財務共享模式下的費用報銷優(yōu)化策略

財務共享模式下的費用報銷優(yōu)化策略

曾婷婷摘要：在財務共享模式下，費用報銷工作有了新的應用功能，即拓展財務共享服務中的應用與實踐。當前，在國家大力推行大數(shù)據(jù)、營改增、移動網(wǎng)絡和電子發(fā)票等政策的背景下，提升費用報銷工作質(zhì)量、優(yōu)化工作流程已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中的重點與難點。基于此，從財務共享模式視角出發(fā)，通過分析其中的優(yōu)勢與弊端來架構(gòu)費用控制系統(tǒng)框架，以此為基礎(chǔ)提出建議與意見，以期為企業(yè)優(yōu)化自身財務管理水平、強化費用管控質(zhì)量帶來新的思路。Key：財務共享模式

費用報銷

報銷流程根據(jù)財政部最新的《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導意見》，財務共享理念不斷拓展，并對于優(yōu)化會計職能、健全財務共享服務中心提出了新的要求。隨著我國信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新與升級，人工智能、大數(shù)據(jù)與云計算發(fā)展迅猛，為財務共享模式發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)支持。在企業(yè)財務管理工作中，因為費用報銷業(yè)務自身工作量較大、整體的核算占比內(nèi)容較多，審批流程耗時耗力且愈發(fā)復雜，為此，只有不斷提升財務報銷工作質(zhì)量，才能更好地提升企業(yè)財務管理質(zhì)量，并為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。一、財務共享模式的概述不斷創(chuàng)新與升級財務管理工作，最大程度地去發(fā)掘?qū)嵱眯暂^強的管理工具是財務共享服務的主要內(nèi)涵。隨著企業(yè)業(yè)務流程的不斷優(yōu)化升級，如何高效提升自身財務管理質(zhì)量逐漸成為當前企業(yè)發(fā)展的重心與主要關(guān)注點。在財務共享模式下，企業(yè)內(nèi)部財務數(shù)據(jù)優(yōu)化升級明顯，為企業(yè)管理者全面提升自身的決策能力奠定了良好的基礎(chǔ)。作為資金流動的主要環(huán)節(jié)之一，財務報銷流程對于全面優(yōu)化業(yè)務流程、提升管理質(zhì)量與管理效率具有極強的推動作用。在財務貢獻模式下，財務報銷工作的流程逐漸趨于完整，不僅能夠最大程度提升財務控制質(zhì)量，而且能夠行之有效的降低成本，更好的保障財務報銷工作的嚴謹性與可靠性。其中，作為財務共享服務模式的創(chuàng)新內(nèi)容之一，自動化費用報銷自身具有極強的實踐性與實用性，并能夠不斷提升企業(yè)內(nèi)部報銷速度、優(yōu)化管控力度，為更好、更優(yōu)的提升企業(yè)核心競爭力奠定良好的基礎(chǔ)。二、共享模式下費用報銷流程現(xiàn)狀《辭?！分嘘P(guān)于費用報銷的解釋是，企業(yè)員工將實際費用支出和收入等信息以發(fā)票形式轉(zhuǎn)接財務部門，上級領(lǐng)導部門核實完畢之后對于員工費用進行報銷的行為統(tǒng)稱為費用報銷。在實際的費用報銷過程中，差旅費、開辦費、廣告費、設(shè)備減值、商業(yè)娛樂費、維修費、網(wǎng)絡通信費和技術(shù)開發(fā)費皆屬于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的費用報銷內(nèi)容。因此，為全面提升費用報銷質(zhì)量，優(yōu)化企業(yè)成本控制質(zhì)量和管理水平，需要不斷健全與完善報銷制度，以期達到良好的發(fā)展循環(huán)。例如，部分企業(yè)為有效提升自身的費用控制效果，將部門職權(quán)進行明確的界定與劃分，并嚴格規(guī)范了部門的權(quán)限與責任。與此同時，財務經(jīng)營管理部門將自身的費用計劃進行詳細的編制，將費用計劃下發(fā)到各部門之后對其實行嚴密的監(jiān)控，以期全面掌握部門間的實際費用情況。在此過程中，部門間的費用管理質(zhì)量大幅提升，不僅同財務部門費用計劃相接軌，而且極大地便利了企業(yè)內(nèi)部各個部門進行費用管理工作，整體的財務共享性大幅提升。與此同時，部分企業(yè)設(shè)立了專門的費用管理部門，其主要工作為控制部門費用和進行費用歸檔工作。其中，費用管理部門權(quán)責范疇較廣，在企業(yè)實際的費用報銷工作中發(fā)揮著重要的作用，下圖1為財務共享模式下費用報銷流程圖。三、財務共享報銷流程優(yōu)化原則（一）合規(guī)合法的原則合法合規(guī)是企業(yè)報銷制度的核心和基礎(chǔ)，只有符合國家法律法規(guī)要求，整體費用報銷工作才能繼續(xù)執(zhí)行。與此同時，為全面提升財務共享報銷流程質(zhì)量，需要企業(yè)積極貫徹國家政策，并充分結(jié)合自身發(fā)展實際來健全和完善自身的制度建設(shè)質(zhì)量，從而達到良好的發(fā)展效果。（二）有效性原則最大程度優(yōu)化企業(yè)效益是財務共享模式下費用報銷工作的又一重點，為此，只有將費用報銷工作同企業(yè)運營實際相結(jié)合，才能更好的提升企業(yè)發(fā)展質(zhì)量，并逐步形成良好的發(fā)展循環(huán)。其中，有效性原則是財務系統(tǒng)設(shè)計工作的基本原則。（三）可操作性原則在企業(yè)實際的費用報銷工作中，只有報銷制度具有可操作性原則才能真正行之有效的提升工作效率，更好、更優(yōu)的提升企業(yè)管理質(zhì)量。為此，在頒行費用報銷制度的過程中，需要進行全面的講解與示范，切實避免員工因為理解失誤而造成費用報銷困難等問題產(chǎn)生。除此之外，簡化操作流程和審批流程同樣至關(guān)重要。只有不斷提升費用報銷工作的可操作性原則，才能最大程度優(yōu)化財務管理質(zhì)量，切實避免工作障礙產(chǎn)生。四、當前財務共享報銷流程存在的問題（一）財務信息處理方式不合理在信息化處理技術(shù)不斷優(yōu)化升級的今天，企業(yè)財務報銷工作同信息技術(shù)匹配程度較低，并且部分企業(yè)仍然使用手工填制模式進行費用報銷工作。因為信息處理方式較為滯后，使得企業(yè)財務管理工作質(zhì)量無法有效提升，并且容易產(chǎn)生報銷混亂問題，無形之間提升了財務審計難度。與此同時，因為手工填寫效率極低，審批流程過于冗雜，需要各個部門領(lǐng)導進行審閱與簽字，當出現(xiàn)領(lǐng)導外出或休假情況時，整體的審批流程將會無限期延長，從而導致員工報銷難度提升和企業(yè)自身財務管理質(zhì)量下降等問題產(chǎn)生，不利于更好的優(yōu)化公司財務準確性。（二）預算控制力度不夠在企業(yè)進行成本計劃與預算的過程中，必須保證費用支出模塊的準確性與嚴謹性，全面提升事前控制質(zhì)量。然而，因為部分企業(yè)自身的費用報銷流程繁瑣，使得整體的預算編制工作容易產(chǎn)生準確度較低和依據(jù)不足等問題，不利于全面優(yōu)化預算控制力度。當前，大量企業(yè)在進行計劃制定和管理工作規(guī)劃時，往往多采用主觀推測，對于歷史數(shù)據(jù)的分析程度與應用程度較低。（三）存在不實報銷或報銷不合理的現(xiàn)象受報銷流程和監(jiān)管力度等因素影響，不符合實際的報銷現(xiàn)象比比皆是。例如，部分員工會將自己私人支出假借單位名義進行費用報銷，甚至產(chǎn)生無中生有問題。除此之外，部分員工未使用正規(guī)發(fā)票，通過濫竽充數(shù)來進行申報。當企業(yè)審批流程不健全或者審批環(huán)節(jié)過多時，每一環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作并不能真正落到實處，無形之中助長了不規(guī)范報銷的不良風氣。五、財務共享模式下費用報銷改進建議（一）通過電子發(fā)票、電子憑證實現(xiàn)無紙化報銷無紙化的電子發(fā)票自身具有便捷上傳和方便共享等優(yōu)勢，不僅能夠有效避免紙質(zhì)發(fā)票遺漏、折損和難以長期保存問題，而且可以便捷的進行流轉(zhuǎn)與共享，行之有效的減少了報銷流程中的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，切實提升工作效率。為此，企業(yè)可以和第三方物流平臺建立合作，通過直接獲取電子發(fā)票來進行自主上傳工作，從而擺脫傳統(tǒng)報銷模式下的打印、掃描與整合工作。（二）建立科學有效的管理體制在進行報銷制度體系建設(shè)的過程中，需要以企業(yè)運營實際為基礎(chǔ)。通過不斷拓展與優(yōu)化責任保障機制，細致的劃分權(quán)責，不斷強化監(jiān)管力度，逐步形成各司其責、合理合規(guī)的良好局面。（三）遏制不實報銷在進行審核與審閱的過程中，需要以真實的報銷憑證為基礎(chǔ)，對于住宿費、油費、差旅費等項目進行全面且細致的驗證，避免不實報銷問題產(chǎn)生。除此之外，需要強化報銷監(jiān)管質(zhì)量，通過多樣化的監(jiān)督手段來最大程度優(yōu)化企業(yè)利益，并逐步形成良好的發(fā)展模式。六、結(jié)束語綜上所述，在財務共享模式迅速優(yōu)化升級與高速發(fā)展的今天，企業(yè)為更好地提升自身費用報銷質(zhì)量，優(yōu)化運營過程，需要積極引入財務共享模式。只有將自身的費用報銷工作同財務共享模式相融合，整體的財務控制質(zhì)量和成本管控效果才能夠最大程度優(yōu)化升級，并逐步形成良好的發(fā)展模式。在企業(yè)未來的發(fā)展中，財務共享將會成為全面提升企業(yè)管理質(zhì)量的重心，并為企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)