第二章4會(huì)議的善后工作課件

第二章會(huì)議管理第五節(jié)會(huì)議的善后工作一、會(huì)議成本評(píng)估二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)第二章會(huì)議管理第五節(jié)會(huì)議的善后工作下午，是這次會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話又響了……下午，是這次會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是李總：“拉拉，現(xiàn)在這個(gè)會(huì)快開(kāi)完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會(huì)務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來(lái)，討論完了，千萬(wàn)不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會(huì)議的費(fèi)用結(jié)算清楚，董事會(huì)要查帳的，要認(rèn)真做好，開(kāi)支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局那關(guān)到時(shí)也不好過(guò)，咱們可是重合同守信譽(yù)單位。這些關(guān)系到企業(yè)形象，知道么？”拉拉：“知道了，我會(huì)做好的?！崩羁偅骸袄?，現(xiàn)在這個(gè)會(huì)快開(kāi)完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要行政辦公室：拉拉一回到公司，馬上著手計(jì)算這次會(huì)議的所有費(fèi)用收支情況，她先列出了相關(guān)數(shù)據(jù)：1、由于是懇談會(huì)，故每位與會(huì)者只是象征性地交了180元餐費(fèi)，除來(lái)回交通費(fèi)外，其余全部由公司負(fù)責(zé)，實(shí)到人數(shù)是80人。2、西湖風(fēng)景區(qū)及新世紀(jì)酒店由于是長(zhǎng)期合作單位，這次與他們會(huì)前所簽合同中，兩天所有相關(guān)費(fèi)用是2萬(wàn)元，那是按來(lái)賓100人計(jì)算的，現(xiàn)在按實(shí)到人數(shù)，打了八折。3、專家演講費(fèi)用：兩位每位4000元。行政辦公室：4、新聞報(bào)道相關(guān)費(fèi)用15000元；5、會(huì)務(wù)其他雜費(fèi)（食宿、紀(jì)念品、交通、文件資料等）70000元；這樣，公司這次懇談會(huì)共計(jì)開(kāi)支了多少錢呢？有沒(méi)有超出原會(huì)議方案擬定的數(shù)目？拉拉在這次會(huì)議中對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用控制表現(xiàn)如何？這一條可是當(dāng)行政助手最為關(guān)鍵的哦，因?yàn)闆](méi)有一個(gè)老板愿意用一個(gè)花公司的錢大手大腳的助手的。4、新聞報(bào)道相關(guān)費(fèi)用15000元；我們一起來(lái)計(jì)算一下吧！收入：180*80=14400元支出：70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元總支出：190000—14400=94600元。未超出100000元預(yù)算方案，拉拉受到了表?yè)P(yáng)。我們一起來(lái)計(jì)算一下吧！相關(guān)知識(shí)：一、會(huì)議的成本評(píng)估成功組織一定規(guī)模的會(huì)議，總需要投入一定的經(jīng)費(fèi)。有些重要會(huì)議的成本是非?？捎^的。它關(guān)系到舉辦會(huì)議的目的能否達(dá)到，甚至影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。會(huì)議成本分為一下三種：相關(guān)知識(shí)：1、時(shí)間成本：時(shí)間是有價(jià)值的，在會(huì)議進(jìn)行中，必然要占有寶貴的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)時(shí)間，必然會(huì)使企業(yè)損失一定的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)此應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核算，精心組織，以使會(huì)議的時(shí)間成本降至最低。經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一般有這樣幾種情況會(huì)直接加大會(huì)議時(shí)間成本：（1）會(huì)議組織者不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的一周開(kāi)。1、時(shí)間成本：時(shí)間是有價(jià)值的，在會(huì)議進(jìn)行中，必然要占有寶貴的（2）會(huì)議組織者對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢意見(jiàn)。這使得與會(huì)者疲于奔命，甚至得延后或者放棄參加其他會(huì)議。（3）有些重要的與會(huì)者，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。這三種情況，會(huì)議組織者應(yīng)予以重視，力爭(zhēng)避免加大會(huì)議的時(shí)間成本，降低會(huì)議的時(shí)效。（2）會(huì)議組織者對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢意見(jiàn)。這使得與會(huì)者疲2、直接會(huì)議成本如果是公司的一些例行會(huì)議，會(huì)議的直接費(fèi)用一般較低，頂多包括一些茶水費(fèi)、電費(fèi)、紙張費(fèi)等。但是，如果要召開(kāi)一個(gè)大型的會(huì)議，場(chǎng)地、設(shè)備等各方面的費(fèi)用就是一筆很大的直接支出?？梢詮娜缦鹿街锌闯觯褐苯淤M(fèi)用=場(chǎng)地費(fèi)+設(shè)施租用費(fèi)+現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)+差旅費(fèi)+餐飲費(fèi)+住宿費(fèi)+文件費(fèi)+車輛使用費(fèi)+工作人員工資+其他支出2、直接會(huì)議成本（3）效率損失成本

開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。這類損失沒(méi)有一個(gè)固定的公式來(lái)計(jì)算，只有一個(gè)根據(jù)具體情況來(lái)大致估算的等式。效率成本=因開(kāi)會(huì)而耽誤的工作的收益×此工作成功的可能性（3）效率損失成本二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)1、認(rèn)識(shí)高效會(huì)議2、后續(xù)工作（1）文書(shū)處理（2）詳記會(huì)議建議（3）催辦落實(shí)（4）準(zhǔn)備下次會(huì)議二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)第二章小結(jié)有效的會(huì)議組織定義、類型、六要素會(huì)場(chǎng)氣氛、值班與保衛(wèi)工作會(huì)場(chǎng)布置方式、座次安排會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄工作總結(jié)成本評(píng)估善后工作文書(shū)工作會(huì)務(wù)工作會(huì)議概要會(huì)議管理第二章小結(jié)有效的會(huì)議組織定義、類型、六要素會(huì)場(chǎng)氣氛、值班與保演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第二章會(huì)議管理第五節(jié)會(huì)議的善后工作一、會(huì)議成本評(píng)估二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)第二章會(huì)議管理第五節(jié)會(huì)議的善后工作下午，是這次會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話又響了……下午，是這次會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，拉拉心想，可以松一口氣了吧？但是李總：“拉拉，現(xiàn)在這個(gè)會(huì)快開(kāi)完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會(huì)務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來(lái)，討論完了，千萬(wàn)不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會(huì)議的費(fèi)用結(jié)算清楚，董事會(huì)要查帳的，要認(rèn)真做好，開(kāi)支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局那關(guān)到時(shí)也不好過(guò)，咱們可是重合同守信譽(yù)單位。這些關(guān)系到企業(yè)形象，知道么？”拉拉：“知道了，我會(huì)做好的。”李總：“拉拉，現(xiàn)在這個(gè)會(huì)快開(kāi)完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要行政辦公室：拉拉一回到公司，馬上著手計(jì)算這次會(huì)議的所有費(fèi)用收支情況，她先列出了相關(guān)數(shù)據(jù)：1、由于是懇談會(huì)，故每位與會(huì)者只是象征性地交了180元餐費(fèi)，除來(lái)回交通費(fèi)外，其余全部由公司負(fù)責(zé)，實(shí)到人數(shù)是80人。2、西湖風(fēng)景區(qū)及新世紀(jì)酒店由于是長(zhǎng)期合作單位，這次與他們會(huì)前所簽合同中，兩天所有相關(guān)費(fèi)用是2萬(wàn)元，那是按來(lái)賓100人計(jì)算的，現(xiàn)在按實(shí)到人數(shù)，打了八折。3、專家演講費(fèi)用：兩位每位4000元。行政辦公室：4、新聞報(bào)道相關(guān)費(fèi)用15000元；5、會(huì)務(wù)其他雜費(fèi)（食宿、紀(jì)念品、交通、文件資料等）70000元；這樣，公司這次懇談會(huì)共計(jì)開(kāi)支了多少錢呢？有沒(méi)有超出原會(huì)議方案擬定的數(shù)目？拉拉在這次會(huì)議中對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用控制表現(xiàn)如何？這一條可是當(dāng)行政助手最為關(guān)鍵的哦，因?yàn)闆](méi)有一個(gè)老板愿意用一個(gè)花公司的錢大手大腳的助手的。4、新聞報(bào)道相關(guān)費(fèi)用15000元；我們一起來(lái)計(jì)算一下吧！收入：180*80=14400元支出：70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元總支出：190000—14400=94600元。未超出100000元預(yù)算方案，拉拉受到了表?yè)P(yáng)。我們一起來(lái)計(jì)算一下吧！相關(guān)知識(shí)：一、會(huì)議的成本評(píng)估成功組織一定規(guī)模的會(huì)議，總需要投入一定的經(jīng)費(fèi)。有些重要會(huì)議的成本是非?？捎^的。它關(guān)系到舉辦會(huì)議的目的能否達(dá)到，甚至影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。會(huì)議成本分為一下三種：相關(guān)知識(shí)：1、時(shí)間成本：時(shí)間是有價(jià)值的，在會(huì)議進(jìn)行中，必然要占有寶貴的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)時(shí)間，必然會(huì)使企業(yè)損失一定的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)此應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核算，精心組織，以使會(huì)議的時(shí)間成本降至最低。經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一般有這樣幾種情況會(huì)直接加大會(huì)議時(shí)間成本：（1）會(huì)議組織者不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的一周開(kāi)。1、時(shí)間成本：時(shí)間是有價(jià)值的，在會(huì)議進(jìn)行中，必然要占有寶貴的（2）會(huì)議組織者對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢意見(jiàn)。這使得與會(huì)者疲于奔命，甚至得延后或者放棄參加其他會(huì)議。（3）有些重要的與會(huì)者，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。這三種情況，會(huì)議組織者應(yīng)予以重視，力爭(zhēng)避免加大會(huì)議的時(shí)間成本，降低會(huì)議的時(shí)效。（2）會(huì)議組織者對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢意見(jiàn)。這使得與會(huì)者疲2、直接會(huì)議成本如果是公司的一些例行會(huì)議，會(huì)議的直接費(fèi)用一般較低，頂多包括一些茶水費(fèi)、電費(fèi)、紙張費(fèi)等。但是，如果要召開(kāi)一個(gè)大型的會(huì)議，場(chǎng)地、設(shè)備等各方面的費(fèi)用就是一筆很大的直接支出?？梢詮娜缦鹿街锌闯觯褐苯淤M(fèi)用=場(chǎng)地費(fèi)+設(shè)施租用費(fèi)+現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)+差旅費(fèi)+餐飲費(fèi)+住宿費(fèi)+文件費(fèi)+車輛使用費(fèi)+工作人員工資+其他支出2、直接會(huì)議成本（3）效率損失成本

開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。這類損失沒(méi)有一個(gè)固定的公式來(lái)計(jì)算，只有一個(gè)根據(jù)具體情況來(lái)大致估算的等式。效率成本=因開(kāi)會(huì)而耽誤的工作的收益×此工作成功的可能性（3）效率損失成本二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)1、認(rèn)識(shí)高效會(huì)議2、后續(xù)工作