時間管理講座3

時間管理主講人：姚凱副教授、博士后復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員參加《時間管理》課程學(xué)習(xí)！自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號碼-mail：yaokai@認(rèn)識時間障礙認(rèn)識時間的重要性認(rèn)識時間的本質(zhì)特征樹立卓越時間管理理念明確時間管理的五個步驟確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標(biāo)向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財富雙周刊）上談到有關(guān)時間管理的問題：“對我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說，我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做。”墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克

1、我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃?，F(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號事項(xiàng)。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項(xiàng)延至有空的時候去做。我沒有認(rèn)識到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時間。現(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時，我能夠按時下班而不會心中感到不安。3、我認(rèn)為，研討會后出現(xiàn)的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。4、對我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費(fèi)時間因素。美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹诙箅娔X公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來擔(dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時間。時間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理時間的秘密》

一、時間的本質(zhì)

1、時間是最稀缺的資源“時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了?！?-彼得·杜拉克（PeterDrucker)2、時間是是慷慨而公公平的資源源金錢、勞動動力和其他他資源在這這個世界上上是不均等等的金錢對所有有管理者是是慷慨的和和平等的每個人每星星期共擁有有168小小時，其中中56小時時在睡眠中中度過，21小時在在吃飯和休休息中度過過，剩下的的91個小小時由個人人支配的（（每天13小時）3、時間價價值啟示不同能夠的的對象時間間價值是不不同的，時時間管理的的偏好也有有所不同分析一：計(jì)計(jì)算時間價價值年薪每天價值每小時價值每分鐘價值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小時，每每年242個工作日日價值啟示你的每一天天、每一小小時、每一一分鐘都有有很大的價價值錢是一分一一分掙來的的，時間是是一分鐘一一分鐘擠出出來的浪費(fèi)多少時時間，就會會浪費(fèi)多少少錢規(guī)劃時間，，讓有限的的時間產(chǎn)生生最大的效效益和收益益4、時間自自然法則總總結(jié)（表三）5、時間浪浪費(fèi)分析工作日寫實(shí)實(shí)參見案例時間浪費(fèi)分分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級，5為最嚴(yán)重

任務(wù)目標(biāo)不清

信息不足

領(lǐng)導(dǎo)決定拖延

同事拖延

溝通有去無回

機(jī)械工作太多

需要閱讀的資料太多

別人的打斷干擾

電話

缺乏時間計(jì)劃習(xí)慣

開會

秘書太漂亮

人員能力不足

授權(quán)不足

自我紀(jì)律不夠

來訪客人太多

培訓(xùn)新員工

缺優(yōu)先順序

時間浪費(fèi)分分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級，5為最嚴(yán)重

“救火”現(xiàn)象

臨時會議

要找人時找不到

垃圾電子郵件

檔案管理太差

疲勞

缺流程

照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系

缺工作焦點(diǎn)

缺管理工具

找我?guī)兔Φ娜颂?/p>

缺人手

身體不夠好

同時有太多目標(biāo)

太喜歡說話，話匣子常開

個性無法拒絕別人

做決定太倉促

辦公室士氣太低

時間浪費(fèi)分分析表（3）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級，5為最嚴(yán)重

常犯錯

常犯一樣的錯誤

返工太多

秘書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

有責(zé)無權(quán)

同事﹑員工個人問題太多

大家講關(guān)系，不能就事論事

人來瘋，好熱鬧

凡事自己來

凡事大家來

越級匯報

聆聽習(xí)慣不夠

時間浪費(fèi)分分析哪些是外在在（別人、、環(huán)境）造造成的？哪些是內(nèi)在在（你）造造成的？哪些外在因因素是你可可控制的？？哪些內(nèi)在因因素是你可可消滅的？？6、時間的的管管理切入入點(diǎn)重要結(jié)論（（一）時間難管，，因?yàn)樗鞘怯蓚€人支支配的。正正如情緒、、腦子、注注意力、動動機(jī)一樣，，時間運(yùn)用用的主導(dǎo)權(quán)權(quán)在個人。。組織無法法把它由個個人身上取取走，集中中再分配。。組織可以通通過手段強(qiáng)強(qiáng)迫一個人人的身體，，但無法強(qiáng)強(qiáng)迫一個人人的時間運(yùn)運(yùn)用。時間是個性性化的個人時間價價值與組織織時間價值值存在巨大大落差時間怎么管管？時間的唯一一管理杠桿桿時間與情緒緒、注意力力、動機(jī)同同屬管理““高抗體””，但是，，時間有一一項(xiàng)其他高高抗體所不不具備的特特性：時間是可度度量的，度度量的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)是人類一一致的：每個人都有有表；每個人的一一小時都是是60分鐘鐘；每個人的一一分鐘都是是60秒。。重要結(jié)論（（二）時間的唯一一管理方式式，就是把把時間的絕絕對度量性性，與組織織的目標(biāo)掛掛鉤，然后后去管理這這個掛鉤。。時間本身是是管不住的的---無無論你高興興與否，手手表都在走走動；“時間管理理”或“管管理時間””用語誤導(dǎo)導(dǎo)，正確的的說法是：：用時間的絕絕對可度量量性作杠桿桿，管理一一切其他的的事務(wù)。時間如何與與目標(biāo)掛鉤鉤？企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場地產(chǎn)品企業(yè)部門財務(wù)市場場技術(shù)產(chǎn)品生產(chǎn)人力資源法法務(wù)行行政企業(yè)目標(biāo)盈利成長市場占有率率二、認(rèn)識時時間障礙時間殺手的的分類時間殺手的的分類您的問題是是什么？1.2.3.4.5.明確你的價價值觀確定你的目目標(biāo)對你的目標(biāo)標(biāo)按優(yōu)先級級排序明確你的任任務(wù)對任務(wù)按優(yōu)優(yōu)先級排序序三、有效的的時間管理理步驟價值觀是我我們想和做做的基本原原則，是進(jìn)進(jìn)行時間安安排的最基基本的因素素。我們有不同同的價值標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，它們們形成我們們個性的基基礎(chǔ)，也是是進(jìn)行時間間管理的基基礎(chǔ)。工作？家庭庭？友誼？？愛情？健健康？價值觀決定定目標(biāo)排序序目標(biāo)標(biāo)是行動的的導(dǎo)航燈!為什么需要要目標(biāo)？成功就等于于目標(biāo)，其他的一切切都是這句句話的注解解。－－美國潛潛能大師伯伯恩·崔西西語為什么需要要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有有一個非常常著名的25年跟蹤蹤調(diào)查：對對象是一群群智力、學(xué)學(xué)歷、環(huán)境境都差不多多的年輕人人，調(diào)查發(fā)發(fā)現(xiàn)：27%的人人沒有目標(biāo)標(biāo)60％目標(biāo)標(biāo)模糊10％有清清晰但較短短期的目標(biāo)標(biāo)3％有清晰晰且長期的的目標(biāo)為什么需要要目標(biāo)？25年后調(diào)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：：27%的人人沒有目標(biāo)標(biāo)60％目標(biāo)標(biāo)模糊10％有清清晰但較短短期的目標(biāo)標(biāo)3％有清晰晰且長期的的目標(biāo)為什么需要要目標(biāo)？社會的最底底層，抱怨怨整個世界界社會的中下下層面安穩(wěn)穩(wěn)地生活與與工作成為各行業(yè)業(yè)的專業(yè)人人士成為社會各各界的頂尖尖人士長期目標(biāo):個人目標(biāo)-是否有關(guān)于于健康,休休閑和營營養(yǎng)等的目目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長期的目標(biāo)標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵自自己和推動動自己!!!短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推推行–新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)計(jì)劃(編編寫每月月生產(chǎn)報告告)每周的行事事安排每日的需要要完成的工工作短期的目標(biāo)標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)現(xiàn)實(shí)的!MBO法“剝洋蔥蔥法”“多叉樹法法”分解目目標(biāo)Specific-明確的Measurable-可以量量度的Achievable-可以達(dá)達(dá)成的Realistic-實(shí)際可可行的TimeBound-有時間間性的計(jì)劃目標(biāo)命中是偶然然的，打不不中是必然然的！如果沒沒有目目標(biāo)時間管理樹樹形圖核心價值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)區(qū)分優(yōu)先工工作花時間最多多的事情？？第四象限的的雜亂瑣事事—沒有壓壓力第三象限的的日常事務(wù)務(wù)—會響的的轱轆有油油喝高效時間管管理的奧秘秘在第2象象限。如果果把精力集集中于第2象限，可可以掌握時時間的主動動權(quán)，保持持生活的平平衡，減少少未來可能能出現(xiàn)的危危機(jī)發(fā)展任務(wù)與與維持任務(wù)務(wù)發(fā)展任務(wù)指指：如果成成功完成此此項(xiàng)任務(wù)，，你現(xiàn)在的的情況將得得到改善。。如：學(xué)生生干部培訓(xùn)訓(xùn)、樓的文文化建設(shè)維持任務(wù)指指：完成這這些任務(wù)可可以維持你你現(xiàn)在的情情況。例如如，每個月月向?qū)W工部部門上報困困難學(xué)生情情況、繳水水電費(fèi)和辦辦公費(fèi)用發(fā)展任務(wù)通通常由你的的目標(biāo)衍生生而來可以作為一一項(xiàng)挑戰(zhàn)需要多加考考慮最重要的是是我們必須須常常把最最重要的事事列為最重重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學(xué)家家施格蘭蘭你是怎樣安安排任務(wù)及及編排時間間計(jì)劃？一、年度計(jì)計(jì)劃－甘特特圖二二、周計(jì)劃劃－執(zhí)行事事項(xiàng)清單史史蒂芬芬·柯維維博士－““與時間有有約”TODOLIST-執(zhí)執(zhí)行事項(xiàng)項(xiàng)清單TODOLIST-執(zhí)執(zhí)行事項(xiàng)項(xiàng)清單每天做每天同一時時間做將優(yōu)先次序序?qū)懴掠勺钪匾牡氖虑閷懴孪滤?、怎樣可可以增加你你的生產(chǎn)產(chǎn)力?1.你的的辦公桌你的工作環(huán)環(huán)境是怎么么樣?有什么方法法令你的辦辦公環(huán)境可可以令你感感到愉快和和增加效率率?改善工作環(huán)環(huán)境將所有可以以吸引你視視線的東西西全挪開將你每天必必須用的文文具放在上上面(電電話,時時間表,筆記本本,日歷歷,筆座座…..)將你要用的的器材放在在容易找到到的地方把以下可以以鼓勵自己己的金石良良言放在你你抬頭可以以看到的地地方將一些你知知道不會作作出反應(yīng)的的信件拋棄棄利用文件夾夾來將不同同的文件歸歸檔改善善工工作作環(huán)環(huán)境境2.歸歸檔檔所有有的的文文件件和和書書信信應(yīng)應(yīng)只只分分成成三三類類:馬上上處處理理只作作參參考考?xì)w檔檔歸檔檔系系統(tǒng)統(tǒng)一些些你你需需要要今今天天馬馬上上完完成成的的事事情情-DONOW一些些你你需需要要這這個個星星期期完完成成的的工工作作-FILE一些些你你需需要要?dú)w歸檔檔的的文文件件-FILE有空空才才閱閱讀讀的的書書本本-READ需要要傳傳閱閱的的文文件件-PASSON一些些文文件件需需要要等等待待資資料料完完成成-PROGRESS3.如如何何處處理理電電話話/電電郵郵如果果找找不不道道要要通通話話的的對對方方-切切記記要要留留言言,并并說說明明事事情情的的嚴(yán)嚴(yán)重重性性,以以確確保保對對方方回回電電打電電話話之之前前,要要把把事事情情重重點(diǎn)點(diǎn)寫寫下下來來要談?wù)劚缺容^較復(fù)復(fù)雜雜的的事事情情,可可以以先先將將文文件件傳傳真真給給對對方方先先看看,減減少少詳詳細(xì)細(xì)解解釋釋的的時時間間備有有有有關(guān)關(guān)文文件件自設(shè)設(shè)時時限限4.處處理理會會議議每次次召召開開任任何何會會議議前前,必必須須要要緊緊記記以以下下幾幾點(diǎn)點(diǎn):我是是否否一一定定要要出出席席這這個個會會議議會議議之之前前應(yīng)應(yīng)派派發(fā)發(fā)議議程程說明明開開會會的的目目的的如果果你你是是主主席席,你你應(yīng)應(yīng)鼓鼓勵勵發(fā)發(fā)言言和和要要求求言言之之有有物物,要要避避免免發(fā)發(fā)言言同同事事偏偏離離主主題題最好好設(shè)設(shè)定定一一個個時時限限,以以方方便便各各人人安安排排工工作作5.授授權(quán)權(quán)授權(quán)權(quán)的的定定義義和和原原因因委派派授授權(quán)權(quán)是是一一個個向向下下級級分分配配工工作作的的過過程程,它它通通常常與與一一個個經(jīng)經(jīng)理理的的責(zé)責(zé)任任以以及及決決策策權(quán)權(quán)利利有有關(guān)關(guān)委派派授授權(quán)權(quán)可可以以幫幫助助你你節(jié)節(jié)約約時時間間的的有有力力武武器器委派派授授權(quán)權(quán)可可以以增增強(qiáng)強(qiáng)一一個個經(jīng)經(jīng)理理的的聰聰明明才才智智授權(quán)權(quán)應(yīng)應(yīng)有有的的心心態(tài)態(tài)?把工工作作授授權(quán)權(quán)給給下下級級,應(yīng)應(yīng)該該存存在在一一個個給給下下屬屬發(fā)發(fā)展展的的機(jī)機(jī)會會它不不是是用用來來懲懲罰罰下下級級不是是讓讓經(jīng)經(jīng)理理擺擺脫脫自自己己不不喜喜歡歡做做的的事事情情授權(quán)權(quán)的的形形態(tài)態(tài)主要要可可以以分分成成兩兩種種形形態(tài)態(tài)：：下達(dá)達(dá)指指令令充分分信信任任委派派授授權(quán)權(quán)技技巧巧預(yù)期期的的成成果果解釋釋所所分分配配工工作作的的重重要要性性訂出出需需要要的的結(jié)結(jié)果果詢問問下下屬屬的的意意見見及及疑疑問問應(yīng)守守的的規(guī)規(guī)則則訂出出下下屬屬的的權(quán)權(quán)利利范范圍圍及及規(guī)規(guī)定定達(dá)到到完完成成工工作作限限期期的的共共識識訂出出跟跟進(jìn)進(jìn)時時間間表表肯定定成成就就,提提高高士士氣氣如何何介介定定哪哪些些工工作作委委派派?你必必須須自自己己做做你應(yīng)應(yīng)該該做做,但但有有些些人人可可以以幫幫助助你你你可可以以做做,但但如如果果其其他他人人有有機(jī)機(jī)會會也也可可以以做做其他他人人應(yīng)應(yīng)該該做做,但但情情況況緊緊急急時時你你可可以以幫幫他他其他他人人必必須須做做委派派授授權(quán)權(quán)技技巧巧解釋釋所所分分配配工工作作的的重重要要性性訂出出需需要要的的結(jié)結(jié)果果訂出出下下屬屬的的權(quán)權(quán)利利范范圍圍及及規(guī)規(guī)定定達(dá)到到完完成成工工作作限限期期的的共共識識詢問問下下屬屬的的意意見見及及疑疑問問訂出出跟跟進(jìn)進(jìn)時時間間表表肯定定成成就就,提提高高士士氣氣6.要要懂懂得得說說不不說不不應(yīng)應(yīng)該該是是有有禮禮貌貌要給給對對方方的的清清晰晰的的解解釋釋給對對方方另另外外的的選選擇擇和和建建議議7.處處理理拖拖延延心心態(tài)態(tài)為什什么么我我們們會會拖拖延延?不知知道道如如何何或或從從何何入入手手不知知道道為為什什么么要要做做?不喜喜歡歡去去處處理理個人人情情緒緒及及健健康康問問題題缺乏乏獎獎勵勵沒有有迫迫切切性性找借借口口過分分憂憂慮慮忙碌碌過過后后改善善拖拖延延方方法法問題題文件件洗洗牌牌著手手工工作作時時間間行動動每次次只只處處理理一一項(xiàng)項(xiàng)工工作作-即即時時去去做做-交交付付下下屬屬去去做做-把把工工作作分分成成若若干干部部分分-訂訂出出工工作作時時間間改善善拖拖延延方方法法建立立自自信信-跟自己己說““我一定定可以以做到到””設(shè)立立目目標(biāo)標(biāo)找出出與與自自己己相相關(guān)關(guān)的的地地方方-對自己己的好處處儲蓄蓄時時間間全全力力再再戰(zhàn)戰(zhàn)自我我獎獎勵勵設(shè)立立完完工工期期限限時刻刻提提醒醒自自己己事事情情的的重重要要性性有充充分分的的準(zhǔn)準(zhǔn)備備,才才會會把把事事情情做做好好時間間就就是是金金錢錢我們們可可以以怎怎樣樣贏贏得得每每一一分分秒秒?利用用交交通通時時間間與運(yùn)運(yùn)動動同同行行避開開繁繁忙忙時時間間車上上觀觀察察構(gòu)構(gòu)思思車上上看看書書出差差外外游游收集集情情報報計(jì)劃劃構(gòu)構(gòu)想想寓工工作作于于娛娛樂樂8、、主主動動拖拖延延當(dāng)我我們們疲疲倦倦、、沮沮喪喪、、憤憤怒怒的的時時候候如果果沒沒有有足足夠夠能能力力和和信信息息完完成成某某項(xiàng)項(xiàng)工工作作有更重要要事情需需要處理理時總結(jié)希望你能能夠:看到自己己的問題題在那里里要改變生生活的習(xí)習(xí)慣和工工作方式式訂立目標(biāo)標(biāo),策策略,行行動去去應(yīng)付每每一個挑挑戰(zhàn)在自己所所能控制制的情況況下,把把握每每分鐘在不能完完全自己己控制的的情況下下,把把負(fù)面的的影響減減到最低低在新的天天地里,你會會...有清晰的的目標(biāo),知道道自己在在做什么么和要做做什么分辨事情情的先后后次序知道自己己是否朝朝著目標(biāo)標(biāo)前進(jìn)選擇做對對的事,而不不是說只只念著把把事情做做對講求效率率,以以最少的的資源追追求最大大的成效效計(jì)劃每天天,每周周,每每年要做做的事情情估計(jì)需要要完成時時間,并并編排排時間表表行事懂得在適適當(dāng)時候候說““不””建立一套套方法和和技巧減減少打擾擾縮短必須須要做的的事所花花的時間間抗拒拖延延求取生活活和工作作平衡9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。07:56:2007:56:2007:5612/24/20227:56:20AM11、以我獨(dú)沈久久，愧君相見見頻。。12月-2207:56:2007:56Dec-2224-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。07:56:2007:56:2007:56Saturday,December24,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2207:56:2007:56:20December24,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā)，，舊舊國國見見青青山山。。。。24十十二二月月20227:56:20上上午午07:56:2012月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:56上上午午12月月-2207:56December24,202216、行動出出成果，，工作出出財富。。。2022/12/247:56:2007:56:2024December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。7:56:20上午午7:56上午午07:56:2012月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。07:56:2007:56:2007:5612/24/20227:56:20AM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小努力力的積積累。。。12月-2207:56:2007:56Dec-2224-Dec-2212、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。07:56:2007:56:2007:56Saturday,December24,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:56:2007:56:20December24,202214、