后勤物資內控管理辦法

后勤物資內控管理辦法生效日期：2009年4月7日修訂日期：為加強對醫(yī)院后勤物資的監(jiān)督與管理，規(guī)范后勤物資采購、入庫、領用等程序，達到節(jié)約開支、減少浪費、保證質量、保障供應的目的，參照國家相關的法律法規(guī)并結合我院實際制定本規(guī)定。一、預算編制每年年初由總務部根據歷年物資使用情況及本年度工作任務，編制各類物資采購年度預算報計財部。經預算管理委員會審批后，由總務部根據年度預算編制每季度的采購計劃并向計財部申報用款計劃。對在預算范圍內的物資采購，按照本單位的財務制度和相關審批程序進行控制。對于預算外的物資采購，根據醫(yī)院有關規(guī)定進行預算調整，報批后按采購程序進行采購。季度末，計財部根據實際的采購情況與本季度用款預算計劃對比分析，編制總務部物資采購預算執(zhí)行情況分析報告。二、物資申請對常規(guī)有庫存的物資，由物資需求部門在物流網上填寫《物資使用申請表》，經科室負責人或授權領用物品專人簽字后報總務部?？倓諅}庫負責人（保管員）對于有庫存的各類常規(guī)物資根據安全庫存量、儲備定額以及使用部門報送的申請表編制采購計劃，填寫《物資采購請購表》報總務部負責人、分管院領導審批。對于特殊性應急物資，需求科室應填寫《應急物資采購申請表》，注明所需物資的特殊性及申請理由，經科室負責人簽字后報總務部。總務部負責人根據所采購物資的性質、金額、用量等情況，依照醫(yī)院有關規(guī)定，簽批采購方式，安排采購人員進行采購。倉庫中無庫存且臨床使用科室用來應對突發(fā)事件的急需必須品，不需申請。三、物資采購為了便于管理，確保物品質量，采購應遵循如下原則：采購物品在滿足需要的情況下,同一性能物品，選擇性價比高、品牌、規(guī)格、型號統一的物品。對于應急、特殊且價值低于2000元的無庫存物資，使用科室應填寫《應急物資采購中請表》，經科室負責人簽字后，報總務部負責人、分管院領導簽批。使用科室、審計部可共同參與定價采購。價值低于1000元的，科室可先行墊付資金；價值在1000-2000元的，由使用科室持簽批后的《應急物資采購申請表》到計財部辦理借用支票手續(xù)。物資采購完畢三天內，使用科室應持發(fā)票到倉庫辦理驗收出入庫手續(xù)，再將發(fā)票與入庫單及《應急物資采購申請表》一并報送計財部，由計財部統一報送院長簽字報銷。對于單價或批量采購在5萬元以上的物資，在辦理采購申請、請購手續(xù)后，由總務部負責人、分管院長、院長簽批立項，招標辦公室實施招標采購。對于單價或批量采購在1-5萬元的物資，由總務部組織，審計部、招標辦及使用科室參加，共同生效日期：2009年4月7日修訂日期:確定品牌、價格；或以議標的形式，按照購置計劃確定的數量、規(guī)格、型號、性能參數進行市場調研、詢價和采購。單價或批量采購在1萬元以下的物資，倉庫負責人（保管員）填寫《物資采購請購表》，經總務部負責人、分管院長簽批后，由采購員負責采購。五金倉庫的物資采購，供應商必須提供送貨清單、發(fā)票，標明物資名稱、型號、單價，經核對無誤后方可采購，手續(xù)不全者，不予采購。醫(yī)用氣體由使用部門提出申請，總務部負責采購，審計部共同參與驗收。驗收合格后，由采購員、倉管員、供應商、審計人員四方在入庫單上簽字確認。四、采購合同原則上所有采購行為都應簽訂采購合同。對于常規(guī)物資，在充分考察市場的情況下,依照醫(yī)院相關規(guī)定，以招標、競爭性談判等形式確定長期供應商，同一物資供應應確定不少于2家有資質的供應商，并簽訂長期供貨協議。各供應商于每月向總務部、審計部、招標辦報送其所銷商品的價格表。在市場價格波動時，院方根據性價比及供貨服務情況擇優(yōu)確定供應商，調整供貨協議。采購人員負責與供貨方制訂采購合同，經總務部負責人簽批后，報審計部、計財部、分管院長、院長審批。五、驗收、入庫：購進物資應及時辦理驗收、入庫手續(xù)。采購員每周將購貨發(fā)票、清單、合同及相關產品說明書等有關資料交倉庫保管員審核。倉庫負責人、保管員根據各類物資的質量、性能、包裝、數量、規(guī)格、型號進行驗收。對于特殊性物品，可由使用科室共同參與驗收。驗收完畢即可辦理入庫手續(xù)，由采購員、保管員、供應商在入庫單上三方簽字，并加蓋“驗收合格專用章”。每周四由倉庫保管員將發(fā)票及入庫單報送計財部確認。對于不合格產品或與合同發(fā)票不一致產品，由采購員負責退貨。未經驗收入庫物品，一律不予辦理資金結算物品不經驗收不得辦理入庫；驗收不合格的物品，不得辦理入庫。驗收時，應查驗物品的質量合格證明。根據物品購銷合同及物品隨同單、采購計劃、發(fā)票，核對物品的數量及價格。物品包裝的標簽及所附說明書應有生產企業(yè)名稱、地址、物品的通用名稱、規(guī)格、包裝、產品批號、生產日期、有效期、注意事項、儲藏要求等內容。特殊物品的驗收必須注明物品使用地點、產品名稱、規(guī)格、保修期、生產企業(yè)、供貨單位、購貨數量、購進價格、購貨日期、驗收結論、使用單位驗收人員簽名、供需方驗收人員簽名等內容，實行雙人驗收制度。對人身有危害的特殊產品應單獨登記，設專人管理。驗收記錄必須保存3年六、入賬、付款:生效日期：2009年4月7日修訂日期：當月驗收入庫的物資發(fā)票，經采購員、使用科室相關人員、總務部負責人簽字后，由保管員報審計部審核，并送分管院長審批，并于次月5日前連同入庫單、合同及相關資料一并轉交計財部。除2000元以下特殊應急物資外，必須附有審計部的審核意見，計財部方可辦理入賬手續(xù)。計財部根據季度采購計劃進行審核，對有采購計劃、采購程序合乎規(guī)定、手續(xù)完備的采購物資分類入賬核算。根據院內付款規(guī)定，不論金額大小，有付款合同的，按照合同付款期限執(zhí)行；特殊性應急物資于次月付款。每月月底，計財部按照入賬時間將到期應付款項分類制表，由經辦人、財務負責人、院長簽字后方可付款。行政、后勤單獨結算的，按正規(guī)程序結算；醫(yī)用氣體按應急付款，不允許單獨報銷。七、物品領用:倉庫保管員根領用物品應由科室主任或護士長簽字（醫(yī)療組、護理單元應分別簽字）倉庫保管員根據使用科室在物流網上的領料申請單發(fā)放物品，辦理出庫手續(xù)；倉庫配貨員送貨至各領料科室；接收物品人員應在出庫單上簽字確認。出庫單一式四聯，分別交倉庫、財務、經管辦及領料科室。物業(yè)公司領料，倉庫應辦理移庫單。物業(yè)公司根據派工單進行維修，并填寫科室消耗物資明細表。物資名稱必須與倉庫移庫單上規(guī)定的物資名稱一致，并于消耗物資的第二天反饋到倉庫，由倉庫保管員及時將轉移給物業(yè)公司的物資落實到相應科室。倉庫轉移到物業(yè)的庫存價值不得高于3000元，并確保物品不丟失，不損壞。物業(yè)公司到倉庫申領的物資,由物業(yè)公司負責保管，如有毀損、丟失，由物業(yè)公司賠償。每月月底，由倉庫保管員將當月出庫單匯總，編制科室消耗物資額分類統計表、出庫分類統計表、材料庫存匯總表以及當月庫存盤點表，并于次月5日前報計財部。計財部根據科室消耗物資額分類統計，進行科室成本核算。各科室對當月物資領用成本如有疑問，總務部負責落實、核對和解釋。物品領用應根據年初預算確定科室物品領用范圍及限額。（一）易耗物品：隔離衣、工作服、電話、石英鐘及各類工具等物品實行以舊換新，按文件標準發(fā)放（二）辦公用品、清潔用品：臨床、行政、后勤應按照醫(yī)院定額標準領取；各部門特殊需要的物品，由科室提出請領計劃，報分管院領導審批，保管員按審批計劃發(fā)貨。（三）勞保用品：執(zhí)行醫(yī)院勞保發(fā)放標準（四）非常規(guī)領用的印刷品：科室提供樣品及數量、貨到后統一領出（五）家具：使用科室申請，科室負責人簽字，總務部現場論證后報分管院領導審批八、審計監(jiān)督審計部對采購物資的價格及采購程序進行審計監(jiān)督，并對采購合同進行全面審計對有庫存的常規(guī)物資，總務部在采購后，每月將采購發(fā)票、入庫單、合同及相關資料報審計部生效日期：2009年4月7日修訂日期：對于招標以內的常規(guī)物資，由審計部按中標合同對單價金額進行核對，招標以外的進行抽查，并簽署意見，報分管院領導簽批、入賬。對新增、急需、價值2000元以上的預算外物資，采購員應于采購前將本次所需采購物資匯總，填寫《物資集中采購單》并擬定合同。采購時由使用部門、總務部、審計部共同參與定價采購。九、日常管理根據庫存物資的用量和性質制定經濟庫存量，實行儲備定額計劃。庫存物資要分類，按品種、規(guī)格合理存放。倉庫保管員應當設置實物明