2-QP：4-02記錄控制-程序

L目的對記錄進行控制，提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)。適用于產(chǎn)品和質(zhì)量體系運行過程中有關(guān)的記錄，包括來自供方的記錄。3.術(shù)語記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。4.職責(zé)管理部對全公司記錄進行歸口管理，負責(zé)對全公司記錄表格樣式的審定，并指導(dǎo)、督促各部門做好記錄和質(zhì)量控制的管理工作。各職能部門按照歸口要素內(nèi)容建立和控制相應(yīng)的記錄。按有關(guān)程序文件規(guī)定，做好分管范圍內(nèi)記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理工作，按規(guī)定予以保存。在顧客需查閱記錄時，技術(shù)質(zhì)量科負責(zé)協(xié)調(diào)辦理。5.內(nèi)容與要求：5.1流程說明5.1.1記錄填寫要求a各部門的記錄按規(guī)定及時填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整、不得隨意涂改（更改必須劃改并簽名）。b記錄不允許使用鉛筆填寫。c記錄者應(yīng)在記錄上簽名，必要時經(jīng)過審核批準。d各部門產(chǎn)生的記錄參見各業(yè)務(wù)過程的程序文件，作業(yè)指導(dǎo)書等。e各部門如需制作新的質(zhì)量記錄表單或要對現(xiàn)有的表單進行更改的，參照《文件管理程序》相關(guān)內(nèi)容。5.1.2編目與存檔a記錄歸口部門負責(zé)將收集的記錄編目。編目一般用8位數(shù)表示，前6位為年份、月份，后2位為順序號（位數(shù)不夠時可增加）。b編目要便于索引和審閱，為避免通用性記錄表格使用時出現(xiàn)重復(fù)編號，按《文件管理》程序規(guī)定執(zhí)行。c現(xiàn)場查閱的記錄要及時歸還，需借離現(xiàn)場時須得到該記錄保管者的許可。d顧客需要查閱時，技術(shù)質(zhì)量科負責(zé)協(xié)調(diào)予以滿足。e每月末各部門應(yīng)將部門內(nèi)的質(zhì)量記錄的相關(guān)信息（內(nèi)容應(yīng)包括名稱、編號、版本、保存期、使用部門等）連同相關(guān)記錄原始樣本匯總至檔案室;f記錄的保管由檔案室負責(zé)，防止損壞、變質(zhì)和丟失。g公司內(nèi)以電子版形式保存的質(zhì)量記錄，應(yīng)有備份，以免數(shù)據(jù)丟失。5.1.3發(fā)放、借閱和復(fù)制a如部門需向檔案室領(lǐng)用所需的記錄樣本,需填寫《文件領(lǐng)用審批單》。b借閱與復(fù)制已收集貯存的質(zhì)量記錄，應(yīng)征得記錄所在部門負責(zé)人的同意。5.1.4保存期限a為了能證明公司生產(chǎn)的產(chǎn)品以及質(zhì)量體系在一定期限內(nèi)滿足質(zhì)量要求，必須按規(guī)定期限保存質(zhì)量記錄：?生產(chǎn)件批準文件、工裝記錄、采購訂單和修改單的保存時間應(yīng)為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再多加上一個日歷年（包括供方的記錄）。?質(zhì)量運行狀態(tài)記錄（如控制圖表、檢驗和試驗結(jié)果）在其產(chǎn)生的當(dāng)年和下一個日歷年中予以保留。?內(nèi)部質(zhì)量體系審核和管理評審記錄保留三年。?法律、財務(wù)、檔案和顧客有明確要求時按規(guī)定要求執(zhí)行（例如：涉及安全和政府法規(guī)符合性的記錄應(yīng)保存15年）。以上的要求不能取代政府有關(guān)規(guī)定或客戶的有關(guān)要求；規(guī)定的保存時間應(yīng)理解為“最短的”保存時間。b保管期滿的記錄，處理前須列出清單，編制部門負責(zé)人審批后才能進行處理。c具體記錄保存部門及年限參見《記錄清單》。d保存的時間按記錄開始生成之日計算，如記錄有修改，保存期限應(yīng)按修改后的日期順延。5.1.5銷毀處理質(zhì)量記錄如超過保存期需進行銷毀處理時，需填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)記錄部門確認后，管理部審核批準后方可銷毀；銷毀質(zhì)量記錄時，應(yīng)填寫《文件銷毀記錄表》，注明記錄的編號和時間區(qū)段，并在有二人以上（包括二人）在場的情況下進行銷毀。5.2流程圖示

輸入/自流程/職責(zé)輸出/至.各項業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的記錄；.各部門產(chǎn)生的記錄。各部門各部門各部門質(zhì)量記錄歸檔各部門?檔案室.各項業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的記錄；.各部門產(chǎn)生的記錄。各部門各部門各部門質(zhì)量記錄查閱i質(zhì)量記錄貯存、保管■<質(zhì)量記錄的處理檔案室記錄清單文件銷毀申請文件銷毀記錄表記錄清單文件銷毀申