歸檔文件整理(同名248)課件

歸檔文件整理

1主要內(nèi)容一、檔案的價值和作用二、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(8號令）三、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理四、公章的保管和使用主要內(nèi)容2一、什么是檔案？

1.檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以備查考的各種形式和載體的歷史記錄。2.文件與檔案有何區(qū)別?尚未辦理完畢的文件不是檔案；對日后沒有查考價值的文件不是檔案；檔案包括實物的、聲像的等特殊載體材料經(jīng)過系統(tǒng)整理的，對機關(guān)、組織和個人有查考價值的文件，可稱為檔案一、什么是檔案？

1.檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活3二、檔案的價值與作用1.檔案的基本價值（1）檔案的憑證價值“空口無憑，立字為證”真實可靠的歷史證據(jù)（2）檔案的參考價值查考既往情況掌握歷史資料二、檔案的價值與作用42.檔案的作用1.維護國家、集體和個人權(quán)益的法律書證。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。2.檔案的作用1.維護國家、集體和個人權(quán)益的法律書證。52.行政管理的查考憑據(jù)檔案可以為機關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理提供證據(jù)及咨詢材料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。2.行政管理的查考憑據(jù)6

湯國基檔案事件

2003年7月14號，一紙賠償標的高達2100萬元的民事起訴狀被遞交到寧鄉(xiāng)縣人民法院，原告方湯國基狀告他的母校原益陽師專，現(xiàn)更名為湖南城市學(xué)院及寧鄉(xiāng)縣教育局，理由是當年的畢業(yè)檔案中，由于對他有精神反常和嚴重神經(jīng)官能癥等評語，導(dǎo)致他20年來一直沒有單位接收，生活極不穩(wěn)定，極大的摧殘了他的身心健康。"

湯國基檔案事件2003年7月14號，一紙賠償標的高達217“對人事檔案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看不到自己檔案的規(guī)定報復(fù)我?！睖珖鶎Α恫t望新聞周刊》說。這位1983年畢業(yè)的大學(xué)生現(xiàn)在連曾經(jīng)賴以為生的寫作都放棄了，他覺得“活著都沒意思了”。當年，他是益陽師專建校以來第一個在諸多等國家級報刊上發(fā)表作品的學(xué)生，但才華初顯的他也顯得桀驁不馴，多次向媒體和教育部門寫信，反映自己的學(xué)校師資水平不佳，并稱自己的班主任周某和中文系負責人“不學(xué)無術(shù)”。自信的他沒有想到的是，畢業(yè)后沒有任何單位接收他，有的單位本擬錄用，但總是到最后突然變卦。女友與其突然分手時問他：“你是不是有什么病瞞著我？”這時關(guān)于他的精神病傳言也開始了。在眾多不解之下，他懷疑自己的檔案里有問題。“對人事檔案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看不到自己檔案的規(guī)8直到2003年6月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件和精神病醫(yī)學(xué)鑒定書的手抄件投到他信箱，他才最終確認是檔案里有問題。他曾得罪過的班主任給他加上了“有嚴重的神經(jīng)官能癥，不宜擔任教學(xué)工作”的評語。2003年6月26日，原學(xué)校承認處分決定和畢業(yè)鑒定的復(fù)印件“與原件完全一致”。湯國基現(xiàn)在仍在為自己的名譽而打官司，他告訴《瞭望新聞周刊》，自己是“雞蛋碰石頭”，勝訴的可能性很小，但他“不甘心”。直到2003年6月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件9三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》2006年9月19日已由國家檔案局局務(wù)會議審議通過。三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》《機10（一）目前文件歸檔保管中存在的主要問題1.歸檔的范圍不夠科學(xué)“該收的沒收，不該收的一大堆”2.上級的、宏觀的、重復(fù)的文件較多，本單位的、具體的文件不突出3.極大地影響了檔案利用工作的開展（一）目前文件歸檔保管中存在的主要問題11（二）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》的基本原則

①歸檔范圍要堅持“以我為主”的“職能“原則：以突出反映本單位的工作特色；②保管期限——要堅持“簡化”原則：檔案實行“兩分法”、“標時制”

——永久；

——定期（30年、10年）③檔案的移交和接收工作要堅持“銜接”原則：

各業(yè)務(wù)部門←→檔案部門

檔案室←→檔案館（二）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》的12三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》主要內(nèi)容

第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。歸檔文件整理(同名248)課件13第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（反映本單位職能的）

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（有憑證作用的）

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（重要收文）

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（其它有查考價值的）（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、14第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（不需辦理的）

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（臨時、重份的）

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（參閱的）

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的15簡易方法：（1）發(fā)文——都歸檔；（2）收文——與本單位職能有關(guān)的歸檔；（3）內(nèi)部運轉(zhuǎn)文件——注意歸檔。歸檔文件整理(同名248)課件16第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

歸檔文件整理(同名248)課件17第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限18第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制19劃分永久時，需要注意以下問題：1.突出本機關(guān)自身的文件材料2.突出本機關(guān)主要職能的文件材料3.突出反映本機關(guān)機構(gòu)演變及人事任免的文件材料各單位黨組、行政辦公會議記錄、紀要，黨員、職工名冊，年度綜合性會議，年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料，獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料、人事任免、機構(gòu)設(shè)置、大事記等劃為永久。

劃分永久時，需要注意以下問題：20如何區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料（1）看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關(guān)比外機關(guān)的重要。以機關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機關(guān)形成的比不相隸屬機關(guān)形成的重要；作者為高層機關(guān)的比基層機關(guān)的重要。（2）看內(nèi)容：反映本機關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。如何區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料21本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料1

請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要

永久

2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報

30年。先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，機關(guān)在歸檔時如何劃分保管期限？1.受縣級（含）以上表彰、獎勵的

永久

2.受縣級以下表彰、獎勵的

30年

對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料，歸檔時其保管期限如何劃分？

1

受到警告（不含）以上處分

永久2

受到警告處分的

30年

本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料先進單位、勞22四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理數(shù)碼照片聲像檔案的特點優(yōu)點——

1、拍攝方便的快捷性；2、獲得視、聽效果的直接性；3、減小體積的高度壓縮性；4、復(fù)制、傳輸?shù)姆奖阈裕?、反復(fù)使用中內(nèi)容信息不變的穩(wěn)定性。四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理數(shù)碼照片聲像檔案的特點23缺點——1、對軟、硬件的依賴性；2、信息的易改性；3、內(nèi)容與載體的分離性；4、載體的不耐久性；缺點——24歸檔、收集要求1.由拍攝者整理、歸檔和移交；2.隨時形成，隨時歸檔；3.拍攝數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、軟硬件數(shù)據(jù)等一并歸檔、移交；4.多種歸檔形式——網(wǎng)絡(luò)在線歸檔；刻錄在光盤等載體上移交；制作成紙質(zhì)照片歸檔；5.說明文字齊全；6.鑒定把關(guān)：真?zhèn)钨|(zhì)量（數(shù)碼質(zhì)量、內(nèi)容質(zhì)量）數(shù)量歸檔、收集要求25長久保存檔案，不可使用——1、軟盤2、電腦硬盤3、U盤4、數(shù)碼相機的儲存卡、記憶卡5、MP3、MP4……長久保存檔案，不可使用——26五、公章的保管和使用1.公章的啟用2.公章的保管公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。3.公章的使用蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權(quán)的專人審核簽名批準，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記。凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。使用不同的印章，或加蓋在不同的位置，其意義、作用是不同的，常見的有以下幾種：五、公章的保管和使用27（1）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。加蓋部位是在落款處的年、月之間，應(yīng)“騎年蓋月”。印章加蓋之頁，應(yīng)有正文記載，以防止別有用心之人利用空白頁，添加有害文字，使組織造成損失。（2）更正章。（3）證見章。對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證。（4）騎縫章。帶有存根的公函、介紹信，要加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（5）騎邊章。重要案件的調(diào)查、旁證，以及座談記錄等材料，很多是由調(diào)查人自作筆錄。為完備手續(xù)，除由當事人蓋落款章、所在單位蓋證見章外，必須騎各頁邊加蓋一完整公章。（1）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和28（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋印章，以確保傳遞途中沒有私自拆封。（7）封存章。在封條上加蓋印章以封存賬冊、財物，以及文件櫥、倉庫等，常常在節(jié)假日前夕或特殊情況下使用。4.公章的停用與銷毀凡單位撤銷，原公章應(yīng)即停用，也應(yīng)立即通知有關(guān)單位，并宣布原章失效。通知中仍應(yīng)附上印模，并寫明停用日期。公章停用后即為廢章，應(yīng)及時送交原制發(fā)單位或經(jīng)主管部門批準后銷毀。經(jīng)銷毀的公章也應(yīng)留下印模，以被日后查考。（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋印章，以確29

彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進一步規(guī)范公章管理和使用的通知

各辦（所），各村（社區(qū)）：為進一步深化規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)，規(guī)范和加強公章的管理使用，現(xiàn)就我鎮(zhèn)的公章管理和使用作如下規(guī)定，各辦（所）、村（社區(qū)）必須嚴格執(zhí)行。一、公章管理制度（一）黨委公章由黨政辦主任負責管理（二）政府公章由專人管理

彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進一步規(guī)范公章管理和使30（三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，指定專人負責，并承擔責任（四）村（社區(qū)）支部委員會公章原則上由支部書記負責管理，村（社區(qū)）村（居）民委員會公章原則上由村（社區(qū)）主任管理（三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，指定專人負責，并承擔31（五）公章轉(zhuǎn)接和刻制制度1、公章管理人員調(diào)動或外出期間，須履行交接和登記手續(xù)，且必須到鎮(zhèn)黨政辦備案。2、因公務(wù)外出需攜帶鎮(zhèn)黨委、政府印章的，必須報請鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，指定用途及有效時間，在鎮(zhèn)黨政辦備案，填寫《紅巖鎮(zhèn)公章外出使用登記》，在規(guī)定時間內(nèi)送回。3、公章?lián)p壞需重新刻制的，須經(jīng)鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可重建刻制。（五）公章轉(zhuǎn)接和刻制制度32二、公章使用制度（一）黨委公章使用各辦（所）需加蓋黨委公章及以黨委名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件→辦公室主任把關(guān)簽字→分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）→報黨政辦登記→蓋章→存底。各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋黨委公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）書記審批簽字→蓋該村黨支部公章→鎮(zhèn)黨政辦主任審批簽字→鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）→報黨政辦登記→蓋鎮(zhèn)黨委公章。二、公章使用制度33（二）政府公章使用各辦（所）需加蓋政府公章及以政府名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件→辦公室主任把關(guān)簽字→分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）→報黨政辦登記→蓋章→存底。各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋政府公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）主任審批簽字→蓋該村（社區(qū)）村（居）民委員會公章→鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）→報黨政辦登記→蓋鎮(zhèn)政府公章。（二）政府公章使用34（三）辦（所）公章使用凡需加蓋各辦（所）公章，由各辦（所）分管領(lǐng)導(dǎo)或主任審批把關(guān)，并在《專用公章使用登記薄》上登記。（四）村（社區(qū)）公章使用凡需加蓋各村（社區(qū)）黨支部公章，由各村（社區(qū)）支部書記審核簽字后蓋章，并進行登記；需加蓋各村（社區(qū)）村委會印章，由各村（社區(qū)）主任審核簽字后蓋章，并進行登記。（五）正確使用公章加蓋公章時必須嚴格按文件規(guī)定，用印位置上不壓正文，下騎年月，用力適度，保證蓋印端正，圖印清楚。（三）辦（所）公章使用35三、嚴肅公章管理使用紀律（一）提高認識公章既是黨委、政府權(quán)力的象征，又是黨委、政府的形象標志。規(guī)范管理和使用公章既是黨委、政府權(quán)為民所用、依法行政的體現(xiàn)，更是新形勢下推進規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)的必然要求。各辦（所）、各村（社區(qū)）要提高認識，高度重視，嚴格公章的管理和使用，維護黨、政府和人民的合法權(quán)益，堅決杜絕因公章管理使用失誤造成重大損失。三、嚴肅公章管理使用紀律36（二）嚴肅紀律公章使用后要注意存放保管，不得隨意放置。管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得私自將公章交與他人或當事人使用，不準私自加蓋公章，不準在空證明、介紹信等憑證或便簽上加蓋公章。非管理人員，不得私自使用公章。使用公章時，必須在《專用公章使用登記薄》上進行登記，經(jīng)辦人必須簽字。有關(guān)公章管理使用的記錄本和留存文件要妥善保管，不得遺失或遺漏。（三）責任追究公章管理人員作為第一責任人，要認真履行工作職責，做到用章經(jīng)批準，蓋章要登記，查詢有記錄。分管領(lǐng)導(dǎo)和辦（所）主任作為分管責任人，要認真審核把關(guān)，確保用章無誤。對違反本公章管理和使用制度造成損失或不良影響的，要嚴格追究公章管理人員及相關(guān)人員責任，并進行問責。（二）嚴肅紀律37謝謝謝謝38六、歸檔文件整理規(guī)則《歸檔文件整理歸則》2000年12月6日由國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日正式實施。《歸檔文件整理歸則》2000年12月6日由國家檔案局發(fā)布，239

（一）《歸檔文件整理規(guī)則》的主要內(nèi)容《規(guī)則》共分5個部分：范圍、定義、整理原則、質(zhì)量要求、整理方法。1個附錄（圖示：歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒、備考表）

40

適用于各級黨政機關(guān)、社會團體和其他社會組織。

企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等歸檔文件材料的整理工作，可參考《歸則》執(zhí)行。

《歸則》不適用于科技、會計等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理。

電子公文的歸檔管理按國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（檔發(fā)[2003]6號）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）《歸檔文件整理歸則》的實施范圍

適用于各級黨政機關(guān)、社會團體和其他社會組織。

41（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念

歸檔文件—--立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

歸檔文件整理—--就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

文件辦理完畢—--是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不是文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。

（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念42

（四）、歸檔文件分類的方法

1、基本分類方法（1）年度分類法（2）機構(gòu)分類法（3）問題分類法（4）保管期限分類法2、復(fù)式分類方法

（四）、歸檔文件分類的方法

1、基43

每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下：

第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管期限進行分類。

第二步：按年度分類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成的年度進行分類。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。(公文213)其中，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理?？缒甓鹊臅h形成的文件材料放在會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)放在批復(fù)年；跨的度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。第三步：按機構(gòu)分類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類。采用機構(gòu)分類法，原則上一個機構(gòu)設(shè)置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。采用機構(gòu)分類法不能同時采用問題分類法。其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負責起草文件的機構(gòu)；由幾個機構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構(gòu)。

每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下44

（五）、歸檔文件的整理步驟

1、確定文件整理單位：每份文件（自然件）為一件歸檔文件一般以每份文件為一件，或與一個事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件。下列文件或文本在實體裝訂時，可為一件：

▲正本與定稿為一件；

▲正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）；

▲轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

▲處理單與文件為一件；

▲來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）；

▲會議記錄一次為一件（如果幾次會議研究同一問題則為一件）；

▲報表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）為一件；

▲中文文本與外文文本對應(yīng)為一件。

（五）、歸檔文件的整理步驟

1、確定文件整理單位：每份文452、劃分保管期限按《檔案保管期限表》的規(guī)定，確定每份文件的保管期限。3、裝訂加固歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。

裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后

歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔案材料除外）。2、劃分保管期限46大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實際情況，按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。減少文件受損，便于閱讀。裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如無酸紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用袋裝的，袋內(nèi)文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。

歸檔文件整理(同名248)課件47

4、編填頁號文件中有圖文的頁面為一頁。每件歸檔文件以原有頁碼為序；無頁碼的文件以件為單位，從“1”開始編制流水頁碼，正面在文件右上角，背面在文件左上角。5、簡單分類按保管期限／年度／組織機構(gòu)（問題）分類法將文件歸類；

48

按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務(wù)類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進行分類。為突出為群眾服務(wù)的主題，可建立民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、信訪人員檔案等。

496、排序歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議材料、統(tǒng)計報表、非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。

同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序或按文件的重要程度排列。

對具有保存價值，但末及時歸檔的文件，應(yīng)排列在當年同一保管期限的相應(yīng)類別歸檔文件的最后。對排列在最后且與相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件，可在歸檔文件目錄備注中注明“此件與X件為同一事由”或標注“相互參見號”。已歸檔年度零散文件的排列6、排序507、蓋歸檔章

在文件首頁（文件處理單）

上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。

歸檔章設(shè)置全宗號、年度、

保管期限、機構(gòu)（問題）、

室編件號、館編件號等項目。

歸檔章的格式為長60mm，

寬22mm，分為6格。7、蓋歸檔章

在文件首頁（文件處理單）

上方左側(cè)51歸檔章的樣式05420085永久全宗號年度室編件號機構(gòu)/問題保管期限館編件號歸檔章的樣式05420085永久全宗號年度室編件號機構(gòu)/問題52

8、編號

由檔案室將歸檔章的各個項目依次填寫；(1)全宗號：是指檔案館給立檔單位編制的代號。

(2)年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2000”。

(3)保管期限：是指文件在歸檔時劃定的保管期限，直接標注“永久”、“30年”、“10年”。

(4)機構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。不設(shè)機構(gòu)（問題）的立檔單位此項可空。

53(5)件號：件號又分為室編件號和館編件號兩種。室編件號按文件排列順序按年逐件編流水號。

(6)頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。(7)填寫歸檔章內(nèi)項目時，應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護要求的書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。

(5)件號：件號又分為室編件號542004年2005年2006年2006年1234567891011121314151617（1—150件）（1—240件）（1—158件）（1—89件）檔案排列編號示意圖（同一保管期限內(nèi)跨年度排列,件號每年從1開始編制）2004年2005年2006年2006年1234567891559、編制歸檔文件目錄

歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容：

件號：填寫室編件號。

責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫責任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。

文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。

題名：文件標題。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并加“[]”號。日期：文件的形成時間。具體填寫日期要用8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如：20030416。

頁數(shù)：填寫每件歸檔文件的實際頁數(shù)。指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。

備注：填寫歸檔文件需補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。

9、編制歸檔文件目錄

歸檔文件目錄包括以下內(nèi)56

歸檔文件目錄

056-永久2008-0005（全宗號-保管期限年度-盒號）件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1成都市政府目標辦成府目督發(fā)[1997]03號關(guān)于一九九六年年終目標考核獎勵的通知199702242歸檔文件目錄

57歸檔文件目錄及封面格式1、歸檔文件目錄及封面用紙尺寸采用國際標準A4型297mm×210mm（長×寬）。歸檔文件目錄原則上采用豎式。歸檔文件目錄應(yīng)置于盒內(nèi)文件前面。

2、填寫歸檔文件目錄時，可使用紫晶文檔管理軟件生成并打印出目錄。3、歸檔文件目錄右上角需錄入檔號，檔案格式為：全宗號-保管期限年度機構(gòu)-盒號。盒號為四位數(shù)，從0001開始編制。例：054-永久2008-0124

4、歸檔文件目錄的編制。歸檔文件目錄采用按年度、保管期限編制。如2000年歸檔文件目錄按永久、長期、短期分別裝訂成冊；對文件較少的單位，可按保管期限、年度編制歸檔文件目錄。

4、歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。（見圖）

歸檔文件目錄及封面格式58

歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄*全宗名稱：成都市檔案局*年度：2000年-2008年

*保管期限：永久機構(gòu)/問題：歸檔文件目錄封面5910、裝盒①按順序?qū)⑽募来窝b入檔案盒中，盒滿另裝；②填寫盒內(nèi)《備考表》。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。③填寫檔案盒封面、盒脊的項目。檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，同一保管期限的檔案盒排一個流水號。④按檔案盒順序依次排架。10、裝盒60檔案盒脊格式全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號檔案盒脊格式全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起室館盒號61擬寫檔案盒封面中共成都市委宣傳部0562007永久1112112擬寫檔案盒封面中共成都市委宣傳部0562007永久1112162卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表盒內(nèi)文件情況說明:

整理人：檢查人：年月日卷內(nèi)備考表卷內(nèi)6311、排列上架11、排列上架64

檔案的排列方式

文書檔案

（永久）文書檔案

（30年）

文書檔案

（10年）檔案的排列方式文書檔案文書檔65

歸檔文件整理

66主要內(nèi)容一、檔案的價值和作用二、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(8號令）三、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理四、公章的保管和使用主要內(nèi)容67一、什么是檔案？

1.檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以備查考的各種形式和載體的歷史記錄。2.文件與檔案有何區(qū)別?尚未辦理完畢的文件不是檔案；對日后沒有查考價值的文件不是檔案；檔案包括實物的、聲像的等特殊載體材料經(jīng)過系統(tǒng)整理的，對機關(guān)、組織和個人有查考價值的文件，可稱為檔案一、什么是檔案？

1.檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活68二、檔案的價值與作用1.檔案的基本價值（1）檔案的憑證價值“空口無憑，立字為證”真實可靠的歷史證據(jù)（2）檔案的參考價值查考既往情況掌握歷史資料二、檔案的價值與作用692.檔案的作用1.維護國家、集體和個人權(quán)益的法律書證。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。2.檔案的作用1.維護國家、集體和個人權(quán)益的法律書證。702.行政管理的查考憑據(jù)檔案可以為機關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理提供證據(jù)及咨詢材料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。2.行政管理的查考憑據(jù)71

湯國基檔案事件

2003年7月14號，一紙賠償標的高達2100萬元的民事起訴狀被遞交到寧鄉(xiāng)縣人民法院，原告方湯國基狀告他的母校原益陽師專，現(xiàn)更名為湖南城市學(xué)院及寧鄉(xiāng)縣教育局，理由是當年的畢業(yè)檔案中，由于對他有精神反常和嚴重神經(jīng)官能癥等評語，導(dǎo)致他20年來一直沒有單位接收，生活極不穩(wěn)定，極大的摧殘了他的身心健康。"

湯國基檔案事件2003年7月14號，一紙賠償標的高達2172“對人事檔案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看不到自己檔案的規(guī)定報復(fù)我。”湯國基對《瞭望新聞周刊》說。這位1983年畢業(yè)的大學(xué)生現(xiàn)在連曾經(jīng)賴以為生的寫作都放棄了，他覺得“活著都沒意思了”。當年，他是益陽師專建校以來第一個在諸多等國家級報刊上發(fā)表作品的學(xué)生，但才華初顯的他也顯得桀驁不馴，多次向媒體和教育部門寫信，反映自己的學(xué)校師資水平不佳，并稱自己的班主任周某和中文系負責人“不學(xué)無術(shù)”。自信的他沒有想到的是，畢業(yè)后沒有任何單位接收他，有的單位本擬錄用，但總是到最后突然變卦。女友與其突然分手時問他：“你是不是有什么病瞞著我？”這時關(guān)于他的精神病傳言也開始了。在眾多不解之下，他懷疑自己的檔案里有問題?！皩θ耸聶n案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看不到自己檔案的規(guī)73直到2003年6月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件和精神病醫(yī)學(xué)鑒定書的手抄件投到他信箱，他才最終確認是檔案里有問題。他曾得罪過的班主任給他加上了“有嚴重的神經(jīng)官能癥，不宜擔任教學(xué)工作”的評語。2003年6月26日，原學(xué)校承認處分決定和畢業(yè)鑒定的復(fù)印件“與原件完全一致”。湯國基現(xiàn)在仍在為自己的名譽而打官司，他告訴《瞭望新聞周刊》，自己是“雞蛋碰石頭”，勝訴的可能性很小，但他“不甘心”。直到2003年6月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件74三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》2006年9月19日已由國家檔案局局務(wù)會議審議通過。三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》《機75（一）目前文件歸檔保管中存在的主要問題1.歸檔的范圍不夠科學(xué)“該收的沒收，不該收的一大堆”2.上級的、宏觀的、重復(fù)的文件較多，本單位的、具體的文件不突出3.極大地影響了檔案利用工作的開展（一）目前文件歸檔保管中存在的主要問題76（二）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》的基本原則

①歸檔范圍要堅持“以我為主”的“職能“原則：以突出反映本單位的工作特色；②保管期限——要堅持“簡化”原則：檔案實行“兩分法”、“標時制”

——永久；

——定期（30年、10年）③檔案的移交和接收工作要堅持“銜接”原則：

各業(yè)務(wù)部門←→檔案部門

檔案室←→檔案館（二）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》的77三、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》主要內(nèi)容

第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。歸檔文件整理(同名248)課件78第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（反映本單位職能的）

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（有憑證作用的）

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（重要收文）

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（其它有查考價值的）（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、79第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（不需辦理的）

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（臨時、重份的）

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（參閱的）

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的80簡易方法：（1）發(fā)文——都歸檔；（2）收文——與本單位職能有關(guān)的歸檔；（3）內(nèi)部運轉(zhuǎn)文件——注意歸檔。歸檔文件整理(同名248)課件81第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

歸檔文件整理(同名248)課件82第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限83第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制84劃分永久時，需要注意以下問題：1.突出本機關(guān)自身的文件材料2.突出本機關(guān)主要職能的文件材料3.突出反映本機關(guān)機構(gòu)演變及人事任免的文件材料各單位黨組、行政辦公會議記錄、紀要，黨員、職工名冊，年度綜合性會議，年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料，獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料、人事任免、機構(gòu)設(shè)置、大事記等劃為永久。

劃分永久時，需要注意以下問題：85如何區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料（1）看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關(guān)比外機關(guān)的重要。以機關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機關(guān)形成的比不相隸屬機關(guān)形成的重要；作者為高層機關(guān)的比基層機關(guān)的重要。（2）看內(nèi)容：反映本機關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。如何區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料86本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料1

請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要

永久

2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報

30年。先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，機關(guān)在歸檔時如何劃分保管期限？1.受縣級（含）以上表彰、獎勵的

永久

2.受縣級以下表彰、獎勵的

30年

對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料，歸檔時其保管期限如何劃分？

1

受到警告（不含）以上處分

永久2

受到警告處分的

30年

本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料先進單位、勞87四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理數(shù)碼照片聲像檔案的特點優(yōu)點——

1、拍攝方便的快捷性；2、獲得視、聽效果的直接性；3、減小體積的高度壓縮性；4、復(fù)制、傳輸?shù)姆奖阈裕?、反復(fù)使用中內(nèi)容信息不變的穩(wěn)定性。四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理數(shù)碼照片聲像檔案的特點88缺點——1、對軟、硬件的依賴性；2、信息的易改性；3、內(nèi)容與載體的分離性；4、載體的不耐久性；缺點——89歸檔、收集要求1.由拍攝者整理、歸檔和移交；2.隨時形成，隨時歸檔；3.拍攝數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、軟硬件數(shù)據(jù)等一并歸檔、移交；4.多種歸檔形式——網(wǎng)絡(luò)在線歸檔；刻錄在光盤等載體上移交；制作成紙質(zhì)照片歸檔；5.說明文字齊全；6.鑒定把關(guān)：真?zhèn)钨|(zhì)量（數(shù)碼質(zhì)量、內(nèi)容質(zhì)量）數(shù)量歸檔、收集要求90長久保存檔案，不可使用——1、軟盤2、電腦硬盤3、U盤4、數(shù)碼相機的儲存卡、記憶卡5、MP3、MP4……長久保存檔案，不可使用——91五、公章的保管和使用1.公章的啟用2.公章的保管公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。3.公章的使用蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權(quán)的專人審核簽名批準，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記。凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。使用不同的印章，或加蓋在不同的位置，其意義、作用是不同的，常見的有以下幾種：五、公章的保管和使用92（1）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。加蓋部位是在落款處的年、月之間，應(yīng)“騎年蓋月”。印章加蓋之頁，應(yīng)有正文記載，以防止別有用心之人利用空白頁，添加有害文字，使組織造成損失。（2）更正章。（3）證見章。對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證。（4）騎縫章。帶有存根的公函、介紹信，要加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（5）騎邊章。重要案件的調(diào)查、旁證，以及座談記錄等材料，很多是由調(diào)查人自作筆錄。為完備手續(xù)，除由當事人蓋落款章、所在單位蓋證見章外，必須騎各頁邊加蓋一完整公章。（1）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和93（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋印章，以確保傳遞途中沒有私自拆封。（7）封存章。在封條上加蓋印章以封存賬冊、財物，以及文件櫥、倉庫等，常常在節(jié)假日前夕或特殊情況下使用。4.公章的停用與銷毀凡單位撤銷，原公章應(yīng)即停用，也應(yīng)立即通知有關(guān)單位，并宣布原章失效。通知中仍應(yīng)附上印模，并寫明停用日期。公章停用后即為廢章，應(yīng)及時送交原制發(fā)單位或經(jīng)主管部門批準后銷毀。經(jīng)銷毀的公章也應(yīng)留下印模，以被日后查考。（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋印章，以確94

彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進一步規(guī)范公章管理和使用的通知

各辦（所），各村（社區(qū)）：為進一步深化規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)，規(guī)范和加強公章的管理使用，現(xiàn)就我鎮(zhèn)的公章管理和使用作如下規(guī)定，各辦（所）、村（社區(qū)）必須嚴格執(zhí)行。一、公章管理制度（一）黨委公章由黨政辦主任負責管理（二）政府公章由專人管理

彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進一步規(guī)范公章管理和使95（三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，指定專人負責，并承擔責任（四）村（社區(qū)）支部委員會公章原則上由支部書記負責管理，村（社區(qū)）村（居）民委員會公章原則上由村（社區(qū)）主任管理（三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，指定專人負責，并承擔96（五）公章轉(zhuǎn)接和刻制制度1、公章管理人員調(diào)動或外出期間，須履行交接和登記手續(xù)，且必須到鎮(zhèn)黨政辦備案。2、因公務(wù)外出需攜帶鎮(zhèn)黨委、政府印章的，必須報請鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，指定用途及有效時間，在鎮(zhèn)黨政辦備案，填寫《紅巖鎮(zhèn)公章外出使用登記》，在規(guī)定時間內(nèi)送回。3、公章?lián)p壞需重新刻制的，須經(jīng)鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可重建刻制。（五）公章轉(zhuǎn)接和刻制制度97二、公章使用制度（一）黨委公章使用各辦（所）需加蓋黨委公章及以黨委名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件→辦公室主任把關(guān)簽字→分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）→報黨政辦登記→蓋章→存底。各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋黨委公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）書記審批簽字→蓋該村黨支部公章→鎮(zhèn)黨政辦主任審批簽字→鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）→報黨政辦登記→蓋鎮(zhèn)黨委公章。二、公章使用制度98（二）政府公章使用各辦（所）需加蓋政府公章及以政府名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件→辦公室主任把關(guān)簽字→分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）→報黨政辦登記→蓋章→存底。各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋政府公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）主任審批簽字→蓋該村（社區(qū)）村（居）民委員會公章→鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）→報黨政辦登記→蓋鎮(zhèn)政府公章。（二）政府公章使用99（三）辦（所）公章使用凡需加蓋各辦（所）公章，由各辦（所）分管領(lǐng)導(dǎo)或主任審批把關(guān)，并在《專用公章使用登記薄》上登記。（四）村（社區(qū)）公章使用凡需加蓋各村（社區(qū)）黨支部公章，由各村（社區(qū)）支部書記審核簽字后蓋章，并進行登記；需加蓋各村（社區(qū)）村委會印章，由各村（社區(qū)）主任審核簽字后蓋章，并進行登記。（五）正確使用公章加蓋公章時必須嚴格按文件規(guī)定，用印位置上不壓正文，下騎年月，用力適度，保證蓋印端正，圖印清楚。（三）辦（所）公章使用100三、嚴肅公章管理使用紀律（一）提高認識公章既是黨委、政府權(quán)力的象征，又是黨委、政府的形象標志。規(guī)范管理和使用公章既是黨委、政府權(quán)為民所用、依法行政的體現(xiàn)，更是新形勢下推進規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)的必然要求。各辦（所）、各村（社區(qū)）要提高認識，高度重視，嚴格公章的管理和使用，維護黨、政府和人民的合法權(quán)益，堅決杜絕因公章管理使用失誤造成重大損失。三、嚴肅公章管理使用紀律101（二）嚴肅紀律公章使用后要注意存放保管，不得隨意放置。管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得私自將公章交與他人或當事人使用，不準私自加蓋公章，不準在空證明、介紹信等憑證或便簽上加蓋公章。非管理人員，不得私自使用公章。使用公章時，必須在《專用公章使用登記薄》上進行登記，經(jīng)辦人必須簽字。有關(guān)公章管理使用的記錄本和留存文件要妥善保管，不得遺失或遺漏。（三）責任追究公章管理人員作為第一責任人，要認真履行工作職責，做到用章經(jīng)批準，蓋章要登記，查詢有記錄。分管領(lǐng)導(dǎo)和辦（所）主任作為分管責任人，要認真審核把關(guān)，確保用章無誤。對違反本公章管理和使用制度造成損失或不良影響的，要嚴格追究公章管理人員及相關(guān)人員責任，并進行問責。（二）嚴肅紀律102謝謝謝謝103六、歸檔文件整理規(guī)則《歸檔文件整理歸則》2000年12月6日由國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日正式實施?！稓w檔文件整理歸則》2000年12月6日由國家檔案局發(fā)布，2104

（一）《歸檔文件整理規(guī)則》的主要內(nèi)容《規(guī)則》共分5個部分：范圍、定義、整理原則、質(zhì)量要求、整理方法。1個附錄（圖示：歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒、備考表）

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適用于各級黨政機關(guān)、社會團體和其他社會組織。

企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等歸檔文件材料的整理工作，可參考《歸則》執(zhí)行。

《歸則》不適用于科技、會計等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理。

電子公文的歸檔管理按國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（檔發(fā)[2003]6號）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）《歸檔文件整理歸則》的實施范圍

適用于各級黨政機關(guān)、社會團體和其他社會組織。

106（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念

歸檔文件—--立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

歸檔文件整理—--就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

文件辦理完畢—--是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不是文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。

（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念107

（四）、歸檔文件分類的方法

1、基本分類方法（1）年度分類法（2）機構(gòu)分類法（3）問題分類法（4）保管期限分類法2、復(fù)式分類方法

（四）、歸檔文件分類的方法

1、基108

每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下：

第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管期限進行分類。

第二步：按年度分類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成的年度進行分類。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。(公文213)其中，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理?？缒甓鹊臅h形成的文件材料放在會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)放在批復(fù)年；跨的度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。第三步：按機構(gòu)分類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類。采用機構(gòu)分類法，原則上一個機構(gòu)設(shè)置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。采用機構(gòu)分類法不能同時采用問題分類法。其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負責起草文件的機構(gòu)；由幾個機構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構(gòu)。

每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下109

（五）、歸檔文件的整理步驟

1、確定文件整理單位：每份文件（自然件）為一件歸檔文件一般以每份文件為一件，或與一個事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件。下列文件或文本在實體裝訂時，可為一件：

▲正本與定稿為一件；

▲正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）；

▲轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

▲處理單與文件為一件；

▲來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）；

▲會議記錄一次為一件（如果幾次會議研究同一問題則為一件）；

▲報表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）為一件；

▲中文文本與外文文本對應(yīng)為一件。

（五）、歸檔文件的整理步驟

1、確定文件整理單位：每份文1102、劃分保管期限按《檔案保管期限表》的規(guī)定，確定每份文件的保管期限。3、裝訂加固歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。

裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后

歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔案材料除外）。2、劃分保管期限111大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實際情況，按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。減少文件受損，便于閱讀。裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如無酸紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用袋裝的，袋內(nèi)文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。

歸檔文件整理(同名248)課件112

4、編填頁號文件中有圖文的頁面為一頁。每件歸檔文件以原有頁碼為序；無頁碼的文件以件為單位，從“1”開始編制流水頁碼，正面在文件右上角，背面在文件左上角。5、簡單分類按保管期限／年度／組織機構(gòu)（問題）分類法將文件歸類；

113

按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務(wù)類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進行分類。為突出為群眾服務(wù)的主題，可建立民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、信訪人員檔案等。

1146、排序歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議材料、統(tǒng)計報表、非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。

同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序或按文件的重要程度排列。

對具有保存價值，但末及時歸檔的文件，應(yīng)排列在當年同一保管期限的相應(yīng)類別歸檔文件的最后。對排列在最后且與相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件，可在歸檔文件目錄備注中注明“此件與X件為同一事由”或標注“相互參見號”。已歸檔年度零散文件的排列6、排序1157、蓋歸檔章

在文件首頁（文件處理單）

上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。

歸檔章設(shè)置全宗號、年度、

保管期限、機構(gòu)（問題）、

室編件號、館編件號等項目。

歸檔章的格式為長60mm，

寬22mm，分為6格。7、蓋歸檔章

在文件首頁（文件處理單）

上方左側(cè)116歸檔章的樣式0542008