第二章4會議的善后工作課件

第二章會議管理第五節(jié)會議的善后工作一、會議成本評估二、會務(wù)工作總結(jié)第二章會議管理第五節(jié)會議的善后工作下午，是這次會議結(jié)束的時候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話又響了……下午，是這次會議結(jié)束的時候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是李總：“拉拉，現(xiàn)在這個會快開完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來，討論完了，千萬不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會議的費用結(jié)算清楚，董事會要查帳的，要認(rèn)真做好，開支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局那關(guān)到時也不好過，咱們可是重合同守信譽單位。這些關(guān)系到企業(yè)形象，知道么？”拉拉：“知道了，我會做好的。”李總：“拉拉，現(xiàn)在這個會快開完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要行政辦公室：拉拉一回到公司，馬上著手計算這次會議的所有費用收支情況，她先列出了相關(guān)數(shù)據(jù)：1、由于是懇談會，故每位與會者只是象征性地交了180元餐費，除來回交通費外，其余全部由公司負(fù)責(zé)，實到人數(shù)是80人。2、西湖風(fēng)景區(qū)及新世紀(jì)酒店由于是長期合作單位，這次與他們會前所簽合同中，兩天所有相關(guān)費用是2萬元，那是按來賓100人計算的，現(xiàn)在按實到人數(shù)，打了八折。3、專家演講費用：兩位每位4000元。行政辦公室：4、新聞報道相關(guān)費用15000元；5、會務(wù)其他雜費（食宿、紀(jì)念品、交通、文件資料等）70000元；這樣，公司這次懇談會共計開支了多少錢呢？有沒有超出原會議方案擬定的數(shù)目？拉拉在這次會議中對經(jīng)費的使用控制表現(xiàn)如何？這一條可是當(dāng)行政助手最為關(guān)鍵的哦，因為沒有一個老板愿意用一個花公司的錢大手大腳的助手的。4、新聞報道相關(guān)費用15000元；我們一起來計算一下吧！收入：180*80=14400元支出：70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元總支出：190000—14400=94600元。未超出100000元預(yù)算方案，拉拉受到了表揚。我們一起來計算一下吧！相關(guān)知識：一、會議的成本評估成功組織一定規(guī)模的會議，總需要投入一定的經(jīng)費。有些重要會議的成本是非?？捎^的。它關(guān)系到舉辦會議的目的能否達到，甚至影響到企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。會議成本分為一下三種：相關(guān)知識：1、時間成本：時間是有價值的，在會議進行中，必然要占有寶貴的生產(chǎn)和經(jīng)營時間，必然會使企業(yè)損失一定的經(jīng)濟效益，對此應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核算，精心組織，以使會議的時間成本降至最低。經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一般有這樣幾種情況會直接加大會議時間成本：（1）會議組織者不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的一周開。1、時間成本：時間是有價值的，在會議進行中，必然要占有寶貴的（2）會議組織者對于何時開會幾乎都不征詢意見。這使得與會者疲于奔命，甚至得延后或者放棄參加其他會議。（3）有些重要的與會者，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。這三種情況，會議組織者應(yīng)予以重視，力爭避免加大會議的時間成本，降低會議的時效。（2）會議組織者對于何時開會幾乎都不征詢意見。這使得與會者疲2、直接會議成本如果是公司的一些例行會議，會議的直接費用一般較低，頂多包括一些茶水費、電費、紙張費等。但是，如果要召開一個大型的會議，場地、設(shè)備等各方面的費用就是一筆很大的直接支出?？梢詮娜缦鹿街锌闯觯褐苯淤M用=場地費+設(shè)施租用費+現(xiàn)場布置費+差旅費+餐飲費+住宿費+文件費+車輛使用費+工作人員工資+其他支出2、直接會議成本（3）效率損失成本

開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。這類損失沒有一個固定的公式來計算，只有一個根據(jù)具體情況來大致估算的等式。效率成本=因開會而耽誤的工作的收益×此工作成功的可能性（3）效率損失成本二、會務(wù)工作總結(jié)1、認(rèn)識高效會議2、后續(xù)工作（1）文書處理（2）詳記會議建議（3）催辦落實（4）準(zhǔn)備下次會議二、會務(wù)工作總結(jié)第二章小結(jié)有效的會議組織定義、類型、六要素會場氣氛、值班與保衛(wèi)工作會場布置方式、座次安排會議簡報會議記錄工作總結(jié)成本評估善后工作文書工作會務(wù)工作會議概要會議管理第二章小結(jié)有效的會議組織定義、類型、六要素會場氣氛、值班與保演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第二章會議管理第五節(jié)會議的善后工作一、會議成本評估二、會務(wù)工作總結(jié)第二章會議管理第五節(jié)會議的善后工作下午，是這次會議結(jié)束的時候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話又響了……下午，是這次會議結(jié)束的時候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是李總：“拉拉，現(xiàn)在這個會快開完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來，討論完了，千萬不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會議的費用結(jié)算清楚，董事會要查帳的，要認(rèn)真做好，開支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局那關(guān)到時也不好過，咱們可是重合同守信譽單位。這些關(guān)系到企業(yè)形象，知道么？”拉拉：“知道了，我會做好的?！崩羁偅骸袄?，現(xiàn)在這個會快開完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要行政辦公室：拉拉一回到公司，馬上著手計算這次會議的所有費用收支情況，她先列出了相關(guān)數(shù)據(jù)：1、由于是懇談會，故每位與會者只是象征性地交了180元餐費，除來回交通費外，其余全部由公司負(fù)責(zé)，實到人數(shù)是80人。2、西湖風(fēng)景區(qū)及新世紀(jì)酒店由于是長期合作單位，這次與他們會前所簽合同中，兩天所有相關(guān)費用是2萬元，那是按來賓100人計算的，現(xiàn)在按實到人數(shù)，打了八折。3、專家演講費用：兩位每位4000元。行政辦公室：4、新聞報道相關(guān)費用15000元；5、會務(wù)其他雜費（食宿、紀(jì)念品、交通、文件資料等）70000元；這樣，公司這次懇談會共計開支了多少錢呢？有沒有超出原會議方案擬定的數(shù)目？拉拉在這次會議中對經(jīng)費的使用控制表現(xiàn)如何？這一條可是當(dāng)行政助手最為關(guān)鍵的哦，因為沒有一個老板愿意用一個花公司的錢大手大腳的助手的。4、新聞報道相關(guān)費用15000元；我們一起來計算一下吧！收入：180*80=14400元支出：70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元總支出：190000—14400=94600元。未超出100000元預(yù)算方案，拉拉受到了表揚。我們一起來計算一下吧！相關(guān)知識：一、會議的成本評估成功組織一定規(guī)模的會議，總需要投入一定的經(jīng)費。有些重要會議的成本是非?？捎^的。它關(guān)系到舉辦會議的目的能否達到，甚至影響到企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。會議成本分為一下三種：相關(guān)知識：1、時間成本：時間是有價值的，在會議進行中，必然要占有寶貴的生產(chǎn)和經(jīng)營時間，必然會使企業(yè)損失一定的經(jīng)濟效益，對此應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核算，精心組織，以使會議的時間成本降至最低。經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一般有這樣幾種情況會直接加大會議時間成本：（1）會議組織者不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的一周開。1、時間成本：時間是有價值的，在會議進行中，必然要占有寶貴的（2）會議組織者對于何時開會幾乎都不征詢意見。這使得與會者疲于奔命，甚至得延后或者放棄參加其他會議。（3）有些重要的與會者，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。這三種情況，會議組織者應(yīng)予以重視，力爭避免加大會議的時間成本，降低會議的時效。（2）會議組織者對于何時開會幾乎都不征詢意見。這使得與會者疲2、直接會議成本如果是公司的一些例行會議，會議的直接費用一般較低，頂多包括一些茶水費、電費、紙張費等。但是，如果要召開一個大型的會議，場地、設(shè)備等各方面的費用就是一筆很大的直接支出?？梢詮娜缦鹿街锌闯觯褐苯淤M用=場地費+設(shè)施租用費+現(xiàn)場布置費+差旅費+餐飲費+住宿費+文件費+車輛使用費+工作人員工資+其他支出2、直接會議成本（3）效率損失成本

開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。這類損失沒有一個固定的公式來計算，只有一個根據(jù)具體情況來大致估算的等式。效率成本=因開會而耽誤的工作的收益×此工作成功的可能性（3）效率損失成本二、會務(wù)工作總結(jié)1、認(rèn)識高效會議2、后續(xù)工作