第三講：采購訂單與采購合同管理

第三講：采購訂單與采購合同管理采購定單和采購合同的管理使采購管理的重要內(nèi)容，一般企業(yè)在確定了需求量和供應(yīng)商之后就會向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，以作為日后雙方簽訂合同的一個依據(jù)。采購訂單與合同管理的優(yōu)劣將會直接影響到采購的作業(yè)流程是否順利。第一節(jié)：采購訂單管理采購訂單的管理是指企業(yè)根據(jù)市場的需求預(yù)測、企業(yè)的生產(chǎn)能力、企業(yè)的用料計(jì)劃以及相關(guān)因素所制定的切實(shí)可行的采購訂單計(jì)劃，并下達(dá)給訂單部門執(zhí)行，從而從資源市場上購買到合格的原材料和配件。由此我們看到采購訂單管理包含制定、管理和追蹤三個連續(xù)階段。1/5/20231一、采購訂單的制定：（一）準(zhǔn)備定單計(jì)劃：1、接受由市場部門提交的要貨計(jì)劃；2、接受由生產(chǎn)部門提交的生產(chǎn)需求計(jì)劃；3、準(zhǔn)備供應(yīng)商群體供應(yīng)信息。

1/5/20232（1）訂單物料的供應(yīng)商信息；（2）訂單比例信息；（3）最小包裝信息；4、擬定采購訂單說明書：準(zhǔn)備好定單計(jì)劃所需要的資料。（二）評估訂單需求：只有準(zhǔn)確的評估訂單需求，才能為計(jì)算訂單提供參考依據(jù)，從而制定好的訂單計(jì)劃。1、分析市場需求；2、分析生產(chǎn)需求；3、確定訂單需求。1/5/20233（三）計(jì)算訂單容量：只有準(zhǔn)確的計(jì)算好訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)綜合平衡，從而制定出正確的訂單計(jì)劃。1、分析項(xiàng)目物料供應(yīng)資料；2、計(jì)算總體訂單容量；3、計(jì)算承接訂單量；4、確定剩余訂單容量。1/5/20234（四）制定定單計(jì)劃：它使采購計(jì)劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。1、對比訂單需求和訂單容量；2、綜合平衡；3、確定余量認(rèn)證計(jì)劃；4、制定定單計(jì)劃。下單數(shù)量=需求量-計(jì)劃到貨量-現(xiàn)有庫存+安全庫存量下單時間=要求到貨時間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖周期1/5/20235二、采購訂單的管理：（一）采購訂單的明細(xì)管理：指通過對采購訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門掌握訂貨情況，當(dāng)確定采購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價以及付款等，因用途不同，通常以顏色分為以下幾聯(lián)：第一聯(lián)：廠商聯(lián)；第二聯(lián)：回執(zhí)聯(lián)；第三聯(lián)：物料聯(lián)；第四聯(lián)：請款聯(lián)；第五聯(lián)：承辦聯(lián)1/5/20236（二）采購訂單的主要內(nèi)容：它主要是企業(yè)對所需采購物品品質(zhì)的一般描述，主要包含以下幾項(xiàng)：1、交貨方式：新品交貨附帶備用零件、交貨時間與地點(diǎn)等的規(guī)定；2、驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品的退還等規(guī)定；3、罰款：延遲交貨或品質(zhì)不符，以及違反和約的處理或取消和約的規(guī)定；4、履約保證：和罰款不同時使用，相互替代；

1/5/202375、品質(zhì)保證：包修或包換期限，無償或有償換修等；6、仲裁或訴訟：雙方如發(fā)生糾紛，仲裁的地點(diǎn)或訴訟的法院選擇；7、其他：如賣方保證買方免受專利權(quán)的控訴等。1/5/20238三、采購訂單的跟蹤：在采購訂單操作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)合同、需求、庫存三者之間的矛盾和沖突，因此在制定和管理定單的基礎(chǔ)之上還要加強(qiáng)定單的跟蹤。（一）合同執(zhí)行前定單的跟蹤；（二）合同執(zhí)行過程中定單的跟蹤。1/5/202391、嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)詳細(xì)過程，保證訂單正常進(jìn)行；2、緊急響應(yīng)生產(chǎn)需求形式；3、深重處理庫存控制。1/5/2023104、控制好物料驗(yàn)收單環(huán)節(jié)：國內(nèi)供應(yīng)商一般是送達(dá)企業(yè)的材料庫房，境外供應(yīng)商交貨一般是送達(dá)企業(yè)的國際物流中轉(zhuǎn)中心。（三）合同執(zhí)行后定單的跟蹤。1/5/202311第二節(jié)：采購合同管理

采購進(jìn)貨合同是一個環(huán)節(jié)多、因素多、風(fēng)險大的作業(yè)過程，所以作好的控制方法就是用合同控制，從而可以減少風(fēng)險。在合同中，明確了雙方的義務(wù)和責(zé)任，做出了違反合同的處理辦法，還有雙方的負(fù)責(zé)人的簽字和簽章，甚至還有公證人的簽字和公章。一、合同與經(jīng)濟(jì)合同概述：（一）合同（又稱為契約）：1、合同的定義：指雙方當(dāng)事人之間為實(shí)現(xiàn)某特定目的而確定、變更、終止雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2、合同的特點(diǎn)：（1）訂立合同的雙方當(dāng)事人法律地位平等；1/5/202312（2）合同是雙方當(dāng)事人之間意思表示一致的結(jié)果；（3）合同內(nèi)容必須合法，否則合同自始至終無效；（4）依法訂立的合同，雙方必須全面履行相關(guān)的義務(wù)。（二）經(jīng)濟(jì)合同：1、經(jīng)濟(jì)合同的定義：指法人以及其他經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間為實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議；

1/5/2023132、經(jīng)濟(jì)合同的特征：（1）經(jīng)濟(jì)合同的主體主要是法人；（2）經(jīng)濟(jì)合同是一種有償合同，區(qū)別于一般的民事合同；（3）經(jīng)濟(jì)合同一般都采用書面形式；（4）經(jīng)濟(jì)合同受到國家經(jīng)濟(jì)政策的影響。1/5/202314二、采購合同概述：（一）采購合同的概念：物資流通根據(jù)市場需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買某種物資而簽的協(xié)議；（二）采購合同的性質(zhì)：采購合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同，一旦依法簽訂，雙方就要履行相應(yīng)的義務(wù)，否則將會面臨強(qiáng)制執(zhí)行。1/5/202315（三）采購合同的內(nèi)容：又稱采購合同的條款，是合同雙方當(dāng)事人的具體權(quán)利和具體義務(wù)。1、首部：主要包括以下內(nèi)容（1）名稱；（2）編號；（3）簽訂日期；（4）簽訂地點(diǎn)；（5）買賣雙方的名稱。1/5/202316

2、正文：通常采購合同正文的內(nèi)容包括以下幾個方面。（1）商品名稱；（2）品質(zhì)規(guī)格：商品所具有的內(nèi)在質(zhì)量和外觀形態(tài)的結(jié)合。

1/5/202317附：品質(zhì)控制方法：〈1〉使用實(shí)物或樣品：供應(yīng)商提供的物品品質(zhì)要同樣品的品質(zhì)完全一致；〈2〉使用圖紙或說明書：供應(yīng)商提供的物品品質(zhì)要符合設(shè)計(jì)圖紙或說明書的要求

1/5/202318（3）數(shù)量：指用一定度量制度來確定買賣商品的重量、個數(shù)、長度、面積和容積等。（4）單價與總價：他們分別指交易物品的每一單位的價格和總的金額。

1/5/202319（5）包裝及運(yùn)輸方法；（6）付款方式；（7）交貨時間；；（8）交貨地點(diǎn)和交貨方式；1/5/202320（9）書上所講的交貨單位、物質(zhì)的驗(yàn)收、違約責(zé)任、不可抗力的處理以及合同的附則和其他條款等。3、尾部：合同的尾部通常包含（1）合同的分?jǐn)?shù)：2到3份；（2）使用的語言；（3）附件和合同的生效日期；（4）雙方的簽字蓋章。二、采購合同的簽訂：當(dāng)事人雙方依據(jù)法律規(guī)定就合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行協(xié)商達(dá)到一致而確立合同關(guān)系的法律行為。（一）合同簽訂前的準(zhǔn)備工作：主要是調(diào)查對方的資信能力，看其是否具有簽訂合同的資格或代理資格。1/5/202321（二）簽訂采購合同的程序：合同的簽訂，是雙方當(dāng)事人的法律行為，合同的成立以當(dāng)事人意思表示一致為基礎(chǔ)，通常分為兩個階段，即提出訂立合同的建議和接受訂立合同的建議。1、要約：訂立合同的當(dāng)事人一方向另一方發(fā)出締結(jié)合同的提議。采購合同的要約具有以下特征：（1）要約必須是向特定人發(fā)出的；（2）要約須是當(dāng)事人的行為；（3）要約必須含有可以訂立合同的主要條款。1/5/202322（4）要求受約人做出答復(fù)的期限：要約有法律約束力，在有效期內(nèi)不得隨意撤銷；受約人在規(guī)定期限內(nèi)應(yīng)做出回應(yīng)。2、承諾：受要約人做出的對要約完全無異議的接受的意思表示，要約一經(jīng)承諾人的承諾，合同即宣告成立。采購合同的承諾具有以下特征：（1）承諾必須是就要約作出的同意的答復(fù)；（2）承諾須是受要約人向要約人做出的答復(fù)；（3）承諾必須在要約的有效期限內(nèi)作出。

1/5/202323在合同簽訂的過程中，經(jīng)常需要經(jīng)過反復(fù)協(xié)商，也就是要約—新要約—再新要約—直到承諾方算結(jié)束。（三）合同的草簽和正式簽訂：合同主要條款協(xié)商確定后，當(dāng)事人雙方可以先草簽合同。待其他次要條款約定后再正式簽訂合同。簽訂合同時應(yīng)當(dāng)確定對方當(dāng)事人是否有權(quán)簽訂合同。1/5/202324（四）合同的公正與鑒證：1、合同的公正：是國家公證機(jī)關(guān)即公證處代表國家行使公正職能，根據(jù)當(dāng)事人的申請，依照法律規(guī)定，證明采購合同真實(shí)性和合法性的活動。采購合同的公正主要審查合同是否具備以下條件：（1）當(dāng)事人必須具有行為能力；（2）合同的訂立必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t；（3）合同內(nèi)容不得違反國家的政策、法令等；（4）合同的內(nèi)容必須清楚、具體和齊全。

1/5/2023252、合同的鑒證：合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)根據(jù)雙方當(dāng)事人的申請，依法證明合同的真實(shí)性和合法性的一項(xiàng)制度。采購合同鑒證的特點(diǎn)：（1）鑒證行為主體是合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)；（2）鑒證依據(jù)合同當(dāng)事人的自愿申請實(shí)施；（3）鑒證的內(nèi)容是審查合同的真實(shí)性和合法性。3、合同鑒證與公證的區(qū)別：（1）出證的機(jī)關(guān)不同；

（2）出證的性質(zhì)不同；1/5/202326（3）證明的范圍不同；（4）出證的方式不同；（5）法律效力不同1/5/202327四、采購合同的管理：（一）采購合同管理的內(nèi)容：1、合同的核對；2、合同的整理；3、合同的匯總；4、合同的執(zhí)行臺帳。1/5/202328（二）采購合同執(zhí)行情況的檢查與處理：1、已執(zhí)行合同的注銷：指已經(jīng)全面履行，沒有任何糾紛的合同應(yīng)在合同管理員的合同登記冊上進(jìn)行登記注銷，同時從備忘錄上劃掉該合同。2、合同的變更和解除：（1）采購合同的變更；（2）采購合同的解除。1/5/202329

（3）采購合同變更或解除的條件：1）當(dāng)事人雙方協(xié)商同意，并且不因此損壞國家利益和社會公共利益；2）由于不可抗力致使采購合同的全部義務(wù)不能履行；3）由于另一方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同。3、違反采購合同的責(zé)任：違反采購合同的責(zé)任即違約責(zé)任，當(dāng)事人的違約責(zé)任是指采購合同當(dāng)事人因自己的過錯不履行或