行政辦公室崗位說明書課件

行政辦公室組織架構(gòu)圖

辦公室主任行政經(jīng)理行政主管文員文員保安經(jīng)理小車隊隊長保安員保安員司機司機辦公室副主任制表人制表日期版次人力資源部2011/4/272行政辦公室組織架構(gòu)圖辦公室主任行政經(jīng)理行政主管文員文員保安1行政辦公室部門職能行政辦公室是公司實行行政領導、行使管理職權(quán)的綜合性工作機構(gòu)，是公司行政工作運轉(zhuǎn)過程中承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐。在公司領導的帶領下，主要擔負辦文辦事、參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、管理服務等工作任務。其主要職能是：1、負責處理各類文件，保證公文運轉(zhuǎn)的準確、及時、安全；2、負責搜集、整理、綜合有關信息，供領導參閱；3、負責公司公章及相關印章的管理、使用；4、協(xié)助公司領導處理各級行政組織、各部門之間的關系，明確各自職權(quán)；5、協(xié)助公司領導組織行政會議或大型活動；6、負責協(xié)調(diào)公司多個部門參與的工作，保證其協(xié)調(diào)一致；7、負責相關單位的來客接待工作；以及公司的外事活動等所用車輛的安排調(diào)度；8、編制公司內(nèi)部辦公用品的年度、月度供應計劃，做到節(jié)省行政開支；9、負責公司設施的維護和維修，負責樓內(nèi)外環(huán)境建設和房屋的管理工作；10、負責公司檔案的收集與管理工作；11、負責收發(fā)工作（報紙、雜志及各種信件），有關文稿、文件的起草、打印、復?。?2、負責管理車輛的調(diào)配、維修、繳費和駕駛員的安全培訓，規(guī)范和明確職責，嚴格標準，減少浪費；13、公司決策層交付的其他事項。行政辦公室部門職能行政辦公室是公2主任崗位說明書崗位名稱主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X01直接上級副總經(jīng)理直接下級副主任、行政經(jīng)理崗位定員1位責崗職1、在副總經(jīng)理的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責范圍內(nèi)的各項工作任務；2、負責建立部門內(nèi)部管理制度，密切各部門工作關系，加強協(xié)作配合做好銜接協(xié)調(diào)工作；3、組織匯總公司年度綜合性資料，及時擇寫領導的發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴格按行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量；4、組織收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助副總經(jīng)理及公司領導協(xié)調(diào)各部門之間有關的業(yè)務工作，掌握公司主要活動情況，負責編寫公司年度大事記；5、負責組織公司辦公會議，做好公司辦公會議的安排和協(xié)調(diào)工作；6、負責組織部門做好公司來賓的接待工作、安排公司保安隊和小車隊的工作；8、對本部門員工有考評和獎懲權(quán)；對其部門的人員聘用有考評權(quán)和決定權(quán)；9、完成公司領導交辦的其他工作事項。

湖北寰城投資有限公司行政辦公室主任崗位說明書崗位名稱主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X01直3副主任崗位說明書崗位名稱副主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X02直接上級主任直接下級行政經(jīng)理崗位定員1位責崗職1、協(xié)助主任安排本部的全面工作，在主任外出時（或主任授權(quán)）履行主任職責；2、在主任的要求下，重點負責某個方面的管理工作；3、對辦公室工作提出自己獨到的見解，供主任決策時參考；4、負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；5、負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作；6、負責對公司到訪人員的接待工作，負責公司印章的管理工作；7、協(xié)同人事部做好部門人員的培訓教育工作；8、有權(quán)向主任提議下屬人選，并對其工作進行考核評價；9、完成公司領導交辦其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室副主任崗位說明書崗位名稱副主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X04行政經(jīng)理崗位說明書崗位名稱行政經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號X03直接上級副主任直接下級行政主管、保安經(jīng)理、小車隊隊長崗位定員1位責崗職1、貫徹落實本部崗位的日常管理，加強與各個部門的協(xié)作和配合；2、及時、準確傳達上級指示并貫徹執(zhí)行；3、協(xié)助辦公室主任做好信訪工作，處理重要信函；4、負責組織公司檔案的管理工作；5、協(xié)助上級做好匯總分析各項檢查結(jié)果，定期上報工作情況；6、協(xié)助上級做好公司領導與各部門的信息傳遞工作；7、協(xié)助上級做好各項會議、活動的會務工作；8、有對下屬的人事推薦權(quán)和考核、評價權(quán)；9、完成領導交辦的其他工作事項。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政經(jīng)理崗位說明書崗位名稱行政經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號5行政主管崗位說明書崗位名稱行政主管隸屬部門行政辦公室崗位編號X04直接上級副主任直接下級行政文員崗位定員1位責崗職1、負責公司行政文職類的日常管理工作；2、組織做好函電收發(fā)和報刊征訂分發(fā)工作；3、負責辦公用品、文具、生活配套設施的管理；4、審核各類文書、文件、報告、總結(jié)及其他材料；5、為公司領導人撰寫文稿等工作；6、負責對文件的收發(fā)存管理工作；7、負責對各種類會務的實施工作；8、負責對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理；9、有對下屬的人事推薦權(quán)和考核、評價權(quán)；10、完成上級交辦的其他工作事項。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政主管崗位說明書崗位名稱行政主管隸屬部門行政辦公室崗位編號6行政文員崗位說明書崗位名稱行政文員隸屬部門行政辦公室崗位編號X05直接上級行政主管直接下級無崗位定員2位責崗職1、負責做好部門的打字、復印等行政工作；

2、負責公司辦公設備的登記和維護；3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作；

4、編寫和準備各類文書、文件、報告、總結(jié)及其他材料；5、負責辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的收回；

6、負責各類辦公用品的保管和統(tǒng)計；

7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作；

8、負責公司辦公場所的室內(nèi)外壞境狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍；

9、負責公司各項會務和接待工作的后勤工作；

10、完成上級交辦的其他任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政文員崗位說明書崗位名稱行政文員隸屬部門行政辦公室崗位編號7保安經(jīng)理崗位說明書崗位名稱保安經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號X06直接上級副主任直接下級保安員崗位定員1位責崗職1、全面負責保安部的領導與管理工作；2、依據(jù)工作需要，主持召開保安部會議，傳達上級指示及工作安排，交流工作經(jīng)驗；3、督導下屬維護項目、公司內(nèi)部治安秩序，積極協(xié)助當?shù)毓膊块T做好安保工作，并負責與其建立和保持良好的合作關系；4、督促下屬做好本區(qū)域的消防工作，積極主動與消防部門建立良好的合作關系，以取得他們指導和支持；5、督導保安隊伍與業(yè)主、租戶建立良好關系，并負責跟進業(yè)主對安防方面的重大投訴事件；6、對下屬進行定期檢查的組織工作，發(fā)現(xiàn)問題及時提出指導性整改意見；7、有對下屬的人事推薦權(quán)、考核權(quán)和評價權(quán)；8、與公司內(nèi)各部門建立良好的溝通、協(xié)助、合作關系；9、完成上級分派的其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室保安經(jīng)理崗位說明書崗位名稱保安經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號8保安員崗位說明書崗位名稱保安員隸屬部門行政辦公室崗位編號X07直接上級保安經(jīng)理直接下級無崗位定員/位責崗職1、服從上級的指令和工作安排，熟悉本崗位的任務與要求，認真執(zhí)行崗位職責；2、維持公司辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序；3、維護公司內(nèi)部治安秩序，加強防火防盜活動，防患于未然；4、正確記錄值班日志，及時向上級匯報工作總結(jié)；

5、處理發(fā)生的非常事故并采取行動及協(xié)助其他部門處理客戶的安全問題；6、在小區(qū)內(nèi)巡查，發(fā)現(xiàn)可疑的人和事要禮貌地進行盤查監(jiān)控；7、定期檢查報警系統(tǒng)、安全及消防系統(tǒng)，嚴密控制建筑物周圍之門戶、服務區(qū)；8、積極協(xié)助公安機關開展各項治安防范活動或行動，努力完成各項治安服務工作；9、密切聯(lián)系群眾，積極向業(yè)主進行治安防范和管理方面的宣傳；10、認真完成領導交辦的其他任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室保安員崗位說明書崗位名稱保安員隸屬部門行政辦公室崗位編號X09小車隊隊長崗位說明書崗位名稱小車隊隊長隸屬部門行政辦公室崗位編號X08直接上級副主任直接下級司機崗位定員1位責崗職1、制定車隊的工作程序和出車、安全駕駛、車輛維護保養(yǎng)等規(guī)定，經(jīng)批準后施行；

2、主管制訂車隊培訓計劃報批后協(xié)助培訓部實施、考核；

3、主管制訂車輛維修計劃，組織車輛的檢修；

4、協(xié)助政府交通部門調(diào)查車輛肇事原因，并對司機提出處理建議，經(jīng)批準后具體辦理；

5、準確、及時傳達上級指示，并貫徹執(zhí)行；

6、與公司內(nèi)各部門建立良好的溝通、協(xié)助、合作關系；

7、巡視、監(jiān)督、檢查車隊各項工作；

8、有對下屬的人事推薦權(quán)、考核權(quán)和評價權(quán)；9、完成上級分派的其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室小車隊隊長崗位說明書崗位名稱小車隊隊長隸屬部門行政辦公室崗位10司機崗位說明書崗位名稱司機隸屬部門行政辦公室崗位編號X09直接上級小車隊隊長直接下級無崗位定員/位責崗職1、確保公司領導的正常用車；2、負責車輛的日常保養(yǎng)檢查工作；3、保證行駕車輛的安全，自覺遵守交通法規(guī)；4、節(jié)約油耗，降低車輛維修保養(yǎng)成本；5、精心維護車輛，做到車內(nèi)良好整潔；6、遵紀守法，準時出車，工作時間不擅自離開工作崗位；7、參加車管部門召開的有關會議；8、工作積極主動，服從調(diào)度，協(xié)助做好有關工作；9、完成上級分派的其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室司機崗位說明書崗位名稱司機隸屬部門行政辦公室崗位編號X09直11演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！12行政辦公室組織架構(gòu)圖

辦公室主任行政經(jīng)理行政主管文員文員保安經(jīng)理小車隊隊長保安員保安員司機司機辦公室副主任制表人制表日期版次人力資源部2011/4/272行政辦公室組織架構(gòu)圖辦公室主任行政經(jīng)理行政主管文員文員保安13行政辦公室部門職能行政辦公室是公司實行行政領導、行使管理職權(quán)的綜合性工作機構(gòu)，是公司行政工作運轉(zhuǎn)過程中承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐。在公司領導的帶領下，主要擔負辦文辦事、參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、管理服務等工作任務。其主要職能是：1、負責處理各類文件，保證公文運轉(zhuǎn)的準確、及時、安全；2、負責搜集、整理、綜合有關信息，供領導參閱；3、負責公司公章及相關印章的管理、使用；4、協(xié)助公司領導處理各級行政組織、各部門之間的關系，明確各自職權(quán)；5、協(xié)助公司領導組織行政會議或大型活動；6、負責協(xié)調(diào)公司多個部門參與的工作，保證其協(xié)調(diào)一致；7、負責相關單位的來客接待工作；以及公司的外事活動等所用車輛的安排調(diào)度；8、編制公司內(nèi)部辦公用品的年度、月度供應計劃，做到節(jié)省行政開支；9、負責公司設施的維護和維修，負責樓內(nèi)外環(huán)境建設和房屋的管理工作；10、負責公司檔案的收集與管理工作；11、負責收發(fā)工作（報紙、雜志及各種信件），有關文稿、文件的起草、打印、復??；12、負責管理車輛的調(diào)配、維修、繳費和駕駛員的安全培訓，規(guī)范和明確職責，嚴格標準，減少浪費；13、公司決策層交付的其他事項。行政辦公室部門職能行政辦公室是公14主任崗位說明書崗位名稱主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X01直接上級副總經(jīng)理直接下級副主任、行政經(jīng)理崗位定員1位責崗職1、在副總經(jīng)理的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責范圍內(nèi)的各項工作任務；2、負責建立部門內(nèi)部管理制度，密切各部門工作關系，加強協(xié)作配合做好銜接協(xié)調(diào)工作；3、組織匯總公司年度綜合性資料，及時擇寫領導的發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴格按行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量；4、組織收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助副總經(jīng)理及公司領導協(xié)調(diào)各部門之間有關的業(yè)務工作，掌握公司主要活動情況，負責編寫公司年度大事記；5、負責組織公司辦公會議，做好公司辦公會議的安排和協(xié)調(diào)工作；6、負責組織部門做好公司來賓的接待工作、安排公司保安隊和小車隊的工作；8、對本部門員工有考評和獎懲權(quán)；對其部門的人員聘用有考評權(quán)和決定權(quán)；9、完成公司領導交辦的其他工作事項。

湖北寰城投資有限公司行政辦公室主任崗位說明書崗位名稱主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X01直15副主任崗位說明書崗位名稱副主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X02直接上級主任直接下級行政經(jīng)理崗位定員1位責崗職1、協(xié)助主任安排本部的全面工作，在主任外出時（或主任授權(quán)）履行主任職責；2、在主任的要求下，重點負責某個方面的管理工作；3、對辦公室工作提出自己獨到的見解，供主任決策時參考；4、負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；5、負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作；6、負責對公司到訪人員的接待工作，負責公司印章的管理工作；7、協(xié)同人事部做好部門人員的培訓教育工作；8、有權(quán)向主任提議下屬人選，并對其工作進行考核評價；9、完成公司領導交辦其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室副主任崗位說明書崗位名稱副主任隸屬部門行政辦公室崗位編號X016行政經(jīng)理崗位說明書崗位名稱行政經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號X03直接上級副主任直接下級行政主管、保安經(jīng)理、小車隊隊長崗位定員1位責崗職1、貫徹落實本部崗位的日常管理，加強與各個部門的協(xié)作和配合；2、及時、準確傳達上級指示并貫徹執(zhí)行；3、協(xié)助辦公室主任做好信訪工作，處理重要信函；4、負責組織公司檔案的管理工作；5、協(xié)助上級做好匯總分析各項檢查結(jié)果，定期上報工作情況；6、協(xié)助上級做好公司領導與各部門的信息傳遞工作；7、協(xié)助上級做好各項會議、活動的會務工作；8、有對下屬的人事推薦權(quán)和考核、評價權(quán)；9、完成領導交辦的其他工作事項。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政經(jīng)理崗位說明書崗位名稱行政經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號17行政主管崗位說明書崗位名稱行政主管隸屬部門行政辦公室崗位編號X04直接上級副主任直接下級行政文員崗位定員1位責崗職1、負責公司行政文職類的日常管理工作；2、組織做好函電收發(fā)和報刊征訂分發(fā)工作；3、負責辦公用品、文具、生活配套設施的管理；4、審核各類文書、文件、報告、總結(jié)及其他材料；5、為公司領導人撰寫文稿等工作；6、負責對文件的收發(fā)存管理工作；7、負責對各種類會務的實施工作；8、負責對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理；9、有對下屬的人事推薦權(quán)和考核、評價權(quán)；10、完成上級交辦的其他工作事項。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政主管崗位說明書崗位名稱行政主管隸屬部門行政辦公室崗位編號18行政文員崗位說明書崗位名稱行政文員隸屬部門行政辦公室崗位編號X05直接上級行政主管直接下級無崗位定員2位責崗職1、負責做好部門的打字、復印等行政工作；

2、負責公司辦公設備的登記和維護；3、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作；

4、編寫和準備各類文書、文件、報告、總結(jié)及其他材料；5、負責辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的收回；

6、負責各類辦公用品的保管和統(tǒng)計；

7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作；

8、負責公司辦公場所的室內(nèi)外壞境狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍；

9、負責公司各項會務和接待工作的后勤工作；

10、完成上級交辦的其他任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室行政文員崗位說明書崗位名稱行政文員隸屬部門行政辦公室崗位編號19保安經(jīng)理崗位說明書崗位名稱保安經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號X06直接上級副主任直接下級保安員崗位定員1位責崗職1、全面負責保安部的領導與管理工作；2、依據(jù)工作需要，主持召開保安部會議，傳達上級指示及工作安排，交流工作經(jīng)驗；3、督導下屬維護項目、公司內(nèi)部治安秩序，積極協(xié)助當?shù)毓膊块T做好安保工作，并負責與其建立和保持良好的合作關系；4、督促下屬做好本區(qū)域的消防工作，積極主動與消防部門建立良好的合作關系，以取得他們指導和支持；5、督導保安隊伍與業(yè)主、租戶建立良好關系，并負責跟進業(yè)主對安防方面的重大投訴事件；6、對下屬進行定期檢查的組織工作，發(fā)現(xiàn)問題及時提出指導性整改意見；7、有對下屬的人事推薦權(quán)、考核權(quán)和評價權(quán)；8、與公司內(nèi)各部門建立良好的溝通、協(xié)助、合作關系；9、完成上級分派的其他工作任務。湖北寰城投資有限公司行政辦公室保安經(jīng)理崗位說明書崗位名稱保安經(jīng)理隸屬部門行政辦公室崗位編號20保安員崗位說明書崗位名稱保安員隸屬部門行政辦公室崗位編號X07直接上級保安經(jīng)理直接下級無崗位定員/位責崗職1、服從上級的指令和工作安排，熟悉本崗位的任務與要求，認真執(zhí)行崗位職責；2、維持公司辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序；3、維護公司內(nèi)部治安秩序，加強防火防盜活動，防患于未然；4、正確記錄值班日志，及時向上級匯報工作總結(jié)；

5、處理發(fā)生的非常事故并采取行動及協(xié)助其他部門處理客戶的安全問題；6、在小區(qū)內(nèi)巡查，發(fā)現(xiàn)可疑的人和事要禮貌地進行盤查監(jiān)控；7、定期檢查報