企業(yè)管理學（第十七章 信息管理）

第十七章信息管理

我們所處的時代是所謂的信息時代，信息技術的迅猛發(fā)展使得信息的產(chǎn)生、傳遞、處理和利用變得更加迅速。人們的生活方式，企業(yè)和組織的運作方式都發(fā)生了根本的變化。信息革命對我們產(chǎn)生了積極的影響。但是另一方面，我們面對的信息量在迅速增長，以至于我們被信息海洋所淹沒。如何從廣泛的信息源用有效的方法獲取和利用適當?shù)男畔ⅲ咳绾斡行У睦眯畔⒐ぞ呒庸ず吞幚硇畔?？信息爆炸是我們面臨的現(xiàn)實問題。信息管理學的研究可以使我們理解信息、信息管理的本質(zhì)，掌握有效的信息技術與信息管理方法。

17.1信息與信息管理

17.1.1信息的概念1.信息的定義

信息在人類社會和自然界中的存在是普遍的，是物質(zhì)形態(tài)及其運動形式的體現(xiàn)。在自然界中，環(huán)境信息可以使生物做出反應，遺傳信息保證了細胞的復制和遺傳。在人類社會中，信息是維系社會、組織和個人的紐帶，信息是解決問題和支持決策的知識。在生命物質(zhì)世界和非生命物質(zhì)世界之間也存在的信息的交流和作用。

因此，信息反映了自然界和人類社會的本質(zhì)。信息的普遍性也使得信息的范疇有著豐富的內(nèi)涵，同時也決定了信息是一個比較模糊的概念。許多學者意識到信息的重要性，他們試圖給出一個完整的信息定義。但是信息科學涉及的范圍非常廣泛，從通信理論、圖書情報科學、認知科學、組織科學和決策學等，因此，目前尚無一個令大家都接受的定義。如：信息是關于客觀事實的可通訊的知識。信息是使人們促進知識更新和認識事務的客觀存在。信息是維系事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部聯(lián)系、感知、表達并反映其屬性和差異的狀態(tài)和方式。信息是指應用文字、數(shù)據(jù)或信號等形式通過一定的傳遞和處理，來表現(xiàn)各種相互聯(lián)系的客觀事務在運動變化中所具有特征性內(nèi)容的總稱。信息是減少不確定性的一種客觀存在和能動過程。它們都從不同的側(cè)面給出了信息的定義，而且隨著時間的推移，時代將賦予信息新的含義，是一個動態(tài)的概念?？傊?，可以認為，信息是對客觀世界中各種事物的變化和特征的反映；是客觀事物之間相互作用和聯(lián)系的表征；是客觀事物經(jīng)過感知或認識后的再現(xiàn)。信息可以從不同角度分類。按照管理的層次可以分為戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術信息和作業(yè)信息；按照應用領域可以分為管理信息、社會信息、科技信息等；按加工順序可分為一次信息、二次信息和三次信息等；按照反映形式可分為數(shù)字信息。圖像信息和聲音信息等。

2.信息的性質(zhì)(1)客觀性。信息反映客觀事物的屬性。(2)時效性。信息的時效是指從信息源發(fā)送信息，經(jīng)過接收、加工、傳遞。利用的時間間隔及其效率。時間間隔愈短，使用信息愈及時，使用程度愈高，時效性愈強。(3)不完全性。關于客觀事實的信息是不可能全部得到的，這與人們認識事物的程度有關系。因此數(shù)據(jù)收集或信息轉(zhuǎn)換要有主觀思路，要運用已有的知識，要進行分析和判斷，只有正確地舍棄無用和次要的信息，才能正確地使用信息。(4)層次性。管理系統(tǒng)是分層次的（如公司級、工廠級、車間級等），處在不同級別的管理者有不同的職責，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。通常把管理信息分為以下三級：①

戰(zhàn)略層。戰(zhàn)略信息是關系到上層管理部門對本部門要達到的目標，關系到為達到這一目標所必需的資源水平和種類以及確定獲得資源、使用資源和處理資源的指導方針等方面進行決策的信息。如產(chǎn)品投產(chǎn)、停產(chǎn)，新廠廠址選擇，開拓新市場等。制定戰(zhàn)略要大量地獲取來自外部的信息。管理部門往往把外部信息和內(nèi)部信息結(jié)合起來進行預測。②

戰(zhàn)術層。這是管理控制信息，是使管理人員能掌握資源利用情況，并將實際結(jié)果與計劃相比較，從而了解是否達到預定目的，并指導其采取必要措施更有效地利用資源的信息。例如，月計劃與完成情況的比較，庫存控制等。管理控制信息一般來自所屬各部門，并跨越于各部門之間。③作業(yè)層。作業(yè)信息用來解決經(jīng)常性的問題，它與組織日?；顒佑嘘P，并用以保證切實地完成具體任務。例如，每天統(tǒng)計的產(chǎn)量。質(zhì)量數(shù)據(jù)，打印工資單等。(5)價值性。管理信息是經(jīng)過加工并對生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生影響的數(shù)據(jù)，是勞動創(chuàng)造的，是一種資源，因而是有價值的。索取一份經(jīng)濟情報，或者利用大型數(shù)據(jù)庫查閱文獻所付費用是信息價值的部分體現(xiàn)。信息的使用價值必須經(jīng)過加工和轉(zhuǎn)換才能得到。鑒于信息壽命衰老很快，轉(zhuǎn)換必須及時。

“管理的藝術在于駕馭信息”，就是說，管理者要善于分析處理信息，去實現(xiàn)信息的價值。

信源編碼信道解碼信宿噪聲干擾信號圖17-1信息通訊模型

17.1.2信息的度量1.信息通訊模型在日常生活中，看電視、看報紙、看書、打電話、聽廣播、上網(wǎng)瀏覽，乃至聊天、開會，人們都獲得了“消息”。消息通過“消息傳遞系統(tǒng)”傳遞，各種系統(tǒng)可以抽象為通訊系統(tǒng)模型。這一模型并不只限于通信系統(tǒng)，對于生物神經(jīng)系統(tǒng)，遺傳系統(tǒng)，市場的經(jīng)濟信號感知反饋系統(tǒng)，管理系統(tǒng)，都可以運用這個模型，見圖17-1。

在消息傳遞系統(tǒng)中，其傳輸?shù)氖窍?；但消息傳遞過程中，最普通，卻容易被忽視的一點是：收信人在收到消息以前是不知道消息的具體內(nèi)容的。消息的傳遞過程，對收信人來說，是一個從不知到知的過程，或者說是一個從不確定到確定的過程。所以通信過程是一種從不確定到確定的過程。不確定性消除了，收信者就獲得了信息。所以香農(nóng)認為，

信息是不定性的減少或消除。不同的數(shù)據(jù)資料中包含的信息量可能差別很大：有的數(shù)據(jù)資料包含的信息量多一些，有的則少一些。數(shù)據(jù)資料中含信息量的多少是由消除對事物認識的“不確定程度”來決定的。在獲得數(shù)據(jù)資料之前，人們對某一事物的認識不清，存在著不確定性，獲得數(shù)據(jù)資料之后，就有可能消除這種不確定性。數(shù)據(jù)資料能消除人們認識上的不確定性。數(shù)據(jù)資料所消除的人們認識上“不確定性”

的大小，也就是數(shù)據(jù)資料中所含信息量的大小。那么，信息量的大小如何衡量呢？2.信息的度量工程信息論中有兩個概念是比較中要的，一個是熵，一個是信息量。假設隨機實驗中有k個隨機事件A1，A2，…，Ak，它們的概率分別是p1，p2，…，pk，用什么來度量不確定性呢？熵就是這樣的概念。當pi很小時，它的不確定性就比較大；當pi接近于1時，它的不確定性就比較小。因此，log(1/pi)就是一個很好的量，它可以用來描述不確定性。當pi0時，log(1/pi)∞；當pi1時，log(1/pi)0。如果按著pi來加權(quán)平均，就得到平均的不確定性，即：

(17-1)在信息論中H稱為熵。對于簡單的情況，k=2時，上式簡化為：

plogp-(1-p)log(1-p)(17-2)當p=1/4時，H=(1/4)log4+(3/4)log(4/3)=log4-(3/4)log3;當p=1/2時，H=(1/2)log2+(1/2)log2=log2>log4-(3/4)log3?？梢宰C明，p=1/2時，熵最大。概率越分散，不確定性就越大，這是符合人們直觀的想法的。對于任一k，均勻分布的熵最大，這也是可以證明的。如果我們獲得了信息，此時的不確定性就會改變。用H表示原來的熵，用H(I)表示已知信息后的熵。那么，H(I)≤H。信息I的作用就反映在熵的減少。因此，H-H(I)就稱為信息I提供的信息量。例如，原來知道一枚硬幣是均勻的，得到正反面的概率都是1/2，相應的熵是log2；如果有人提供信息I表明，硬幣不均勻，正面的概率是1/4，反面是3/4，則熵為H(I)=log4-(3/4)log3，如果取2為底，這個信息提供的信息量為：H-H(I)=log2-log4+3/4log3=0.1887如果某人提供信息，仍然是正面1/2，反面1/2，那么這條信息的信息量為0。通常，我們?nèi)?為底，那么得到的信息量的單位為比特（bit）。17.1.3信息管理1.信息管理的界定根據(jù)霍頓（ForestWHorton）的觀點，信息管理的發(fā)展到20世紀80年代末，經(jīng)歷了七個階段。最初的階段和第二階段都是僅對記錄于紙張上的信息，信息管理是對信息載體的物理控制。第三階段載體的范圍擴大了。第四階段第五階段過渡到了計算機管理，還包括微縮膠片等介質(zhì)的管理。第六階段是管理信息系統(tǒng)時代，信息管理引入了管理信息系統(tǒng)，使得信息的一致性、綜合性得到了增強，提高了效率和質(zhì)量，減少了成本。信息管理的第七階段是信息資源管理，將信息管理提升到整個組織范圍內(nèi)的戰(zhàn)略管理。陳(ChenR)認為信息管理的第八階段是知識管理。根據(jù)以上的信息管理的發(fā)展可以看出，信息管理的范圍相當?shù)膹V泛，因此關于信息管理的定義也有不同的觀點，比如：(1)信息管理是通過組織范圍內(nèi)的信息策略計劃、開發(fā)并維護集成的信息系統(tǒng)、優(yōu)化信息流、協(xié)調(diào)信息科技以增強組織適應外部環(huán)境變化的能力。它包括信息過程的管理和信息資源的管理兩方面；(2)信息管理是一種使有價值的信息資源通過有效的管理與控制程序能夠?qū)崿F(xiàn)某種利益的目標活動。在實際工作中為了有效地利用信息，必須組織如信息搜集、存儲和傳遞等程序化工作，以解決信息利用中的各種問題；(3)信息管理是通過系統(tǒng)化的知識（符號、標準和算法）來表達信息實體，在此基礎上進行過程的自動化、信息檢索和決策；

(4)信息管理是通過確定、協(xié)調(diào)和研究組織內(nèi)的信息實體，把信息實體的特點用于增加現(xiàn)有信息的價值從而獲得競爭優(yōu)勢等?？偟膩碇v，信息管理所涉及的范圍較廣，目前這種爭論仍然在繼續(xù)。原因是信息管理來源于許多不同的學科，包括：圖書情報學、管理科學、社會學、信息科學、信息技術、系統(tǒng)科學、通信理論等。信息管理所涵蓋的內(nèi)容也較廣，包括信息服務、信息資源管理、知識管理、信息戰(zhàn)略管理、信息經(jīng)濟等方面。信息管理概念可以總結(jié)如下:信息管理是實現(xiàn)組織目標、滿足組織的要求，解決組織的環(huán)境問題而對信息資源進行開發(fā)、規(guī)劃、控制、集成、利用的一種戰(zhàn)略管理。2.信息管理與信息資源管理信息管理與信息資源管理有著非常密切的聯(lián)系，在很大程度上和范圍內(nèi)是重疊的；但也有一定的區(qū)別，一般說來，信息資源管理只是信息管理的一個重要組成部分。但是，如果將“信息資源”及“信息資源管理”的概念定義得十分廣泛，那么，這兩者的差別就更難區(qū)分了。如信息管理學是目前我國圖書情報界遠為流行的學科名稱，但也有相當一部分人主張采用“信息資源管理”，其中不乏著名的專家學者。目前，學術界對信息管理與信息資源的關系基本上是兩種觀念：一是認為兩者是等同關系，即信息管理就是信息資源管理，一是認為兩者是包含關系，即信息管理的范圍要廣泛很多，信息資源管理只是信息管理的一部分，或者是信息管理的一個發(fā)展階段。其理由有三：⑴作為管理對象的“信息資源”只是“信息”的一部分。無論是從字面上、邏輯上還是內(nèi)涵來看，“信息資源”概念都不能等同于“信息”概念，一般認為，信息資源是可利用的信息的集合，而信息并不都是有用或有益的，信息成為資源的必要條件是信息管理。⑵在一些信息管理的著作中，“信息資源管理”被列為一章專門討論。說明它只是信息管理的一部分。⑶不少人將“信息資源管理”看作是信息管理的一個新的發(fā)展階段。比如，霍頓認為信息管理的第七階段是信息資源管理。由于篇幅限制，本節(jié)以后我們將討論的重點放在信息管理的一個方面信息資源管理。而且將重點放在企業(yè)的信息資源管理。17.2企業(yè)信息資源管理

17.2.1信息資源管理20世紀70年代末、80年代初美國就產(chǎn)生了信息資源管理的新概念。美國信息資源管理專家，霍頓（F.W.Horton）和馬錢德（D.A.Marchand），是IRM理論的奠基人，最有權(quán)威的研究者和實踐者。威廉.德雷爾（WilliamDurell）在1985年出版了《數(shù)據(jù)管理》一書，論述了信息資源管理的基礎標準。

20世紀90年代初，信息資源管理理論在理論研究和實踐方面都已經(jīng)走向成熟，在美國重多的企業(yè)決策層里專門設立了負責信息資源管理的崗位－信息主管（ChiefInformationofficer簡稱CIO）。我們國家CIO的研討正如火如荼，設立信息管理部門及專門的數(shù)據(jù)管理人員已經(jīng)提到議事日程之上，但需要企業(yè)行政上對其地位和職能的肯定，更需要對從事這一工作的從業(yè)人員進行IRM理論的系統(tǒng)培訓，才能更好地組織和實施好企業(yè)的數(shù)據(jù)管理工作，為企業(yè)的信息化工作服務。

信息資源管理（InformationResourceManagement，IRM）是為確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術為手段，對信息資源實施計劃、預算、組織、分配、協(xié)調(diào)和控制的一種人類管理活動，是由多種人類信息活動所整合而成的特殊形式的管理活動。信息資源管理的主要觀點有：(1)信息資源（Information

Resources）與人力、物力、財力和自然資源一樣，都是企業(yè)的重要資源，因此，應該像管理其他資源那樣管理信息資源。IRM是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié)，應該納入企業(yè)管理的預算。(2)IRM包括數(shù)據(jù)資源管理和信息處理管理。前者強調(diào)對數(shù)據(jù)的控制，后者則關心企業(yè)管理人員在一定條件下如何獲取和處理信息，且強調(diào)企業(yè)中信息資源的重要性。(3)IRM是企業(yè)管理的新職能，產(chǎn)生這種新職能的動因是信息與文件資料的激增、各級管理人員獲取有序的信息和快速簡便處理信息的迫切需要。(4)IRM的目標是通過增強企業(yè)處理動態(tài)和靜態(tài)條件下內(nèi)外信息需求的能力來提高管理的效益。以期達到“高效（Efficient）、實效（Effective）和經(jīng)濟（Economical）”的最佳效果，也稱3E原則，三者關系密切，互相制約。(5)IRM的發(fā)展具有階段性。到20世紀90年代，IRM的發(fā)展大約可分為物理控制、自動化技術管理、信息資源管理和知識管理四個階段。每個階段的發(fā)展情況，可用推動力量、戰(zhàn)略目標、基本技術、管理方法、組織狀態(tài)等因素進行比較（詳見表17-1）。目前，我國的大部分企業(yè)尚處于前三個階段，屬于初中級水平階。表17-1信息資源管理的發(fā)展階段戰(zhàn)略目標基本技術管理方法組織狀態(tài)程序效率和物理控制紙張、打字機、電話、文件柜、制表機、微縮膠卷文書管理，記錄/報告管理，通信管理與郵件管理，指令管理與指示管理，重要記錄的保證，辦公室設計監(jiān)管和中低水平管理技術效率與控制第2代/第3代計算機、電子復印機、語音通信集中的數(shù)據(jù)處理部門的出現(xiàn)，電子通信協(xié)作者與管理者的出現(xiàn)，文字處理中心與獨立的工作站出現(xiàn)，復制中心與獨立單元的出現(xiàn)中級水平管理，認為手工信息管理不同于自動化管理，信息技術用戶與提供者之間存在分歧數(shù)據(jù)處理電子通信和辦公系統(tǒng)的獨立發(fā)展與改進技術效率與控制第2代/第3代計算機、電子復印機、語音通信集中的數(shù)據(jù)處理部門的出現(xiàn)，電子通信協(xié)作者與管理者的出現(xiàn)，文字處理中心與獨立的工作站出現(xiàn)，復制中心與獨立單元的出現(xiàn)中級水平管理，認為手工信息管理不同于自動化管理，信息技術用戶與提供者之間存在分歧數(shù)據(jù)處理電子通信和辦公系統(tǒng)的整合信息技術的集成管理，視信息為一種戰(zhàn)略資源分布式數(shù)據(jù)處理，多功能工作站，個人計算機傳統(tǒng)資源管理技術的應用，信息技術的水平管理，商業(yè)規(guī)劃與信息資源規(guī)劃的密切聯(lián)系中高水平管理信息技術逐漸滲入公司每一層次的操作與管理決策制定過程中信息資源的物質(zhì)/技術管理與決策層管理層和作業(yè)層信息管理的整合專家系統(tǒng)，決策支持系統(tǒng)智能辦公系統(tǒng)內(nèi)外部信息集成，信息資源規(guī)劃與企業(yè)規(guī)劃的集成管理知識資源已成為所有管理層次采納的管理哲學17.2.2企業(yè)信息資源的分類企業(yè)的信息資源是企業(yè)的財富，對于一個企業(yè)伴隨其生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售等日?；顒?，必然會產(chǎn)生大量的信息，只有合理的認識這些信息才能更好的分析和利用它們，產(chǎn)生信息的增值。信息資源的含義較為廣泛，但至少包括四個部分，即信息、信息技術、信息人員和信息設施。

1．信息。

信息與企業(yè)的其他資源，如人員、機器、資金一樣成為企業(yè)的重要資源。作為資源它與其他的資源有著相同之處。比如：都具有價值、有一個生命周期、經(jīng)歷了從原料到成品的過程、有不同的等級、價格和類型、可以被替換、可以被使用等。但是信息作為一種資源還有他的獨特性，比如：信息可以壓縮、可以通信傳輸、可以泄露、可以共享等。2．信息技術。

信息技術資源包括硬件、軟件。硬件包括信息的輸入輸出和處理設備，軟件包括系統(tǒng)軟件和應用軟件。硬件和軟件的新發(fā)展也使得企業(yè)的應用變得更加廣泛，同時這些增加的部分也被涵蓋到組織中。信息技術還包括信息的搜集、處理、使用、存儲、通信和檢索等方面。信息技術應用的例子有比如，分布式網(wǎng)絡、辦公自動化、電子郵件、復印以及通訊等。3．信息人員。

與信息相關的人員也是信息資源的重要組成部分。這些人員負責收集、傳播信息以及其他與信息有關的工作。信息人員包括信息主管、信息技術人員、終端用戶、知識工人、信息專業(yè)人士和信息的提供者等。4．信息設施。

信息設施包括物理設施，比如建筑物、圖書資料館、計算中心和信息設施如檔案室、通信中心和信息中心或者說一且與信息有關的非計算機建筑和設備。當然，關于信息資源還有更寬泛的定義。信息資源管理屬于比較新的學科，在者信息所涉及的學科范圍非常廣，這也是在所難免的。可以說一切與信息相關的各種資源都在信息資源之列。

17.2.3企業(yè)信息資源的目標和任務總的來講，信息資源管理的目標是通過對信息資源的管理提高信息質(zhì)量和信息的可用性，使得企業(yè)信息資源價值最大化，并實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享。具體包括：1.把信息資源看作是公司的財產(chǎn)，必須正確的使用從而增強企業(yè)的獲利能力和戰(zhàn)略地位。組織要通過信息資源管理來提高效率，促進新產(chǎn)品和服務的開發(fā)，從而提高企業(yè)的競爭能力。2.把企業(yè)的信息計劃納入到企業(yè)的戰(zhàn)略計劃。3.擴展信息資源管理到企業(yè)的各個管理層次和職能部門。4.啟用信息主管制定公司范圍內(nèi)的信息資源管理戰(zhàn)略。5.統(tǒng)一并集成現(xiàn)有的信息技術和信息系統(tǒng)。6.為企業(yè)開發(fā)新的信息技術和應用。

企業(yè)信息資源管理的主要任務是：1.對企業(yè)中信息資源的開發(fā)利用進行總體規(guī)劃；2.組建信息資源管理機構(gòu)，并進行信息技術、設備和人員的配置、維護和培訓；3.負責組織企業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)思、開發(fā)、運行、維護和管理；4.建立和維護整個組織中的數(shù)據(jù)信息標準規(guī)范和管理制度；5.對信息資源的新技術和方法進行跟蹤研究，應用于組織的信息管理；6.負責組織內(nèi)部所有信息資源的安全和保密工作；7.向組織中的所有部門提供信息資源的咨詢、服務和維護；8.綜合利用信息資源輔助組織的高層決策。

17.2.4企業(yè)信息分類企業(yè)信息是企業(yè)生產(chǎn)及管理過程中所涉及到的一切文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱。它涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動過程中所產(chǎn)生、獲取、處理、存儲、傳輸和使用的一切信息資源，貫穿于企業(yè)管理的全過程。信息資源與企業(yè)的人力、財力、物力和自然資源一樣同為企業(yè)的重要資源，且為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源。同時，它又不同于其它資源（如材料、能源資源），是可再生的、無限的、可共享的，是人類活動的最高級財富。按F·W·霍頓（ForestW.Horton）的說法，信息資源管理是對一種有使用價值的信息資源通過有效的管理與控制程序來實現(xiàn)某種利益的目標活動。在實際工作中為了有效地利用信息資源，必須組織諸如信息搜集、存貯和傳遞等程序化工作，以解決信息資源利用中的各種問題。一般的，企業(yè)的信息涉及范圍很廣，有許多不同的分類方法。

一方面，企業(yè)的信息可以分為內(nèi)部信息和外部信息。根據(jù)信息的來源，有可以細分為現(xiàn)場信息、管理信息、工程信息和社會信息。根據(jù)企業(yè)的功能可以把信息分類為，企業(yè)內(nèi)在的結(jié)構(gòu)狀態(tài)信息、客戶信息、和競爭對手信息。根據(jù)信息的處理方式，信息分為固定信息、流動信息和中間信息。根據(jù)加工的程度不同分為一次信息、二次信息三次信息等。從決策角度，信息可以分為結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息。

管理者的主要任務是根據(jù)信息情報進行判斷和決策，并組織貫徹這些決策。通暢的信息渠道是領導做出正確決策，企業(yè)得以不斷發(fā)展壯大的有力保證。問題是各不相同的，概括起來大致有三類：結(jié)構(gòu)化問題、半結(jié)構(gòu)化問題、非結(jié)構(gòu)化問題。結(jié)構(gòu)化問題是指在組織活動的過程中經(jīng)常重復發(fā)生的問題，通常有固定的處理方法。例如，企業(yè)已經(jīng)根據(jù)不同工作、學歷、工作量等指標制定員工的工資發(fā)放標準，于是對新員工發(fā)放多少工資的問題便是一個結(jié)構(gòu)化問題。面對結(jié)構(gòu)化問題進行的決策稱為結(jié)構(gòu)化決策。與結(jié)構(gòu)化問題相比，半結(jié)構(gòu)化問題沒有固定的、重復使用多次的解決方案可遵循。

雖然決策者通常了解解決半結(jié)構(gòu)化問題的大致程序，但在解決的過程中或多或少要加入個人的主觀判斷，而且關于該類問題的部分信息無法提供或缺乏精確性，這給半結(jié)構(gòu)化問題的決策帶來了一定的難度。對應于半結(jié)構(gòu)化問題的決策活動為半結(jié)構(gòu)化決策。非結(jié)構(gòu)化問題是指獨一無二、非重復性決策的問題。這類問題在決策上的難度比較大，稱之為非結(jié)構(gòu)化問題。面對非結(jié)構(gòu)化問題，要更多的依靠決策者的直覺，這種直覺是建立在決策者的學識、膽識以及對市場趨勢的屬性和把握等因素之上的，這類決策活動稱為非結(jié)構(gòu)化決策。

1．結(jié)構(gòu)化決策的信息結(jié)構(gòu)化決策大多由基層管理人員完成，高層管理人員較少涉及這類決策活動。由于結(jié)構(gòu)化問題大量重復地出現(xiàn)在企業(yè)活動過程中，因而決策者解決這些問題需要利用以前發(fā)生此類事件的完整記錄，并依此做出決策。一般來說，結(jié)構(gòu)化決策所需的信息可以完全得到滿足。這類信息可由信息系統(tǒng)提供或查閱檔案資料，也可來源于決策者過去處理此類事件的經(jīng)驗積累。當然，決策者會根據(jù)現(xiàn)實情況的變化及時做出適當?shù)臎Q策調(diào)整。

2．半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策的信息半結(jié)構(gòu)化決策大多由中層或高層管理人員完成。而對于非結(jié)構(gòu)化的決策，主要由高層管理人員完成。他們的信息需求有兩種形式，一類是要求提供外界形勢的描述，以便于把握外界環(huán)境變化的趨勢，另一類是專題性信息，針對某一具體題目，要求收集較為完整的資料并做出系統(tǒng)性的分析。具體說來，半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策的信息包括以下四個方面：

①政策法規(guī)信息

政策法規(guī)信息包括國家路線、方針、政策；國家機關有關法令、規(guī)定、指示；國家制定的社會經(jīng)濟發(fā)展增長額，長、中、短期經(jīng)濟與社會發(fā)展計劃等；上級主管部門發(fā)出的政策性指令、行業(yè)規(guī)劃；主管部門的各種通報、簡報、經(jīng)濟預測等。②企業(yè)內(nèi)部信息

企業(yè)內(nèi)部信息包括反映本企業(yè)職能部門、分公司、車間、班組等生產(chǎn)經(jīng)營活動的信息，如生產(chǎn)、供應、銷售、資金周轉(zhuǎn)、勞動生產(chǎn)率、收益分配等情況；企業(yè)政策、制度、規(guī)定的貫徹落實情況等等。③市場信息

市場信息主要是產(chǎn)品動向、消費需求、消費心理、購買力、資金投向以及自然環(huán)境、社會環(huán)境等方面的信息。④行業(yè)動態(tài)信息

行業(yè)動態(tài)信息主要包括行業(yè)競爭環(huán)境、主要競爭對手、企業(yè)競爭戰(zhàn)略與策略、技術發(fā)展動態(tài)、同行業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)和市場占有率等信息。17.3企業(yè)信息資源的組織管理

中國的信息化進程正在悄悄進行著一場劃時代的轉(zhuǎn)型——中國從信息資源建設階段進入了信息資源管理（IRM）階段。在以往二信息資源建設階段里，我們一方面形成了厚重的信息化基礎設施、極大規(guī)模的用戶覆蓋能力和對信息化建設的高度認知感，另一方面，由于采用自下而上的分散建設，不可避免地出現(xiàn)了建設水平高、應用水平低，硬件與軟件投入比例失調(diào)，出現(xiàn)數(shù)字鴻溝信息孤島等問題。在信息資源管理階段，信息資源管理的組織是至關重要的。一方面，企業(yè)要引入高級信息主管（CIO），另一方面圍繞CIO企業(yè)建立相應的管理組織結(jié)構(gòu)。17.3.1高級信息主管信息資源管理的組織是信息資源管理的基礎。在信息資源管理階段，CIO作為信息資源管理系統(tǒng)高級主管，其地位必須從信息資源建設階段的一個簡單、甚至是附屬性的職能部門主管上升為戰(zhàn)略性的部門主管，從企業(yè)的大局與戰(zhàn)略出發(fā)，來全盤統(tǒng)籌信息資源的整合與提升。美國政府為了確保信息資源的有效管理和充分開發(fā)利用，于1980年頒布了《文書削減法》，明確提出“信息資源管理”的概念；1984年，美國總統(tǒng)負責的委員會得到一份關于信息差距的調(diào)查報告，針對政府信息管理中出現(xiàn)的問題，提出在政府的每一級機構(gòu)中設立一名主管信息資源的高級官員，從高層上全面負責本部門的信息資源的管理、開發(fā)和利用，直接參與最高的決策管理。此后，美國和加拿大等的國家中增設“信息部長”一職，而且在政府各個部門設立了CIO職務。CIO的出現(xiàn)有效改善和加強了政府部門的信息資源管理。CIO在政府部門的成功經(jīng)驗促使一些大型公司將此新職位引入本企業(yè)的信息資源管理之中，企業(yè)CIO應運而生。企業(yè)CIO雖然源于政府部門的CIO，但無論在數(shù)量、職能、活動范圍、知名度等方面，企業(yè)CIO都已經(jīng)超越了政府部門的CIO。企業(yè)只有從戰(zhàn)略高度開發(fā)信息資源、科學合理地管理信息資源、充分有效地利用信息資源，才能在競爭中取勝。正是為了迎接這個艱巨地挑戰(zhàn)，CIO脫穎而出，成為企業(yè)信息資源管理的新主角。20多年前，當計算機開始在我國企業(yè)中使用時，人們并沒有意識到首席信息官（CIO）職位的重要性。當時，企業(yè)中的數(shù)據(jù)是集中處理的，往往是成立一個計算中心之類的部門，它的工作任務一是管理計算中心的計算機硬件設備，二是負責全企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作。除此以外，很少涉及到其它方面的工作。20世紀80年代以后，隨著計算機的小型化，出現(xiàn)了分布式信息系統(tǒng)。隨著計算處理能力的分布，信息資源也開始向組織的各個部門擴散。由于信息技術與企業(yè)各個職能部門的業(yè)務關系越來越緊密，純技術性的人才不能勝任這樣的工作，就需要有人全面負責企業(yè)中的信息管理工作。CIO正是在這種背景下出現(xiàn)的職位。目前，在發(fā)達國家的公司、企業(yè)中，CIO已經(jīng)成為企業(yè)重要的職位之一。根據(jù)美國的調(diào)查，大約80%以上的企業(yè)設置了這個職位。20世紀90年代以后，企業(yè)再造的概念被提出后風靡世界。許多進行企業(yè)再造的企業(yè)也讓CIO兼任企業(yè)再造項目團隊的領導人。

17.3.2高級信息主管的任務高級信息主管的任務具體包括：1.

在企業(yè)主管（總經(jīng)理、總裁）的領導下，主持制訂、修訂企業(yè)信息資源開發(fā)、利用和管理的全面規(guī)劃；2.

在企業(yè)主管（總經(jīng)理、總裁）的領導下，主持企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)；3.

直接領導企業(yè)內(nèi)信息資源管理職能部門如信息中心、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室）的工作，統(tǒng)一領導與協(xié)調(diào)企業(yè)其他部門信息資源的開發(fā)、利用與管理工作，主持信息資源開發(fā)、利用與管理的對外交流與合作；4.

審批企業(yè)信息資源管理有關規(guī)章制度、標準、規(guī)范并監(jiān)督實施；5.

負責信息管理與信息技術人才的招聘、選拔與培養(yǎng)；6.

負責企業(yè)信息資源開發(fā)、利用與管理所需資金的預算與籌措；7.

參與企業(yè)高層決策。一個成功的CIO，最好遠離電腦，去積極培養(yǎng)作為企業(yè)管理者應該具備的各種能力。對美國500名CIO所做的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，70%的人認為通往成功的關鍵是有效的溝通；58%的人選擇諳熟商業(yè)流程和運作；而46%的人則認為戰(zhàn)略性的思想和計劃能力很重要。而此前被認為很重要的IT技能，只獲得了10%的認可。這不能不說是一個巨大的觀念改變。

由此可見，信息主管對企業(yè)的信息資源管理負有全面責任。由于信息資源管理關系企業(yè)全局，信息主管一般應由相當于企業(yè)副總經(jīng)理或副總裁的高層管理人員擔任。對比起信息技術部門領導來，CIO的管理范圍更寬，責任更為重大。CIO不僅要對計算資源的運用、計算中心的正常運行負責，更重要的是要參與企業(yè)的核心管理層的決策，決定企業(yè)的信息戰(zhàn)略，保證信息戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略相配合，并對企業(yè)信息化的發(fā)展做出長遠規(guī)劃。由于這些工作是在決策層的活動，因此CIO必須對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展目標有清楚的理解，同時懂得信息技術在企業(yè)中的作用，才能做好企業(yè)信息戰(zhàn)略的設計工作。CIO必須有相應的權(quán)限，才能對企業(yè)的信息資源進行全面的管理。因此，CIO與計算中心主任最大的不同是：計算中心主任的工作是服務性的，其服務的對象是企業(yè)各個職能部門，其管理的對象是信息技術部門。而CIO的工作是決策性的，他要為企業(yè)整體的信息化的發(fā)展負責，其管理的對象是整個企業(yè)。在我國企業(yè)中，目前CIO職位的設置已經(jīng)引起了企業(yè)領導的重視。根據(jù)國家經(jīng)貿(mào)委在2000年做的一次調(diào)查表明：80%以上的國家重點企業(yè)已經(jīng)設置了CIO或相應的職位。但是，即使企業(yè)已經(jīng)設置了CIO職位，但并不一定能夠保證CIO有相應的權(quán)力和職責。如果CIO僅僅是一個名義，而他做的工作卻是負責計算機技術工作和數(shù)據(jù)處理工作，那么CIO職位就形同虛設。根據(jù)我們的調(diào)查，許多企業(yè)中CIO仍然只是技術主管的角色，他們對于企業(yè)的信息化建設沒有決策權(quán)和資金控制權(quán)，這與CIO原本的意義有很大的差距。企業(yè)信息中心系統(tǒng)開發(fā)部系統(tǒng)運行部技術支持部信息服務部培訓部綜合管理部系統(tǒng)分析與設計編程、測試、系統(tǒng)集成系統(tǒng)文檔應用系統(tǒng)各子系統(tǒng)運行支持數(shù)據(jù)準備錄入計算機操作軟件技術支持數(shù)據(jù)庫技術支持多媒體技術支持客戶服務供應商服務高層信息支持職工服務專業(yè)培訓普及培訓專題培訓新系統(tǒng)用戶培訓人員管理資金管理檔案管理質(zhì)量管理標準化管理安全管理通信與計算機網(wǎng)絡技術支持企業(yè)建模與優(yōu)化技術支持圖17-2大型信息中心結(jié)構(gòu)圖17.3.3企業(yè)信息資源管理的組織由于信息資源是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，信息資源管理已成為企業(yè)管理的重要支柱。一般的大中型企業(yè)均設有專門的組織機構(gòu)和專職人員從事信息資源管理工作。這些專門組織機構(gòu)如：信息中心（或計算中心）、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室），企業(yè)中還有一些組織機構(gòu)也兼有重要的信息資源管理任務如：計劃、統(tǒng)計部門、產(chǎn)品與技術的研究與開發(fā)部門、市場研究與銷售部門、生產(chǎn)與物資部門、標準化與質(zhì)量管理部門、人力資源管理部門、宣傳與教育部門、政策研究與法律咨詢部門等。在有關信息資源管理的各類組織中，企業(yè)信息中心是基于現(xiàn)代信息技術的信息資源管理機構(gòu)，其管理手段與管理對象多與現(xiàn)代計算機技術、通訊與網(wǎng)絡技術有關。現(xiàn)代信息技術本身是信息資源的重要組成部分。利用現(xiàn)代信息技術開發(fā)、利用信息資源是現(xiàn)代信息資源管理的主要內(nèi)容。大型信息中心結(jié)構(gòu)圖如圖17-2所示。大中型企業(yè)的信息中心的主要職能包括：1.

在企業(yè)主要負責人的主持下制訂企業(yè)信息資源開發(fā)、利用、管理的總體規(guī)劃，其中包括信息系統(tǒng)建設規(guī)劃；2.

企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護與運行管理；3.

信息資源管理的標準、規(guī)范、規(guī)章制度的制訂、修訂和執(zhí)行；4.

信息資源開發(fā)與管理專業(yè)人員的專業(yè)技能培訓、企業(yè)廣大職工信息管理與信息技術知識的教育培訓和新開發(fā)的信息系統(tǒng)用戶培訓；5.

企業(yè)內(nèi)部和外部的宣傳與信息服務；6.

為企業(yè)信息技術推廣應用其他項目如計算機輔助設計CAD、計算機輔助制造CAM等提供技術支持。17.3.4企業(yè)信息資源管理的人員1.信息主管由于信息資源管理在組織中的重要作用和戰(zhàn)略地位，企業(yè)主要高層管理人員必須從企業(yè)的全局和整體需要出發(fā)，直接領導與主持全企業(yè)的信息資源管理工作。擔負這一職責的企業(yè)高層領導人就是企業(yè)的信息主管（ChiefInformationOfficer，CIO）。2.中、基層管理人員中、基層管理人員主要有：企業(yè)信息資源管理的中、基層管理人員包括信息中心（或計算中心）、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室）等組織機構(gòu)的負責人，這些機構(gòu)的分支機構(gòu)的負責人，企業(yè)中兼有重要的信息資源管理任務組織機構(gòu)如：計劃、統(tǒng)計、產(chǎn)品與技術的研究與開發(fā)、市場研究與銷售、生產(chǎn)與物資管理、標準化與質(zhì)量管理、人力資源管理、宣傳與教育、政策研究與法律咨詢等部門分管信息資源（含信息系統(tǒng)與信息技術）的負責人。3.企業(yè)管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人員企業(yè)管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人員主要有：⑴系統(tǒng)分析員；⑵系統(tǒng)設計人員；⑶程序員；⑷系統(tǒng)文檔管理人員；⑸數(shù)據(jù)采集人員；⑹數(shù)據(jù)錄入人員；⑺計算機硬件操作與維護人員；⑻數(shù)據(jù)庫管理人員；⑼網(wǎng)絡管理人員；⑽通信技術人員；⑾結(jié)構(gòu)化布線與系統(tǒng)安裝技術人員；⑿承擔培訓任務的教師及教學輔助人員；⒀圖書資料與檔案管理人員；⒁網(wǎng)站的編輯與美工人員；⒂從事標準化管理、質(zhì)量管理、安全管理、技術管理、計劃、統(tǒng)計等人員。17.4企業(yè)信息資源的標準管理

信息資源管理基礎標準是指不同范圍（政府部門-行業(yè)-企業(yè)）的信息資源管理（InformationResourceManagement，IRM）所必須遵循的最基本的標準——數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準和數(shù)據(jù)庫標準。這些標準的建立，需要科學的理論指導，集成已有的成果，進行扎實細致的工作和一個不斷改進修訂的過程。Y2K問題實際上就是一個數(shù)據(jù)元素標準問題，如果30年來人們都遵循“年份”數(shù)據(jù)元的YYYY標準，今天就不會為解決這個問題而付出如此之大的代價。如果現(xiàn)在不重視IRM基礎標準問題而草草上網(wǎng)，潛在的麻煩會更快地找上門來。

美國學者霍頓指出：“IRM融合了諸如管理信息系統(tǒng)、記錄管理、自動數(shù)據(jù)處理、電子通信網(wǎng)絡等不同的信息技術和學科”?？梢?，IRM是一個覆蓋面相當廣的集成概念，隨著信息資源在社會各個領域的逐步滲透，其管理活動越來越頻繁，技術水平也越來越高，信息資源商品化、社會化、國際化的進程也越來越快。為了對信息資源進行科學有效的管理，使之充分地為生產(chǎn)和生活服務，必須開發(fā)IRM的標準化工作。IRM標準化涉及到生產(chǎn)、生活的諸多領域和方面，不僅是信息技術監(jiān)督工作的科學技術基礎，也是經(jīng)濟和社會發(fā)展的技術基礎，對促進信息產(chǎn)業(yè)技術進步，加強信息產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)素質(zhì)、信息產(chǎn)品質(zhì)量及勞動生產(chǎn)率，充分開發(fā)和利用信息資源，都有十分重要的作用。17.4.1IRM基礎標準與標準化組織1.

IRM基礎標準：1985年威廉·德雷爾在其專著《數(shù)據(jù)管理》一書中總結(jié)了IRM的基礎－數(shù)據(jù)管理標準化方面的經(jīng)驗。他的名言是：“沒有卓有成效的數(shù)據(jù)管理，就沒有成功高效的數(shù)據(jù)處理，更建立不起來整個企業(yè)的計算機信息系統(tǒng)”。信息系統(tǒng)設計人員了解和掌握數(shù)據(jù)管理的標準，就像建筑設計師了解和掌握建筑材料的標準一樣重要，否則，是設計不好信息系統(tǒng)的。IRM基礎標準就是指那些決定信息系統(tǒng)質(zhì)量的、因而也是進行IRM的最基本的標準。根據(jù)威廉的專著和有關文獻的研究，以及實踐的探索，提出IRM基礎標準，也就是數(shù)據(jù)管理標準有：數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準、概念數(shù)據(jù)庫標準和邏輯數(shù)據(jù)庫標準。

2.IRM標準化組織：國際標準化組織：IEC（國際電工委員會），ISO（國際標準化組織），IEEE（美國電氣和電子工程師學會），ECMA（歐洲計算機制造商協(xié)會），CCITT（國際電報和電話咨詢委員會），其中ISO和IEC共同創(chuàng)建了聯(lián)合技術委員會JTC－1（也稱信息技術委員會），JTC－1下屬的ISO/TC97，IEC.TC47B是重要的信息技術標準化組織之一，并與我國的有關標準化組織有直接聯(lián)系。國內(nèi)信息技術標準組織：全國信息技術標準化技術委員會（學術團體）下屬的各分技術標準化委員會。以下，我們分別介紹各種數(shù)據(jù)管理標準。17.4.2數(shù)據(jù)元素1.

什么是數(shù)據(jù)元素數(shù)據(jù)元素（DataElements）是最小的不可再分的信息單位，是一類數(shù)據(jù)的總稱。例如：企業(yè)中的眾多設備可抽象出“設備名稱”這一數(shù)據(jù)元素，每一臺設備都有編號，可抽象出“設備編號”這個數(shù)據(jù)元素。但如“運行情況”、“廠商情況”等就不能作為數(shù)據(jù)元素，因為它們還可以繼續(xù)分解。1.

2.引入數(shù)據(jù)元素的意義引入數(shù)據(jù)元素的可以化簡或合并數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中的同義詞或別名，統(tǒng)一命名規(guī)則，簡化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，更有利于提升數(shù)據(jù)元素的質(zhì)量，從數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和命名上加以規(guī)范，促使數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)良好、簡明、清晰，可保證系統(tǒng)檢索快速，有效。數(shù)據(jù)元素（DataElements）是最小的不可再分的信息單位，是一類數(shù)據(jù)的總稱。在的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)“職工姓名”、“員工姓名”、“職員姓名”等等，如不加以統(tǒng)一，在用漢語拼音表示其標識時就有ZGXM、YGXM、ZYXM等等；而其英文標識就可能是EMP－NAME、E－NAME、NAME－OF－EMPLOYEE、EMP－NAME、EMPLOYEE－NM、EMP－NM等等。如果采用“職工姓名”這個統(tǒng)一標準，其標識為ZGXM或EMP－NM，這就是少數(shù)的“核心”數(shù)據(jù)元素；如果開發(fā)人員都這樣做，就可大幅度減少企業(yè)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中所使用的數(shù)據(jù)元素的總數(shù)，并可以大大簡化其結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)元素的質(zhì)量是建立堅實的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)基礎的關鍵。在數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和命名上做整體的考慮，學習化學元素的性質(zhì)（所有物質(zhì)都是由100多種化學元素構(gòu)成的），就可以把握企業(yè)里有限數(shù)目的“核心”數(shù)據(jù)元素，這就需要建立數(shù)據(jù)元素標準--數(shù)據(jù)元素命名標準、標識標準和一致性標準。1.

3.數(shù)據(jù)元素的命名標準一般結(jié)構(gòu)：修飾詞－基本詞－類別詞

如：工藝設備編號（GongYi-Facility-Number）

編號為類別詞（只有一個），設備為基本詞（只有一個），工藝為修飾詞（可多個）命名要求：它要是數(shù)據(jù)元素，不要考慮其物理名稱，而應當賦予其邏輯名稱；類別詞是命名的重要名詞，以識別和描述數(shù)據(jù)元素的用途或功能，不具有行業(yè)特征，條目少；基本詞是類別詞的重要修飾詞，是對一大類數(shù)據(jù)對象的進一步分類，具有行業(yè)特征，條目多。命名與定義不同，命名只是一個詞組說明數(shù)據(jù)元素，如可以明確界定此數(shù)據(jù)元素的含義，就不需進行定義，否則需要以專業(yè)性術語或數(shù)據(jù)間的計算方法或數(shù)據(jù)關系來更進一步說明。1.

4.數(shù)據(jù)元素標識標準即數(shù)據(jù)元素的編碼標準，要用限定長度的大寫字母字符串表達，可用漢語拼音抽取字首音字母或英文詞首字母或縮寫規(guī)則得出。如：數(shù)據(jù)元素標識（漢語）

數(shù)據(jù)元素標識（英文）

數(shù)據(jù)元素名稱

SBSLEQP＿QTY

設備數(shù)量

1.

5.數(shù)據(jù)元素一致性標準數(shù)據(jù)元素命名和數(shù)據(jù)元素標識在全域內(nèi)要保持一致，不允許出現(xiàn)“同名異義”或“同義異名”的數(shù)據(jù)元素。如：“設備編碼”和“設備號碼”的標識分別為SBBM和SBHM，這種情況屬于“同義異名”如：“設備編碼”和“稅金號碼”的標識都為SM，這種情況屬于“同名異義”。所以，要采用一致性的數(shù)據(jù)元素編碼標準，這是數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和使用規(guī)劃的重要內(nèi)容。但人工操作比較困難，通過相應的軟件工具，通過對類別詞表和基本詞表進行分析，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)元素一致性標準的要求，并做到科學規(guī)范地進行數(shù)據(jù)元素的命名，壓縮數(shù)據(jù)元素的數(shù)量。

17.4.3信息分類編碼信息分類編碼（InformationClassifyingandCoding）是標準化的一個領域，已發(fā)展成了一門學科，有自身的研究對象、研究內(nèi)容和研究方法。在工業(yè)社會中，信息分類和編碼是提高勞動生產(chǎn)率和科學管理水平的重要方法。美國新興管理學的開創(chuàng)者莫里斯L庫克（MorrisL·Cooker）說：“只有當我們學會了分類和編碼，做好簡化和標準化工作，才會出現(xiàn)任何真正的科學的管理”。在信息化時代，信息的標準化工作越來越重要，沒有標準化就沒有信息化，信息分類編碼標準是信息標準中的最基礎的標準。信息分類就是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征，將信息按一定的原則和方法進行區(qū)分和歸類，并建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，以便管理和使用信息。信息編碼就是在信息分類的基礎上，將信息對象（編碼對象）賦于有一定規(guī)律性的、易于計算機和人識別與處理的符號。應遵照國際標準-國家標準-行業(yè)標準-企業(yè)標準的序列，建立全企業(yè)信息系統(tǒng)所使用的信息分類編碼標準。信息分類編碼（InformationClassifyingandCoding）是標準化的一個領域，是提高勞動生產(chǎn)率和科學管理水平的重要方法，也是信息標準中的基礎標準。信息分類是依據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征，把信息按一定的原則或方法進行區(qū)分和歸類，由此建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，便于管理和使用。在信息分類的基礎上，將信息對象按一定規(guī)律性的、易于計算機和人識別與處理的符號，即為信息分類編碼。信息分類編碼遵照《國家經(jīng)濟信息系統(tǒng)設計與應用標準化規(guī)范》、《標準化工作導則：信息分類編碼編制的基本原理和方法》（國家標準GB7026－86）關于信息分類編碼的規(guī)定，按照“國際/國家標準－行業(yè)標準－企業(yè)標準”的順序原則，引用或建立企業(yè)的信息分類編碼標準。

1.編碼對象的分類：編碼對象一般分為三類：A類，信息系統(tǒng)中不單設編碼庫表，代碼表存在于主題數(shù)據(jù)庫表中的信息分類編碼對象。B類，信息系統(tǒng)中單獨設立編碼庫表，內(nèi)容穩(wěn)定，編碼表數(shù)目大，多個模塊所共享，單獨設置碼表易于管理。C類，應用系統(tǒng)中存在一些碼表短小且使用頻度大的編碼對象，單獨設置一個編碼庫來管理以減少信息的頻繁交換所帶來的系統(tǒng)管理的不便，提升開發(fā)效率和運行效率，減少資源開銷。

2.信息分類編碼的標準化管理：確定信息分類編碼的對象，屬于ABC哪一類，確定編碼規(guī)則，編制代碼表。編碼規(guī)則采用層級分類法，即將信息對象從上到下逐層劃分。為方便企業(yè)與外部的信息交換，在編制編碼規(guī)則時，同時制定與上級標準的自動換碼規(guī)則或?qū)φ毡怼?.信息分類編碼標準的建立過程：企業(yè)信息化系統(tǒng)建設過程中要注意信息分類編碼工作；設置專門的信息分類編碼工作小組負責信息分類編碼工作；在總體數(shù)據(jù)規(guī)劃過程中建立信息資源管理標準和穩(wěn)定的數(shù)據(jù)模型是系統(tǒng)建設成功的關鍵，而信息分類編碼標準則是信息資源管理標準的基礎標準，更為重要；

建立數(shù)據(jù)元素標準時就要考慮哪些數(shù)據(jù)具有分類編碼的意義，按此對象的何種屬性或特征進行分類編碼；

調(diào)查編碼對象是否有國際、國家或行業(yè)標準以及在本組織或外單位應用的情況，按“自上而下”的原則進行編碼工作（即存在上級標準就用上級標準，無則自己組織力量，自行編碼）；系統(tǒng)設計和建造階段，確定每個編碼對象的編碼規(guī)則、碼表結(jié)構(gòu)和代碼表，支持含有信息分類編碼的數(shù)據(jù)庫邏輯設計，以建成物理數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)運行維護階段，做好代碼表的更新維護工作，以滿足系統(tǒng)運行的需要。17.4.4用戶視圖用戶視圖（UserView）是一些數(shù)據(jù)元素的集合，它反映了最終用戶對數(shù)據(jù)實體的看法。用戶視圖是數(shù)據(jù)在系統(tǒng)外部（而不是內(nèi)部）的樣子，是系統(tǒng)的輸入或輸出的媒介或手段，常用的用戶視圖有紙面的（單證、報表等）和電子的（屏幕格式、表單等）。在采用計算機網(wǎng)絡化管理的環(huán)境中，應該大量減少紙面的用戶視圖，以電子的用戶視圖取代，為此，應該建立企業(yè)的用戶視圖標準，確定有哪些用戶視圖，它們的標識、命名規(guī)則和組成結(jié)構(gòu)。從用戶視圖開始的數(shù)據(jù)需求分析用戶視圖(UserView)是一些數(shù)據(jù)的集合，它反應了最終用戶對數(shù)據(jù)實體的看法，包括單證、報表、賬冊和屏幕格式等。基于用戶視圖的數(shù)據(jù)需求分析，可大大簡化傳統(tǒng)的實體-關系（E-R）分析方法，有利于發(fā)揮業(yè)務分析員的知識經(jīng)驗。用戶視圖的分析過程，就是調(diào)查研究和規(guī)范化表達用戶視圖(用戶視圖標識、用戶視圖名稱和用戶視圖的組成)的過程。

一個制造廠的人力資源、生產(chǎn)管理、物資采購、產(chǎn)品銷售等職能域，一般都有幾十個至幾百個用戶視圖，對它們進行如上例的分析和規(guī)范化表述，實際上是一次從未做過的、工作量較大的數(shù)據(jù)流梳理的基礎工作，對全面把握信息需求有重要意義。尤其是，分析人員在業(yè)務人員提供所需的信息內(nèi)容的基礎上，按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化理論，對需要存儲的用戶視圖結(jié)構(gòu)做標準化的“范式”重新組織，直接為數(shù)據(jù)庫設計做好準備。用戶視圖（UserView）是一些數(shù)據(jù)元素的集合，是從最終用戶的角度對數(shù)據(jù)實體的看法。也就是數(shù)據(jù)在系統(tǒng)外部的樣子，是系統(tǒng)的輸入或輸出的媒介或手段。常見的用戶視圖有輸入的表單，打印的報表，更新的屏幕數(shù)據(jù)格式，查詢的屏幕數(shù)據(jù)格式。企業(yè)信息系統(tǒng)由于涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的各個方面，需要大量的報表信息傳遞，如果要建立成網(wǎng)絡化、集成化的信息系統(tǒng)，提高系統(tǒng)運行效率、質(zhì)量，就必須要以電子化的用戶界面或屏幕界面來替代大量的報表信息的傳遞方式，所以要分析用戶視圖，并建立起統(tǒng)一的用戶視圖標準，以提高應用系統(tǒng)的開發(fā)效率和質(zhì)量，建立起穩(wěn)定的數(shù)據(jù)模型。

用戶視圖作為企業(yè)里各管理層次最終用戶的數(shù)據(jù)實體，是一個非常龐雜的對象集合。在手工管理方式下，各種各樣的單證、報表、賬冊不僅是數(shù)據(jù)的載體，而且還是數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕橘|(zhì)，甚至還是數(shù)據(jù)處理的工具。因此，需要通過對企業(yè)的數(shù)據(jù)需求分析，對這些數(shù)據(jù)進行簡化和規(guī)范工作，通過調(diào)查研究工作，高教授在1992年提出了在多年的實踐經(jīng)驗中得以驗證是科學實用的用戶視圖分類方法。用戶視圖分為三大類：輸入、存儲和輸出，分別用數(shù)字1，2，3來代表。每大類分為四個小類：單證，賬冊，報表和其它（如電話記錄，屏幕數(shù)據(jù)顯示格式等）分別用數(shù)字1，2，3，4來代表，為區(qū)別不同的職能域的用戶視圖，在編碼前標記職能域的代碼。用戶視圖的分類編碼（七位五層碼）規(guī)則如下：

D

XX

X

X

XX

X分別代表用戶視圖標識，職能域代碼，大類，小類，序號（01－99），族碼（空，A－Z）。用戶視圖名稱用一短評對用戶視圖的意義用途的描述。用戶視圖的生存周期是指用戶視圖在管理工作中從形成到失去任用的時間周期。采用編碼的方式進行分類，共分為8種，即動態(tài)，日，周，旬，月，季，年，永久，用數(shù)據(jù)12345678來代表。

用戶視圖的記錄數(shù)是把它看成一張表時的行數(shù)，用以估算數(shù)據(jù)流量。

用戶視圖組成的規(guī)范化是按順序描述其所含的數(shù)據(jù)元素或數(shù)據(jù)項，一般格式如下：序號

數(shù)據(jù)元素/項標識

數(shù)據(jù)元素/項名稱在進行描述用戶視圖的組成時，不能簡單地對現(xiàn)有報表欄目進行照抄，而是要進行一定的分析和規(guī)范化工作，一般來說，需要將其規(guī)范化到一范式（1NF），標出其主關鍵字。一范式（1NF）是指不含有復合數(shù)據(jù)項的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。即對于含有復合項的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的，應當將復合項移出來另行組織新的數(shù)據(jù)表，即將原結(jié)構(gòu)進行分解而導出一范式。關鍵字是指能唯一確定一個表的各行數(shù)據(jù)值的數(shù)據(jù)項（單項或幾個聯(lián)接起來），或稱主碼。17.4.5概念數(shù)據(jù)庫與邏輯數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫設計是為了獲得支持高效率存取的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，在信息資源規(guī)劃第二階段的數(shù)據(jù)建模工作，就是數(shù)據(jù)庫設計最重要的前導性工作。數(shù)據(jù)模型分為概念數(shù)據(jù)模型和邏輯數(shù)據(jù)模型。概念數(shù)據(jù)模型是由一系列概念數(shù)據(jù)庫構(gòu)成的。概念數(shù)據(jù)庫(ConceptualDatabase)是最終用戶對數(shù)據(jù)存儲的看法，反映了用戶的綜合性信息需求。邏輯數(shù)據(jù)庫(LogicalDatabase)是系統(tǒng)分析設計人員的觀點，是對概念數(shù)據(jù)庫的進一步分解和細化，一個邏輯數(shù)據(jù)庫是由一組規(guī)范化的基本表(BaseTable)組成的。

概念數(shù)據(jù)庫（ConceptualDatabase）是最終用戶對數(shù)據(jù)存儲的看法，是用戶信息需求的綜合概括。簡言之，就是主題數(shù)據(jù)庫的概要信息。一般用數(shù)據(jù)庫名稱及其內(nèi)容的描述來表達。如：設備信息

設備基本信息、組成、變更、運行、故障、維修、考核等。其中，“設備信息”為數(shù)據(jù)庫的名稱，后邊所列信息即為此數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容描述。概念數(shù)據(jù)庫標準的建立涉及到企業(yè)系統(tǒng)功能建模的過程，將在系統(tǒng)建模部分中說明。邏輯數(shù)據(jù)庫（LogicalDatabase）是系統(tǒng)分析設計人員的觀點，是對概念數(shù)據(jù)庫的進一步分解和細化，一個邏輯主題數(shù)據(jù)庫由一組規(guī)范化的基本表組成?；颈硎前匆?guī)范化的理論與方法建立起來的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要達到三范式（3－NF）的要求。

17.4.6數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典（DataDictionary簡稱DD）是數(shù)據(jù)管理的重要工具，是有關數(shù)據(jù)的信息的收集、維護和發(fā)布的機制?！坝嘘P數(shù)據(jù)的信息”也稱元數(shù)據(jù)（MetaData）。企業(yè)所有的元數(shù)據(jù)可存儲在一個數(shù)據(jù)庫中，這個數(shù)據(jù)庫即稱為元數(shù)據(jù)庫（MetaDatabase）或中心元庫（CentralRepository）。數(shù)據(jù)字典的基本內(nèi)容包括數(shù)據(jù)元素、元素組（記錄或片斷）、記錄組（文件或數(shù)據(jù)庫表）信息的定義和使用機制，以及這些數(shù)據(jù)實體間的聯(lián)系。同時，還定義了其它一些對象，如輸入格式、報表、屏幕界面、處理程序模塊等。不同的企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)階段，對數(shù)據(jù)元素在數(shù)據(jù)字典中的描述的詳略程序是不同的?？傮w規(guī)劃階段，只需界定數(shù)據(jù)元素的標識和名稱（即數(shù)據(jù)元素標準）－稱為概念數(shù)據(jù)字典；系統(tǒng)設計階段，要界定數(shù)據(jù)元素的數(shù)據(jù)類型、長度等－稱為邏輯數(shù)據(jù)字典；系統(tǒng)建造實現(xiàn)階段，要說明數(shù)據(jù)元素在具體應用系統(tǒng)內(nèi)是什么樣且如何使用的－稱為物理數(shù)據(jù)字典。數(shù)據(jù)字典可作為一個術語匯編，它包含企業(yè)內(nèi)所使用的術語詞匯，對于了解企業(yè)內(nèi)信息資源和溝通是十分重要的。數(shù)據(jù)字典是支持結(jié)構(gòu)化分析和設計的有效工具，它可用于形成數(shù)據(jù)存儲的數(shù)據(jù)流（DataFlow）和處理實體類（Processentityclass）的文檔資料，更利于描繪系統(tǒng)設計細節(jié)。數(shù)據(jù)字典可支持最終用戶參與應用系統(tǒng)開發(fā)。因此，通過數(shù)據(jù)的特征、關系和規(guī)范的定義，用戶可以直接參加系統(tǒng)的設計工作。用戶更能直接控制整個系統(tǒng)的設計，而且同時節(jié)省出數(shù)據(jù)處理人員在數(shù)據(jù)定義上的時間。數(shù)據(jù)字典是授權(quán)給用戶部門更多的數(shù)據(jù)處理工作和職責的工具。17.5企業(yè)的信息系統(tǒng)管理

企業(yè)的信息管理中，從概念和形式上產(chǎn)生了很多的應用系統(tǒng)。這些系統(tǒng)針對信息管理的不同側(cè)面，幫助企業(yè)的高層決策者獲取信息從而輔助決策。信息資源管理的一個重要任務是整合各種系統(tǒng)。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和系統(tǒng)環(huán)境來對各種系統(tǒng)進行整合，產(chǎn)生無縫的連接。因此，對各類系統(tǒng)的概念和思想的把握是很重要的。17.5.1管理信息系統(tǒng)1.

管理信息系統(tǒng)的定義

MIS是一個由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統(tǒng)。它能實測企業(yè)的各種運行情況，利用過去數(shù)據(jù)預測未來，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進行決策；利用信息控制企業(yè)的行為；幫助企業(yè)實現(xiàn)其規(guī)劃目標。MIS是一個一體化或集成系統(tǒng)，它從企業(yè)管理的總體出發(fā)，綜合考慮，保證各種職能部門共享數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。因此具有集中統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)庫及功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)更著重與企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的管理，而隨著現(xiàn)代的經(jīng)營方式、策略的變化以及互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，當前的MIS系統(tǒng)更多地注意收集、處理和利用企業(yè)的外部信息，這將為MIS系統(tǒng)的發(fā)展帶來更廣闊的空間。

2.

MIS的信息管理特點

一般認為，MIS的信息管理特點包括：面向管理決策；綜合性；人機系統(tǒng)。M3.

MIS的信息結(jié)構(gòu)

由于一般的組織管理是分層次的，分為戰(zhàn)略計劃、管理控制、運行控制三層，為它們服務的MIS也相應可劃分為三層，再加上最基礎的業(yè)務處理一層。而一般管理按職能劃分為市場、生產(chǎn)或服務、財務、人力資源等，處于最下層的系統(tǒng)信息處理量最大，最上層的信息處理量最小，橫向劃分和縱向劃分的結(jié)合組成了MIS縱橫交織的金字塔結(jié)構(gòu)，如圖17-3所示。

戰(zhàn)略管理管理控制業(yè)務處理運行控制行動和監(jiān)控決策支持非結(jié)構(gòu)化的決策結(jié)構(gòu)化的決策高層管理基層管理圖17-3MIS縱橫交織的金字塔結(jié)構(gòu)

戰(zhàn)略管理管理控制運行控制業(yè)務處理銷售市場生產(chǎn)后勤人事財務會計信息處理高層管理圖17-4MIS的功能結(jié)構(gòu)

1.

4.MIS的功能結(jié)構(gòu)MIS應該有支持整個組織在不同層次的各種功能，這些具有不同功能的部分（子系統(tǒng)）是一個有機的整體，構(gòu)成了系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，如圖17-4。(1)市場銷售子系統(tǒng)。它包含銷售和推銷以及售后服務的全部活動，銷售計劃的制定、銷售狀況分析、客戶信息管理，銷售合同管理等。(2)生產(chǎn)管理子系統(tǒng)。功能包括產(chǎn)品的設計、生產(chǎn)設備計劃、生產(chǎn)設備的調(diào)度和運行、生產(chǎn)人員的雇用與訓練、質(zhì)量控制和檢查等。(3)物資供應子系統(tǒng)。它包括采購、收貨、庫存管理和發(fā)放等管理活動。庫存的臺帳管理、庫存控制等。(4)人力資源管理子系統(tǒng)。包括人員的雇用、培訓、考核、工資和解聘等。人員檔案管理、人員招聘管理、培訓管理、工資管理等。

(5)財務會計子系統(tǒng)。財務和會計既有區(qū)別，又密切相關。財務的職責是在盡可能低的成本下，保證企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)。會計的主要工作則是進行財務數(shù)據(jù)分類、匯總，編制財務報表，制定預算和成本數(shù)據(jù)的分類和分析。與財務會計有關的事務處理包括處理賒賬申請、銷售單據(jù)、支票、收款憑證、付款憑證、日記賬、分類賬等。(6)信息管理子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的作用是保證其他功能有必要的信息資源和信息服務。包括計劃和實際的比較，如設備費用、程序員情況、項目的進度和計劃的比較等、整個信息系統(tǒng)計劃、硬件和軟件的總體結(jié)構(gòu)、功能組織是分散還是集中等。(7)高層管理子系統(tǒng)。高層管理子系統(tǒng)為組織高層領導服務。包括提供各種綜合報表、特殊的信息檢索和分析，各種決策模型和分析工具，從而可以方便高層領導決策。

17.5.2制造資源計劃與企業(yè)資源計劃制造資源計劃與企業(yè)資源計劃已在第十一章