五星級(jí)酒店后勤部門(mén)通用手冊(cè)崗位說(shuō)明匯編操作流程

工程部、保安部、人力資源部管理手冊(cè)(人員結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、操作流程匯編)

目錄TOC\o"1-3"\h\z第一節(jié)總經(jīng)理辦公室概述 4一、總經(jīng)理辦公室組織架構(gòu) 4二、總經(jīng)理辦公室人員編制 4二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍 5第二節(jié)行政人員崗位職責(zé)與行政制度 7一、行政崗位職責(zé) 7（一）、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé) 7（二）、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé) 7（三）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé) 8（四）、行政秘書(shū)崗位職責(zé) 8二、行政制度 9（一）、辦公室現(xiàn)場(chǎng)管理制度 9（二）、文件處理制度 10（三）、文件撰制管理制度 15（四）、印鑒和文件使用管理制度 21（五）、檔案管理制度 27（六）、文檔、圖表、資料編號(hào)的規(guī)定 29（七）、文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度 30（八）、保密工作管理制度 35（九）、公司文件密級(jí)的規(guī)定 37（十）、Domino/LoutesNotes使用管理制度 39（十一）、自備筆記本電腦管理辦法 41第三節(jié)工程崗位人員職責(zé)與工程制度 43一、工程人員崗位職責(zé) 43（一）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé) 43（二）、工程經(jīng)理崗位職責(zé) 43（三）、值班工程師（電工）崗位職責(zé) 44（四）、值班工程師（空調(diào)）崗位職責(zé) 44（五）、值班工程師（維修）崗位職責(zé) 45二、工程制度 45（一）、工程部基礎(chǔ)管理制度 45（二）、設(shè)備運(yùn)行管理制度 47（三）、交接班制度 48（四）、維修服務(wù)規(guī)范 49第四節(jié)保安崗位人員職責(zé)與保安制度 50一、保安人員崗位職責(zé) 50（一）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（保安）崗位職責(zé) 50（二）、保安經(jīng)理崗位職責(zé) 51（三）、保安員崗位職責(zé) 51（四）、保安員（大堂）崗位職責(zé) 52（五）、保安員（停車(chē)場(chǎng)）崗位職責(zé) 52（六）、保安員（樓層）崗位職責(zé) 52（七）、保安員（員工出口）崗位職責(zé) 53（八）、保安員（監(jiān)控中心）崗位職責(zé) 53二、工作流程 54（一）、工作時(shí)間 54（二）、工作要求 54（三）、保安各崗位工作流程 55三、保安管理制度 56（一）、酒店安全管理規(guī)定 56（二）、酒店消防設(shè)備管理規(guī)定 61（三）、酒店消防器材管理制度 61（四）、酒店消防安全培訓(xùn)制度 62（五）、安全檔案管理規(guī)定 62（六）、違反酒店安全、消防管理的處罰規(guī)定 63（七）、酒店施工場(chǎng)地安全管理規(guī)定 63（八）、批準(zhǔn)動(dòng)火的原則： 64（九）、施工人員的管理規(guī)定 65（十）、用火用電制度 66（十一）、各部門(mén)防火制度 67（十二）、鑰匙管理規(guī)定 70（十三）、停車(chē)場(chǎng)管理制度 71（十四）、員工會(huì)客登記制度 72（十五）、監(jiān)控室管理規(guī)定 72（十六）、員工通道管理規(guī)定 73（十七）、進(jìn)貨門(mén)管理規(guī)定 73（十八）、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)管理制度 74第六節(jié)人力資源管理手冊(cè) 77一、崗位職責(zé) 77（一）總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（人事）崗位職責(zé) 77（二）人事經(jīng)理崗位職責(zé) 78（三）培訓(xùn)主管崗位職責(zé) 79（四）招聘員工關(guān)系主管 79（五）薪酬福利主管 80二、人事工作程序 81（一）組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)程序與標(biāo)準(zhǔn) 81（二）工作分析流程和標(biāo)準(zhǔn) 81（三）人員招聘流程和標(biāo)準(zhǔn) 82（四）新員工入店工作流程和標(biāo)準(zhǔn) 83（五）入職培訓(xùn) 84（六）薪資工作流程和標(biāo)準(zhǔn) 85（七）員工轉(zhuǎn)正流程和標(biāo)準(zhǔn) 86（八）員工升職流程和標(biāo)準(zhǔn) 87（九）員工降職/處罰流程和標(biāo)準(zhǔn) 88（十）“優(yōu)秀員工”活動(dòng)的評(píng)選流程和標(biāo)準(zhǔn) 89（十一）員工請(qǐng)假的流程和標(biāo)準(zhǔn) 89（十二）員工違紀(jì)處理流程和標(biāo)準(zhǔn) 90（十三）員工獎(jiǎng)勵(lì)的流程和標(biāo)準(zhǔn) 91（十四）員工勞動(dòng)爭(zhēng)議處理流程和標(biāo)準(zhǔn) 91（十五）員工關(guān)系工作的流程和制度 92（十六）女員工計(jì)劃內(nèi)生育制度 93（十七）員工離職工作流程和標(biāo)準(zhǔn) 94三、培訓(xùn)工作內(nèi)容 95（一）培訓(xùn)的目的 95（二）培訓(xùn)的作用 95（三）培訓(xùn)系統(tǒng)性模型 96（四）培訓(xùn)的四個(gè)步驟 96（五）培訓(xùn)實(shí)施的工作流程和標(biāo)準(zhǔn) 97（六）酒店店內(nèi)培訓(xùn) 98四、考評(píng) 100（一）考評(píng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn) 100（二）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效考評(píng) 101（三）中層人員和員工的考評(píng) 101五、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃 101六、員工關(guān)系管理 102七、人事&考核表格 103第一節(jié)總經(jīng)理辦公室概述一、總經(jīng)理辦公室人員編制根據(jù)酒店人員編制，總經(jīng)理辦公室定編12名，見(jiàn)下表：部門(mén)編制說(shuō)明人事3人力資源經(jīng)理1人行政1行政經(jīng)理1人工程16經(jīng)理1人、主管4人、維修工12人安保28經(jīng)理1人、副理1人、安保員26人合計(jì)48二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍酒店總經(jīng)理辦公室擁有四大職能，分別是:（一）行政管理：作為酒店的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)部門(mén)，在總經(jīng)理對(duì)酒店實(shí)施管理的過(guò)程中處于上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系的中介地位。具體職責(zé)范圍為：1. 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)酒店與外單位如：政府機(jī)關(guān)、職能部門(mén)的關(guān)系，及時(shí)收集政府及職能部門(mén)有關(guān)政策、信息，為酒店經(jīng)營(yíng)服務(wù)；2. 負(fù)責(zé)起草酒店年度工作報(bào)告及關(guān)系酒店整體經(jīng)營(yíng)、管理發(fā)展方面的文字性材料；3. 負(fù)責(zé)起草酒店總經(jīng)理所需要的發(fā)言材料和總結(jié)報(bào)告；4. 負(fù)責(zé)酒店文書(shū)檔案管理和印鑒管理；5. 負(fù)責(zé)組織酒店總經(jīng)理辦公會(huì)議、行政例會(huì)和全體員工大會(huì)等各種會(huì)議，作好會(huì)議內(nèi)容的記錄和傳達(dá)；6. 負(fù)責(zé)來(lái)酒店公干客人的接洽和協(xié)調(diào)接洽以及信訪接待工作；7. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部工作用車(chē)的審批；8. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部材料的印刷管理；9. 負(fù)責(zé)制定行政值班經(jīng)理值班制度和值班情況的檢查工作。（二）人力資源：涵蓋了人事調(diào)配管理，人力資源開(kāi)發(fā)利用、員工培訓(xùn)管理、勞動(dòng)工資獎(jiǎng)金和醫(yī)療管理等方面。具體職責(zé)范圍為：1. 堅(jiān)持以人為本的原則，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)有效的調(diào)配、開(kāi)發(fā)和利用；2. 規(guī)劃福成人力資源發(fā)展，對(duì)人力資源狀況進(jìn)行控制；3. 管理人員的招聘和選拔；4. 加強(qiáng)預(yù)算管理和成本核算，降低人工成本；5. 根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展制定培訓(xùn)計(jì)劃，并對(duì)日常培訓(xùn)監(jiān)督控制；6. 根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)制定合理薪資體系；為酒店員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；7. 制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為企業(yè)留住人才，提高員工的忠誠(chéng)度；制定各級(jí)人員激勵(lì)政策、提高的員工積極性。（三）工程：負(fù)責(zé)動(dòng)力設(shè)備的運(yùn)行管理和酒店設(shè)備設(shè)施的維修、維護(hù)和保養(yǎng)，以及設(shè)備設(shè)施的更新改造。具體職責(zé)范圍為：1. 負(fù)責(zé)酒店電力系統(tǒng)、電梯空調(diào)系統(tǒng)、冷熱水系統(tǒng)及地面管道運(yùn)行管理，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和故障檢修。2. 負(fù)責(zé)酒店冷凍設(shè)備、制冰設(shè)備、排風(fēng)設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修。3. 負(fù)責(zé)酒店水暖設(shè)備、廚房設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修。4. 負(fù)責(zé)酒店系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)的維修保養(yǎng)和故障。5. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)樓宇維護(hù)和室內(nèi)裝修設(shè)施、家具、門(mén)鎖的維修維護(hù)工作。6. 負(fù)責(zé)酒店燈具、燈飾的維修、維護(hù)工作。7. 負(fù)責(zé)組織實(shí)施酒店改造工程。合理控制能源消耗，將工程系統(tǒng)的運(yùn)行控制在最經(jīng)濟(jì)狀態(tài)。（四）保安:負(fù)責(zé)酒店安全保衛(wèi)工作的組織和管理，保證酒店財(cái)產(chǎn)安全，與酒店員工、客人生命財(cái)產(chǎn)安全，維護(hù)酒店聲譽(yù)、利益。具體職責(zé)范圍為：1. 貫徹預(yù)防為主，確保重點(diǎn)，打擊犯罪，保障安全的工作方針，制定酒店安全管理方針、制度和防范措施并監(jiān)督實(shí)施。2. 領(lǐng)導(dǎo)酒店安全保衛(wèi)工作，部署保衛(wèi)力量，維護(hù)酒店正常應(yīng)運(yùn)秩序，保證重點(diǎn)要害部位安全防范工作。3. 組織實(shí)施安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的隱患提出整改意見(jiàn)，通知相關(guān)部門(mén)限期整改，對(duì)已發(fā)現(xiàn)的安全事故應(yīng)及時(shí)查明原因，追究責(zé)任并提出改進(jìn)意見(jiàn)。4. 做好法制、安全、教育及宣傳工作，對(duì)酒店新入職員工進(jìn)行安全、消防、教育和安全技能專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，每年兩次對(duì)全體員工進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)。5. 做好重大活動(dòng)，大型會(huì)和貴賓的安全保衛(wèi)工作，積極配合公安部門(mén)做好安全保衛(wèi)任務(wù)。6. 做好住客登記、驗(yàn)證的監(jiān)督工作，對(duì)重點(diǎn)可疑人員實(shí)行查控。7. 協(xié)助公安人員抓獲通緝犯，打擊違法犯罪行為。8. 協(xié)同工程專(zhuān)業(yè)人員，做好酒店安全消防設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)。9. 加強(qiáng)對(duì)廚房、倉(cāng)庫(kù)、配電室、強(qiáng)電豎井、電器機(jī)房及公共娛樂(lè)場(chǎng)所等重點(diǎn)要害部位的安全防范工作。10. 全面掌握酒店內(nèi)部人員情況，查處違法違紀(jì)行為。11. 搜集各類(lèi)安全信息，防范、打擊各類(lèi)不安全事件。12. 貫徹“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“群防群治”的工作原則，幫助各部門(mén)落實(shí)崗位安全責(zé)任制。

第二節(jié)行政人員崗位職責(zé)與行政制度一、行政崗位職責(zé)（一）、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé)職位：總經(jīng)理級(jí)別：行政級(jí)直屬上級(jí)：酒店董事會(huì)直屬下級(jí)：總經(jīng)理助理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理崗位職責(zé)：在上級(jí)公司和董事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)路線、方案、政策、法令和法規(guī)；全心全意領(lǐng)導(dǎo)廣大員工管理好酒店，努力完成各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理指標(biāo)，不斷提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。1. 制定酒店的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，確立酒店的發(fā)展方向并指揮實(shí)施；2. 主持制定和完善酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立健全酒店內(nèi)部的組織系統(tǒng)，協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系，建立酒店內(nèi)部合理有效的運(yùn)行機(jī)制；3. 研究并掌握市場(chǎng)的變化和發(fā)展情況，制定價(jià)格體系，適時(shí)提出階段性工作重點(diǎn)并指揮實(shí)施；4. 全面負(fù)責(zé)酒店的安全保衛(wèi)、工程改造工作，重點(diǎn)負(fù)責(zé)計(jì)劃財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、人事勞資和工作；5. 負(fù)責(zé)重要客人的接待工作，保持與社會(huì)各界的廣泛聯(lián)系，塑造酒店良好的內(nèi)外部形象；6. 負(fù)責(zé)中層以上管理人員的培養(yǎng)和使用，督導(dǎo)酒店培訓(xùn)計(jì)劃；7. 發(fā)動(dòng)廣大員工群策群力，搞好民主管理工作，關(guān)心員工生活，不斷改善員工的工作條件，提高員工的生活水平；8. 主持召開(kāi)行政例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)議。（二）、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé)職位：總經(jīng)理助理級(jí)別：行政級(jí)直屬上級(jí)：總經(jīng)理直屬下級(jí)：餐飲經(jīng)理、房務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 協(xié)助總經(jīng)理完成董事會(huì)下達(dá)的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，保證各項(xiàng)決議的貫徹落實(shí)；2. 定期組織召開(kāi)分管部門(mén)經(jīng)理會(huì)議，了解部門(mén)工作情況，安排部署工作；3. 每天巡視分管部門(mén)崗位區(qū)域，檢查并指導(dǎo)各部門(mén)的工作；4. 負(fù)責(zé)酒店夜間值班工作，確保酒店及客人的安全和酒店的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；5. 認(rèn)真了解和掌握分管部門(mén)工作，及時(shí)向總經(jīng)理提供信息，與總經(jīng)理一起研究確定酒店的經(jīng)營(yíng)方針和管理措施。（三）、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé)職位：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理級(jí)別：A級(jí)直屬上級(jí)：總經(jīng)理直屬下級(jí)：行政秘書(shū)崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)組織酒店對(duì)內(nèi)對(duì)外工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要等各種文件的起草、審核、打印、收發(fā)和存檔工作；2. 組織和安排總經(jīng)理辦公會(huì)議及其它與酒店經(jīng)營(yíng)管理工作有關(guān)酒店會(huì)議，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要和有關(guān)決議，并隨時(shí)將會(huì)議精神的貫徹情況反饋給總經(jīng)理；3. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)外聯(lián)系、媒介宣傳聯(lián)絡(luò)和信訪接待工作；4. 負(fù)責(zé)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)平衡工作，使總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)決策得以落實(shí)；5. 堅(jiān)持經(jīng)常性的調(diào)查研究，分析經(jīng)營(yíng)管理情況，收集各方面信息，搞好政策研究與管理咨詢，為總經(jīng)理、副總經(jīng)理決策提供依據(jù)；6. 做好對(duì)外溝通與聯(lián)絡(luò)工作，使總經(jīng)理、副總經(jīng)理與外界聯(lián)系的渠道保持暢通；7. 負(fù)責(zé)酒店印鑒使用管理和內(nèi)部用車(chē)的審批。（四）、行政秘書(shū)崗位職責(zé)職位：行政秘書(shū)級(jí)別：C級(jí)（或D級(jí)）直屬上級(jí)：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)各類(lèi)文件的打印、收發(fā)、歸檔工作；2. 負(fù)責(zé)處理來(lái)往信函、電傳、電報(bào)，及時(shí)上傳下達(dá)，接聽(tīng)并做留言記錄；3. 負(fù)責(zé)行政例會(huì)的組織和會(huì)議記錄及記錄印發(fā)工作；4. 負(fù)責(zé)酒店印鑒的保存與管理；5. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理、總經(jīng)理文件的收發(fā)和歸類(lèi)存檔工作；負(fù)責(zé)行政辦公室所有辦公用品的領(lǐng)用、保存、管理工作；負(fù)責(zé)制定并申報(bào)酒店高級(jí)管理人員值班表。二、行政制度（一）、辦公室現(xiàn)場(chǎng)管理制度1.制度內(nèi)容及適用范圍1.1本制度規(guī)定了辦公文明化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理組織、管理內(nèi)容及檢查考核等內(nèi)容。1.2本制度適用于公司的全體員工。2.管理組織2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)辦公室文明化方面的監(jiān)督和管理工作。3.管理內(nèi)容3.1按時(shí)上下班，不遲到，不早退，上班時(shí)間必須穿制服、帶胸卡；3.2注意個(gè)人儀表、儀態(tài)，做到精神飽滿，儀態(tài)端莊；3.3不在辦公室內(nèi)抽煙、隨地吐痰、亂扔雜物；3.4保持自己辦公桌面和工作間的整潔，物品分類(lèi)擺放整齊有序，不常用的物品或資料用后立即放到抽屜或物品柜內(nèi)，下班前必須把自己的物品整理好再走，除電腦顯示器、鼠標(biāo)、與水杯外，桌面上不得留下其余物品；3.5講文明、守秩序，上班時(shí)間不互相串訪，不能有大聲喧嘩、閑聊、嬉戲和打鬧等妨礙現(xiàn)場(chǎng)工作秩序和影響他人工作的行為；3.6愛(ài)護(hù)辦公設(shè)施，使用貴重設(shè)備和儀器請(qǐng)按照使用說(shuō)明進(jìn)行操作以免設(shè)備損壞影響使用，對(duì)違反操作規(guī)程造成的損失要做出相應(yīng)的賠償；3.7工作期間不準(zhǔn)看與工作無(wú)關(guān)的書(shū)刊，吃東西，干與本職工作無(wú)關(guān)的事情;3.8工作中注意使用禮貌用語(yǔ)，態(tài)度和藹，不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)說(shuō)臟話，亂開(kāi)他人玩笑；接待公司客人要熱情大方，禮節(jié)得體；3.9不要在辦公室撥打和接聽(tīng)私人，確有必要不能超過(guò)3分鐘；3.10愛(ài)護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，嚴(yán)禁在墻上和隔斷上亂貼、亂畫(huà)、亂劃；3.11未經(jīng)同事同意，不得擅自使用同事，不得打開(kāi)同事的電腦；3.12打要注意不要干擾周?chē)拢?.13有事和同事商洽打內(nèi)部；信息咨詢，信息傳遞，使用NOTES系統(tǒng)平臺(tái)，盡量不要串訪；3.14午間用餐要嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，無(wú)故不得提前用餐和晚到；3.15業(yè)務(wù)來(lái)訪人員在會(huì)議室接洽，禁止帶親友到辦公室，杜絕與本公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員參觀辦公室；3.16下班前各自關(guān)好各自辦公區(qū)內(nèi)的門(mén)窗和電腦及其他辦公設(shè)備，并注意隨手關(guān)燈。4.檢查與考核4.1本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查和考核。5.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰：5.1總經(jīng)理辦公室將對(duì)以上制度進(jìn)行定期與不定期的檢查，獎(jiǎng)勤罰懶，對(duì)于多次違反上述條例者將按員工手冊(cè)進(jìn)行處罰。6.本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（二）、文件處理制度1. 制度內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了文件的收發(fā)、傳閱、簽批、催辦、查辦、繕印校對(duì)及立卷歸檔等內(nèi)容。本制度所指文件包括公司與外部以及公司內(nèi)部各部門(mén)之間的來(lái)往文件。1.2 本制度適用于公司各部門(mén)的文件處理。2. 管理組織2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的文件處理。2.2 總經(jīng)理辦公室對(duì)各部門(mén)的文件處理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和管理。3.管理內(nèi)容3.1 收文：3.1.1 公文的收進(jìn)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。3.1.2 收文登記要仔細(xì)認(rèn)真。對(duì)來(lái)文要按文件來(lái)源和內(nèi)容分類(lèi)設(shè)立《文件登記簿》(參見(jiàn)附件一)登記并存檔，標(biāo)明文件名稱(chēng)以便查考。3.1.3 登記的項(xiàng)目，一般包括：文件標(biāo)題、收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文公司（部門(mén)）、附件及處理進(jìn)度及結(jié)果等情況等。3.2 發(fā)文：3.2.1 發(fā)文用《發(fā)文登記簿》(參見(jiàn)附件一)，登記項(xiàng)目包括發(fā)文標(biāo)題、編號(hào)、時(shí)間、發(fā)送單位、份數(shù)、附件、分發(fā)日期等。3.2.2 文件發(fā)放前要對(duì)文稿標(biāo)明的發(fā)送單位、密級(jí)程度、緩急、是否親啟、有無(wú)附件，是否核對(duì)和用印等一一核實(shí)清楚，然后再進(jìn)行登記、下發(fā)。3.2.3 一般發(fā)文，以印出日期為發(fā)文日期，特定文件（如需要注明會(huì)議通過(guò)日期的文件等），可以原稿簽注的日期為發(fā)文日期。3.2.4 凡是要收回的文件，都要注明“按期收回”。3.3 分文與批辦：3.3.1 文件收到后，總經(jīng)理辦公室秘書(shū)應(yīng)立即分文。填寫(xiě)《文件閱辦單》(參見(jiàn)附件二)，由總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字批注后，分送領(lǐng)導(dǎo)或承辦單位閱處。3.3.2 需要有關(guān)部門(mén)承辦或批復(fù)的文件，要待文件按程序閱讀后，方可交承辦單位辦理或批復(fù)。3.4 傳閱：3.4.1 按照文件類(lèi)別和閱辦部門(mén)，由總經(jīng)理辦公室傳遞至閱辦部門(mén)。閱辦的部門(mén)在《文件閱辦單》或《文件傳閱單》(參見(jiàn)附件三)上簽閱。文件遞送要安全、迅速、準(zhǔn)確。3.4.2 文件傳閱要迅速及時(shí)。對(duì)時(shí)間性強(qiáng)和需要領(lǐng)導(dǎo)批示的急件要單獨(dú)設(shè)夾，文到即送。其他根據(jù)來(lái)文部門(mén)分別設(shè)夾。非正式文件與正式文件應(yīng)嚴(yán)格分開(kāi)，不要混在一起。3.4.3 秘書(shū)對(duì)傳閱或閱辦的文件要勤檢查、催問(wèn)。對(duì)已傳閱完的文件或過(guò)時(shí)的文件。要隨時(shí)剔除，該歸檔的及時(shí)歸檔。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱后寫(xiě)有批示意見(jiàn)的文件，要及時(shí)按批示意見(jiàn)轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)或人員閱辦。傳文嚴(yán)禁橫傳，以免積壓或丟失。3.5 催辦和查辦：3.5.1 公司收發(fā)的文件，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)催辦和查辦。查辦工作要建立登記簿，定期催要辦理結(jié)果，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。3.5.2 以公司名義批轉(zhuǎn)的公文，如內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)，應(yīng)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織會(huì)簽，有不同意見(jiàn)，要主動(dòng)協(xié)調(diào)。會(huì)簽完畢后方可交分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.6 繕印和校對(duì)：3.6.1 打印文件要登記，緊急文件要隨送隨打，一般文件不得超過(guò)兩天。3.6.2 一切繕寫(xiě)、打字或印刷文件都必須認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行校對(duì)，并送領(lǐng)導(dǎo)審閱清樣，待領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可印刷。在校對(duì)過(guò)程中，如對(duì)原稿有疑問(wèn)或發(fā)現(xiàn)原稿有錯(cuò)誤或不確切的地方，應(yīng)隨時(shí)與文件起草部門(mén)聯(lián)系。需要改動(dòng)時(shí)，應(yīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，不得擅自修改。改動(dòng)后，應(yīng)同時(shí)修改好原稿。3.7 立卷歸檔3.7.1 公文承辦完畢，應(yīng)將文件處理結(jié)果及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，特別是批示領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將有關(guān)文件收集齊全，立卷歸檔。3.7.2 辦復(fù)的文件，經(jīng)檢查核實(shí)無(wú)誤后，按文件級(jí)別、內(nèi)容隨時(shí)存入分類(lèi)設(shè)攤夾內(nèi)，以便當(dāng)年備查。3.7.3 年終將上級(jí)下發(fā)文件及公司形成的文件及其他有保存價(jià)值的文電、講話記錄、紀(jì)要收集起來(lái)，按級(jí)別、內(nèi)容和性質(zhì)分類(lèi)組卷，打印目錄，裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一編號(hào)。建立全卷宗，并編好檢索工具，以備查用。3.7.4 立卷時(shí)，要認(rèn)真審查文件是否符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)有圓珠筆跡，無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽字等現(xiàn)象要進(jìn)行整理，補(bǔ)齊手續(xù)再行立卷。3.7.5 健全檔案管理制度，設(shè)收進(jìn)、移出、借閱登記簿，嚴(yán)格使用手續(xù)。同時(shí)加強(qiáng)防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等保護(hù)措施。3.7.6 在公文處理過(guò)程中，必須嚴(yán)格保守秘密。3.7.7 需要收回的文件，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)組織清交。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)抓緊查找。確實(shí)查找不到的，應(yīng)查明責(zé)任及原因，寫(xiě)出報(bào)告，按照規(guī)定進(jìn)行處理。4. 檢查和考核4.1 公司總經(jīng)理辦公室公文處理接受主管領(lǐng)導(dǎo)檢查。4.2 各部門(mén)公文處理接受公司總經(jīng)理辦公室檢查。5. 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、收（發(fā)）文登記表2、文件閱辦單3、文件傳閱單4、文件處理流程圖收（發(fā)）文登記表日期來(lái)文(發(fā)送)單位文號(hào)文件名稱(chēng)有無(wú)附件份數(shù)簽收備注文件閱辦單行文單位文件編號(hào)收到日期年月日份數(shù)已發(fā)：文件名稱(chēng)處理意見(jiàn)意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果文件傳閱單行文機(jī)關(guān)文件編號(hào)收到日期份數(shù)已發(fā)：文件名稱(chēng)總經(jīng)理辦公室意見(jiàn)閱者簽字文件處理流程圖公文到達(dá)公文到達(dá)文件登記，填寫(xiě)文件閱辦單行政秘書(shū)文件登記，填寫(xiě)文件閱辦單行政秘書(shū)簽批文件處理意見(jiàn)總經(jīng)理辦公室總監(jiān)部主任 簽批文件處理意見(jiàn)總經(jīng)理辦公室總監(jiān)部主任形成批復(fù)拿出具體意見(jiàn)承辦單位形成批復(fù)拿出具體意見(jiàn)承辦單位行政秘書(shū)行政秘書(shū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示存檔編號(hào)行文行政秘書(shū)存檔編號(hào)行文行政秘書(shū)主送單位、承辦單位、主管領(lǐng)導(dǎo)主送單位、承辦單位、主管領(lǐng)導(dǎo)（三）、文件撰制管理制度1. 主題內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了文件的種類(lèi)區(qū)分、格式、行文規(guī)則、印刷格式等內(nèi)容。1.2 本制度適用于公司及各部門(mén)的文件撰制。2. 管理組織2.1 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的文件撰制和管理。2.2 公司總經(jīng)理辦公室對(duì)公司各部門(mén)的文件撰制進(jìn)行指導(dǎo)檢查和把關(guān)。3. 管理內(nèi)容3.1 文件種類(lèi)的區(qū)分和使用3.1.1對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；3.1.2經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。3.1.3在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。3.1.4發(fā)布有關(guān)規(guī)定和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)各部門(mén)的文件，要求下屬企業(yè)、部門(mén)辦理和需要周知、執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。3.1.5表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，通報(bào)重要情況，用“通報(bào)”。3.1.6向?qū)ν怅P(guān)系單位或上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)、建議，用“報(bào)告”；3.1.7向?qū)ν怅P(guān)系單位或上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。3.1.8答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。3.1.9同級(jí)部門(mén)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用“函”。3.1.10傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，要求與會(huì)部門(mén)及人員共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。3.1.11合同類(lèi)文件：合同類(lèi)文件的簽訂，合同的負(fù)責(zé)人要先將草擬定稿的合同文本交控股公司律師審核，并由其出具法律意見(jiàn)書(shū)，根據(jù)律師出具的法律意見(jiàn)書(shū)進(jìn)行修改最后定稿。將經(jīng)律師修改的定稿，附填寫(xiě)完整的公司合同類(lèi)文件處理單（附件二）交相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批、同意后方可正式簽署合同。3.1.12 簽署的合同，我方留存部分要與有負(fù)責(zé)人簽批的合同文件處理單、合同簽訂前歷次修改草稿一同存檔。3.2 文件格式和行文規(guī)則3.2.1 文件一般由標(biāo)題、文件編號(hào)、正文、附件、印章或簽字、發(fā)文時(shí)間、附注等部分組成。在文件起草中要嚴(yán)格文件格式和行文規(guī)則。3.2.2 文件標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容和文件種類(lèi)，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但標(biāo)題中的法規(guī)名稱(chēng)要加書(shū)名號(hào)。3.2.3 發(fā)文編號(hào)，包括公司名稱(chēng)代號(hào)、部門(mén)代號(hào)、密級(jí)程度、年號(hào)和順序號(hào)。3.2.4 在控股公司體系內(nèi)公司發(fā)文一律由公司負(fù)責(zé)人簽字，簽字位置在正文左下方空三行距離處橫線上，不再加蓋公司印鑒（具體格式見(jiàn)附件三－文件模版）。如有對(duì)外報(bào)送文件，則可根據(jù)實(shí)際行文格式及需要，加蓋公司印鑒。3.2.5 請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，如同時(shí)送其他單位，應(yīng)用抄送形式。主送與抄送對(duì)象寫(xiě)于文件前附公文處理單上。3.2.6 文件如有附件，應(yīng)在文件處理單上寫(xiě)明附件名稱(chēng)和順序，正文之后發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽字之前，注明附件名稱(chēng)和順序。3.2.7 發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)明發(fā)送對(duì)象的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。在報(bào)送上級(jí)公司時(shí)，名稱(chēng)應(yīng)使用全稱(chēng)如“新力凱控股”或“雅悅酒店投資管理”，文內(nèi)可簡(jiǎn)稱(chēng)“控股公司”或“雅悅酒店”。3.2.8 會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱(chēng)和通過(guò)日期。3.2.9 請(qǐng)示的文件一般應(yīng)一事一文，除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，應(yīng)要先送到總經(jīng)理辦公室，由行政秘書(shū)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)。3.2.10 文件落款時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，任免文件以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)。3.2.11 秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”；緊急文件應(yīng)標(biāo)明“特急”、“急”。3.3 文件的打印和印刷格式3.3.1 公司正式文件字頭要規(guī)范整齊、勻稱(chēng)美觀,一般應(yīng)統(tǒng)一用宋體字型。3.3.2 文件眉首，即首頁(yè)頁(yè)眉，包括公司LOGO。3.3.3 文件用紙，一律使用標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。3.3.4 文件標(biāo)題用小4宋體加粗；段落標(biāo)題用小4號(hào)宋體加粗，正文用小4號(hào)宋體（如一篇文件的文字過(guò)少，可按照規(guī)范整齊、勻稱(chēng)美觀原則適當(dāng)調(diào)整字號(hào)）；批語(yǔ)，按語(yǔ)用4號(hào)楷體，其他部分的文字以宋體為原則，大小以美觀和利于閱覽為原則，文字一律從左向右橫排。一律都用黑色。3.3.5 文件可根據(jù)需要使用正式文件或其他形式的便文。公司發(fā)文形式由總經(jīng)理辦公室掌握。3.3.6 公司對(duì)內(nèi)文件和對(duì)外文件均使用公司統(tǒng)一的文件模版（附件三）。3.4 草擬文件應(yīng)注意的事項(xiàng)：3.4.1 草擬文件，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)要求，盡可能詳盡地占有材料，認(rèn)真歸納、提煉，完稿后要細(xì)心修改。3.4.2 不得違背國(guó)家的法律、法規(guī)，違背政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。3.4.3 情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，標(biāo)點(diǎn)要正確，篇幅力求簡(jiǎn)短明了。3.4.4 人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。文件中的數(shù)字，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，根據(jù)需要也可用漢字書(shū)寫(xiě)。在同一文件中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。3.4.5 引用文件應(yīng)注明發(fā)文的時(shí)間、單位、文號(hào)和標(biāo)題。文號(hào)應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)，不得省略。3.4.6 在使用不熟知的簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，應(yīng)先用全稱(chēng)，并加以注明。3.4.7 草擬或簽發(fā)文件，應(yīng)使用鋼筆或毛筆。不得使用圓珠筆或鉛筆，也不要使用紅墨水。4. 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、公文處理單2、合同類(lèi)文件處理單3、文件模版文件4、文件撰制流程圖公文處理單文件編號(hào)：密級(jí)：日期：緩急：簽發(fā)：會(huì)簽：主送：抄送：擬稿單位：擬稿：核稿：份數(shù)：附件：標(biāo)題：合同類(lèi)文件處理單董事長(zhǎng)/總經(jīng)理意見(jiàn)：文件編號(hào)合同批準(zhǔn)人合同擬稿人合同簽訂人合同審定人：法律意見(jiàn)：合同標(biāo)題：合同簽訂主體甲方：附件：乙方：備注文件模版:空四行（全文件左對(duì)齊，宋體小四號(hào)字，行距為固定值15磅，段前段后皆為0行）日期（黑體小四號(hào)字）Date（TimeNewRoman小四號(hào)字）：200*年*月*日發(fā)送Attn.：各公司、部門(mén)（小四號(hào)宋體字）編號(hào)No.：BAORUI－TZ－2007001（TimeNewRoman五號(hào)字）主題Subject：標(biāo)題（宋體小四號(hào)字加黑）空一行（小四號(hào)宋體字）正文：宋體小四號(hào)字附件：標(biāo)明序號(hào)及內(nèi)容 行距:1.5倍段距：0.5倍字間距：標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)眉：公司標(biāo)志頁(yè)腳：標(biāo)明頁(yè)碼，居中空三行總經(jīng)理（**部主任/經(jīng)理/經(jīng)理）文件撰制流程圖起草文件擬文部門(mén)起草文件擬文部門(mén)核稿、編號(hào)、排版、填寫(xiě)公文處理單行政秘書(shū)核稿、編號(hào)、排版、填寫(xiě)公文處理單行政秘書(shū)擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人行政部門(mén)負(fù)責(zé)人 擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人行政部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽會(huì)簽簽發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文行政秘書(shū)發(fā)文行政秘書(shū)存檔相關(guān)公司或部門(mén)存檔相關(guān)公司或部門(mén)（四）、印鑒和文件使用管理制度制度內(nèi)容及適用范圍1.1本制度規(guī)定了印鑒和文件使用管理的管理組織、內(nèi)容、用印權(quán)限及檢查考核。1.2本制度適用于各部門(mén)的用印管理和文件使用管理。管理組織公司印鑒及文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，行政秘書(shū)具體負(fù)責(zé)公司印鑒的保管和文件的使用。管理內(nèi)容備案。公司印鑒啟用與登記注冊(cè)的證照類(lèi)文件啟用之前，應(yīng)先到控股公司行政管理部備案（附《印鑒備案表》，）證照掃描電子文件存檔備案。備案后正式啟用，由本公司總經(jīng)理辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。印章、文件的管理和使用，必須嚴(yán)格按照規(guī)定和公司印章、文件管理制度、領(lǐng)導(dǎo)的指示執(zhí)行。用印和文件使用的范圍公司用印包括：以公司名義外報(bào)的公文、計(jì)劃報(bào)表；公司進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、高級(jí)管理人員任命等重大事項(xiàng)發(fā)布的公文；對(duì)外聯(lián)系工作的文函等；其他需要使用公司印章的材料。公司總經(jīng)理辦公室用印包括：證明介紹信和其他需要印章的材料等。公司的文件包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、介紹信、證明信等適用于辦理與公司有關(guān)的各種業(yè)務(wù)的有關(guān)文件資料。用印程序印章的刻制與銷(xiāo)毀。公司及所屬各部門(mén)在刻制公章前，先到公司總經(jīng)理辦公室開(kāi)具證明，然后找經(jīng)公安部門(mén)認(rèn)可的刻章機(jī)構(gòu)或公司刻章，并指定專(zhuān)人取章，取回公章后，先在印模冊(cè)上蓋上新印模，由總經(jīng)理簽字字批準(zhǔn)啟用，注明啟用時(shí)間，然后下發(fā)通知啟用，同時(shí)收回舊章，蓋上印模，注明作廢日期。收回的舊章，區(qū)別情況予以封存或銷(xiāo)毀。印章的使用凡使用公司公章，必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字確認(rèn)（涉及付款的或其他重要的合同或協(xié)議書(shū)必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)），做到件件有依據(jù)，責(zé)任分明。用印前，必須在啟用公章登記簿上注明用印時(shí)間、部門(mén)、用印人、批準(zhǔn)人與用印事項(xiàng)。在緊急情況且在總經(jīng)理不在時(shí)，有總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字的文件可以經(jīng)得總經(jīng)理口頭允許后蓋章，事后需在第一時(shí)間補(bǔ)簽。外出開(kāi)會(huì)、洽談業(yè)務(wù)、參觀考察、辦理各種證件等，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，方可到總經(jīng)理辦公室開(kāi)具統(tǒng)一格式的公司介紹信，如特殊情況，需要用空白介紹信或空白蓋章信箋的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，如果空白介紹信或信箋未用，要及時(shí)退回。印章的保管公司印章和印模均由總經(jīng)理辦公室秘書(shū)保管，保管人員有絕對(duì)的責(zé)任，用印時(shí)，不可隨意拿出辦公室，特殊情況需要外出，保管人員始終不能離章。用印，要親自蓋章，不可交他人代用。印刷文件用印模時(shí)，保管人員應(yīng)到場(chǎng)監(jiān)視。公章保管人員在離崗時(shí)，應(yīng)將印模鎖好，保證印章的保管和使用絕對(duì)安全可靠。文件的使用凡使用公司的文件，如各種證件、公文等，必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字確認(rèn)，并在文件使用薄上注明時(shí)間、部門(mén)、用件人、批準(zhǔn)人、用件事項(xiàng)?？偨?jīng)理辦公室秘書(shū)在文件上注明文件僅限于用件的事項(xiàng)（特別是在文件上蓋公章的文件）。用印權(quán)限4.1保管人員有權(quán)拒絕個(gè)人蓋私章。4.2未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員有權(quán)拒絕擅自啟用公章。4.3未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員有權(quán)拒絕開(kāi)具空白信箋。檢查與考核印鑒及公司文件的使用及管理由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、印鑒啟用登記表

2、公章使用登記簿3、文件使用借閱登記簿4、印簽啟用與銷(xiāo)毀流程圖印鑒啟用登記表印鑒名稱(chēng)印鑒印模印鑒管理人簽字啟用時(shí)間備注公章合同章財(cái)務(wù)專(zhuān)用章法定代表人名章公司負(fù)責(zé)人簽字：

公章使用登記簿編號(hào)：200—00使用時(shí)間使用事由使用人批準(zhǔn)人部門(mén)負(fù)責(zé)人是否帶出文件使用借閱登記簿編號(hào)：200—00使用時(shí)間使用事由使用人批準(zhǔn)人歸還時(shí)間印簽啟用與銷(xiāo)毀流程圖責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人工作流程總經(jīng)理辦公室公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)蓋舊章印模（注明作廢日期）收回舊章下發(fā)通知啟用（注明起用時(shí)間）簽字、批準(zhǔn)使用封存或銷(xiāo)毀舊章總經(jīng)理指派專(zhuān)人公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)總經(jīng)理辦公室公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)蓋舊章印模（注明作廢日期）收回舊章下發(fā)通知啟用（注明起用時(shí)間）簽字、批準(zhǔn)使用封存或銷(xiāo)毀舊章總經(jīng)理指派專(zhuān)人公司各部門(mén)公司各部門(mén)公司各部門(mén)在印模冊(cè)上蓋新印模取章公安部門(mén)指定的刻章機(jī)構(gòu)刻章開(kāi)具證明申請(qǐng)刻制公章在印模冊(cè)上蓋新印模取章公安部門(mén)指定的刻章機(jī)構(gòu)刻章開(kāi)具證明申請(qǐng)刻制公章

印章使用流程圖責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人工作流程圖責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人 行政總監(jiān)總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理用印人行政秘書(shū) 行政總監(jiān)總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理用印人行政秘書(shū)保管公章保管公章《公章登記簿》登記用章《公章登記簿》登記用章用印文件涉及付款或重要合同、協(xié)議書(shū)用印文件涉及付款或重要合同、協(xié)議書(shū)簽字、批準(zhǔn)批準(zhǔn)簽字、批準(zhǔn)批準(zhǔn)總經(jīng)理或副總經(jīng)理已簽字的文件簽字、批準(zhǔn)監(jiān)督用章口頭允許在 不在總經(jīng)理或副總經(jīng)理已簽字的文件簽字、批準(zhǔn)監(jiān)督用章口頭允許 總經(jīng)理或副總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室經(jīng)理用印人總經(jīng)理或副總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室經(jīng)理用印人（五）、檔案管理制度1.主題內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了公司檔案管理工作的管理組織、管理內(nèi)容、管理程序以及權(quán)限、檢查與考核。本制度適用于公司各部門(mén)檔案管理工作的各個(gè)方面。檔案管理范圍包括經(jīng)營(yíng)、計(jì)劃、合作、統(tǒng)計(jì)、財(cái)會(huì)、人事、培訓(xùn)、安全等方面形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、圖表、記錄、數(shù)據(jù)、聲像制品等不同載體材料。管理組織總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整個(gè)公司的檔案管理，對(duì)各部門(mén)的檔案管理有監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的權(quán)利。公司檔案由總經(jīng)理辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理；各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)將本部門(mén)的日常文件進(jìn)行收集、整理，并按月向公司檔案管理人移交歸檔備份（含電子文檔）。投資、商業(yè)計(jì)劃等業(yè)務(wù)檔案在項(xiàng)目完成后一周內(nèi)，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人按要求移交至公司檔案管理人處統(tǒng)一存檔。公司發(fā)起設(shè)立、對(duì)外投資等方面的重要檔案，根據(jù)控股公司的要求應(yīng)及時(shí)將備份文件移交至控股公司存檔。3.管理內(nèi)容須移交控股公司存檔備案的重要文件：公司變更情況，每年度工商年檢后營(yíng)業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資料，包括其它相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)資質(zhì)的認(rèn)定書(shū)；公司每年度制度匯編定本；投資額200萬(wàn)元以上的各種裝修、改造、新建項(xiàng)目的合同、項(xiàng)目預(yù)算書(shū)、決算書(shū)、竣工圖紙；其它重要文檔。檔案的歸檔歸檔文件撰制應(yīng)手續(xù)完備，使用標(biāo)準(zhǔn)文件格式，紙張、字跡、材料規(guī)范、耐久。歸檔文件收集應(yīng)齊全完整，做到五全：定稿、打印件要全；請(qǐng)示、批復(fù)、來(lái)文要全；正件、復(fù)印件要全；帳內(nèi)、帳外文件要全；特殊載體的文件材料要全。文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)辦理移交清冊(cè)，存檔。清冊(cè)一般有以下內(nèi)容：交接部門(mén)名稱(chēng)；交接人姓名；交接日期；文件材料的名稱(chēng)、數(shù)量、密級(jí)、保管期限。長(zhǎng)期或永久保存的檔案存入移動(dòng)硬盤(pán)，密碼由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人掌握。檔案的查閱查閱檔案應(yīng)在閱檔室或電腦上進(jìn)行，不準(zhǔn)私自帶出檔案。特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)副總簽字后才能外借，借出時(shí)間一般不得超過(guò)一周。機(jī)密級(jí)以上檔案按規(guī)定需由總經(jīng)理以上人員批準(zhǔn)，方可借閱。人事、財(cái)務(wù)和研發(fā)檔案的查閱須經(jīng)其部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案根據(jù)對(duì)公司的重要性的不同分為絕密、機(jī)密、和普通三個(gè)等級(jí)，其中絕密為最高級(jí)，查閱人員也分別設(shè)有相應(yīng)的權(quán)限，除非經(jīng)過(guò)有相當(dāng)查閱權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不準(zhǔn)越級(jí)查閱檔案；有相當(dāng)查閱權(quán)的部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱另一專(zhuān)業(yè)部門(mén)的檔案時(shí)也要取得該部門(mén)具有相當(dāng)查閱權(quán)負(fù)責(zé)人的同意。檔案的保管期限檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種，長(zhǎng)期為十年至三十年左右，短期為十年以下，一般為五年。凡是反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司的發(fā)展有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有參考價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。凡是較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。檔案的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)要求：收集材料：做到三清一收，即清卷夾、清借條、清帳物；收集散存在部門(mén)和個(gè)人手中的文件，確保齊全完整。立卷分類(lèi)：做到四分四不混，即分年度、分單位、分問(wèn)題、分期限；除有特殊規(guī)定外，不同年度、不同單位的文件不混合，不同類(lèi)型問(wèn)題的文件不混合，永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件不混合。立卷組合：做到以問(wèn)題特征為主，按文件類(lèi)型組合，適當(dāng)分級(jí)，兼顧其他特征，卷內(nèi)文件排列有序。立卷編目卷內(nèi)文件編號(hào)：成卷裝訂的文件在有字面依次編定頁(yè)號(hào)、按件裝訂的在每頁(yè)首頁(yè)右上角加蓋檔案號(hào)，編寫(xiě)件號(hào)。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)齊全不漏頁(yè)。擬制案卷題名，題名包含責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)三要素，文字簡(jiǎn)明確切。編定卷號(hào)：區(qū)別不同期限，案卷排列條理，保持規(guī)律性。填寫(xiě)案卷目錄：項(xiàng)目填寫(xiě)齊全。填寫(xiě)案卷封皮：碳素筆書(shū)寫(xiě)或印刷，字跡工整無(wú)污染。填寫(xiě)備考表：情況說(shuō)明周全，簽署姓名認(rèn)真。打印全引目錄：文字排列整齊，印刷清晰、干凈。裝訂案卷：卷內(nèi)去掉金屬物，對(duì)破損件修裱襯托，裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。4.檢查與考核4.1檔案管理制度的實(shí)施由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)并定期組織檢查。5.本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（六）、文檔、圖表、資料編號(hào)的規(guī)定制度內(nèi)容、目的與適用范圍本制度規(guī)定了公司文檔、圖表、資料的編號(hào)規(guī)則。目的：規(guī)范公司文檔的管理及各類(lèi)文件編號(hào)的管理。本制度中的文檔指廣義的文檔，包括公司各類(lèi)管理文檔、圖表、資料的編號(hào)，各部門(mén)根據(jù)工作需要制定的特殊材料、用具編號(hào)參照此規(guī)定制定。管理組織總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司文檔編號(hào)的管理；各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)有關(guān)文檔的編號(hào)管理。管理內(nèi)容公司及部門(mén)文檔編號(hào)：公司文檔編號(hào)由公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)、文檔屬性、版本號(hào)、文檔編號(hào)組成。公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)編號(hào)用簡(jiǎn)稱(chēng)或漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)字母表示，如，福成酒店用簡(jiǎn)稱(chēng)BAORUI，總經(jīng)理辦公室簡(jiǎn)稱(chēng)XZ，財(cái)務(wù)部簡(jiǎn)稱(chēng)CW，房務(wù)部簡(jiǎn)稱(chēng)FW，餐飲部簡(jiǎn)稱(chēng)CY，營(yíng)銷(xiāo)部簡(jiǎn)稱(chēng)YX等。文檔屬性編號(hào)的構(gòu)成：根據(jù)文檔的大類(lèi)劃分，分為管理制度（ZD），合同（HT），計(jì)劃（JH），總結(jié)（ZJ），圖表（TB）等。公文的屬性編號(hào)根據(jù)公文的類(lèi)別劃分，分為請(qǐng)示（QS）、批復(fù)（PF）、報(bào)告（BG）、通知（TZ），通報(bào)（TB）、決定（JD）密級(jí)在文檔編號(hào)中年份、序號(hào)前面，如AA2006003，表示06年第三號(hào)文件，密級(jí)為AA，非密級(jí)文件標(biāo)注“N”表示。文檔、圖表版本號(hào)：1.0（初版）1.1（修訂一次，依此類(lèi)推）如無(wú)版本號(hào)，可省略。舉例：1）公司發(fā)文：公司-屬性-編號(hào)，BAORUI-QS-N2007001；2）部門(mén)行文：部門(mén)-屬性-編號(hào)，CW-PF-N2006005；3）公司制度：公司-部門(mén)-屬性-編號(hào)，BAORUI-XZ-ZD-2007006本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)ㄆ撸⑽募Y料領(lǐng)閱與外借管理制度1.制度內(nèi)容及適用范圍：1.1本制度規(guī)定了公司文件資料領(lǐng)閱與外借管理的組織、管理內(nèi)容及檢查與考

核。1.2本制度適用于全公司文件資料領(lǐng)閱與外借的工作管理。2.管理組織2.1公司總經(jīng)理辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)公司文件資料的領(lǐng)閱與外借管理登記工作。3.管理內(nèi)容3.1文件資料的借閱3.1.1借閱登記要完整齊全，標(biāo)明文件資料的名稱(chēng)、編號(hào)文件、借閱人姓名和所屬部門(mén)。3.1.2公司機(jī)密文件或資料的領(lǐng)閱需要有相應(yīng)查閱權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字。3.1.3領(lǐng)閱的文件或資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、、摘抄、傳閱或在上面刪改、涂抹。3.1.4領(lǐng)閱的文件或資料一般不得超過(guò)一周。3.1.5未經(jīng)批準(zhǔn)，領(lǐng)閱的文件或資料不得帶出公司。3.1.6未經(jīng)批準(zhǔn)，領(lǐng)閱的文件或資料不得借與他人。3.2文件資料的外借3.2.1可外借的文件范圍：包括決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、各類(lèi)來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要、基建文件及相關(guān)圖紙、商業(yè)計(jì)劃書(shū)。3.2.1文件密級(jí)程度包括絕密、機(jī)密二個(gè)等級(jí)。3.2.3外借以上文件均應(yīng)與總經(jīng)理辦公室檔案管理人員簽定《文件外借協(xié)議書(shū)》。在各部門(mén)存放，尚未在總經(jīng)理辦公室存檔的文件外借必須征得總經(jīng)理辦公室檔案管理人員的同意，按規(guī)定簽定《文件外借協(xié)議書(shū)》后，方可外借所存文檔。3.3密級(jí)不同文件借閱規(guī)定如下：3.3.1絕密文件借閱必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理及公司總總經(jīng)理簽批后才可借閱，不得復(fù)印、記錄，更不可帶離公司；如確因特殊原因需復(fù)印或帶離公司必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理及總經(jīng)理共同簽批并填寫(xiě)《文件/資料外借協(xié)議書(shū)》。文件借閱時(shí)間不得超過(guò)三天。3.3.2機(jī)密文件借閱必須經(jīng)公司分管總經(jīng)理辦公室的副總裁簽批后才可借閱，原則上不允許復(fù)印和帶離公司；如因特殊原因，需復(fù)印和帶離的，經(jīng)公司分管總經(jīng)理辦公室的副總裁批準(zhǔn)后方可，并且由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印所需借閱的文件。帶離公司的此類(lèi)文件借閱時(shí)間不得超過(guò)五天。3.3.3普通文件經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽批后即可借閱、記錄。借閱時(shí)間不得超過(guò)一周。3.3.4借閱人員或部門(mén)必須認(rèn)真保管好資料的完整及完好性，并按照要求，在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借閱文件。如因特殊情況，需要延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，需與公司再重新辦理借閱手續(xù)。如在文件借閱過(guò)程中發(fā)生文件損壞及丟失現(xiàn)象，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。4.檢查與考核4.1本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查與考核。5.本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋附：1、《文件外借協(xié)議書(shū)》（樣本）

2、文件借閱與外借管理流程圖

文件/資料外借協(xié)議書(shū)甲方：北京福成酒店乙方：地址：：：現(xiàn)乙方向甲方借閱文件，密級(jí)程度為，歸還/銷(xiāo)毀時(shí)間為：。（如銷(xiāo)毀，請(qǐng)告之）乙方承諾：嚴(yán)格遵守業(yè)界成文或不成文的商業(yè)秘密保護(hù)方法，未經(jīng)甲方書(shū)面同意不將上述文件全部和/或部分的復(fù)印、摘抄、泄露或散布給第三方。象對(duì)待本公司的機(jī)密資料一樣對(duì)待所借上述資料或文件，保證文件外借后的安全可靠性及文件的完整、完好性，不在文件上做任何涂改或刪除。未經(jīng)甲方書(shū)面同意，不得將上述文件或資料用以針對(duì)第三方的商業(yè)目的或其他用途。嚴(yán)格按照甲方提出的文件處理方案及時(shí)歸還或銷(xiāo)毀所借文件。如因乙方違背上述承諾，甲方保留對(duì)乙方的相應(yīng)追究的權(quán)利。甲方借閱經(jīng)辦人簽字：乙方借閱經(jīng)辦人簽字：年月日年月日文件借閱與外借管理流程圖責(zé)任部門(mén)/責(zé)任人工作流程借閱人員總經(jīng)理辦公室/檔案管理員公司文檔、資料總經(jīng)理分管副總總經(jīng)理辦公室/檔案管理員簽字批準(zhǔn)總經(jīng)理辦公室總監(jiān)區(qū)分文件密級(jí)程度借閱登記借閱人員填寫(xiě)《文件外借協(xié)議》總經(jīng)理辦公室/檔案管理員借閱人員總經(jīng)理辦公室/檔案管理員公司文檔、資料總經(jīng)理分管副總總經(jīng)理辦公室/檔案管理員簽字批準(zhǔn)總經(jīng)理辦公室總監(jiān)區(qū)分文件密級(jí)程度借閱登記借閱人員填寫(xiě)《文件外借協(xié)議》總經(jīng)理辦公室/檔案管理員按期歸還文件普通文件機(jī)密文件絕密文件簽字批準(zhǔn)機(jī)密文件（五天內(nèi)）絕密文件（三天內(nèi)）普通文件（一周內(nèi)）簽字批準(zhǔn)借閱、外借文件借閱外借按期歸還文件普通文件機(jī)密文件絕密文件簽字批準(zhǔn)機(jī)密文件（五天內(nèi)）絕密文件（三天內(nèi)）普通文件（一周內(nèi)）簽字批準(zhǔn)借閱、外借文件（八）、保密工作管理制度1制度內(nèi)容及適用范圍1.1本制度規(guī)定了公司保密工作的管理組織、管理內(nèi)容及檢查與考核。1.2本制度適用于全公司保密工作管理。2管理組織2.1公司成立保密工作管理小組，分管副總?cè)谓M長(zhǎng)，總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、秘書(shū)、檔案管理員為成員，負(fù)責(zé)對(duì)保密工作監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。2.2利用各種形式，結(jié)合辦公室實(shí)際，切實(shí)抓好保密宣傳，經(jīng)常對(duì)員工進(jìn)行保密教育，克服麻痹思想，增強(qiáng)保密觀念，法制觀念，紀(jì)律觀念，嚴(yán)格按保密制度辦事。3管理內(nèi)容3.1秘密定義：公司的秘密是關(guān)系到公司的權(quán)利和利益，依照特定的程序確定，在一定的時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。3.2秘密范圍：涉及公司人事、投資方向、工資、財(cái)務(wù)、行政、統(tǒng)計(jì)資料、業(yè)務(wù)機(jī)密等列入保密范圍的，均應(yīng)嚴(yán)格管理，以確保公司利益不受損失。3.3公司的秘密包括下列秘密事項(xiàng)：a、公司重大決策中的秘密事項(xiàng)（絕密）；b、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（絕密）；c、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息（絕密）；d、公司的投資方向及力度（絕密）；e、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目和經(jīng)營(yíng)決策（機(jī)密）；f、公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料（機(jī)密）；g、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄（機(jī)密）；h、其它經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項(xiàng)（機(jī)密）；一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。3.4秘密的等級(jí)：公司的秘密根據(jù)對(duì)公司的重要性的不同分為絕密、機(jī)密二個(gè)等級(jí)。3.5秘密的知情權(quán)：秘密的知情人員分別設(shè)有相應(yīng)的權(quán)限。絕密文件僅有總裁及相關(guān)副總裁有權(quán)查閱，機(jī)密文件僅有相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱。同一部門(mén)人員除非經(jīng)過(guò)本部門(mén)有相當(dāng)秘密知情權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)越級(jí)以任何方式了解本部門(mén)的所不應(yīng)當(dāng)知道的秘密；在未經(jīng)對(duì)方部門(mén)同意的情況下，不同部門(mén)的人員不得了解另一部門(mén)的秘密，有相當(dāng)秘密知情權(quán)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)了解另一專(zhuān)業(yè)部門(mén)的秘密時(shí)也要取得該部門(mén)具有相當(dāng)秘密知情權(quán)領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)面同意。3.6各部門(mén)總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的具體情況制訂本部門(mén)的保密細(xì)則，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并在總經(jīng)理辦公室備案。3.7對(duì)各種保密資料建立健全登記、歸檔、傳閱、借閱一整套手續(xù)制度。登記歸檔：各保密文件資料由總經(jīng)理辦公室檔案管理員按秘密等級(jí)分類(lèi)存檔登記，包括文件名、密級(jí)、數(shù)量、移交人簽字、檔案管理人、入檔時(shí)間。絕密文件形成當(dāng)日歸檔，機(jī)密文件自形成之日起二日內(nèi)歸檔。在保密文件形成過(guò)程中產(chǎn)生所有的廢棄件、草稿、修改稿、復(fù)印件等非存檔文件需在定稿后粉碎。傳閱：文件傳閱要有文件傳閱記錄，有權(quán)閱讀人需在文件傳閱單上簽字閱讀，傳遞人為總經(jīng)理辦公室秘書(shū)。保密文件在歸檔期內(nèi)傳閱，及時(shí)存檔。借閱：各類(lèi)保密資料，有秘密知情權(quán)的人可以借閱，借閱時(shí)間不得超過(guò)一天，限當(dāng)日歸還。絕密文件借閱需有總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)，借閱人登記，借閱時(shí)文件管理人在場(chǎng)，文件不得離開(kāi)文件保管地。3.8一切保密文件和資料禁止復(fù)印、復(fù)制、掃描等，不準(zhǔn)隨便帶出辦公室，因工作需要帶出時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)并采取適當(dāng)保密措施。3.9借閱文件要按手續(xù)辦事，用完按期交回，下班后辦公桌上不準(zhǔn)堆放文件及其它材料，并注意安全防范工作。3.10注意口頭保密。秘書(shū)、文書(shū)及所有辦公室人員都要嚴(yán)格按保密守則辦事。3.11各種信息要存入計(jì)算機(jī)妥善保管，嚴(yán)格計(jì)算機(jī)操作使用，非經(jīng)機(jī)主同意，他人不準(zhǔn)上機(jī)操作。個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)須設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，屏幕保護(hù)密碼，保密文件前設(shè)打開(kāi)密碼。4檢查與考核4.1建立檢查周期，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)每季度對(duì)公司的保密情況進(jìn)行一次檢查，并定期不定期地對(duì)各部門(mén)進(jìn)行抽查。根據(jù)抽查結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（九）、公司文件密級(jí)的規(guī)定1規(guī)定內(nèi)容及適用范圍1.1本“規(guī)定”規(guī)定了公司文件密級(jí)的范圍和確定規(guī)程。1.2本規(guī)定適用于公司與各部門(mén)文件密級(jí)確定工作。2目的及依據(jù)制定規(guī)定的目的是進(jìn)一步完善公司保密文件的管理。本規(guī)定依據(jù)《檔案管理制度》、《文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度》和《保密工作管理制度》制定。規(guī)定內(nèi)容秘密定義：公司的秘密是關(guān)系到公司的權(quán)利和利益，依照特定的程序確定，在一定的時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。秘密范圍：涉及公司人事、技術(shù)數(shù)據(jù)、工資、財(cái)務(wù)、行政、統(tǒng)計(jì)資料、業(yè)務(wù)機(jī)密等列入保密范圍的，均應(yīng)嚴(yán)格管理，以確保公司利益不受損失。密級(jí)等級(jí)：由高至低分別為絕密、機(jī)密二級(jí)文件領(lǐng)閱權(quán)限參照《文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。確定文件密級(jí)總體原則：以下文件類(lèi)型原則上定為機(jī)密以上級(jí)別文件公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目和經(jīng)營(yíng)決策；公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)要；公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息；公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料；公司研發(fā)和生產(chǎn)的各種資料。各部門(mén)文件材料密級(jí)的基本分類(lèi)財(cái)務(wù)部門(mén)絕密級(jí)：各種財(cái)務(wù)、財(cái)政、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。具體有資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、費(fèi)用表、資金狀況表、年度財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)憑證、總帳、明細(xì)帳、員工工資表、統(tǒng)計(jì)月（年）報(bào)表、月度資金需求計(jì)劃。機(jī)密級(jí)：增值稅申報(bào)表、營(yíng)業(yè)稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅申報(bào)表、印花稅申報(bào)表、個(gè)人所得稅申報(bào)表和其他稅務(wù)報(bào)表。普通級(jí)：設(shè)備清單、信用證申請(qǐng)書(shū)、進(jìn)口付匯備案表、購(gòu)匯申請(qǐng)書(shū)；稅務(wù)登記證、銀行開(kāi)戶證書(shū)、外匯登記證書(shū)、自理報(bào)關(guān)證書(shū)、各類(lèi)財(cái)務(wù)規(guī)章制度。人力資源部門(mén)絕密級(jí)：與各人事局、人才、職業(yè)介紹中心等政府機(jī)構(gòu)聯(lián)系招工、招聘、存檔、人才引進(jìn)、政審等所需表格及材料；與員工簽定的各類(lèi)法律文件，如勞動(dòng)合同、試用協(xié)議及附件；未公開(kāi)未公布的人事政策、制度、決定等；部門(mén)用表：《員工情況登記表》、《員工入職審批表》、《辦理人才引進(jìn)、寄住證手續(xù)審批表》、《移交清單》、《工資通知單》、《部門(mén)用人申請(qǐng)表》、《員工辭職申請(qǐng)書(shū)》、《新員工試用期評(píng)估表》、《試用員工轉(zhuǎn)正定職審批表》、員工考核用表等。機(jī)密級(jí)：應(yīng)聘人員所寄簡(jiǎn)歷及《應(yīng)聘人員情況登記表》、《應(yīng)聘人員面試評(píng)分表》等。普通級(jí)：《請(qǐng)假批準(zhǔn)單》、《加班申請(qǐng)單》、《出差申請(qǐng)單》?？偨?jīng)理辦公會(huì)頒布執(zhí)行的人事制度及相關(guān)空白表格。行政管理部門(mén)絕密級(jí)：公司發(fā)展與總結(jié)報(bào)告、非公開(kāi)的重要文件和通知、非公開(kāi)的與政府等有關(guān)部門(mén)的工作聯(lián)系函件、各部門(mén)上報(bào)歸檔的AAA級(jí)文件。機(jī)密級(jí)：會(huì)議紀(jì)要、有關(guān)決議、未公開(kāi)的行政管理制度、公司與有關(guān)單位或個(gè)人簽定的合同、辦理有關(guān)證件和手續(xù)材料文檔，以及其它部門(mén)上報(bào)歸檔的AA級(jí)文件。普通級(jí)：物業(yè)、租房等有關(guān)合同、各部門(mén)工作聯(lián)系函、有關(guān)管理培訓(xùn)材料，以及其它部門(mén)上報(bào)的普通級(jí)文件。一般性行政通知，申請(qǐng)、報(bào)告，公開(kāi)的行政管理制度密級(jí)確定的規(guī)程：部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)決定或根據(jù)有關(guān)人員的建議，確定機(jī)密級(jí)以下（包括機(jī)密級(jí)）文件的密級(jí)。公司總裁根據(jù)有關(guān)人員的建議，有權(quán)確定絕密級(jí)文件。公司技術(shù)人員和公司正式管理人員可以確定AA級(jí)以下文件的密級(jí)。文件在歸檔時(shí)，作密級(jí)歸檔的依據(jù)是有關(guān)權(quán)限人的簽字。文件密級(jí)應(yīng)在文件正文右上角標(biāo)注。4.本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（十）、Domino/LoutesNotes使用管理制度1制度內(nèi)容及適用范圍1.1本制度所指Domino/LoutesNotes是控股公司及在各下屬公司安裝的各層級(jí)Domino服務(wù)器和LoutesNotes客戶端。本制度規(guī)定了Domino服務(wù)器和LoutesNotes客戶端的功能、管理、維護(hù)和使用等內(nèi)容。1.2為保障公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠得以順利推廣、正常運(yùn)行及應(yīng)用，制定本辦法。2. 管理組織2.1控股公司行政管理部負(fù)責(zé)公司Domino服務(wù)器和LoutesNotes客戶端管理維護(hù)，對(duì)各公司的Domino服務(wù)器進(jìn)行統(tǒng)一安裝，并服務(wù)器的日常管理進(jìn)行指導(dǎo)和檢查；對(duì)各公司的LoutesNotes客戶端的安裝使用進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本公司LoutesNotes客戶端的使用進(jìn)行管理、維護(hù)、檢查以及與控股公司的聯(lián)系。3. 管理內(nèi)容3.1 系統(tǒng)構(gòu)成與功能3.1.1 控股公司采用DominoLotus/Notes為信息化管理的技術(shù)平臺(tái)。3.1.2 Domino服務(wù)器用于存放所有辦公數(shù)據(jù)和文件信息；Notes客戶端供下屬各公司用于信息及文件輸入、修改和流轉(zhuǎn)操作以及信息查閱、輸入、修改和傳送、發(fā)布。3.1.3 Domino系統(tǒng)服務(wù)器要求能穩(wěn)定運(yùn)行Windows2K或Windowsxp操作系統(tǒng)；由所在公司網(wǎng)絡(luò)管理人員負(fù)責(zé)日常運(yùn)行。3.1.4 NOTES系統(tǒng)涉及的客戶端計(jì)算機(jī)，其最低要求配置為：滿足奔騰200以上CPU、128M以上內(nèi)存、安裝Windows2000/XP系統(tǒng)的正常運(yùn)行并與INTERNET網(wǎng)連通，硬盤(pán)盈余空間在200MB以上。3.2 組織機(jī)構(gòu)與責(zé)任3.2.1 控股公司的辦公自動(dòng)化及信息化工作由控股公司行政管理部管理；本公司由總經(jīng)理辦公室管理，并配備專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)本公司服務(wù)器的備份、管理以及網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。3.2.2 Domino服務(wù)器和LoutesNotes客戶端的安裝工作由控股公司行政管理部負(fù)責(zé)規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，本公司總經(jīng)理辦公室牽頭具體實(shí)施。3.3 信息管理3.3.1 NOTES系統(tǒng)為控股公司與各公司文件、信息往來(lái)的傳遞平臺(tái)，所涉及的各種公文的處理按照公司的行政流程和文件處理制度及檔案管理制度辦理。3.3.2 公司在NOTES系統(tǒng)中發(fā)布的公共信息，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。其他部門(mén)需要發(fā)布公共信息，須報(bào)總經(jīng)理辦公室審核，并由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一發(fā)布，不得私自發(fā)布。3.3.3 系統(tǒng)正式運(yùn)行后，NOTES使用人員必須在每個(gè)工作日的工作時(shí)間打開(kāi)郵件監(jiān)控程序，隨時(shí)監(jiān)控郵件系統(tǒng)，以保證公文的正常流轉(zhuǎn)。3.3.4 NOTES使用人員工作變動(dòng)時(shí)，人力資源部門(mén)必須在第一時(shí)間通知網(wǎng)絡(luò)管理人員，對(duì)變動(dòng)人員的NOTES進(jìn)行相應(yīng)處理。3.4 系統(tǒng)安全與保密3.4.1 所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和公安部《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定。3.4.2 NOTES系統(tǒng)的所有用戶，不得利用NOTES系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3.4.3 NOTES系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息，不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。3.4.4 NOTES系統(tǒng)用戶身份識(shí)別文件（ID文件）和用戶口令應(yīng)注意保密，以防他人有意或無(wú)意打開(kāi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。3.4.5 所有使用該系統(tǒng)的人員均有保密的責(zé)任，不得隨意發(fā)布涉及國(guó)家和公司機(jī)密以及其他不宜發(fā)布的信息。3.5 責(zé)任與處罰3.5.1 為了