(xiàng)目是否需要和可行的意見，供領(lǐng)導(dǎo)部門決策，并作為編制計(jì)劃任務(wù)書的重要依據(jù)。國外這一階段又稱“投資機(jī)會(huì)風(fēng)險(xiǎn)研究”。3．任務(wù)書。由上級(jí)或有關(guān)部門下達(dá)或批準(zhǔn)的文件，有以下幾種：（1）計(jì)劃任務(wù)書。是研究新課題或開發(fā)新產(chǎn)品的憑證。設(shè)計(jì)計(jì)劃任務(wù)書則是基本建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)設(shè)計(jì)部門確定基建項(xiàng)目，編制設(shè)計(jì)文件的主要依據(jù)。（2）技術(shù)任務(wù)書。主要用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)，是根據(jù)上級(jí)下達(dá)的計(jì)劃任務(wù)書或企業(yè)發(fā)展新產(chǎn)品的計(jì)劃，在調(diào)查的基礎(chǔ)上編制的。目的在于正確地選型，確定產(chǎn)品的工作原理、基本結(jié)構(gòu)和主要參數(shù)，是產(chǎn)品設(shè)計(jì)和樣機(jī)鑒定的主要依據(jù)。（3）設(shè)計(jì)任務(wù)書。主要用于基本建設(shè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，是確定建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模布局和進(jìn)度等重要問題的文件，其主要內(nèi)容有：地址選擇、建設(shè)性質(zhì)、建設(shè)規(guī)模、總體布局、建設(shè)項(xiàng)目的具體安排、設(shè)計(jì)原則與依據(jù)、設(shè)計(jì)與施工的進(jìn)度要求等總說明。4、技術(shù)協(xié)議書。是供需雙方共同商議的，對(duì)專用產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、成本、交貨日期等原則要求的協(xié)議性文件。技術(shù)協(xié)議書經(jīng)供需雙方共同編制并簽字生效。5、技術(shù)建議書。是專用產(chǎn)品的制造部門根據(jù)技術(shù)協(xié)議進(jìn)行方案設(shè)計(jì)所提出的技術(shù)性改進(jìn)意見的文字材料。技術(shù)建議書經(jīng)供需雙方審批后作為產(chǎn)品設(shè)計(jì)和樣機(jī)鑒定、交貨的依據(jù)之一。6、計(jì)算書。是產(chǎn)品、建筑物、構(gòu)筑物的性能、主要結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)等方面的理論計(jì)算材料。有從物理和機(jī)構(gòu)運(yùn)動(dòng)的角度進(jìn)行的專門計(jì)算，有從靜力學(xué)方面的穩(wěn)定性、強(qiáng)度與負(fù)荷的計(jì)算。計(jì)算書一般是成冊(cè)的。過去的計(jì)算書多為手稿式（鉛筆書寫的原稿），現(xiàn)多為計(jì)算機(jī)直接運(yùn)算打印出來。7、實(shí)驗(yàn)記錄。是真實(shí)反映著自然現(xiàn)象及科研工作的本來面貌的記錄，是取得科研成果的基礎(chǔ)材料。8、運(yùn)行報(bào)告。是樣機(jī)在實(shí)際工作條件下運(yùn)行結(jié)果的報(bào)告。包括基建設(shè)備安裝部門對(duì)成套設(shè)備的安裝、調(diào)試、運(yùn)轉(zhuǎn)情況的報(bào)告。9、各類總結(jié)報(bào)告。（1）試制總結(jié)。是指在樣機(jī)試制和小批量試制階段，對(duì)設(shè)計(jì)和工藝在試制過程中存在的問題，解決辦法，解決過程，技術(shù)數(shù)據(jù)及試驗(yàn)、驗(yàn)證的分析報(bào)告。（2）科研總結(jié)報(bào)告。包括階段報(bào)告和最終成果報(bào)告或科研論文。它是科研成果存在的一種具體形式。10、說明書。它是用文字的形式，說明建筑物、產(chǎn)品、專題研究、自然觀測等的設(shè)計(jì)、施工、用途、外部、結(jié)構(gòu)、研究過程、觀測概況等問題的科技文件材料。說明書按內(nèi)容和性質(zhì)可分為設(shè)計(jì)說明書，制造或安裝說明書、產(chǎn)品說明書、使用維護(hù)說明書、技術(shù)說明書、試驗(yàn)說明書，計(jì)算說明書、合理化建議說明書、產(chǎn)品證明書等。此外還有技術(shù)鑒定書、意向書、概算書、合同、技術(shù)條件、工藝文件等類型的科技文件材料。(三)目錄式文件目錄式文件是使用表格、文字和數(shù)字編制的一種科技文件材料。1、明細(xì)表。是確定產(chǎn)品及其組成部分構(gòu)成關(guān)系的、用以制定生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)行生產(chǎn)準(zhǔn)備、產(chǎn)品制造、統(tǒng)計(jì)和配套等工作。它記載著產(chǎn)品中所包括的零件、部件、組件、外購件、標(biāo)準(zhǔn)件的名稱和數(shù)量。2、一覽表，又叫匯總表。是為了一定的用途根據(jù)明細(xì)表中的內(nèi)容經(jīng)過綜合整理而形成的。如“標(biāo)準(zhǔn)件一覽表”、“外購件一覽表”、“借用件一覽表”等。3、文件目錄。詳細(xì)載明產(chǎn)品或部件全部科技文件材料的總表，起著檢索科技文件材料和查對(duì)科技文件材料完整性的作用。4、圖樣目錄。是為設(shè)計(jì)或生產(chǎn)時(shí)選擇成套設(shè)備或標(biāo)準(zhǔn)及易損零件而編制的目錄。（四）聲像材料聲像材料是指在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的照片、影片、錄音帶、錄像帶、X光片、唱片、幻燈片等視聽文件材料。（五）機(jī)讀文件機(jī)讀文件包括計(jì)算機(jī)、縮微攝影設(shè)備等機(jī)器所使用、閱讀的紙帶、磁帶、磁盤、卡片、各種縮微品以及CAD電子文件等。六、科技文件材料的形成（基建工程科技文件材料的形成）科技文件材料是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的產(chǎn)物，科技文件材料的形成過程與科技、生產(chǎn)活動(dòng)規(guī)律密切相關(guān)?，F(xiàn)代科技、生產(chǎn)活動(dòng)都有其嚴(yán)密的工作程序，在不同的工作程序中形成不同的科技文件材料?？萍嘉募牧系男纬晒ぷ髦饕竷蓚€(gè)方面的工作：其一是科技、生產(chǎn)部門根據(jù)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的客觀需要，組織科技人員依照工作程序、圖樣繪制標(biāo)準(zhǔn)、文件編寫細(xì)則以及有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行科技文件材料的編制、審簽、審批、編號(hào)、更改、曬印、收發(fā)、登記等工作；其二是檔案部門協(xié)同科技、生產(chǎn)部門，根據(jù)有關(guān)規(guī)定指導(dǎo)和督促科技人員形成完整的和符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的科技文件材料。主要科技文件材料的形成過程如下：基建工程科技文件材料的形成基建工程是基本建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)品，指建設(shè)的各種工廠、礦山、油井、電站、鐵路、公路、港口、水庫、學(xué)校、醫(yī)院、辦公樓、商廈、住宅等生產(chǎn)設(shè)施和民用設(shè)施。基建工程建設(shè)前要立項(xiàng)，按建設(shè)性質(zhì)和建設(shè)規(guī)?？蓜澐譃樾陆?xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目、改建項(xiàng)目、大型項(xiàng)目、中型項(xiàng)目和小型項(xiàng)目。不同的建設(shè)項(xiàng)目形成的文件也不同。一般來說，生產(chǎn)性建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到建成交付使用要經(jīng)過五個(gè)階段，其工程文件是在各個(gè)階段中分別形成的。（一）建設(shè)準(zhǔn)備階段。主要是立項(xiàng)（提出建設(shè)項(xiàng)目）及可行性研究，下達(dá)基建任務(wù)及選擇建設(shè)地址。形成的主要科技文件材料是：項(xiàng)目建議書與有關(guān)審批文件、可行性研究報(bào)告與有關(guān)原始基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、選址報(bào)告。（二）設(shè)計(jì)階段。分三個(gè)步驟：1．初步設(shè)計(jì)。根據(jù)勘測結(jié)果和設(shè)計(jì)任務(wù)書，編制方案圖、說明書、概算書。2．技術(shù)設(shè)計(jì)。初步設(shè)計(jì)經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行技術(shù)設(shè)計(jì)，主要解決基建工程主要結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)和作出工程費(fèi)用預(yù)算。技術(shù)設(shè)計(jì)形成：總平面圖、建筑設(shè)計(jì)圖、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖、設(shè)備安裝圖、電氣圖及工程預(yù)算書等。3．施工圖設(shè)計(jì)。根據(jù)初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)（項(xiàng)目小而簡單時(shí)，這兩個(gè)階段會(huì)合并為擴(kuò)初設(shè)計(jì)）對(duì)基建工程進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，編制施工用的全部施工圖紙及有關(guān)技術(shù)要求。（三）施工階段。主要指施工安排、施工組織和施工生產(chǎn)，形成：開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、施工網(wǎng)絡(luò)圖、各種施工記錄及檢驗(yàn)文件以及因施工引起的各種工程設(shè)計(jì)變更文件等。（四）竣工驗(yàn)收階段。對(duì)竣工的基建工程依照設(shè)計(jì)和國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查驗(yàn)收，形成：竣工圖、工程決算、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）工程使用管理階段。工程竣工驗(yàn)收交付使用后，要對(duì)工程進(jìn)行使用的管理，如維護(hù)、改建、擴(kuò)建等。這個(gè)階段中也會(huì)形成相應(yīng)的維修、改擴(kuò)建文件。目前，在項(xiàng)目建設(shè)過程中出現(xiàn)了監(jiān)理單位，建設(shè)監(jiān)理在項(xiàng)目的監(jiān)督過程中也會(huì)形成了相應(yīng)的文件材料，其主要有：規(guī)劃、大綱、專業(yè)實(shí)施細(xì)則、簡報(bào)、日志、來往文件等。七、科技文件材料的管理（編制管理、編號(hào)管理）科技文件材料的管理，指的是對(duì)科技文件材料編制、審簽、編號(hào)、更改、復(fù)制、發(fā)放、歸檔和監(jiān)督管理?？萍蓟顒?dòng)復(fù)雜嚴(yán)密，要求科技文件材料準(zhǔn)確及時(shí)傳達(dá)科技思想和生產(chǎn)數(shù)據(jù)，這就要求對(duì)科技文件材料實(shí)行科學(xué)管理。編制管理科技文件材料編制管理指按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求使科技文件材料的載體、圖樣線條、語言符號(hào)、尺寸比例、編制形式和編制程序規(guī)范化?？萍嘉募牧暇幹埔罁?jù)的主要標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）制圖標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)定了圖紙幅面尺寸、圖框格式、圖樣標(biāo)題欄、圖樣畫法、制圖比例尺寸標(biāo)注、符號(hào)代號(hào)圖例意義及書寫要求。最基本的圖樣標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)，即國家標(biāo)準(zhǔn)GB4457～4460-84《機(jī)械制圖》和GB-74《建筑制圖標(biāo)準(zhǔn)》。附表：GB4457～4460-84機(jī)械制圖標(biāo)準(zhǔn)（計(jì)算單位：毫米）幅面代號(hào)A0A1A2A3A4A5（寬）B×L（長）841×1189594×841420×594297×420210×297184×210（邊框）C105（裝訂線）Q25GB-74建筑制圖標(biāo)準(zhǔn)（計(jì)算單位：毫米）基本幅面代號(hào)01234（寬）B×L（長）841×1189594×841420×594297×420297×210（邊框）C105（裝訂線）Q25（二）產(chǎn)品圖樣標(biāo)準(zhǔn)。主要有6項(xiàng)。1．JB/Z155-81《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件名詞術(shù)語》，規(guī)定了產(chǎn)品及其組成部分的標(biāo)準(zhǔn)名詞、術(shù)語及其含義；產(chǎn)品圖樣的標(biāo)準(zhǔn)名詞、術(shù)語及其含義；設(shè)計(jì)文件的標(biāo)準(zhǔn)名詞、術(shù)語及其含義。2．JB/Z156-81《產(chǎn)品工作圖的基本要求》，對(duì)產(chǎn)品零件圖、裝配圖、總圖、表格圖繪制方法以及“技術(shù)要求”的書寫方法作了具體規(guī)定。3．JB/Z157-81《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件格式》，對(duì)產(chǎn)品圖樣的標(biāo)題欄、代號(hào)欄、附加欄以及圖樣區(qū)域、設(shè)計(jì)文件格式作了具體規(guī)定。4．JB/Z158-81《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件編號(hào)原則》，對(duì)編號(hào)原則、結(jié)構(gòu)和方法作了具體的規(guī)定。 5．JB/Z159-81《產(chǎn)品圖樣及其主要設(shè)計(jì)文件的完整性》，對(duì)產(chǎn)品文件的完整性作了具體規(guī)定。6．JB/Z160-81《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件更改方法》，對(duì)更改順序、方法、標(biāo)記等作了統(tǒng)一的規(guī)定。（三）竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)。是原國家建委1982年頒發(fā)的《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》。它是編制竣工圖的基本依據(jù)，對(duì)編制竣工圖的范圍、方法、質(zhì)量、職責(zé)、套數(shù)、經(jīng)費(fèi)等作了明確的規(guī)定。編號(hào)管理（一）科技文件材料的編號(hào)要求是：1、編號(hào)專指，每個(gè)編號(hào)代表一種文件或圖樣。2、力求簡短，便于記憶。3、統(tǒng)一方案和原則，容易編寫和理解，并要考慮歸檔號(hào)與檔案號(hào)的銜接。4、編號(hào)由代字和代號(hào)兩部分組成。代字統(tǒng)一用漢語拼音，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）編寫方法主要有：1、工程編號(hào)法：由工程號(hào)、結(jié)構(gòu)組成號(hào)、順序號(hào)組成，適用于基建工程工程科技文件材料編號(hào)。如：83052－22－001文件順序號(hào)結(jié)構(gòu)組成號(hào)工程代號(hào)2、順序編號(hào)法：由項(xiàng)目或產(chǎn)品順序號(hào)和文件順序號(hào)組成，適用于任何專業(yè)。如：302－001文件順序號(hào)產(chǎn)品或工程項(xiàng)目或科研課題順序號(hào)八、基本建設(shè)檔案的種類（一）基本建設(shè)檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)不同，可劃分為四種：1．工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基本建設(shè)檔案。如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)形成的科技檔案。2．軍事國防工程的基建檔案3．民用工程的基建檔案。4．市政工程的基建檔案。（二）基建活動(dòng)的程序如下：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目施工隊(duì)階段、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段、項(xiàng)目使用維護(hù)階段。項(xiàng)目建設(shè)程序一般包括：項(xiàng)目建議、可行性研究、立項(xiàng)審批、規(guī)劃審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收和交付使用。判斷基建工程項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)：基建工程項(xiàng)目是編制和執(zhí)行基本建設(shè)計(jì)劃的基層單位，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，并且有獨(dú)立的組織形式的基本建設(shè)單位。（三）基建工程檔案的基本特點(diǎn)，是以工程項(xiàng)目成套。國家檔案局，國家計(jì)委規(guī)定了基建項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍。（見本書P4-10）九、科技檔案的分類整理編目科技檔案的整理，是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，通過整理組成案卷，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份?？萍紮n案的整理應(yīng)遵循科技文件材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科技檔案保管、保密和提供利用的基本原則?？萍紮n案的整理有兩個(gè)過程，第一個(gè)過程是將科技文件材料組成案卷。第二個(gè)過程是將案卷進(jìn)行分類排列，編制科技檔案目錄和科技檔案實(shí)體排架。（一）科技文件材料的組卷科技文件材料的組卷是以科技文件材料為對(duì)象的整理，經(jīng)過整理使互有聯(lián)系的科技文件材料能夠按一定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本單元，稱為案卷（以前也稱為保管單位）。案卷的組成有兩部分材料：一是經(jīng)過整理的科技文件材料本身，二是在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及案卷內(nèi)、外封面、卷盒。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式?？萍紮n案的案卷有4種類型：即文字材料型、圖樣材料型、圖文混合型、聲像材料型?？萍嘉募牧辖M卷有四個(gè)步驟：鑒別、分類組卷、排列和編目。第一、鑒別，指立卷前對(duì)科技文件材料的屬性、完整性、準(zhǔn)確性、秘密程度和保存價(jià)值的鑒別。1、屬性的鑒別是按照科技檔案的概念、將不需歸檔的科技文件材料和不屬科技檔案范疇的黨政文件、科技資料區(qū)分開來，或剔除或歸入文書檔案、科技資料、另行管理。2、完整性的鑒別是對(duì)應(yīng)歸檔科技文件材料進(jìn)行完整性的審查，在數(shù)量上保證不缺項(xiàng)不缺頁。3、準(zhǔn)確性的鑒別是對(duì)應(yīng)歸檔科技文件材料內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確性的審查，在質(zhì)量上保證文件材料與實(shí)物（際）一致，文件之間不能相互矛盾。4、秘密程度的鑒別是根據(jù)劃密的有關(guān)規(guī)定，確定文件的絕密、機(jī)密、秘密的級(jí)別。5、保存價(jià)值的鑒別是根據(jù)保管期限表的規(guī)定，確定文件的永久，長期、短期的保管期限。第二、分類組卷，是按科技文件材料的聯(lián)系、進(jìn)行分類，把有一有一定聯(lián)系的科技文件材料集中在一起，組成案卷。分類組卷要保持案卷內(nèi)所反映問題的科技文件材料內(nèi)容上的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)還要兼顧文件密級(jí)、保管期限的聯(lián)系、盡量將同一密級(jí)同一保管期限的文件材料集中在一起組卷。分類組卷的方法主要有以下幾種：1、按結(jié)構(gòu)分類組卷：主要適用于機(jī)械產(chǎn)品科技文件材料（特別是圖紙）。例如，一臺(tái)銑床的科技文件材料，是由床身、傳動(dòng)機(jī)構(gòu)、變速機(jī)構(gòu)、進(jìn)給箱、升降臺(tái)、工作臺(tái)、電氣系統(tǒng)、冷卻系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成。各個(gè)結(jié)構(gòu)組成部分的科技文件材料，分別是具有有機(jī)聯(lián)系的整體，可以分別組成一卷或若干卷。一個(gè)產(chǎn)品或一臺(tái)設(shè)備的文件材料少，可將一個(gè)產(chǎn)品或一臺(tái)設(shè)備的文件材料各組成一卷。2、按子項(xiàng)分類組卷：主要適用于基本建設(shè)工程科技文件材料。例如，某基建工程由鑄工車間、金屬加工車間、機(jī)修車間、鍋爐房、原料倉庫、成品倉庫等子項(xiàng)組成。各個(gè)子項(xiàng)的科技文件材料分別是具有有機(jī)聯(lián)系的整體、可分別組成案卷。3、工序或階段分類組卷：就是根據(jù)生產(chǎn)程序或工作過程，把反映同一程序或過程的科技文件材料組成案卷。例如，工藝文件可按加工工序組卷；科研、設(shè)計(jì)文件可以按階段組卷；地質(zhì)勘探等工作，可以按踏勘、初探等工作過程組卷。4、按專業(yè)分類組卷：即按照科技文件材料內(nèi)容所涉及的專業(yè)組卷。例如，一個(gè)機(jī)械產(chǎn)品的工藝文件，可以按鑄造、鍛造、熱處理、電鍍、油漆、焊接等不同專業(yè)，分別組成案卷。設(shè)計(jì)和基建工程的圖樣文件，可以按建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、通風(fēng)、電氣等不同專業(yè)，分別組卷。5、按問題分類組卷：按照科技文件材料反映的不同問題，分別組卷。6、按地區(qū)分類組卷：主要適用于地質(zhì)勘探、地形測量、水文與氣象觀測材料，按照它們所反映的地區(qū)、分別組卷。7、按時(shí)間分類組卷：按照科技文件材料所反映的時(shí)間或形成時(shí)間組卷。水文、氣象、天文、地震等觀測材料，通常采用這種方法組卷。8、按作者分類組卷：按科技文件材料的形成者（單位、個(gè)人或集體）分別組卷。以上各種方法，可在保持科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用的前提下，結(jié)合使用。第三、排列，是分類組卷后在一個(gè)案卷內(nèi)科技文件材料的排列，以便于管理和查找利用。卷內(nèi)排列通常是按照科技文件材料在編制時(shí)形成的目錄進(jìn)行的（總圖目錄、初步設(shè)計(jì)目錄等），科技文件材料沒有目錄或原編制的目錄不能適應(yīng)組卷的排列時(shí)（如沒有文件目錄或同一目錄的科技文件材料形成兩個(gè)以上案卷）需重新排列。不同科技文件材料的排列方法如下：1、產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序排列，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)（組件或部件）排列。2、基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。3、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。隨機(jī)圖樣也可以單獨(dú)組卷。4、科研課題按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。5、案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。6、案卷內(nèi)科技文件材料排列要求，應(yīng)文字材料在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后第四、編目，是科技文件材料立卷工作的最后一道工序，其內(nèi)容包括：編寫案卷頁號(hào)、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的填寫和案卷封面的編制。1．編寫案卷頁號(hào)。案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。其目的是鞏固卷內(nèi)科技文件材料排列順序，便于保管、利用和統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。頁號(hào)編寫位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號(hào)：雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號(hào)。一項(xiàng)科技活動(dòng)的文件材料組成若干個(gè)案卷，各卷均從1號(hào)起編頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。2．卷內(nèi)目錄的編制。卷內(nèi)目錄是卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容和數(shù)量的清單，其作用是統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件材料數(shù)量，便于查用，保護(hù)卷內(nèi)文件材料。它的項(xiàng)目包括：（1）順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料數(shù)的順序。（2）文件編號(hào)：填寫科技文件材料的文號(hào)、圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。（3）責(zé)任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。（4）文件材料題名：即文件標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。（5）日期：填寫編制科技文件材料的年、月、日。（6）頁次：填寫每份科技文件材料首頁上標(biāo)注的頁號(hào)。末尾一份文件則標(biāo)注起止頁號(hào)（7）備注。卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)科技文件材料的首頁之前。3．卷內(nèi)備考表的填寫。備考表內(nèi)容分兩部分，第一部分是記載和說明該卷內(nèi)科技文件材料的基本情況，一般由有關(guān)的科技人員填寫。例如，卷內(nèi)科技文件材料完整、準(zhǔn)確狀況的說明，文件材料內(nèi)容、成份、數(shù)量的記載。第二部分是記載和說明該案卷在管理過程中的變化情況，由科技檔案部門填寫。4．案卷封面的編制。案卷內(nèi)的科技文件材料基本情況，是通過案卷封面的編制揭示出來的，同時(shí)，封面又起著保護(hù)卷內(nèi)科技文件材料的作用。案卷封面可采用案卷外封面（卷盒）和案卷內(nèi)封面（軟卷皮）兩種形式。內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。案卷封面內(nèi)容項(xiàng)目有：（1）案卷題名。題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱（工程、產(chǎn)品、課題、設(shè)備等）；文件材料的內(nèi)容特征（結(jié)構(gòu)、階段、專業(yè)、工序等）；文件名稱（計(jì)算書、零件圖等）。例如：①X62W萬能銑床床身部分零件圖（對(duì)象名稱——產(chǎn)品型號(hào)） （針對(duì)內(nèi)容——結(jié)構(gòu)） （文件名稱）②××××中學(xué)教學(xué)樓 電器照明 施工圖（對(duì)象名稱——工程項(xiàng)目） （針對(duì)內(nèi)容——專業(yè)）（文件名稱）③柑桔黃龍病課題 成果鑒定 鑒定書（對(duì)象名稱——科研課題）（針對(duì)內(nèi)容——階段）（文件名稱）（2）編制單位。填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。立卷單位。填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門（3）編制日期。填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。（5）保管期限。依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。（6）密級(jí)。依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。（7）檔號(hào)。按事先編制的分類編號(hào)方案填寫檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。（8）檔案館（室）代號(hào)。填寫國家檔案行政管理部門賦予的本館（室）的代碼。（9）縮微號(hào)。填寫縮微時(shí)給定本卷的編號(hào)。5．案卷的裝訂。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。（圖紙尺寸及折疊方法見附圖）。案卷內(nèi)必須取掉金屬物。案卷不裝訂時(shí)其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的排列次序排列有序，并在每份（件）科技文件材料的首頁加蓋“檔號(hào)章”?！皺n號(hào)章”的式樣如下：分類號(hào)案卷號(hào)件號(hào)檔號(hào)序號(hào)附圖：復(fù)制圖（藍(lán)圖）的折疊方法：為有效保護(hù)圖紙的字跡和線條，圖紙以內(nèi)折為宜。①折疊0～3號(hào)圖紙時(shí)，應(yīng)將圖面折向外方，使右下角的圖標(biāo)露在外面。圖紙折疊后的大小，應(yīng)以4號(hào)基本幅面的尺寸（297×210）為準(zhǔn)。②需要裝訂成冊(cè)的圖紙，其折疊方法見圖10～13。③需要折疊而不裝訂的圖紙，其折疊方法見圖14～17。④底圖不能裝訂，也不能折疊，組卷后一般是裝在大牛皮紙袋中平放在專用底圖柜中保存，或卷成筒裝入硬紙筒保存。不管用哪種方法，底圖進(jìn)行整理、排列時(shí)，其編目可利用原目錄，但應(yīng)另以張為單位編底圖目錄并單獨(dú)保存和管理。（二）編制科技檔案號(hào)科技檔案號(hào)，是指案卷的編號(hào)或代號(hào)，起著固定科技檔案整理成果，反映分類和排列次序，便于保管和查找利用的作用?？萍紮n案號(hào)的編制要求：1．要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同分類方案的分類方法和結(jié)構(gòu)層次相一致。2．科技檔案號(hào)由分類號(hào)和案卷順序號(hào)構(gòu)成。分類號(hào)根據(jù)科技檔案分類編號(hào)方案的內(nèi)容填寫。分類號(hào)的標(biāo)識(shí)不作統(tǒng)一規(guī)定，通常有兩種形式：一是分類號(hào)全部用阿拉伯?dāng)?shù)字作標(biāo)識(shí)，二是一級(jí)類目用英文字母，其他層次用阿拉伯?dāng)?shù)字作標(biāo)識(shí)。案卷順序號(hào)隸屬于分類號(hào)的最后一個(gè)層次。3．科技檔案號(hào)要規(guī)范化，分類號(hào)與案卷順序號(hào)之間用破折號(hào)隔開，分類號(hào)之間的不同層次用“·”符號(hào)隔開。4．編號(hào)應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜。如：KKK工廠辦公大樓基建檔案編號(hào)：J3·1—1案卷順序號(hào)（第1號(hào)卷）三級(jí)類目代號(hào)（辦公大樓工程項(xiàng)目代號(hào)）二級(jí)類目代號(hào)（生活建筑）大類（一級(jí)類目）代字（基建類）KKK工廠基建檔案分類方案J基建1廠區(qū)綜合1平面布置圖2征地文件3隱蔽管線2生產(chǎn)建筑1薄膜車間2涼鞋車間3造革車間3生活建筑1辦公樓2住宅樓3其他附錄1：廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法（廣東省檔案局1992年7月4日印發(fā)）1、類別設(shè)置基建檔案（代字：B）2、分類方法B、基建檔案的一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置；3、編號(hào)方法基建檔案按工程項(xiàng)目編案卷順序號(hào)，其結(jié)構(gòu)模式為大類代字+分類號(hào)+案卷序號(hào)，例如：B1—1案卷順序號(hào)（第1號(hào)卷）一級(jí)屬類（工程項(xiàng)目代號(hào)）大類代字（基建類）附錄2：工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國家檔案局1991年7月4日印發(fā)）第四條工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。第七條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置方法如下：4、基本建設(shè)類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置；第八條工業(yè)企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)符號(hào)不作統(tǒng)一規(guī)定。工業(yè)企業(yè)檔案分類表一級(jí)類目名稱二級(jí)類目名稱基本范圍基本建設(shè)類基本建設(shè)檔案二級(jí)類目按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置同一工程項(xiàng)目內(nèi)，包含工程的勘探測繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。（三）編制科技檔案目錄科技檔案案卷經(jīng)過分類排列和編制科技檔案號(hào)之后，就初步形成了科技檔案管理系統(tǒng)，編制科技檔案目錄，就固定了檔案案卷分類、排架、編號(hào)的成果。編制科技檔案目錄是以科技檔案案卷為單位，將案卷的有關(guān)內(nèi)容逐項(xiàng)登記在案卷目錄上，形成科技檔案目錄。1、科技檔案總目錄是按科技檔案接收進(jìn)庫時(shí)間編制的目錄。這種目錄準(zhǔn)確反映庫房內(nèi)科技檔案的數(shù)量以及變化的情況?？偰夸洶纯萍紮n案接收進(jìn)庫的時(shí)間進(jìn)行登記。先進(jìn)庫的先登記，后進(jìn)庫的后登記，每本目錄一般登記500個(gè)案卷。每本總目錄須編目錄號(hào)，目錄號(hào)的模式為：總—1，總—2，……分別表示總目錄的第1本目錄、第2本目錄等等?？偰夸浀捻樞蛱?hào)在每本目錄中流水，因此每本目錄內(nèi)的案卷順序號(hào)都從1開始?？萍紮n案總目錄總登記序號(hào)科技檔案號(hào)接收進(jìn)庫日期編制單位案卷題名密級(jí)保管期限數(shù)量出庫情況備注份數(shù)張數(shù)原因日期經(jīng)辦人2．科技檔案分類目錄是按科技檔案分類順序編制的目錄。這種目錄系統(tǒng)反映了科技檔案的分類體系，是科技檔案分類排列的依據(jù)，因而是一種管理科技檔案的基本目錄。科技檔案分類順序是以科技檔案號(hào)來固定的，分類目錄的填寫順序應(yīng)按照科技檔案號(hào)的順序進(jìn)行。分類目錄一般按大類（一級(jí)類）分開，每一大類設(shè)一本目錄，每本目錄登記500個(gè)案卷。分類目錄須編目錄號(hào)，分類目錄號(hào)=大類代字+目錄順序號(hào)，如S—1表示設(shè)備類的第1本目錄?？萍紮n案分類目錄（簿式）類別：科技檔案號(hào)總目錄號(hào)總登記號(hào)案卷題名編制單位密級(jí)保管期限數(shù)量備注份數(shù)張數(shù)由于分類目錄不按進(jìn)庫前后順序登記，為方便登記，許多單位將分類目錄制成卡片，每類卡片用不同款色的指引卡隔開，成為卡片式分類目錄?？萍紮n案分類目錄（卡片式）科技檔案號(hào)：____________總目錄號(hào):_____________總登記號(hào):___________案卷題名:_________________________________________________________編制單位:________________密級(jí):_______________保管期限:____________數(shù)量:______________份___________張_____________3、分類目錄一般由案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄兩部分組成。（1）科技檔案案卷目錄格式案卷目錄檔號(hào)題名編制單位編制日期頁（份）數(shù)期限備注（2）科技檔案卷內(nèi)文件目錄格式卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁號(hào)備注十、統(tǒng)一若干基建檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（一）《卷內(nèi)目錄》“責(zé)任者”一欄一般填寫單位名稱，以印章為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項(xiàng)目、論文、講義等均可填寫個(gè)人；基建檔案竣工圖的責(zé)任者為施工單位（個(gè)別行業(yè)如火力發(fā)電行業(yè)，其竣工圖按原電力部規(guī)定，由設(shè)計(jì)單位編制，其責(zé)任者為設(shè)計(jì)單位）；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫其職務(wù)及人名全稱。（二）一些專業(yè)主管部門從方便管理規(guī)劃的角度出發(fā)，收集保管了本系統(tǒng)重要的科技檔案（主要是工程檔案），這類工程檔案，在一些機(jī)關(guān)，已被歸入了機(jī)關(guān)原“基建檔案”大類之中，造成工程項(xiàng)目檔案與基建（自建）檔案不分，按流水排列的現(xiàn)象。這種情況，該單位如對(duì)檔案重新分類時(shí)，應(yīng)將工程（項(xiàng)目）檔案與基建（自建）檔案分開設(shè)類，即設(shè)：工程項(xiàng)目檔案類（可用“G”字以后的專門檔案代字），及基建（自建）檔案（仍用“B”字代字）；如不重新分類的，應(yīng)將自建項(xiàng)目檔案編制《專題目錄》，以便檢索；無論采用哪種分類方法，均應(yīng)在文件材料收集范圍中，分別明確“自建檔案”及“工程項(xiàng)目檔案”各自的收集范圍。（三）基建檔案的分類，要特別注意一、二位類的分類。1、一般基建檔案不多的小單位，可將一位類設(shè)為“基建”，二位類直接到“項(xiàng)目”；2、基建檔案多的單位，可將一級(jí)類目設(shè)為“基建”，二級(jí)類目設(shè)為“性質(zhì)”（生產(chǎn)、生活、輔助等類），三級(jí)類目設(shè)為“項(xiàng)目”；3、工程項(xiàng)目檔案層次復(fù)雜、數(shù)量龐大的單位，在“項(xiàng)目”后可適當(dāng)增加“階段”或“專業(yè)”代號(hào)，作為“擴(kuò)充號(hào)”。從“大類號(hào)”到“項(xiàng)目號(hào)”之間為“必著項(xiàng)”；從“項(xiàng)目號(hào)”到“案卷號(hào)”之前為“備著項(xiàng)”（即有需要時(shí)方著）；從大類號(hào)至案卷號(hào)前各層類別間用“·”圓點(diǎn)隔開，作為檔號(hào)中的“分類號(hào)”，“分類號(hào)”與“案卷號(hào)”之間用“－”隔開。案卷號(hào)為“分類號(hào)”中最后一個(gè)屬類內(nèi)的小流水編號(hào)。一些項(xiàng)目檔案中個(gè)別屬類材料特別少的，可視實(shí)際情況，將有關(guān)材料合并到上位類。（四）與工程項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件，如：申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入基建年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)當(dāng)歸入科技檔案整理。原已放入文書檔案中整理的不再拆卷，但在基建檔案分類目錄中，要將這部分文件材料名稱注上，以便檢索。（五）科技檔案的整理：采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法。文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放；原沿用圖、文同盒（卷），并已整理編號(hào)完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編《卷內(nèi)目錄》，每份文件及圖紙的首頁上加蓋檔號(hào)章。一個(gè)類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時(shí)，可采用圖、文同卷的方法，但須注意：同一卷內(nèi)，反映同一問題的文字性材料在前，圖紙?jiān)诤?，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號(hào)”；如將文字材料合訂一冊(cè)，與圖紙同放一盒者，應(yīng)把文字材料圖紙各作為1卷，其各自有封面、卷內(nèi)目錄、備考表。采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂，分別編制檔號(hào)的作法。（六）關(guān)于房改檔案問題：各單位房改檔案原則上放入黨政工團(tuán)（或行政管理類）下設(shè)類進(jìn)行管理，但已把其作為基建檔案的一個(gè)屬類進(jìn)行了整理的，可維持不動(dòng)。（七）交通系統(tǒng)中的公路建設(shè)工程，其圖紙大多為3#圖，為了節(jié)省整理時(shí)間，方便工程技術(shù)人員利用檔案，有利于圖紙的保護(hù)，允許公路圖紙（全套為3#圖者）以3#圖成冊(cè)裝訂，可采用兩種裝盒方法：1.特制3#圖大小的圖盒包裝；2.將圖冊(cè)成冊(cè)對(duì)折,裝入4#圖盒內(nèi),其余如：《卷內(nèi)目錄》、卷脊填寫等均按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量一般要求》的規(guī)定。(八)需要明確的基建檔案工作問題1、負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，如：指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團(tuán)）工作中形成的文件材料，歸入本單位（含派出單位或今后管理單位的文書檔案）。從籌建、報(bào)建、征地、施工管理、到設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收等文件，則歸入該項(xiàng)目的基建檔案。2、各單位在基建項(xiàng)目形成的會(huì)計(jì)檔案，其編號(hào)、排列方法，可分兩種情況：（1）在較長一段時(shí)間中，均有基建項(xiàng)目或有大型基建項(xiàng)目者，可在會(huì)計(jì)檔案類的各種形式之后，目錄號(hào)之前，增設(shè)屬類，例：D1.1.1—1案卷號(hào)（從1開始編流水號(hào)） 目錄號(hào)（1為第1本目錄） 屬類號(hào)(1行政財(cái)務(wù)，2基建財(cái)務(wù)) 形式代號(hào)(1報(bào)表，2帳簿，3憑證，4其他) 大類代字(會(huì)計(jì)檔案代號(hào))(2)一般機(jī)關(guān)單位基建會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不大，屬臨時(shí)性質(zhì)工作者,可跟在當(dāng)年度的行政會(huì)計(jì)檔案后編號(hào)、排列。3、施工單位的工程聯(lián)系單、修改通知單的分類、組卷方法為：（1）施工單位形成的“工程聯(lián)系單”的組卷方法：可按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號(hào)排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入《卷內(nèi)目錄》條文。“修改通知單”參照此辦法立卷。（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。4、基建項(xiàng)目中的分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表的組卷方法：“分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表”，原則上與相關(guān)工序的原始記錄合一立卷，并排列在其前面；“分部工程質(zhì)量評(píng)定表”，跟在“單位工程質(zhì)量評(píng)定表”后排列，合一立卷?！百|(zhì)量評(píng)定表”的責(zé)任者為質(zhì)量監(jiān)督部門。5、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)。施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。需增加者，其費(fèi)用由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。6、跨區(qū)域項(xiàng)目基建檔案的歸屬?？缈h的基建項(xiàng)目檔案，除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項(xiàng)目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分。牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，可由所屬市城建檔案館接收，跨市的基建項(xiàng)目檔案，除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項(xiàng)目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分。反映全省經(jīng)濟(jì)、建設(shè)發(fā)展變化者，可由省檔案館接收。7、圖紙目錄的編頁碼問題及圖紙折疊方式的確定。（1）利用原來圖紙目錄作為《卷內(nèi)目錄》者，《卷內(nèi)目錄》不必編頁碼。別有《卷內(nèi)目錄》者，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號(hào)章。（2）圖紙折疊方法：A、按A4幅面規(guī)格大小折疊；B、圖標(biāo)外露；C、圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式；D、折疊方法一致。8、城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。9、各類型單位，包括企業(yè)，事業(yè)，機(jī)關(guān)等，特別是撤銷單位，必須按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。（九）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)不用再放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項(xiàng)目內(nèi)容和《卷內(nèi)目錄》、備考表等必須填寫完備。（十）檔案形成時(shí)已經(jīng)成本成冊(cè)有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號(hào)章即可歸檔。（十一）科技檔案案卷目錄式樣：案卷目錄類別：序號(hào)檔號(hào)題名立卷單位起止日期頁（份）數(shù)期限備注（十二）《關(guān)于印發(fā)<二○○六年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見>的通知》（粵檔發(fā)〔2006〕25號(hào)）關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的幾點(diǎn)意見1、檔案管理已實(shí)現(xiàn)電子化的建設(shè)項(xiàng)目，主管部門可保存電子檔案，電子檔案移交時(shí)要有安裝和使用說明，注明系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，如：硬件、軟件配制和安裝使用。紙質(zhì)檔案原件留建設(shè)單位保管。2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷排列與卷內(nèi)文件排列的基本要求：（1）案卷的排列順序原則上按本單位制定的編號(hào)方式排列，案卷數(shù)量多的項(xiàng)目可以按階段、專業(yè)下編流水號(hào)；案卷數(shù)量少的項(xiàng)目可按綜合管理性文件（含立項(xiàng)報(bào)批、驗(yàn)收文件）、設(shè)計(jì)文件（含基礎(chǔ)文件）、施工文件（含竣工圖），一個(gè)項(xiàng)目編一個(gè)流水號(hào)。（2）卷內(nèi)文件排列的基本要求是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3、竣工圖章的使用（1）竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。若標(biāo)題欄附近空白處太小，無法蓋竣工圖章，可在圖面適當(dāng)空白處蓋竣工圖章，盡量不壓線。若正面無法蓋竣工圖章，可蓋在圖檔的背面處。重新出圖的，竣工圖章的相關(guān)責(zé)任人簽名欄可分解印在標(biāo)題欄的上方或左方，保留原設(shè)計(jì)圖標(biāo)的責(zé)任人，不再蓋竣工圖章。（2）竣工圖章的式樣按有關(guān)主管部門的要求執(zhí)行。除房建工程外，以采用《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中所規(guī)定的式樣為宜。十一、基建檔案分類整理中幾點(diǎn)需要注意的問題1、基建工程案卷排列順序按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。2、案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。3、基建工程檔案的基本特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套。4、基本圖幅為4號(hào)圖紙：297×210mm。5、頁碼編寫位置（1）文字材料：①單面編在右下角；②雙面編在正面右下角，（背面左下角）；（2）圖紙不編頁碼，只蓋檔號(hào)章。6、長期保管的基建檔案實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。當(dāng)無竣工圖時(shí)，應(yīng)將施工圖的保管期限（短期）上升為竣工圖的保管期限（永久）。7、科技檔案卷內(nèi)目錄抄寫內(nèi)容：（1）文件編號(hào)：文號(hào)、圖號(hào)。（2）責(zé)任者：直接編制部門或主要責(zé)任者。①合同協(xié)議書等：寫雙方或多方。②設(shè)計(jì)圖責(zé)任者為設(shè)計(jì)單位。③施工圖責(zé)任者一般為設(shè)計(jì)單位。④竣工圖責(zé)任者一般為施工單位。⑤質(zhì)量評(píng)定表的責(zé)任者為質(zhì)量監(jiān)督部門。8、備考表內(nèi)容：（1）檔號(hào)：分類號(hào)一案卷號(hào)。（2）本卷共件頁，其中文字材料頁、圖紙材料頁9、圖紙材料不裝訂，只蓋檔號(hào)章。10、目錄夾標(biāo)簽：B—1（目錄號(hào)）。11、與工程項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件，如：申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入基建年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入基建檔案整理。12、房改檔案原則上放入文書類進(jìn)行管理。13、基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不大，可跟在當(dāng)年度的行政會(huì)計(jì)檔案后編號(hào)、排列。14、質(zhì)量等級(jí)證放在“12—12.5”（竣工驗(yàn)收文件—項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審文件）立卷，保管期限為永久。15、國有土地使用證復(fù)印件（加蓋單位公章）及房地產(chǎn)權(quán)屬證復(fù)印件（填寫“與原件相符，歸檔用?！痢痢痢聊辍痢猎隆痢寥铡弊謽硬⒓由w單位公章后）均放在“11—11.4”（交付使用的固定資產(chǎn)）中立卷。兩證原件均由單位另存。附錄一：廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法（廣東省檔案局1992年7月4日印發(fā)）廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法（廣東省檔案局1992年7月4日印發(fā)）為了適應(yīng)我省機(jī)關(guān)檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《廣東省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合我省機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際情況，制定本辦法。一、分類原則1、機(jī)關(guān)檔案分類原則是以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)機(jī)關(guān)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。3、本辦法適用于對(duì)一個(gè)全宗的全部檔案進(jìn)行實(shí)體分類、組卷和排架管理。有類設(shè)類，無類空類。二、類別設(shè)置1、一個(gè)全宗內(nèi)的檔案原則上分為七大類：即（1）黨政工團(tuán)檔案（代字：A）；（2）基建檔案（代字：B）；（3）設(shè)備、儀器檔案（代字：C）；（4）會(huì)計(jì)檔案（代字：D）；（5）已故人員檔案（代字：E）；（6）聲像檔案（代字：F）；（7）專門檔案（代字：G）。大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)，從左至右依次叫一級(jí)屬類、二級(jí)屬類……。要求各單位的大類與本辦法保持一致，大類以下屬類可根據(jù)本單位的實(shí)際情況決定。2、對(duì)下屬單位報(bào)送的科研成果、產(chǎn)品鑒定、基建項(xiàng)目的審批文件可分別歸入有關(guān)業(yè)務(wù)部門的管理性文件中。3、一些機(jī)關(guān)因業(yè)務(wù)性質(zhì)特殊，形成的本專業(yè)的專門檔案，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立大類，依次排列在聲像檔案后面，代字用英文字母接上。三、分類方法A、黨政工團(tuán)檔案（其屬類可按組織機(jī)構(gòu)或問題設(shè)置排列，前后保持一致，不可任意改動(dòng)）；B、基建檔案的一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置；C、設(shè)備儀器檔案的一級(jí)屬類，按種類或型號(hào)設(shè)置；D、會(huì)計(jì)檔案的一級(jí)屬類，按報(bào)表、賬簿、憑證，工資單及其他設(shè)置；E、已故人員檔案的一級(jí)屬類，按已故人員級(jí)別設(shè)置；F、聲像檔案的一級(jí)屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設(shè)置；G、專門檔案（本機(jī)關(guān)形成的專門檔案）的一級(jí)屬類，按問題或機(jī)構(gòu)設(shè)置；H、榮譽(yù)、實(shí)物檔案。四、編號(hào)方法1、黨政工團(tuán)檔案的編號(hào)，其結(jié)構(gòu)模式由大類代字+保管期限代號(hào)+目錄序號(hào)和案卷順序號(hào)組成。保管期限代號(hào)：永久1、長期2、短期3；永久、長期合編為12，長期、短期合編為23；永久、長期、短期合編為0，按年度（或若干年）編一個(gè)目錄號(hào)。例如：1985年永久保管檔案目錄序號(hào)為25，其目錄號(hào)為A1.25，1986年是A1.26，1987年是A1.27，余此類推。例如：A1.1—1案卷順序號(hào)（第1卷）目錄順序號(hào)（第1本目錄）保管期限代號(hào)（永久1、長期2、短期3；永久、長期合編為12；永久、長期、短期合編為0）大類代號(hào)（文書檔案）