火電建設(shè)項(xiàng)目檔案及竣工資料輔導(dǎo)課件

《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集

及檔案整理規(guī)范》宣貫王黎平中國(guó)電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)1《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集

及檔案整理規(guī)范》宣貫王黎平1

概述標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南目錄Content1232目錄Content1232第一部分概述一、標(biāo)準(zhǔn)編寫的社會(huì)背景

電力工業(yè)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化工作的發(fā)展檔案工作發(fā)展的必然3第一部分概述一、標(biāo)準(zhǔn)編寫的社會(huì)背景3第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。

標(biāo)準(zhǔn)宜以科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以促進(jìn)最佳的共同利益為目的。4第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念4第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題或潛在問(wèn)題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)的制定、發(fā)布及實(shí)施。

5第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念5第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題或潛在問(wèn)題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)的制定、發(fā)布及實(shí)施。

6第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念6第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則制定標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)思想：標(biāo)準(zhǔn)的制定要切合實(shí)際有操作性，能對(duì)項(xiàng)目檔案工作具有實(shí)際的指導(dǎo)意義，解決“五歸三要”問(wèn)題。1.五歸：“歸什么、誰(shuí)來(lái)歸、怎么歸、歸哪里、及時(shí)歸

”2.三要：“要有的該有、要能快速查找、要符合要求”。7第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則7第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則

標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本原則：具有前瞻性、先進(jìn)性、可操作性，能覆蓋檔案管理的全過(guò)程。1）服從國(guó)標(biāo)，滿足電力建設(shè)的需求。2）突出全過(guò)程管理，強(qiáng)調(diào)全面性和完整性。3）強(qiáng)調(diào)可利用性，去粗取精，摒棄形式主義。4）注重可操作性，簡(jiǎn)明、簡(jiǎn)化、實(shí)用。5）管理責(zé)任明確，界面清晰。6）格式單元化，一事一辦。7）歸檔范圍（內(nèi)容）雙向量化。8第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則8第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：

◆更新觀念，創(chuàng)新管理。1)融入技術(shù)元素，體現(xiàn)全員參與的觀念。

2)充分利用信息化管理平臺(tái)，體現(xiàn)弱化分類，強(qiáng)化編目的觀念。3)將生產(chǎn)檔案納入分類體系，體現(xiàn)“生產(chǎn)基建一體化管理”觀念。4)強(qiáng)調(diào)全過(guò)程管理，體現(xiàn)強(qiáng)化驗(yàn)收的觀念。

5)將特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案并舉，體現(xiàn)企業(yè)檔案整體管理的觀念。

9第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：9第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：◆與時(shí)俱進(jìn)，建立新的分類體系1）分類體系改革的必要性。2）新分類體系的確立和特點(diǎn)。10第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：10第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：◆從實(shí)際出發(fā)，注重可操作性1）歸檔范圍的雙向量化。2）兩表合并，一表多用。3）統(tǒng)一表格，一事一辦。11第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：11第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀一、標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》由二大部分組成：正文與附錄。共分13章，37節(jié)；2個(gè)資料性附錄。目錄12第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀一、標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容12二、術(shù)語(yǔ)與定義

項(xiàng)目文件:指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。項(xiàng)目檔案:指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。歸檔：是將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過(guò)程。整理：是指按一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。分類:根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行有層次的分類。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀13二、術(shù)語(yǔ)與定義項(xiàng)目文件:指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘三、總則與管理職責(zé)◆“總則”是對(duì)火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提出的總體要求。4.1從檔案法制化管理層面上，提出項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)實(shí)行責(zé)任制的要求；4.2從項(xiàng)目檔案工作基本原則上，闡述了檔案管理必須遵守的工作原則，工作內(nèi)容、工作目的；4.3從項(xiàng)目檔案的管理基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備實(shí)施和信息化管理提出要求。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀14三、總則與管理職責(zé)◆“總則”是對(duì)火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀三、總則與管理職責(zé)◆

第五章“管理職責(zé)”對(duì)建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工、調(diào)試等單位的檔案管理職責(zé)，以及項(xiàng)目建設(shè)的不同管理模式，如總承包、工程委托管理的檔案管理職責(zé)也做出規(guī)定。15第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀三、總則與管理職責(zé)155.2.1應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系；落實(shí)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制。應(yīng)對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，并將各職能部門的檔案工作納入統(tǒng)一管理，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。5.2.2應(yīng)制定本項(xiàng)目的統(tǒng)一管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量管理。5.2.3檔案部門應(yīng)參加合同審查。應(yīng)在合同中明確各參建單位竣工檔案的編制質(zhì)量、移交時(shí)間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任。5.2.4應(yīng)組織監(jiān)理單位對(duì)各參建單位提出的設(shè)計(jì)更改執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、審核，并應(yīng)提交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖。5.2建設(shè)單位檔案管理職責(zé)

165.2.1應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系；落實(shí)5.2.5應(yīng)按歸檔范圍（參照附錄A）負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中形成的文件。應(yīng)對(duì)監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試等參建單位移交的竣工檔案匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。5.2.6應(yīng)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的移交審查，申報(bào)及組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。應(yīng)對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管負(fù)責(zé)。5.2.7在城建規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)按GB/T50328規(guī)定將參建單位移交的竣工檔案匯總整理后，向城建檔案館移交。5.2.8建設(shè)單位項(xiàng)目文件管理流程，見圖1。5.2建設(shè)單位檔案管理職責(zé)175.2.5應(yīng)按歸檔范圍（參照附錄A）負(fù)責(zé)收集、整理本單位四、項(xiàng)目文件的收集6.1.1建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目建設(shè)中形成的所有文字、圖表以及音像等各種載體形式的文件為收集對(duì)象，將具有保存價(jià)值的文件納入歸檔范圍。6.1.2各參建單位主要項(xiàng)目文件歸檔范圍及歸檔責(zé)任單位參照附錄A。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀18四、項(xiàng)目文件的收集第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀186.2收集時(shí)間6.2.1項(xiàng)目文件應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步收集。6.2.2前期階段、施工準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段等項(xiàng)目管理性文件，可在文件辦理完畢或階段性工作完成后及時(shí)收集。6.2.3設(shè)備、儀器及物資文件，應(yīng)在開箱驗(yàn)收后及時(shí)收集登記。6.2.4施工、調(diào)試單位形成的各專業(yè)項(xiàng)目文件，責(zé)任單位應(yīng)在單位工程驗(yàn)收后及時(shí)收集。6.2.5監(jiān)理（監(jiān)造）、設(shè)計(jì)等單位形成的項(xiàng)目文件，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀196.2收集時(shí)間第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀196.3收集份數(shù)6.3.1項(xiàng)目文件收集份數(shù)宜一式一份。建設(shè)單位歸檔需要增加份數(shù)的，應(yīng)在合同中約定。6.3.2在城建規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，應(yīng)按GB/T50328規(guī)定的歸檔范圍增加一份，由建設(shè)單位向城建檔案館移交。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀206.3收集份數(shù)第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀206.4質(zhì)量要求6.4.1項(xiàng)目文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實(shí)、可靠，與工程實(shí)際相符合。6.4.2項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章。6.4.3項(xiàng)目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合GB/T11822規(guī)定。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀216.4質(zhì)量要求第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀216.4.4由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)負(fù)責(zé)審核并簽字；由勞務(wù)分包形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)對(duì)形成文件承擔(dān)全部的質(zhì)量責(zé)任并簽字確認(rèn)，否則視為無(wú)效文件。6.4.5用于記錄的專業(yè)施工與驗(yàn)收表格式文件，應(yīng)符合現(xiàn)行電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，沒(méi)有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)用劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀226.4.4由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)負(fù)責(zé)審核并簽第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀四、項(xiàng)目文件的編制項(xiàng)目建設(shè)（法人）單位在竣工文件編制前應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，提出竣工文件統(tǒng)一的編制要求和檔案整理規(guī)范，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案的整理工作。23第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀四、項(xiàng)目文件的編制23第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1項(xiàng)目文件編制要求7.1.1參建單位應(yīng)按DA/T28規(guī)定編制竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查。7.1.2需整改閉環(huán)或回復(fù)的項(xiàng)目文件，執(zhí)行單位應(yīng)在完工后按質(zhì)量管理要求編制相對(duì)應(yīng)的閉環(huán)文件。7.1.3原材料質(zhì)量證明文件，應(yīng)分門別類按原材料的品種、型號(hào)等特征及原材料管理臺(tái)帳編制原材料質(zhì)量跟蹤記錄。7.1.4設(shè)計(jì)更改文件，應(yīng)按專業(yè)編制《設(shè)計(jì)更改執(zhí)行情況匯總表》，格式見附錄表B.1。24第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1項(xiàng)目文件編制要求第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1.5對(duì)單位工程中按專業(yè)集中整理的設(shè)計(jì)更改文件、設(shè)備與原材料質(zhì)量證明文件、計(jì)量器具文件，立卷單位應(yīng)按DL/T5210規(guī)定填寫登記表，在表中應(yīng)填寫文件所在卷冊(cè)的檔號(hào)，建立索引?！兜怯洷怼犯袷揭姼戒洷鞡.2、表B.3、表B.4。7.1.6非紙質(zhì)載體文件歸檔時(shí)，應(yīng)由整理單位編制文字說(shuō)明與載體一起移交，并應(yīng)在備考表填寫互見號(hào)。25第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1.5對(duì)單位工程中按專業(yè)第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2竣工圖編制要求7.2.1竣工圖應(yīng)齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應(yīng)與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)實(shí)際情況相符7.2.2設(shè)計(jì)單位應(yīng)按DL/T5229規(guī)定編制竣工圖，建設(shè)單位對(duì)竣工圖編制深度和出圖范圍有特殊要求時(shí)，應(yīng)在合同中約定。7.2.3竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章?？⒐D章應(yīng)按DL/T5229規(guī)定執(zhí)行。26第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2竣工圖編制要求2第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2.4監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖進(jìn)行審查，并在竣工圖卷冊(cè)目錄上加蓋竣工圖審查章?？⒐D審查章見圖5單位為毫米，比例1:1圖5竣工圖審查章7.2.5竣工圖應(yīng)按GB/T10609.3規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露。27第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2.4監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀五、項(xiàng)目文件整理

5.裝訂4.編目3.排列2.組卷1.分類6.檢索工具28第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀五、項(xiàng)目文件整理5.裝訂4.編第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀六、項(xiàng)目檔案移交12.1移交要求12.2移交審查12.3交接簽證29第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀六、項(xiàng)目檔案移交2912.1移交要求

12.1.1參建單位應(yīng)按合同規(guī)定向建設(shè)單位移交檔案。移交的項(xiàng)目檔案及竣工圖宜應(yīng)為二套，需移交城建檔案館的應(yīng)增加一套。電子文件移交套數(shù)應(yīng)按GB/T18894執(zhí)行。12.1.2參建單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體竣工后三個(gè)月內(nèi)將整理完畢的項(xiàng)目檔案移交建設(shè)單位歸檔。尾工形成的檔案應(yīng)在尾工完工后及時(shí)移交。3012.1移交要求12.1.1參建單位應(yīng)按合同規(guī)定12.2移交審查

12.2.1項(xiàng)目竣工后，建設(shè)單位應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織對(duì)移交的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效及案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，審查合格后方能辦理移交手續(xù)?！秾彶楹炞猪?yè)》格式見附錄表B.5。12.2.2單位工程形成的檔案，應(yīng)在工程完工后及時(shí)進(jìn)行審查，施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位各方審查人應(yīng)在審查頁(yè)上簽字確認(rèn)。12.2.3項(xiàng)目檔案審查應(yīng)分技術(shù)審查和檔案審查。3112.2移交審查12.2.1項(xiàng)目竣工后，建設(shè)單位應(yīng)12.2移交審查技術(shù)審查應(yīng)對(duì)竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行審查，由建設(shè)、監(jiān)理及各參建單位的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，應(yīng)符合下列要求：a)按工程管理程序、施工工序?qū)κ┕の募纬傻耐暾赃M(jìn)行審查；b)依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工實(shí)際情況對(duì)施工記錄內(nèi)容的真實(shí)、可靠程度以及竣工圖的質(zhì)量進(jìn)行審查；c)對(duì)施工文件的用表、施工文件的簽署程序是否符合電力行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求進(jìn)行審查。3212.2移交審查技術(shù)審查應(yīng)對(duì)竣工檔案12.2移交審查檔案審查應(yīng)對(duì)竣工檔案的齊全、完整、成套、系統(tǒng)整理、歸檔文件的質(zhì)量和有效性進(jìn)行審查，由建設(shè)、監(jiān)理及各參建單位的檔案人員負(fù)責(zé)，應(yīng)符合下列要求：a)按歸檔范圍對(duì)移交的竣工檔案的齊全、完整、成套及歸檔文件質(zhì)量進(jìn)行審查；b)按系統(tǒng)整理要求對(duì)竣工檔案分類的科學(xué)性、組卷、排列的合理性、編目的規(guī)范性等進(jìn)行審查；c)按文件的質(zhì)量和編制要求對(duì)文件形成、編制等質(zhì)量情況進(jìn)行審查。3312.2移交審查檔案審查應(yīng)對(duì)竣工檔案辦理移交簽證施工單位監(jiān)理單位建設(shè)單位自檢審核驗(yàn)收確認(rèn)三講項(xiàng)目檔案的審核、移交12.3項(xiàng)目檔案交接程序34辦理移交簽證施工單位監(jiān)理建設(shè)單位自檢審核驗(yàn)收確認(rèn)三講項(xiàng)目13.1驗(yàn)收組織13.2驗(yàn)收要求13.3驗(yàn)收程序13.4驗(yàn)收評(píng)價(jià)第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀七、項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與評(píng)價(jià)3513.1驗(yàn)收組織第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀七、項(xiàng)目檔案第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南一、標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施的要求

1.標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)作用是關(guān)鍵。2.標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施，全員參與是達(dá)到有效管理的保障。3.標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施，對(duì)個(gè)案和特殊情況可應(yīng)地制宜對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款運(yùn)用變通方式。4.標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施要注意實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，結(jié)合管理創(chuàng)新不斷的完善。5.標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施要有監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)注重實(shí)際效果。36第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南一、標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施的要求36第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南二、實(shí)施需注意問(wèn)題對(duì)標(biāo)準(zhǔn)用詞的理解：要求：應(yīng)推薦性：宜選擇性：可37第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南二、實(shí)施需注意問(wèn)題37第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南二、實(shí)施需注意問(wèn)題：注意概念的區(qū)分：1）文件的原件、正本、有效文件

2）文件收集（歸檔）份數(shù)與檔案移交套數(shù)3）檔案的移交與歸檔4）歸檔文件與備查文件5）案卷目錄與案卷移交目錄38第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南二、實(shí)施需注意問(wèn)題：38第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南三、實(shí)施需掌握的問(wèn)題：1）關(guān)于項(xiàng)目管理性文件的整理與歸檔

2）關(guān)于設(shè)計(jì)文件的整理與歸檔3）關(guān)于施工文件的整理與歸檔4）關(guān)于監(jiān)理文件的整理與歸檔5）關(guān)于設(shè)備、物資材料文件的整理與歸檔6）關(guān)于文件編目與檔號(hào)編制

39第三部分標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南三、實(shí)施需掌握的問(wèn)題：39謝謝大家Wang.lp@

40謝謝大家40《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集

及檔案整理規(guī)范》宣貫王黎平中國(guó)電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)41《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集

及檔案整理規(guī)范》宣貫王黎平1

概述標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南目錄Content12342目錄Content1232第一部分概述一、標(biāo)準(zhǔn)編寫的社會(huì)背景

電力工業(yè)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化工作的發(fā)展檔案工作發(fā)展的必然43第一部分概述一、標(biāo)準(zhǔn)編寫的社會(huì)背景3第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。

標(biāo)準(zhǔn)宜以科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以促進(jìn)最佳的共同利益為目的。44第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念4第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題或潛在問(wèn)題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)的制定、發(fā)布及實(shí)施。

45第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念5第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念GB/T20000.1-2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用詞匯》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化定義：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題或潛在問(wèn)題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)的制定、發(fā)布及實(shí)施。

46第一部分概述二、標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)化的概念6第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則制定標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)思想：標(biāo)準(zhǔn)的制定要切合實(shí)際有操作性，能對(duì)項(xiàng)目檔案工作具有實(shí)際的指導(dǎo)意義，解決“五歸三要”問(wèn)題。1.五歸：“歸什么、誰(shuí)來(lái)歸、怎么歸、歸哪里、及時(shí)歸

”2.三要：“要有的該有、要能快速查找、要符合要求”。47第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則7第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則

標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本原則：具有前瞻性、先進(jìn)性、可操作性，能覆蓋檔案管理的全過(guò)程。1）服從國(guó)標(biāo)，滿足電力建設(shè)的需求。2）突出全過(guò)程管理，強(qiáng)調(diào)全面性和完整性。3）強(qiáng)調(diào)可利用性，去粗取精，摒棄形式主義。4）注重可操作性，簡(jiǎn)明、簡(jiǎn)化、實(shí)用。5）管理責(zé)任明確，界面清晰。6）格式單元化，一事一辦。7）歸檔范圍（內(nèi)容）雙向量化。48第一部分概述三、指導(dǎo)思想和基本原則8第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：

◆更新觀念，創(chuàng)新管理。1)融入技術(shù)元素，體現(xiàn)全員參與的觀念。

2)充分利用信息化管理平臺(tái)，體現(xiàn)弱化分類，強(qiáng)化編目的觀念。3)將生產(chǎn)檔案納入分類體系，體現(xiàn)“生產(chǎn)基建一體化管理”觀念。4)強(qiáng)調(diào)全過(guò)程管理，體現(xiàn)強(qiáng)化驗(yàn)收的觀念。

5)將特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案并舉，體現(xiàn)企業(yè)檔案整體管理的觀念。

49第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：9第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：◆與時(shí)俱進(jìn)，建立新的分類體系1）分類體系改革的必要性。2）新分類體系的確立和特點(diǎn)。50第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：10第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：◆從實(shí)際出發(fā)，注重可操作性1）歸檔范圍的雙向量化。2）兩表合并，一表多用。3）統(tǒng)一表格，一事一辦。51第一部分概述四、標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)：11第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀一、標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》由二大部分組成：正文與附錄。共分13章，37節(jié)；2個(gè)資料性附錄。目錄52第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀一、標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容12二、術(shù)語(yǔ)與定義

項(xiàng)目文件:指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。項(xiàng)目檔案:指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。歸檔：是將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過(guò)程。整理：是指按一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。分類:根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行有層次的分類。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀53二、術(shù)語(yǔ)與定義項(xiàng)目文件:指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘三、總則與管理職責(zé)◆“總則”是對(duì)火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提出的總體要求。4.1從檔案法制化管理層面上，提出項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)實(shí)行責(zé)任制的要求；4.2從項(xiàng)目檔案工作基本原則上，闡述了檔案管理必須遵守的工作原則，工作內(nèi)容、工作目的；4.3從項(xiàng)目檔案的管理基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備實(shí)施和信息化管理提出要求。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀54三、總則與管理職責(zé)◆“總則”是對(duì)火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀三、總則與管理職責(zé)◆

第五章“管理職責(zé)”對(duì)建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工、調(diào)試等單位的檔案管理職責(zé)，以及項(xiàng)目建設(shè)的不同管理模式，如總承包、工程委托管理的檔案管理職責(zé)也做出規(guī)定。55第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀三、總則與管理職責(zé)155.2.1應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系；落實(shí)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制。應(yīng)對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，并將各職能部門的檔案工作納入統(tǒng)一管理，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。5.2.2應(yīng)制定本項(xiàng)目的統(tǒng)一管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量管理。5.2.3檔案部門應(yīng)參加合同審查。應(yīng)在合同中明確各參建單位竣工檔案的編制質(zhì)量、移交時(shí)間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任。5.2.4應(yīng)組織監(jiān)理單位對(duì)各參建單位提出的設(shè)計(jì)更改執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、審核，并應(yīng)提交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖。5.2建設(shè)單位檔案管理職責(zé)

565.2.1應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系；落實(shí)5.2.5應(yīng)按歸檔范圍（參照附錄A）負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中形成的文件。應(yīng)對(duì)監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試等參建單位移交的竣工檔案匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。5.2.6應(yīng)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的移交審查，申報(bào)及組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。應(yīng)對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管負(fù)責(zé)。5.2.7在城建規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)按GB/T50328規(guī)定將參建單位移交的竣工檔案匯總整理后，向城建檔案館移交。5.2.8建設(shè)單位項(xiàng)目文件管理流程，見圖1。5.2建設(shè)單位檔案管理職責(zé)575.2.5應(yīng)按歸檔范圍（參照附錄A）負(fù)責(zé)收集、整理本單位四、項(xiàng)目文件的收集6.1.1建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目建設(shè)中形成的所有文字、圖表以及音像等各種載體形式的文件為收集對(duì)象，將具有保存價(jià)值的文件納入歸檔范圍。6.1.2各參建單位主要項(xiàng)目文件歸檔范圍及歸檔責(zé)任單位參照附錄A。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀58四、項(xiàng)目文件的收集第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀186.2收集時(shí)間6.2.1項(xiàng)目文件應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步收集。6.2.2前期階段、施工準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段等項(xiàng)目管理性文件，可在文件辦理完畢或階段性工作完成后及時(shí)收集。6.2.3設(shè)備、儀器及物資文件，應(yīng)在開箱驗(yàn)收后及時(shí)收集登記。6.2.4施工、調(diào)試單位形成的各專業(yè)項(xiàng)目文件，責(zé)任單位應(yīng)在單位工程驗(yàn)收后及時(shí)收集。6.2.5監(jiān)理（監(jiān)造）、設(shè)計(jì)等單位形成的項(xiàng)目文件，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀596.2收集時(shí)間第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀196.3收集份數(shù)6.3.1項(xiàng)目文件收集份數(shù)宜一式一份。建設(shè)單位歸檔需要增加份數(shù)的，應(yīng)在合同中約定。6.3.2在城建規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，應(yīng)按GB/T50328規(guī)定的歸檔范圍增加一份，由建設(shè)單位向城建檔案館移交。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀606.3收集份數(shù)第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀206.4質(zhì)量要求6.4.1項(xiàng)目文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實(shí)、可靠，與工程實(shí)際相符合。6.4.2項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章。6.4.3項(xiàng)目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合GB/T11822規(guī)定。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀616.4質(zhì)量要求第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀216.4.4由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)負(fù)責(zé)審核并簽字；由勞務(wù)分包形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)對(duì)形成文件承擔(dān)全部的質(zhì)量責(zé)任并簽字確認(rèn)，否則視為無(wú)效文件。6.4.5用于記錄的專業(yè)施工與驗(yàn)收表格式文件，應(yīng)符合現(xiàn)行電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，沒(méi)有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)用劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀626.4.4由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)負(fù)責(zé)審核并簽第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀四、項(xiàng)目文件的編制項(xiàng)目建設(shè)（法人）單位在竣工文件編制前應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，提出竣工文件統(tǒng)一的編制要求和檔案整理規(guī)范，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案的整理工作。63第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀四、項(xiàng)目文件的編制23第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1項(xiàng)目文件編制要求7.1.1參建單位應(yīng)按DA/T28規(guī)定編制竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查。7.1.2需整改閉環(huán)或回復(fù)的項(xiàng)目文件，執(zhí)行單位應(yīng)在完工后按質(zhì)量管理要求編制相對(duì)應(yīng)的閉環(huán)文件。7.1.3原材料質(zhì)量證明文件，應(yīng)分門別類按原材料的品種、型號(hào)等特征及原材料管理臺(tái)帳編制原材料質(zhì)量跟蹤記錄。7.1.4設(shè)計(jì)更改文件，應(yīng)按專業(yè)編制《設(shè)計(jì)更改執(zhí)行情況匯總表》，格式見附錄表B.1。64第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1項(xiàng)目文件編制要求第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1.5對(duì)單位工程中按專業(yè)集中整理的設(shè)計(jì)更改文件、設(shè)備與原材料質(zhì)量證明文件、計(jì)量器具文件，立卷單位應(yīng)按DL/T5210規(guī)定填寫登記表，在表中應(yīng)填寫文件所在卷冊(cè)的檔號(hào)，建立索引?！兜怯洷怼犯袷揭姼戒洷鞡.2、表B.3、表B.4。7.1.6非紙質(zhì)載體文件歸檔時(shí)，應(yīng)由整理單位編制文字說(shuō)明與載體一起移交，并應(yīng)在備考表填寫互見號(hào)。65第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.1.5對(duì)單位工程中按專業(yè)第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2竣工圖編制要求7.2.1竣工圖應(yīng)齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應(yīng)與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)實(shí)際情況相符7.2.2設(shè)計(jì)單位應(yīng)按DL/T5229規(guī)定編制竣工圖，建設(shè)單位對(duì)竣工圖編制深度和出圖范圍有特殊要求時(shí)，應(yīng)在合同中約定。7.2.3竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章?？⒐D章應(yīng)按DL/T5229規(guī)定執(zhí)行。66第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2竣工圖編制要求2第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2.4監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖進(jìn)行審查，并在竣工圖卷冊(cè)目錄上加蓋竣工圖審查章?？⒐D審查章見圖5單位為毫米，比例1:1圖5竣工圖審查章7.2.5竣工圖應(yīng)按GB/T10609.3規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露。67第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀7.2.4監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀五、項(xiàng)目文件整理

5.裝訂4.編目3.排列2.組卷1.分類6.檢索工具68第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀五、項(xiàng)目文件整理5.裝訂4.編第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀六、項(xiàng)目檔案移交12.1移交要求12.2移交審查12.3交接簽證69第二部分標(biāo)準(zhǔn)主要章節(jié)的解讀六、項(xiàng)目檔案移交2912.1移交要求

12.1.1參建單位應(yīng)按合同規(guī)定向建設(shè)單位移交檔案。移交的項(xiàng)目檔案及竣工圖宜應(yīng)為二套，需移交城建檔案館的應(yīng)增加一套。電子文件移交套數(shù)應(yīng)按GB/T18894執(zhí)行。12.1.2參建單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體竣工后三個(gè)月內(nèi)將整理完畢的項(xiàng)目檔案移交建設(shè)單位歸檔。尾工形成的檔案應(yīng)在尾工完工后及時(shí)移交。7012.1移交要求12.1.1參建單位應(yīng)按合同規(guī)定12.2移交審查

12.2.1項(xiàng)目竣工后，建設(shè)單位應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織對(duì)移交的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效及案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，審查合格后方能辦理移交手續(xù)?！秾彶楹炞猪?yè)》格式見附錄表B.5。12.2.2單位工程形成的檔案，應(yīng)在工程完工后及時(shí)