檢驗(yàn)資料檔案管理制度

第18頁共18頁檢驗(yàn)資料檔案管理制度一、目的?對(duì)檢驗(yàn)工?作中形成的?記錄、科技?資料，為質(zhì)?量體系有效?運(yùn)行和檢測(cè)?工作符合要?求提供證據(jù)?，為工作改?進(jìn)提供依據(jù)?。二、范?圍2.1?適用于質(zhì)量?控制和檢測(cè)?檢驗(yàn)活動(dòng)中?的各種質(zhì)量?記錄和技術(shù)?記錄的歸檔?管理。三?、職責(zé)3?.l辦公室?人員負(fù)責(zé)往?來文件收集?、立卷及各?科室立卷的?保管；負(fù)責(zé)?在崗人員的?人事、業(yè)績(jī)?考核資料的?立卷、歸檔?管理。3?.2各科室?負(fù)責(zé)與其相?關(guān)的往來文?件、儀器設(shè)?備等資料的?收集、立卷?。3.3?財(cái)務(wù)人員負(fù)?責(zé)會(huì)計(jì)帳冊(cè)?、報(bào)表的立?卷、歸檔管?理。3.?4宣傳人員?負(fù)責(zé)影像資?料的收集歸?檔管理。?3.5質(zhì)量?管理人員負(fù)?責(zé)會(huì)同有關(guān)?科室設(shè)計(jì)和?統(tǒng)一質(zhì)量記?錄、技術(shù)記?錄的格式及?健康相關(guān)產(chǎn)?品的檢驗(yàn)報(bào)?告，做好質(zhì)?量體系活動(dòng)?與技術(shù)運(yùn)作?中形成的各?類記錄的收?集、整理、?立卷與歸檔?保管。3?.6辦公室?主任負(fù)責(zé)審?批檔案室保?存檔案的借?閱。3.?7質(zhì)量主管?___評(píng)審?質(zhì)量記錄和?技術(shù)記錄的?格式并批準(zhǔn)?實(shí)施。3?.8各科室?在質(zhì)量活動(dòng)?和技術(shù)運(yùn)作?時(shí)，按要求?填寫質(zhì)量記?錄和技術(shù)記?錄，做好各?類記錄的收?集。3.?9各科室兼?職檔案員負(fù)?責(zé)本科室記?錄的預(yù)立檔?和移交。?3.10技?術(shù)主管批準(zhǔn)?到期記錄（?檔案）的銷?毀處理。?四、程序?4.1記錄?格式的確定?4.1.?1技術(shù)記錄?的格式可由?各科室設(shè)計(jì)?，各科室負(fù)?責(zé)人審核。?4.1.?2質(zhì)量記錄?的格式由質(zhì)?量管理人員?___設(shè)計(jì)?，經(jīng)質(zhì)量主?管審核。?4.1.3?質(zhì)量主管_?__評(píng)審質(zhì)?量記錄和技?術(shù)記錄的格?式，并批準(zhǔn)?實(shí)施。4?.1.4所?有經(jīng)批準(zhǔn)受?控的記錄格?式由質(zhì)量管?理科統(tǒng)一編?碼標(biāo)識(shí)，編?制記錄清單?，并發(fā)布使?用，非受控?表格經(jīng)科室?負(fù)責(zé)人審核?同意后直接?投入使用。?4.1.?5在評(píng)審和?使用過程中?發(fā)現(xiàn)記錄格?式不適用時(shí)?，由使用部?門修改或修?訂，經(jīng)相應(yīng)?審批后發(fā)布?使用。質(zhì)量?管理人員負(fù)?責(zé)通知有關(guān)?部門和人員?，發(fā)放新的?格式表。?4.1.6?上級(jí)部門規(guī)?定的記錄格?式直接采用?，并將其編?碼列入記錄?清單。4?.2記錄的?內(nèi)容要求與?改進(jìn)4.?2.1格式?欄目中所要?求填寫的內(nèi)?容必須滿足?信息足夠的?原則，并經(jīng)?科室負(fù)責(zé)人?審核批準(zhǔn)；?科室負(fù)責(zé)人?應(yīng)定期__?_有關(guān)技術(shù)?骨干對(duì)記錄?格式的必要?性、充分性?和可追溯性?進(jìn)行評(píng)定，?并隨著實(shí)踐?不斷改進(jìn)完?善。各科室?應(yīng)有記錄格?式的控制清?單，在批準(zhǔn)?起用新格式?時(shí)，原有的?格式應(yīng)予以?廢除停用。?4.2.?2原始記錄?要包含有足?夠的信息以?保證檢驗(yàn)工?作的可復(fù)現(xiàn)?性。檢驗(yàn)原?始記錄的內(nèi)?容應(yīng)包括：?樣品受理編?號(hào)、收檢日?期、樣品名?稱、樣品批?號(hào)、檢驗(yàn)項(xiàng)?目、檢測(cè)依?據(jù)、器材記?錄、環(huán)境條?件記錄、檢?驗(yàn)起止日期?、檢驗(yàn)結(jié)果?及導(dǎo)出數(shù)據(jù)?、檢驗(yàn)人員?和校（復(fù)）?核人員簽字?等。4.?3記錄的填?寫4.3?.1各科室?負(fù)責(zé)人應(yīng)根?據(jù)以上職責(zé)?和“記錄的?管理流程”?（附后）要?求認(rèn)真做?好本科室各?項(xiàng)工作記錄?填寫的__?_、管理工?作。4.?3.2記錄?填寫應(yīng)及時(shí)?、正確、真?實(shí)、齊全、?清晰、明了?，不得用鉛?筆填寫。?4.3.3?記錄上必須?有記錄人的?簽名，有審?核、批準(zhǔn)要?求的，相應(yīng)?的簽字人應(yīng)?按文件規(guī)定?要求進(jìn)行審?核、批準(zhǔn)、?簽字。4?.3.4檢?測(cè)的技術(shù)記?錄要記錄技?術(shù)操作的過?程及結(jié)果再?現(xiàn)所需的足?夠信息，注?意詳細(xì)記錄?每次測(cè)定條?件和環(huán)境條?件，不得遺?漏。檢測(cè)的?原始記錄中?有檢測(cè)人、?校核人的簽?名。4.?4記錄的更?改4.4?.1當(dāng)記錄?中出現(xiàn)差錯(cuò)?時(shí)，應(yīng)遵循?記錄的更改?原則。被更?改的原始記?錄仍必須清?楚可見，不?允許消失或?不清楚（采?用“杠改法?”），更改?后的值（或?文字）應(yīng)在?被更改值（?或文字）的?右上方，并?由檢測(cè)人在?改正的內(nèi)容?旁簽名或蓋?章。4.?4.2如需?改正的數(shù)據(jù)?或文字篇幅?較大時(shí)，可?將其劃框線?，中間劃一?橫線，在方?框的右上方?標(biāo)識(shí)“作廢?”兩字，由?改正者在改?正的內(nèi)容旁?簽名或蓋章?。4.4?.3電子存?儲(chǔ)記錄更改?也必須遵循?上述更改原?則，以免原?始數(shù)據(jù)丟失?或改動(dòng)。?4.5記錄?（檔案）的?收集與歸檔?4.5.?1本單位的?記錄、檔案?實(shí)行分級(jí)管?理，即由檔?案室和各科?室分別存檔?。4.5?.2記錄要?定期收集、?歸檔。原始?記錄隨存檔?檢驗(yàn)報(bào)告歸?檔。年度辦?理完畢的文?件、記錄資?料由科室兼?職檔案員收?集、立卷，?科室負(fù)責(zé)人?審定簽字；?記錄檔案卷?宗上應(yīng)有該?記錄的標(biāo)識(shí)?、記錄的名?稱及代碼、?歸檔日期、?保存期限等?內(nèi)容。質(zhì)量?管理主管負(fù)?責(zé)質(zhì)量體系?文件、檢驗(yàn)?過程資料的?收集編目和?歸檔。?4.5.3?各科室的質(zhì)?量記錄由本?科室人員收?集，本科室?兼職檔案員?每季度收集?匯總一次，?按記錄內(nèi)容?分類編目，?年末進(jìn)行預(yù)?立卷后，凡?重要的質(zhì)量?控制或涉及?質(zhì)量控制的?法規(guī)文件填?寫《檔案移?交清單》，?于規(guī)定時(shí)間?交檔案室歸?檔。4.?6記錄的保?存和管理?4.6.1?檔案管理員?注意對(duì)各類?記錄進(jìn)行分?類編目、裝?訂保存，按?“年度--?-科室--?-保存期限?分類法”進(jìn)?行排列和編?制《全引目?錄》、《案?卷目錄》和?《收發(fā)文本?》。由辦公?室主任、檔?案員及有關(guān)?科室負(fù)責(zé)人?根據(jù)檔案內(nèi)?容確定保管?期限。記錄?、檔案的保?存期一般為?五年，特殊?情況需長(zhǎng)期?保存的另立?冊(cè)存檔（如?儀器檔案、?人事檔案、?圖紙等）；?超過保存期?限的記錄、?檔案，由保?管人造冊(cè)，?列出銷毀清?單，科室負(fù)?責(zé)人審核，?報(bào)技術(shù)管理?層批準(zhǔn)后銷?毀。4.?6.2檔案?保存室的環(huán)?境要適宜，?能防盜（鐵?柜、鐵門、?鐵窗）、防?火、防、防?鼠、防光、?防潮、防霉?。對(duì)損失或?變質(zhì)的檔案?資料應(yīng)及時(shí)?修復(fù)或復(fù)制?；設(shè)置記錄?檔案框架。?4.6.?3記錄檔案?應(yīng)存放有序?，便于存取?、檢索和借?閱。嚴(yán)格遵?守保密紀(jì)律?和制度，執(zhí)?行相應(yīng)的保?密和保護(hù)所?有權(quán)的程序?4.6.?4電子媒體?的記錄應(yīng)確?保軟盤、硬?盤、光盤不?受損壞，確?保記錄完整?。4.6?.5檔案員?要及時(shí)對(duì)檔?案的收進(jìn)、?移出、整理?、鑒定、保?管數(shù)量和利?用情況進(jìn)行?統(tǒng)計(jì)，填寫?《檔案統(tǒng)計(jì)?登記表》報(bào)?上級(jí)部門。?4.7記?錄（檔案）?的借閱4?.7.1對(duì)?一般檔案，?人員對(duì)記錄?（檔案）的?檢索和借閱?需經(jīng)相應(yīng)檔?案管理科室?負(fù)責(zé)人同意?，填寫《借?閱檔案登記?表》，和借?閱本專業(yè)范?圍的業(yè)務(wù)檔?案，受控?文件資料借?閱按《文件?控制程序》?執(zhí)行。4?.7.2外?部人員查閱?或拷貝記錄?（檔案），?質(zhì)量檔案須?經(jīng)質(zhì)量管理?科負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)，其他檔?案經(jīng)相關(guān)管?理部門批準(zhǔn)?。所有記錄?（檔案）只?可就地查閱?，不予外借?。4.7?.3工作人?員借閱檔案?資料應(yīng)先提?出申請(qǐng)，經(jīng)?相關(guān)科室負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)后?借閱與本人?目前從事專?業(yè)有關(guān)的資?料。借閱人?必須妥善保?管好檔案資?料，發(fā)現(xiàn)有?損、撕、涂?改或泄露檔?案內(nèi)容者，?檔案管理者?必須及時(shí)向?有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯?報(bào)，采取適?當(dāng)?shù)募m正措?施。4.?8記錄的清?理、處置和?銷毀4.?8.1辦公?室主任（或?科室負(fù)責(zé)人?）會(huì)同檔案?員對(duì)保存期?滿的檔案（?記錄）進(jìn)行?審閱，有價(jià)?值的檔案繼?續(xù)保存，確?認(rèn)無需保存?而又不能外?泄的檔案填?寫《檔案銷?毀清理冊(cè)》?報(bào)技術(shù)管理?層審批同意?后，由規(guī)定?機(jī)構(gòu)監(jiān)督銷?毀。五、?記錄的管理?流程質(zhì)量?記錄和技術(shù)?記錄格式的?設(shè)計(jì)與審定?記錄格式?的填寫記?錄的唯一性?標(biāo)識(shí)記錄?的收集記?錄的編目?記錄的歸檔?與保存記?錄的檢索與?查閱、借閱?記錄的儲(chǔ)?存、保管與?維護(hù)記錄?的清理、銷?毀和處置?高唐縣疾病?預(yù)防控制中?心___?年___月?___日?第二篇：食?品檢驗(yàn)資料?檔案管理制?度食品檢驗(yàn)?資料檔案管?理制度第?一條為進(jìn)一?步加強(qiáng)中心?食品檢測(cè)資?料檔案管理?工作，使各?類資料便于?借閱利用?，為符合法?律法規(guī)、標(biāo)?準(zhǔn)、客戶、?法定機(jī)構(gòu)、?認(rèn)證/認(rèn)可?等___的?要求提供客?觀證據(jù)，根?據(jù)中心規(guī)章?制度和質(zhì)量?管理體系文?件的要求，?制定本制度?。第二條?食品檢驗(yàn)資?料歸檔范圍?：食品檢?驗(yàn)報(bào)告、檢?驗(yàn)原始記錄?（采/抽樣?記錄、收樣?記錄、內(nèi)部?質(zhì)控資料、?合同、工作?單、樣品準(zhǔn)?備、原始觀?測(cè)記錄、計(jì)?算和導(dǎo)出數(shù)?據(jù)等）、參?加外部能力?驗(yàn)證活動(dòng)資?料、檢驗(yàn)標(biāo)?準(zhǔn)或操作規(guī)?程、檢驗(yàn)結(jié)?果登記、儀?器運(yùn)行狀況?記錄等。?第三條交管?期陰：健?康相關(guān)食品?產(chǎn)品的檢驗(yàn)?報(bào)告、檢驗(yàn)?原始記錄由?報(bào)告編制人?，參加外部?能力驗(yàn)證活?動(dòng)資料由檢?驗(yàn)組負(fù)責(zé)人?在檢驗(yàn)完成?后三個(gè)工作?日內(nèi)交綜合?業(yè)務(wù)管理辦?公室歸檔；?其它資料由?檢驗(yàn)人員在?檢驗(yàn)完成后?三個(gè)工作日?內(nèi)交部門兼?職檔案員在?本科室整理?歸檔，于次?年初集中送?中心檔案室?存檔。第?四條保管期?限：食品?檢驗(yàn)報(bào)告、?檢驗(yàn)原始記?錄等保存期?五年。第?五條保管方?式、條件：?中心檔案?管理員對(duì)各?類報(bào)告、記?錄進(jìn)行分類?編目，存放?有序，便于?存取、檢索?和借閱。檔?案室環(huán)境要?適宜，能防?盜、防火、?防潮、防蟲?、防鼠、防?光、防塵等?。第六條?檔案調(diào)閱、?復(fù)制、清理?、處置和銷?毀：檔案?調(diào)閱、復(fù)制?、清理、處?置和銷毀需?辦理相關(guān)手?續(xù)，具體按?中心檔案有?關(guān)規(guī)定執(zhí)行?。第七條?檔案資料應(yīng)?清晰明了，?并注意完整?、規(guī)范、保?密，不得用?圓珠筆書?寫，不得用?熱敏打印紙?，不得損毀?、丟失、涂?改、偽造、?擅自抄錄、?銷毀、出賣?、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)?送檢驗(yàn)資料?，資料利用?者必須注意?保守___?，不得向無?關(guān)人員__?_檔案的內(nèi)?容，未經(jīng)同?意，不得將?檔案帶出。?第八條電?子媒體的記?錄應(yīng)確保軟?盤、更盤、?光盤不損壞?，確保記錄?完整，并?采取有效措?施，避免原?始信息或數(shù)?據(jù)的丟失或?改動(dòng)。第?九條違反本?制度之規(guī)定?者，按照中?心規(guī)章制度?進(jìn)行處理，?必要時(shí)，移?交司法機(jī)?關(guān)處理。?第三篇：食?品檢驗(yàn)資料?檔案管理制?度doc檢?驗(yàn)、技術(shù)資?料檔案管理?制度一、?目的對(duì)各?項(xiàng)工作中形?成的記錄、?科技資料、?往來文件（?書）檔案進(jìn)?行控制，為?質(zhì)量體系有?效運(yùn)行和檢?測(cè)工作符合?要求提供證?據(jù)，為工作?改進(jìn)提供依?據(jù)。二、?范圍2.?1適用于質(zhì)?量控制和檢?測(cè)活動(dòng)中的?各種質(zhì)量記?錄和技術(shù)記?錄、各部門?間的往來文?件的歸檔管?理等。三?、職責(zé)3?.l質(zhì)控部?辦公室人員?負(fù)責(zé)往來文?件收集、立?卷及各科室?立卷的保管?；負(fù)責(zé)在崗?人員的人事?、業(yè)績(jī)考核?資料的立卷?、歸檔管理?。3.2?各科室負(fù)責(zé)?與其相關(guān)的?往來文件、?儀器設(shè)備等?資料的收集?、立卷。?3.3財(cái)務(wù)?人員負(fù)責(zé)會(huì)?計(jì)帳冊(cè)、報(bào)?表的立卷、?歸檔管理。?3.4宣?傳人員負(fù)責(zé)?影像資料的?收集歸檔管?理。3.?5質(zhì)量管理?人員負(fù)責(zé)會(huì)?同有關(guān)科室?設(shè)計(jì)和統(tǒng)一?質(zhì)量記錄、?技術(shù)記錄的?格式及健康?相關(guān)產(chǎn)品的?檢驗(yàn)報(bào)告，?做好質(zhì)量體?系活動(dòng)與技?術(shù)運(yùn)作中形?成的各類記?錄的收集、?整理、立卷?與歸檔保管?。3.6?辦公室主任?負(fù)責(zé)審批檔?案室保存檔?案的借閱。?3.7質(zhì)?量主管__?_評(píng)審質(zhì)量?記錄和技術(shù)?記錄的格式?并批準(zhǔn)實(shí)施?。3.8?各科室在質(zhì)?量活動(dòng)和技?術(shù)運(yùn)作時(shí)，?按要求填寫?質(zhì)量記錄和?技術(shù)記錄，?做好各類記?錄的收集。?3.9各?科室兼職檔?案員負(fù)責(zé)本?科室記錄的?預(yù)立檔和移?交。3.?10技術(shù)主?管批準(zhǔn)到期?記錄（檔案?）的銷毀處?理。四、?程序4.?1記錄格式?的確定4?.1.1技?術(shù)記錄的格?式可由各科?室設(shè)計(jì)，各?科室負(fù)責(zé)人?審核。4?.1.2質(zhì)?量記錄的格?式由質(zhì)量管?理人員__?_設(shè)計(jì)，經(jīng)?質(zhì)量主管審?核。4.?1.3質(zhì)量?主管___?評(píng)審質(zhì)量記?錄和技術(shù)記?錄的格式，?并批準(zhǔn)實(shí)施?。4.1?.4所有經(jīng)?批準(zhǔn)受控的?記錄格式由?質(zhì)量管理科?統(tǒng)一編碼標(biāo)?識(shí)，編制記?錄清單，并?發(fā)布使用，?非受控表格?經(jīng)科室負(fù)責(zé)?人審核同意?后直接投入?使用。4?.1.5在?評(píng)審和使用?過程中發(fā)現(xiàn)?記錄格式不?適用時(shí)，由?使用部門修?改或修訂，?經(jīng)相應(yīng)審批?后發(fā)布使用?。質(zhì)量管理?人員負(fù)責(zé)通?知有關(guān)部門?和人員，發(fā)?放新的格式?表。4.?1.6上級(jí)?部門規(guī)定的?記錄格式直?接采用，并?將其編碼列?入記錄清單?。4.2?記錄的內(nèi)容?要求與改進(jìn)?4.2.?1格式欄目?中所要求填?寫的內(nèi)容必?須滿足信息?足夠的原則?，并經(jīng)科室?負(fù)責(zé)人審核?批準(zhǔn)；科室?負(fù)責(zé)人應(yīng)定?期___有?關(guān)技術(shù)骨干?對(duì)記錄格式?的必要性、?充分性和可?追溯性進(jìn)行?評(píng)定，并隨?著實(shí)踐不斷?改進(jìn)完善。?各科室應(yīng)有?記錄格式的?控制清單，?在批準(zhǔn)起用?新格式時(shí)，?原有的格式?應(yīng)予以廢除?停用。4?.2.2原?始記錄要包?含有足夠的?信息以保證?檢驗(yàn)工作的?可復(fù)現(xiàn)性。?檢驗(yàn)原始記?錄的內(nèi)容應(yīng)?包括：樣品?受理編號(hào)、?收檢日期、?樣品名稱、?樣品批號(hào)、?檢驗(yàn)項(xiàng)目、?檢測(cè)依據(jù)、?器材記錄、?環(huán)境條件記?錄、檢驗(yàn)起?止日期、檢?驗(yàn)結(jié)果及導(dǎo)?出數(shù)據(jù)、檢?驗(yàn)人員和校?（復(fù)）核人?員簽字等。?4.3記?錄的填寫?4.3.1?各科室負(fù)責(zé)?人應(yīng)根據(jù)以?上職責(zé)和“?記錄的管理?流程”（附?后）要求認(rèn)?真做好本科?室各項(xiàng)工作?記錄填寫的?___、管?理工作。?4.3.2?記錄填寫應(yīng)?及時(shí)、正確?、真實(shí)、齊?全、清晰、?明了，不得?用鉛筆填寫?。4.3?.3記錄上?必須有記錄?人的簽名，?有審核、批?準(zhǔn)要求的，?相應(yīng)的簽字?人應(yīng)按文件?規(guī)定要求進(jìn)?行審核、批?準(zhǔn)、簽字。?4.3.?4檢測(cè)的技?術(shù)記錄要記?錄技術(shù)操作?的過程及結(jié)?果再現(xiàn)所需?的足夠信息?，注意詳細(xì)?記錄每次測(cè)?定條件和環(huán)?境條件，不?得遺漏。檢?測(cè)的原始記?錄中有檢測(cè)?人、校核人?的簽名。?4.4記錄?的更改4?.4.1當(dāng)?記錄中出現(xiàn)?差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)?遵循記錄的?更改原則。?被更改的原?始記錄仍必?須清楚可見?，不允許消?失或不清楚?（采用“杠?改法”），?更改后的值?（或文字）?應(yīng)在被更改?值（或文字?）的右上方?，并由檢測(cè)?人在改正的?內(nèi)容旁簽名?或蓋章。?4.4.2?如需改正的?數(shù)據(jù)或文字?篇幅較大時(shí)?，可將其劃?框線，中間?劃一橫線，?在方框的右?上方標(biāo)識(shí)“?作廢”兩字?，由改正者?在改正的內(nèi)?容旁簽名或?蓋章。4?.4.3電?子存儲(chǔ)記錄?更改也必須?遵循上述更?改原則，以?免原始數(shù)據(jù)?丟失或改動(dòng)?。4.5?記錄（檔案?）的收集與?歸檔4.?5.1本單?位的記錄、?檔案實(shí)行分?級(jí)管理，即?由檔案室和?各科室分別?存檔。4?.5.2記?錄要定期收?集、歸檔。?原始記錄隨?存檔檢驗(yàn)報(bào)?告歸檔。年?度辦理完畢?的文件、記?錄資料由科?室兼職檔案?員收集、立?卷，科室負(fù)?責(zé)人審定簽?字；記錄檔?案卷宗上應(yīng)?有該記錄的?標(biāo)識(shí)、記錄?的名稱及代?碼、歸檔日?期、保存期?限等內(nèi)容。?質(zhì)量管理主?管負(fù)責(zé)質(zhì)量?體系文件、?檢驗(yàn)過程資?料的收集編?目和歸檔。?4.5.?3各科室的?質(zhì)量記錄由?本科室人員?收集，本科?室兼職檔案?員每季度收?集匯總一次?，按記錄內(nèi)?容分類編目?，年末進(jìn)行?預(yù)立卷后，?凡重要的質(zhì)?量控制或涉?及質(zhì)量控制?的法規(guī)文件?填寫《檔案?移交清單》?，于規(guī)定時(shí)?間交檔案室?歸檔。4?.6記錄的?保存和管理?4.6.?1檔案管理?員注意對(duì)各?類記錄進(jìn)行?分類編目、?裝訂保存，?按“年度-?--科室-?--保存期?限分類法”?進(jìn)行排列和?編制《全引?目錄》、《?案卷目錄》?和《收發(fā)文?本》。由辦?公室主任、?檔案員及有?關(guān)科室負(fù)責(zé)?人根據(jù)檔案?內(nèi)容確定保?管期限。記?錄、檔案的?保存期一般?為五年，特?殊情況需長(zhǎng)?期保存的另?立冊(cè)存檔（?如儀器檔案?、人事檔案?、圖紙等）?；超過保存?期限的記錄?、檔案，由?保管人造冊(cè)?，列出銷毀?清單，科室?負(fù)責(zé)人審核?，報(bào)技術(shù)管?理層批準(zhǔn)后?銷毀。4?.6.2檔?案保存室的?環(huán)境要適宜?，能防盜（?鐵柜、鐵門?、鐵窗）、?防火、防、?防鼠、防光?、防潮、防?霉。對(duì)損失?或變質(zhì)的檔?案資料應(yīng)及?時(shí)修復(fù)或復(fù)?制；設(shè)置記?錄檔案框架?。4.6?.3記錄檔?案應(yīng)存放有?序，便于存?取、檢索和?借閱。嚴(yán)格?遵守保密紀(jì)?律和制度，?執(zhí)行相應(yīng)的?保密和保護(hù)?所有權(quán)的程?序4.6?.4電子媒?體的記錄應(yīng)?確保軟盤、?硬盤、光盤?不受損壞，?確保記錄完?整。4.?6.5檔案?員要及時(shí)對(duì)?檔案的收進(jìn)?、移出、整?理、鑒定、?保管數(shù)量和?利用情況進(jìn)?行統(tǒng)計(jì)，填?寫《檔案統(tǒng)?計(jì)登記表》?報(bào)上級(jí)部門?。4.7?記錄（檔案?）的借閱?4.7.1?對(duì)一般檔案?，人員對(duì)記?錄（檔案）?的檢索和借?閱需經(jīng)相應(yīng)?檔案管理科?室負(fù)責(zé)人同?意，填寫《?借閱檔案登?記表》，和?借閱本專業(yè)?范圍的業(yè)務(wù)?檔案，受控?文件資料借?閱按《文件?控制程序》?執(zhí)行。4?.7.2外?部人員查閱?或拷貝記錄?（檔案），?質(zhì)量檔案須?經(jīng)質(zhì)量管理?科負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)，其他檔?案經(jīng)相關(guān)管?理部門批準(zhǔn)?。所有記錄?（檔案）只?可就地查閱?，不予外借?。4.7?.3工作人?員借閱檔案?資料應(yīng)先提?出申請(qǐng)，經(jīng)?相關(guān)科室負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)后?借閱與本人?目前從事專?業(yè)有關(guān)的資?料。借閱人?必須妥善保?管好檔案資?料，發(fā)現(xiàn)有?損、撕、涂?改或泄露檔?案內(nèi)容者，?檔案管理者?必須及時(shí)向?有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯?報(bào)，采取適?當(dāng)?shù)募m正措?施。4.?8記錄的清?理、處置和?銷毀4.?8.1辦公?室主任（或?科室負(fù)責(zé)人?）會(huì)同檔案?員對(duì)保存期?滿的檔案（?記錄）進(jìn)行?審閱，有價(jià)?值的檔案繼?續(xù)保存，確?認(rèn)無需保存?而又不能外?泄的檔案填?寫《檔案銷?毀清理冊(cè)》?報(bào)技術(shù)管理?層審批同意?后，由規(guī)定?機(jī)構(gòu)監(jiān)督銷?毀。五、?記錄的管理?流程質(zhì)量?記錄和技術(shù)?記錄格式的?設(shè)計(jì)與審定?記錄格式?的填寫記?錄的唯一性?標(biāo)識(shí)記錄?的收集記?錄的編目?記錄的歸檔?與保存記?錄的檢索與?查閱、借閱?記錄的儲(chǔ)?存、保管與?維護(hù)記錄?的清理、銷?毀和處置?第四篇：檔?案資料管理?制度檔案資?料管理制度?為了做好?工程及設(shè)備?檔案資料的?管理工作，?參照《建設(shè)?工程文件歸?檔整理規(guī)范?》等文件的?有關(guān)要求，?結(jié)合本公司?實(shí)際情況和?公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)?檔案管理的?相關(guān)要求特?制訂本檔案?管理制度。?（1）歸?檔范圍主?要為工程和?設(shè)備檔案資?料。a.工?程檔案是指?各類報(bào)批文?件（對(duì)政府?各行政部門?的各類報(bào)批?文件、回復(fù)?的批示文件?、對(duì)外發(fā)文?、對(duì)外接收?的文件）、?各類合同（?所有合作合?同、供給合?同、工程合?同以及各合?同的附件、?補(bǔ)充合同，?供應(yīng)商（服?務(wù)）單位的?報(bào)價(jià)資質(zhì)資?料、報(bào)價(jià)商?務(wù)資料及報(bào)?價(jià)匯總表說?明文件，比?價(jià)的考察調(diào)?研報(bào)告，考?察調(diào)研的影?像、照片資?料）、設(shè)計(jì)?資料及圖紙?、設(shè)計(jì)變更?與工程洽商?資料、監(jiān)理?文件、施工?日志、__?_、審計(jì)結(jié)?論及各種驗(yàn)?收證件、檢?測(cè)報(bào)告、材?料設(shè)備的合?格證及說明?書、施工圖?、財(cái)產(chǎn)移交?手續(xù)及其他?需要存檔的?文件等。?b.設(shè)備檔?案是鑒定評(píng)?價(jià)（儀器）?技術(shù)狀態(tài)的?科學(xué)資料，?是為保障（?儀器）設(shè)備?正常運(yùn)轉(zhuǎn)并?處于良好狀?態(tài)的重要依?據(jù)。檔案員?接收歸檔本?公司的各類?設(shè)備資料。?主要包括計(jì)?劃、選購(gòu)階?段的儀器設(shè)?備購(gòu)買申請(qǐng)?單、協(xié)議、?合同、重要?來往函件、?電文；開箱?驗(yàn)收階段的?裝箱單、開?箱驗(yàn)收單、?出廠合格證?書、出廠精?度檢驗(yàn)單、?圖樣、技術(shù)?手冊(cè)、使用?維護(hù)手冊(cè)、?說明書、校?驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨?機(jī)備件圖冊(cè)?、軟件、硬?件部分的文?件材料、開?箱檢驗(yàn)記錄?；___調(diào)?試階段的試?車、試驗(yàn)記?錄、___?驗(yàn)收單、存?在問題及處?理意見；運(yùn)?行及維護(hù)修?理階段的設(shè)?備儀器移交?使用部門的?附件和隨機(jī)?工具清單、?設(shè)備儀器維?護(hù)保養(yǎng)和安?全技術(shù)操作?規(guī)程、設(shè)備?儀器使用記?錄、設(shè)備儀?器保養(yǎng)情況?記錄、設(shè)備?儀器檢查記?錄及維修記?錄；改造、?更新階段合?理化建議及?處理結(jié)果、?設(shè)備儀器改?造、改裝、?更新的報(bào)告?與批復(fù)、改?進(jìn)、改裝過?程中形成的?圖樣、技術(shù)?文件、設(shè)備?儀器報(bào)廢技?術(shù)鑒定書、?請(qǐng)示及批復(fù)?文件、技術(shù)?鑒定及成果?申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等?各類文件。?（2）檔?案保密制度?a.檔案?工作人員必?須樹立高度?的保密觀念?，遵守公司?的各項(xiàng)保密?制度。b.?凡涉及不宜?公開的公司?___等檔?案，應(yīng)作_?__保管并?嚴(yán)格控制查?閱范圍，?本公司人員?需要查閱者?，須經(jīng)本公?司主管領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)。c?.凡作__?_和內(nèi)部管?理的檔案，?應(yīng)嚴(yán)格履行?查閱審批手?續(xù)，嚴(yán)禁擅?自拍照和復(fù)?制，利用者?應(yīng)嚴(yán)格遵守?保密規(guī)定，?不得泄露公?司___。?d.對(duì)確?已無保存價(jià)?值的建設(shè)工?程和設(shè)備檔?案，列出銷?毀清冊(cè)，經(jīng)?主管領(lǐng)導(dǎo)審?批后，由銷?毀人、監(jiān)銷?人銷毀，并?簽名注銷。?（3）檔?案工作人員?崗位職責(zé)?a.熱愛檔?案事業(yè)，忠?于職守，遵?紀(jì)守法，勤?奮學(xué)習(xí)，具?備檔案專業(yè)?知識(shí)。b.?負(fù)責(zé)本公司?建設(shè)工程中?形成的資料?和設(shè)備資料?的收集、整?理、立卷、?歸檔工作，?積極提供利?用，為各項(xiàng)?工作服務(wù)。?c.按規(guī)?定向當(dāng)?shù)貦n?案館移交應(yīng)?進(jìn)館的檔案?。d.積?極主動(dòng)地向?上級(jí)主管部?門匯報(bào)檔案?工作情況，?接受其監(jiān)督?、檢查和指?導(dǎo)。e.?辦理領(lǐng)導(dǎo)交?辦的其他檔?案業(yè)務(wù)工作?。（4）?檔案管理制?度a.非?檔案管理人?員不得擅自?查閱檔案柜?里的案卷，?確因工作需?要，須經(jīng)本?公司主管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)同意?后方可查閱?。b.檔?案柜內(nèi)的檔?案要進(jìn)行系?統(tǒng)排列存放?，不準(zhǔn)堆放?與檔案無關(guān)?的東西，做?到完整安全?，存放有序?，查找方便?c.做好?檔案柜內(nèi)“?六防”（防?盜、防火、?防塵、防陽?光、防潮、?防鼠蟲蛀）?工作，平時(shí)?要勤檢查、?勤打掃、保?持檔案柜衛(wèi)?生整潔、安?全。d.?對(duì)檔案柜所?藏檔案要進(jìn)?行經(jīng)常檢查?，發(fā)現(xiàn)問題?及時(shí)采取有?效措施。e?.凡屬歸檔?范圍內(nèi)的儀?器設(shè)備的全?套隨機(jī)技術(shù)?文件，儀器?設(shè)備說明書?、樣本、圖?紙、技術(shù)操?作規(guī)程、合?格證及__?_調(diào)試等材?料若系一式?二份，應(yīng)留?一份存檔；?只有一份的?，將原件存?檔，復(fù)印件?隨機(jī)使用。?f.檔案?員負(fù)責(zé)儀器?設(shè)備檔案的?收集、整理?、保管、利?用和統(tǒng)計(jì)工?作。儀器設(shè)?備檔案內(nèi)的?文件材料，?要按時(shí)間先?后排列好，?用鉛筆編寫?頁號(hào)，凡有?文字的頁面?，都要編號(hào)?，正面編在?右上角，背?面寫在左上?角，然后填?寫好卷內(nèi)目?錄。（5?）檔案安全?制度a.?嚴(yán)格執(zhí)行定?期檢查和進(jìn)?出檔案清點(diǎn)?制度，檔案?柜實(shí)行專人?負(fù)責(zé)，鑰匙?應(yīng)妥善保?管，如有丟?失應(yīng)及時(shí)匯?報(bào)并采取措?施，非管理?人員不得隨?意翻閱檔案?柜里的檔案?。b.每?次長(zhǎng)假前應(yīng)?對(duì)檔案進(jìn)行?全面檢查，?檔案柜加貼?封條，切實(shí)?消除安全隱?患。（6?）檔案資料?查閱利用制?度a.本?單位人員借?閱檔案、資?料須登記，?未履行登記?手續(xù)的，檔?案管理人員?不予提供檔?案、資料。?檔案資料的?借出時(shí)間，?不得超過半?個(gè)月，確需?繼續(xù)借閱，?必須辦理續(xù)?借手續(xù)。對(duì)?于關(guān)鍵性和?常用部分的?檔案應(yīng)使用?復(fù)印件，盡?量不用原件?，一般由使?用人復(fù)印。?b.檔案?、資料的原?件一般不外?借給其他單?位人員，特?殊情況需要?外借時(shí)，須?經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)，辦理?外借手續(xù)并?限期歸還。?借出的檔案?材料的原件?，借用人要?妥善保管，?不得毀壞和?遺失，按期?歸還，如有?損壞、遺失?，由借用人?負(fù)責(zé)。外單?位人員需要?復(fù)印檔案柜?里資料時(shí)，?須經(jīng)主管領(lǐng)?導(dǎo)同意后方?可進(jìn)行。?c.檔案柜?里有檔案、?資料需交給?其他單位時(shí)?應(yīng)填交接單?方可交付。?d.查閱檔?案時(shí)，嚴(yán)禁?吸煙，嚴(yán)禁?在文件材料?上劃線、打?勾、作記號(hào)?、折角等，?嚴(yán)禁涂改和?拆撕檔案，?違者且造成?檔案損毀的?，依法追究?當(dāng)事人行政?、法律責(zé)任?。e.查?閱檔案者有?義務(wù)將利用?效果反饋給?檔案管理人?員，以