第章政府流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化

第10章

政府流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化政府流程與電子政務(wù)的密切關(guān)聯(lián)政府流程設(shè)計(jì)的基本規(guī)則政府流程優(yōu)化的方法技巧流程圖的繪制方法10.1政府流程10.1.1政府流程及其特性如果我們一定要概括出政府流程的定義，可以嘗試著作出這樣的結(jié)論：政府流程是指政府在實(shí)施管理時(shí)，為達(dá)成特定目標(biāo)所經(jīng)歷的、體現(xiàn)工作規(guī)律的穩(wěn)定的活動(dòng)步驟的集合。這樣一個(gè)概念可以告訴我們?nèi)缦滦畔ⅲ赫鞒淌枪ぷ骰顒?dòng)的集合。工作單元間有時(shí)間順序的規(guī)定性。要針對(duì)每個(gè)單元指明具體的工作方法和途徑(為與不為的標(biāo)準(zhǔn)、具體操作的方式手段等)。政府流程具有一系列特殊的屬性，政府流程最為重要的屬性是：約束性確定性穩(wěn)定性可操作性10.1.2政府流程的功能現(xiàn)代世界各國(guó)的政府無不注重管理程序的建設(shè)。一方面，這是依法治國(guó)特別是依法行政所必需的。另一方面，則在于流程，特別是確定化的流程對(duì)保證政府管理自身的效率和質(zhì)量都具有不可替代的重要作用。10.1.3政府流程的種類依照不同的標(biāo)準(zhǔn)，政府流程可以被劃分為若干種類，其中比較有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的劃分包括如下幾種：依照其法定的效用，可分為強(qiáng)制性與選擇性兩種依照其效力范圍，可分為內(nèi)部流程與外部流程兩種依照工作行為的性質(zhì)，可分為立法性、執(zhí)法性、司法性流程三種依照其精細(xì)的程度，可分為一般流程、作業(yè)流程、動(dòng)作流程三種依照工作內(nèi)容性質(zhì)，可分為文件流程、檔案流程、會(huì)議流程、信訪流程、基建管理流程、物材采購(gòu)供應(yīng)流程、服務(wù)流程等依照各步驟運(yùn)行的路線形式，可分為串聯(lián)型、并聯(lián)型、復(fù)合型三種流程圖10—1串聯(lián)型政府管理流程圖10—2并聯(lián)型政府管理流程圖10—3復(fù)合型政府管理流程10.2政府流程與電子政務(wù)10.2.1傳統(tǒng)職能管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代政府管理發(fā)展的需求迄今為止，絕大多數(shù)社會(huì)組織，特別是政府組織的管理模式基本上屬于職能管理模式，它的基本特征是：以職能為建立組織的依據(jù)。主要以職能目標(biāo)為管理目標(biāo)。組織主要按職能實(shí)行縱向和橫向的分解，從而劃分出不同層級(jí)和各個(gè)不同層級(jí)的職能部門，各個(gè)層級(jí)的組織、各個(gè)層級(jí)的部門實(shí)際分割了整個(gè)組織的職能。以控制、協(xié)調(diào)為主要職能形式，實(shí)行層級(jí)節(jié)制，管理體系基本上是上一級(jí)節(jié)制下一級(jí)的控制命令體系。信息溝通以逐級(jí)傳遞為主。流程管理模模式及及其在在電子子政務(wù)務(wù)環(huán)境境中的的應(yīng)用流程管理模式近些年年來，，一部部分有有識(shí)之之士開開始嘗嘗試實(shí)實(shí)行一一種流流程管管理模模式。。這種種管理理模式式就是是基于于流程程進(jìn)行行管理理。與與職能能管理理模式式相比比，這這種管管理模模式具具有如如下特特點(diǎn)：組織結(jié)結(jié)構(gòu)優(yōu)優(yōu)化注重過程效效率注重過程控控制突出管理的的服務(wù)務(wù)本質(zhì)建立新新型內(nèi)內(nèi)部關(guān)關(guān)系強(qiáng)調(diào)明明確管管理目目標(biāo)強(qiáng)調(diào)信信息工工具的的重要要性流程管理模模式在在電子子政務(wù)務(wù)環(huán)境境中的的應(yīng)用在管理理目標(biāo)標(biāo)方面面在管理思思想方方面在部門間間的關(guān)關(guān)系模模式方方面在管理機(jī)機(jī)制方方面在管理的的重心心方面面電子政政務(wù)對(duì)對(duì)政府流流程有有著特特殊的的依賴性性電子政政務(wù)需需要以確定定化的的流程程作為為自己己存在在和健健康發(fā)發(fā)展的的前提提條件件之一一。正是由于確確定化化流程程的存存在，，才有有了信信息技技術(shù)的的應(yīng)用用空間間有確定化化流程程的存存在，，電子子政務(wù)務(wù)才能能產(chǎn)生生真正正的效效益10.3政府流程設(shè)設(shè)計(jì)的的原則則與方方法步步驟政府流程設(shè)設(shè)計(jì)的的基本原原則政府流流程的的設(shè)計(jì)計(jì)，實(shí)實(shí)際上上就是是對(duì)政政府流流程的的籌劃劃和確確定化化處置置。由于政府流流程的的設(shè)計(jì)計(jì)是一一項(xiàng)有有著特特定內(nèi)內(nèi)容、、特定定功能能、特特定規(guī)規(guī)律性性的活活動(dòng)，，因此此，需需要遵行特特定的的規(guī)則則，其其中最最為重重要的的方面面包括括：1合法2合理3適應(yīng)4協(xié)調(diào)5簡(jiǎn)便6有效政府流程設(shè)設(shè)計(jì)的的主要要任務(wù)政府流流程設(shè)設(shè)計(jì)的的主要要任務(wù)務(wù)就是是為特特定的的工作作過程程或工工作環(huán)環(huán)節(jié)規(guī)規(guī)劃和和建立立工作作步驟驟集合，，其主主要內(nèi)內(nèi)容包包括：：明確具具體對(duì)對(duì)象，，明確確具體體目標(biāo)標(biāo)。明確有關(guān)過過程與與環(huán)節(jié)節(jié)（流流程對(duì)對(duì)象））的目目標(biāo)與與任務(wù)務(wù)。確定有效完完成任任務(wù)所所需要要的工工作步步驟的的內(nèi)容容與數(shù)數(shù)量。。確定各工作步驟驟間合理的的最佳次序序。政府流程設(shè)計(jì)的的主要任務(wù)確定每個(gè)工工作步驟應(yīng)應(yīng)采用的方方式、方法法、技術(shù)手手段；明確確每個(gè)工作作步驟所處處的時(shí)間、、空間條件件；規(guī)定從從事這些活活動(dòng)的工作作人員應(yīng)具具備的素質(zhì)質(zhì)和資格方方面的條件件。以文字、圖表表等形式準(zhǔn)準(zhǔn)確地表述述上述分析析規(guī)劃的結(jié)結(jié)果，形成成流程說明明、程序手手冊(cè)、流程程圖、決策策表等文件件。政府流程設(shè)計(jì)的的程序明確目的、、任務(wù)，制制訂計(jì)劃認(rèn)真調(diào)查研究分析評(píng)價(jià)既有流流程規(guī)劃新流程實(shí)驗(yàn)評(píng)價(jià)審批新新流程方案案正式確定新流程程10.4政府流程優(yōu)化的的方法技巧巧政府流程優(yōu)優(yōu)化是指對(duì)對(duì)既有流程程的分析與與改進(jìn)。流程優(yōu)化既是流流程設(shè)計(jì)的的重要組成成部分，又又是對(duì)流程程設(shè)計(jì)的發(fā)發(fā)展。進(jìn)行流程分分析改進(jìn)需需要掌握如如下具體方方法要點(diǎn)：：政府流程優(yōu)化前前的準(zhǔn)備工作政府流程優(yōu)化中中認(rèn)識(shí)改進(jìn)進(jìn)必要性的的方法技巧政府流程優(yōu)化中中觀察分析析問題的方方法技巧政府流程優(yōu)化中中解決問題題的基本方方法10.5政府管理常用流流程圖的繪繪制流程圖是進(jìn)進(jìn)行流程測(cè)測(cè)試、分析析、設(shè)計(jì)與與優(yōu)化的重重要工具之之一。它能以簡(jiǎn)單直直觀的圖解解表示流程程工作任務(wù)務(wù)和流程要要素構(gòu)成及及固有順序序，既可用用于幫助我我們了解和和分析既有有流程的實(shí)實(shí)際面貌，，更可以幫幫助我們改改進(jìn)既有流流程和實(shí)施施新流程。。流程圖的功能與種種類流程圖是一一種表示業(yè)業(yè)務(wù)順序和和信息流程程的圖解，，它以統(tǒng)一一的符號(hào)來來表示原理理或概念，，用連接線線表示其相相互間的關(guān)關(guān)系，為此此，它能把把比較復(fù)雜雜的聯(lián)系與與過程用簡(jiǎn)簡(jiǎn)單直觀的的形式表示示出來，幫幫助人們認(rèn)認(rèn)識(shí)并解決決問題。在在流程設(shè)計(jì)計(jì)與優(yōu)化過過程中，流流程圖可用用于對(duì)各種種流程的分分析、規(guī)劃劃與改進(jìn)。它可以記錄分分析、設(shè)計(jì)計(jì)的結(jié)果，，為管理者者之間以及及管理者與與專家之間間的溝通聯(lián)聯(lián)系提供一一種共同理理解的簡(jiǎn)便便“語言””，同時(shí)還還可以為有有效監(jiān)督控控制流程提提供必要條條件。流程圖的功能與種種類流程圖的級(jí)別與種類按其內(nèi)容、、制法、具具體功能的的不同，流流程圖可分分為四個(gè)級(jí)級(jí)別，每個(gè)個(gè)級(jí)別又各各自劃分出出不同的種種類。第一級(jí)流程圖圖為代碼圖圖，其功用用在于表明明信息系統(tǒng)統(tǒng)中計(jì)算機(jī)機(jī)程序的指指示順序。第二級(jí)流程圖為為計(jì)算機(jī)程程序流程圖圖(又稱詳細(xì)程程序流程圖圖)，它主要用用來表示信信息系統(tǒng)中中計(jì)算機(jī)系系統(tǒng)的邏輯輯性。第三級(jí)流程圖為為規(guī)劃流程程圖，它可可以用來規(guī)規(guī)劃、描述述信息的流流程和業(yè)務(wù)務(wù)順序、工工作程序。第四級(jí)流程圖為為系統(tǒng)流程程圖，它可可以把組成成一個(gè)過程程的各個(gè)部部分合并連連接起來，，著重說明明其系統(tǒng)的的結(jié)構(gòu)以及及各個(gè)組成成部分的地地位作用，，描述它們們之間的相相互關(guān)系。。上述四個(gè)級(jí)級(jí)別的流程程圖，從第第四級(jí)到第第一級(jí)，一一個(gè)級(jí)別比比另一個(gè)級(jí)級(jí)別對(duì)客觀觀對(duì)象描述述得更詳細(xì)細(xì)，在政府府管理實(shí)踐踐中各有一一定的具體體功用。系統(tǒng)流程圖是總總體規(guī)劃、、概要設(shè)計(jì)計(jì)的產(chǎn)物，規(guī)劃流程圖則是是對(duì)工作流流程、信息息流程詳細(xì)細(xì)設(shè)計(jì)的結(jié)結(jié)果，計(jì)算機(jī)程序序流程圖、代碼圖則是以計(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)術(shù)等現(xiàn)代信信息手段的的運(yùn)用為特特征的自動(dòng)動(dòng)化系統(tǒng)研研制工作的的成果和技技術(shù)前提。各等級(jí)流程程圖的具體體種類有很很多，比較較常見的有有：程序流程圖(表)、工作活動(dòng)動(dòng)流程圖、、文件流程程圖、信息息流程圖、、計(jì)算機(jī)程程序圖(表)、計(jì)算機(jī)編編碼圖(表)等。流程圖的功能與種種類政府管理常常用流程圖在政府管理理實(shí)踐中，，經(jīng)常使用用的流程圖圖，主要是是幾種對(duì)工工作流程分分析與設(shè)計(jì)計(jì)以及業(yè)務(wù)務(wù)工作規(guī)劃劃更有價(jià)值值的圖表，，如系統(tǒng)流流程圖、工工作活動(dòng)流流程圖、程程序流程圖圖、事務(wù)分分析流程圖圖、情報(bào)資資料或文件件流程圖等等。需要方基礎(chǔ)建設(shè)服務(wù)結(jié)果研究開發(fā)服務(wù)提要規(guī)劃設(shè)計(jì)質(zhì)量改進(jìn)范規(guī)理管社會(huì)需求管理制度實(shí)施自我評(píng)定對(duì)象評(píng)定提供方提供方需要方圖10—4系統(tǒng)流程圖圖示例圖10—5工作活動(dòng)流流程圖示例例選擇對(duì)象組織準(zhǔn)備分裂步驟確認(rèn)目標(biāo)確認(rèn)部門確認(rèn)起止點(diǎn)點(diǎn)確認(rèn)輸入輸輸出加入說明正式定稿形成草圖數(shù)據(jù)采集修改核實(shí)不符合要求求流程圖繪制步驟流程圖的繪繪制工作一一般由三個(gè)個(gè)階段，總總計(jì)12個(gè)步驟組成成。第一階段：準(zhǔn)備備階段這個(gè)階段包括選選擇繪制對(duì)對(duì)象、組織織準(zhǔn)備、數(shù)數(shù)據(jù)采集、、分列步驟驟四個(gè)具體體步驟。選擇繪制對(duì)象——確定繪制哪哪個(gè)流程的的流程圖，，什么類型型的流程圖圖。組織準(zhǔn)備——組成專門小小組，對(duì)小小組成員進(jìn)進(jìn)行流程圖圖相關(guān)基本本知識(shí)與技技能的培訓(xùn)訓(xùn)。數(shù)據(jù)采集——收集所有相相關(guān)的資料料和信息。。分列步驟——列舉流程所所涉及的工工作內(nèi)容。第二階段：：識(shí)別階段段這個(gè)階段包括確確認(rèn)目標(biāo)、、確認(rèn)部門門、確認(rèn)起起止點(diǎn)、確確認(rèn)輸入輸輸出四個(gè)具具體步驟。。確認(rèn)目標(biāo)——明確流程設(shè)設(shè)計(jì)或優(yōu)化化的具體目目標(biāo)。確認(rèn)部門——識(shí)別流程所所涉及的全全部部門（（或崗位）），把步驟驟安排在這這些部門（（崗位）之之下。確認(rèn)起止點(diǎn)——尋找流程的的起始點(diǎn)與與終結(jié)點(diǎn)。。確認(rèn)輸入輸出——確定各個(gè)節(jié)節(jié)點(diǎn)上信息息資料的輸輸入輸出，，即需要引引入什么文文件資料，，需要形成成什么文件件資料。第三階段：：繪制階段段這個(gè)階段包包括：形成成草圖、修修改核實(shí)、、加入說明明、正式定定稿四個(gè)具具體步驟。。形成草圖——?jiǎng)觿?dòng)筆繪制圖圖形，填寫寫相應(yīng)文字字標(biāo)記等。。修改核實(shí)——反反復(fù)征求方方方面面的的意見和反反映，反復(fù)復(fù)修改、補(bǔ)補(bǔ)充和完善善，消除一一切可能的的錯(cuò)漏。加入說明——形形成有助于于正確閱讀讀理解流程程圖圖示的的文字說明明。正式定稿——經(jīng)經(jīng)反復(fù)征求求各方面意意見反映，，特別是經(jīng)經(jīng)有關(guān)責(zé)任任者批準(zhǔn)后后，流程圖圖正式定稿稿。流程圖繪制要點(diǎn)作為新流程程設(shè)計(jì)成果果的流程圖圖應(yīng)從系統(tǒng)統(tǒng)流程圖的的繪制開始始，并首先先從主要子子系統(tǒng)（流流程中的主主要步驟））入手規(guī)劃劃，這些主主要子系統(tǒng)統(tǒng)或主要步步驟即指必必然出現(xiàn)的的，起關(guān)鍵鍵性作用的的組成部分分。各種流程圖的流流程方向應(yīng)應(yīng)在頁面上上呈現(xiàn)由高高至低、由由左至右的的一致性。。使用在一定范圍圍內(nèi)通用、、統(tǒng)一的符符號(hào)標(biāo)記，，圖形盡可可能簡(jiǎn)單，，圖形中的的文字務(wù)必必簡(jiǎn)要、明明確。一般般情況下，，一個(gè)處理理框應(yīng)當(dāng)是是一件獨(dú)立立的工作或或者事件。流程圖的結(jié)結(jié)構(gòu)應(yīng)完整整，除表格格圖形外，，還應(yīng)完整整、準(zhǔn)確地地標(biāo)明：標(biāo)標(biāo)題(即圖名)、作者、日日期、文字字說明、頁頁數(shù)、編號(hào)號(hào)等。關(guān)注流程起起始點(diǎn)與終終結(jié)點(diǎn)。應(yīng)應(yīng)當(dāng)警惕起起始點(diǎn)過早早出現(xiàn)，因因?yàn)檫@種情情況的發(fā)生生會(huì)使流程程中的非關(guān)關(guān)鍵步驟過過細(xì)、過多多，人為造造成流程的的不必要復(fù)復(fù)雜性，妨妨礙人們對(duì)對(duì)關(guān)鍵步驟驟的關(guān)注和和正確認(rèn)識(shí)識(shí)。還應(yīng)當(dāng)當(dāng)注意避免免終結(jié)點(diǎn)的的過早或者者過晚出現(xiàn)現(xiàn)，因?yàn)榻K終結(jié)點(diǎn)過早早出現(xiàn)意味味著丟掉了了關(guān)鍵步驟驟，過晚出出現(xiàn)則意味味著流程中中出現(xiàn)冗余余的活動(dòng)，，這兩種情情況都是有有害的。盡量避免出現(xiàn)交交叉的流動(dòng)動(dòng)線路。以連接線等形形式減少線線路的數(shù)量量。盡最大可能使使流程圖便便于讀者閱閱讀。流程圖的常用符號(hào)號(hào)標(biāo)記流程圖的常用符號(hào)號(hào)標(biāo)記本章小結(jié)本章討論了了與電子政政務(wù)建設(shè)息息息相關(guān)的的政府流程程設(shè)計(jì)與優(yōu)優(yōu)化問題。雖然我們現(xiàn)在還還不能絕對(duì)對(duì)肯定地說說，電子政政務(wù)的發(fā)展展要求政府府管理必須須實(shí)現(xiàn)從職職能管理向向流程管理理的轉(zhuǎn)變，，但電子政政務(wù)對(duì)政府府流程的極極大依賴卻卻是一種真真真切切的的客觀事實(shí)實(shí)。電子政務(wù)可以說說就是一種種基于流程程的政府管管理形態(tài)，，因此電子子政務(wù)需要要流程，沒沒有流程也也就沒有電電子政務(wù)。實(shí)踐告訴我們，，沒有政府府流程，沒沒有真正優(yōu)優(yōu)化的政府府流程，電電子政務(wù)將將難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)，更談不不上發(fā)展。為此，了解電子子政務(wù)與政政府流程建建設(shè)的關(guān)系系，掌握政政府流程設(shè)設(shè)計(jì)與優(yōu)化化的基本方方法是非常常重要的。。政府流程的的主要特征征是什么？？政府流程的基本本功能是什什么？電子政務(wù)與政府府流程的關(guān)關(guān)系是怎樣樣的？為什什么？政府流程設(shè)計(jì)的的基本原則則是什么？？政府流程設(shè)計(jì)需需要履行怎怎樣的程序序？怎樣才能實(shí)實(shí)現(xiàn)政府流流程的時(shí)間間優(yōu)化、資資源優(yōu)化、、空間優(yōu)化化和成果優(yōu)優(yōu)化？怎樣才能使政府府流程化繁繁為簡(jiǎn)？